Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh doanh tình huống tại trung tâm bán lẻ công ty thương mại và xnk viettel
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (995.1 KB, 137 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
--------o0o---------
PHAN THỊ NGỌC TÚ
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH – TÌNH HUỐNG
TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI
VÀ XNK VIETTEL
LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG
Hà Nội, 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
--------o0o---------
PHAN THỊ NGỌC TÚ
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH – TÌNH HUỐNG
TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI
VÀ XNK VIETTEL
Chuyên ngành: Tài chính và Ngân hàng
Mã số: 60.34.20
LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. ĐẶNG ĐỨC SƠN
Hà Nội, 2014
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT....................................................................i
DANH MỤC BẢNG BIỂU..............................................................................ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ.....................................................................iii
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ....5
1.1. Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị........................5
1.1.1. Khái niệm kế toán quản trị
........................................................................................................................
5
1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị
........................................................................................................................
6
1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị
........................................................................................................................
7
1.1.4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu kế toán quản trị
........................................................................................................................
9
1.2. Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
của doanh nghiệp.............................................................................................11
1.2.1 Quyết định quản trị............................................................................. 11
1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp.......................14
1.3. Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận .. 17
1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo..................................................... 17
1.3.2. Phân bổ chi phí cho các bộ phận.......................................................17
1.4. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại........20
1.4.1. Hệ thống các báo cáo dự toán........................................................... 20
1.4.2. Hệ thống báo cáo trách nhiệm...........................................................28
1.4.3. Báo cáo thực hiện...............................................................................32
1.4.4. Báo cáo phân tích...............................................................................34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH ÁP DỤNG BÁO CÁO KẾ
TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH– TÌNH HUỐNG TẠI
TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀXNK VIETTEL. 36
2.1. Tổng quan về Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel................36
2.1.1. Lịch sử hình thành..............................................................................36
2.1.2. Mô hình tổ chức của Trung tâm......................................................... 38
2.1.3. Công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm.............................................40
2.1.4. Hệ thống kế toán tại Trung tâm..........................................................41
2.2. Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp................42
2.2.1. Về tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp...................................42
2.2.2. Báo cáo kế toán trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ............................42
2.2.3. Hệ thống báo cáo dự toán đang áp dụng...........................................45
2.2.4. Hệ thống báo cáo thực hiện............................................................... 46
2.2.5. Báo cáo phân tích...............................................................................49
2.2.6. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng báo cáo kế
toán quản trị.................................................................................................51
2.3. Đánh giá chung.........................................................................................51
2.3.1. Ưu điểm..............................................................................................51
2.3.2. Nhược điểm........................................................................................ 52
2.3.3. Nguyên nhân:.....................................................................................53
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN
TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH –TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN
LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀXNK VIETTEL....................................55
3.1. Quan điểm xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị.......................... 55
3.2. Mục tiêu của doanh nghiệp từ nay đến năm 2015....................................55
3.3. Các quyết định và nhu cầu thông tin của doanh nghiệp...........................55
3.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị..........................56
3.4.1. Một số yêu cầu trong việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị 56
3.4.2. Xây dựng các Trung tâm trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ..............57
3.4.3. Tổ chức bộ máy báo cáo và phân tích kế toán quản trị.....................58
3.4.4. Tăng cường ứng dụng CNTT cho kế toán quản trị............................ 59
3.4.5. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị...................................59
KẾT LUẬN..................................................................................................... 74
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................75
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
Ký hiệu
Nguyên nghĩa
1
BC
Báo cáo
2
CBNV
Cán bộ nhân viên
3
CĐKT
Cân đối kế toán
4
CPBH
Chi phí bán hàng
5
CPQL
Chi phí quản lý
6
CNTT
Công nghệ thông tin
7
EOL
Hàng End of Life
8
KQKD
Kết quả kinh doanh
9
KPI
Chỉ số đánh giá thực hiện công việc
10
KTQT
Kế toán quản trị
11
NSLĐ
Năng suất lao động
12
PGĐ
Phó Giám đốc
13
ST
Siêu thị
14
TTBL
Trung tâm bán lẻ
15
XNK
Xuất Nhập khẩu
16
&
Và
i
DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
Bảng
Nội dung
Trang
1
Bảng 1.1
Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm
23
2
Bảng 1.2
Ví dụ về dự toán mua hàng
24
3
Bảng 1.3
Ví dụ về dự toán giá vốn hàng bán
24
4
Bảng 1.4
Ví dụ về dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp
25
5
Bảng 1.5
Dự toán bảng cân đối kế toán
27
6
Bảng 1.6
Tính toàn ROI của Trung tâm đầu tư
32
ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ
STT
Sơ đồ
Nội dung
Trang
1
Sơ đồ 1.1
Mô hình ra quyết định (DECIDE)
13
2
Sơ đồ 1.2
Dự toán sản xuất kinh doanh
22
3
Sơ đồ 2.1
Mô hình tổ chức Trung tâm bán lẻ
39
iii
LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với xu thế hội nhập, phát triển toàn cầu như hiện nay, ngành kinh doanh
bán lẻ đang ngày càng phát triển đặc biệt với các nước đang phát triển như Việt Nam.
