MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX
3.1 Ưu nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ tại công ty Virasimex
Kể từ khi thành lập, phát triển và trưởng thành đến nay công ty đã đạt được
nhiều thành tựu quan trọng góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế của đất nước
cũng như góp phần làm cho việc lưu thông hàng hoá bằng tuyến đường sắt trở
nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Để có được những thành tích đó đòi hỏi công ty
phải có một chiến lược đúng đắn, một kế hoạch quản lý chặt chẽ. Có thể nói
việc quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một nhân tố quan
trọng giúp công ty đạt được những thành tích đó.
Do đặc thù kinh doanh của công ty nên Nguyên vật liệu của công ty thường
là những loại có giá trị cao, hàm lượng kỹ thuật lớn và phần lớn là những
nguyên vật liệu được nhập khẩu từ nước ngoài và được phân phối tiếp cho các
xí nghiệp trực thuộc hoặc các bạn hang, còn lại số ít nguyên vật liệu được công
ty tổ chức sản xuất ở các đơn vị trực thuộc là những loại có hàm lượng kỹ thuật
thấp, dễ sản xuất. Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt Nguyên vật liệu của công ty là
vô cùng quan trọng. Nhận thấy sự cần thiết phải quản lý chặt chẽ Nguyên vật
liệu nên Kế toán trong công ty đã tiến hành quản lý Nguyên vật liệu với một hệ
thống chứng từ, tài khoản, sổ sách đầy đủ và tương đối hợp lý. Việc quản lý từ
khâu lập kế hoạch ở phòng kinh doanh đến việc theo dõi nhập kho, xuất kho,
tồn kho do thủ quỹ chịu trách nhiệm đến việc tổng kết, hoạch toán, cân đối giấy
tờ sổ sách hàng quý, hàng năm do kế toán nguyên vật liệu đảm nhiệm đều được
tiến hành theo những bước rõ rang, và theo một cách thức đường đi đã được
thống nhất trong công ty. Do vậy trong những năm gần đây công ty không tồn
tại nhiều sai sót cũng như sai lệch trong việc quản lý nguyên vật liệu. Nhìn
chung thì việc quản lý Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong công ty là tương
đối tốt, nhưng bên cạnh những mặt ưu điểm đạt được thì cũng đang xuất hiện
những tồn tại cần khắc phục.
3.1.1 Những ưu điểm trong hoạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của công ty
- Qua thời gian thực tập tại công ty thì ưu điểm mà em nhận thấy đầu tiên

tại công ty Virasimex đó là một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ
cao, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm trong việc hoàn thành
công nghiệp được giao. Là một phần hành kế toán trong hệ thống kế toán của
công ty thì việc hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã được giao cho
một trong những nhân viên chuyên nghiệp có kiến thức, trình độ cao hoạch
toán. Đồng thời do tinh thần học hỏi không ngừng sáng tạo của đội ngũ nhân
viên kế toán kết hợp với việc sử dụng phần mền kế toán (cụ thể là phần mền kế
toán past 2005) đã giúp cho việc hoạch toán các phần hành nói chung cũng như
kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng một cách khoa học, dễ dàng
và đơn giản hơn, tiết kiệm được về cả thời gian lẫn công sức.
Cùng với sự lớn mạnh của công ty thì kế toán công ty nói chung và bộ
phận kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng đã không ngừng phát
triển, hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty, thống nhất
về phạm vi, các chỉ tiêu tính toán hoạch toán trong toàn thể công ty và giữa các
đơn vị trực thuộc. Mặt khác thì số liệu tính toán được phản ánh một cách trung
thực, chính xác, rõ ràng về tình hình hiện có và sự biến động của Nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, mặt khác luôn có sự phối hợp đối chiếu giữa kế toán
Nguyên vật liệu với Thủ kho.
Đồng thời sổ kế toán trong công ty được xây dựng theo hình thức đơn giản
(Nhật ký chung), ít cột nhiều dòng rất phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in
trên máy. Các chứng từ tài khoản công ty sử dụng phù hợp với đặc thù kinh
doanh của công ty đồng thời tuân thủ theo đúng quy định về chế độ kế toán của
bộ tài chính.
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty được quản lý trực tiếp từ
các kho của công ty thông qua việc lập “Nhật báo xuất, nhập” sẽ kiêm kê được
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho, tồn kho hàng ngày một
cách cụ thể, tránh những tình trạng thất thoát đáng tiếc. Hàng quý kế toán
nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong công ty tổng hợp từ những chứng từ
nhận được để lập bảng kê phiếu xuất, nhập và ghi sổ kế toán. Có thể nói việc
quản lý Nguyên vật liệu theo trình tự như thế này tương đối hợp lý, giúp cho

