Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại phòng thương mại và công nghiệp việt nam VCCI

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG
TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP
VIỆT NAM - VCCI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện

: LÊ THỊ LIÊN

Mã số sinh viên

: 1405QTVB025

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại
Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI” là công trình nghiên
cứu khoa học độc lập của riêng tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong đề tài
có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Đề tài có sự
tham khảo và kế thừa, các nội dung tham khảo đƣợc trích dẫn và có chú thích
rõ ràng, hoàn toàn không sao chép. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài do tôi
tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực
tiễn của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Các kết
quả này chƣa từng đƣợc công bố trong bất kì nghiên cứu nào.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trƣớc lời cam đoan trên!
Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018
Sinh viên

Lê Thị Liên


LỜI CẢM ƠN
Đƣợc sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hƣớng dẫn của
Ths. Nguyễn Đăng Việt tôi đã thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy
Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI”.
Để hoàn thành bài khoá luận này, tôi xin đƣợc gửi lời cám ơn chân
thành đến các thầy cô trong Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô
Khoa Quản trị văn phòng đã trang bị cho tôi kiến thức và kĩ năng về nghiệp
vụ văn phòng.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các cô, chú, anh, chị trong Văn
phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Đặc biệt là lời cám
ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Nhung - Chuyên viên Phòng Tổng hợp của
Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam đã giúp đỡ và

hƣớng dẫn tận tình cho tôi trong suốt thời gian tôi khảo sát tại cơ quan.
Tôi xin chúc ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của Phòng Thƣơng
mại và Công nghiệp Việt Nam luôn gặt hái đƣợc nhiều thành công trong sự
nghiệp.
Tôi xin đƣợc gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến Ths. Nguyễn Đăng Việt,
Thầy đã tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực
hiện đề tài.
Xin cám ơn các thầy trong khoa đã giúp đỡ, hƣớng dẫn tôi để tôi có thể
hoàn thành bài khoá luận đúng thời gian và quy định của trƣờng.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018
Sinh viên

Lê Thị Liên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ......................................................... 5
4. Mục tiêu nghiên cứu. .............................................................................. 5
5. Nhiệm vụ nghiên cứu. ............................................................................. 5
6. Giả thuyết nghiên cứu. ............................................................................ 6
7. Phƣơng pháp nghiên cứu. ....................................................................... 6
8. Cấu trúc đề tài. ........................................................................................ 7
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 9

CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY VĂN PHÕNG ........................................................................................ 9
1.1. Một số khái niệm cơ bản. .................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn phòng. ....................................................................... 9
1.1.2. Khái niệm Tổ chức.......................................................................... 12
1.1.3. Khái niệm Tổ chức bộ máy văn phòng. .......................................... 12
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng................................................. 13
1.2.1. Chức năng ....................................................................................... 13
1.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 14
1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng. ............................................................. 15
1.3.1. Vai trò. ............................................................................................ 15
1.3.2. Vị trí. ............................................................................................... 16
1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng. ............................................. 17
1.5. Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng. ......................................... 19


1.6. Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng. ................... 20
1.7. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy văn phòng. .............. 22
1.7.1. Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng. ............................. 22
1.7.2. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng. ..................... 24
Tiểu kết: .................................................................................................... 25
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT
NAM-VCCI .................................................................................................... 26
2.1. Tổng quan về Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. .. 26
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. .................................................... 26
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt
Nam-VCCI. ............................................................................................... 30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của VCCI. .............................................................. 34
2.1.4. Những đặc điểm cơ bản của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp

Việt Nam ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức bộ máy Văn phòng. ............. 38
2.2. Thực trạng bộ máy văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công
nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 52
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công
nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 52
2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công
nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 55
2.2.3. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng của
Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ....................................... 58
2.2.4. Đội ngũ cán bộ nhân viên của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và
Công nghiệp Việt Nam. ............................................................................ 62
2.3. Đánh giá kết quả công tác xây dựng và tổ chức bộ máy Văn phòng
của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ................................. 64
2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 65


