Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại trung tâm lưu trữ quốc gia i

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM
LƢU TRỮ QUỐC GIA I
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT
: NGUYỄN THỊ THU HIỀN
: 1405QTVC015
: 2014-2018
: ĐH QTVP 14C

HÀ NỘI - 2018


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp
đỡ của cơ quan, các cá nhân. Với tình cảm chân thành này, em xin tỏ lòng biết ơn
sâu sắc tới các cá nhân, cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ em nghiên cứu đề tài khóa
luận tốt nghiệp của mình.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Khoa Quản trị

văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo em tận tình
để em có thể thực hiện bài khóa luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Đăng
Việt đã quan tâm, hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, triển khai và hoàn thiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ
Hà Nội và các phòng ban đã trực tiếp, gián tiếp giúp đỡ em trong quá trình học tập
và nghiên cứu đề tài.
Em xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và các
anh/chị phòng Hành chính – Tổ chức đã nhiệt tình, tạo điều kiện giúp em tìm hiểu
khai thác đề tài của mình.
Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, nên thiếu xót là điều không thể tránh
khỏi, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện
được bài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của
Ths. Nguyễn Đăng Việt. Nội dung nghiên cứu, cũng như kết quả của đề tài này là
trung thực và chưa được công bố trên bất kì hình thức nào. Những số liệu, sơ đồ,
nhận xét, đánh giá liên quan đều được trích dẫn nguồn trong phần tài liệu tham
khảo. Nếu có bất kì sai xót, gian lận nào tôi xin chịu trách nhiệm về kết quả bài
nghiên cứu của mình.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
6. Giả thiết nghiên cứu ................................................................................ 5
7. Cấu trúc đề tài ......................................................................................... 5
NỘI DUNG....................................................................................................... 6
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÕNG ............................................................................................................ 6
1.1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT ........ 6
1.1.1. Văn phòng ......................................................................................... 6
1.1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 6
1.1.1.2. Vị trí và vai trò ............................................................................... 7
1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ ................................................................. 9
1.1.2. Công tác văn phòng ........................................................................ 10
1.1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng .................................................... 10
1.1.2.2. Ý nghĩa ......................................................................................... 10
1.1.3. Công nghệ thông tin ........................................................................ 11
1.1.3.1. Khái niệm thông tin ..................................................................... 11
1.1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin .................................................... 12
1.1.3.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin .................................... 14


1.1.3.4. Ý nghĩa của công nghệ thông tin ................................................. 15
1.2. Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng......................................................................................................... 15
1.2.1. Một số khái niệm ............................................................................ 15
1.2.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin .................................................... 15
1.2.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .......... 16
1.2.2. Sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng......................................................................................................... 16
1.2.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.. 17
1.2.3.1. Cơ chế - chính sách ...................................................................... 17
1.2.3.2. Nguồn nhân lực ............................................................................ 18
1.2.3.3. Cơ sở vật chất .............................................................................. 18
1.2.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .. 21
1.2.4.1. Công tác tổ chức cán bộ ............................................................... 21
1.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ .............................................................. 21
1.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch ............. 21
1.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin ........................................................ 22
1.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ...................... 22
1.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện ..................................... 22
1.2.4.7. Công tác tổ chức chuyến đi công tác ........................................... 23
1.2.4.8. Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị ..................................... 23
1.2.4.9. Công tác tổ chức thi đua - khen thưởng....................................... 23
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ
QUỐC GIA I .................................................................................................. 24
2.1. Khái quát chung về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ............................ 24
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan .. 24


2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính –
Tổ chức ..................................................................................................... 26
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm

Lưu trữ quốc gia I ..................................................................................... 28
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT
trong công tác văn phòng .......................................................................... 28
2.2.2. Thực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng .......................................................................... 31
2.2.3. Thực trạng công tác quản lí ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng ................................................................................... 34
2.2.4. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng .................................................................................................. 36
2.2.4.1. Công tác tổ chức cán bộ ............................................................... 36
2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ .............................................................. 38
2.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch ............ 47
2.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin ........................................................ 48
2.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ...................... 50
2.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện ..................................... 51
2.2.4.7. Công tác tổ chức các chuyến đi công tác ..................................... 54
2.2.4.8. Công tác quản lí tài sản ................................................................ 55
2.2.4.9. Công tác tổ chức thi đua – khen thưởng ...................................... 56
2.3. Nhận xét, đánh giá ............................................................................. 57
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 57
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 58
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 60


CHƢƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI
TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I .................................................... 62
3.1. Giải pháp về nhận thức ...................................................................... 62
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức . 62
3.1.2. Nâng cao nhận thức về công tác đào tạo, bỗi dưỡng ...................... 63

3.1.3. Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra .................... 66
3.2. Giải pháp về thể chế........................................................................... 67
3.3. Giải pháp về công nghệ ..................................................................... 68
3.3.1. Trang thiết bị kĩ thuật...................................................................... 68
3.3.2. Trong công tác tổ chức cán bộ ........................................................ 70
3.3.3. Trong công tác văn thư lưu trữ ....................................................... 72
3.3.4. Trong công tác tổng hợp thông tin.................................................. 73
KẾT LUẬN .................................................................................................... 75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76
PHỤ LỤC


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CNTT

Công nghệ thông tin

HC-TC

Hành chính – Tổ chức

BHYT, BHXH

Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

CB,CC và VC

Cán bộ, công chức và viên chức

VT-LT

Văn thƣ lƣu trữ

STT

Số thứ tự

ĐVT

Đơn vị tính


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thế kỉ XXI, thế kỉ của nền kinh tế tri thức với những sản phẩm ưu biệt giúp
con người cải thiện hiệu suất làm việc. Một trong những sản phẩm mang tính vượt
trội đó là ngành công nghiệp công nghệ thông tin. Sự bùng nổ về các ngành công
nghiệp thông tin (mạng internet) với các phần mềm tiện ích như google, gmail,
facebook,… cùng với sự hội nhập của nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề
cấp thiết, mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay các chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt
xu hướng mới nhằm có thể gắn kết, cùng nhau nâng cao chất lượng cuộc sống.
Sống trong thời đại tự động hóa cùng với sự đẩy mạnh xu hướng toàn cầu
hóa đã đặt các quốc gia, tổ chức, cá nhân trước cơ hội và thách thức mới. Điều này
đòi hỏi, các nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt trong việc nắm bắt và thích ứng
kịp thời để hoàn thành sứ mệnh của tổ chức. Để làm được điều này, mỗi nhà lãnh
đạo cần xây dựng cho mình “một cánh tay” đắc lực giúp giải quyết các công việc sự
vụ, giấy tờ và không một bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm tốt hơn ngoài bộ phận
văn phòng. Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một tổ chức, đó là
bộ phận được hình thành đầu tiên khi tổ chức đi vào hoạt động. Đây là cơ quan đầu
não của thông tin, là “cánh tay phải” đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra

quyết định, hướng đi đúng đắn cho tổ chức, đồng thời cũng là mắt xích quan trọng,
là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau. Bởi lẽ vậy, để có
thể thực hiện tốt vai trò của mình, công tác văn phòng phải được quan tâm hàng
đầu, phải luôn được chú trọng trong việc cập nhập cái mới và được trang bị và ứng
dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào nghiệp vụ của mình.
Mặc khác, sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin phần nào có
những đóng góp không nhỏ đến mọi mặt của đời sống. Là một trong sáu ngành
công nghệ cao, công nghệ thông tin được coi là người cầm lái vĩ đại trên con tàu
xúc tiến công nghiệp của thế kỉ XXI. Với vai trò, sức mạnh chi phối các hoạt động
của con người, công nghệ thông tin là trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt
là đối với công tác văn phòng tại cơ quan hành chính từ tư nhân đến nhà nước. Sự
góp mặt của công nghệ thông tin đã làm các công tác văn phòng trở nên chuyên

