tiểu luận môn logistics tìm hiểu hoạt động xuất khẩu hàng hóa của công ty cổ phần đầu tư thương mại tín thương

LỜI MỞ ĐẦU
Từ nhiều năm nay, gạo đã trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực hàng đầu của nước
ta. Từ một nước nghèo đói, Việt Nam đã vươn lên là một trong những nước có sản lượng
xuất khẩu gạo lớn trên thế giới. Sau khi gia nhập WTO, doanh nghiệp xuất khẩu gạo cùng
những người nông dân có nhiều cơ hội hơn nữa đưa thương hiệu gạo Việt Nam đi khắp
thế giới, đồng thời cũng đối mặt với nhiều thử thách.Công ty cổ phần đầu tư thương mại
Tín Thương là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực xuất khẩu gạo ở Việt Nam. Trải qua
nhiều năm hoạt động, công ty đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh
của mình. Bài tiểu luận dưới đây phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng hóa của
công ty cổ phần thương mại đầu tư Tín Thương , từ đó đưa ra một số đề xuất phát triển
hoạt động xuất khẩu hàng hóa trong tương lai đối với công ty cổ phần đầu tư thương mại
Tín Thương.
Với mục đích trên, bài tiểu luận được chia làm hai phần chính như sau:
Chương 1: Tìm hiểu hoạt động xuất khẩu hàng hóa của công ty cổ phần đầu tư thương
mại Tín Thương.
Chương 2: Một số đề xuất phát triển hoạt động xuất khẩu hàng hóa của công ty cổ phần
đầu tư thương mại Tín Thương.
Nhóm sinh viên hi vọng, bằng những phân tích của mình, bài tiểu luận có thể đưa
ra những giải pháp thiết thực, giúp hoạt động xuất khẩu hàng hóa của công ty phát triển
mạnh mẽ hơn trong tương lai, mở ra nhiều cơ hội cũng như mang lại nhiều lợi ích lớn cho
công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương.

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TÍN THƯƠNG
1


1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương
1.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương
Chức năng của công ty được quy định rõ trong điều lệ: Công ty cổ phần đầu tư
thương mại Tín Thương có chức năng chuyên cung cấp, sản xuất, xuất khẩu những mặt

hàng như gạo, hạt điều, sắn lát...
Điều lệ công ty cũng quy định rất rõ nhiệm vụ của công ty được pháp luật thừa
nhận, bao gồm:
-

Công ty có nhiệm vụ phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, kinh doanh theo

đúng ngành nghề đăng ký.
-

Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguốn vốn kinh doanh, nguồn lao động để góp

phần xây dựng nền kinh tế đất nước phát triển.
-

Chăm lo tốt đời sống của nhân viên trong công ty, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao

chuyên môn sâu.
-

Thực hiện tốt các quy định của pháp luật về bảo vệ an toàn lao động, bảo vệ môi

trường, trật tự an toàn xã hội.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty Tín Thương
Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai trò,
những công việc cụ thể. Thành lập được hơn 8 năm, công ty đã tập hợp được đội ngũ các
nhân viên và quản lý được đào tạo từ các trường chính quy, chuyên sâu, có năng lực và
nhiều kinh nghiệm. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty được thể hiện như sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương –

Sài Gòn theo chức năng
2


 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc và các Phòng:

Giám đốc: Ông Trần Hoàng Anh Tuấn
-

Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm

về mọi hoạt động của công ty. Đứng ra kí kết các hợp đồng kinh tế.
-

Là người đại diện cho công ty trước pháp luật; chịu trách nhiệm trước pháp luật về

hoạt động kinh doanh của công ty.
-

Hoạch định mọi chính sách của công ty: chính sách tiền lương; chính sách khen

thưởng; kỷ luật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của công ty.
-

Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng và kí kết các hợp đồng lao động với

nhân viên theo đúng quy định của pháp luật.
-

Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận, báo cáo tình hình tài chính, hoạch định

chiến lược tài chính và điều hành thực hiện chiến lược tài chính.
 Phòng kinh doanh

-

Hỗ trợ giám đốc trong việc xây dựng tổng hợp và chỉ đạo mạng lưới phát triển dịch

vụ.
-

Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kinh doanh của công ty.

