Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng thăng long, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG
TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐẶNG VĂN PHONG

Sinh viên thực hiện

: VŨ TRÀ MY

Mã số sinh viên

: 1607QTVA051

Khóa

: 2016-2018

Lớp

: ĐHLT. QTVP 16A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng
dẫn khoa học của Ths Đặng Văn Phong. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa công bố dưới bất kì hình thức nào trước đây.
Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số quan điểm nhận xét, đánh giá
của các tác giả, cơ quan tổ chức và đều có trích dẫn, chú thích nguồn rõ ràng. Nếu
phát hiện có bất kì sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung
khóa luận.
Hà Nội, ngày

tháng

Ngƣời cam đoan

Vũ Trà My

năm 2018


LỜI CẢM ƠN
Một cây lớn khởi đầu từ cái mầm nhỏ, cuộc đời mỗi con người không có thầy
cô thì không thể trưởng thành. Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận
được sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy cô giáo trong Trường, của gia đình, bạn bè và
các cán bộ nghiệp vụ tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội.
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên hướng dẫn
Ths Đặng Văn Phong – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội trong quá trình nghiên cứu đề tài đã hướng dẫn nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo tôi
và cho tôi những ý kiến quý báu để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo và các cô chú, các anh chị
đồng nghiệp Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội đã cung cấp thông tin, tài
liệu thực tế bổ ích và dành thời gian tham gia giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành
bài khóa luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài khóa luận này còn có nhiều thiếu
sót. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy Cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng
Sinh viên

Vũ Trà My

năm 2018


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động văn phòng công chứng Thăng Long ..................................36
Bảng 2.2: Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phòng hành chính tổng hợp .....................38
Bảng 2.3: Trang thiết bị tại phòng Hành chính tổng hợp ..............................................42


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC BẢNG BIỂU
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1

2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 1
3. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 1
4. Lịch sử nghiên cứu...................................................................................... 2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài .............................................. 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 3
7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4
8. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................. 4
9. Bố cục đề tài................................................................................................ 5
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG ............................................................... 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản ....................................................................... 6
1.1.1. Khái niệm văn phòng ........................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm về tổ chức văn phòng ......................................................... 7
1.1.3. Khái niệm về quản lý văn phòng ......................................................... 8
1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng ............................... 9
1.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ................................................................. 9
1.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng .............................................................. 11
1.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT ....................... 13
1.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị ....................................................... 13
1.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng............... 14
1.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................................... 15
1.2.4.1. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ
chức ............................................................................................................... 15
1.2.4.2. Tổ chức và quản lý công tác hội họp ............................................... 16
1.2.4.3. Tổ chức các chuyến đi công tác ....................................................... 17
1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản .................................................................. 18


1.2.4.5. Công tác lễ tân ................................................................................. 19
1.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch............................................... 20

1.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế........................................... 21
1.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền ....................................................... 22
1.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp ........................................... 23
1.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng................................ 24
1.2.10. Khen thưởng và kỷ luật ................................................................... 27
1.3. Nguyên tắc tổ chức và quản lý văn phòng ......................................... 29
Tiểu kết......................................................................................................... 30
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN
PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG ................... 31
2.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long và phòng
Hành chính tổng hợp .................................................................................. 31
2.1.1. Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long .............. 31
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................... 31
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.............................................. 32
2.1.1.3. Lĩnh vực hoạt động .......................................................................... 32
2.1.1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi ................................................. 32
2.1.2. Khái quát về phòng hành chính tổng hợp ........................................ 33
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................... 33
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 34
2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng
công chứng Thăng Long ............................................................................. 34
2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ............................................................... 34
2.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng .............................................................. 36
2.2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân lực tại văn phòng Công chứng Thăng Long 36
2.2.2.2. Thực trạng công tác nguồn nhân lực tại Văn phòng Công chứng
Thăng Long ................................................................................................... 38
2.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT ....................... 42
2.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng ..................................... 42
2.2.3.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin........................................................ 45
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................................... 46

2.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch............................................... 49
2.2.6. Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế........................................... 51
2.2.7. Thực hiện giao quyền, ủy quyền ....................................................... 54
2.2.8. Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp ........................................... 54
2.2.9. Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng................................ 56
2.2.10. Khen thưởng và kỷ luật ................................................................... 57
2.3. Nhận xét đánh giá ................................................................................ 58
2.3.1. Ưu điểm và nhược điểm..................................................................... 58
2.3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................ 58
2.3.1.2. Nhược điểm ...................................................................................... 60
2.3.2. Nguyên nhân ...................................................................................... 61
Tiểu kết......................................................................................................... 61
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG
THĂNG LONG ................................................................................................. 62
3.1 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của văn phòng công chứng
Thăng Long.................................................................................................. 62
3.2. Một số giải pháp ................................................................................... 63
3.2.1. Nhóm giải pháp trước mắt................................................................. 64
3.2.2. Nhóm giải pháp lâu dài ..................................................................... 64
3.2.2.1. Nhóm giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ
thông tin. ....................................................................................................... 64
3.2.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức lao động khoa học văn phòng.............. 65
3.2.2.3. Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng ............................ 65
3.2.2.4. Nhóm giải pháp về kiểm tra giám sát công tác văn phòng.............. 66
Tiểu kết......................................................................................................... 66
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 68

