5 sự thật khi lãnh đạo

5 sự thật khi lãnh đạo (phần 1)
Khi mới được thăng tiến lên vị trí lãnh đạo, bạn sẽ "va" phải nhiều thực tế mà bạn chưa
từng gặp phải trước đó, chúng có thể khiến bạn lúng túng.
Sự thật thứ nhất: Cần nhiều "băng thông rộng"
Lãnh đạo là sự pha trộn của trách nhiệm. Để lãnh đạo một cách hiệu quả, bạn cần phải có khả
năng có được lượng thông tin lớn nhanh chóng và giải quyết nhiều công việc cùng lúc. Trong
thuật ngữ máy tính, bạn cần nhiều "băng thông rộng".
Khi bạn được thăng tiến vào vị trí lãnh đạo, bạn có thể bắt đầu cảm thấy rằng tốc độ xử lý công
việc của bạn đang chậm dần. Càng nhiều đòi hỏi của vị trí mới có thể càng bộc lộ nhiều lĩnh vực
mà các kỹ năng của bạn chưa được phát triển đầy đủ. Đây không phải là một lời cảnh báo, mà là
một thử thách lãnh đạo tích cực.
Khi là lãnh đạo, có 7 khía cạnh mà bạn cần chú ý:
- Thói quen làm việc cá nhân, bao gồm việc giữ các đòi hỏi và cam kết tại các cuộc họp, lịch
trình và phối hợp với nhóm và những người khác.
- Quản lý cảm xúc cá nhân và sự căng thẳng: Khi bạn ở vị trí lãnh đạo, cảm xúc của bạn sẽ
có ảnh hưởng đến nhiều người khác. Bạn không được để sự căng thẳng của mình lan rộng ra
toàn tổ chức.
- Cơ sở hạ tầng và hệ thống lãnh đạo của bạn, bao gồm cách bạn xử lý với ngân sách, hội
đồng hỗ trợ, các chức năng hỗ trợ của tổ chức như tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ thông
tin và chức năng hoạt động của tổ chức.
- Tầm nhìn và chiến lược: Những điều này cần phải được phát triển để chúng luôn rõ ràng,
phong phú và khuyến khích những người khác tiến hành đúng hướng. Trong khi việc quản lý là
tránh những khó khăn mà bạn gặp phải, thì việc lãnh đạo đòi hỏi bạn phải mở một đường đi cho
những người khác.
- Mối quan hệ của bạn với các thành viên ban lãnh đạo: Mối quan hệ làm việc tốt là cách
hiệu quả nhất cho bạn thực thi chương trình lãnh đạo của mình.
- Mối quan hệ với cộng sự và cấp dưới: Những người này sẽ tác động đến thiện ý và sự tin
cậy, liên hệ với mọi người và luôn thông tin với họ.
- Mối quan hệ với cấp trên: Dù cấp trên là một ban, hay chỉ một người, thì đều rất quan trọng
với thành công của bạn.
Cách dễ dàng nhất để "mở rộng băng thông" là để tăng cường hệ thống hỗ trợ của bạn. Bạn có

thể chỉ định ai đó trực tiếp hỗ trợ bạn. Tất nhiên không được mắc sai lầm khi chọn người, phải
nhớ rằng những người bạn dùng phải thích hợp với vị trí của họ.
Sự thật thứ 2: Tiếp nhận một phụ tá thì cần phải đào tạo lại
Nếu bạn tiếp nhận một người phụ tá từ người tiền nhiệm, bạn phải cư xử một cách cẩn thận
trong việc thiết lập mối quan hệ quan trọng này.
Sẽ là một sai lầm khi đánh giá thấp người phụ tá hoặc một thư ký trung thành với người tiền
nhiệm trong công việc - và với những điều anh ta/ cô ta tin rằng tổ chức nên làm. Bạn là người
mới đến và nếu bạn không tập trung vào mối quan hệ này sớm, bạn có thể sẽ gặp rắc rối.
