MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CÔNG TY CÔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF
Qua việc nghiên cứu bối cảnh, môi trường hoạt động kinh doanh đối với lĩnh vực tổ
chức sự kiện, thực trạng hoạt động kinh doanh của Taf, đặc biệt là thực trạng hoạt tổ chức sự
kiện của Taf, trên cơ sở phân tích xu hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện, tôi có đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty:
1.1 Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty
Tiếp tục duy trì hoạt động ổn định trên thị trường Hà Nội, mở rộng thêm thị
trường với quy hoạch phát triển Hà Nội đến năm 2010, tăng cường nỗ lực của Công ty
để xâm nhập ra các khu vực thị trường lân cận như: thị trường các huyện ngoại thành
Hà Nội và thị trường các tỉnh giáp gianh Hà Nội.
Vốn là yếu tố hết sức quan trọng giúp Công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh. Vì
vậy, Công ty sẽ tập trung khai thác sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, phấn
đấu giảm tốt đa vốn vay. Đảm bảo vũng quay vốn nhanh, thu hồi vốn hiệu quả.
Về phương hướng trong dài hạn công ty tiếp tục là một thương hiệu mạnh trong
lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện
Công ty tiếp tục phát triển mạng trện thị trường Hà Nội và TP Hồ Chí Minh trên
các lĩnh vực thế mạnh là truyền thông và tổ chức sự kiện và cố gắng thúc đẩy các lĩnh
vực khác phát triển như: đào tạo ca sĩ, người mẫu… đây là những lĩnh vực mới mẻ và
đầy hưa hẹn. Cùng vời đó, công ty sẽ hướng ra các thị trường tiềm năng mà dich vụ ở
đó phát triển cao như: Quảng Ninh, Hải Phòng và một số thành phố lớn khác.
Tăng cường liên kết và hợp tác với các khách hàng và đối tác tin cậy, các nhà
cung ứng trên thị trường Hà Nội và TP Hồ Chí Minh để dành lợi thế cạnh tranh với các
đối thủ.
Tăng cường đầu tư trang thiết bị, khoa học công nghệ. Vì đây là lĩnh vực đòi hỏi
rất cao về công nghệ sẽ giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh.
Công ty cần tìm hiểu và vân dụng tốt hơn ảnh hưởng của nhân tố khách quan
môi trường vĩ mô như: văn hóa, luật pháp… đây là những yếu tố có tác động mạnh mẽ
tới hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực này của công ty.
1.2 Giải pháp cho hoạt động Marketing
Sự khủng hoảng của nền kinh tế thế giới trong những năm gần đây có ảnh hưởng

không nhỏ đến kinh tế Việt Nam. Như một sự tất yếu, ngân sách Marketing thậm chí sẽ
bị soi sét kỹ lưỡng hơn ở thời điểm hiện tại và những người làm Marketing chuyên
nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm cao hơn trước đồng tiền mà họ được phép chi tiêu cho
công việc của mình. Áp lực chứng tỏ sự hiệu quả và giá trị của công việc Marketing
ngày càng tăng lên và các nhà lãnh đạo đòi hỏi phòng Marketing tập trung các nguồn
lực của công ty vào những mục tiêu có giá trị cao và có khả năng thu lợi nhuận cao. Vì
thế em xin đưa ra một số giải pháp cho hoạt động Markating giúp phần nào cải thiện
tình hình.
• Hoàn thiện quá trình nghiên cứu thị trường
Để tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì công tác nghiên cứu thị
trường là rất cần thiết và là tiền đề để lập các chiến lược. Vì vậy, công tác nghiên cứu
thị trường tại Công ty Cơ khí Hà Nội cần phải được tiến hành một cách đồng bộ.
Thu nhập thông tin định kỳ, thông qua tổ chức hội nghị khách hàng, hình thức
này giúp Công ty có thể tìm hiểu sự phản ứng của khách hàng đối với Công ty. Đây là
một phương pháp rất thuận lợi đối với Công ty bởi vì khách hàng của Công ty phần lớn
là những khách hàng lớn và có nhu cầu tổ chức sự kiện thường xuyên.
Việc xử lý thông tin của Công ty thời gian qua chủ yếu bằng sự phân tích, phán
đoán của cán bộ phòng kinh doanh. Họ rất nhiệt tình, năng động, có trình độ hiểu biết.
Trong thời gian tới Công ty cần tiến hành xử lý thông tin một cách xác thực hơn và nên
có phòng Marketing để họ làm nhiệm vụ này.