Cũng nằm trong xu thế đó, Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và XNK
Viettel, một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ thiết
bị đầu cuối viễn thông đang đứng trước nhiều khó khăn, thách thức trước sự cạnh
tranh khốc liệt của thị trường và đối thủ.
Chính vì thế việc đặt ra yêu cầu phân tích đánh giá thường xuyên để đưa ra
các quyết định, điều hành một cách nhanh nhất, kịp thời nhất là vô cùng quan
trọng.Tuy nhiên với hệ thống báo cáo kế toán tài chính sẽ không đáp ứng được yêu
cầu của điều hành trong doanh nghiệp.Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống báo cáo
quản trị cho doanh nghiệp này là cấp thiết.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị đã được áp dụng nhiều trong các doanh
nghiệp nước ngoài, tuy nhiên với doanh nghiệp trong nước nói chung và Trung
tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel nói riêng thì vẫn còn
manh mún, chưa được coi trọng phát triển, tất cả chỉ mới ở giai đoạn sơ khai.
Trong quá trình làm việc trực tiếp tại Phòng Kế hoạch – Trung tâm bán lẻ - Công
ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel, tác giả đã kịp thời nhận ra những ưu
điểm cũng như các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống báo cáo quản trị của doanh
nghiệp. Chính vì lẽ đó, với mong muốn doanh nghiệp ngày càng phát triển, dựa
vào những kiến thức tài chính đã được học trong bộ môn: Kế toán quản trị và
phân tích tài chính doanh nghiệp, tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống
báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh doanh – Tình huống tại trung tâm bán lẻ
- Công ty thương mại và XNK Viettel” làm luận văn thạc sỹ của mình. Tác giả hy
vọng, nghiên cứu của mình sẽ đóng góp thêm vào hoàn thiện hệ thống báo cáo kế
toán quản trị cho Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và xuất nhập khẩu
Viettel giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn và hiểu rõ tầm quan trọng
1
của hệ thống báo cáo này, giúp cho việc kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng
phát triển và đạt được các mục tiêu đặt ra.
2. Tình hình nghiên cứu
Đã có nhiều bài viết, đề tài luận văn nghiên cứu về việc xây dựng hệ thống
báo cáo kế toán quản trị của các doanh nghiệp như:
“Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty cổ phần may 10”, luận
văn của tác giả Nguyễn Thị Kim Dung hoàn thành năm 2009 đã hệ thống hóa được các vấn
đề lý thuyết liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán quản trị, trình bày được thực trạng vận
dụng báo cáo kế toán quản trị tại Công ty cổ phần may 10 và đề xuất giải pháp hoàn thiện
hệ thống báo cáo kế quản quản trị cho Công ty cổ phần may 10.
“Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty vận tải quốc tế I.T.I”,
luận văn của Dương Thị Cẩm Nhung hoàn thành năm 2007, luận văn tập trung vào
phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty.
“Hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại công ty phân bón miền Nam”, luận
văn của Nguyễn Bích Liên hoàn thành năm 2007 đã hệ thống hóa các vấn đề lý
thuyết kế toán quản trị, ngoài ra trình bày được thực trạng vận dụng báo cáo của
Công ty phân bón miền Nam trong đó tập trung vào hoàn thiện hệ thống dự toán và
hệ thống kế toán trách nhiệm.
“Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho hệ thống Siêu thị Mediacare”, luận
văn của Hoàng Kim Sơn hoàn thành năm 2007 cũng nêu được các lý luận chung về
các vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán quản trị, trình bày được
thực trạng kế toán và hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại hệ thống Siêu thị
Mediacare và từ đó cũng đề xuất xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho hệ
thống Siêu thị Mediacare.