-

Có trách nhiệm lên kế họach họat động kinh doanh bao gồm nghiên cứu thị trường,

thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối.
3


-

Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho

doanh nghiệp
-

Phối hợp với các bộ phận liên quan khác nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất

cho khách hàng.
 Phòng kỹ thuật

-

Phòng phận kĩ thuật có trách nhiệm quản lý kỹ thuật, chất lượng các loại máy

-

Bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, cải tiến kỹ thuật, theo dõi, tổng hợp

và phổ biến các sáng kiến cải tiến kỹ thuật; xây dựng tiêu chuẩn chất lượng các loại máy
do công ty nhập về.
-

Nghiên cứu các loại máy mới đáp ứng yêu cầu của thị trường.

-

Soạn thảo hồ sơ hợp chuẩn và thực hiện công bố các tiêu chuẩn chất lượng các loại

máy do công ty nhập về.
-

Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng các loại máy nhập về từ hải quan, tổng

hợp và ký biên bản nghiệm thu.
-

Nghiên cứu kỹ thuật, công nghệ mới liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh của

công ty và các sản phẩm mới để trình giám đốc công ty quyết định đầu tư.
 Phòng xuất nhập khẩu

-

Bộ phận này đảm nhiệm lập bộ chứng từ hải quan thống kê, báo cáo số liệu xuất

khẩu từng mặt hàng (trị giá, số lượng) theo qui định.
-

Thanh khoản hợp đồng: Thực hiện việc thanh lý hàng hoá xuất khẩu, thanh khoản

đơn hàng, hợp đồng, lập hồ sơ khai thuế xuất khẩu, kiểm soát định mức khai báo hải quan
tương thích giữa định mức xuất khẩu đảm bảo đúng luật và không bị cưỡng chế hoặc bị
đưa vào diện quản lý rủi ro.
-

Xúc tiến, quan hệ khách hàng để tiếp nhận các đơn hàng. Phối hợp phòng kinh

doanh phân phối và kinh doanh bán lẻ.

4


-

Phối hợp với các phòng nghiệp vụ có liên quan để thực hiện theo qui trình phù hợp

quy định của hải quan và Bộ tài chính.

-

Chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi những thay đổi trong chính sách của Nhà

nước, cập nhật những văn bản luật mới nhất trong lĩnh vực xuất khẩu đồng thời theo dõi,
lưu trữ các chứng từ của công ty.
 Phòng kế toán

-

Quản lý toàn bộ tài chính của công ty, cân đối các nguồn vốn, chịu trách nhiệm

trước giám đốc về công tác tài chính, kế toán, kiểm toán của công ty.
-

Tiến hành thanh toán các khoản thu chi, các chứng từ xuất xuất khẩu trong hợp

đồng.
-

Lập và trình báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm cho giám đốc cũng như báo

cáo thống kê định kỳ các hoạt động tài chính cho Nhà nước.
-

Giao dịch với ngân hàng.

-

Tính lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên.

-

Phòng chăm sóc khách hàng tư vấn, giải đáp những thắc mắc của khách hàng đồng

thời trực tiếp nhận thông tin và phản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ.
 Phòng hành chính nhân sự

-

Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự.

-

Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động

đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới.
-

Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng

của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công
văn, chỉ thị, quyết định, …

5


-

Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao

động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ
đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi, …
-

Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền

thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành
phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
 Văn phòng đại diện công ty tại Tiền Giang

-

Văn phòng đại diện của công ty được lập ra với chức năng là một văn phòng trung

gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác khu vực Tiền Giang và lân cận;
thực hiện hoạt động nghiên cứu, tiến hành rà soát thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ
doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
1.1.3 Nguồn nhân lực của công ty
Công ty luôn cho rằng nhân sự là vốn quý tạo giá trị cho công ty, chính vì vậy công
ty luôn chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển ngồn nhân lực, nâng cao trình độ của
quản lý và nhân viên trong công ty.
Bảng 1.1 Tình hình nguồn nhân lực của công ty
Đơn vị: người
Trình độ
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
Công nhân kỹ thuật
Lao động phổ thông

