"Câu chuyện PR" - công thức bí mật cho thành công trong giao tế

"Câu chuyện PR" - công thức bí mật cho thành công trong giao tế
Tuyết Mai dịch từ MarketingProfs
Ngày nay, mặc dù các công ty
không quan tâm tới PR theo cùng
một cách thức như những hoạt động
quảng cáo, các kết quả PR luôn đòi
hỏi thời gian, chuyên môn và công
sức. Nó đi theo các lối mòn của
những nghiên cứu truyền thống tổng
hợp, quan sát các xu hướng truyền
thông mới cùng một vài kỹ năng tốt
của con người. Ngoài ra, PR luôn
cần đến tài năng lâu đời về việc kể
một câu chuyện hay. Đó chính là sự
khác biệt cơ bản giữa quảng cáo và
PR.

Quảng cáo thiên nhiều về hoạt động bán hàng. Còn cốt lõi của PR
là kể một câu chuyện. Giờ đây, mọi người không thích trở thành đối
tượng bán hàng nữa mà họ thường hoài nghi các nhân viên bán
hàng. Nhưng chúng ta lại luôn yêu thích những câu chuyện hấp dẫn
khác nhau. Chúng ta chuyển giao cho nhau những thông tin thiết
yếu nhất - về gia đình, về niềm tin và về lịch sử - thông qua các câu
chuyện.

Dưới đây là “công thức bí mật” giúp bạn kể một câu chuyện kinh
doanh hấp dẫn thông qua giao tế công cộng.
Bắt đầu với những nghiên cứu tốt
Bạn hãy nghiên cứu cẩn thận. Trước bất cứ quyết định PR nào, bạn
cần biết rõ về phương tiện truyền thông nào sẽ tiếp cận, nó phù hợp
với bạn ra sao, bạn thích hợp hơn với dạng online hay truyền thống.

Để xác định được vấn đề này, hãy suy nghĩ về độ tuổi, nền tảng giáo
dục, tài chính, dân tộc, chuyên môn, các mối quan tâm xã hội và
nhận thức của các khách hàng cuối cùng sử dụng sản phẩm/dịch vụ
bạn cung cấp. Sau đó tìm kiếm các phương tiện truyền thông thích
hợp và gửi tới một người nghe tương tự như khách hàng cuối cùng
của bạn.
Cũng sẽ rất quan trọng với việc biết được liệu các khách hàng mục
tiêu của bạn có đón nhận thông tin trực tuyến, hay qua tivi, radio,
hoặc báo chí truyền thống,....
Kể một câu chuyện hấp dẫn
Hãy đi thẳng vào trái tim và cảm xúc về sự tồn tại của công ty bạn:
Có phải chủ công ty khởi sự kinh doanh vì một liên kết cá nhân tới
các nhu cầu mà sản phẩm/dịch vụ đáp ứng? Hoạt động kinh doanh
của bạn có vượt qua một ngọn núi lớn nào để bắt đầu hay tăng
trưởng? Liệu có một câu truyện hấp dẫn nào về gốc gác của sản
phẩm bạn cung cấp, nó được tạo ra như thế nào? Công ty của bạn có
một nhiệm vụ làm thay đổi thế giới? Bạn có thể kể một câu chuyện
hấp dẫn về việc làm thế nào bạn đã “cứu sống” các khách hàng?
Một khi xác định được Câu truyện thực về hoạt động kinh doanh
của bạn, bạn đã sở hữu trong tay một công cụ tiếp thị độc nhất mà
không ai có thể sao chép.
Để câu chuyện thực sự thu hút các nhà báo
Các nhà báo luôn khống chế một vài chủ đề nhất định. Họ hoàn toàn
ghét việc bị dội bom tấn bởi những thông tin mà không có gì đặc
biệt đem lại cho tờ báo hay phương tiện truyền thông của họ.
Vì vậy, bạn đừng gửi đi những tin tức kinh doanh tới các chủ bút
của những tờ báo thông tin lối sống. Đừng gửi những thông tin lối
sống tới các chủ bút ngân hàng. Đừng gửi bất cứ điều gì tới chủ bút