2.3.2. Nhƣợc điểm..................................................................................... 66
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 67
Tiểu kết: .................................................................................................... 68
CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY
VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP ....... 69
VIỆT NAM..................................................................................................... 69
3.1. Mục tiêu và phƣơng hƣớng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng
Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam.................................................... 69
3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và
Công nghiệp Việt Nam ............................................................................. 69
3.1.2. Phƣơng hƣớng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng
mại và Công nghiệp Việt Nam ................................................................. 70
3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại
và Công nghiệp Việt Nam ........................................................................ 71

3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng VCCI...... 71
3.2.2. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ CB-NV trong các phòng ban ................. 74
3.2.3. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phòng ban
trong Văn phòng của VCCI. ..................................................................... 76
3.2.4. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ....................................... 79
Tiểu kết: .................................................................................................... 80
KẾT LUẬN .................................................................................................... 81
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 83
PHẦN PHỤ LỤC


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt NamVCCI. .............................................................................................................. 37
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng- Phòng Thƣơng mại và Công
nghiệp Việt Nam ............................................................................................. 57
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ thay đổi cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng VCCI..... 72
Bảng 2.1: Nguồn nhân lực của VCCI ............................................................. 39
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân viên trong Văn phòng VCCI ..................................... 58
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân viên trong Văn phòng VCCI theo mô hình mới ....... 75
Biểu đồ 2.1: Số lƣợng nhân viên của VCCI qua từng thời kì (2000-2017) .... 39
Biểu đồ: 2.2. Trình độ chuyên môn đội ngũ CB-NV của VCCI..................... 41


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt

Chữ viết thƣờng

1

Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt

VCCI

Nam
2

BCH

Ban chấp hành

3

BTT

Ban thƣờng trực

4

TW

Trung ƣơng

5

HĐ

Hội đồng

6

CB-NV

Cán bộ, nhân viên

7

CVP

Chánh văn phòng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Hãy cho chúng tôi một tổ chức những ngƣời cách mạng, chúng tôi sẽ
đảo lộn cả nƣớc Nga”[1]. Câu nói bất hủ ấy của Lenin làm cho chúng ta hiểu
về tổ chức và vai trò của nó đối với xã hội. Tổ chức quan trọng nhƣ vậy
nhƣng nó lại là một khái niệm rất thông dụng trong xã hội hiện đại. Thuật ngữ
này có nguồn gốc từ tiếng Hy lạp cổ; organon tức là công cụ, là phƣơng tiện.
Trong Tiếng Việt “tổ chức” có thể là danh từ, động từ hoặc trạng từ. Khi là
danh từ thì coi tổ chức là một thực thể xã hội, lúc này tổ chức chỉ sự hiện diện
của một cơ quan, nhà máy, trƣờng học,…với những chức năng, nhiệm vụ rõ
ràng, có cơ cấu bộ máy, có cơ sở hạ tầng,…vv và đang hoạt động. Khi tổ chức
là động từ thì nó có nghĩa là chỉ một tập hợp những hoạt động nào đó đã đƣợc
chuẩn bị và thực hiện trong một thời gian nhất định nhằm hoàn thiện một mục
tiêu nào đó. Tổ chức là động từ thƣờng đƣợc thực hiện thông qua tổ chức
(danh từ) nhất là trong xã hội hiện đại. Khi chỉ trạng thái của hoạt động “tổ
chức” là trạng từ thí dụ “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt động của cơ quan
này có tổ chức”. Dù là ở thể nào thì các loại “tổ chức” có liên quan đến

nhau.[2]
Tổ chức bộ máy văn phòng và hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng
luôn là một trong những vấn đề đƣợc các cơ quan tổ chức đặc biệt quan tâm.
Bởi lẽ, cho dù là cơ quan quản lí Nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân hay công ty
đa quốc gia,…cũng không thể thiếu đƣợc bộ phận văn phòng. Bộ phận này
đƣợc coi là “bộ mặt” của các cơ quan, doanh nghiệp; đóng vai trò quan trọng
trọng góp phần tạo nên sự thành công trong hoạt động của cơ quan cũng nhƣ