1


nghiệp, giải quyết công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời, đáp ứng
được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Chính vì vậy, việc ứng
dụng công nghệ thông tin là vô cùng cấp thiết đối với các hoạt động của tổ chức.
Tuy nhiên, hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hành
chính vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ quan hành
chính nhà nước. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận
thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng vẫn còn nhiều
hạn chế, chỉ áp dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng bộ.
Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa ra những giải pháp
góp phần phát triển mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại cơ quan. Bởi vậy, em sẽ nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng

như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế
giới trong các công việc hành chính, ở nước ta trong thời gian gần đây cũng có
nhiều đề tài nghiên cứu về các nội dung liên quan đến hoạt động hành chính văn
phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng như:
Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử ở một số nước và
bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam” của tác giả Trần Thị Liên. Đề tài này đã chỉ
ra sự phát triển và cách thức hoạt động của mô hình chính phủ điện tử ở một số
nước phát triển như Mĩ, Singapo, Autralia và chỉ ra thực trạng, đưa ra định hướng
trong ứng dụng chính phủ điện tử ở Việt Nam. Mặc dù, có phân tích và đưa ra
hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lí hành chính tại các cơ
quan nhà nước nhưng đề tài mang tính vĩ mô, chưa đi sâu vào công việc cụ thể của
các hoạt động hành chính.
Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt
nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động
quản trị văn phòng.

2


Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại
Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt
nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng,
tuy nhiên, tác giả vẫn chưa đề cập đến thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức.
Các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận một phần nào đó về việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận hành các công tác văn
phòng. Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhưng
những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong các công tác văn phòng của từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, đây là
một vấn đề mới, khá đa dạng và hơi phức tạp nên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Chính vì thế, cơ quan cần có những
nghiên cứu sâu hơn trong việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông vào từng
công tác của văn phòng từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
a) Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm:
- Nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức
thực hiện, kiểm tra đánh giá các công tác văn phòng.
- Xây dựng mô hình văn phòng điện tử.
- Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính
văn phòng.
b) Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn phòng.
- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
- Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.

3


4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
a) Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về công tác văn phòng, việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và thực trạng ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, cụ
thể:
- Các khái niệm liên quan tới công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng.

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và
phòng Hành chính – Tổ chức.
- Thực trạng của các trang thiết bị, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia I.
- Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng từ
đó chỉ ra ưu, nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tỉn. Đồng thời, đưa ra
nguyên nhân của chúng.
- Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
b) Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi thời gian: 2017 - 2018
- Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
- Phạm vi nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra, quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh đối chiếu
- Phương pháp đọc tài liệu

4


6. Giả thiết nghiên cứu
Nếu bài khóa luận được hoàn thành sẽ nâng cao việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Đồng thời,
cải thiện hiệu suất và năng suất là việc của các nghiệp vụ và hướng tới xu hướng
văn phòng điện tử.

7. Cấu trúc đề tài
Chƣơng I: Cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng
Nội dung chính được trình bày của chương này là tất cả những lí luận về văn
phòng, công tác văn phòng, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và các nội
dung cơ bản của ứng dụng CNTT.
Chƣơng II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I.
Trong chương II trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phòng HC-TC và thực trạng ứng dụng
CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan. Từ những phân đó sẽ đưa ra nhận xét
đánh giá làm cơ sở cho chương III.
Chƣơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I.
Từ phần lí luận và khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT, em xin mạnh dạn đề
xuất giải phải khắc phục hạn chế và nâng cao tính ứng dụng của CNTT trong công
tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.

5


NỘI DUNG
CHƢƠNG I:
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT
1.1.1. Văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm
Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện rất lâu trong lịch sử hình thành và phát
triển của xã hội loài người. Từ thời La Mã cổ đại, con người bắt đầu xây dựng các

văn phòng của những “Người biện hộ”, có những chức năng, nhiệm vụ như một văn
phòng hiện đại ngày nay. Trong ngôn ngữ Anh, thuật ngữ “Văn phòng” được gọi là
Office, đã được sử dụng rộng rãi trong những năm 70 của thế kỉ XVIII của các nước
Châu Âu cùng với các thuật ngữ “cơ quan” và “công sở”.
Theo Từ điển tiếng Việt, của Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 1997, do Viện
Ngôn ngữ chủ biên, có giải thích định nghĩa về văn phòng là: "Bộ phận phụ trách
công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan" [21;121]. Tuy nhiên, đây chỉ là
cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được hiểu theo nhiều
nghĩa khác nhau.
Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp vụ văn phòng” - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri
thuật ngữ văn phòng được tiếp cận khá toàn diện, văn phòng được xét ở hai trạng
thái động và tĩnh. Xét ở trạng thái tĩnh, văn phòng là một địa điểm làm việc và có
một vị trí địa lí nhất định – nó có thể là phòng làm việc của lãnh đạo, thủ trưởng hay
“cá nhân” quan trọng hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. Ở trạng thái
động, văn phòng là các hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm duy trì hoạt động
của tổ chức – công việc của văn phòng thường liên quan tới các thủ tục hành chính
như văn bản, văn thư – lưu trữ, tổng hợp thông tin,...
Tác giả của cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phòng” - Nguyễn Hữu
Thân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi
soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao
cho có hiệu quả”.[9;10]

