THỰC TRẠNG VỀ CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI FSC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S

THỰC TRẠNG VỀ CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI
FSC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S
I. Thực trạng về cách hoạt động và quản lý tại FSC trên phương diện
5S
1.1 Thực trạng ở bộ phận kỹ thuật của công ty
- Bộ phận kỹ thuật ở công ty bao gồm: Trung tâm máy tính xách tay (Notebook),
Trung tâm dịch vụ khách hàng (CSC) - gồm CSC 1 và CSC 2, Trung tâm dịch vụ kỹ
thuật (TSC)
- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận kỹ thuật (Xem phụ lục 2.1, 2.2,
2.3 và 2.4)
- Đặc điểm hoạt động chính của công ty là dịch vụ khách hàng, do đó bộ phận kỹ
thuật của công ty cũng mang những đặc điểm riêng, chủ yếu là sửa chữa và bảo hành
các loại sản phẩm cho khách hàng.
- Trong khối kỹ thuật, các phòng ban tùy theo chức năng nhiệm vụ của
mình mà chuyên môn hóa theo từng mảng riêng biệt. Ví dụ: TT dịch vụ máy tính xách
tay thì chuyên về sửa chữa và bảo hành máy tính xách tay, TT dịch vụ kỹ thuật thì
chuyên về tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành các sản phẩm thiết bị ngoại
vi ( máy in, màn hình, UPS,…), TT dịch vụ khách hàng thì chuyên về tổ chức thực hiện
các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại chỗ cho các dự án toàn quốc; thực hiện các giao dịch
giao nhận máy với khách hàng… Như vậy nhìn chung nhiệm vụ chính của khối kỹ
thuật ở đây là sửa chữa và bảo hành các sản phẩm, linh kiện máy tính – công việc đòi
hỏi sự tỉ mỉ và phải sử dụng nhiều loại công cụ, dụng cụ khác nhau, đôi khi còn chiếm
nhiều diện tích.
- Hiện tại mỗi kỹ thuật viên có một bàn làm việc cá nhân, ngoài ra trong mỗi
phòng còn có một bàn làm việc chung. Nhưng nhìn chung các bàn cá nhân còn quá nhỏ,
bố trí lại quá sát nhau do diện tích không gian phòng có hạn. Nói là có không gian làm
việc riêng nhưng trên thực tế mỗi bàn làm việc quá nhỏ, nhiều khi không đủ diện tích
làm việc nếu sản phẩm cần sửa chữa bảo hành là các thiết bị lớn như màn hành, máy in,
…Thường trong những trường hợp như thế, các kỹ thuật viên phải mang cả sản phẩm
xuống sàn nhà để làm việc. Điều này thể hiện rõ sự sắp xếp và bố trí bừa bộn trong
phòng, chiếm nhiều diện tích, là mầm mống làm phát sinh các lãng phí không cần thiết

