MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI
VIỆT NHẬT
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
Bất kỳ hoạt động nào cũng cần xác định một cái đích cho mình từ đó xác định
những cách để tiến tới cái đích đó. Ban lãnh đạo công ty Việt Nhật cũng xác định mục
tiêu cho tất cả thành viên công ty và vạch ra phương hướng hoạt động rõ ràng để tiến
tới thực hiện mục tiêu đó
3.1.1. Mục tiêu của công ty
Có rất nhiều mục tiêu mà ban lãnh đạo công ty đặt ra cho công ty thực hiện. Nếu
xét về các mục tiêu định lượng Công ty đã đưa ra mục tiêu về sự phát triển thương mại
của năm 2010 trong cuộc họp cuối năm 2009 như sau :
- Giá trị hợp đồng kinh tế đạt được: 250 tỷ VNĐ
- Doanh thu đạt được : 210 tỷ VNĐ
- Nộp thuế các loại đạt : 1,5 tỷ VNĐ
- Lợi nhuận đạt : 3,5 tỷ VNĐ
- Nộp ngân sách: 250 triệu đồng
- Thu nhập bình quân cho nhân viên đạt: 4triệu đồng/ người / tháng
Trên đây là những yếu tố định lượng có thể xác định được một các rõ ràng.
Nhưng để đạt được sự phát triển bền vững lâu dài thì không chỉ xác định mục tiêu ngắn
hạn trong một khoảng thời gian nhất định mà ban lãnh đạo công ty còn đưa ra các mục
tiêu hướng tới sự phát triển lâu dài như:
- Mục tiêu không ngừng ra tăng lợi nhuận trong mọi giai đoạn phát triển
- Mở rộng thị phần kinh doanh: đối với thị trường trong nước phải khẳng định
được thương hiệu của công ty tại 64 tỉnh thành cả nước đặc biệt là với thị
trường miền nam. Không dừng lại ở thị trường trong nước mà trong thời gian
tới hàng hóa của công ty phải đáp ứng được nhu cầu các nước ngoài mà mục
tiêu gần nhất là Lào và Campuchia còn mục tiêu xa hơn là tiến vào thị trường
Châu Phi
- Đảm bảo độ an toàn khi làm ăn với các đối tác nước ngoài
- Luôn luôn đảm bảo không những giữ vững thị trường mà còn mở rộng thị
trường cả thị trường người cung cấp(hay người xuất khẩu) và thị trường người

có nhu cầu cần máy xây dựng và phụ tùng
- Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của các phòng ban và hoàn thiện
quy trình nhập khẩu được trơn chu chính xác tiết kiệm chi phí và nhanh chóng
không tốn thời gian.
- Nâng cao độ tin tưởng của các nhà sản xuất máy móc để công ty không chỉ là đại
lý độc quyền của Sumitomo mà còn là đại lý cấp hai của các hãng lớn như
Komatsu, Hitachi, Misubisi…
Để đạt được mục tiêu này thực sự cần có một bản phương hướng kế hoạch cụ thể
để xác định hướng đi chung tốt nhất cho tất cả các thành viên công ty
3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty
Mục tiêu tăng trưởng nhanh phải luôn cao hơn mức bình quân của toàn ngành.