Xác định xem đâu là đối thủ cạnh tranh của mình. Điều này được xác định qua
việc nghiên cứu phỏng vấn trực tiếp khách hàng, thông qua hội nghị khách hàng, hay
qua các tạp chí, thời báo kinh tế, thông qua ngành để biết được những đối thủ cạnh
tranh.
• Kiểm tra các phương thức Marketing đang sử dụng
Việc kiểm tra bao gồm phân tích số lượng mục tiêu của kế hoạch Marketing hiện
tại và những mục tiêu đó ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu chung của công ty. Trong quá
trình kiểm tra, cần tóm lược những phương thức Marketing đã, đang và sẽ thực hiện, để
nhận ra được những phương thức hiệu quả nhất, từ đó tiếp tục sử dụng, cũng như dữ
liệu nào có ích nhất và cách thức tìm những dữ liệu đó ra sao.

• Phổ biến và huấn luyện
Phổ biến tiến trình và phương thức hoạt động trong nội bộ công ty là việc làm
quan trọng và cần thiết như việc huấn luyện các nhân viên trong phong Marketing về hệ
thông và các thước đo giá trị hoạt động Marketing. Điều này hết sức quan trọng vì chỉ
khi mọi thành viên trong phong Marketing hiểu rõ tì mới thực hiện tốt được các hoạt
động Marketing.
1.3 Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện
• Phát triển thêm một số dịchvụ tổ chức sự kiện của công ty
Sau một số sự kiện đã tổ chức thành công, sự bỡ ngỡ ban đầu đã bị loại bỏ, thay
vào đó là sự trưởng thành của công ty và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên cao dần
lên, dự báo trong những năm tới kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được mở rộng
kinh doanh một số dịch vụ tổ chức sự kiện:
+) Phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời.
Ngành nghề này đã có trong định hướng hoạt động sự kiện tại công ty, nhưng
chưa đi vào hoạt động thực sự, ban điều hành công ty mới chỉ đề ra phương thức kinh
doanh như vậy, nhưng chưa có định hướng cụ thể. Tổ chức sự kiện khác với tổ chức sự
kiện trong phòng rất nhiều, không chỉ có không gian sự kiện mà ngay cả cách thức tổ
chức, cách thức chuẩn bị. Ban đầu công ty nghĩ rằng, tổ chức ngoài trời rất khó tổ chức
vì phạm vi hoạt động của công ty chỉ bó hẹp tại hai tỉnh là Hà Nội, và thành phố Hồ Chí
Minh, mà hai tỉnh đó thì không gian rất chật hẹp, khó có thể tổ chức được một sự kiện
ngoài trời được, tuy nhiên suy nghĩ đó đã thay đổi bởi vì không gian sự kiện không chỉ
tổ chức ở những bãi đất trống rộng, mà còn tổ chức được ở trên nóc những toà nhà
rộng, hoặc không chỉ tổ chức sự kiện tại những nơi trong thành phố mà còn mở rộng tổ
chức sự kiện ra ngoại thành, và ngoại tỉnh, những nơi như vậy có lợi thế về địa điểm
tức là có thể lựa chọn những địa điểm lí tưởng, nhưng lại khó khăn trong vấn đề vận
chuyển và khó khăn cho khách mời tham dự phải đi lại.
Với sự kiện tổ chức ngoài trời, công ty quyết định sẽ không mua sắm hệ thống
lều bạt mà quyết định thuê ngoài, hiện nay tổ chức sự kiện ngoài trời chỉ bao gồm tổ
chức lễ động thổ, và khởi công, nhưng trong tương lai sẽ tổ chức sự kiện sẽ đa dạng
phong phú hơn, như tổ chức cắm trại cho thiếu nhi, hoạt động nghệ thuật ngoài trời của

các nghệ sĩ, ca sĩ v.v… Đây là “mảnh đất” giàu tiềm năng thu được lợi nhuận trong
tương lai, công ty có thể tham khảo một số trang web cho thuê lều bạt tổ chức sự kiện,
hiện nay hệ thống nhà lều kết cấu hiện đại kích thước tối thiểu là 14mR x 32mD x
6.5mC có thể đảm bảo cho hoạt động sự kiện có từ 200 -800 khách, đó là những hoạt
động có quy mô lớn, với hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời thách thức rất lớn đội ngũ
nhân viên của công ty, vì sự sáng tạo đòi hỏi cao, nhất là phần trang trí phông nền sân
khấu sự kiện, và chương trình sẽ phải đa dạng hơn, công tác chuẩn bị nhiều hơn vì
những thứ tại địa điểm tổ chức trong khán phòng đã có, một bản kế hoạch về những vật
dụng tổ chức sự kiện ngoài trời được đặt ra như sau:
Hệ thống nhà lều lắp ráp kích thước để đảm bảo cho từ 100-2000 khách tuỳ
thuộc vào quy mô buổi lễ, hệ thống sàn sân khấu cơ động theo các kích thước sức chịu
tải trọng tối đa 7 tấn, và chiều cao tối đa 1.5m.