1

V.I.Lê-nin Toàn tập (1975), NXB Tiến bộ, tập 6, tr 162

2

PGS.TS.Phan Huy Tiến (2013), Giáo trình Tổ chức học đại cương, NXB Hà Nội, Tr 1

1


doanh nghiệp.[3]
Bộ máy văn phòng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho cơ quan,
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của mình.Văn phòng thực hiện hai
chức năng cơ bản là tham mƣu- tổng hợp và hậu cần. Để thực hiện tốt nhiệm
vụ của mình các cơ quan tổ chức cần có một bộ máy văn phòng có đủ khả
năng đáp ứng các yêu cầu trong giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Tuy nhiên, không phải cơ quan, tổ chức nào cũng làm tốt công tác tổ
chức bộ máy văn phòng cho đơn vị mình,vì quá trình này đòi hỏi phải có một
đội ngũ nhà quản trị các cấp làm việc chuyên tâm, nhiệt huyết, và vận dụng
các kĩ năng quản trị của mình một cách linh hoạt và khoa học vào công tác tổ

chức, đồng thời không ngừng học tập, trau dồi các tri thức về tổ chức và nắm
bắt xu thế về xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên các quốc gia phát
triển khác nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng của cơ quan, đơn vị hoạt động
đạt hiệu quả cao và đáp ứng đƣợc nhu cầu của thời đại.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề trên, cùng với những kiến
thức thực tế đã đƣợc trang bị trong quá trình học tập tại Trƣờng Đại học Nội
vụ Hà Nội tác giả đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn
phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI”. Làm đề tài
nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” đã có một số các
đề tài tiêu biểu nhƣ sau:
 Giáo trình:
+ Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ
3

Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, Tr 3

2


thuật.
Nội dung giáo trình gồm 9 chƣơng cơ bản: Trong đó giáo trình đã chú
trọng nghiên cứu về các vấn đề nhƣ: Khái niệm văn phòng, quản trị văn
phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự và một số vấn đề khác có
liên quan đến văn phòng.
+ Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiền (2012)
Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân.
Nội dung của giáo trình gồm 12 chƣơng cơ bản chia làm hai phần:
Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: Gồm

3 chƣơng: Chƣơng 1: Đại cƣơng về văn phòng và quản trị văn phòng;
Chƣơng 2: Công tác tổ chức văn phòng; Chƣơng 3: Quản trị lao động văn
phòng
Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng gồm 9 chƣơng còn lại
gồm: Chƣơng 4: Tổ chức công tác thông tin của văn phòng; Chƣơng 5: Quản
lí thời gian làm việc; Chƣơng 6: Tổ chức tiếp khách; Chƣơng 7: Tổ chức hội
họp, hội nghị; Chƣơng 8: Tổ chức các chuyến đi công tác; Chƣơng 9: Công
tác văn thƣ; Chƣơng 10: Công tác lƣu trữ; Chƣơng 11: Soạn thảo văn bản
quản lí; Chƣơng 12: Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính.
 Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời
chỉ ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp.
+ Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ
Văn Thắng Quản trị văn phòng (2015), Nxb Đại học quốc gia TP.HCM; Giáo
trình gồm 10 chƣơng chia làm 2 phần; Phần thứ nhất: Tổng quan về Quản trị
Văn phòng; Phần thứ hai: Một số kĩ năng hành chính văn phòng cơ bản.
 Giáo trình nghiên cứu sâu về các kĩ năng hành chính văn phòng, đồng
thời khái quát đƣợc khối kiến thức về quản trị văn phòng.
+ Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, Nxb Thống kê; Giáo trình gồm 16 chƣơng
chia làm 5 phần; Phần 1: Những vấn đề căn bản của quản trị; Phần 2: Hoạch