Phấn đấu đạt lợi nhuận phát triển trung bình 23,5% qua các năm và đưa công ty vào sự
phát triển ổn định
Tạo dựng được thương hiệu Việt Nhật trong tâm trí khách hàng, và đây là thương
hiệu lớn có tiếng tăm uy tín trong ngành máy móc thiết bị xây dựng không chỉ trong
nước mà mới cả thế giới
Nâng cao thị phần của công ty trên thị trường NK máy XD, tạo vị thế cạnh tranh
lớn để Công ty vượt qua các đối thủ cạnh tranh trở thành cái tên ưu tiên trong danh mục
các lựa chọn hãng có thể cung cấp hàng của khách hàng. Đặc biệt là khắc phục sự yếu
thế trong khả năng cung cấp hàng so với các doanh nghiệp nhà nước
Tăng cường họat động NK đáp ứng tốt nhu cầu máy móc thiết bị cho khai thác
than, khoáng sản và xây dựng cơ sở hạ tầng để cùng đất nước tiến tới mục tiêu đề ra
Mở rộng hợp đồng kinh doanh ra các đối tác ngoài ngành, tham gia các hội trợ
triễn lãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm của Công ty, quảng bá sản phẩm
để mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hành. Thường xuyên tham gia dự thầu cạnh
tranh rộng rãi để dành các hợp đồng có giá trị lớn
Phát triển đội ngũ cán bộ trở nên thành thạo chuyên nghiệp trong công việc
Hoàn thành tốt nhiệm vụ của một đại lý độc quyền cho Sumitomo tại Việt Nam và
cố gắng để trở thành đại lý cấp 2, cấp 3 của các hãng nổi tiếng như Cat, Komatsu,
Hitachi…

3.2. Một số giải pháp của công ty
Để đạt được những mục tiêu đề ra thì công ty phải cố gắng hoàn thiện quy trình
nhập khẩu của mình trơn tru hơn dưới đây là một số biện pháp mà công ty nên sử dụng
để hoàn thiện hơn quy trình nhập của mình:
3.2.1. Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường
Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường không thể tách rời các yếu tố
thị trường. Nên để có thể đứng vững và phát triển được thì hoạt động nghiên cứu, phân
tích, và dự báo thị trường là không thể thiếu được đối với bất kỳ công ty nào. Công ty
nào càng nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người
chiến thắng. Hiện tại Việt Nhật đang gặp phải khó khăn lớn là có nhiều đối thủ cạnh
tranh có khả năng về tài chính nên họ có khả năng nghiên cứu thị trường tốt hơn, có khả
năng nắm bắt được các thị trường mới nên khả năng cạnh tranh giành được các đơn đặt
hàng cao hơn. Với khả năng hiên tại công ty cần phải chú trọng đến việc mở rộng các
kênh thu thập thông tin với chi phí thấp, thu nhập thông tin bằng mọi biện pháp tiếp
nhận thông tin càng nhiều càng tốt sau đó phải tổ chức tập hợp tổng hợp phân loại và
xử lý các nguồn thông tin cho chính xác nhanh chóng.
Các hướng nghiên cứu có thể theo các chủ điểm như:
- Thông tin về hàng hóa: để chủ động trong giao dịch mua bán cần phải nắm
vững tình hình sản xuất các loại máy móc phụ tùng của các công ty khác
nhau để xác định được những công nghệ mới để nhập cung cấp cho thị
trường, xác định các đợt khuyến mại của các thương hiệu… Thông tin về giá
cả và thông số kỹ thuật, chu kỳ sống của sản phẩm(phục vụ cho nhập khẩu
máy móc cũ) để so sánh giữa các thương hiệu với nhau và so sánh giá cả
nhập và bán của công ty với các đối thủ cạnh tranh.
- Thông tin về thị trường gồm:
+ Nhu cầu thị trường trong nước các sản phẩm được chính sách khuyến
khích nhập của nhà nước, thông tin và hoạt động hiện tại và tương lai của
các khách hàng của công ty.
+ Ngoài ra còn thị trường nước ngoài cần phải nghiên cứu văn hóa kinh
doanh của họ, các chính sách pháp luật chính trị hiến pháp, và đặc biệt là

thái độ chính trị đối với quốc gia mình, các chính sách ngoại thương của
nước đó …
+ Thông tin kinh tế cơ bản như đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính
ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, thu nhập bình
quân, khả năng đầu tư khai thác, xây dựng phát triển…
+ Thông tin về cơ sở hạ tầng như cầu cống đường, cảng, sân bay, thị trường
phương tiện vận tải(điều kiện vận tải và tình hình giá cước), hệ thống
ngân hàng tín dụng…
+ Nghiên cứu dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu người tiêu dùng, các
kênh tiêu thụ, sự biến động về giá của các thị trường nước ngoài dự định
mở rộng để dễ dàng tiến vào thâm nhập các thị trường này.
- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh như giá cả sản phẩm họ bán, các chính
sách dịch vụ khách hàng… để có sự so sánh và hoàn thiện
- Nghiên cứu các đối tác để xác định văn hóa kinh doanh, mức độ thiện chí, uy
tín…
Mọi thành viên của công ty đều có thể là các chuyên gia nghiên cứu và dự báo
thị trường. Ngoài việc tự nghiên cứu thị trường qua sách báo tạp chí và internet thì công
ty nên lập một địa chỉ Web chung để mọi người có thể gia nhập và chia sẻ với nhau
những kinh nghiệm và những vấn để rút ra sau những công việc mà mình thực hiện
như:
+ Kinh nghiệm của các nhân viên phòng XNK sau mỗi vụ làm ăn với đối tác
mới, sau mỗi lần nhập hàng của nhà cung cấp mới ở các nước khác nhau rút ra kinh
nghiệm và ghi chú ý về những đối tác này trên địa chỉ chung này cho mọi người được
biết để làm kinh nghiệm cho các vụ làm ăn sau.
+ Chuyên gia kỹ thuật ở phòng services sau khi đi bảo hành sữa chữa về cũng
có thể ghi lại những gì mình thu nhận được sau mỗi lần mình đi bảo hành về như là
nhận xét của người sử dụng về các loại máy liệu rằng lần sau mua họ sẽ mua loại máy
gì… đây cũng là cách để nghiên cứu nhu cầu tương lai cho công ty có thể xác định
được cơ cấu hay thương hiệu mà mình sẽ nhập đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
+ Các nhà kinh doanh được tiếp xúc trực tiếp với người mua họ có thể thăm dò

về nhu cầu tương lai của họ.
Theo định kỳ có thể là hàng tháng có thể tổ chức các diễn đàn để trao đổi thông
tin về thị trường cả trong và ngoài nước. Đây chính là phương pháp nghiên cứu thị
trường tại bàn (desk reseach). Ngoài ra công ty nên cân nhắc các hợp đồng giá trị để
đầu tư nghiên cứu thị trường theo phương pháp trực tiếp bằng cách cử nhân viên có khả
năng sang tận nơi thị trường nước ngoài để có sự đánh giá chính xác hơn đây tuy là
phương pháp tốn kém nhưng nó lại đem lại hiệu quả cao hơn nên công ty phải biết cân
nhắc theo giá trị các hợp đồng để giảm được rủi ro hay không hiệu quả khi thực hiện
một số hợp đồng.
Ngoài ra hiện nay sự phát triển của các tổ chức tư vấn chuyên đi tìm kiếm và
cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Muốn có những thông tin chính xác về đối tác
nước ngoài công ty có thể tham khảo ý kiến tư vấn của một cơ quan dịch vụ đầu tư
hoặc cơ quan kiểm toán có uy tín. Công ty có thể đăng ký với trung tâm thông tin tín
dụng ngân hàng Nhà Nước Việt Nam để tìm hiểu về đối kinh doanh nước ngoài. Các
thông tin này do trung tâm thông tin tín dụng phối hợp với công ty D & B ( Singapore)
cung cấp. Giá dịch vụ cho khu vực châu Mỹ là 90 USD, châu Âu và châu Á là khoảng
150 USD. Thời gian cung cấp thông tin trong vòng 20 - 25 ngày. Địa chỉ của trung tâm
ở số 1 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, công ty có thể liên hệ qua điện
thoại: 8223875
3.2.2. Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ
công ty
Nhân sự và bộ máy tổ chức nhân sự luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại ở
bất cứ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào.Hoạt động kinh doanh của
Việt Nhật thì việc nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán
bộ công ty lại càng cần thiết vì hoạt động của công ty thường xuyên phải tiếp xúc và
làm ăn với các đối tác nước ngoài. Đặc biệt là hoạt động làm hợp đồng và đàm phán
không những đòi hỏi các nhân viên phải có trình độ chuyên môn về đàm phán, nắm bắt
và xử lý các loại thông tin một cách nhanh chóng và có khả năng phản xạ nhạy bén với
các biến động cùng với trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng giao tiếp phải rất tốt. Mặt
khác làm việc với nước ngoài cần có một phong cách làm ăn mạch lạc dứt khoát đòi hỏi

bộ máy tổ chức phải khoa học.