Tổng

Năm 2015

Năm 2016

Năm 2017

55

58

62

10

12

14

42

45

48

6

6

7

25

28

31

138

149

162

6


Nguồn: Báo cáo tình hình nguồn nhân lực năm 2015-2017
Số lượng của cán bộ công nhân viên công ty đang tăng dần qua các năm, năm 2017
là 162 người cao hơn năm 2015 là 24 người, trình độ đại học chiếm đa số và ngày càng
tăng cho thấy nguồn nhân lực công ty đang phát triển góp phần tăng hiệu quả trong quản
lý và công việc tìm kiếm nắm bắt nhu cầu thị trường hiện nay.
Hiện nay, một số cán bộ công nhân viên công tác non trẻ, năng động, trình độ
chuyên môn cao, nhưng bên cạnh đó chưa có nhiều kinh nghiệm nên chưa đáp ứng được
tốc độ phát triển của công ty hiện nay. Công ty rất chú ý đến công tác đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực, mở các lớp đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân
viên, đào tạo kiến thức quản lý, lãnh đạo cho cán bộ quản lý của công ty.
1.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa của Công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín
Thương
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa Công ty cổ phần đầu tư thương mại

Tín Thương

7


Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
Hình thức ký kết hợp đồng phần lớn là qua fax, trường hợp hai bên ngồi đàm phán
giao dịch đi đến ký hợp đồng là rất ít. Hợp đồng ngoại thương gồm những nội dung sau:
số hợp đồng, ngày tháng năm và nơi ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ các bên ký kết, các
điều khoản của hợp đồng ngoại thương. Trong hợp đồng sẽ liệt kê rõ các loại chứng từ
kèm theo, nhân viên dựa vào hợp đồng tiến hành thực hiện bộ chứng từ. Điều khoản
phương thức thanh toán của hợp đồng thường sử dụng là phương thức thanh toán L/C, vì
phương thức này an toàn nhất cho người xuất khẩu. Ngoài ra, công ty còn sử dụng
phương thức thanh toán D/P đối với những khách hàng quen thuộc, đã có quan hệ kinh
doanh từ lâu như công ty có những hiểu biết nhất định về thế mạnh, tình hình tài chính
của đối tác. Các điều kiện thương mại được sử dụng là FOB, CIF, CFR, trong đó thường
được sử dụng nhất là FOB.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp
Dựa vào hợp đồng đã ký với bên khách hàng nhập khẩu nước ngoài công ty Tín
Thương sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp về giá cả, dịch vụ và uy tính chất lượng.
Bước 3: Đặt chỗ (Booking)
Sau khi chọn được nhà cung cấp dịch vụ, công ty Tín Thương sẽ gửi Booking
request để xác nhận lại thông tin về hàng hóa: người gửi hàng, người nhận hàng, trọng
lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng ở kho của công ty Tín Thương hay đóng tại
bãi container của cảng), cảng hạ container chứa hàng để thông quan xuất khẩu (hạ
container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (ở nước nhập khẩu), ngày tàu
chạy,…
Nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi Booking request đến hãng tàu để đặt
chỗ, hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation (Lệnh cấp cont rỗng) để xác nhận đã giữ
chỗ trên con tàu. Booking Confirmation thể hiện những thông tin cần thiết sau: Số

booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge), cảng

8


chuyển tải (transhipment), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),
…
Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp
chỗ với công ty vận tải và chi phí vận tải quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của công ty Tín
Thương hay đối tác nhập khẩu.
Bước 4: Đăng ký giám định và các loại chứng thư khác, mua bảo hiểm cho hàng hóa
(nếu có)
Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng về những chứng từ kèm theo trong mục
Documents required, công ty sẽ tiến hành thủ tục đăng ký để hoàn tất bộ chứng từ. Đối
với giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng và đóng gói bao bì, hợp đồng quy định rõ
giấy chứng nhận này là do cơ quan giám định có uy tín nào cấp thì công ty phải đăng ký
với cơ quan giám định đó để yêu cầu giám định. Công ty fax bộ hồ sơ cho công ty giám
định gồm:
-

Đơn yêu cầu giám định

-

Hợp đồng

-

L/C (nếu có)
Đồng thời, công ty sẽ phải thông báo thời gian đóng hàng tại kho để cơ quan giám

định cử nhân viên đến giám định. Đối với việc đăng ký chứng thư khử trùng, công ty
thường tiến hạnh đăng ký với Công ty cổ phần khử trùng Việt Nam (VFC) để khử trùng
cho lô hàng. Phí khử trùng thường do công ty chịu, đây được xem là nghĩa vụ của nhà
xuất khẩu. Thủ tục đăng ký kiểm dịch thực vật gồm:
-