Cách bạn xử sự với người phụ tá sẽ thay đổi phụ thuộc vào phong cách của bạn, phong cách
của người đó và hoàn cảnh mà bạn phải đối mặt khi bắt đầu công việc. Đây là một số tình huống
có thể xảy ra:
- Khi bạn nhận vị trí đó, người phụ tá đã ở bên cạnh và hỗ trợ bạn hoàn toàn, vì quan điểm của
anh ta là, "sếp nào cũng là sếp". Thuyết phục không phải là vấn đề, khen ngợi là cách bạn cần
phải nghĩ đến. Nếu bạn không chú ý và cảm ơn người phụ tá đó, người đó sẽ không ở bên cạnh
bạn lâu dài. Nếu bạn không gợi ý cách để thừa nhận điều đó như tăng tiền thưởng, tặng hoa,
mời ăn trưa, hạn chế những điều người đó không muốn thì mối quan hệ này sẽ chỉ là một chiều
và không bền vững.
- Người phụ tá của bạn có thể nghi ngờ bạn và đợi xem bạn là ai và bạn đối xử với mọi người
như thế nào. Bạn sẽ bị "kiểm tra". Bạn sẽ thừa nhận tình huống này khi hành vi của người phụ tá
không nhất quán. Đôi khi bạn nghĩ người phụ tá của bạn đang đứng bên cạnh bạn, và đôi khi bạn
có cảm giác bạn bị đẩy ra ngoài thay vì đứng đầu trong việc gì đó. Bạn cần phải khen ngợi người
phụ tá khi người đó ở đó để giúp bạn và đặc biệt là đưa ra cho bạn những lời cảnh báo và góp ý.
Khi người phụ tá không giống như mong đợi của bạn, hãy thể hiện sự thất vọng và đề nghị cách
cư xử khác. Quan trọng là khi bạn đề nghị người đó có những hành vi mới, bạn có thể "đào tạo
lại" người đó mà vẫn giữ được không khí hoà bình.
- Bạn thấy bạn người có tầm nhìn về công việc, các mối quan hệ cũng như lòng trung thành hạn
chế. Trong trường hợp này, bạn cần phải tiến hành một số hành động nghiêm túc. Nếu bạn đã
lặp đi lặp lại rằng người phụ tá phải dành 20 phút giữa các cuộc hẹn để bạn có thể chuẩn bị,
nhưng người đó không làm như vậy, có thể sẽ có vài việc xảy ra. Sẽ tốt hơn nếu người đó nhận
được hướng dẫn của bạn bằng văn bản. Người đó có thể bị áp lực từ bên ngoài trong việc lên

lịch trình cho bạn và đáp ứng nhu cầu của người khác. Người đó có thể chỉ làm những việc mà
mình luôn làm và chỉ làm theo cách cũ. Trong trường hợp này, bạn phải xử lý một cách thực tế.
Bạn cần phải vạch ra các biểu hiện thực tế cùng với mong ước và đòi hỏi của bạn.
Bạn cần hiểu việc mà người phụ tá đang làm. Đừng chỉ giận dữ vì anh ta/cô ta không làm theo
cách bạn muốn. Nếu bạn thấy người đó tin rằng có một số việc "không phải là việc của tôi", bạn
cần đưa ra những thực tế về những điều xảy ra để đảm bảo sự khách quan của bạn.
Mối quan hệ với phụ tá sẽ rất quan trọng. Chú ý tới mối quan hệ này sớm sẽ tăng hiệu quả khi
các bạn làm việc cùng nhau. Nếu bạn thấy vẫn không hiệu quả vì người đó không chịu thích nghi,
bạn nên nghĩ đến việc tìm người khác mà có thể phối hợp và hỗ trợ cho bạn.
5 sự thật khi lãnh đạo (phần 2)
Nhiều người hình thành quan điểm của họ về bạn trước cả khi họ gặp bạn - khi họ gọi điện
cho bạn lần đầu tiên, khi đến văn phòng của bạn, và khi gặp người phụ tá. Người phụ tá sẽ
giống như một sự quảng cáo cho việc bạn là ai. Nếu người đó cư xử một cách lịch thiệp,
những người khác sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp đó.
Sự thật thứ 3: Người phụ tá đóng vai trò quan trọng
Do đó, thuê được một người phụ tá phù hợp nên là ưu tiên
hàng đầu khi bạn giữ vai trò lãnh đạo và quá trình này cần
sự quan tâm của bạn. Sẽ là một sai lầm lớn khi để việc lựa
chọn một người chủ chốt như vậy cho người quản lý văn
phòng hoặc người nào đó ở bộ phận nhân lực. Những
người khác có thể giúp tìm các ứng viên, nhưng đưa ra đòi
hỏi trực tiếp và tiến hành phỏng vấn cuối cùng phải là công
việc của bạn.
