LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
THƯƠNG MẠI.
1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Ý nghĩa của hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong
doanh nghiệp thương mại và sự cần thiết phải quản lý.
Bán hàng (hay tiêu thụ hàng hoá) là giai đoạn cuối cùng của giai đoạn
tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp, là quá trình thực hiện mặt giá trị của hàng
hoá. Trong mối quan hệ này, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hoá cho
người mua và người mua phải chuyển giao cho doanh nghiệp số tiền mua hàng
tương ứng với giá trị của hàng hoá đó, số tiền này được gọi là doanh thu bán
hàng. Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ 2 điều kiện sau:
- Gửi hàng cho người mua
- Người mua đã trả tiền thanh toán hay chấp nhận thanh toán
Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận được tiền
hoặc giấy chấp nhận thanh toán của người mua, hai việc này có thể diễn ra đồng
thời cùng một lúc hoặc không đồng thời tuỳ theo phương thức bán hàng của
doanh nghiệp. Có thể nói công tác bán hàng là cực kì quan trọng đối với doanh
nghiệp, thể hiện ở nội dung sau:
- Đối với sản xuất, sản xuất và tiêu thụ có mối quan hệ biện chứng với
nhau. Sản xuất là tiền đề của tiêu thụ cũng như hoạt động mua vào trong kinh
doanh thương mại và ngược lại, tiêu thụ lại ảnh hưởng quyết định tới sản xuất,
tới việc thu mua hàng hoá. Nếu sản xuất ra không tiêu thụ được hay mua hàng
về không bán được sẽ dẫn đến kinh doanh bị ứ đọng, ảnh hưởng tới tình hình
sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do vậy
thực hiện tốt công tác bán hàng đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh,
tăng vòng quay vốn kinh doanh, từ đó đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp
và mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Việc tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp còn ảnh hưởng tới nhiều đối
tượng khác nhau. Chẳng hạn, nếu mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp này là

nguyên vật liệu của nhiều doanh nghiệp khác thì việc đảm bảo tiêu thụ của mình
sẽ tạo đIều kiện cho các doanh nghiệp này hoạt động có hiệu quả hơn, đảm bảo
cùng tồn tại và phát triển trong sự ràng buộc của hệ thống phân công lao động
xã hội. Tổ chức công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng như vậy, nhưng mối
quan tâm không chỉ dừng lại ở đây mà là kết quả của việc tổ chức thực hiện đó.
Đây cũng là qui luật tất yếu trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều
muốn biết mình đang và sẽ thu được gì sau hàng loạt các hành vi tác nghiệp.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: kết quả của
hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả của hoạt động tài chính, kết quả của
hoạt động khác. Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả hoạt động kinh
doanh thực chất là kết quả bán hàng nó sẽ là nguồn lợi chính, là chênh lệch giữa
doanh thu thuần (tổng doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi khoản giảm doanh
thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp theo phương
pháp trực tiếp) với trị giá vốn hàng đã bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý
doanh nghiệp , được xác định theo công thức:
Kết quả bán hàng = DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ- giá vốn của
hàng bán – CFBH, CFQLDN phân bổ cho số hàng đã bán.
Trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá, tự do thương mại và tự do
cạnh tranh làm cho sự khác biệt giữa thị trường trong nước và ngoài nước ngày
càng mờ nhạt, điều đó vừa tạo ra cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng lại
đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước lớn hơn do đối thủ cạnh tranh ngày một
nhiều và mạnh. Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa
chọn cho mình một chính sách sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm
đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường và tăng hiệu quả kinh doanh.
Để quản lý tốt quá trình bán hàng, tiết kiệm chi phí và tối đa hoá lợi
nhuận cần đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hóa, theo chỉ tiêu
số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Đối với từng loại hàng
hoá không chỉ theo dõi về các chỉ tiêu tổng hợp mà cần phải mở sổ chi tiết để
quản lý chặt chẽ.

