PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

CHNG 3 PHN TCH CHC NNG CA H THNG
1. Mễ HèNH PHN R CHC NNG
Xỏc nh chc nng nghip v l bc u tiờn ca phõn h thng. phõn
tớch yờu cu thụng tin ca t chc ta phi bit c t chc thc hin nhng
nhim v, chc nng gỡ. T ú tỡm ra cỏc d liu, cỏc thụng tin c s dng v
to ra trong cỏc chc nng cng nh nhng hn ch, cỏc rng buc t lờn cỏc
chc nng ú.
1.1. nh ngha
Mụ hỡnh phõn ró chc nng (BFD) l cụng c biu din vic phõn ró cú
th bc n gin cỏc cụng vic cn thc hin. Mi cụng vic c chia ra lm
cỏc cụng vic con, s mc chia ra ph thuc kớch c v phc tp ca h
thng.
Vớ d:
1.2.Cỏc thnh phn
a. Chc nng
- Chc nng: l cụng vic m t chc cn lm v c phõn theo nhiu
mc t tng hp n chi tit.
- Cỏch t tờn : Tờn chc nng phi l mt mnh ng t, gm ng t
v b ng. ng t th hin hot ng, b ng thng liờn quan n cỏc thc
th d liu trong min nghiờn cu.
Chỳ ý: Tờn cỏc chc nng phi phn ỏnh c cỏc chc nng ca th gii
thc ch khụng ch dựng cho h thụng tin. Tờn ca chc nng l mt cõu ngn
gii thớch ngha ca chc nng, s dng thut ng nghip v

QL người LĐ
Trả công LĐ
QL nhân sự
QL thu chi
Hạch toán
QL tài chính
QL thiết bị

QL nguyên liệu
QL vật tư
QL đơn hàng
Tiếp thị
QL bán hàng
QL doanh nghiệp
Hỡnh 3.1. S phõn cp chc nng ca h thng qun lý doanh
nghip
Ví dụ: Lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trì kho...
- Biểu diễn: Hình chữ nhật
Bài tập : Xác định các chức năng trong hệ thống sau
Việc quản lý một bến xe khách bao gồm nhiều công việc: Quản lý khách hàng,
quản lý trật tự bến bãi, quản lý phương tiện xe máy, quản lý nhân sự của bến xe.
Trước mắt hệ thống tập trung quản lý khách hàng và phương tiện xe máy. Khách
hàng có thể gửi yêu cầu xem thông tin hoặc đặt mua vé trực tiếp hay gián tiếp
qua điện thoại. Khi nhận được yêu cầu, bến xe phải có thông tin trả lời khách
hàng. Nếu khách hàng muốn đặt mua vé, hệ thống phải có khả năng tìm kiếm
những điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng (loại xe, chỗ ngồi...) và thực hiện
việc bán vé.
Các phương tiện chuyên chở phải được quản lý chặt chẽ từ khi mới nhập về đến
khi được thanh lý. Cụ thể khi kiểm tra thấy số lượng phương tiện không đủ đáp
ứng yêu cầu của khách hàng, bến xe sẽ liên hệ với nhà cung cấp đặt mua xe mới.
Nhà quản lý căn cứ vào các báo cáo về phương tiện để xem xét. Khi tình trạng
một xe không đảm bảo chất lượng nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý xe tiến
hành thanh lý. Công việc điều động xe được thực hiện khi có yêu cầu điều động
xe từ nhà quản lý căn cứ vào báo cáo về vé đã bán.
Hàng ngày các bộ phận phải có báo cáo cho người quản lý bến về tình trạng của
xe, vé đã bán đồng thời nhận các chỉ thị về điều động xe, thanh lý và nhập mới
xe.
b. Quan hệ phân cấp

- Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng
con có quan hệ phân cấp với chức năng cha.
− Biểu diễn

Mô hình phân rã chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp.