như: mất linh kiện, tích trữ rác, mất thời gian để tìm kiếm linh kiện, dụng cụ,…
- Do tính chất của công việc bảo hành sửa chữa là liên tục, có thể sửa một sản
phẩm nhưng phải kéo dài trong nhiều ngày, nên không phải lúc nào làm xong là dọn
vào ngay, mà những người làm công tác vệ sinh cũng không được thường xuyên vào
dọn dẹp nên việc tích trữ các lãng phí như trên là liên tục xảy ra. Cộng thêm vào đó là
đôi lúc còn gây ức chế cho các kỹ thuật viên khi phải làm việc trong một môi trường
bừa bộn, khi phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm vật dụng, linh kiện, thậm chí đôi
khi còn bị thương tích do dẫm phải đinh vít, linh kiện rơi vãi trên sàn nhà,…
- Mặc dù công ty cũng đã luôn khuyến khích nhân viên về ý thức gọn gàng ngăn nắp
trong công việc nhưng vẫn chỉ hạn chế được phần nào. Cộng thêm vào đó là thực tế
không phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có được ý thức giữ gìn vệ sinh riêng và chung
như thế nên ở công ty các phòng kỹ thuật (nhất là phòng TSC) là luôn bị đánh giá
phòng bừa bộn nhất, “nhiều rác nhất” và là nơi được quan tâm khi áp dụng 5S nhiều
nhất.
1.2 Thực trạng ở bộ phận văn phòng của công ty
- Bộ phận văn phòng ở công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng kế toán, phòng
chất lượng, lễ tân của phòng Notebook, lễ tân phòng CSC 2, lễ tân công ty, showroom,
phòng hành chính tổng hợp (FAD)
- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận văn phòng (xem phụ lục 2.5,
2.6, 2.7 và 2.8)
- Khối văn phòng không phải là đặc trưng của công ty nhưng nhìn chung vẫn
mang những tính chất chung của một văn phòng công ty. Mỗi nhân viên văn phòng có
một bàn làm việc riêng, được trang bị đầy đủ các dụng cụ văn phòng cần thiết như: giá
đựng tài liệu, bút, ghim giấy, kẹp tài liệu, dao kéo, băng dính,…Ngoài ra tùy theo vị trí
công việc và mục đích hoạt động mà ở một số vị trí nhân viên văn phòng còn có thêm
các vật dụng chuyên môn như: máy fax, máy bắn tem, kính lúp, máy in hóa đơn, thẻ
name-card,…Đối với những vị trí công việc mà cần sử dụng và lưu trữ nhiều hồ sơ tài
liệu thì cá nhân có thể có thêm các tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng.
- Khối văn phòng mang tính chất cá nhân nhiều hơn so với khối kỹ thuật, nên
việc tổ chức, sắp xếp vị trí làm việc mang tính chất chủ quan, phụ thuộc nhiều vào

chính bản thân các nhân viên văn phòng. Theo đánh giá thăm dò thì hầu hết các anh chị
trong khối văn phòng của công ty đều mong muốn có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn
gàng, ngăn nắp nhưng do chưa có một phong trào chung trong công ty, lại chưa có
những hướng dẫn quy định đồng bộ nên việc làm này mới chỉ hạn chế ở một vài cá
nhân riêng lẻ. Với tinh thần hợp tác như vậy, chắc chắn triển khai dự án 5S ở bộ phận
này sẽ thu được những kết quả rất khả quan.
1.3 Thực trạng ở khu vực kho của công ty
- Hiện tại công ty mới chỉ có một kho duy nhất với 3 thủ kho gồm 1 nam, 2 nữ
- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận Kho: xem phụ lục 2.9
- Chức năng nhiệm vụ của kho vật tư là kiểm tra kiểm soát các sản phẩm đến và
đi, bao gồm cả những sản phẩm mới để đổi cho khách và cả những sản phẩm đã sửa
xong chuẩn bị xuất để trả cho khách.
- Mỗi thủ kho có một bàn làm việc riêng để giao dịch với khách hàng, có ghế
chờ cho khách, phía sau là khu vực kho có các kệ gỗ nhiều tầng để chứa hàng hóa, linh
kiện; đó là chưa kể còn các thùng giấy rỗng dùng để đóng gói hàng cho khách. Với đặc
thù công việc như vậy, kho luôn là nơi chật chội nhất trong công ty, với diện tích chỉ
khoảng 30m
2
nhưng kho luôn phải chứa một số lượng sản phẩm khá lớn. Những lúc
hàng về nhập kho, không đủ chỗ, hàng hóa phải xếp ra ngay cả phía ngoài gần khu vực
thủ kho ngồi, thậm chí nhiều khi chỉ còn một lối rất nhỏ chỉ đủ cho thủ kho lách qua để
vào trong lấy hàng.
- Tuy Kho cũng luôn được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên nhưng do đặc thù
nghiệp vụ là liên tục nhập và xuất kho nên nếu có ý thức thì cũng chỉ hạn chế được
phần nào. Phòng làm việc chật chội, bụi bặm cũng là một trong những nguyên nhân gây
ra sự căng thẳng, ức chế cho thủ kho trong khi làm việc.
- Với điều kiện làm việc như vậy nên Kho vật tư cũng là nơi phát sinh nhiều
mầm mống các tích trữ lãng phí. Nếu triển khai thành công dự án 5S tại đây thì sẽ tiết
kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tài chính.
1.4 Thực trạng của việc quản lý hồ sơ tài liệu tại công ty