6


Từ những quan điểm trên, văn phòng được hiểu theo bốn khía cạnh (nguồn
Luận văn cơ sở lý luận và thực tiễn đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh U Đôm
Xay Công hòa Dân chủ nhân dân Lào)[6;12]
Thứ nhất, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền

chung hoặc có quy mô lớn thì thành văn phòng.
Thủ hai, Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Thứ ba, Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc...
Thứ tư, Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Tuy nhiên, các quan niệm trên vẫn chưa mang tính khái quát, nó chỉ phản
ánh một khía cạnh riêng rẽ. Bởi vậy, để có định nghĩa cụ thể mà bao quát về “văn
phòng” thì cần phải xem xét một cách toàn diện các hoạt động diễn ra tại bộ phận
này ở các cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, ta có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt
động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của cơ quan, đơn vị”. (Nguồn giáo trình Quản trị văn phòng GS.TS
Nguyễn Thành Độ) [8;9].
1.1.1.2. Vị trí và vai trò
a) Vị trí
Văn phòng là trung tâm đầu não thông tin, là bộ phận kết nối các mối quan
hệ trong tổ chức. Đó là các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang.
Đối với lãnh đạo, văn phòng là cánh tay đắc lực, trực tiếp giúp lãnh đạo
trong việc đưa ra quyết định, tổ chức bộ máy,… Ngoài ra, còn là nơi cung cấp
nguồn thông tin kịp thời và thường xuyên để phục vụ cho các công tác quản lí, điều
hành.

7


Đối với lãnh đạo, các bộ phận và nhân viên trong cơ quan, văn phòng có

chức năng gắn kết họ với nhau thông qua hoạt động tổng hợp, phân tích và truyền
đạt thông tin. Qua văn phòng, mà người lãnh đạo có thể quan tâm đến nhân viên của
mình nhiều hơn, còn nhân viên thấu hiểu hơn các công việc của lãnh đạo từ đó tự
nâng cao ý thức làm việc.
Với các cơ quan tổ chức khác, văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong
hoạt động đón tiếp, tiếp đãi hay liên hệ công tác. Sự chuyên nghiệp của văn phòng
sẽ là tiền đề thúc đẩy sự phát triển của các mối quan hệ về sau.
b) Vai trò
Một thực thể muốn tồn tại lâu dài sẽ luôn mang cho mình những giá trị riêng,
nó mang đến cho chủ thể của mình những lợi ích tối ưu mà không có bộ phận nào
khác có thể đảm nhiệm được. Với những giá trị của mình văn phòng có vai trò vô
cùng lớn tới hoạt động quản lí, tổ chức và điều hành các công việc thường nhật của
mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng có những vai trò sau:
Thứ nhất, văn phòng là nơi thu thập, xử lí, và truyền đạt thông tin. Với vai
trò này, văn phòng được coi như một “chiếc phin cà phê” của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tất cả thông tin được tập hợp tại văn phòng, qua quá trình xử lí thì các thông tin ấy
được hệ thống và xử lí thành các văn bản, được thông báo trên từng bộ phận, cá
nhân liên quan.
Thứ hai, văn phòng là trung tâm quản lí và điều hành các hoạt động của tổ
chức, cơ quan. Văn phòng trực tiếp quản lí lịch làm việc, các chế độ chính sách của
nhân viên toàn công ty, đồng thời, quản lí toàn bộ các trang thiết bị được sử dụng
tại cơ quan.
Thứ ba, văn phòng là chủ thể gắn kết giữa đối tượng quản lí với đối tượng bị
quản lí và cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan.
Cuối cùng, văn phòng là trợ lí đắc lực của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan trong
hoạt động ra quyết định.
Với những vai trò to lớn của mình, văn phòng luôn được các cơ quan tổ chức
quan tâm, xây dựng theo mô hình hiện đại. Ở nước ta, Chính phủ là chọn ngày 28
tháng 8 hằng năm là Ngày truyền thống của văn phòng.