Các luận văn trên đều đã khái quát được lý luận chung về báo cáo kế toán
quản trị, trình bày thực trạng vận dụng hệ thống báo cáo quản trị tại doanh nghiệp từ
đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp
đó. Tuy nhiên với ba luận văn đầu tiên là công ty sản xuất khác hẳn với mô hình của
chuỗi kinh doanh bán lẻ mà luận văn đang hướng tới do vậy
2
hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ tập trung chủ yếu vào các báo cáo phân tích chi
phí chưa đi sâu vào phân tích doanh thu và các vấn đề liên quan khác.
Trong khi đó luận văn của tác giả Hoàng Kim Sơn cũng đề cập đến nội dung
tương tự, đi sâu vào hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp kinh
doanh bán lẻ theo chuỗi – Hệ thống Siêu thị Mediacare tuy nhiên khoảng thời gian
phân tích tương đối xa (từ năm 2007) đồng thời quy mô không lớn (10 Siêu thị tập
trung ở thành phố Hồ Chí Minh).
Việc lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ
kinh doanh – Tình huống tại trung tâm bán lẻ - Công ty thương mại và XNK
Viettel” vừa cần phải cập nhật theo đúng nhu cầu thông tin thời điểm hiện tại của
doanh nghiệp đồng thời phải đề xuất các báo cáo quản lý phù hợp quy mô rất rộng
của doanh nghiệp với 172Siêu thị trải dài trên toàn quốc.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: Trả lời câu hỏi nghiên cứu: Các báo cáo kế toán quản trị có đáp
ứng nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp?
Nhiệm vụ: Để trả lời được câu hỏi nghiên cứu trên luận văn tập trung nghiên
cứu 03 vấn đề chính:
- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống báo cáo kế toán quản trị nói chung.
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại
Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel.
- Đưa ra những kiến nghị để hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản
trị tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của Trung tâm bán
lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel.
Phạm vi nghiên cứu: Do nội dung của kế toán quản trị rất đa dạng và phong
phú nên phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ giới hạn trong việc nghiên cứu các
báo cáo kế toán quản trị của Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập
khẩu Viettel đang sử dụng trong năm 2012, 2013, đầu năm 2014.
3
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chủ đạo trong luận văn là phương pháp nghiên cứu
case study: Nhằm có thể đạt được những yêu cầu mà đề tài đã đặt ra, tác giả đã trực
tiếp làm việc thực tế tại doanh nghiệp, những kiến thức thực tế cộng với thu thập,
thống kê, chọn lọc, tổng hợp thông tin ....từ hoạt động thực tiễn của Trung tâm bán
lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel và tham khảo thêm các nguồn
dữ liệu khác (các giáo trình, đề tài luận văn tương tự...).
6. Những đóng góp của luận văn
Trong sự cạnh tranh gay gắt của các chuỗi bán lẻ trên thị trường, việc đưa ra
quyết định nhanh, hiệu quả đòi hỏi phải có các báo cáo kịp thời, chính xác, phù hợp
với quyết định của các nhà quản trị. Thông qua luận văn, tác giả mong muốn góp
phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị cho doanh nghiệp, giúp lãnh đạo
đưa ra các quyết định chính xác và đúng đắn cho doanh nghiệp, đóng góp một phần
không nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện báo cáo quản trị đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên theo
nhu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp tuy nhiên với việc hoàn thiện các yếu tố nền
tảng: hệ thống phần mềm; hoàn thiện hệ thống nhân sự và các loại báo cáo trách
nhiệm được đề cập trong luận văn, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo sau này sẽ dễ
dàng và hiệu quả hơn.
7. Bố cục luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,
kết cấu luận văn gồm 3 chương:
- Chương 1: Lý luận chung về báo cáo kế toán quản trị
- Chương 2: Thực trạng tình hình áp dụng báo cáo kế toán quản trị phụ vụ kinh
doanh -Tình huống tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và XNK Viettel
- Chương 3: Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh
doanh – Tình huống tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại vàXNK Viettel
4
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1. Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị
1.1.1. Khái niệm kế toán quản trị
Lịch sử phát triển của kế toán gắn liền với quá trình phát triển của xã hội loài
người, qua các hình thái kinh tế xã hội. Cùng với sự phát triển của kinh tế hàng hóa
và kinh tế thị trường ngày nay, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển trên mọi
phương diện, nó thực sự trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị, kiểm tra,
kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính của bất kỳ đơn vị nào.