Đơn đăng ký kiểm dịch thực vật

-

Hợp đồng.
Đối với việc đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ, nhân viên tải form giấy chứng nhận

xuất xứ (form A, B hoặc C) tại www.covcci.com.vn, điền thông tin vào form trống dựa
trên hợp đồng và trao đổi để lập bản C/O hoàn chỉnh với nhân viên Phòng thương mại. Bộ
hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp C/O do giám đốc ký tên đóng dấu, hóa đơn thương mại, B/L.
9


Nhân viên công ty mang bộ hồ sơ sang cho Phòng thương mại kiểm tra. Phí cấp giấy
chứng nhận xuất xứ mỗi lần giao dịch sẽ không thu vì công ty đã đóng lệ phí thường niên
cho Phòng thương mại.
Tiếp theo là bước đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã hiệu hàng hóa. Đối
với mẫu bao bì, tùy theo thỏa thuận với người mua, công ty sẽ dùng loại bao bì nào.
Trường hợp khách hàng sử dụng hàng để bán lại, khách hàng sẽ gửi mẫu bao bì marking.
Khi đó, công ty sẽ tiến hành in mẫu bao bì trên, rồi tiến hành đóng gói hàng vào mẫu bao
bì đó.
Đồng thời, nếu ký kết hợp đồng theo điều kiện thương mại CIF, công ty phải mua
bảo hiểm cho hàng hóa. Công ty thường mua bảo hiểm của Tổng công ty cổ phần Bảo

Minh. Điều kiện bảo hiểm thường được sử dụng là tối thiểu loại C. Tùy theo thỏa thuận
giữa công ty và người mua, công ty sẽ tiến hành mua bảo hiểm theo các điều kiện bảo
hiểm nào. Bộ hồ sơ mua bảo hiểm gồm: giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa, B/L,
commercial invoice, packing list, sale contract (nếu có), L/C (nếu có). Tuy nhiên, công ty
có thể bổ sung B/L vào 2 bộ hồ sơ xin cấp C/O và bộ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm ngay sau
khi giao hàng cho hãng tàu.
Bước 5: Đóng hàng và chuyển hàng đến cảng
Nhân viên sẽ mang Booking confirmation đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý
tàu biển để đối lấy Lệnh giao vỏ container, Seal kèm Packing list.
Có 2 trường hợp đóng hàng như sau:
Trường hợp 1: Hàng đóng tại bãi
Đối với trường hợp hàng đóng tại bãi thì bên cung cấp dịch vụ sẽ điều xà lan đến
kho, chở hàng từ kho đến cảng và đóng lên container rỗng tại bãi.
Trường hợp 2: Hàng đóng tại kho
Hàng đã được Bên A chuẩn bị sẵn trong kho của mình thì bên cung cấp dịch vụ
đưa container đến kho và đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ tiến hành vận chuyển
hàng hóa ra cảng gửi hàng.
10