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 70


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lúc sinh thời, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt
Bắc nhân dịp Tết Nguyên đán Canh Dần năm 1950, Bác Hồ kính yêu của chúng ta đã
căn dặn: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo
nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết
công việc không đúng... cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực
công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình
hình hiện nay, câu nói trên của Người càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời
căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán
bộ Văn phòng. Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,
là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều
hành của lãnh đạo. Nếu văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản
lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc
triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị. Do vậy, Công tác tổ
chức và quản lý văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của
tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như văn phòng công chứng nói riêng. Các
cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, khâu đầu tiên là
phải tổ chức và quản lý văn phòng sao cho hợp lý, khoa học.
Trong những năm qua hoạt động của các văn phòng công chứng đã góp phần
đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội của đất nước, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế
thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức,
cá nhân trong và ngoài nước. Công chứng nước ta đang có nhiều cơ hội được sự quan
tâm của Đảng, Nhà nước. Thể chế về công chứng và liên quan đến công chứng đã được
hoàn chỉnh một bước lớn. Văn phòng Công chứng Thăng Long muốn tồn tại, muốn
thành công và phát triển bền vững, đòi hỏi phải biết tổ chức và quản lý văn phòng khoa
học. Do vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng công chứng, em đã quyết

định chọn đề tài “Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng
Thăng Long, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng tổ chức quản lý văn phòng, đề xuất
các giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn
phòng công chứng Thăng Long.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài tập trung giải quyết một số nhiệm
vụ cơ bản sau:
-Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức và quản lý văn phòng
1


- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công
chứng Thăng Long, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế cần khắc phục và nguyên nhân của
những hạn chế đó.
- Đề xuất được các giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và
quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.
4. Lịch sử nghiên cứu
Công tác tổ chức và quản lý văn phòng là một trong những đề tài mang tính
thực tiễn cao. Đề tài này này đã thu hút không ít sự quan tâm của các nhà nghiên cứu
trong và ngoài nước. Đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu ở các góc độ tiếp cận
khác nhau, có thể chia thành các nhóm như sau:
- Các công trình nghiên cứu về tổ chức văn phòng
Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách
hành chính của Tp. Hồ Chí Minh” do TS. Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài được tiến
hành nghiên cứu. Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Khá” và đóng góp rất có hiệu quả
cho đổi mới hoạt động văn phòng ở UBND các cấp ở Thành phố và khu vực phía Nam.
Đỗ Văn Học, “Đào tạo Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) và hợp tác giữa các
trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên
cứu và đào tạo về quản trị văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ
chức năm 2011.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp - từ lý luận đến
thực tiễn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội,
2013).
Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn
phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và
Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013.
- Các công trình nghiên cứu về quản lý văn phòng
Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị
văn phòng”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị
văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức, 2011.
Nghiêm Hồng Kỳ, “Văn phòng trong các cơ quan HCNN với cải cách hành
chính NN ở nước ta”, Kỷ yếu Hội thảo Hội thảo khoa học Đánh giá 10 năm thực hiện
Chương trình tổng thể Cải cách hành chính ở Việt Nam do Học viện Hành chính tổ
chức, 5/2011.
Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn
phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và
2


Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013.
- Các công trình nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng
Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2003, Trường Trung học Lưu trữ và
Nghiệp vụ văn phòng I, của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Trần Như Nghiêm.
Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2015, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ.
Giáo trình : Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ

đổi mới, năm 2003, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ.
Một số các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội:
Đề tài “Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Liên hiệp các Hội khoa
học và kỹ thuật Việt Nam” do sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ
nhiệm đề tài.
Đề tài “ Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT” do sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh – Lớp 1205QTVD làm chủ
nhiệm đề tài
Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể thao
quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng” do sinh viên Lê Bảo Trân – Lớp 1405QTVD
làm chủ nhiệm đề tài
Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ LĐTB và XH” do
sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ nhiệm đề tài
Hầu hết các đề tài này đã cung cấp cơ sở lý luận về văn phòng, vai trò quan
trọng của công tác tổ chức quản lý văn phòng. Tuy nhiên đến nay chưa có công trình
nào nghiên cứu về công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng
Thăng long. Do vậy đề tài khóa luận này không mang tính trùng lặp.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng
Công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội
Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Văn phòng Công chứng Thăng Long – Hà Nội
- Thời gian: từ năm 2016-2018
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong bối cảnh còn nhiều cơ hội và thách thức, đứng trước sự cạnh tranh gay
gắt giữa các tổ chức công chứng, nếu văn phòng công chứng Thăng Long tổ chức và
quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng
khả năng cạnh tranh và thích nghi cao trước những biến động của xã hội. Bên cạnh đó
hoàn thành tốt nhiệm vụ mà nhà nước ủy nhiệm đó là cung cấp dịch vụ công, bảo đảm
3