3


định và ra quyết định; Phần 3: Tổ chức; Phần 4: Lãnh đạo; Phần 5: Kiểm soát.
 Giáo trình nghiên cứu sâu về các vấn đề của quản trị, cung cấp khối
kiến thức cơ bản nhất về khoa học quản trị.
+ PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) Tổ chức học đại cương, Nxb Hà
Nội. Qua giáo trình, tác giả Phan Huy Tiến đã nghiên cứu khối kiến thức
chung về tổ chức học, tác giả đã chỉ ra các loại tổ chức, lí thuyết về tổ chức,
chỉ ra các loại xug đột trong tổ chức và tìm hiểu về văn hóa tổ chức, cách thiết

kế tổ chức.
+ Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành hính văn phòng, Nxb Thống
kê. Nội dung giáo trình trình bày về những vấn về hành chính văn phòng nhƣ
các nghiệp vụ thƣ kí, nghiệp vụ thƣ thập và xử lí thông tin, tổ chức hội nghị,
hội thảo, kĩ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ lƣu trữ và các vấn đề về
đạo đức công sở.
Nhìn chung, các giáo trình nêu trên đã cung cấp một lƣợng lớn tri thức
về văn phòng và công tác văn phòng, giúp cho tác giả có cái nhìn tổng quan
và là tiền đề để tác giả nghiên cứu về mặt nội dung và lí luận cho đề tài của
mình.
 Các khoá luận tốt nghiệp
+ Trần Thị Linh, Khoá luận “Hoàn thiện mô hình “Văn phòng không
giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trƣờng
Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này nghiên cứu về cách thức xây dựng mô
hình văn phòng không giấy tại UBND quận Hải Châu. Tuy nhiên trong đề tài
này, tác giả chƣa chỉ ra đƣợc việc tổ chức văn phòng tại đây đã phù hợp chƣa,
cách xây dựng bộ máy tổ chức nhƣ thế nào.
+ Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trƣờng Đại học Nội vụ
Hà Nội. Đề tài này nghiên cứu về khía cạnh các chức năng chính của văn
phòng và đƣa ra giải pháp nâng cao hiệu quả khi hoạt động, đề tài cũng chƣa

4


nghiên cứu sâu về mặt tổ chức bộ máy trong văn phòng.
Nói tóm lại, hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ
chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan Nhà nƣớc và doanh nghiệp. Tuy
nhiên nghiên cứu sâu về công tác tổ chức bộ máy văn phòng và đƣa ra hƣớng
hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng thƣơng mại và Công nghiệp Việt

Nam- VCCI thì chƣa có nhiều đề tài nghiên cứu sâu.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
 Đối tƣợng nghiên cứu: Bài khoá luận nghiên cứu về công tác tổ chức
bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt NamVCCI.
 Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Tại trụ sở Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp
Việt Nam- VCCI: Số 9, Đào Duy Anh, quận Đống Đa, TP.Hà Nội.
+ Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê và văn bản tài liệu có liên
quan từ năm 2000 đến nay.
4. Mục tiêu nghiên cứu.
 Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại
Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.
 Đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng
Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu đã đề ra đề tài tập trung giải quyết
các nhiệm vụ sau:
o Nghiên cứu cơ sở lí luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng.
o Chỉ ra tầm quan trọng và tính tất yếu của việc hoàn thiện tổ chức bộ
máy văn phòng.
o Tìm hiểu các đặc điểm cơ bản của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp
Việt Nam- VCCI và sự ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức bộ máy văn

5


phòng.
o Chỉ ra thực trạng về việc xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại
phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.
o Đánh giá đƣợc ƣu, nhƣợc điểm trong công tác tổ chức bộ máy văn

phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI.
o Đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng
Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI.
6. Giả thuyết nghiên cứu.
Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI là tổ chức quốc
gia tập hợp và đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, ngƣời sử dụng lao động
và các hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam.
Hoạt động của VCCI nhằm mục đích phát triển, bảo vệ và hỗ trợ các
doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, thúc đẩy các
quan hệ hợp tác kinh tế, thƣơng mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam
với các nƣớc trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi; đây cũng là một tổ chức độc
lập, phi chính phủ (NGO), phi lợi nhuận, có tƣ cách pháp nhân và tự chủ về
tài chính. Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam có
vai trò đặc biệt quan trọng, thực hiện các nhiệm vụ hành chính nhằm thực
hiện tốt các mục tiêu đề ra của VCCI. Chính vì thế, việc hoàn thiện bộ máy
văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam là tất yếu và đặc
biệt quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và xu thế chung của toàn xã
hội.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu.
Đề tài đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
 Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp đến cơ quan tham gia thực
hiện một số nghiệp vụ văn phòng nhƣ soạn thảo văn bản, lƣu trữ, tham gia
vào tổ chức hội họp tại cơ quan.
 Phƣơng pháp quan sát: Đây là phƣơng pháp đầu tiên tôi sử dụng để