Tại bước này, công ty khử trùng sẽ đến khử trùng cho hàng khi hàng đã cho vào
container. Tổ chức giám định cũng đến để kiểm tra số lượng, chất lượng, khối lượng, bao
bì ký mã hiệu hàng hóa xem có phù hợp với chỉ tiêu quy cách phẩm chất của hợp đồng
mua bán hay không và thực hiện việc kiểm đếm, giám sát quá trình đóng hàng vào
container. Sau đó, các bên có liên quan sẽ tiến hành niêm phong, kẹp chì.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu.
Đầu tiên, nhân viên sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm
Electronic Customs Services, dựa vào nội dung có trên hợp đồng và đợi tiếp nhận phản
hồi từ cơ quan hải quan. Nếu là “thông báo từ chối tờ khai hải quan điện tử” thì nhân viên
tiến hành sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan điện tử theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Nếu nhận “thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử” thì nhân viên sẽ thực hiên
thông tin hải quan cho hàng hóa. Đồng thời, nhân viên sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô
hàng cho hãng tàu như: tên, địa chỉ người xuất khẩu, tên hàng, số lượng hàng, số hiệu tàu,
… để hãng tàu lập B/L. Ngay sau khi hải quan thông báo tờ khai điện tử hợp lệ, nhân viên
cho vận chuyển và giao container cho hãng tàu tại cảng và trước khi hết thời gian quy
định trong Booking confirmation, đưa container vào bãi của cảng để chờ ngày xếp hàng,
đóng phí hạ tàu. Phí hạ tàu được tính theo số lượng container. Thương vụ cảng sẽ cấp
phiếu EIR để xác thực đã đóng tiền nâng hạ container. Mặt hàng gạo xuất khẩu của công
ty thường được đóng trong container và gửi hàng nguyên (FCL/FCL). Sau khai hàng đã
được giao cho hãng tàu, nhân viên sẽ được hãng tàu cấp B/L. Ngay khi có B/L, nhân viên
sẽ bổ sung B/L vào bộ hồ sơ xin cấp C/O và bộ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm hàng hóa.
Tiếp theo, nhân viên sẽ mang bộ hồ sơ khai báo hải quan, gồm có: giấy giới thiệu,
hai phiếu tiếp nhận hồ sơ, packing list (bản gốc), hợp đồng ngoại thương (bản chính và
một bản sao), hai tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản gốc) để thông qua hải quan. Mặt hàng
gạo của công ty thông thường được hải quan phân luồng vàng hoặc luồng đỏ. Khi hàng
được phân luồng vàng, hải quan yêu cầu xuất trình bộ chứng từ. Nhân viên sẽ nộp bộ hồ
sơ gồm:
-

2 tờ khai hải quan có xác nhận của giám đốc

11


-

Hợp đồng (bản chính và 1 bản sao)

-

Packing list (nếu 3 mặt hàng trở lên)
Nhân viên mua tem dán vào tờ khai. Hải quan kiểm tra bộ chứng từ, kí và đóng

dấu xác nhận thông quan rồi trả lại cho nhân viên 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. Khi
hàng được phân luồng đỏ, ngoài việc sẽ kiểm tra chứng từ, hải quan sẽ kiểm tra thực tế rồi
mới xác nhận thông quan trên tờ khai hải quan điện tử. Sau đó, nhân viên mang tờ khai đã
thông qua đến hải quan giám sát bãi ghi số container và số seal. Tại phòng giám sát của
cơ quan hải quan, tờ khai sẽ được kiểm tra và kí xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát.
Nhân viên xuất trình tờ khai có xác nhận thông quan để hãng tàu vào sổ tàu.
Bước 7: Hoàn tất bộ chứng từ
Nhân viên công ty sẽ tiến hành bổ sung các chứng từ cần thiết, các chỉnh sửa (nếu
có) để hoàn tất bộ chứng từ. Đối với cái loại chứng thư (chứng thư kiểm dịch, chứng thư
khử trùng, giấy chứng nhận xuất xử, …) nhân viên công ty sẽ đến các cơ quan cấp chứng
thư để nhận chứng thư về sau khi tàu chạy.
Bước 8: Yêu cầu và nhận thanh toán
Đối với phương thức thanh toán L/C, nhân viên sẽ mang bộ chứng từ hoàn tất đến
ngân hàng. Bộ chứng từ gồm: phiếu xuất trình chứng từ, hóa đơn thương mại, giấy chứng
nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, B/L, giấy chứng
nhận khử trùng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và hối phiếu. Khi nhận được L/C từ
ngân hàng thông báo, cán bộ xuất khẩu sẽ kiểm tra, thời hạn mở L/C, số lượng hàng giao,
thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, giá trị hợp đồng, … để đánh giá khả năng thực
hiện L/C của mình và đề nghị tu chỉnh khi cần. Đối với phương thức thanh toán D/P, công
ty lập bộ chứng từ thanh toán, gồm bộ chứng từ gửi hàng, hối phiếu chuyển cho ngân
hàng và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền từ người mua.
Bước 9: Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Đối với các khiếu nại về số lượng, trọng lượng hàng, nếu là lỗi của công ty thì giải
quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu. Về phẩm chất
12

không phù hợp, công ty hoàn chi phí, giảm giá hàng bán; thay hàng khuyết tật bằng hàng
mới phù hợp với phẩm chất; hủy hợp đồng. Về việc không hoặc chậm giao hàng thì nộp
phạt hoặc bồi thường tùy trường hợp cụ thể. Nếu hợp đồng quy định rằng người mua có
nghĩa vụ cung cấp bao bì mà người mua giao cho công ty chậm trễ, làm công ty không
giao được hàng hoặc giao hàng không đúng thời gian thì công ty có thể khiếu nại người
mua. Nhìn chung, việc giải quyết khiếu nại được công ty tiến hàng nghiêm túc, thỏa thuận
thường hướng tới sự nhất trí của hai bên mà không phải chuyển sang giải quyết bằng kiện
tụng.