Tại sao lại đáng bỏ thời gian ra để làm việc này? Không phải tất cả các phụ tá tốt đều như nhau
sao? Không phải. Những người khác nhau cần những người phụ tá khác nhau.
Hãy nghĩ về điều mà bạn thích - và chúng ta không nói về vẻ bề ngoài, tuổi tác hay những số liệu
thống kê khác. Vận dụng trí tuệ tập thể để lên danh sách những đòi hỏi, và viết chúng ra. Danh
sách bao gồm một số đặc điểm đòi hỏi và nhiều như bạn muốn có và những đặc điểm mà bạn
biết sẽ không hiệu quả. Bạn có muốn một người đáp lại bất cứ yêu cầu nào của cấp trên, hay
bạn muốn một người nói chuyện với bạn hàng ngày và nghĩ về những đòi hỏi của bạn?

Một vài đòi hỏi chung khi tìm một người phụ tá cho bạn:
- Biết khi nào cần liên hệ với bạn khi bạn đang ở trên đường
- Sàng lọc các cuộc gọi của bạn
- Biết cách để bố trí lịch trình phù hợp
- Nghĩ trước để lường hết những điều bạn cần
- Kiểm tra những vấn đề bất ngờ mà có thể xuất phát từ những quyết định hàng ngày.
- Liên hệ tốt trong tổ chức hoặc có thể tạo ra sự liên hệ nhanh chóng.
Khi bạn thiết lập đòi hỏi của bạn, hãy gửi nó cho bộ phận quản lý nhân lực. Sau đó, lựa chọn
những ứng viên đủ yêu cầu nhất cho cuộc phỏng vấn.
Bây giờ hãy nghĩ đến việc phỏng vấn. Bạn sẽ thừa nhận khả năng của các ứng viên và chắc
chắn rằng những điều đó phù hợp với những đòi hỏi của bạn cho công việc như thế nào? Quá
trình phỏng vấn có thể tuân theo các chuẩn mực trong tổ chức, nhưng trách nhiệm của bạn là tìm
được người mà bạn cho rằng bạn cần.
Những kỹ thuật sau là cách để vạch ra khả năng của các ứng viên. Sử dụng từng kỹ thuật một
hoặc kết hợp chúng cho cuộc phỏng vấn:
- Đề nghị các ứng viên nói về những điều họ đã làm trong công việc của họ trước đây, khi còn đi
học hoặc trong 2-4 vị trí trước đó. Họ thích và không thích việc nào nhất và giỏi ở lĩnh vực nào?
Điều họ thích có thể là một điểm mạnh của họ. Điều này sẽ giúp bạn xác định liệu những kinh
nghiệm của họ có hữu ích khi làm việc với bạn.
- Khi các ứng viên nói về các vị trí mà họ phải nắm giữ, hãy đề nghị những điều họ nghĩ về điểm
mạnh và điểm yếu của ông chủ trước đây. Bạn không đề nghị họ thiếu trung thành nhưng phải
nhìn vào mỗi ông chủ một cách khách quan, vì ai cũng có điểm mạnh, điểm yếu. Bạn đang tìm
những điều mà có thể vận dụng được với bạn. Nếu bạn muốn một người có thể nghĩ cho chính
mình, sẽ là một hồi chuông cảnh báo nếu người đó nói rằng, điểm mạnh của vị sếp trước đó của
anh ta là nói chính xác anh ta phải làm điều gì. Nếu ai đó nói bạn rằng sếp của cô ta thưởng cho
cô ta rất nhiều, bạn có muốn làm tương tự như vậy?
- Hãy đặt ra các tình huống có tính giả thuyết dựa trên những đòi hỏi bạn đã liệt kê ra. Có gì đặc
biệt với công việc bạn cần làm một cách thường xuyên? Nếu có, hãy đưa ra một tình huống kiểm
tra. Nếu bạn muốn tìm hiểu xem liệu người đó có thể giải quyết được những đòi hỏi khó hiểu, hãy
đưa ra một tình huống giả tưởng: "Bạn sẽ làm gì nếu tôi rời khỏi thành phố và một người nào đó

nài nỉ có một cuộc hẹn khi tôi quay trở lại?".