Tên chức năng
Mua hàng
Vớ d:
Tuyển nhân viên
Đ ă n g thô ng b áo tuyể n ng ười
N hậ n và x em xé t hồ sơ
T iế n h àn h p hỏ ng vấ n ho ặc th i
B ỏ c ác trư ờn g h ợ p k hô ng th oả m ã n
G iao việ c c ho n gườ i làm m ớ i
N hậ n n gườ i và o làm việ c
Bi tp : Phõn ró cỏc chc nng trong h thng qun lý bn xe
1.3. c im v mc ớch ca mụ hỡnh
c im
Cung cp cỏch nhỡn khỏi quỏt chc nng
D thnh lp
Gn gi vi s t chc.
Khụng a ra c mi liờn quan v thụng tin gia cỏc chc nng.
Mc ớch
Xỏc nh phm vi ca h thng cn phõn tớch
Cho phộp mụ t khỏi quỏt dn cỏc chc nng ca mt t chc mt
cỏch trc tip khỏch quan. Cho phộp phỏt hin chc nng thiu,
trựng lp
Giỳp lm vic gia nh thit k v ngi s dng trong khi phỏt
trin h thng.

1.4. Xõy dng mụ hỡnh
a. Nguyờn tc phõn ró cỏc chc nng
Trong quỏ trỡnh tip cn mt t chc theo phng phỏp t trờn xung, ta nhn
c thụng tin v cỏc chc nng t mc gp (do lónh o cung cp) n mc
chi tit (do cỏc b phn chc nng cung cp). Cỏch phõn cho ny phự hp vi s

Hỡnh 3.2. S phõn cp chc nng ca cụng vic tuyn nhõn viờn
phân công các chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho
các nhân viên của một tổ chức. Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:
 Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực
hiện chức năng đã phân rã ra nó.
 Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo
thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chũng
Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang
ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận
được một mô hìnhvới các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nằm được nội
dung thực hiện nó.
b. Tiến hành
B1: Xác định chức năng
 Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong
hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin
nhận được trong khảo sát.
 Ở mức cao nhất, một chức năng chính sẽ làm một trong ba điều sau:
+ Cung cấp sản phẩm (VD:Phát hàng)
+ Cung cấp dịch vụ (VD: Đặt hàng)
+ Quản lý tài nguyên (VD: Quản lý nhân sự, bảo trì kho..)
 Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên
khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với
người sử dụng.
B2: Phân rã các chức năng

 Phân rã có thứ bậc
Thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã
Khi phân rã một chức năng thành các chức năng con có thể căn cứ vào một
số gợi ý:
 Xác định nhu cầu hoặc kế hoạch mua sắm.
 Mua sắm và/hoặc cài đặt.
 Bảo trì và hỗ trợ.
 Thanh lý hoặc chuyển nhượng
VD: Chức năng "Đặt hàng" :Kế hoạch mua sắm gợi ý:"Chọn nhà cung cấp".

Mua sm gi ý "Lm n hng", H tr :"Cp nht kt qu thc hin n
hng"...
Cỏch b trớ sp xp
Khụng nờn quỏ 6 mc i vi h thng ln, khụng quỏ 3 mc i vi h
thng nh.
Sp xp cỏc cụng vic trờn mt mc cựng mt hng m bo cõn i.
Cỏc chc nng con ca cựng mt m nờn cú kớch thc, phc tp v tm
quan trng xp x nh nhau.
Cỏc chc nng mc thp nht nờn mụ t c trong khụng quỏ na trang
giy, nú ch cú mt nhim v hoc mt nhúm nhim v nh do tng cỏ
nhõn thc hin.
Yờu cu :
Mụ hỡnh phõn ró chc nng cho ta mt cỏi nhỡn ch quan v h thng nờn cn
to ra mụ hỡnh tt v t c s thng nht vi ngi s dng.
Vớ d:
B3: Mụ t chi tit chc nng mc lỏ
i vi mi chc nng lỏ (mc thp nht) trong mụ hỡnhcn mụ t trỡnh t v
cỏch thc tin hnh nú bng li v cú th s dng mụ hỡnh hay mt hỡnh thc
no khỏc. Mụ t thng bao gm cỏc ni dung sau:

Chọn NCC
Làm đơn hàng
Cập nhật KQ thực hiện ĐH
Đặt hàng
Ghi nhận hàng
Lập phiếu phát hàng
Lập danh sách nhận hàng
Phát hàng
Khớp ĐH và nhận hàng
Tìm địa chỉ phát hàng
Ghi nhận hàng về theo ĐH
Khớp HĐ và hàng về
Đối chiếu Trả tiền
Hệ cung ứng vật tư
Hỡnh 3.3.Mụ hỡnh phõn cp chc nng ca h cung ng vt t
 Tên chức năng
 Các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)
 Quy trình thực hiện
 Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)
 Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)
 Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)
 Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra)
 Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ
Ví dụ: Mô tả các chức năng lá “kiểm tra khách hàng”: Người ta mở sổ khách
hàng để kiểm tra xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không? (họ tên,
địa chỉ,…) Nếu không có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách hàng cũ thì
cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu,
có quá số nợ cho phép b không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không
1.5. Các dạng mô hình phân rã chức năng
Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng

chuẩn và dạng công ty. Chọn dạng nào để dùng là tuỳ thuộc vào chiến lược xử lý
dữ liệu của công ty và vào tầm quan trọng và độ mềm dẻo của hệ thống.
a. Mô hình dạng chuẩn
Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một lĩnh vực khảo sát
(hay một hệ thống nhỏ). Mô hình dạng chuẩn là mô hình cây: ở mức cao nhất
chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh”; những
chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá”
b. Mô hình dạng công ty
Dạng công ty được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một
tổ chức có qui mô lớn. ở dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai mô hình
trở lên. Một “mô hình gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức
gộp (từ hai đến ba mức). Các mô hình còn lại các các “mô hình chi tiết” dạng
chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của mô hình gộp. Nó tương ứng với các chức
năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu.
Ví dụ:

Nhận đơn hàng Kiểm tra
chi tiết khách hàng
Kiểm tra
chi tiết mặt hàng
Chấp nhận
đơn hàng
Giám sát
xử lý đơn hàng
Xử lý
yêu cầu
Gom hàng
theo đơn
Đóng gói hàng
theo đơn

Giao nhận
theo đơn
Gửi hàng
theo đơn hàng
Xử lý đơn hàng
Hỡnh3.4: S chc nng nghip v dng chun
Mua
vật tư
Lưu kho
vật tư
Sản xuất
hàng
Bảo trì kho Bán hàng Duy trì
tài khoản
Công ty A
Hỡnh 3.5: S chc nng nghip v mc cao nht
Vi cỏch tip cn cụng ty, phõn tớch ton b cụng ty, xỏc nh tt c cỏc
chc nng nghip v mc cao nht. Bt c d ỏn no ang c phỏt trin u
l mt phn ca mt trong nhng chc nng mc cao ny.
Bi tp:
1. V mụ hỡnh phõn ró chc nng cho h thng qun lý bn xe.
2. Quan sỏt th th mt th vin xem lm nhng vic gỡ phc v bn
c? Hóy lp mụ hỡnh phõn ró chc nng mụ t cỏc hot ng ca h.
2. Mễ HèNH LUNG D LIU
2.1. Khỏi quỏt
Mc ớch :
B xung khim khuyt ca mụ hỡnh phõn ró chc nng bng vic b xung
cỏc lung thụng tin nghip v cn thc hin chc nng.
Cho ta cỏi nhỡn y hn v cỏc mt hot ng ca h thng
L mt trong s cỏc u vo cho quỏ trỡnh thit k h thng.

Phng phỏp : Phng phỏp phõn tớch top-down. H thng c mụ t
bi nhiu DFD nhiu mc
2.2. nh ngha
Mụ hỡnh lung d liu (DFD - Data Flow Diagram) l mt cụng c mụ t
mi quan h thụng tin gia cỏc cụng vic .
Vớ d: Mụ hỡnh lung d liu ca hot ng bỏn hng