Chức năng của kế toán nói chung là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế
tài chính của một số tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin với các mục tiêu:
Cung cấp các báo cáo kế toán theo quy định phục vụ cho các đối tượng bên ngoài
và bên trong đơn vị, hoạch định các chính sách dài hạn, ngắn hạn của đơn vị phục
vụ các đối tượng bên trong tổ chức; kiểm soát hoạt động của các đơn vị phục vụ các
đối tượng bên trong tổ chức.
Trong đó, kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử
dụng bên ngoài doanh nghiệp, còn kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin bên
trong doanh nghiệp (nhà quản trị các cấp) phục vụ cho các hoạt động, đề ra quyết
định nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu.
Như vậy, kế toán quản trị chính là một bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin kế
toán nói chung trong các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên nhân sự phát
triển của kế toán quản trị là do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn, quốc gia của
tổng thể nền kinh tế. Nhưng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì thông tin kế toán quản
trị với chức năng cơ bản là công cụ hữu hiệu để các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định điều
hành mọi hoạt động nhằm hướng tới các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Việc nghiên cứu kế
toán quản trị được xem xét từ nhiều quan điểm và góc độ khác nhau.
Theo GS.Robert S.Kaplan, trường đại học Havard, trường phái kế toán quản
trị của Mỹ: “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong
5
các tổ chức mà nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động
của tổ chức”.
Như vậy theo quan điểm này, kế toán quản trị là công cụ gắn liền với hoạt
động quản trị của các tổ chức. Nó có vai trò quan trọng cho các tổ chức xây dựng
các dự toán, hoạch định các chính sách và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức.
Theo GS H.BOUQUIN, đại học Paris Dauphin, trường phái kế toán quản trị
của Pháp: “Kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng cung cấp cho các
nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao”.
Với trường phái này, kế toán quản trị là công cụ cung cấp thông tin cho các
nhà quản trị, dựa vào thông tin đó các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các
hoạt động nhằm đạt hiệu quả kinh tế tối ưu.
Theo luật kế toán Việt Nam “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu của quản trị và quyết định
kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.
Theo quan điểm này, ngoài việc nhấn mạnh vai trò của kế toán quản trị là
thông tin hữu ích phục vụ các cấp quản lý khi đưa ra các quyết định còn cho biết
quy trình nhận diện thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động.
Từ các phân tích trên ta có thể đưa ra khái niệm kế toán quản trị như sau: Kế
toán quản trị lả bộ môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng
kết hợp với các định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể. Các thông tin đó giúp
các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ
chức thực hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị
nhằm tối ưu hóa các mục tiêu.
1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổ
chức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh.
Thông tin kế toán quản trị chủ yếu cung cấp cho các nhà quản trị doanh
nghiệp đưa ra các quyết định điều hành các hoạt động kinh doanh. Các cấp quản trị
6
từ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng các phòng ban đến Ban Giám
đốc và hội đồng quản trị của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị thường cụ thể và mang tính chất định lượng nhiều
vì gắn liền với các hoạt động kinh doanh cụ thể cuả doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị được cụ thể hóa thành các chức năng cơ bản của
các nhà quản trị như xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích, đánh giá và ra
quyết định.
Như vậy bản chất thông tin kế toán quản trị chính là hệ thống thông tin quản
lý của doanh nghiệp. Thông tin kế toán quản trị có chức năng quan trọng nhằm tăng
cường hoạt động quản lý hoạt động SXKD trong môi trường kinh doanh luôn luôn
biến động và phức tạp.Thực chất đó là một hệ thống thông tin quản trị hữu ích, một
hệ thống thông tin quan hệ lợi ích, trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.
1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị
1.1.3.1 Điểm giống nhau
Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phận
không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp. Những điểm giống nhau cơ bản là:
Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trong
doanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn sở hữu, doanh
thu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển tiền tệ của
doanh nghiệp. Một bên phản ánh tổng quát và một bên phản ánh chi tiết, tỉ mỉ của
các vấn đề đó.
Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu
của kế toán. Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo các
báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài. Đối với kế toán
quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xửlý nhằm tạo ra các thông tin
thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Kế toán quản trị sử dụng rộng
rãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có khai triển và tăng thêm
số liệu cũng như nội dung của các thông tin.