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU
HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TÍN THƯƠNG
2.1 Tổ chức thực hiện
2.1.1 Trong khâu chuẩn bị giao dịch ,đàm phán, kí kết hợp đồng
Để thực hiện thành công quá trình giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, phòng
kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và
điều tra đối tác , do đó cần phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả,
áp dụng công nghệ thông tin thay thế bằng phương pháp nghiên cứu truyền thống tại văn
phòng trước đây. Các biện pháp nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân
viên đàm phán, hoặc các đơn vị tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường thực
tế....có thể khắc phục tình trạng nguồn thông tin thu được thường thiếu tính cập nhật và độ
tin cậy.
Phòng kinh doanh thực hiện việc kí kết hợp đồng trong khi đó, văn phòng đại diện
tại Tiền Giang là bộ phận chủ yếu thực hiện hợp đồng, để đạt được hiệu quả tối ưu, cần có
sự hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa hai phòng ban. Do đó , cả hai phòng ban nên có
các cuộc họp thường xuyên trên internet hoặc luân phiên chuyển giao nhân viên giữa hai
bộ phận để mang lại hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
Trong việc thỏa thuận điều kiện giao hàng, doanh nghiệp nên thay tập quán kí hợp đồng
theo điều kiện Fob, bằng việc lựa chọn các điều kiện giao hàng có thể giành được quyền
13

thuê tàu . Việc lựa chọn điều kiện giao hàng, từ đó giành được quyền vận tải hay quyền
thuê tàu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nền kinh tế lẫn doanh nghiệp.
2.1.2 Trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu
Phòng xuất nhập khẩu cần quan tâm đến chính sách đặc biệt để đảm bảo ổn định
nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh, tổ chức hợp lí hệ thống tập trung
hàng hóa xuất khẩu, đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa đủ về số lượng, phù hợp về chất
lượng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Ngoài ra ,văn phòng đại diện cần xem xét
lại các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp số lượng và đảm bảo chất lượng, kẻ mã hiệu
trên bao bì cũng phải đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không
phai màu không thấm nước, như vậy không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng mà còn
tránh được việc nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu.
Trong khâu kiểm tra hàng hóa, hàng hóa giao phải đúng với quy định của hợp
đồng, để tránh dẫn đến khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến
bị thua lỗ. Ban kiểm tra cần tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và tiếp tục được
tiến hành đến khi hàng được vận chuyển đến bãi tập trung.
2.1.3 Trong việc thuê tàu
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến phải tùy thuộc vào đặc điểm số lượng hàng
hóa. Nếu hàng hóa có số lượng không lớn công ty có thể thuê tàu chợ . Còn nếu hàng hóa
có khối lượng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế được thời gian vận chuyển.
Trong một số trường hợp khi thời gian vận chuyển kéo dài , văn phòng đại diện nên cân
nhắc tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến đối mặc dù giá có hơi cao nhưng thời
gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần. Do
môi trường trên tàu không phải là điều kiện phù hợp để kéo dài thời gian vận chuyển , nên
mặt hàng nông sản cần đến tay người mua càng sớm càng tốt.
2.1.4 Trong khâu giao hàng
Văn phòng đại diện cần kiểm nghiệm hàng hóa một cách nhanh chóng rồi tiến
hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định, đồng thời giảm được chi
phí, giữ được uy tín với khách hàng. Nhân viên văn phòng đại diện phải thường xuyên
14