- Như đã nói ở trên, đối với khối văn phòng, tùy theo chức năng nhiệm vụ và đặc
thù công việc của từng nhân viên văn phòng mà một số nhân viên văn phòng có thể có
thêm giá hoặc tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng. Những vị trí có trách nhiệm quản lý các hồ
sơ tài liệu bao gồm: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính tổng hợp, Bộ
phận lễ tân
- Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong công ty vẫn chưa được coi
trọng đúng mức. Mỗi bộ phận cũng đã có những quy định riêng về việc lưu trữ và hủy
tài liệu nhưng việc sắp xếp hồ sơ còn chưa ngăn nắp và khoa học. Xuất hiện sự không
hợp lý trong việc bố trí các tủ hồ sơ tài liệu đối với từng bộ phận: không hợp lý về vị trí
đặt tủ hồ sơ, không hợp lý về kích thước các tủ,…Ví dụ như tủ đứng ở cạnh bộ phận lễ
tân của công ty phải lưu trữ rất nhiều tài liệu nhưng lại chỉ có 4 tầng 9 ngăn trong khi
showroom mới thành lập hiện tại chưa có hồ sơ hay tài liệu gì nhiều thì lại được bố trí
một tủ gỗ đứng khá lớn gồm 6 tầng với 60 ngăn nhỏ. Bên cạnh đó còn hiện tượng các
giá, tủ đựng hồ sơ còn chưa được ghi tên, đánh dấu nhãn mác để nhận biết; các hồ sơ tài
liệu trong 1 ngăn còn chưa được phân loại cụ thể, gáy của hồ sơ không được thiết kế và
sử dụng đồng bộ với đầy đủ thông số theo quy định chung của công ty,…
Hình 2.1 Quản lý hồ sơ Hình 2.2: Quản lý hồ sơ
Hình 2.3 Quản lý hồ sơ Hình 2.4 Quản lý hồ sơ
- Việc sàng lọc định kỳ các tủ hồ sơ tài liệu còn chưa được triển khai thường
xuyên nên việc xảy ra hiện tượng một số hồ sơ quá hạn mà vẫn chưa xử lý, làm tốn diện
tích lưu trữ trên kệ vẫn còn xảy ra, bên cạnh đó việc không phân loại hồ sơ cũng làm
tốn không ít thời gian và công sức cho nhân viên khi phải bỏ công tìm kiếm, gây cảm
giác tức tối, bực bội, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
1.5 Thực trạng của việc quản lý an toàn và rủi ro
- Vấn đề an toàn và rủi ro được xem xét ở đây chính là những vấn đề liên quan
đến an toàn điện, chảy nổ, điều kiện môi trường làm việc xung quanh của mỗi cá nhân,
mỗi bộ phận.
- Hệ thống điện trong công ty nhìn chung là đã đảm bảo được độ chiếu sáng cần
thiết nhưng mức độ đảm bảo an toàn thì chưa đáp ứng được so với yêu cầu. Không
phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có một đèn làm việc và kính lúp riêng, dây điện dưới