Công ty có thể thi công đa dạng hệ thống phông sân khấu theo yêu cầu thực tế
của khách hàng với các hình thức phông có mái che, phông chuyển động (mở, tách,
cuốn).
Hiện tại các công ty cho thuê lều bạt có dàn khung không gian hiện đại có thể đỡ
phông và lắp đặt các thiết bị, tấm mặt sàn cơ động kích thước 1m x2m chất liệu: thép và
gỗ.
Vì vậy, các yêu cầu về lều bạt ngoài trời không còn là mối bận tâm như mấy
năm trước đây, việc cần kíp của công ty là tìm được nhân viên giàu kinh nghiệm, và
lành nghề để thiết kế trang trí sao cho phù hợp, ngoài vị trí địa điểm sẽ kéo theo hàng
loạt vấn đề khác thay đổi sao cho phù hợp với địa điểm, vì thế công ty nên tập tổ chức
những sự kiện nhỏ sau đó mới tổ chức các sự kiện lớn được.
+) Phát triển dịch vụ kinh doanh tư vấn tổ chức sự kiện:
Ở Việt Nam chỉ có ngành nghề dịch vụ tư vấn các quảng cáo, chứ chưa có dịch
vụ tư vấn trọn gói cho tổ chức sự kiện, nhưng có thể dự báo rằng là ngành nghề tổ tư
vấn tổ chức sự kiện sẽ phát triển trong tương lai không xa, vì các công ty có nhu cầu tổ
chức sự kiện ngày càng cao, nhưng lại không muốn thuê các công ty tổ chức sự kiện mà
muốn chính bản thân họ tổ chức (hiện nay, những công ty thuộc loại này rất nhiều, và
trường hợp rất hay xảy ra), vì họ hiểu được mục đích sự kiện diễn ra sẽ đem lại cho họ

những mối lợi nào tốt hơn công ty tổ chức sự kiện nhiều, tuy nhiên không xét về vấn đề
trình độ chuyên môn của công ty, mà xét về kỹ năng tổ chức sự kiện thì họ không có
kinh nghiệm được (vì một năm công ty chỉ có ít những sự kiện được tổ chức ra), do đó
cần một chuyên gia tư vấn tổ chức sự kiện. Từ những luận điểm chứng minh ngành
nghề kinh doanh này sẽ phát triển trong tương lai, công ty không nhất thiết phải lập một
công ty tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện riêng như quảng cáo, mà có thể là một phòng
ban trong hệ thống tổ chức sự kiện của công ty, và do chính những tổ chức viên có kinh
nghiệm sẽ đảm trách nhiệm vụ này, công ty chỉ tư vấn cho khách hàng làm thế nào để
tổ chức một sự kiện tốt nhất đối với họ, tư vấn cho họ từ bước dự trù ngân sách dựa
theo mục đích sự kiện cho đến lập kế hoạch tổ chức sự kiện, tư vấn về địa điểm tổ chức
sự kiện, thời gian nào chuẩn bị, và thời gian nào là sự kiện nên diễn ra đạt được mục
đích mà đơn vị tổ chức sự kiện, trang trí trong khán phòng ra sao, bữa tiệc sẽ được tổ
chức như thế nào?, tất cả những khâu trong tổ chức sự kiện cần được tư vấn, hoặc một
khâu trong sự kiện cũng cần phải được tư vấn cho đơn vị tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, tư vấn cho một sự kiện rất khó, tư vấn một khâu trong tổ chức sự
kiện lại càng khó khăn hơn, nó đòi hỏi nhà tư vấn phải có một trình độ chuyên môn
nghiệp vụ tổ chức sự kiện rất cao và có nhiều kinh nghiệm trong nghề, điều này là đòi
hỏi trình độ đội ngũ nhân viên của tổ chức sự kiện, vì vậy những tư vấn viên phải nâng
cao trình độ tay nghề, không chỉ học hỏi trong nước mà còn phải tham khảo các tài liệu
quốc tế, thậm chí phải tổ chức cho các tư vấn viên của tổ chức sự kiện học hỏi cọ xát
với các chuyên gia nước ngoài, và các công ty tư vấn tổ chức sự kiện quốc tế.
• Nâng cao trình độ tổ chức sự kiện cho đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên của công ty thực sự quan trọng, đó là phần cốt yếu thành
công. Trong quá trình thực tập ở công ty qua tìm hiểu thấy rằng, đội ngũ nhân viên vào