Đổi mới hoạt động văn phòng cấp bộ tại bộ khoa học và công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
***********

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP BỘ
TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH

Sinh viên thực hiện

: TẠ THỊ NHẬT LỆ

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1405QTVA026, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công
trình nghiên cứu này.
SINH VIÊN

Tạ Thị Nhật Lệ


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn
Phú Thành, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới công tác văn
phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác
hành chính nhà nước”.
Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới:
Các giảng viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng và các giảng viên trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để tôi thực
hiện hoạt động nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh
Văn phòng Đảng – Đoàn thể, cán bộ hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, định hướng, hỗ trợ và
cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích cũng như luôn động viên
để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ nói chung và đặc biệt là cán bộ, công chức Phòng Tổng hợp –
nơi tôi trực tiếp thực tập tốt nghiệp đã luôn ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ và tạo điều kiện cho
tôi trong suốt quá trình khảo sát, thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho đề tài.
Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận, song do thời gian
thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót,
hạn chế. Kính mong quý thầy cô và những đồng nghiệp góp ý để khóa luận tốt nghiệp của
tôi được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!


BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
S
TT
2
1
3
2
4
3
5
4
6
5

Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

CNTT

Công nghệ thông tin

LTH &QTVP

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

NXB

Nhà xuất bản

Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

VT, LT

Văn thư, lưu trữ


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
1. Lý do lựa chọn đề tài .................................................................................................. 1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 2
2.1. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 2
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................... 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 2
3.1. Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................... 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................. 3
4. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 4
6. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................................. 5
7. Bố cục của đề tài ......................................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................................. 6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG....... 6
1.1. Cơ sở lý luận......................................................................................................... 6
1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng .......................................................................... 6
1.1.1.1. Khái niệm văn phòng ............................................................................ 6

1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ................................................................. 6
1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng .................................................. 7
1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng ............................................. 8
1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng ............................................... 8
1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng ............................... 9
1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng ............................................... 10
1.1.2.4. Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng........................................... 15
1.2. Cơ sở lý luận....................................................................................................... 17
1.3. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................... 17
Tiểu kết chương 1 ...................................................................................................... 19
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ......................................................................................................... 20


2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ ............................................ 20
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ
................................................................................................................................ 20
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ ...................................... 20
2.2. Khái quát chung về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ........................ 22
2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ .............................................................................................................. 22
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................. 22
2.3. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ................... 23
2.3.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ............................................ 23
2.3.1.1. Công tác xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác .............................................................................................................. 23
2.3.1.2. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan ..................................................... 26
2.3.1.3. Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan ....... 35
2.3.1.4. Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ................. 40
2.3.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng .......... 41

2.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ................................... 43
2.3.3.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng .................... 44
2.3.3.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ........................ 44
2.3.3.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ...................................... 45
Tiểu kết Chương 2 ..................................................................................................... 45
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC7 .......................................................................................................................... 47
3.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ...... 47
3.1.1. Về ưu điểm .................................................................................................. 47
3.1.1.1. Về công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................. 47
3.1.1.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng.. 52
3.1.1.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ............................ 53
3.1.2. Về hạn chế ................................................................................................... 53


3.1.2.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ..................................... 53
3.1.2.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng.. 56
3.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ............................ 57
3.1.3. Nguyên nhân của các hạn chế ................................................................... 58
3.2. Một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và
Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước ......... 60
3.2.1. Giải pháp đổi mới về nhận thức ................................................................ 60
3.2.2. Giải pháp đổi mới về thể chế ..................................................................... 61
3.2.3. Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng . 61
3.2.4. Giải pháp về tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự 63
3.2.5. Giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn
phòng...................................................................................................................... 64
Tiểu kết Chương 3 ..................................................................................................... 65

PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................................... 67
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................ 68
PHỤ LỤC .......................................................................................................................... 70



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Trong bộ máy hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn được đánh
giá là bộ phận vô cùng quan trọng, là một “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn đối với
quá trình hoạt động và phát triển của cả cơ quan. Bởi lẽ, văn phòng là trung tâm cung
cấp và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Đồng thời, với hai
chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ
hoạt động của cơ quan, hoạt động của văn phòng phủ khắp và chi phối đến đến tất cả
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác quản trị văn phòng được các cơ
quan, tổ chức đặc biệt coi trọng.
Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần và xu thế cải cách
nền hành chính công đang được đẩy mạnh thực hiện trong những năm gần đây, yêu
cầu về đổi mới công tác văn phòng để xây dựng văn phòng hiện đại trở thành một tất
yếu được rất nhiều các cơ quan, tổ chức quan tâm và nhanh chóng triển khai thực hiện.
Bởi lẽ “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn
phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”1. Như vậy, cải cách hành chính và đổi
mới công tác văn phòng mối quan hệ chặt chẽ và tác động mãnh mẽ lẫn nhau.
“Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ”[2;1] trong phạm vi cả nước. Đặc biệt, vai
trò của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng khẳng định vì phát triển hoạt động khoa
học và công nghệ là nhiệm vụ trọng tâm được Đảng và Nhà nước đặt ra trong giai
đoạn phát triển hiện nay, được thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 6 của Ban
Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị quyết số 20-NQ/TW) về phát triển khoa
học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đặc biệt vai trò