Kế toán quả trị và kế toán tài chính đều biểu hiện trách nhiệm của người quản
lý.Kế toán quản trị thể hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao còn kế toán quản trị
7
thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp. Nói cách
khác kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp
1.3.3.2 Điểm khác nhau
Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khách
nhau nên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có nhiều điểm khác biệt.
- Đối tượng sử dụng thông tin:
Với kế toán quản trị đối tượng sử dụng thông tin là các thành viên bên trong
doanh nghiệp: các chủ sở hữu, Ban giám đốc, Quản lý viên, Giám sát viên vv..Trong
khi thông tin kế toán tài chính chủ yếu lại cung cấp cho các đối tượng bên ngoài
doanh nghiệp như cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ
(các cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính).
- Nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin:
Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện
hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán
được các quốc gia công nhận. Trái lại,trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải
nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán quản
trị cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của nguời quản
lý, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán chung. Các quy
định của Nhà nước về kế toán quản trị (nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn.
- Tính pháp lý của kế toán:
Kế toán tài chính có tính pháp lệnh (và tới đây sẽ tuân thủ theo luật kế toán),
nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính
đều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận. Ngược lại, tổ
chức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh
nghiệp phù hợp với các đặc thù quản lý, điều kiện và khả năng quản lý cụ thể của
từng doanh nghiệp.
- Đặc điểm thông tin:
Thông tin của kế toán tài chính chủ yếu dưới hình thức giá trị. Còn thông tin
của kế toán quản trị được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị.
8
Thông tin của kế toán tài chính là thông tin thực hiện về những nghiệp vụ đã phát
sinh, đã xảy ra. Trong khi đó, thông tin của kế toán quản trị chủ yếu đặt trọng tâm
cho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề án
cho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra.
Thông tin kế toán tài chính chủ yếu là các thông tin kế toán thuần túy, được thu
thập từ các chứng từ ban đầu về kế toán. Trong kế toán quản trị, thông tin được thu thập
nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý và thường không có sẵn,
nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị còn
phải kết hợp với nhiều ngành khoa học khác như thống kê hạch toán nghiệp vụ, kinh tế
học, quản lý để tổng hợp, phân tích và sử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được.
- Hình thức báo cáo sử dụng:
Báo cáo được sử dụng trong kế toán tài chính là các báo cáo kế toán tổng hợp
(gọi là các báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động của
doanh nghiệp trong một thời kỳ (gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính).
Báo cáo của kế toán quản trị đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc
của doanh nghiệp (như báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nợ phải trả,
báo cáo nhập xuất tồn kho vv..).
- Kỳ báo cáo:
Kỳ báo cáo của kế toán quản trị thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáo
của kế toán tài chính. Báo cáo của kế toán tài chính được soạn thảo theo định kỳ,
thường là năm, còn báo cáo của kế toán quản trị được soạn thảo thường xuyên theo
yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
1.1.4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu kế toán quản trị
1.1.4.1. Đối tượng
Kế toán quản trị là một phân hệ của kế toán trong các tổ chức hoạt động,
được thể hiện rõ nét nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh, các đơn vị tự chủ tài
chính, do vậy kế toán quản trị cũng có đối tượng nghiên cứu chung của kế toán là
tài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính của tổ chức hoạt động. Sư vận
9
động của tài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính vì mục tiêu lợi nhuận của
kế toán quản trị coi trọng hàng đầu.
Bên cạnh đó, kế toán quản trị còn nghiên cứu những đối tượng đặc thù và cụ
thể hóa nhằm cung cấp các thông tin nhanh, chính xác cho các cấp quản trị đạt được
mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận:
- Nghiên cứu sâu hơn về chi phí của doanh nghiệp theo các góc độ khác
nhau như phân loại chi phí, dự toán chi phí, xây dựng định mức chi phí, phân tích
mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng, lợi nhuận… nhằm mục tiêu kiểm soát và
quản lý chi phí chặt chẽ và dự toán chi phí chính xác để tối thiểu hóa chi phí.
- Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất như lao động, hàng tồn kho và tài
sản cố định nhằm khai thác tối đa các yếu tố sẵn có, đảm bảo chi phí thấp nhất
và lợi nhuận cao nhất, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của thị trường.
- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu, lợi nhuận thông qua hệ
thống báo cáo kết quả kinh doanh trong việc hình thành các quyết định điều
hành hoạt động của doanh nghiệp.