6


nghiên cứu cho bài khoá luận của mình, trong quá trình khảo sát tại cơ quan,
tôi tiến hành quan sát cách tổ chức, sắp xếp vị trí việc làm cũng nhƣ số lƣợng

nhân sự trong văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam.
Qua đó hiểu đƣợc cách thức tổ chức,sắp xếp và mô hình hoạt động của văn
phòng tại cơ quan.
 Phƣơng pháp mô tả: Sau quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, có
cái nhìn thực tế và khách quan, tôi tiến hành mô tả toàn bộ hoạt động có liên
quan đến công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại cơ quan.
 Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Thông qua việc vận dụng các
phƣơng tiện tìm kiếm tài liệu nhƣ internet, thƣ viện, sách báo, đọc các tài liệu
chuyên ngành có liên quan đến văn phòng và hoạt động tổ chức bộ máy văn
phòng của cơ quan.
 Phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin: Đây là phƣơng pháp chủ
yếu đƣợc sử dụng để hoàn thiện bài khoá luận. Với phƣơng pháp này tôi thực
hiện thu thập thông tin từ các văn bản, tài liệu, các báo cáo hoạt động của văn
phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam qua hàng năm (Từ năm
2000 đến nay).
 Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp: Trên cở sở đã thu thập đƣợc tôi
tiến hành phân tích, tổng hợp thông qua đó đƣa ra các số liệu đánh giá nhận
xét khách quan và thu đƣợc kết quả của quá trình nghiên cứu.
8. Cấu trúc đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì
đề tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng I: Cơ sở lí luận về Văn phòng và Tổ chức bộ máy văn
phòng.
Chương này tập trung vào việc giải thích các từ khoá có liên quan đến
văn phòng nói chung và tổ chức bộ máy văn phòng nói riêng. Nhằm tạo cơ sở
nghiên cứu vấn đề khi áp dụng vào Văn phòng của Phòng Thương mại và

7

Công nghiệp Việt Nam.
Chƣơng II: Thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy
văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI.
Chương này tập trung vào việc chỉ ra thực trạng về việc tổ chức bộ
máy Văn phòng tại phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, qua đó, tác
giả có cái nhìn tổng quan và đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu-nhược điểm
khi đi vào hoạt động của bộ máy văn phòng. Đồng thời, khái quát được lịch
sử hình thành cũng như chức năng nhiệm vụ và những đặc điểm cơ bản của
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ảnh hưởng đến quá trình tổ
chức bộ máy Văn phòng.
Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng
tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI
Từ việc chỉ ra thực trang về việc tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ở chương 2 và những cơ sở lí luận tại
chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy Văn phòng
tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.

8


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY VĂN PHÕNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản.
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần
phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu nhƣ: tổ chức, thu
thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và
nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan,
đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên đƣợc gọi là văn

phòng.
Văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhau nhƣ sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm
này thì ở các cơ quan thẩmquyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành
lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng
Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là
phòng hành chính tổng hợp.[4]
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.[5]
=> Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhƣng
đều có điểm chung đó là:
+Văn phòng phải là bộ máy đƣợc tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng
sẽ gồm nhiều bộ phận với số lƣợng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện
mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc
4

PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr10

5

PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr12

9


đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất
nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc

điểm hoạt động của công tác văn phòng.
Ngoài ra theo quan điểm của nhóm tác giả GS.TS.Nguyễn Thành Độ,
ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS.Trần Phƣơng Hiền trong Giáo trình Quản trị
văn phòng đã đƣa ra khái niệm về “văn phòng” nhƣ sau:
Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính
chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn
phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt
động của văn phòng với hoạt động quản lí nói chung.
Ở bất kì một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo,
quản lí cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lí cung
cấp thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lí điều hành
của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của
cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”.
Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng
nhƣ sau:
- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính
trong cơ quan đơn vị (Theo từ điển Tiếng Việt năm 1992). Quan niệm
này đồng nhất với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị.
- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà
hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn
phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,…)
- Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ).
VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nƣớc,…
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lí điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

10


đơn vị.