của khoa học và công nghệ được thể hiện rõ nét trong các nghị quyết trung ương Khóa
XII.
Với vai trò đặc biệt quan trọng của mình, trong những năm gần đây, công tác cải
cách hành chính trong đó có đổi mới công tác văn phòng được Bộ Khoa học và Công
nghệ đặc biệt quan tâm. Chỉ số xếp loại về cải cách hành chính quốc gia của Bộ liên
tục được cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 192, năm 2015 đứng thứ 173, năm 2016 đứng
thứ 34 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
và Bộ Tài chính).
Nhằm tổng hợp hệ thống cơ sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành
1
Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản
trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
2
Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23
3
Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11
4
Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2016, tr 13

1


cũng như năng lực nghiên cứu khoa học của bản thân về lĩnh vực đổi mới công tác văn
phòng; đồng thời nhận thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của công tác này cũng
như tìm hiểu rõ hơn về thực trạngcông tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Khoa học và Công nghệ từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác văn
phòng theo hướng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vai trò của
Văn phòng Bộ và đáp ứng sự đổi mới nhanh chóng cũng như nhưng yêu cầu thực tiễn,
tôi quyết định lựa chọn đề tài “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học
và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” làm

đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này được nghiên cứu nhằm đạt những mục tiêu cơ bản sau đây:
- Chứng minh được tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của đổi mới công tác
văn phòng trong xu thế cải cách công tác hành chính hiện nay;
- Tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan cấp Bộ
đặc biệt là Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất các giải pháp thực tiễn phù hợp;
- Nâng cao kiến thức, trình độ của bản thân về công tác quản trị văn phòng cũng
như hoạt động nghiên cứu khoa học.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu kể trên, cần phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây:
Thứ nhất, làm sáng tỏ cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng;
Thứ hai, giới thiệu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ;
Thứ ba, khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ;
Thứ tư, những nhận xét, đánh giá về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và
Công nghệ và đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa
học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác
hành chính nhà nước .
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp bộ tại
Bộ Khoa học và Công nghệ với các nội dung sau:
Một là, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng;
Hai là, đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn
phòng;
Ba là, đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật văn phòng.
2

3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Nghiên cứu nội dung đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa
học và Công nghệ;
- Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa
học và Công nghệ trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017;
- Về nội dung: Khóa luận này tập trung nghiên cứu nội dung đổi mới công tác
văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ trên các phương diện chính bao
gồm: đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự
làm công tác văn phòng; đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng
4. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Vấn đề đổi mới công tác văn phòng đã được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu.
Tuy nhiên, với đề tài cụ thể của khóa luận, bản thân đã tiếp xúc và nghiên cứu các tài
liệu sau đây:
- Về các loại sách gồm có: Cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị
văn phòng và Lưu trữ học” và cuốn “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu
trữ trong thời kì đổi mới” của tác giả Nghiêm Kì Hồng; bài viết “Tổ chức lao động
khoa học công tác văn phòng, một nội dung của quản trị văn phòng” của tác giả Xuân
Đào trong cuốn “Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn” của Nguyễn Hữu Tri,
Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc; cuốn“Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà
nước” của các tác giả Lưu Kiếm Thanh (Chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc; cuốn
“Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý hồ
sơ của thư kí văn phòng: Cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại” của tác giả Nguyễn
Văn Long.
Các cuốn sách trên đã đề cập đến đổi mới văn phòng trên một số phương diện
như:
+ Mục tiêu, yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng;
+ Sự ra đời của văn phòng hiện đại;
+ Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (gồm một số nội
dung, trong đó nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn

phòng),…
Các nội dung đó đều được các tác giả trình bày một cách tổng quan chứ chưa đi
sâu nghiên cứu từng nội dung cụ thể. Bên cạnh đó, các tác giả chủ yếu nghiên cứu và
đưa ra lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng chứ chưa đề cập nhiều đến thực tiễn
đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức và đơn vị cụ thể. Một số tác giả
đã nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hiện đại hóa văn
phòng tuy nhiên lại theo hướng biệt lập công tác ứng dụng ấy với các công cụ, phương
3