việc kiểm kê, đánh giá số lượng nguyên vật liệu tồn kho một cách dễ dàng. Việc
lập các chứng từ và trách nhiệm của mỗi người tương đối hợp lý, các chứng từ
sổ sách được lập theo từng giai đoạn một cách khoa học, dễ lập, dễ sử dụng và
dễ đối chiếu.
Việc kiểm kê hàng ngày Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các kho
thông qua “Nhật báo nhập, xuất” đã giúp cho việc quản lý Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ một cách chặt chẽ và dễ dàng. Đồng thời giúp cho việc tổng
hợp nguyên vật liệu hàng quý tại công ty cũng dễ dàng, đơn giản hơn.
- Lập kế hoạch, thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty
do bộ phận kinh doanh của công ty đảm nhiệm rất nhanh nhẹn, nhạy bén với giá
cả thị trường cũng như tìm kiếm các nguồn hàng để nhập vào và các bạn hàng
để xuất bán ra, và các nguồn cung cấp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung
cấp kịp thời cho sản xuất của công ty.
- Phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong
công ty được áp dụng ở đây là phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp
đơn giản phát huy được tính ưu việt, có độ chính xác cao, dễ theo dõi cả về số
lượng lẫn giá trị, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Việc bảo quản Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty được tổ chức
thực hiện tương đối tốt, cụ thể đó là công ty có một hệ thống kho bãi đạt được
các tiêu chuẩn về bảo quản như độ an toàn, diện tích,… cách sắp xếp, bày đặt
trong các kho tương đối gọn gàng khoa học dễ dàng thuận lợi cho việc quan sát,
kiểm kê, theo dõi.
- Trong những năm gần đây công ty đã áp dụng dự phòng giảm giá hàng
tồn kho thay vì đợi đến cuối năm mới lập đoàn thanh tra, thanh lý Nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, xem cái nào còn dùng được, cái nào được phép thanh lý
như trước đây. Đối với những đặc thù của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của
công ty, là những Vật liệu, dụng cụ đa số được làm từ sắt thép rất dẽ han ghỉ,
hỏng hóc thì việc lập dự phòng này là hết sức cần thiết, giúp công ty dự trù
được các khoản chi phí và đề ra nột kế hoach kinh doanh môt cách hợp lý, đồng
thời việc lập dự phòng này cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.

Nhìn chung thì công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong
công ty được tổ chức, hoàn thiện tương đối tốt đáp ứng kịp thời những yêu cầu
về quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty. Các số liệu về
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các năm qua tương đối chính xác, sai
lệch ít hoặc không đáng kể, cụ thể trong những năm gần đây thì việc kiểm toán
tại công ty chưa phát hiện ra những sai sót nghiêm trọng trong việc hoạch toán
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, điều này cho thấy kế toán Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ đã làm tròn nhiệm vụ của mình và là một bộ phận đắc lực
trong cả hệ thống kế toán cũng như trong hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp.
Song bên cạnh những ưu điểm đạt được của kế toán Nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ thì cũng không thể không nhắc đến những tồn tại mắc phải cần được
khắc phục.
3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì không thể không tránh khỏi những
thiếu sót cần khắc phục mà có thể là do chủ quan hoặc khách quan mang lại. Cụ
thể:
- Việc kiểm nghiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là do thủ
kho với kỹ thuật viêm giám sát, song việc giám sát này không có một giấy tờ,
chứng từ gì để ghi chép, đảm bảo là Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được
nhập là đúng tiêu chuẩn ghi trong hợp đồng. Mặt khác thì việc giám sát chủ yếu
là dùng trực quan, ít có thiết bị đo lường hiện đại và chủ yếu là dựa vào sự tin
tưởng vào uy tín của khách hàng nên rất qua loa trong việc kiểm tra chất lượng.
Vì vậy việc đánh giá về chất lượng Nguyên vật liệu là không chính xác, có khi
chất lượng không đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn trong hợp đồng, điều này sẽ
ảnh hưởng đến tuổi thọ của Nguyên vật liệu khi nhập kho cũng như yêu cầu về
chất lượng của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi đưa vào sử dụng, gây tổn
thất cho công ty.
- Mặt khác thì các Thủ kho của các kho kiểm kê hàng tồn kho của công ty
của công ty thông qua “Nhật báo nhập, xuất” mà không kiểm kê trực tiếp nên có
thể có sự sai lệch số liệu trên sổ sách so với số liệu tồn kho trên thực tế. Đồng

thời thì việc kiêm kê này chỉ được phản ánh về số lượng chứ không phản ánh
được chất lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Mặt khác thì do
khối lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mỗi lần nhập vào lớn nên khi
xuất ra có thể xảy ra hiện tượng một số Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tồn
kho quá lâu mà không được xuất, trong khi lai xuất những Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ vừa nhập. Việc tồn kho quá lâu này rất dễ gây nên hỏng hóc
hoặc giảm chất lượng, vô tình làm tăng thêm chi phí cho công ty.
- Hiện nay thì công ty đã áp dụng sổ “Danh điểm vật tư” thống nhất cho
toàn bộ các kho cũng như các đơn vị trực thuộc, song việc phân loại Nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ theo sổ danh điểm này vẫn chưa thực sự khoa học và có
hiệu quả tối ưu. Cụ thể là có một số loại vật tư khi nhập về mà kế toán tại các
kho lại phân loại sai, gây nên hiện tượng lộn xộn trong ghi chép.
- Tại công ty khi hoạch toán chi phí trong quá trình thu mua Nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ thì lại sử dụng tài khoản 3388 và chi tiết theo số của hoá
đơn, trong khi tính giá Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì lại sử dụng giá gồm
nguyên giá cộng với chi phí. Điều này gây ra sự khó khă trong việc ghi các bút
toán. Ở các bút toán phản ánh giá trị nhập Nguyên vật liệu, công cụ dụng, tại
các tài khoản 152, 153 chỉ mới phản ánh được nguyên giá chứ chưa phản ánh
được giá nhập gồm cả chi phí.
- Tuy các điều kiện về bảo quản cũng như sắp xếp trong các kho bãi là
tương đối tốt song việc bố trí vị trí của các kho là chưa hợp lý, vì vậy nên sẽ gặp
một số khó khăn trong việc vận chuyển, bốc dỡ. mà chi phí vận chuyển bốc dỡ
là chi phí hợp lý để tính vào giá thành Nguyên vật liệu. Đặc biệt do tính đặc thù