an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; bảo
vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng những phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như:
phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử; phương pháp phân tích tổng hợp,
phương pháp quan sát và ghi chép, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, phương
pháp hệ thống hòa tài liệu.
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: nghiên cứu các tài liệu, sách báo, tạp chí
chuyên ngành lĩnh vực công chứng, các báo cáo tổng hợp của văn phòng công chứng.
Trên cơ sở đó có cái nhìn khái quát về thực tiễn công tác tổ chức và quản lý tại văn
phòng Công chứng Thăng Long, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu điểm,
nhược điểm và đề ra các giải pháp phù hợp.
- Phương pháp quan sát và ghi chép: khảo sát thực tế tại Văn phòng Công
chứng Thăng Long để nắm được cách thức tổ chức và quản lý ở đây, ghi chép lại
những ưu nhược điểm, những bất cập còn tồn tại.
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: phương pháp này giúp chúng tôi có
thêm kiến thức sâu rộng về lĩnh vực nghiên cứu, làm rõ các vấn đề nêu trong bài tiểu
luận, tránh trùng lặp.
- Phương pháp hệ thống hóa tài liệu để có một cách nhìn tổng quan nhất về
công tác tổ chức và quản lý tại văn phòng công chứng Thăng Long
8. Đóng góp mới của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
Bài khóa luận này giúp cho sinh viên có thể hiểu được tầm quan trọng trong
công tác tổ chức và quản lý văn phòng doanh nghiệp nói chung và của Văn phòng
Công chứng Thăng Long nói riêng. Từ đó làm cơ sở cho nhận thức vấn đề, có căn cứ
vững chắc cho chuyên môn nghiệp vụ sau này khi làm việc.
Bài khóa luận này là nguồn cung cấp thông tin, nguồn tài liệu tham khảo cho
các đề tài nghiên cứu sau này.

- Ý nghĩa thực tiễn:
Đối với văn phòng công chứng: Bài khóa luận này giúp cho Văn phòng Công
chứng Thăng Long thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý văn
phòng một cách khoa học sẽ thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên
môn của văn phòng, góp phần không nhỏ trong việc xây dựng giá trị thương hiệu của
văn phòng công chứng.
Đối với cá nhân: Bài khóa luận này giúp chúng tôi nhận thức sâu sắc hơn về
công tác tổ chức và quản lý văn trong việc áp dụng vào thực tiễn công việc, cụ thể là
việc tổ chức và quản lý sao cho khoa học nhất để đảm bảo cho hoạt động của văn
4


phòng một cách hợp lý và có hiệu quả.
9. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề
tài khóa luận có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác tổ chức và quản lý văn
phòng.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng
công chứng Thăng Long.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn
phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.

5


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
QUẢN LÝ VĂN PHÕNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm văn phòng
Ở bất kì một cơ quan, đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý
cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý, cung cấp truyền đạt
thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo,
bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận đó
được gọi là văn phòng. Khái niệm văn phòng có rất nhiều cách hiểu khác nhau.
Trong các từ điển Tiếng Việt phổ thông, khái niệm văn phòng thường được giải
thích là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”1
Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao
tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định.
Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức
năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong
cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt
công tác của người lãnh đạo.
Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau:
- Về phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung
của cơ quan, tổ chức
- Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu
mang tính tổng hợp cho nhà quản lý
- Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin
văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hạnh của nhà quản lý
Phát triển khái niệm trên, Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) đưa ra khái niệm
“Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc
tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.... nào đó”
Tác giả Nguyễn Thành Độ đã đưa ra khái niệm về văn phòng một cách khái
quát như sau “văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là
nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị”2.
Như vậy chúng ta có nhể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, do

1

Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt,, Viện ngôn ngữ học,NXB Hà Nội – Đà Nẵng, tr.1101

2

Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, tr.9.

6


đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này. Trong đó có một khái
niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng cũng
như những người làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điều hành
tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin
nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức”3.
Từ những khái niệm văn phòng được nêu ở trên, trong đề tài này tôi tiếp cận
theo hướng là văn phòng doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực
thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp
thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều
hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn doanh nghiệp đó.
1.1.2. Khái niệm về tổ chức văn phòng
“Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nguyên nghĩa của "tổ
chức" “organon” theo tiếng Hy lạp là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có
chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người.
Theo sự tiến bộ của xã hội, khái niệm tổ chức được mở rộng và được đưa vào
trong đời sống xã hội. Tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi “tổ chức là một tổ
hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục

tiêu nào đó”4.
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết
các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi
ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”5.
Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận rõ đặc trưng mang tính phổ biến của "tổ chức" là
việc tập hợp, kết hợp, liên kết lại bao giờ cũng theo hình thức cơ cấu và quy luật vận
động đã định hình. Qua đó giúp cho “một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối
quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong
một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm
đạt những mục tiêu chung đã định”6.
Do vậy, Chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về Tổ chức như sau:
Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy
luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó
3

Đào Xuân Chúc, “văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, Kỷ yếu thội thảo khoa học “Quản
trị văn phòng-Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
tổ chức ngày 17/12/2004, tr.50
4
TS. Dương Quang Trung, Đề tài: “Một số vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức nhà nước và tổ chức hành chính
nhà nước”, Hà Nội, 2005, Tr5.
5
Từ điển Bách khoa Việt Nam, (2005), Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa . Tr455.
6
Từ điển Pháp - Việt, Pháp luật – Hành chính. NXB Thế Giới 1992. Tr 208.