tiện và nghiệp vụ văn phòng truyền thống. Thế nhưng, điều này lại chưa thực sự phù
hợp với hoạt động của văn phòng tại các cơ quan, tổ chức của nước ta trong bối cảnh
hiện tại
- Các Giáo trình bao gồm: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Trường Văn thư
lưu trữ Trung ương I; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm Kì Hồng;
Giáo trình “Quản trị văn phòng” của các tác giả Nguyễn Thành Độ, Th.s Nguyễn
Ngọc Diệp, Th.s Trần Phương Hiền; Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của
Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An.
Các giáo trình này đã đề cập những lý luận về văn phòng và công tác văn phòng.
Nội dung đổi mới công tác văn phòng còn ít được đề cập hoặc nếu có thì là thông tin
đã cũ không còn phù hợp với thực tế hiện nay do các giáo trình đều đã được biên soạn
từ lâu còn xã hội thì đang thay đổi không ngừng.
- Một số bài viết trong các tạp chí bao gồm: Bài viết “Tài liệu điện tử trong việc
hiện đại hóa hành chính nhà nước” của PGS.TS. Triệu Văn Cường đăng trong Tạp chí
Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9 và bài viết “Sứ mệnh của quản trị văn phòng trong
bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” của TS. Nguyễn Văn Hậu đăng trong Tạp
chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia.
- Một số công trình nghiên cứu gồm: Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn
Thị Anh Thư với đề tài “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại
Bộ Khoa học và Công nghệ”; Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng

tại Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội” của Nguyễn Thị Diên.
Tác giả Anh thư đã nghiên cứu về đổi mới công tác tổ chức và điều hành văn
phòng trong phạm vi toàn Bộ Khoa học và Công nghệ chứ chưa đề cập đến việc đổi
mới các nội dung khác trong đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công
nghệ. Tác giả Nguyễn Thị Diên nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng ở cơ quan cấp
Bộ nhưng chủ yếu là hiện đại hóa trong các nghiệp vụ văn phòng chứ ít đề cập đến các
nội dung khác của hiện đại hóa.
Vì vậy, trong đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ đi sâu nghiên cứu về các vấn
đề, nội dung cụ thể trong đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công
nghệ. Đồng thời tôi sẽ làm nổi bật sự song hành, kết hợp giữa việc ứng dụng công
nghệ thông tin, các phần mềm điện tử với các phương tiện, công cụ và nghiệp vụ văn
phòng truyền thống trong hoạt động thực tiễn tại Văn phòng Bộ.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điề u tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát
thực tế về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và
Công nghệ;
4


- Phương pháp phỏng vấ n: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, công chức, viên
chức thuộc Văn phòng Bộ về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công
nghệ;
- Phương pháp thu thâ ̣p, xử lý, tổ ng hơ ̣p các thông tin từ nhiề u nguồ n khác nhau:
các đề án, bài viế t, bài báo, sách có liên quan,… để kế thừa các nguồ n tài liê ̣u này. Và
thu thâ ̣p chính tài liê ̣u, thông tin do Bộ ban hành có liên quan đến đổi mới công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Phương pháp so sánh, đố i chiế u: Áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý
luận, thực tiễn và các quy định của nhà nước về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ
Khoa học và Công nghệ;
- Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp này nhằm thống kê số lượng cán

bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn bản được ban hành, tiếp nhận,…
- Phương pháp phân tić h, tổ ng hơ ̣p: Sau khi sử dụng tất cả các phương pháp trên,

thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để nhằm
đánh giá thực tra ̣ng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ, trên cơ sở đó
đưa ra những giải pháp nhằ m đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công
nghệ.
6. Đóng góp mới của đề tài
- Bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng;
- Phản ánh được thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại văn phòng cấp Bộ nói
chung và Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nghệ nói riêng;
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận,... thì nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Chương 3: Đánh giá, đề xuất một số giải nhằm đổi mới công tác văn phòng tại
Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà
nước

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm văn phòng

Văn phòng là một thực thể được hình thành từ lâu, gắn liền với quá trình hình
thành, hoạt động và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng có thể được hiểu
theo hai cách sau:
Theo nghĩa rộng, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn
vị, được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, nhân viên
hoạt động và thực thi nhiệm vụ [10;8].
Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư
cách pháp nhân; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. [19; 12].
Và ở khóa luận này, văn phòng được tập trung nghiên cứu dưới góc độ là một tổ
chức độc lập trong cơ quan.
1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán
bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Qua câu nói đó, ta thấy rõ được vị trí
và tầm ảnh hưởng của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc
biệt là trong vấn đề thu thập, xử lý thông tin và tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định
quản lý.
Cụ thể, văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chất lượng
hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác, kịp thời và tính
pháp lý của các quyết định quản lý. Hoạt động của văn phòng cũng tác động sâu rộng
đến chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân viên trong
mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời, văn phòng còn là hình ảnh đại diện của cơ quan
trong công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của cơ quan và của
chính nhà lãnh đạo. Đặc biệt trong xu thế cải cách công tác hành chính nhà nước hiện
nay, văn phòng có những đóng góp quan trọng trong cải cách thể chế hành chính thể
hiện qua hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ
tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức [10;11].