Hiện tại số lượng nhân viên công ty không ít không nhiều 50 người nhưng do
đặc điểm kinh doanh nên phải chia làm hai nơi ở bên kho tận Gia Lâm còn văn phòng
giao dịch lại ở Láng Hạ cách nhau một khoảng khá lớn nên việc quản lý cho hoạt động
trơn chu có hiệu quả là tương đối khó nên Công ty cần phải tổ chức bộ máy hợp lý có
thể cử cán bộ tin tưởng có khả năng sang quản lý bên kho và có các phương tiện để
thường xuyên kiểm tra được hoạt động bên đó hoặc có những cuộc kiểm tra đột xuất
của lãnh đạo đối với kho, để đảm bảo việc sử dụng hợp lý lượng lao động có hiệu quả
và sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và bên văn phòng trong khi làm việc.
Nhân viên ngoại thương của công ty ngoài cần trình độ ngoại ngữ và kiến thức
pháp luật cũng phải luôn trau dồi nghiệp vụ ngoại thương của mình bằng cách:
- Đi học thêm các lớp nâng cao nghiệp vụ ở các trung tâm uy tín hoặc các tổ
chức quốc tế dưới sự tổ chức của công ty hoặc tự đi học
- Mời các chuyên gia về công ty thuyết giảng cho cán bộ công nhân viên và
đưa ra các tình huống khó khăn cùng thảo luận để đưa ra giải pháp tháo gỡ
tốt nhất. Đây là biệp pháp tốn kém nên công ty có thể liên kết với các công
ty khác để chia sẻ chi phí
- Tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ văn hóa vào các ngày lễ tết có nội dung
giáo dục nhân viên yêu công việc, yêu nghề, yêu công ty, không bao giờ hài
lòng với chính bản thân, luôn phải cố gắng hơn nữa làm tốt hơn nữa công
việc, biết cân bằng gia đình và công việc, dạy cách giao tiếp khôn khéo
được việc mà công ty đã gặp phải khi làm việc với đối tác hoặc với các tổ
chức hành chính nhà nước.
Với chiến lược đầu tư cho lâu dài hàng năm doanh nghiệp phải đầu tư bình quân
khoảng 100 triệu đồng cho vấn đề đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Tức là
mỗi nhân viên sẽ có khoảng 2 triệu đồng cho việc học tập của mình mỗi năm
Ngoài ra công ty còn phải có phương pháp tuyển dụng nhân viên một cách khoa
học hợp lý đúng người đúng việc đúng khả năng chuyên môn để không bỏ sót người tài
nhưng lại không tuyển nhầm
Hoạt động NK là một quy trình gồm nhiều bước cần sự kết hợp của nhiều bộ

phận nhiều người nên công ty phải có các hỗ trợ giúp nhân viên đoàn kết hơn khuyến
khích tinh thần làm việc nhóm hơn như các hoạt động tập thể đi thăm quan du lich, tổ
chức các cuộc thi theo đội như nấu ăn, cắm hoa , đá bóng, bóng bàn… và một số hoạt
động tập thể khác… Công ty phải xây cho mình được một văn hóa cho công ty. Đây sẽ
là giá trị chung mà các nhân viên sẽ biết chân trọng và phát triển nó.
Cùng với đó là phải có chế độ lương thưởng khuyến khích rõ ràng để kích thích
tính sáng tạo của nhân viên và giữ chân người tài
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng
Các đối tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng của công ty là các đối tác nước
ngoài đến từ rất nhiều nước khác nhau mà mỗi nơi lại có đặc trưng riêng trong khi đàm
phán ký hợp đồng kinh doanh. Đây chính là điều khá là khó đòi hỏi các nhân viên XNK
phải có sự chuẩn bị rất tốt về mặt ngôn ngữ, thông tin, năng lực đàm phán, thời gian và
cách thức đàm phán.
Hiện tại thì các đối tác làm ăn với công ty chủ yếu là đối tác quen nên cũng dễ
dàng hơn nhưng mục tiêu tương lai thị trường công ty mở rộng liên tục phải tiếp xúc
với các đối tác lạ nên có mốt số biện pháp giúp cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng
của Công ty tốt hơn như sau:
- Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng cố gắng đạt được mục
đích của mình trên cơ sở đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.