7


cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác.

Từ các phân tích, dẫn giải nêu trên về khái niệm tổ chức chúng ta có thể hiểu tổ
chức văn phòng là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân
phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu
quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.1.3. Khái niệm về quản lý văn phòng
Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người. Quản lý
chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển.
Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau.
- Cách định nghĩa thứ nhất: F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người
đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo
khoa học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng:“Quản lý là
hoàn thành công việc của người chỉ huy thông qua người khác và biết được một cách
chính xác họ đã hoàn thành công việc tốt nhất và rõ nhất”7
Cách định nghĩa thứ hai, coi trọng tính hệ thống công việc trong tổ chức. Tiêu
biểu là định nghĩa của H. Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo
quy trình ,là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ
cận - hiện đại tới nay và được phát triển bởi J. Stoner và S. Robbins: “ Quản lý là tiến
trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động của các thành viên
trong tổ chức và việc sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu đã đề ra”8.
Cách định nghĩa thứ ba nhấn mạnh đến phương pháp kĩ thuật quản lý tác động
vào con người, điển hình là M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý dưới góc độ quan
hệ con người, khi nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật trong quản lý đã cho rằng: “Quản
lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác”9
Ở Việt Nam, cũng có rất nhiều tác giả đưa ra các khái niệm quản lý khác nhau như:
- Vũ Dũng đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục
đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”.10
- Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho rằng: “Hoạt động quản
lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến
khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận

hành và đạt mục đích của tổ chức”11.
7

Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr.12
Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12
9
Phan Huy Đường, (2017), Giáo trình Kho học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12
10
Vũ Dũng, (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý, NXB Đại học sư phạm, tr.47
11
Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản lý, NXB Đại học giáo dục, Đại
học quốc gia Hà Nội, tr.16.
8

8


Kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong
lịch sử tư tưởng quản lý cho đến nay, có thể tổng hợp và rút ra định nghĩa về quản
lý như sau: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ
thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu
của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.
Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng:
- Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan hệ
giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý. Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền
lực, theo quy trình, là phối hợp các nguồn lực, nhằm thực hiện mục tiêu chung và quản
lý tồn tại trong một môi trường luôn biến đổi
Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: chủ thể quản
lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản lý
(có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý. Những nhân tố đó có

quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý.
Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu quản lý văn phòng là sự tác
động của nhà quản trị văn phòng lên các đối tượng trong văn phòng (cơ sở vật chất,
con người, thông tin...) nhằm hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả.
1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng
1.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ
phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức
năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy văn phòng và lựa chọn, bố
trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó.
Bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để
đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Các bước xây dựng bộ máy văn
phòng cụ thể như sau:
Bước 1: xác định chức năng nhiệm vụ
Chức năng có thể được hiểu là những khả năng, năng lực của một chức vụ, vị
trí hay bộ phận được tạo ra để thực thi một mục đích nào đó của tổ chức. Thông
thường, một tổ chức có hai loại chức năng: chức năng nghiệp vụ và chức năng quản
trị. Chức năng quản trị là chức năng hoạch định, tham mưu và giám sát nhằm quản trị
công việc của tổ chức. Trong thực tế, chức năng được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ.
Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những
nhiệm vụ gì? Thí dụ một trong những chức năng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng
nhân viên đáp ứng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp. Chức năng này được cụ thể
hóa bằng các nhiệm vụ: thống kê tình hình sử dụng và biến động nhân sự; đánh giá
năng lực nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng; tuyển dụng; đánh giá nhân sự sau
9


tuyển dụng.
Bƣớc 2: xác lập các quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ phải thực hiện, cần xác định quy trình

