KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG HCNS TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (378.03 KB, 30 trang )
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài Tiểu luận về đề tài: “Khảo sát, đánh giá về
trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” . Tôi
xin chân thành cảm ơn giảng viên bộ môn “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong
quản trị văn phòng” Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giảng dạy và hướng dẫn
tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu đề tài.
Trong quá Trình làm bài tiểu luận dù đã cố gắng để làm tốt đề tài nhưng
do hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên bài tiểu luận của tôi không thể tránh
khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Các
nội dung nghiên cứu và kết quả này là trung thực. Tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 10 tháng 01 năm2019
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài............1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
5. Cở sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................2
7. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN....................................................4
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công
tác
............................................................................................................4
1.1.1. Mục đích chuyến đi công tác...............................................................4
1.1.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác........................................................4
1.2. Quy trình chuẩn bị cho chuyến đi công tác............................................5
* Tiểu kết.......................................................................................................6
Chương 2. THỰC TRẠNG TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1
HÀ NỘI................................................................................................................7
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội và
Phòng Hành chính Nhân sự của công ty.......................................................7
2.1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.......7
2.1.2. Tổng quan về Phòng hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội...................................................................................9
2.2. Thực trạng trạng về trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự trong
việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội.................................................................................11
2.2.1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong công tác chuẩn bị
chuyến đi.....................................................................................................11
2.2.2. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong chuyến đi.........15
2.2.3. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự sau chuyến đi............16
* Tiểu kết.....................................................................................................17
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO PHÒNG
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY
DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI........................................................................................18
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................18
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................18
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................19
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................19
3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự 19
* Tiểu kết.....................................................................................................20
KẾT LUẬN........................................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................22
PHỤ LỤC...........................................................................................................23
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại hiện nay vai trò của những chuyến đi công tác đối với
những cơ quan, doanh nghiệp là rất quan trọng. Đó là điều kiện cần thiết cho
việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc
giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp.
Văn phòng tại các cơ quan chính là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức và phục vụ
các chuyến đi công tác cho các cán bộ, lãnh đạo cơ quan.
Để có thể tổ chức một chuyến đi công tác một cách chuyên nghiệp, an
toàn, tiết kiệm, hiệu quả thì người tổ chức phải nắm bắt thật rõ tình hình công
việc và quy trình tổ chức như thế nào cho chuyên nghiệp nhất. Và đây cũng là
vấn đề được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đặc biệt quan
tâm.
Trên đây là lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách
nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến
đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” làm đề tài
cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản
trị văn phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu
- GS. TS. Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội;
- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;
Để thưc hiện nội dung chương 2 của đề tài, cần đến tài liệu thực tế, tôi đã
sử dụng tài liệu nội bộ Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư
và Xây dựng số 1 Hà Nội. Tài liệu nội bộ này đã cung cấp cho tôi những văn
bản để tôi triển khai chương 2 được tốt hơn.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự
trong việc tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu
1
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội
Về thời gian: bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư
liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2018.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong
việc tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội.
- Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, nhược điểm về thực
trạng tổ chức quản, phục vụ các chuyến đi công tác của Phòng Hành chính Nhân
sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, từ đó đưa ra một số đề
xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng của
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
5. Cở sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định về trách
nhiệm của Phòng Hành Chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội trong việc tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan, các
tài liệu liên quan và tình hình thực tiễn của công ty.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp điều tra – khảo sát
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế. Bài viết có bố cục rõ
ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của sinh viên chuyên
ngành quản trị văn phòng.
2
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục. Đề tài
gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho
cơ quan
Chương 2: Thực trạng trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong
việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây
dựng số 1 Hà Nội
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức phục vụ
các chuyến đi công tác cho Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng sô 1 Hà Nội
3
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN
ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi
công tác
1.1.1. Mục đích chuyến đi công tác
- Chuyến đi công tác nhằm thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực
hiện chức năng quản lý nói chung;
- Chuyến đi công tác giúp nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học
hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức;
- Chuyến đi công tác nhằm giải quyết những công việc cụ thể nằm trong
kế hoạch công tác hàng năm của tổ chức;
- Chuyến đi công tác của lãnh đạo thật sự cần thiết trong bối cảnh giao
lưu, hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do
đó chuyến đi công tác không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng
ra phạm vi quốc tế.