- Tìm hiểu kỹ lưỡng các phong tục tập quán thói quen, sở thích và tư tưởng
của đối tác
- Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng nhất
- Tìm hiểu những điểm yếu của đối phương thông qua những tài liệu thu
thập về họ
- Luôn nói không đối với bất kỳ vấn đề nào còn nghi vấn
- Luôn có sự quan sát tinh ý để nhận biết những sơ hở và biết được tình
hình của đối tác
- Thích ứng với nhịp độ đàm phán của đối tác
- Đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để đưa ra quyết định kịp
thời và hơp lý

3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với công ty trong các thương
vụ làm ăn của mình. Bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, vấn đề mang tính chất
hành chính có nhiều sự đổi mới mà nhân viên Công ty chưa nắm bắt kịp thời. Nếu gặp
bất kỳ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ thì dẫn tới hàng hóa bị lưu kho bãi Công ty sẽ
phải trả chi phí lưu kho bãi làm chậm quá trình luân chuyển hàng hóa bỏ lỡ cơ hội kinh
doanh.
Cần rút ngắn thời gian làm thủ tục, yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ hàng
hóa một cách nhanh chóng để Công ty hoàn thành tờ khai hải quan một cách chính xác
trước khi hàng về, tránh các rắc rối có thể xảy ra. Để làm thủ tục hải quan một cách
thuận lợi và trọn vẹn Công ty cần lưu ý:
- Nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh XNK chuyên môn
hóa người làm công tác kê khai hải quan. Trong khi khai hải quan phải hết
sức cẩn thận trong việc áp mã hàng hóa vì nếu sai sẽ không được chấp
nhận thậm chí còn bị phạt. Đây có thể là khâu phức tạp nhất của làm thủ
tục hải quan vì công ty phải tự mình dựa vào mô tả hàng hóa mà áp mã
hàng cho hàng nhập khẩu. Công việc này tốn rất nhiều thời gian để thực
hiện tốt và nhanh chóng công việc này công ty nên lập một phần mềm
chuyên dụng dùng để tra mã hàng và thuế suất của hàng hóa như phần
mềm từ điển. Nó sẽ giúp nhân viên làm thủ tục hải quan nhanh hơn chứ
không phải dò tìm mã hàng trong quyển biểu mẫu thuế suất rất dày nữa.
- Lập bộ chứng từ hải quan theo quy định ăn khớp với hợp đồng NK hoặc
L/C
- Khi xuất trình hàng cần phải sắp xếp hàng có trật tự thuận tiện tạo điều
kiện cho kiểm tra được nhanh chóng chính xác. Chứng từ và hàng hóa sẽ
được đối chiếu với nhau nếu có sai lệch Công ty phải chịu những tổn thất
và chi phí đóng mở kiện hàng mà hàng hóa lại không được thông quan. Vì
vậy Công ty phải khai báo trung thực chính xác về hàng hóa và có đủ các
chứng từ cần thiết tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu phải cử người về
lấy. Điều đó làm mất thời gian và chi phí khi làm thủ tục hải quan. Hơn

nữa hàng hóa của Công ty là máy móc thiết bị kiểm tra hàng hóa thường
mất nhiều thời gian. Công ty có thể đăng ký dịch vụ làm thủ tục hải quan
để được kiểm tra nhanh chóng hơn.
- Chấp hành đúng các quy định của hải quan, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn
để tạo lòng tin cho cơ quan hải quan và hoàn tất hợp đồng. Khi tính thuế
phải tính toán chi tiết áp dụng linh hoạt biểu thuế tránh tình trạng Công ty
và hải quan có sự chênh lệch.
- Công ty nên tạo tâm lý tốt đối với cán bộ hải quan trong khâu làm thủ tục
này nếu có sự bất đồng với cơ quan hải quan nên có thái độ nhã nhặn lịch
sự giải thích cho họ hiểu tránh tình trạng gây mâu thuẫn đồng thời sẽ gây
ấn tượng không tốt trong hoạt động NK sau này. Cần thiết lập mối quan hệ
thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi cho công việc sau này.
3.2.5. Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Hàng hóa của Công ty nhập về là máy móc thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng.
Đây là những thiết bị hiện đại và phức tạp để kiểm tra. Vì vậy trong thời gian qua khâu
giao nhận và kiểm tra hàng thường gặp khó khăn do Công ty không có những nhân viên
kĩ thuật am hiểu về máy móc kiểm tra thường chỉ qua bề ngoài bằng phương pháp cảm