- Để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cần nắm vững thị
trường, xác định đúng giá cả, lựa chọn phương thức tiêu thụ cho phù hợp và xây
dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Ngoài yếu tố giá cả và chất lượng và
thương hiệu là một nhân tố tích cực thúc đẩy tốc độ tăng doanh số bán.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả CFBH, CFQLDN nhằm tối đa hoá lợi
nhuận và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, quản lý chặt chẽ việc
chấp hành chế độ tài chính về phân phối kết quả.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán
hàng.
Từ những yêu cầu chung của quá trình quản lý bán hàng, kế toán với tư
cách là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế, khi kế toán doanh thu bán
hàng và xác định kết quả bán hàng được tổ chức khoa học hợp lý sẽ cung cấp
được những thông tin có ích cho nhà quản lý trong việc ra quyết định sản xuất
và tiêu thụ cho phù hợp, có hiệu quả. Muốn vậy doanh thu bán hàng và xác định
kết quả bán hàng phải thực hiện của các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra về tiêu thụ nội bộ,
tính toán đúng trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán
hàng.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thanh
toán với người mua với ngân sách nhà nước.
- Cung cấp thông tin chính xác trung thực và đầy đủ về tình hình bán
hàng và xác định kết quả bán hàng.
Như vậy kế toán bán hàng và xác định kết quả là công tác quan trọng của
doanh nghiệp nhằm xác định số lượng, giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng
như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Song để phát huy được
vai trò và thực hiện các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác
kế toán thật khoa học, hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung
của việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
1.2 Lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng
1.2.1 Các phương thức bán hàng
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường để thúc đẩy quá trình tiêu thụ các
doanh nghiệp sử dụng rất linh hoạt các phương thức bán hàng. Phương thức bán
hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh
tình hình xuất kho hàng hóa. Đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xác
định thời điểm bán hàng và ghi nhận doanh thu, tiết kiệm chi phí bán hàng để
tăng lợi nhuận. Căn cứ vào điều kiện ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định
là bán hàng có thể chia quá trình bán hàng thành hai phương thức:
Phương thức bán hàng trực tiếp
Phương thức gửi bán
1.2.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp
Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá, dịch vụ cho
khách hàng thì đồng thời khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
ngay. Nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng
thời. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn lợi ích và rủi ro gắn với quyền sở
hữu hàng hoá cho khách hàng và ngay lúc chuyển giao hàng đã thoả mãn đầy đủ
các điều kiện ghi nhận doanh thu. Phương thức bán hàng trực tiếp giúp cho quá
trình bán hàng được thực hiện nhanh chóng, dứt khoát tiết kiệm được các chi
phí về vận chuyển, bảo quản hàng hoá và giảm rủi ro cho doanh nghiệp. Tuy
nhiên doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian và chi phí vào các hoạt động
marketing, mở rộng và tiếp cận thị trường, tìm kiếm các khách hàng mới. Do
được xác định là nghiệp vụ bán hàng ngay khi chuyển giao hàng hoá, kế toán
bán hàng trong trường hợp này sử dụng TK632 để phản ánh trị giá vốn hàng bán
và TK511 để phản ánh doanh thu mà không cần sử dụng TK157- Hàng gửi đi
bán
1.2.1.2 Phương thức gửi bán
Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp theo những thoả thuận đã
ghi trong hợp đồng. Khách hàng có thể là những đơn vị mua một lần hoặc
những khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho hàng

hoá giao cho khách hàng thì số hàng hoá đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp bởi chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Chỉ đến khi khách
hàng đã chấp nhận thanh toán doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu.
Đối với phương thức bán hàng này, kế toán cần phải chú ý thời điểm và
các điều kiện ghi nhận doanh thu. Đồng thời cần phải mở các tài khoản tổng
hợp và chi tiết để theo dõi, quản lý hàng hoá gửi bán và thực hiện trích lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho nếu có các dấu hiệu giảm giá. Bán hàng theo
phương thức gửi bán đạt hiệu quả cao trong nền kinh tế thị trường, khi mà sự
phân công lao động xã hội và chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc từ khâu sản
xuất đến tiêu dùng. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ giảm được các khoản đầu tư
vào khâu bán hàng để tập trung vào khâu sản xuất. Tuy nhiên, phương thức này
có nhược điểm là khó quản lý các sản phẩm, hàng hoá đã gửi bán, khả năng rủi
ro cao. Các nhà quản lý cần theo dõi, đôn đốc việc thu tiền từ các khách hàng
khi sản phẩm, hàng hoá đã được xác định bán. Để phản ánh trị giá vốn sản
phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán, kế toán sử dụng TK 157- Hàng gửi đi bán.
Chỉ khi đã xác định là nghiệp vụ bán hàng, kế toán mới ghi nhận giá vốn và
doanh thu bán hàng ở TK632, TK511 và các tài khoản liên quan.
1.2.2 Doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong
kì hạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của
doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Doanh thu
được xác định bằng các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các
khoản CKTM, GGHB và giá trị hàng bán bị trả lại. Tuỳ theo loại hình sản xuất
kinh doanh có các loại doanh thu:
- Doanh thu bán hàng
- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia
Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được từ các
giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm,hàng hoá cho
khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu

có). Nếu doanh nghiệp có doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ thì doanh thu được
qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế của nghiệp vụ phát sinh hoặc tỷ giá
bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam
công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Trong kì kế toán, doanh thu bán hàng
thuần mà doanh nghiệp thực hiện được có thể thấp hơn doanh thu bán hàng ghi
nhận ban đầu do các nguyên nhân: doanh nghiệp chiết khấu thương mại, giảm
giá hàng đã bán cho khách hàng hoặc hàng đã bán bị trả lại (do không đảm bảo
điều kiện về qui cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế) và doanh nghiệp
phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp được tính trên doanh thu bán hàng thực tế mà doanh nghiệp đã thực
hiện được trong kì kế toán.
Theo chuẩn mực kế toán số 14- Doanh thu và thu nhập khác, doanh thu
chỉ được ghi nhận khi thoả mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở
hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
-Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
- Doanh nghiệp phải xác định được thời điểm chuyển giao phần lớn lợi
ích và rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng trong từng
trường hợp cụ thể. Hầu hết các trường hợp thời điểm chuyển giao phần lớn rủi
ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích. Nếu doanh nghiệp vẫn phải chịu
phần lớn rủi ro và lợi ích thì doanh thu không được ghi nhận. Nếu lợi ích kinh tế
từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ được ghi
nhận doanh thu khi các yếu tố này đã xử lý xong. Mặt khác, doanh thu và chi
phí của cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù
hợp. Khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu
mà phải ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận trước của khách

hàng.
1.2.3 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất
khẩu được tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu. Để xác định doanh thu thuần
cuối kỳ phải kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK511- Doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như vậy để tăng doanh thu thuần một mặt phải
tăng lượng hàng tiêu thụ, một mặt ta phải hạn chế các khoản giảm trừ doanh thu
có như thế mới tăng được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần theo dõi, phản ánh chi tiết, riêng biệt từng khoản giảm trừ
doanh thu để cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời cho các nhà quản trị
doanh nghiệp.
1.2.3.1 Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại (CKTM) là khoản tiền mà doanh nghiệp bán đã
giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng mua với
khối lượng lớn theo thoả thuận về CKTM đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán
hoặc các cam kết mua hàng. Cần phân biệt chiết khấu thanh toán là khoản tiền
người bán giảm cho người mua trừ vào số tiền phải trả do thanh toán trước thời
hạn đã ghi trong hợp đồng còn CKTM là khoản người bán giảm cho người mua
do mua nhiều hoặc do khách hàng quen bất kể là đã thanh toán ngay hay chưa.
Đây là một biện pháp các doanh nghiệp khuyến khích người mua hàng nhằm
tăng doanh thu và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Kế toán cần theo dõi chi
tiết các khoản CKTM với từng khách hàng.
1.2.3.2 Giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán (GGHB) là khoản giảm trừ cho người mua do hàng
hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Thông thường, doanh
nghiệp vẫn bán sản phẩm, hàng hoá và phát hành hóa đơn theo giá niêm yết.
Nhưng khi giao hàng cho người mua, bên nhận thường kiểm tra hàng hoá trước
khi nhập kho. Nếu phát hiện không đảm bảo chất lượng, quy cách đã ghi trong
hợp đồng thì bên mua sẽ yêu cầu bên bán giảm giá hàng bán hoặc trả lại lô hàng

đó. Doanh nghiệp nếu chấp thuận thì sẽ tiến hành giảm giá cho bên mua bằng
cách trừ vào số tiền còn phải trả hoặc nếu đã thanh toán thì trả lại tiền. Nếu
doanh nghiệp đã viết hoá đơn cho khách hàng thì có thể viết hoá đơn theo giá đã
giảm và khi đó không hạch toán vào TK532 – Giảm giá hàng bán nữa và doanh
thu được ghi nhận theo giá hoá đơn. Giảm giá hàng bán không chỉ làm giảm
doanh thu và kết quả bán hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến uy tín
của doanh nghiệp đối với khách hàng. Do vậy doanh nghiệp cần quản lý tốt chất
lượng sản phẩm, hàng hoá và đảm bảo các điều kiện về giao nhận hàng để hạn
chế tối đa các khoản giảm giá hàng bán.
1.2.3.3 Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định
tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong
hợp đồng kinh tế như hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Hàng bán
bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số
lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại và trường hợp trả lại toàn bộ thì phải
trả lại hoá đơn. Hàng bán bị trả lại cũng là khoản làm giảm doanh thu bán hàng
thuần của doanh nghiệp và do vậy làm giảm kết quả kinh doanh chung của
doanh nghiệp. Mặt khác, nó làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.