6


1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.1.3.1. Chức năng của văn phòng
Văn phòng có nhiều chức năng khác nhau nhưng tập trung vào hai chức năng cơ
bản sau:
Một là chức năng tham mưu tổng hợp. Chức năng này khẳng định vai trò giúp
việc của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan trong công tác quản lý, điều hành bộ máy.
Đồng thời, thể hiện sự khác biệt về công tác tham mưu của Văn phòng với các đơn vị
chuyên môn khác trong cơ quan tổ chức: Tham mưu tổng hợp và tham mưu chuyên
ngành.
Tham mưu tổng hợp là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp thông tin
để đưa ra những đánh giá khách quan và đề xuất các ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý
nhằm tạo ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác tham mưu tổng hợp không chỉ là
việc tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho lãnh đạo cơ quan mà còn là việc hướng
dẫn và đôn đốc các đơn vị cùng cấp và cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng bộ
máy văn phòng; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị đề án, dự án; theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện
chương trình công tác; chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý,...
Hai là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của
cơ quan (chức năng hậu cần). Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức
mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động của
các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết
bị, phương tiện đó được sử dụng một cách phù hợp và có hiệu quả.
Chức năng năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ
quan tại các cơ quan cấp Bộ gồm các nội dung: quản lý tài sản của cơ quan theo đúng
quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho

đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức trong
cơ quan; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị
của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Lãnh đạo,… [17; 27]
Tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động
của cơ quan là hai chức năng cơ bản, quan trọng nhất và không thể thiếu của văn phòng.
Hai chức năng này không tồn tại một cách độc lập mà có mối quan hệ mật thiết và tương
hỗ lẫn nhau. Trong đó, tham mưu tổng hợp thể hiện mục đích cần đạt đến của văn
phòng, đồng thời cũng định hướng cho chức năng hậu cần, ngược lại, chức năng hậu cần
cung cấp các điều kiện cần thiết để văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp
7


đạt hiệu quả cao hơn. Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cần chú trọng thực hiện cả hai
chức năng này chứ không nên chỉ tập trung vào một trong hai.
1.1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng có trách nhiệm thực hiện 14 nhiệm vụ được chia làm 03 nhóm:
Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp:
- Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;
- Tham mưu xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;
- Thu thập, xử lý và tổ chức tốt hoạt động thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ
thông tin báo cáo của cơ quan, tổ chức;
- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn
bản pháp luật của cơ quan cấp trên, tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho
các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về thủ tục pháp lý, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành
Nhóm nhiệm vụ về hành chính – tổ chức:
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc soạn thảo, ban
hành văn bản, xử lý thông tin văn bản, tổ chức chu chuyển, lập hồ sơ, sắp xếp văn bàn,
giấy tờ hàng ngày và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ cơ quan và trong phạm vi văn

phòng;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và thư từ, tiếp dân của cơ quan;
- Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của văn phòng;
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi về cải cách hành chính
trong phạm vi công sở.
Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần:
- Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm và quản lý trang thiết bị, phương tiện làm
việc, quản lý tài chính, kinh phí của cơ quan, tổ chức,…;
- Quản lý công tác tài vụ, kế toán, tài sản của cơ quan;
- Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc;
- Chăm lo các dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ,…
1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng
1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng
Hiện nay, tuy “đổi mới công tác văn phòng” đã được sử dụng rất nhiều trong các
giáo trình, tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học nhưng chưa có một khái niệm hoàn
chỉnh nào về thuật ngữ này. Để phân tích về khái niệm này, cần nghiên cứu hai nội
8


hàm “đổi mới” và “công tác văn phòng”.
“Đổi mới” theo nghĩa động từ được hiểu là thay đổi hoặc làm cho tốt hơn, tiến bộ
hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển5. Cũng có thể hiểu thay đổi là thay
cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu phát triển bằng
cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển6.
“Công tác văn phòng” theo tác giả là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật
bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo
điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả
và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

Như vậy, theo quan điểm cá nhân, tác giả xin mạnh dạn đưa ra khái niệm “đổi
mới công tác văn phòng” như sau: Đổi mới công tác văn phòng là việc thay đổi, phát
triển các hoạt động gắn liền với chức năng nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả
hơn, tối ưu hơn, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ
quan đạt hiệu quả tốt hơn và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức cũng như
phù hợp với sự phát triển, tiến bộ của thời đại.
1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng
Như chúng ta đã biết, xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại thì vấn đề
đổi mới công tác văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển chung là một tất yếu.
Nhu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng bắt nguồn từ những yêu cầu sau:
Thứ nhất, hiện tượng bùng nổ thông tin là yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa
thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng. Hiện tượng này xuất hiện bởi năm yếu tố
thời đại sau: Cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ đã sự rút ngắn chu
kỳ công nghệ; các quan hệ kinh tế - thương mại hình thành nhanh chóng đã đặt ra yêu
cầu bức thiết cho mỗi quốc gia phải mở cửa hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng
quốc tế; Chính phủ các nước phải tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát
triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với các quốc gia khác trên thế giới;
vai trò của con người trong quá trình lao động sản xuất ngày càng được đề cao; cuộc
cách mạng thông tin cùng với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển với
tốc độ chóng mặt. Do đó, yêu cầu nắm bắt, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh
đạo, cho quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu của tất cả cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta cùng với
Theo từ điển tiếng Việt điện tử />Theo bài viết GÓP PHẦN TÌM HIỂU QUAN NIỆM VỀ “ĐỔI MỚI”, “CẢI TỔ”, “CẢI CÁCH”
/>5