trao đổi với cơ quan cảng điều độ để nắm vững ngày, giờ, phương tiện vận chuyển đến,
lên hàng để vận chuyển hàng đến cảng hay địa điểm giao hàng. Để lập được kế hoạch này,
công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng được quy định trong
hợp đồng.
2.1.5 Nâng cấp hệ thống kho bãi
Để phục vụ cho nhu cầu xuất khẩu ngày càng tăng của công ty cũng như của nước
nhà, công ty cần nâng cấp hệ thống kho bãi hiện đại. Đồng thời, dựa trên nhịp độ phát
triển , công ty nên xây dựng kế hoạch dài hạn cho việc gia tăng thêm số lượng kho bãi ở
những vùng gần khu vực nguồn hàng và những nơi thuận tiện cho việc vận chuyển.
2.1.6 Phát triển nguồn nhân lực
Bất kì một công ty nào dù vốn lớn, trang thiết bị hiện đại nhưng nguồn lực không
đảm bảo cho quá trình sản xuất, quản lí, kinh doanh ....thì công ty đó cũng không thể phát
triển được. Do vậy, để tồn tại và phát triển thìn buộc mỗi công ty phải chăm lo đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực một cách thường xuyên, liên tục. Ngoài những công tác hành
chính , phòng hành chính nhân sự cần tìm hiểu thêm kiến thức quản lí nhân sự như đào
tạo lãnh đạo đội ngũ kế thừa, chăm sóc đời sống tinh thần công nhân viên để tìm ra giải
pháp nhân sự thiết thực cho hoạt động của công ty.
2.2 Chuẩn bị chứng từ
2.2.1 Trong khâu làm thủ tục hải quan
Không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các nước khác, thủ tục hải quan gồm nhiều bước
để đối chứng hàng hóa với chứng từ, nếu gặp bất kì sai sót nào đều mất thời gian hay tiền
bạc, nhất là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, giảm uy tín của
công ty. Bất kì sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hóa với bộ chứng
từ , công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó, công ty đã tham gia
thực hiện thủ tục hải quan bằng phương thức điện tử VNACCS. Đồng thời, nhân viên văn
phòng đại diện cần phải nhanh chóng và cẩn thận trong khâu lập hồ sơ đúng với quy định.
2.2.2 Trong khâu thanh toán
15

Đối với hình thức thanh toán L/C, khi đã thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công ty
còn phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C. Ngân hàng phát
hành L/C sẽ chuyển L/C gốc cho công ty thông qua ngân hàng thông báo, nhân viên văn
phòng đại diện cần kiểm tra kĩ L/C vì hầu hết các khiếu nại các lỗi từ phía công ty do việc
không nhận được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ việc không
kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc trong bộ chứng từ thanh toán. Vì
vậy, khi phát hiện sai sót, công ty cần yêu cầu bên mua sửa đổi ngay, cần lưu ý rằng sửa
đổi L/C có xác nhận của ngân hàng mở L/C thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh toán, văn
phòng đại diện nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo
đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.
KẾT LUẬN
Để từng bước xây dựng thương hiệu gạo của Việt Nam xứng danh là một cường
quốc xuất khẩu gạo của thế giới trong những năm tiếp theo, sự phân phối giữa doanh
nghiệp logistics và công ty sản xuất kinh doanh là điều cần thiết. Gạo xuất khẩu chủ yếu
được vận chuyển bằng đường biển , do đó việc cải tiến quy trình vận tải biển ở mỗi doanh
nghiệp cũng góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động xuất khẩu gạo nước nhà. Ở
công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương, hoạt động xuất khẩu gạo đã trở thành
hoạt động chủ đạo, trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Trong bối cảnh
mà môi trường, điều kiện kinh doanh đã có nhiều thay đổi không giống như trước đây, để
đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động, công ty đã có những
bước đổi mới trong hoạt động xuất khẩu. Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tín Thương
đã ý thức được tầm ảnh hưởng của logistics trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình. Với xu hướng thuê ngoài logistics hiện nay của thế giới, công ty cổ phần đầu tư
thương mại Tín Thương cũng đã và đang áp dụng để tối ưu hóa nguồn lực sản xuất kinh
doanh của mình.

16

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS, TS Hoàng Văn Châu (2009): Giáo trình logistics và vận tải quốc tế, nhà xuất

bản thông tin và truyền thông Hà Nội.
2. PGS, TS Từ Sỹ Sùa (2011): Thương vụ vận tải biển, nhà xuất bản giao thông vận
tải.
3. Website công ty cổ phần đầu tư thương mại Tín Thương:

17