8


1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ
a) Chức năng
Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng
mà chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là:
Chức năng tham mưu – tổng hợp, đây là một trong những chức năng chuyên
biệt tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác. Trong công tác này,
văn phòng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ giúp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra
quyết định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thông tin để có thể tham vấn
cho lãnh đạo. Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trò hỗ trợ cho các hoạt
động tham mưu.
Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm,
cung cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm
hỗ trợ các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn.
Chức năng trợ giúp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng và
triển khai chương trình kế hoạch công tác, tiếp đón khách, hội họp,…
Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng chúng cũng hỗ trợ, bổ
sung cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
b) Nhiệm vụ
Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm
vụ sau:
- Tổ chức bộ máy của văn phòng
- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan
và của bộ phận văn phòng
- Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lí
- Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp
- Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phòng

- Tổ chức và quản lí công tác văn thư lưu trữ
- Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và an

9


toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết
- Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng
- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ
quan.
1.1.2. Công tác văn phòng
1.1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng
Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái quát công tác văn
phòng được duy trì bởi hai hệ thống:
Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động:
thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ
chức bộ máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,… bằng
cách thức khác nhau nhằm đưa ra quyết sách giúp tổ chức của mình hoạt động ngày
càng vững mạnh.
Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông
tin được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo, thủ trưởng cơ quan tổ chức. Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ
phận, cá nhân trong cơ quan có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó
có gắng hoàn thành mục tiêu đó.
Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng
hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của cơ

quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
1.1.2.2. Ý nghĩa
Qua việc phân tích chức, năng nhiệm vụ của văn phòng, ta có thể thấy rằng
văn phòng có vị trí quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức. Văn phòng (hay
còn gọi là phòng Hành chính – Nhân sự, Hành chính – Tổ chức) được coi là tai, mắt
của nhà lãnh đạo. Các công việc văn phòng giúp cơ quan, tổ chức hoạt động một
cách thống nhất theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. Bởi vậy, nếu văn phòng làm

10


việc có kỉ cương, nề nếp, khoa học thì các hoạt động của cơ quan sẽ được thông
suốt và có hiệu quả.
Thế kỉ XXI, thế kỉ của “bùng nổ thông tin”, các cơ quan chính trị, kinh tế, xã
hội đều quan tâm đến việc cập nhập, xử lí và sử dụng thông tin để có thể đưa ra
được quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Trong hoạt động chính trị, kinh
tế thông tin có mối quan hệ sống còn đối với mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Lợi thế
về thông tin sẽ giúp cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động, cũng như
chiến sự phòng ngự với các thách thức, đe dọa từ vấn đề bên ngoài tổ chức. Thực tế,
công tác văn phòng luôn gắn liền với các hoạt động thông tin, bởi lẽ vậy mà văn
phòng có một vị trí vô cùng đặc biệt đối với bất kì cơ quan tổ chức nào.
Tuy nhiên, việc phát huy vai trò của công tác văn phòng luôn đòi hỏi nhà
lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức phải nhạy bén, linh hoạt và có cách tổ chức công
việc một cách khoa học. Việc kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng, bồi dưỡng đội
ngũ cán bộ công chức là việc làm cần thiết đòi hỏi thủ trưởng, lãnh đạo của các cơ
quan, tổ chức cần trực tiếp “chăm lo” một cách thường xuyên. Để có thể nâng cao
công tác văn phòng thì cần có Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó trưởng
phòng hành chính (đối với các cơ quan không có văn phòng) hỗ trợ lãnh đạo, thủ
trưởng trong việc tổ chức các hoạt động của văn phòng. Song song với công việc
tham mưu, tổ chức và triển khai các công tác văn phòng thì chính những trợ thủ đắc