1.1.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Phân loại chuyến đi công tác
- Chuyến đi công tác có tính thường kỳ: những chuyến đi trong tuần,
tháng có thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan;
- Chuyến đi công tác không định trước: những chuyến đi khảo sát tình
hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài
nước, chuyến đi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp
đồng… chuyến đi công tác để tham dự hội họp: hội thảo, hội nghị, lễ hội,…
Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác
Đối với chuyến đi công tác thường kỳ: người lãnh đạo tổ chức, người
lãnh đạo tham gia chuyến đi quy định ngày giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ
vào công văn mời tham dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp. Cán bộ
phụ trách không cần cần lập kế hoạch;
- Đối với chuyến đi công tác không định trước: Văn phòng phải lên kế
4
hoạch cụ thể;
- Tất cả các chuyến đi công tác cần phải đua vào kế hoạch ngoại trừ
những trường hợp đột xuất;
- Chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch hàng năm,
trong đó các mục tiêu cơ bản của từng chuyến đi đã được xác định trước phù
hợp với các mục tiêu cơ quan ;
- Cần nắm rõ những vấn đề sau:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi;
+ Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn;
+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…
1.2. Quy trình chuẩn bị cho chuyến đi công tác
Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác
- Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ
đạo của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh;
- Nếu là đoàn đi công tác nước ngoài phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị các
thủ tục hành chính kịp thời cho chuyến đi công tác như hộ chiếu, visa,…
- Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài và các
địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết;
- Thông qua các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tùy
thân, chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối
tác.
Liên hệ nơi công tác
- Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác. Nếu nội
dung công tác là những vấn đề lớn và thời gian chuyến đi dài thì phải đưa vào kế
hoạch hàng năm của nơi đến công tác;
- Trước thời gian của mỗi chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết về
kế hoạch thời gian của chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đi đến để
họ có kế hoạch đón tiếp.
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
- Tùy theo mục đích của chuyến đi mà nội dung công tác chuẩn bị cần
5
khác nhau;
- Các nội dung công tác phải được sự giúp đỡ của các bộ phận chức
năng, các chuyên gia giúp soạn thảo;
- Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài
liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật; các tài liệu chuyên môn;
các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ;
- Các tài liệu này cần tổng hợp theo danh mục, sưu tầm.
Chuẩn bị phương tiện giao thông
Tùy theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn
phương tiện giao thông cho phù hợp như máy bay, tàu hỏa, ô tô,…
Văn phòng cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao
thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến
hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi.
* Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã tìm hiểu và trình bày những vấn đề cơ bản về công
tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan, đó là mục đích chuyến
đ, lập kế hoạch chuyến đi và quy trình chuẩn bị cho chuyến đi. Qua phần này ta
có thể hiểu rõ hơn về công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ
quan.
6
Chương 2
THỰC TRẠNG TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
2.1. khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
và Phòng Hành chính Nhân sự của công ty
2.1.1. khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội tiền thân là Công ty
xây dựng nhà ở Hà Nội được thành lập năm 1972, trên cơ sở sáp nhập công ty
lắp ghép nhà ở số 1 và số 2. Năm 1993, công ty được đổi tên thành Công ty xây
dựng số 1 Hà Nội;
Tháng 1/2007, công ty đi vào hoạt động theo mô hình cổ phần và chính
thức trở thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (HICC1).
Dưới công ty là các đơn vị trực thuộc, bao gồm 7 xí nghiệp, 2 đội xây dựng, Ban
quản lý tòa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, Trung tâm
xuất khẩu lao động và khách sạn Phương Nam.
Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà
Nội (phụ lục 01)
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Ban kiểm soát
- Hội đồng quản trị
- Ban giám đốc: 01 Tổng giám đốc, 01 Phó tổng giám đốc
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Kiểm soát nội bộ
+ Phòng Tài chính Kế toán
+ Phòng Hành chính Nhân sự
7
+ Phòng Kinh tế Kỹ thuật
- Khối các xí nghiệp xây dựng ( xí nghiệp xây dựng 1,2,3)
- Các ban quản lý:
+ Ban quản lý tài sản
+ Ban quản lý khu đô thị mới Nghĩa Đô
+ Ban quản lý tòa nhà Thành Công
+ Ban quản lý tòa nhà CT1A, CT1B
+ Khách sạn Phương Nam
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội (phụ lục 02)
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng của công ty
- Nhận thầu thi công xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, hạ tầng
kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, bưu điện, nông nghiệp, thủy
lợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây và
trạm biến áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình trên.
- Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
+ Lập và quản lý các dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công
nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ công cộng.
+ Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B.
+ Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu.
+ Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.
Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: các
loại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm
nhựa phục vụ xây dựng.
- Xuất khẩu lao động.
- Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như : xoa
bóp, tắm hơi, nhà hàng ăn uống, kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong
nước và lữ hành quốc tế ( không bao gồm kinh doanh phòng hát caraoke, vũ
trường, quán bar).
8
- Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép,
xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán và cho thuê máy
móc thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải
trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( không
bao gồm kinh doanh quán bar).
Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo
luật định.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu, nhiệm vụ của công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của
công ty.
- kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước.
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức
trả lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Quyền quản lý tài chính của công ty.
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
2.1.2. Tổng quan về Phòng hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào
tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng chế độ lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
9
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định,chỉ thị của
BGĐ
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – Các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều
hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
công ty.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức
– Hành chính – Nhân sự.
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ
và người lao động trong công ty.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận liên quan.
- Lên chương trình, tổ chức tuyển dụng.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV lập các
báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của BGĐ.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ, tổ chức thực hiện việc đào tạo trong
công ty và đánh giá kết quả đào tạo.
- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lập quyết định bổ nhiễm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV công ty.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng
quy định của công ty.
- Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
10
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của BGĐ.
- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám
sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên
quan.
- quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành; công
tác đào tạo tuyển dụng; công tác hành chính của công ty và xây dựng các
phương án về lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính, công tác đào tạo
nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính Nhân sự bao gồm:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
- Phó phòng Hành chính Nhân sự
- Nhân viên Hành chính – Văn thư lưu trữ
- Nhân viên công nghệ thông tin và mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn
phòng phẩm.
- Nhân viên lái xe
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự (phụ lục 03)
2.2.
Thực trạng về trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự
trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
2.2.1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong công tác
chuẩn bị chuyến đi
Sắp xếp, chuẩn bị
Kế hoạch chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội bao gồm các hoạt động sau đây:
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác - Giải quyết các thủ tục
11
giấy tờ;
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn;
- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc
cho đoàn;
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn;
- Chuẩn bị kinh phí;
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà;
- Kiểm tra chuyến đi phút chót.
Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
- Phương tiện đi lại - Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm,...
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Giải quyết các thủ tục giấy tờ Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi
công tác bao gồm:
- Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)
- Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
Ví dụ: nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn
vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội nghị
khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát
biểu...
Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của cán bộ văn phòng, các
12
bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để chuẩn
bị các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu
tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên
môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan...
Phòng Hành chính Nhân sự cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu,
sưu tầm tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ
quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu
nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao
thông cho phù hợp và tiết kiệm. cán bộ Phòng Hành chính Nhân sự phải nắm
được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn
đến công tác như:
- Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện
- Giá vé
- Độ dài quãng đường
- Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.
Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm
việc cho đoàn cán bộ văn phòng phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công
tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.
- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét
duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.
+ Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại
Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba. Sau khi
đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo
cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký
chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.
Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
-
Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
13
-
Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy
vi tính xách tay. Nếu có thể được, nên mang theo điện thọai di động có khả năng
kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet,
chat, hội thoại với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ
doanh nghiệp chuyển đến.
Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, phòng Hành chính Nhân sự lập
dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
-
Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
-
Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi;
-
Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính - Tiền đóng góp cho
hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu);
-
Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự
phòng...
Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian thủ trưởng và các cán bộ vắng mặt;
-
Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà;
-
Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các
cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...
Kiểm tra chuyến đi phút chót
- Vé máy bay, tàu thủy;
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ;
- Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngoài);
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng. - Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi
công tác nước ngoài);
- Giấy giới thiệu;
- Tính cách những người quan trọng cần gặp;
- Các loại bảo hiểm;
- Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp;
14
- Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngoài);
- Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác;
- Toa thuốc;
- Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa tròng kính;
- Phong bì có địa chỉ;
- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết;
- Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường;
- Các hướng dẫn của khách sạn;
- Các tài liệu để đọc;
- Lộ trình chuyến đi.
An toàn cho chuyến đi
- Không nên mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước
hoặc sau thì nên thực hiện;
-
Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm;
- Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật
đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ giựt,
đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe;
- Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú;
-
Photo những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất
cắp;
- Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh
sát để được bảo hiểm;
- Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng
nhằm đảm bảo an toàn.
2.2.2. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong chuyến đi
Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo hay các cán bộ, chuyên viên trong
công ty đi công tác thì Phòng Hành chính Nhân sự vẫn tiến hành mọi công việc
để đảm bảo cho công việc của cơ quan diễn ra bình thường.
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện
chưa.
15
- Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ
sơ khẩn hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung vào một hồ sơ; bìa “Để
thông báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực
hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần
phải xem qua các loại thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư
đó. Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ
trưởng đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm
tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý. Nhật ký các hoạt động nên bao
gồm một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, nhằm giúp cho nhà
quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở về.
Mẫu sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN THỦ TRƯỞNG
Ngày
Nguồn / Mô tả
tháng
VẮNG MẶT
Hoạt động đã được
Hoạt động cần
thực hiện / Người
thực hiện / Ngày
giải quyết
hết hạn
Mẫu nhật ký các hoạt động hành chính cần lưu ý
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Ngày
Mô tả
tháng
2.2.3. Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự sau chuyến đi
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong cơ quan trong khi thủ trưởng và
các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan đi vắng;
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ
16
tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính;
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán;
- Soạn thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều
kiện thuận lợi trong chuyến đi;
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.
* Tiểu kết
Trong chương 2, tôi đã tìm hiểu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội; Phòng Hành chính Nhân sự của công ty và tìm hiểu về thực
trạng trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong công tác tổ chức phục vụ
chuyến đi công tác cho cơ quan. Từ đó thì tôi có cơ sở để đưa ra những những nhận
xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản ở chương 3.
17
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO PHÒNG HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1
HÀ NỘI
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Phòng Hành chính Nhân sự đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình. Cán bộ văn phòng đều là người có trình độ chuyên môn, năng lực tốt.
Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng luôn được giải quyết một cách hiệu
quả, nhanh chóng;
- Các giấy tờ liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được
đảm bảo đầy đủ;
- Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong
chuyến đi công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra;
- Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn
đi công tác được Phòng Hành chính Nhân sự chuẩn bị rất chu đáo;
- Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi;
- Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc
được thực hiện nghiêm túc;
- Phòng Hành chính Nhân sự đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của
mình;
- Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công
tác của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội luôn chủ động bám
sát chương trình công tác của Công ty, giúp lãnh đạo Công ty xây dựng lịch
công tác và theo dõi tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị;
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng
thường xuyên có sự đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn
thành nhiệm vụ được giao;
- Nội dung các chuyến đi được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ
18
người chủ trì đến các thành viên.