- Xây dựng các trung tâm trách nhiệm, phân tích chi phí, doanh thu, lợi
nhuận theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cần
đầu tư thêm hay thu hẹp hoặc chấm dứt hoạt động cuả từng bộ phận nhằm
phát triển và bảo đảm an toàn vốn kinh doanh. Đồng thời xác định trách nhiệm
cá nhân, bộ phận trong tổng thể doanh nghiệp.
- Kiểm soát việc thực hiện từng khâu công việc, làm rõ các nguyên
nhân gây ra sự biến động giữa chi phí theo dự toán và thực tế, từ đó phát huy
những thế mạnh trong hoạt động kinh doanh và có các biện pháp ngăn chặn
những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả từng hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp các thông tin cần thiết nhằm sáng tỏ việc đưa ra các quyết định
kinh doanh hiện tại và tương lai. Xây dựng các dự toán chi phí, doanh thu và kết
quả tài chính nhằm dự báo các kết quả kinh doanh diễn ra theo kế hoạch.
- Phân tích và lựa chọn các phương án đầu tư ngắn hạn và dài hạn để đảm
bảo an toàn và phát triển vốn trong hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất.
10
1.1.4.2. Phương pháp hỗ đoán
Để xử lý các thông tin phục vụ việc ra quyết định kinh doanh, kế toán quản
trị ngoài việc sử dụng các biên pháp truyền thống tương tự như kế toán tài chính
như: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá,
phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.
Ngoài ra, kế toán quản trị còn sử dụng một số phương pháp đặc thù để làm
sáng tỏ thông tin kế toán phục vụ nhu cầu quản lý:
- Phương pháp phân loại chi phí: Phân chia thành biến phí, định phí;
Hoặc chi phí có thể kiểm soát, không thể kiểm soát…
- Phương pháp mô hình: Để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm đầu
tư cũng thường sử dụng mô hình Dupont để phân tích các nhân tố ảnh hưởng
đến chỉ tiêu ROI từ đó có quyết định thích hợp và xác định trách nhiệm của
nhà quản trị.
- Phương pháp đồ thị: Phương pháp này cũng được sử dụng khá thông
dụng. Đồ thị là cách thể hiện dễ thấy nhất, chính xác nhất cho thấy mối quan hệ
và xu hướng biến động của các thông tin do kế toán quản trị cung cấp và xử lý.
1.2. Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
của doanh nghiệp
Một trong các yếu tố quan trọng tác động đến xây dựng hệ thống báo cáo kế
toán quản trị của 1 doanh nghiệp chính là hệ thống Quyết định của nhà quản trị và
tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
1.2.1 Quyết định quản trị
Quyết định quản trị bao gồm có 2 loại: Quyết định ngắn hạn và quyết định
dài hạn.
1.2.1.1 Quyết định ngắn hạn
- Khái niệm: Là các quyết định có thời hạn dưới 1 năm, có thể là các quyết
định trong ngày như: Giải quyết các trục trặc trong quy trình, tình hình cung cấp
nguyên vật liệu đồng bộ, không đảm bảo về chất lượng, không đáp ứng kịp thời các
điều kiện đảm bảo kinh doanh cho doanh nghiệp.
11
- Các quyết định ngắn hạn thường bao gồm: +
Quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài? +
Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng?
+ Quyết định duy trì hoạt động đầu tư hay chấm dứt đầu tư?
+ Các quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tố
giới hạn.
- Tiêu chuẩn lựa chọn các quyết định ngắn hạn:
+ Tiêu chuẩn về kinh tế: Mục tiêu lựa chọn và ra quyết định ngắn hạn trong
sản xuất kinh doanh là mang lại lợi ích kinh tế cao nhất. Bởi vậy, khi ra quyết định
ngắn hạn trong điều hành, nhà quản trị cần phải cẩn trọng, đắn đo xem xét nhiều
phương án. Phải tính đến việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tiết
kiệm vốn và sử dụng vốn cho hợp lý nhất.
+ Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn: Tiêu chuẩn này có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định. Điều đó thể hiện ở chỗ: Khi
thời cơ đến, quản trị doanh nghiệp phải biết chớp lấy thời cơ, giải quyết các vấn đề
kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất phải nhanh, chính xác và đúng thời điểm,
có như vậy mới đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
+ Ngoài những tiêu chuẩn trên, khi đưa ra quyết định nhà quản trị cần phải
quan tâm đến tiêu chuẩn phi kinh tế như: Bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giải
quyết công ăn việc làm cho người lao động, đạo đức nghề nghiệp...