6

9

xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… đặt ra yêu cầu
mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải đổi mới và hiện đại hóa. Công tác văn phòng cũng
không nằm ngoài xu thế đó, cần phải nhanh chóng đổi mới để thích ứng với sự phát
triển của xã hội.
Thứ ba, công tác văn phòng ở nước ta nhìn chung vẫn còn lạc hậu, tồn tại nhiều
yếu kém đòi hỏi cần phải nhanh chóng đổi mới. Cụ thể, những tồn tại, yếu kém đó là:
Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch lạc; quy
định pháp luật về công tác văn phòng chưa đầy đủ, thiếu thống nhất; tổ chức và nhân
sự văn phòng còn nhiều hạn chế, lề lối làm việc cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội
ngũ công chức, viên chức; nghiệp vụ hành chính văn phòng chưa được thống nhất, còn
nhiều thiếu sót; tệ quan liêu giấy tờ còn nặng nề, công tác quản lý tài liệu chưa chuyên
nghiệp; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chưa rộng rãi.
Những thiếu sót trên cần được khắc phục nhanh chóng và cách duy nhất là đổi mới
công tác văn phòng văn phòng [13]
1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng
1.1.2.3.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn phòng
Để đổi mới công tác văn phòng, trước hết cần đổi mới về nhận thức. Bởi lẽ chỉ
khi nhận thức đúng đắn thì mới có thể định hướng cho hoạt động có hiệu quả.
Trước hết, nhà quản trị văn phòng phải nhận thức đúng đắn rằng đổi mới công
tác văn phòng phải được thực hiện đồng bộ và toàn diện. Đổi mới công tác văn phòng
không đơn thuần chỉ là đưa các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại vào văn phòng hoặc xây
dựng trụ sở rộng lớn với các thiết bị đắt tiền. Thay vào đó, phải đổi mới toàn diện từ
nhận thức đến xây dựng tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức nhân viên, hoàn thiện
các quy trình nghiệp vụ trong hành chính văn phòng, hiện đại hóa trang thiết bị cũng
như môi trường làm việc trong văn phòng,…
Bên cạnh đó, cần thay đổi nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng. Trên
thực tế tại nhiều cơ quan cấp bộ, nhiều cán bộ văn phòng vẫn cho rằng văn phòng chỉ
làm những công việc sự vụ, giấy tờ giản đơn và chủ yếu chỉ làm công tác hậu cần. Đó
là một nhận thức lệch lạc, cần nhanh chóng thay đổi. Cần xác định trọng tâm của công
tác văn phòng là thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp với vai trò tham mưu, giúp

lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của toàn bộ bộ máy cơ quan;
đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật [12;52].
Đồng thời, tư duy về công tác thu thập, xử lý thông tin cũng cần phải thay đổi.
Văn phòng kiểu cũ thường thụ động tổng hợp những tình hình thông tin, số liệu quá
khứ nên năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của văn phòng rất thấp. Vì vậy, khi
10


đổi mới, chuyển sang văn phòng hiện đại, cần hướng mọi hoạt động của văn phòng tập
trung vào mục tiêu chủ động xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển để
giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn và sáng tạo.
Việc đổi mới và nhận thức đầy đủ, đúng đắn về công tác văn phòng sẽ góp phần
đẩy nhanh quá trình đổi mới, giúp văn phòng thực trở thành một trung tâm xử lý thông
tin theo hướng chủ động phục vụ cho hoạt động tổ chức, điều hành của nhà quản lý,
trợ giúp lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý chính xác trong quá trình điều hành tổ
chức.
1.1.2.3.2. Đổi mới, hiện đại hóa toàn diện công tác văn phòng
Có thể thấy rằng, đổi mới công tác văn phòng phải được thực hiện toàn diện, đầy
đủ trên tất cả các phương diện. Bởi lẽ các yếu tố cấu thành công tác văn phòng đều có
mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau nên nếu chỉ tiến hành đổi mới một
yếu tố thì sẽ thiếu tính đồng nhất, gây ra những “khập khiễng”, “rời rạc” trong quá
trình hoạt động.
Đổi mới công tác văn phòng được thực hiện trên rất nhiều nội dung, trong phạm
vi khóa luận tốt nghiệp này, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu ba nội dung cốt lõi: Đổi
mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng làm công tác văn
phòng; đổi mới trang thiết bị kỹ thuật văn phòng.
a. Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng
Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng là nội dung mang tính chất nền tảng bởi
nghiệp vụ văn phòng chính là các hoạt động thực tiễn và quyết định trực tiếp đến kết

quả, năng suất của công tác văn phòng. Ngày nay, sự phát triển không ngừng của
CNTT đã bổ trợ và tạo ra những thay đổi lớn đối với việc tổ chức và thực hiện các
nghiệp vụ văn phòng. Đồng thời, chính việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn
phòng thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như trước đây đã đặt ra yêu cầu
cho các nhà quản trị văn phòng cần thay đổi những văn bản, quy chế và quy trình thực
hiện các nghiệp vụ văn phòng cho phù hợp để giảm thiểu tối đa “độ chênh” giữa các
quy định với thực tế hoạt động.
Hoạt động văn phòng gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau, song tại phạm vi khóa
luận tốt nghiệp này tác giả tập trung nghiên cứu công tác đổi mới bốn nghiệp vụ cơ
bản: công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; công
tác văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ
quan; công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan.
* Công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng để nhà lãnh đạo
chủ động quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, đảm bảo những hoạt động
11


đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất với nhau. Vì vậy, hiệu quả hoạt
động quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chất lượng của những chương trình, kế hoạch
công tác được lập ra.
Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một hoạt động
cần thiết và được tiến hành thường xuyên trong mọi tổ chức. Công tác này nhằm xác
định mục tiêu, phương hướng, cách thức, nguồn lực cần huy động để thực hiện một
nhiệm vụ cụ thể nào đó đồng thời cần theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được phân
công thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt chất lượng tốt.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, Văn phòng là đơn vị trực tiếp tiến hành xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đồng thời phối hợp với các đơn vị để
theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch và thường xuyên báo cáo lãnh
đạo cơ quan để có phương án xử lý kịp thời.

* Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
Công tác văn thư
Có rất quan niệm khác nhau về công tác văn thư và trong khóa luận này, tác giả
sử dụng theo khái niệm tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.” [8; 13]
Công tác văn thư là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động cung cấp và đảm
bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý được xuyên suốt. Công
tác văn thư được thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn bộ các đơn vị thuộc cơ quan,
tổ chức. Trong đó, công tác văn thư cơ quan được thực hiện bởi bộ phận văn thư
chuyên trách tại Văn phòng là bộ phận quan trọng nhất.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý
và giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác lưu trữ
Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về công tác lưu trữ. Tại khóa luận này, tác giả
sử dụng khái niệm được đề ra ở Luật Lưu trữ 2011: “Công tác lưu trữ là hoạt động của
các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản,
thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.” [11; 46].
Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiê ̣n nay, ta ̣i các cơ quan cấp bộ, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức
12


và quản lý công tác VT, LT. Đây là hoạt động tổ chức, bố trí, sắp xếp các nguồn lực
thực hiện công tác VT,LT đồng thời theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, đào tạo nghiệp vụ,…
nhằm đảm bảo công tác VT, LT được thực hiện đạt hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức,

quản lý công tác VT, LT cho cơ quan bao gồm các nội dung sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và xây dựng các văn bản
của cơ quan về văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT.
* Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cơ quan
Trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước đã quy định: “Họp là hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một cách
thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công
việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”.
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp là nhiệm vụ thường xuyên trong
văn phòng của các cơ quan cấp bộ. Công tác này gồm các nội dung: chuẩn bị tài liệu
phục vụ hội họp; công tác chuẩn bị địa điểm, lễ tân, khánh tiết; đảm bảo điều kiện cơ
sở vật chất kỹ thuật cho các cuộc họp, hội nghị.
* Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan cấp bộ, “thông tin là những quy phạm
pháp luật và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần được tổ chức thu
thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọ phương án hành động, ban hành các quyết
định quản lý” [16;32]. Thông tin có mặt ở tất cả các khâu trong hoạt động quản lý,
điều hành, là căn cứ quan trọng, cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định
quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của các đơn vị.
Văn phòng chính là cầu nối thông tin giữa lãnh đạo với các cơ quan, đơn vị trong
và ngoài cơ quan. Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin có
liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị từ nhiều nguồn khác nhau. Để thực
hiện công tác này, các bộ phận trong Văn phòng thu thập và xử lý thông tin, sau đó
phản hồi lại cho Lãnh đạo Văn phòng qua các kênh như văn bản, báo chí, hội họp.
Với vai trò tham mưu tổng hợp, sau khi thu thập phân tích, xử lý thông tin liên
quan tới hoạt động của cơ quan và các đơn vị, văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho

lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành bộ máy. Đồng thời, văn
phòng tiếp nhận thông tin quản lý từ lãnh đạo cơ quan và phổ biến, truyền đạt tới các
đơn vị, bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm nhiệm vụ được giao đúng hạn và hiệu
13