tiến hành nhiệm vụ đó ra sao. Để xây dựng các quy trình, người ta thường dùng công
cụ 4W1H (what-who-when-where-how) và được diễn tả bằng một lưu đồ (flow chart).
Nghĩa là cần xác định các bước thực hiện theo thứ tự: việc gì (what), ai thực hiện
(who), thứ tự và thời gian giải quyết (when), địa điểm thực hiện (where), cách thức
tiến hành (how).
Quy trình có mục đích rõ ràng giúp mọi người trong tổ chức hiểu và thống nhất
một cách làm. Đồng thời, nó cũng là công cụ giám sát và chẩn đoán hoạt động của tổ
chức có đồng bộ hay không.
Bƣớc 3: lập sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự
Khi đã hình dung rõ văn phòng có những chức năng gì và được cụ thể hóa bằng
các nhiệm vụ gì thì tùy tình hình thực tế, có thể gom các nhiệm vụ đó lại thành từng
nhóm có mối liên quan với nhau về con người, nghiệp vụ chuyên môn... để hình thành
một sơ đồ tổ chức hay còn gọi là bộ máy.
Khi thiết kế sơ đồ, cần lưu ý bộ máy phải đảm bảo chuyển tải thông tin thông
suốt, không bị sai lệch giữa các cấp. Do vậy, sơ đồ càng có nhiều cấp thì nguy cơ sai
lệch hoặc tắc nghẽn thông tin càng cao.
Ngoài ra, cần chú ý xác định tầm hạn quản trị cho phù hợp. Tầm quản trị là khả
năng quán xuyến hoặc quản lý hệ thống của người quản lý. Công việc đơn giản thì tầm
quản trị rộng; càng phức tạp thì càng phải hẹp.
Sau khi xác định được mô hình tổ chức, tùy theo khối lượng công việc và tính
chất nghiệp vụ đòi hỏi mà xác định cần bao nhiêu người và trình độ ra sao.
Bƣớc 4: xác định bảng mô tả công việc cho từng vị trí
Sơ đồ đã được định biên và quy trình nghiệp vụ được xác định ở bước 2 sẽ giúp
xác định yêu cầu về trình độ hiểu biết, kỹ năng nghiệp vụ, trách nhiệm xử lý những
loại nghiệp vụ nào của từng vị trí và cả việc phải báo cáo cho ai. Đây là cơ sở để hình
thành bảng mô tả công việc cho từng vị trí.
Bƣớc 5: bố trí nhân sự
Có sơ đồ tổ chức, có bảng mô tả công việc, có hồ sơ nhân sự, vấn đề còn lại là
xác định nhân sự hiện tại có đảm đương được vị trí này hay không. Để làm được điều
này, cần tiến hành đánh giá sự phù hợp. Nếu phù hợp trên 70% thì có thể bố trí vào vị

trí đó và lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo bổ sung. Nếu dưới 70% thì nên bố trí sang vị
trí khác và thay người khác.
Ngoài ra, nếu công việc chỉ mang tính thời vụ, ngắn hạn hoặc cần độ chuyên
nghiệp cao thì phương án thuê ngoài đôi khi là phương án tối ưu.
10


1.2.2. Tổ chức nhân sự văn phòng
Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất cả những người
tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì
trong cơ quan văn phòng đó.
Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần
đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là một yếu tố tham
gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt
động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ chức).
Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượng sức lao động hiện
có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất
nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể.
Do có vai trò quan trọng như vậy nên các cơ quan, đơn vị luôn chú trọng đến
công tác tổ chức nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng.
Muốn phát huy được sức mạnh của mỗi nhân sự trong việc thực hiện thắng lợi
mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp các nhân sự theo một trật tự nào đó,
việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự trong cơ quan, đơn vị.
Từ đó, đã có rất nhiều những quan điểm khác nhau về quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị nhân sự
suy cho cùng là quản trị con người". Chính vì vậy, mà nội dung của quản trị nhân sự
rất phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề.
Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy
trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự
thông qua tổ chức”12.

Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử dụng
những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ,
công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong
cơ quan, đơn vị"13.
Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một
trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi
tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với
hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"14
Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy
đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức
12

Nguyễn Hữu Thân (2012 ),Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê, Tr.36.
PGS.TS Đỗ Hoàng Toàn, (1994), Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của Quản trị kinh doanh, (1994),
NXB Khoa học và Kĩ thuật
14
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống Kê.
13

11


và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói
riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua
phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và
đánh giá kết quả công việc".
Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản trị
văn phòng gồm dự thảo chiến lược, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp thời
chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quả các
quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan,

đơn vị.
Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong văn phòng.
Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của mỗi một cơ
quan, đơn vị. Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự trong văn phòng rất phức tạp đòi
hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt động quản trị nhân sự
bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm
xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc
đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó là gì?
phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi
những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có.
- Tuyển dụng nhân sự: Là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng
nhu cầu lao động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời
kỳ nhất định.
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình
giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình
độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong văn phòng. Mỗi
nghiệp vụ văn phòng đều cần đến lao động có trình độ, chuyên môn vững vàng. Do
vậy phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công việc,
đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được giao. Hoạt động của cơ
quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận hành chính nhân sự phải bố trí
hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về
người làm công tác văn phòng ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi
trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề nhân sự trong công tác văn phòng.
- Đãi ngộ nhân sự
Trong văn phòng, đãi ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không của người
lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc văn phòng. Đãi ngộ nhân sự có
thể được thông qua bằng đãi ngộ về vật chất (tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi xã
12