3.1.2. Nhược điểm
- Công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi nhiều khi còn chưa thực thực
được chuẩn bị tốt và thiếu linh hoạt;
- Còn không ít cán bộ trong Phòng Hành chính Nhân sự làm việc thiếu
tích cực. Điều đó thể hiện ở chỗ: nhiều cán bộ, bảo thủ trong cách nghĩ, cách
làm, thiếu sự năng động, sáng tạo;
- Chưa xây dựng được chương trình kế hoạch cho chuyến đi công tác
đúng thời gian quy định;
- Tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan chưa xác định được thời gian
cụ thể, còn nhiều thiếu sót;
- Sắp xếp công việc còn có sự chồng chéo lên nhau gây khó khăn trong
việc giải quyết công việc của lãnh đạo;
- Vì số lượng cán bộ còn hạn chế nên quá trình sắp xếp nhân sự vẫn còn
chồng chéo, chưa được phân công đúng sở trường của từng người.
3.1.3. Nguyên nhân
- phòng Hành chính Nhân sự chưa nắm được chi tiết các công việc mà
ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi công tác;
- Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời;
- Do lãnh đạo không thường xuyên đi kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc
nhở các nhân viên của mình trong công việc;
- Cán bộ công chức trong Phòng Hành chính Nhân sự vẫn chưa nhận thức
đầy đủ, vị trí, chức năng của Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp
ứng với yêu cầu nhiệm vụ.
3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Phòng Hành chính
Nhân sự
- Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên tại Phòng Hành chính Nhân sự đi
học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ;
- Cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Nhân sự cần chú trọng thực hiện
nhiệm vụ của mình để công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của công ty
19
đạt được kết quả cao;
- Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc, từng chuyên viên phải
có chương trình làm việc riêng của mình (Năm, Quý, tháng và hàng tuần), làm
việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề
mới nảy sinh đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp
luật;
- Có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới;
- Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở các nhân viên
của mình trong công việc để họ có tinh thần làm việc tốt hơn;
- Cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính nhân sự cần nắm bắt thông tin kịp
thời từ, xây dựng chương trình kế hoạch các chuyến đi công tác đúng thời hạn
quy định;
- Công việc phải được sắp xếp một cách có hệ thống và linh hoạt;
- số lượng cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Nhân sự còn hạn chế ảnh
hưởng đến việc phân công công việc. Vì vậy, công ty nên bố trí thêm người cho
Phòng Hành chính Nhân sự.
* Tiểu kết
Trong chương 3, tôi đã có những nhận xét về ưu điểm và hạn chế của
Công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại Phòng Hành chính Nhân sự
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội và nguyên nhân dẫn đến
những hạn chế đó. Tôi cũng đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
của của công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho công ty, tôi hi vọng
những giải pháp này có thể góp phần nào đó để việc tổ chức phục vụ các chuyến
đi công tác tại công ty được thực hiện tốt hơn.
20
KẾT LUẬN
Các chuyến đi công tác của thủ trưởng là một phần tất yếu trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Các chuyến đi công tác nhằm giải quyết những công
việc cụ thể đã được hoạch định trong chương trình kế hoạch công tác của cơ
quan, thủ trưởng. Tùy theo chức năng của mỗi cơ quan, chuyến đi công tác còn
nhằm giải quyết nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hiện những hoạt động
mang tính chất đối ngoại của cơ quan. Cũng như làm thế nào để các chuyến đi
công tác của thủ trưởng được sắp xếp, hoạch định một cách kỹ lưỡng, phân công
trách nhiệm rõ ràng, các công việc vẫn được tiến hành trôi chảy khi thủ trưởng
vắng mặt. Đó là một phần công việc và là trách nhiệm của Phòng Hành chính
Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Qua bài nghiên cứu tôi tìm hiểu và làm rõ về những vấn đề cơ bản về
công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan; thực trạng trách
nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi
công tác cho cơ quan và từ đó tôi đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả của của công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho công ty. Tôi
mong rằng bài nghiên cứu của tôi có thể phần nào giúp mọi người hiểu rõ và
nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Phòng
Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Trong quá trình nghiên cứu mặc dù tôi đã cố gắng tìm hiểu để thực hiện
đề tài một cách tốt nhất, nhưng do hạn chế về thời gian và đây là lần đầu nghiên
cứu đề tài này nên vẫn còn nhiều thiếu xót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của quý thầy cô để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
21