quả.
b. Đổi mới chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng
Trong ba yếu tố cấu thành công tác văn phòng, nhân sự là yếu tố trung tâm, là
chủ thể của văn phòng và trong văn phòng hiện đại thì con người được coi trọng hơn
bao giờ hết. Có thể nhận thấy sự khác biệt giữa lao động trong văn phòng kiểu cũ và
lao động trong văn phòng kiểu mới. Lao động trong văn phòng kiểu cũ thường được
coi là loại hình lao động giấy tờ, hành chính mang tính sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người
làm văn phòng ít được quan tâm đào tạo và việc bố trí, sử dụng lao động trong văn
phòng thường thiếu ổn định, nhiều khi còn chắp vá, tùy tiện. Ngược lại lao động trong
văn phòng kiểu mới là lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày
càng cao. Do đó người lao động cần được đào tạo để đạt đến trình độ cao, theo hướng
đa năng, toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tổ chức công việc, đặc biệt là kĩ
năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Người lao động văn phòng phải
thành thạo các nhiệm vụ công tác được giao, dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi,
phát triển của thời đại [13].
Để thích ứng và làm việc hiệu quả trong văn phòng hiện đại, đội ngũ nhân sự
thực hiện công tác văn phòng phải đảm bảo hai yêu cầu:
Một là yêu cầu về mặt năng lực, chuyên môn nghiệp vụ. Nhân sự trong văn
phòng hiện đại phải có đủ năng lực để thực hiện chức năng dịch vụ, xử lý thông tin,
yểm trợ hành chính, từ khâu thu thập thông tin đầu vào đầy đủ, phù hợp, khoa học qua
xử lý đưa đến đầu ra là những thông tin mới, chắt lọc chính xác, kịp thời, giúp cấp
quản lý đưa ra quyết định quản lý đúng đắn nhất. Đồng thời, người làm văn phòng
phải được đào tạo đa năng, giao nhiệm vụ nào cũng làm được, dễ dàng chuyển đổi
công việc, dễ dàng đào tạo để vươn lên vị trí cao hơn.

Hai là những yêu cầu về phẩm chất nhằm phản ánh được bản chất mới mà văn
phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng [14].
Như vậy, để đổi mới công tác văn phòng thì cần lấy việc đổi mới, nâng cao chất
lượng nhân sự làm công tác văn phòng làm trọng tâm. Chất lượng đội ngũ nhân sự làm
công tác văn phòng cần phải được cải thiện trên cả ba phương diện: trình độ chuyên
môn nghiệp vụ (phải được đào tạo chuyên ngành phù hợp với vị trí việc làm, nếu thiếu
cần phải bổ sung, bồi dưỡng ngay); kỹ năng thực hiện công việc (đặc biệt là các kỹ
năng mềm về xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp, ứng xử,…) và thái độ trong công
việc (về văn hóa, tính trách nhiệm, sáng tạo, nỗ lực hết mình trong công việc). Phải
đảm bảo đầy đủ cả ba yếu tố trên thì nhân sự trong văn phòng mới có đủ năng lực để
hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao với hiệu quả tốt nhất, đóng góp tích cực và
làm chủ công cuộc đổi mới công tác văn phòng.
14


c. Đổi mới trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng
Đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị trong văn phòng được coi là nội dung
"cách mạng" nhất và là vấn đề được các cơ quan cấp bộ rất quan tâm và đầu tư thực
hiện. Bởi Máy móc ngày càng phát triển, trang thiết bị văn phòng ngày càng được cải
tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức phong phú, đa dạng đã hỗ trợ rất tốt cho
con người để giảm sức lao động, rút ngắn thời gian làm việc, nâng cao năng suất, chất
lượng và hiệu quả công việc.
Cụ thể, máy tính điện tử được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, tạo
thuận lợi cho các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu…
Các phương tiện kỹ thuật sao chụp, nhân bản tài liệu trước chỉ có máy đánh chữ, máy
in thì nay đã có máy photocopy, máy in hiện đại. Các thiết bị kỹ thuật truyền tin,
truyền văn bản như telex, fax, internet…được sử dụng rộng rãi… Những vật dụng
thông thường trong văn phòng cũng ngày càng tiện dụng và được bày bán rộng rãi.
Ngoài ra công tác đổi mới trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất trongcông tác
văn phòng còn thể hiện qua việc xây dựng không gian văn phòng theo hướng mở với

những mô hình văn phòng kiểu mới - văn phòng hiện đại như: văn phòng mở, văn
phòng điện tử, văn phòng ảo, văn phòng tiện ích,…Vì vậy, việc mua sắm trang thiết
bị, bố trí nơi làm việc cho nhân viên phải phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác
văn phòng. Quá trình đổi mới này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong phạm
vi văn phòng để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả hoạt động.
1.1.2.4. Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng
Trong bối cảnh và xu thế phát triển không ngừng của xã hội hiện đại nói chung
và công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nói riêng, đổi mới công tác văn phòng
có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với hoạt động của riêng văn phòng mà
còn đối với hoạt động của toàn cơ quan tổ chức.
Trước hết, đổi mới công tác văn phòng góp phần quan trọng vào việc nâng cao
năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng. Với nền tảng là đổi sự
mới toàn diện công tác văn phòng với các nội dung: đổi mới về nhận thức; đổi mới các
nghiệp vụ văn phòng; đổi mới chất lượng đội ngũ nhân sự; đổi mới trang thiết bị văn
phòng,…, công tác này đã mang đến một hình ảnh hoàn toàn mới cho văn phòng: hiện
đại hơn, tinh gọn hơn, thống nhất hơn và khoa học hơn. Đặc biệt đổi mới công tác văn
phòng thông qua ứng dụng CNTT là một bước nhảy lớn giúp cho công tác văn phòng
trở nên đơn giản hơn, chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lao động
và chi phí hoạt động.
Bên cạnh đó, đổi mới công tác văn phòng giúp cho văn phòng thực hiện tốt hơn
hai chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
15


hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhờ thực hiện ngày càng tốt chức năng tham mưu
tổng hợp với vai trò là trung tâm xử lý thông tin và là cầu nối thông tin trong nội bộ cơ
quan cũng như với các cơ quan, tổ chức bên ngoài, văn phòng ngày càng có nhiều
đóng góp, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý bộ máy.
Không chỉ vậy, nhờ thực hiện tốt chức năng hậu cần, văn phòng giúp các đơn vị có
được điều kiện hoạt động thuận lợi nhất, hiện đại nhất. Nhờ vậy vai trò của văn phòng

đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định
1.2. Cơ sở pháp lý
Để thực hiện đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong
thực tiễn cần có cơ sở pháp lý để công tác này được định hướng đúng đắn theo các quy
định của nhà nước. Cụ thể cơ sở pháp lý là hệ thống các văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị và các nội dung liên quan đến đổi mới công tác văn
phòng bao gồm các văn bản:
Thứ nhất là các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ Khoa học và
Công nghệ, của Văn phòng và các phòng ban thuộc văn phòng bao gồm:
- Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Trong Nghị
định này đã quy định rõ Văn phòng là một đơn vị “cứng” trong cơ cấu tổ chức của cơ
quan cấp bộ ;
- Nghị định số 95/2017/NĐ-CP ngày 16/8/2017 về của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nghị
định đã khẳng định Văn phòng Bộ là một đơn vị trong tổ chức bộ máy của Bộ Khoa
học và Công nghệ ;
- Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ban
hành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ trưởng Bộ
Khoa học và Công nghệ. Quy chế này đã quy định đầy đủ vị trí, vai trò, chức năng,
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
- Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tổng hợp; Quy chế tổ chức và hoạt
động của Phòng Hành chính – Tổ chức; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Lưu
trữ; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tài vụ,…
Thứ hai là văn bản quy định về các nghiệp vụ văn phòng:
- Công tác VT, LT
+ Luật số 01/2011/QH13 11/11/2011 về Luật lưu trữ;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

16


+ Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng
con dấu;
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Công tác tổ chức hội họp
Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/3006 của Thủ tướng Chính phủ Quy
định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.
- Thứ ba, nhằm cụ thể hóa văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các
cơ quan cấp Bộ khác, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành các văn bản liên quan
đến công tác văn phòng tại Bộ như:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành
kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013của Bộ Khoa học và Công
nghệ;
+ Quy chế về Thi đua, Khen thưởng của Văn phòng Bộ ban hành kèm theo Quyết
định số 240/QĐ-VP ngày 05/12/2016 của Chánh Văn phòng Bộ.
+ Quy chế quản lý và sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách và hội trường ban
hành kèm theo Quyết định số 728/QĐ-BKHCN ngày 10/4/2015 của Bộ trưởng Bộ
Khoa học và Công nghệ.
1.3. Cơ sở thực tiễn
Trên thực tế, nhiều cơ quan cấp bộ đã thực hiện đổi mới công tác văn phòng
trong những năm gần đây và đã đạt được những kết quả rất tích cực. Trong khóa luận
này, tác giả sẽ trình bày một số kết quả nổi bật về đổi mới công tác văn phòng của Bộ
Tài chính – Cơ quan có chỉ số cải cách hành chính đứng top đầu trong các bộ và cơ
quan ngang bộ để làm cơ sở thực tiễn cho vấn đề đổi mới công tác văn phòng tại Bộ
Khoa học và Công nghệ,
Bộ Tài chính trong những năm vừa qua đã đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý văn bản điều hành. Cụ thể, kể từ năm 2014, Bộ Tài chính đã triển khai sử

dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành - eDocTC theo mô hình tập trung thống
nhất tới các đơn vị thuộc Bộ Tài chính. Đến nay phần mềm eDocTC đã cơ bản hoàn
thành, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp Lãnh đạo.
Theo số liệu thống kê của Cục Tin học và Thống kê tài chính (đơn vị được giao
chủ trì triển khai chương trình eDocTC), 100% cán bộ công chức, viên chức, nhân
viên thuộc 24 Vụ/Cục tại cơ quan Bộ Tài đã tham gia vào quy trình luân chuyển, xử lý
văn bản trên hệ thống, bao gồm: tạo mới, luân chuyển xử lý, trình phê duyệt, tra cứu,
tìm kiếm,… văn bản. Nhờ sử dụng phần mềm eDocTC, Bộ Tài chính đã đạt được
những bước tiến quan trọng trong công tác cải cách quy trình xử lý văn bản điện tử,
17