hội...), đãi ngộ bằng tinh thần (thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có niềm
vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc,
được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra
đối với bản thân và gia đình họ).
- Đánh giá kết quả thực hiện công việc: Trước công việc được giao, Lãnh đạo
văn phòng cần đánh giá đúng mực, trung thực công bằng những thành tích mà người
lao động đạt được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút ra những tồn tại yéu
kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn.
1.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT
1.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng là những công cụ, dụng cụ, phương tiện phục vụ trực
tiếp cho công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Hay nói cách khác
trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo
mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà
người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết.
Văn phòng là nơi tập hợp mọi nhu cầu về trang thiết bị, phương tiện làm việc từ
các bộ phận, phòng ban.
Văn phòng là đơn vị rà soát, chủ trì việc mua sắm, quản lý trang thiết bị của cơ
quan, đơn vị. Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp có bộ phận chuyên môn quản lý sẽ có
nhiệm vụ tham gia phối hợp mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn hoặc kỹ thuật phức tạp
Trang thiết bị văn phòng: bao gồm máy vi tính, máy in, máy scan, máy
photocopy, máy fax, máy chiếu, máy hủy hồ sơ, máy ghi âm ghi hình, thiết bị hội nghị,
thiết bị dân dụng điều hoà, tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm,
tài sản cố định như ô tô… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm việc trong quá trình
hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Tổ chức mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng cần phải xác định nhu cầu
mua sắm trang thiết bị; phê duyệt kế hoạch mua sắm; đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp;
ký hợp hợp đồng mua tài sản, làm thủ tục thanh toán; kiểm tra, nhận hàng và bàn giao

cho đơn vị sử dụng;
Trong quá trình sử dụng cần phải sử dụng đúng cách, đúng mục đích và bảo
dưỡng định kì các máy móc thiết bị: lập bảng danh mục các thiết bị; lập kế hoạch bảo
dưỡng máy móc thiết bị; duyệt kế hoạch tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa; nghiệm thu
thiết bị; lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị đi vào hoạt động.
Đối với trường hợp khi máy móc thiết bị xảy ra sự cố, cần phải kiểm tra và tiến
hành lập biên bản đánh giá mức độ hỏng hóc, sau đó làm công văn đề xuất sửa chữa
hoặc mua mới thay thế kịp thời bảo đảm tiến độ công việc của các phòng ban.
Cần kiểm kê tài sản định kì hàng năm. Đối với các thiết bị đã cũ, hỏng hoặc
13


không còn phù hợp với điều kiện và hoạt động của cơ quan, đơn vị, cần phải lập kế
hoạch thanh lý trình lãnh đạo văn phòng xét duyệt.
1.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng
Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt các hoạt động
như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin (bao gồm phân tích, so sánh, hệ
thống hóa, tổng hợp…); cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo để ban hành các
quyết định quản lý; phổ biến thông tin và lưu giữ thông tin.
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ
thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các
sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng (Information Technology) là việc con người sử dụng máy tính và phần
mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, thu thập thông tin và cung
cấp giải pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ để thực hiện công tác văn phòng một
cách phù hợp và tối ưu nhất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất
các nhiệm vụ được giao của văn phòng.
Ngày nay với sự phát triện của CNTT thì việc thực hiện những công việc thu
thập và xử lý thông tin của văn phòng trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.
CNTT đã góp phần giải phóng cho cán bộ, nhân viên văn phòng giảm bớt nhiều thao

tác mang tính sự vụ để có thể tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng khá, giúp hoạt
động quản lý và điều hành văn phòng đạt hiệu quả cao hơn.
Để ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng yêu cầu:
Vấn đề nhân lực: cần phải có đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng có trình độ
tin học cao, sử dụng thông thạo máy vi tính và các phần mềm ứng dụng cùng những
kiến thức cơ bản về mạng máy tính, internet vv….
Vấn đề trang thiết bị tin học: cần phải trang bị hệ thống trang thiết bị tin học
như máy ví tính, máy in, máy scan… có kết nối mạng Internet và hệ thống cơ sở hạ
tầng mạng bao gồm đường truyền, server, các thiết bị mạng.
Vấn đề xây dựng và sử dụng phần mềm máy tính: xây dựng phần mềm chuyên
biệt để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do công tác văn phòng đặt ra. Các phần mềm
phải tích hợp để sử dụng chung một đầu mối truy cập qua “Cổng thông tin điện tử”; và
có kế hoạch bảo mật dữ liệu, thường xuyên bảo trì, nâng cấp phần mềm cho phù hợp
với nhu cầu công việc thực tế.
Ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn
phòng, giúp xử lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, kịp thời.Văn phòng ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác tham mưu bằng việc thực hiện theo dõi các chương
trình công tác, sắp xếp lịch làm việc thông qua các phần mềm theo dõi công việc, phần
mềm nhắc nhở...Trong công tác hành chính, tổ chức, ứng dụng công nghệ thông tin đảm
14


bảo quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu; sử dụng biểu mẫu văn bản có sẵn tiết kiệm được chi
phí phát hành và thời gian triển khai.Trong công tác quản trị, tài vụ: ứng dụng công
nghệ thông tin trong việc quản lý cở sở vật chất kỹ thuật một cách khoa học, thuận lợi
cho việc kiểm tra, kiểm soát tài sản cơ quan, doanh nghiệp trách thất thoát.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trước hết giúp cho công việc văn
phòng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm. Ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng là sự cần thiết, tất yếu trong hoạt động tổ
chức và quản lý văn phòng.