- Xác nhận các mong đợi. Nói với các ứng viên về mong đợi của bạn, và đề nghị họ đưa cho bạn
những mong muốn của họ. Những mong đợi này là chất keo tốt để gắn những điều họ muốn
trong công việc và liệu họ có phù hợp với đòi hỏi của bạn.
Tìm được người thích hợp để đại diện cho bạn trở thành bạn đồng hành trong công việc có thể
tạo ra hoặc phá vỡ thành công của bạn trong vai trò lãnh đạo. Dành thời gian để xác định, kiểm
tra và thuê người đáng giá với từng giờ và từng ngày mà bạn cống hiến cho nhiệm vụ. Bạn sẽ có
được lợi ích.
5 sự thật khi lãnh đạo (phần 3)
Thăng tiến lên vị trí lãnh đạo cũng giống như lên lớp khi đi học. Dù bạn thông minh và
được khuyến khích như thế nào đi nữa, nếu bạn không biết cách để tự sắp xếp, sự phức
tạp của môi trường mới cũng sẽ lấn át bạn.
Sự thật thứ 4: Nhiều lỗ hổng trong thói quen làm việc
của bạn sẽ bị phơi bày
Bạn có thể đã được thăng tiến vì bạn luôn nỗ lực hết mình khi làm việc trước đây. Nhưng những
điều đưa bạn tới vị trí hôm nay có thể không còn hiệu quả nữa. Trước đây, bạn có thể "phất lên"
dựa vào sự nhanh trí của bạn, nhưng bạn càng ở cấp độ cao, bạn càng gặp phải những điều
phức tạp hơn.
Vị trí lãnh đạo mới sẽ đòi hỏi bạn mài sắc những thói quen làm việc cá nhân của bạn
- Theo kịp lịch trình: Hãy chắc rằng bạn hoặc người nào đó làm việc cho bạn ghi mọi cuộc hẹn và
cuộc gặp vào cuốn lịch của bạn và nhắc nhở bạn đúng lúc.
- Uỷ thác sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng và thời hạn: Đưa cho nhân viên sự hướng dẫn và
thời gian đủ để họ làm việc, và nhắc nhở họ thời hạn phải hoàn thành.
- Bám sát các việc uỷ thác và các cam kết: Người phụ tá giữ hồ sơ bám sát để bạn nắm được tất
cả các phần việc uỷ thác.
- Làm cho việc ra quyết định luôn rõ ràng: Để cho những người khác biết liệu quyết định của bạn
có bao gồm cả họ và liệu họ có đóng góp vào quyết định của bạn. Cũng để họ biết khi nào họ
một quyết định là do họ tạo ra.
- Theo dõi ngân sách: Có người giữ số liệu về ngân sách và các chi phí cơ bản hàng tháng và
cân bằng "nguồn thu" và "nguồn chi".

- Chắc rằng bạn luôn công bằng trong lời nói và hành động: Sử dụng danh schs để liên lạc với
các thành viên nhóm mà bạn quản lý hoặc đào tạo để bạn không vô tình bỏ sót bất kỳ ai.
- Dành thời gian với nhóm và đồng nghiệp: Bạn cần phải khuyến khích cách làm việc mới của
những người khác dựa trên tình trạng lãnh đạo của bạn, và đôi khi duy trì một khoảng cách với
nhóm của bạn.
Trừ khi bạn đầu tư đủ thời gian và suy nghĩ vào việc thiết lập hệ thống làm việc và các mối quan
hệ hiệu quả ban đầu, bạn sẽ hình thành thói quen xấu và sẽ không bao giờ tiến bộ xa hơn. Bạn
sẽ bị bao trùm bởi sự phức tạp, bởi các cuộc họp, và việc thiếu khả năng kiểm soát các chi tiết
bạn từng tham gia vào. Bạn càng làm công việc trước đó của bạn tốt hơn, bạn càng thất vọng vì
không thể làm tốt như bạn đã từng làm. Chuyển lên vị trí lãnh đạo liên quan đến việc nới lỏng
nhưng vẫn hướng dẫn những người khác bằng sự yêu thích và hỗ trợ. Bạn càng dừng việc làm
các việc như trước đây của bạn sớm và nhìn ra sự phức tạp của công việc mới, bạn càng trở nên