- Đối với doanh nghiệp thương mại, các quyết định ngắn hạn thường liên quan
đến: Các quyết định có nên nhập hàng hay dừng nhập hàng, nhập hàng khi nào...; Các
quyết định về chính sách giá bán, về chương trình xúc tiến bá hàng; Các quyết định có
nên tiếp tục kinh doanh cửa hàng đó hay ngừng khi cửa hàng hoạt động lỗ....
1.2.1.2 Quyết định dài hạn
- Khái niệm: Là những quyết định mang tính chất kế hoạch, thể hiện những
mục tiêu phát triển chiến lược diễn ra trong nhiều kỳ kế toán, thường là liên quan
đến vốn đầu tư lớn và làm thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
12
- Quyết định dài hạn có nhiều cách thức phân loại nhưng tác giải tập trung
phân tích theo 1 tiêu chí là nội dung kinh tế, các quyết định dài hạn bao gồm:
+ Quyết định cắt giảm chi phí: Có nên trang bị máy móc thiết bị mới để giảm
chi phí lâu dài hay không?...
+ Quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh: Các quyết định này thường liên
quan đến việc tăng quy mô của quá trình SXKD, có nên mở rộng thêm kho tàng,
thêm văn phòng, thêm máy móc thiết bị không?
+ Quyết định về lựa chọn máy móc thiết bị: Máy móc, thiết bị sản xuất hay quy
trình công nghệ tiên tiến có trình độ kỹ thuật cao có thể có nhiều loại, vậy nhà quản trị
phải có thông tin để tính toán và lựa chọn loại nào để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất...
+ Quyết định nên mua sắm hay thuê máy móc thiết bị sản xuất có lợi hơn:
+ Quyết định nên thay đổi quy trình công nghệ sớm hay chờ thêm một thời
gian nữa....
- Đối với doanh nghiệp thương mại, các quyết định dài hạn chủ yếu là việc
lựa chọn có mở rộng sản xuất kinh doanh hay không: Có mở thêm ngành hàng hay
ngừng kinh doanh 1 ngành hàng trong tương lai, dự kiến cách thức tổ chức bán hàng
thế nào trong điều kiện doanh nghiệp bị đối thủ cạnh tranh khốc liệt...
1.2.1.3 Mô hình ra quyết định
Ra quyết định là một quá trình bao gồm nhiều bước có liên quan đến việc
hình thành vấn đề, xác định và lựa chọn phương án thông qua và văn bản hóa quyết
định. Mô hình thể hiện quá trình ra quyết định được thể hiện như sau:
Xác
định
vấn đề
ra
quyết
định
Liệt kê
các yếu
tố ảnh
hưởng
đến
quyết
định
Thu thập
thông tin
có liên
quan
Quyết
định
giải
pháp
Thực
hiện
quyết
định
Đánh
giá kết
quả
thực
hiện
Sơ đồ1.1: Mô hình ra quyết định (DECIDE)
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
13
Việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị càng đầy đủ thông tin,
chính xác sẽ giúp các nhà lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định đúng, hiệu quả cao cho
doanh nghiệp. Ngược lại, báo cáo quản trị không đầy đủ thông tin hoặc thông tin sai
lệch sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.1.4 Nguyên tắc của việc ra các quyết định
Những nguyên tắc chung về quản trị cũng là những nguyên tắc về việc ra
quyết định, tuy nhiên trong việc ra quyết định người ta thường đặc biệt chú trọng
thực hiện các nguyên tắc sau:
- Quyết đoán.
- Khoa học.
- Khách quan.
- Thống nhất.
- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm.
- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức.
- Không chồng chéo.
- Kịp thời.
- Hiệu quả.
Áp dụng các nguyên tắc vào từng trường hợp ra quyết định cụ thể đòi hỏi
các nhà quản trị phải vận dụng sáng tạo, không được cứng nhắc, phải phù hợp với
hoàn cảnh thực tế ở mỗi đơn vị.
1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chức năng thông tin kế toán
Trong các DN, thông tin kế toán quản trị thường được tổ chức theo 2 nội
dung: Thu nhận thông tin, phân tích và xử lý thông tin.