1.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
Các nghiệp vụ văn phòng cần được xây dựng với quy trình chặt chẽ, khoa học
kết hợp trang thiết bị văn phòng hiện đại để thúc đẩy hoạt động văn phòng được vận
hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm:
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức
- Tổ chức và quản lý công tác hội họp
- Tổ chức các chuyến đi công tác
- Tổ chức quản lý văn bản
- Công tác lễ tân
Để tổ chức và quản lý nghiệp vụ văn phòng cần phải đảm bảo các vấn đề sau:
Thứ nhất, Hình thành các bộ phận nghiệp vụ
Thứ hai, Bố trí nhân sự thực hiện nghiệp vụ
Thứ ba, Xây dựng quy trình nghiệp vụ
Thứ tư, Kiểm tra đánh giá thực hiện nghiệp vụ
Tất cả các nghiệp vụ đều được xây dựng các quy trình nghiệp vụ riêng cụ thể ở
từng nghiệp vụ:
1.2.4.1. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam,
vấn đề sử dụng thông tin trong lãnh đạo quản lý đã trở thành đòi hỏi tất yếu của sự
phát triển đối với cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt chức năng thu thập, xử lý thông tin
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và có hiệu quả, văn phòng phải tổ chức
công tác thông tin một cách khoa học.
Khi tổ chức thông tin phải kịp thời, chính xác, đầy đủ; có tính hệ thống và tổng
hợp, thông tin phải đơn giản, dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp nhận, phù hợp; bảo mật và đảm
bảo tính hiệu quả.
Quy trình tổ chức công tác thông tin
Bước 1: Xây dựng và tổ chức nguồn tin
Bước 2: Thu thập thông tin
Bước 3: Phân tích và xử lý thông tin
15

Bước 4: Cung cấp, phổ biến thông tin
Bước 5: Lưu trữ, bảo quản thông tin
Hệ thống thông tin chính là phương tiện quan trọng để văn phòng thực hiện tốt
nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và chức năng tổng hợp, tham mưu
giúp cho lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành công việc.
1.2.4.2. Tổ chức và quản lý công tác hội họp
Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công
việc. Thông qua, nhà quản lý, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo điều hành để giải quyết các
công việc cần thiết, quan trọng. Tổ chức khoa học công tác hội họp của cơ quan, đơn
vị có tác động rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và nó
gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Họp thường có họp tham mưu tư vấn, họp làm việc, họp chuyên môn, họp giao
ban, hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết tổng kết.
Ngoài việc họp để chỉ đạo, điều hành công việc, trao đổi thông tin, kiểm soát
công việc của các phòng ban, cá nhân; hội họp còn nhằm tạo ra sự phối hợp hành
động, đề cao tinh thần tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các bộ phận, cá nhân
góp phần tăng năng suất hiệu quả công việc. Trong cuốn “Tổ chức làm việc theo khoa
học của Kerry Gleeson có đưa ra quan điểm rất sâu sắc: “Mọi người đều phải nhờ đến
nhau để giải quyết công việc nên hội họp là điều kiện lý tưởng nhất để mọi người có
thể trao đổi và phổ biến những cái mới, nhiệm vụ mới”15.
Nguyên tắc tổ chức hội họp
Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm nguyền và phạm vi trách nhiệm được
phân công.
Chỉ tiến hành họp khi thật sự cần thiết
Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, trách nhiệm
trong từng công việc.
Điều hành họp theo chương trình kế hoạch, đảm bảo hiệu quả tiết kiệm
Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại

cuộc họp với nhau.
Quản lý việc tổ chức hội họp
Ban hành các quy định pháp lý về hội họp. Nhà quản lý lãnh đạo cần phải ban
hành các quy chế, quy định về chế độ hội họp tại cơ quan, đơn vị mình. Các quy chế,
quy định đó có thể là một văn bản riêng hoặc là một phần trong quy chế hoạt động
chung của cơ quan, đơn vị.

15

Kerry Glesson (2003), Tổ chức làm việc theo khoa học, NXB Thanh Niên, tr.106”

16


Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp thường kỳ của cơ quan, đơn vị. Đây là công
việc cần thiết trong quản lý hội họp, giúp cho việc tổ chức hội họp được hoạch định
một cách khoa học, đảm bảo tính chủ động và mang lại hiệu quả thiết thực.
Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường đôn đốc kiểm tra việc tổ chức hội họp theo
đúng quy định của pháp luật, chống lãng phí.
Thực hiện quy trình tổ chức hội họp
Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc họp ( lập kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp;
soạn thảo và gửi giấy mời họp; chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp)
Bước 2: Tiến hành cuộc họp (đón tiệp đại biểu, điều hành cuộc họp, ghi biên
bản họp)
Bước 3: Kết thúc cuộc họp (tổng hợp các văn bản, tài liệu trong cuộc họp để lập
hồ sơ công việc; hoàn thiện biên bản họp gửi các bộ phận, các nhân liên quan triển
khai công việc; thông báo kết quả cuộc họp, các văn bản quyết định được thông qua;
tổng kết rút kinh nghiệm; thanh quyết toán và lập hồ sơ cuộc họp)
Hội họp là hình thức hoạt động phổ biến và rất quan trọng nhằm phục vụ công
việc điều hành và quản lý của người lãnh đạo. Do vậy mỗi cơ quan đơn vị, cá nhân và