lực này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lí về những sai xót của mình nếu gây ra
hậu quả nghiêm trọng như thất thoát thông tin mật, gian lận trong chi tiêu tài
chính,…
1.1.3. Công nghệ thông tin
1.1.3.1. Khái niệm thông tin
Ngày nay, sống trong thời đại hội nhập, ở đâu ta cùng nghe thấy thuật ngữ
thông tin. Thông tin là nguồn lực của sự hình thành, phát triển và tồn vong của bất
cứ tổ chức hay xã hội nào. Mọi quan hệ, hành động của con người đều dựa trên hình
thức trao đổi thông tin. Thực tế, mọi tri thức mà chúng ta có được đều bắt nguồn từ
các thông tin liên quan đến sự kiện hiện tượng đã từng diễn ra, những cái mà con
người đã từng biết, từng nói, từng làm. Ngoài ra, nó còn là sự dự đoán về những gì

11


sắp xảy ra. Nhờ thông tin mà con người có thể xây dựng cho mình được những kế
hoạch hoạt động để giúp hoàn thành công việc của mình tốt hơn. Với những giá trị
mang lại đối với cuộc sống của con người mà thông tin đã trở thành khái niệm trung
tâm của xã hội trong thời đại hội nhập nền kinh tế tri thức. Thuật ngữ “thông tin” có
rất nhiều cách tiếp cận khác nhau.
Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, còn theo ngôn ngữ
phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”.
Từ điển được biết đến là hệ thống các từ ngữ được giải thích theo một cách
thống nhất, tuy nhiên, trong các cuốn từ điển, thuật ngữ này cũng không có sự thống
nhất. Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là
"điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"[19;132].
Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thông tin là những tín hiệu được thu
nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”.
Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sự
vận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”.

Sự đa dạng về hướng tiếp cận của các thuật ngữ là do tính trừu tượng của
thông tin. Con người bắt gặp thông tin trong quá trình họa động và các tác động
gián tiếp của nó.
Tuy nhiên, dù hiểu theo nghĩa nào thì thông tin có thể hiểu một cách khái
quát như sau: Thông tin là vật chứa đựng tin tức, nội dung, đặc điểm, tính chất của
sự vật, hiện tượng.
1.1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology) là
một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay. Xung quanh cuộc
sống của chúng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến. Những chiếc
điện thoại thông minh, máy tính thông minh, ti vi thông minh,… nhờ chúng mà
cuộc sống của chúng ta cũng trở nên “thông minh” hơn. Thay vì phải viết thư chờ
đợi hàng tuần, chúng ta chỉ cần gửi một tin nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể
liên lạc đối với đối tượng cần gặp. Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp
mũi nhọn mà mỗi quốc gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống.

12


Trong những năm 70 của thế kỉ XX, thuật ngữ CNTT đã xuất hiện. Thực
chất, trong khoảng thời gian đó, thuật ngữ này gắn liền với sự phát triển của máy
tính. Theo từ điển Americain Heritage, CNTT là “sự phát triển, cài đặt hay vận
hành các hệ thống máy vi tính và các phần mềm ứng dụng”.[20;141]Từ điển
Oxford thì cho rằng “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc
biệt, là máy vi tính, để lưu trữ, phân tích và gửi thông tin”[19;70].
Sau năm 2000, thuật ngữ CNTT và truyền thông (Information and
comunication technology – ICT) ra đời. Theo quan điểm của UNESCO, “ ICT là
các dạng công nghệ được sử dụng để truyền, xử lí, lưu giữ, tạo, trình bày, chia sẻ,
hay trao đổi các thông tin bằng các phương tiện điện tử” [15]. Ở đây, ta có thể hiểu
CNTT là máy tính và phần cứng, phần mềm mạng với các dịch vụ liên quan tới

công nghệ như email (thư điện tử cá nhân), google (trang tra cứu thông tin),… Với
định nghĩa này, CNTT được hiểu rộng hơn về phương thức hoạt động và ứng dụng.
Tuy nhiên, ngày nay, thuật ngữ này được gộp lại thành CNTT.
Ở Việt Nam, khái niệm CNTT xuất hiện đầu tiên trong Nghị quyết số 49/CP
năm 1993, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công
cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức,
khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và
tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [5;1].
Tại Điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006 cũng đã định nghĩa: “1.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ
kỹ thuậ hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập và xử lí, lưu trữ và trao đổi thông
tin số; 2. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu
số”. [14;2]
Qua các định nghĩa trên, ta có thể hiểu một cách khái quát về CNTT thành
các vấn đề sau:
Thứ nhất, nguồn gốc của khái niệm, đây là thuật ngữ xuất phát từ khái niệm
“công nghệ”. Công nghệ được hiểu là những công cụ máy móc hay là những
phương pháp, phần mềm giúp giải quyết công việc.
Thứ hai, về phương tiện, của công nghệ thông tin: máy tính và các phần mềm