 Các khái niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn
phòng”.Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem
xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong cơ quan, đơn
vị.
Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lí, cung cấp thông tin từ bên
ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra
gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi
giúp cho công tác quản lí điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt
động rất đặc trƣng của công tác văn phòng.
Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng
tiện vật chất kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý
kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau
khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lí các tài
sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử
dụng của các yếu tố này.
Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu
tố vật chất kĩ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn
phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra
phục vụ cho công tác quản lí điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng
trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị
nhƣ sau;
“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi
thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí;
là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động

11


của cơ quan, đơn vị[6]

1.1.2. Khái niệm Tổ chức
Có rất nhiều nhà nghiên cứu đã chỉ ra khái niệm về Tổ chức: Trong đó;
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn
và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách
tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các
yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân,
quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các
hoạt động khác nhau của tổ chức.
Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:
- Tổ chức bộ máy
- Tổ chức quá trình (Tổ chức công việc): Tổ chức quá trình quản trị và
tổ chức quá trình sản xuất – kinh doanh;
Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một
tổ chức bộ máy cơ quan tổ chức (Có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng
ban chức năng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phồng ban cũng
nhƣ của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ thống các phòng ban có liên quan (có
những bộ phận nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…)
1.1.3. Khái niệm Tổ chức bộ máy văn phòng.
Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các
bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác
6

Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh

tế Quốc dân.

12


định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa
chọn, bố trí cán bộ vào các cƣơng vị phụ trách các bộ phận đó.
 Tổ chức bộ máy văn phòng là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ
đã xác định của bộ máy văn phòng để sắp xếp về lực lƣợng, bố trí về cơ cấu,
xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống văn phòng của doanh nghiệp
hoạt động nhƣ một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1.2.1. Chức năng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có
thể thấy văn phòng có các chức năng cơ bản sau:
+ Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trƣơng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ƣu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan,
tổ chức đó.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, ngƣời ra quyết định phải nắm đƣợc nhiều lĩnh vực, phải có mặt mọi
lúc, mọi nơi… Điều này vƣợt quá khả năng của một con ngƣời. Vì lý do đó,
ngƣời thủ trƣởng cần ý kiến tham mƣu của lực lƣợng giúp việc. Thông
thƣờng, theo cơ câu tổ chức trực tuyến-chức năng, lực lƣợng trợ giúp về các
lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ
trƣởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc dể
đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trƣởng những thông
tin, những phƣơng án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Nhƣ vậy, tham mƣu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan,
không bị gò bó, ràng buộc.
+ Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban

13


lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Các dự án thông qua các công việc cụ thể nhƣ xây
dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức
triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các
hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo
luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các
văn bản…
+ Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận
cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử
dụng chúng có hiệu quả. Số lƣợng, đặc điểm của các phƣơng tiện phụ thuộc
vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan. Phục vụ một cách tiết
kiệm và có hiệu quả là phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng.
 Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh dạo, thủ trƣởng
thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn
phòng với tƣ cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tƣ cách nhƣ
một loại hoạt động.
1.2.2. Nhiệm vụ
Các chức năng của văn phòng đƣợc thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Tổng hợp chƣơng trình công tác cho cơ quan, đơn vị
+ Thu thập xử lý thông tin
+ Tƣ vấn về văn bản
+ Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
+ Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

+ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tƣ, tài sản
+ Tổ chức công tác bảo vệ
+ Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên

14


1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng.
1.3.1. Vai trò.
Văn phòng của bất kì một cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất
yếu khách quan.Văn phòng giữ vai trò then chốt có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu
quả và chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ
phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận phát ra những lƣợng
thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lí, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng của văn phòng thể hiện
trên những phƣơng diện sau:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trƣởng đều phải thông
qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng là bộ máy làm việc của các lãnh đạo. Văn phòng là bộ
máy làm việc giúp thủ trƣởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực
hiện các mục tiêu của nhà quản lí. Với nhiệm vụ là thu thập xử lí thông tin
phục vụ lãnh đạo văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học phục vụ cho
việc ban hành các quyết định quản lí diễn ra thông suốt, thống nhất, liên tục,
kịp thời của cơ quan, đơn vị.
- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lí trong và
ngoài tổ chức: Ví dụ: Các quyết định quản lí của thủ trƣởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để làm các thủ tục phát hành để chuyển các phòng ban, cá

nhân có liên quan, các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để
chuyển đến thủ trƣởng.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề hậu cần để
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đều do văn phòng thực hiện.