nếu bạn có thể tự mình làm lấy. Hãy cho họ thấy bạn đã làm tốt các
công việc của mình thế nào.
Và trước khi xây dựng một câu chuyện PR, bạn cần đọc, xem hay
nghe các bài viết của các chủ bút, tìm hiểu phong cách và mối quan
tâm của họ, đồng thời nhờ một vai người xem xét cho ý kiến tham
khảo.
Không ngừng theo sát diễn biến
Các nhà báo rất bận rộn, thời gian đối với họ là một tài sản quý giá.
Im lặng không có nghĩa là “không”. Im lặng có thể mang ý nghĩa là
bài viết PR của bạn chưa được họ họ xem qua hay đó là bạn đầu tiên
bị loại bỏ. Điều đó có nghĩa rằng họ có thể quá bận để trả lời bạn
thệm chí họ quan tâm tới bài viết PR của bạn. Hay nó cũng có thể có
nghĩa rằng họ đã đã chuyển giao bài viết cho một ai đó xem xét chủ
đề của bạn. Rất có thể địa chỉ email không hoạt động.
Rất nhiều công ty đã phải mất 5-6 bước tiếp cận với các chủ bút để
câu truyện của mình được quan tâm và đăng tại. Hãy lịch sự nhưng
luôn kiên quyết. Và nếu câu trả lời là không, bạn hãy hỏi “tại sao?”.
Nó có gì chưa hợp lý với tờ báo hay với chủ đề nội dung? Động cơ
chưa thích hợp? Hay nó tương tự một nội dung nào đó mới được
đăng tải gần đây?
Bạn có thể học được rất nhiều bằng việc hỏi tại sao và lắng nghe câu
trả lời. (Lời khuyên: Đừng bao giờ gọi điện hỏi lại vào buổi chiều
muộn, thời điểm mà các nhà báo rất bận rộn).
Câu chuyện của bạn có tương thích với các chủ đề tin tức nổi
bật hiện tại?
Liệu đang có một cơn khủng hoảng kinh doanh nào đó? Nếu bạn
cung cấp dịch vụ phục hồi sau khủng hoảng cho các doanh nghiệp
nhỏ, sẽ thích hợp hơn cả với việc đưa ra các câu chuyện về các
khách hàng đã khôi phục mạnh mẽ - với sự giúp đỡ của bạn – sau
cơn khủng hoảng.

Mùa xuân đang đến? Giờ là thời điểm tốt để đăng tải một câu
chuyện về dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp hay dọn dẹp lưu động để
giúp đỡ cho Văn phòng “Dọn dẹp mùa xuân”.
Để có được kết quả tốt nhất, ít nhất một tháng trước các ngày nghỉ lễ
hay sự kiện được dự báo trước, bạn cần bắt tay ngay vào công việc.
Còn đối với những thông tin đột xuất, hãy nỗ lực trong vòng 24 giờ,
còn bằng không nó sẽ tin tức cũ. Vòng quay thông tin 24/7 đồng
nghĩa với việc có rất nhiều thời gian và không gian để lấp đầy – các
nhà báo luôn tìm kiếm các tin tức nóng nhất có liên quan.
Trả lời, trình diễn và gửi thông điệp
Doanh nhân nổi tiếng Woody Allen đã từng nói: “Một nửa cuộc đời
chúng ta là sự trình diễn”. Việc trình diễn là 100% kết nối với truyền
thông đại chúng. Đừng hủy bỏ một cuộc phỏng vấn cho đến khi bạn
ở trong bệnh viện.
Nếu bạn được sắp xếp để lên sóng truyền hình hay truyền thanh, hãy
đến đó sớm. Hãy sẵn sàng để đưa ra những câu truyện giàu ích lợi,
đáng để đọc, hấp dẫn và mang tính cá nhân. Bạn cần nhớ rằng giới
truyền thông không ở đó để đem lại cho bạn các kết nối công chúng.
Giới truyền thông chỉ tồn tại khi họ làm vui lòng và cung cấp đầy đủ
cho các người nghe của họ.
Nếu bạn không cung cấp đủ thông tin hấp dẫn hay có thể được sử
dụng ngay để giải quyết các khó khăn, khúc mắc của mọi nguời, họ
sẽ nhanh chóng lãng quên bạn – và có thể không quay trở lại. Hãy
tạo dựng sự giải trí và cung cấp đầy đủ thông tin cho mọi người, và
họ sẽ nhớ đến bạn lâu dài.
Xây dựng các mối quan hệ
Mọi thứ chưa kết thúc khi cuộc phỏng vấn chấm dứt. Các nhà báo
luôn tìm kiếm các thông tin tốt và các nguồn nội dung hay. Bạn có
thể trở thành một chuyên gia cung cấp các chủ đề thông ty bằng việc
để các nhà báo biết rằng bạn luôn sẵn sàng vào mọi thời điểm họ cần

đến ý kiến chuyên gia về lĩnh vực của bạn.
Khi bạn có được một câu chuyện hay, một thông tin hấp dẫn hay
một kết nối với ai đó bạn có thực hiện cho các nhà báo, hãy nhanh
chóng tận dụng. Bạn sẽ trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy,
và sẽ thấy được bản thân bạn thường xuyên nhận được các cuộc
điện thoại từ giới truyền thông.
* * *
Hãy hoà trộn các yếu tố ở trên và để chúng dồn nén lại. Bạn sẽ thấy
các thành công PR của mình nảy nở vào bất cứ thời điểm nào và ở
bất cứ đâu.