13


ứng dụng.
Thứ ba, về đối tượng xử lí, thông tin dạng kí hiệu số.
Từ việc phân tích trên, để bài khóa luận được thống nhất, em hiểu CNTT là
ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng
vào hoạt động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển giao, gửi và nhận
thông tin một cách an toàn.
1.1.3.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin

Nhận thấy tầm quan trọng của CNTT đối với cuộc sống, nên hầu hết các
quốc gia, tổ chức đều chú trọng tới việc phát triển và ứng dụng CNTT trong hoạt
động của mình.
Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đều có những chính sách,
luật, nghị quyết quy định về việc sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật hiện đại và các
phần mềm ứng dụng để điều hành công việc chính trị, kinh tế, quân sự và quốc
phòng.
Đối với các doanh nghiệp, CNTT cũng được ứng dụng cao, các trang thiết bị
máy móc phục vụ cho sản xuất ngày càng được đầu tư nhằm nâng cao năng suất lao
động và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ thông tin được cải tiến ngày một
trở nên thông minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của con người về vấn đề tìm
hiểu, trao đổi và bảo mật thông tin.
Đối với cá nhân, họ coi việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống giúp họ giảm đi
sức lực bởi đã có máy tính, phần mềm giúp họ xử lí công việc một cách dễ dàng,
nhanh chóng và chính xác. Thay vì, họ phải đến các cửa hàng để tìm cuốn sách mà
họ yêu thích thì giờ đây chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính hay điện thoại thông
minh kết nối internet họ có thể mua cuốn sách đó bằng chiếc thẻ ngân hàng, và món
đồ họ cần sẽ được đưa đến tận nhà. Ngoài ra, họ còn có thể mua sử dụng bản mềm
thay vì cẩm trang sách dạy cộp để đọc, đồng thời, có thể đọc mọi lúc mọi nơi trong
thời gian rảnh dỗi.
Như vậy, trước nhu cầu sử dụng của cá nhân, tổ chức ta có thể thấy được giá
trị to lớn mà CNTT mang tới cuộc sống con người. Bởi vậy, CNTT có tiềm năng

14


phát triển lớn trong tương lai.
1.1.3.4. Ý nghĩa của công nghệ thông tin
Sự ra đời của CNTT đã tạo cho xã hội loài người bước ngoặt lớn, đồng thời,

đánh dấu bước chuyển vĩ đại từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức.
Trong vài thập niên gần đây, ngành kĩ thuật máy tính, viễn thông có sự tiến bộ một
cách nhanh chóng và thâm nhập rộng khắp các hoạt động đời sống của con người.
Với tầm sứ mệnh của mình CNTT có những ý nghĩa to lớn tới nhân loại:
- Sự ra đời của CNTT đã đưa con người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp
để vươn tới nền kinh tế tri thức – đó là nền kinh tế chủ yếu dựa vào tri thức trên cơ
sở phát triển khoa học và công nghệ cao.
- Cuộc cách mạng CNTT đã tạo ra kết quả là rút ngắn chu kì đổi mới công
nghệ. Đây là nhân tố quan trọng trong đấu trường cạnh tranh chính trị, kinh tế, quân
sự và sự phát triển của xã hội.
- CNTT làm thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, khiến họ công
nhận rằng yếu tố trừu tượng như thông tin và khả năng sáng tạo chính là nhân tố
quyết định sức mạnh của mỗi quốc gia.
- Sự phát triển nhanh chóng của CNTT đã hình thành lên các mối quan hệ
kinh tế thương mại toàn cầu, đòi hỏi mỗi quốc gia phải mở cửa, tiến hành hội nhập
thị trường thế giói nếu không muốn bị tụt hậu.
- Việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống, cho phép con ngưòi có thể làm được
những việc mà mình muốn và từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống tinh
thần, vật chất.
1.2. Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng
1.2.1. Một số khái niệm
1.2.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin
Như phân tích phần lí luận về CNTT, ta có thể thấy được đặc điểm cũng như
những vai trò, giá trị mà CNTT mang lại cho cuộc sống của mỗi người chúng ta.
CNTT giúp con người giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất thay vào đó nó giúp
con người sử dụng triệt để tư duy của mình. Với những lợi ích mà CNTT mang lại,