nhất là bộ phận văn phòng cần trau dồi nâng cao kỹ năng tổ chức hội họp, giúp cho
công tác tổ chức hội họp đạt chất lượng, hiệu quả.
1.2.4.3. Tổ chức các chuyến đi công tác
Văn phòng với chức năng nhiệm vụ của mình là bộ phận tham mưu, giúp việc
trong hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, trong đó có việc tổ chức các
chuyến đi công tác của cơ quan, đơn vị. Đây là một hình thức hoạt động được tổ chức
phổ biến, thường xuyên và rất cần thiết với mục đích để giải quyết công việc, kiểm
tra, đôn đốc, chỉ đạo công việc của đơn vị cấp dưới hoặc nghiên cứu thị trường, ký kết
hợp đồng. Do vậy văn phòng cần tích cực, chủ động, chuẩn bị chu đáo cho quá trình tổ
chức chuyến đi công tác được hiệu quả, thiết thực.
Để tổ chức chuyến đi công tác cần lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác có
nghĩa là dự kiến các công việc cần chuẩn bị và các công việc phải làm như: mục đích
chuyến đi, nội dung chuyến công tác, thành phần tham dự, hồ sơ tài liệu, thời gian
chuyến đi, địa điểm đến, kinh phí cho chuyến công tác.
Bên cạnh đó văn phòng cần xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân
liên quan đến việc chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác. Kế hoạch phải được lập chi
tiết cụ thể và gửi sớm trước tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để nắm bắt và kịp
thời điều chỉnh khi cần thiết. Văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận, cá nhân
có liên quan để lường trước những khó khăn, phát sinh, lên phương án dự trù và sẵn
sàng giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời.

17


Tổ chức và quản lý chuyến đi công tác
Liên hệ với cơ quan, tổ chức nơi đến công tác: đây là yêu cầu bắt buộc trừ các
chuyến đi kiểm tra đột xuất. Liên hệ bằng điện thoại trước nếu đối tác chấp nhận thì
gửi văn bản tới sau. Trong văn bản cần đảm bảo thông tin một cách chính xác, đầy đủ
để tạo điều kiện cho phía cơ quan tiếp nhận có sự chuẩn bị đón tiếp cũng như chuẩn bị
về mặt nội dung công việc.

Nếu trường hợp chuyến đi công tác bị hủy hoặc thay đổi một số nội dung, văn
phòng cần thông báo kịp thời cho cơ quan tiếp nhận được biết.
Đối với những chuyến công tác nước ngoài, văn phòng cần sớm thực hiện các
thủ tục cấp hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cảnh và liên hệ cơ quan nước sở tại.
Trước khi đoàn xuất phát cần kịp thời thông báo bằng điện thoại hoặc email về
ngày giờ đoàn sẽ đến cho cơ quan tiếp nhận công tác biết.
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính: Việc chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu phải kỹ càng, cẩn thận và tránh sai sót.
Sử dụng phương tiện phục vụ chuyến công tác: văn phòng phải nắm vững các
chặng dừng chân và các hệ thống dịch vụ để lựa chọn phương tiện cho phù hợp, an toàn.
Chuẩn bị kinh phí phục vụ chuyến đi công tác: Khi lập dự trù kinh phí phải lưu
ý đến chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh. Cần nắm
vững các quy định của nhà nước về công tác phí. Khi đi công tác, các thành viên tham
gia cần lưu ý về việc lưu giữ chứng từ hóa đơn để quyết toán tài chính sau chuyến đi.
Kiểm tra lại công việc chuẩn bị: Trước ngày chuyến đi công tác diễn ra văn
phòng cần kiểm tra lại lịch trình chuyến đi, thời gian khởi hành kết thúc, phương tiện
vận chuyển, các tài liệu quan trọng và các giấy tờ cần thiết mang theo.
Khi đoàn công tác trở về, văn phòng cần báo cáo tóm tắt hoạt động của cơ quan
đơn vị trong thời gian lãnh đạo đi công tác. Chuyển các văn bản, thư từ văn phòng
nhận, báo cáo lãnh đạo tiến độ giải quyết công việc trong quá trình lãnh đạo đi công
tác. Văn phòng cần nhận lại các chứng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thủ tục
thanh toán. Văn phòng tập hợp các văn bản, hồ sơ về chuyến đi công tác để lập hồ sơ
lưu trữ.
1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản
Văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin
cậy và chính xác cao, gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động
của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tất cả các văn bản đi và văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập
trung thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.

Văn bản đi và văn bản đến vào ngày nào phải đăng ký, phát hành và chuyển
18