chân bàn mỗi nhân viên nhìn chung còn chằng chịt, chưa được buộc gọn gàng và có tấm
che, còn có nhiều bảng điện để trần, không có hộp kín. Cá biệt ở Phòng Notebook,
Phòng TSC và phòng CSC 2 còn để dây điện, sạc máy tính, ổ điện ngổn ngang dưới sàn
nhà rất nguy hiểm và vướng víu cho việc đi lại.
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng đã được trang bị đầy đủ nhưng do chưa
xảy ra một vụ cháy nổ nào nên ý thức chung còn kém. Mỗi phòng đều được trang bị 1-2
bình cứu hỏa riêng, nhưng do chưa bao giờ sử dụng đến nên chúng không được kiểm
tra hạn sử dụng, bị di chuyển vị trí lung tung, thậm chí có nơi bình cứu hỏa còn được
đem ra chặn cửa (như ở khu vực Kho). Theo thống kê thì chỉ có 37% (21/58 người) là
biết cách sử dụng bình cứu hỏa, hoặc đã từng thử sử dụng – một con số quá ít, nếu có
xảy ra cháy nổ và gây thiệt hại thì đây là một nguyên nhân không nhỏ.
- Bên cạnh đó việc quản lý rủi ro từ điều kiện môi trường làm việc như: khói
thuốc lá, bụi bặm, ánh sáng, tiếng ồn; các rủi ro vô tình như: vật nặng cồng kềnh trên
cao, vật dễ vỡ, sàn nhà trơn trượt, có đinh vít, mảnh kim loại hay tường nhà bị nứt nẻ có
thể gây nguy hiểm cho con người,…cũng đã được quan tâm nhưng chỉ dừng lại ở mức
độ thấp. Bằng chứng là việc ở bộ phận kỹ thuật vẫn sử dụng sàn nhà làm khu vực làm
việc, ở phòng FAD và Kho, lễ tân thì có quá nhiều hồ sơ tài liệu nên xếp tràn ra ngoài,
trên nóc tủ trên cao, rất nguy hiểm.
Hình 2.5 Quản lý an toànm rủi ro Hình 2.6 Quản lý an toàn rủi ro
Hình 2.7 Quản lý an toàn rủi ro Hình 2.8 Quản lý an toàn rủi ro
1.6 Thực trạng bố trí và quản lý tài sản chung của công ty
- Mỗi cá nhân đều có một bàn làm việc riêng và được trang bị những vật dụng,
thiết bị tối thiểu như: máy tính, điện thoại IP, vật dụng cá nhân như: bút, ghim, kẹp, bút,
…Các phòng ban, bộ phận thì tùy theo tính chất công việc của mỗi phòng mà được
trang bị các thiết bị thích hợp như: máy in, máy quét tem, máy in tem, máy fax, máy
hủy tài liệu, máy hàn, mỏ hàn, máy test,…Và được trang bị các thiết bị đồ dùng không
thể thiếu đối với bất kỳ phòng nào như: máy điều hòa, quạt điện, quạt thông gió, bình
nước nóng,…
- Các trang thiết bị, công cụ dụng cụ là tài sản của công ty đều được đánh dấu và
ghi nhận cụ thể. Những tài sản được trang bị riêng trên mỗi bàn làm việc cá nhân thì

thuộc trách nhiệm sử dụng và bảo quản của cá nhân đó. Còn các tài sản chung thì thuộc
quyền sử dụng chung, không thuộc trách nhiệm cụ thể về một ai, do đó ý thức bảo quản
gìn giữ nhìn chung còn kém.
II. Giới thiệu về 5S
2.1 Tổng quan về 5S
• Khái niệm 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến được bắt nguồn từ
Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó
có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao
đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo điều kiện và môi
trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm
việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động
nhóm.
Phương châm hoạt động của 5S là: “Chúng ta luôn mong muốn làm cho nhà của
chúng ta sạch sẽ và ngăn nắp, tại sao chúng ta lại không cố gắng làm cho nơi làm việc
cũng sạch sẽ và thoải mái như ở nhà.”
• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ
quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện
lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để
việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn
2.2 .5S là gì?
5S là chữ cái đầu của các từ:
- SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không
cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những
trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công
việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.
- SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để
dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện
trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức,
giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.
- SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để

đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều
có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy
đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ
chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
- SEIKETSU (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri,
Seiton và Seiso. Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm
việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ
thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường
dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
- SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác
tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở
thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt
và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập,
xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị
Bảng 2.1 Tóm lại:
1S
SERI
(Sàng lọc)
Phân chia vật cần thiết và không cần
thiết, để số lượng vật cần vừa đủ ở
nơi gần
Đặt gần
Phân chia vật cần và không cần, vứt
bỏ ngay vật không cần
Loại bỏ
2S SEITON
(Sắp xếp)
Quy định chỗ để vật cần thiết để ai
nhìn cũng hiểu, dễ sử dụng và dễ cất
dọn

Quy định chỗ để