15

việc ứng dụng thành tựu của CNTT vào đời sống là một việc tất yếu.
Theo Điều 4 của Luật Công nghệ thông tin năm 2006 ngày 29 tháng 6 năm
2006 có đưa ra khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công
nghệ thông tin vào các lĩnh vực thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc
phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu
quả của các hoạt động này”.[14;2]
1.2.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Dựa trên quá trình phân tích tại phần lí luận chung về văn phòng, công tác
văn phòng, công nghệ thông tin, ta có thể thấy mối quan hệ tác động qua lại lẫn
nhau của các vấn đề trên. Để bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả, các công tác
văn phòng phải được làm tốt, để công tác văn phòng thực hiện nhanh chóng, chính
xác, chuyên nghiệp cần có sự hỗ trỡ đắc lực của công nghệ thông tin.
Bởi vậy, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là ứng dụng các thiết bị
kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu
thập, tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành
chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
1.2.2. Sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng
Ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp, các hoạt động chính
trị, kinh tế và xã hội đã có sự hiện hữu của thông tin và tri thức. Quá trình xử lí
thông tin bao gồm các hoạt động thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, truyền
đạt,…và chúng được gọi là xử lí thông tin. Đối với hoạt động quản lí và lãnh đạo,
việc xử lí thông tin tạo ra các sản phẩm là thông tin điều khiển để mang lại kết quả
tối ưu trong quá trình hoạt động.
Văn phòng là trung tâm thông tin của cơ quan. Với chức năng và vị trí của
mình nên văn phòng trực tiếp xử lí thông tin để hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành
tổ chức. Là cánh tay phải của lãnh đạo nên khối lượng công việc của văn phòng là
rất lớn. Văn phòng phải đảm nhiệm rất nhiều khâu từ việc tổng hợp thông tin cho
đến các công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác, quản lí giám sát nhân

viên, rồi cả công tác lưu trữ quản lí trang thiết bị thì việc ứng dụng CNTT sẽ tạo nên

16


bước ngoặt trong việc thay đổi phương pháp quản lí hành chính.
Trước đây, văn phòng được biết đến là nơi chất chứa những văn bản giấy tờ
sổ sách thì giờ đây nó được thay thế bằng hình ảnh những chiếc máy tính hiện đại,
thông minh cho phép lưu khối lượng thông tin lớn với những tính năng ưu việt.
Thông qua các phần mềm quản lí, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát
hoạt động của nhân viên. Đặc biệt, trong thời kì bùng nổ của mạng internet thì việc
ứng dụng hòm thư điện tử, công thông tin kết nối một cửa đã tạo nên sự gần gũi gắn
kết giữa đối tượng phục vụ và đối tượng sử dụng các dịch vụ hành chính.
CNTT đã mang đến lợi ích to lớn không chỉ đối với công tác văn phòng mà
với cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Khoảng cách giữa các quốc
gia, đơn vị được thu hẹp bằng kết nối thông tin qua đường mạng để thuận lợi cho
việc trao đổi, hợp tác, phát triển.
1.2.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
1.2.3.1. Cơ chế - chính sách
Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta đã
đưa những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của
con người. Đặc biệt, trong cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có
Luật, Quyết định, Nghị quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt
công tác văn phòng.
Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6
năm 2006. Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối tượng,
điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng 11
năm 2005. Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí điện
tử,…

Song song với văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư cũng được
ban hành nhằm giải thích luật và giúp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đúng
luật.
Nghị định số 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy
định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật công nghệ thông tin về

17