- Thu nhận thông tin thường được tiến hành tại các bộ phận: phân xưởng,
Siêu thị, tổ sản xuất… Thông tin kế toán gồm có thông tin hiện tại và thông tin
tương lai. Thông tin hiện tại chính là các chi phí kinh tế, tài chính chi tiết thuộc các
bộ phận như hàng tồn kho, chi phí, doanh thu và kết quả đang xảy ra trong hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin tương lai là hệ thống thông tin quan
trọng mà các nhà quản trị cần phải dự đoán, phán đoán những hoạt động kinh doanh
14
sắp xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học hiện tại và quá khứ. Độ tin cậy của thông
tin tương lai phụ thuộc vào trình độ quản lý của các cấp quản trị và ảnh hưởng đến
hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tổ chức phân tích thông tin kế toán quản trị. Trên cơ sở những thông tin thu
nhận được ở trên, các chuyên gia kế toán tiến hành so sánh, đối chiếu giữa thực té
và định mức, dự toán, kế hoạch để từ đó xác định được những nhân tố ảnh hưởng
đến các chiều hướng tích cực và tiêu cực từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả của các hoạt động. Mặt khắc quá trình phân tích cũng thường sử dụng các
công cụ hiện đại để dự đoán những hoạt động kinh doanh có khả năng xảy ra, từ đó
các quyết định ứng xử kịp thời.
1.2.2.2. Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chu trình kế toán
Chu trình thông tin kế toán thường được thể hiện qua những khâu cơ bản: tổ
chức hạch toán thông tin ban đầu thông qua hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản kế
toán, tổ chức tính giá và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
- Tổ chức hạch toán thông tin KTQT ban đầu thông qua hệ thống chứng
từ. Chứng từ là phương tiện ghi nhận và phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trong doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ thường dựa vào hệ thống
chứng từ bắt buộc và hướng dẫn của Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên, xuất
phát từ yêu cầu quản trị khi tổ chức chứng từ ta có thể bổ sung thêm các chỉ
tiêu phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp. Mặt khác có thể thiết
kế mới những mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh
nghiệp nhằm cung cấp thông tin nhanh và chính xác cho từng cấp quản trị.
- Tổ chức tài khoản kế toán quản trị. Tài khoản kế toán và sổ kế toán có
mối quan hệ mật thiết với nhau. Thực chất sổ kế toán là phương tiện thể hiện
tài khoản kế toán. Do vậy khi tổ chức tài khoản kế toán cần xuất phát từ nhu
cầu của các nhà quản trị gắn với thực tiễn kinh doanh để mở các tài khoản, hệ
thống sổ cho phù hợp.
- Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị. Báo cáo kế toán quản trị chính là
sản phẩm cuối cùng của các chuyên gia kế toán trong quá trình thu thập, xử lý
15
thông tin cung cấp cho nhà quản lý. Báo cáo kế toán quản trị cũng đa dạng và
phong phú, xuất phát từ nhu cầu, sự am hiểu thông tin của các nhà quản trị để
từ đó xây dựng chỉ tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với từng cấp quản trị
nhằm đảm bảo phân tích, đánh giá đưa ra quyết định hiệu quả cao trong các
tình huống hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Một hệ thống báo cáo kế toán quản trị tốt sẽ giúp cho các nhà quản trị đưa ra
các quyết đinh đúng đắn, do vậy tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm
bảo yêu cầu:
- Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần xây dựng phù hợp với yêu cầu
cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng nhà quản trị cụ thể.
- Thông tin của báo cáo kế toán quản trị phải đầy đủ, đảm bảo tính so
sánh được phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định của nhà quản trị
các cấp.
- Các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tính
phù hợp, trung thành, nhất quán giữa các báo cáo định hướng, báo cáo kết quả thực
hiện và báo cáo phân tích biến động giữa số liệu dự toán và số liệu thực hiện.
Để phục vụ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị thực hiện chức
năng qu ản trị doanh nghiệp, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải thiết kế bao
gồm các loại báo cáo sau:
- Hệ thống báo cáo dự toán, kế hoạch, các chỉ tiêu kế hoạch để chuẩn bị các
điều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh
nghiệp, là thước đo đánh giá kết quả thực hiện.
- Hệ thống báo cáo thực tế: Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin về tình
hình thực hiện của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên các lĩnh vực hoạt
động kinh doanh là cơ sở để nhận định, kiểm soát, đánh giá, điều chỉnh tình hình
thực hiện.
- Hệ thống báo cáo phân tích kết quả và nguyên nhân của các hoạt động
kinh doanh: hệ thống báo cáo biến động kết quả và nguyên nhân của các hoạt động
kinh doanh phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự toán và các
16