15


Trên đây là những vai trò quan trọng của văn phòng ở các cơ quan, tổ
chức. Chính vì văn phòng giữ vai trò quan trọng nhƣ vậy nên văn phòng là bộ
phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi cơ quan, tổ chức.[7]
1.3.2. Vị trí.
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức, bởi lẽ văn phòng
có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đến, văn
bản đi, văn bản nội bộ của cơ quan. Đồng thời các hoạt động nhƣ tham mƣu,
tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban khác
của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra văn phòng còn là bộ phận gần gũi,có quan hệ mật thiết với
lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bởi vì văn phòng có
nhiệm vụ cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lí về công tác thông
tin, điều hành và cung cấp các điều kiện kĩ thuật phục vụ cho hoạt động quản
lí của lãnh đạo.
Năm 1950, khi đến thăm Văn phòng Trung ƣơng Đảng ở Chiến khu
Việt Bắc, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu rõ: “Văn phòng có tầm quan trọng
đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, Cán bộ văn phòng
nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Câu
nói giản dị của Hồ Chủ Tịch đã khẳng định tầm quan trọng của văn phòng khi
cho rằng, hoạt động của văn phòng gắn với hoạt động thu thập và xử lí thông
tin, có tác động trực tiếp đến tính đúng đắn, chính xác của thông tin cũng nhƣ

của các quyết định lãnh đạo, quản lí.
Nhiều công trình nghiên cứu xuất bản trong những năm gần đây cũng
nhấn mạnh vị rí, tầm quan trọng của văn phòng. Cuốn sách Quản lí công việc
văn phòng- “nàng dâu” tạo tiếng thơm cho doanh nghiệp của Business Edgemột bộ phận của Chƣơng trình Phát triển kinh tế tƣ nhân (MPDF) đã cho
7

PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn (1994), Những vấn đề cơ bản của QTKD, Nxb Khoa học và Kĩ thuật , Tr7,8

16


rằng: “Nhà quản lí sẽ càng ngày càng nhận rõ rằng việc tổ chức và quản lí
tốt hoạt động văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung, thậm chí đến
cả lợi nhuận của công ty”.
Nhƣ vậy, văn phòng có vị trí rất quan trọng và tầm quan trọng đó có thể
đƣợc thể hiện từ những yếu tố sau đây:
 Văn phòng là trung tâm xử lí thông tin phục vụ lãnh đạo;
 Hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến quyết địn lãnh
đạo, quản lí;
 Công việc văn phòng không phải diễn ra trong phạm vi không gian
văn phòng mà nó đƣợc thể hiện và có tác động sâu sắc đến chất lƣợng, hiệu
quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan,
tổ chức;
 Văn phòng là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; là bộ
mặt, là “hình ảnh nhìn thấy” của một cơ quan, có ảnh hƣởng trực tiếp đến uy
tín của cơ quan và cảu chính ngƣời lãnh đạo. Chính vì vậy, các nhà nghiên
cứu về quản trị văn phòng đã lƣu ý là không nên xem nhẹ hình thức bên ngoài
của cơ quan, công sở, thông qua hình ảnh văn phòng vì:“Bề ngoài của một
văn phòng- gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao-có thể
ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng” hoặc

“Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỉ lệ mật thiết với hình thức văn phòng
đó có vẻ hiệu quả như thế nào”[8]
1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan, tổ chức là tổng hợp các
bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau trong văn phòng, có mối liên hệ và
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hoá, có những trách nhiệm và
quyền hạn nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau
8

Nguyễn Hải Sản, Giáo trình Quản trị học, Nxb Thống kê, Tr 12,13

17