Các phương pháp giấu số 0 trong Excel

Trang 20
Columns(“D:D”).Select
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
Range(“A1”).Select
End Sub
Các phương pháp giấu số 0 trong Excel - 16/3/2005 14h:39
Khi tính toán trong Excel, bạn có thể thấy kết quả số 0 nằm ở nhiều nơi trong bảng tính.
Điều này gây khó nhìn hoặc lúc in ra sẽ không thẩm mỹ. Bạn có thể tìm để xoá các số 0
nhưng rất mất thời gian và nếu chúng là ô có công thức thì bạn phải tạo lại sau này khi thay
đổi tính toán. Trong bài viết này tôi muốn giới thiệu một số phương pháp “thủ tiêu” số 0
“đáng ghét” một cách nhanh chóng.
1- Giấu tất cả số 0 trong bảng tính:
Nhấn vào menu Tools>Options, chọn thẻ View. Xoá hộp kiểm Zero values.
2- Dùng dạng số để giấu các số 0 trong những ô được chọn:
- Chọn các ô có số 0 cần giấu. Nhấn menu Format>Cells (hoặc nhấn Ctrl+1), chọn thẻ Number.
- Trong hộp Category, chọn Custom. Trong hộp Type, gõ 0;-0;;@.
3- Dùng định dạng có điều kiện để giấu số 0 được trả về từ kết quả của công thức:
- Chọn ô có số 0 cần giấu.
- Nhấn menu Format>Conditional Formatting. Ở hộp bên trái chọn Cell Value Is, hộp thứ hai tiếp
theo chọn equal to, hộp kế tiếp gõ số 0.
- Nhấn nút Format, chọn thẻ Font. Trong hộp Color, chọn màu trắng (hay trùng với màu nền của
bảng tính). Bấm OK 2 lần.
4- Dùng công thức để giấu số 0 hoặc thay bằng dấu gạch nối (-):
Giả sử tại ô A1, A2 bạn có các số tương ứng là 5, 5. Khi lấy A1-A2 thì kết quả sẽ là 0. Bạn có thể
dùng các công thức sau để giấu số 0 hoặc thay bằng dấu gạch nối (-):
=IF(A1-A2=0,””,A1-A2)
=IF(A1-A2=0,”-”,A1-A2)
Trang 21
5- Giấu số 0 trong PivotTable:
- Trên thanh công cụ PivotTable, nhấn PivotTable và chọn Table Options.
- Đánh dấu chọn For empty cells, show. Nếu muốn thay số 0 bằng ký tự khác thì gõ vào hộp kế

bên; ngược lại muốn giấu số 0 thì để trống hộp.ÿ
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 6 - 3/8/2005 15h:10
Microsoft Excel
Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người
sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.
F2 Sửa nội dung thông tin trong ô
Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell )
Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2)
Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2)
Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với
2 con số sau dấu phẩy
Alt-Enter Xuống dòng trong một ô
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter
Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter.
Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều
khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi
khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.
Trang 22
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn
chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa
chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng
di chuyển cho con trỏ chuột.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn
thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn
hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng

phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà
bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự
động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu
nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên
phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả
Ctrl ra và ấn Enter là xong.
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 7 - 9/8/2005 8h:33
Microsoft Excel
Một trang - Một biểu đồ
Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó.
Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn
toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó
rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho
dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách
vào File | Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn
sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước
Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ
sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Trang 23
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả
năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer.
Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin.
Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn
hãy theo cách sau đây:
Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup |
Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc

Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở
giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thưmục trong thanh
công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Nhưvậy
đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ
nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng
tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì
bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Nhưvậy nếu có lỡ tay thì cũng không
sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị
nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một
cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng
xác nhận thông tin sau đó vào Data | Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp
OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng -
cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng
vào đó. Nhưvậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ
hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự nhưthế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển
sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Trang 24
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống
nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân
viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh
sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists.

Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các
giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối
cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và
lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con
trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn
muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại.
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 8 - 17/8/2005 15h:54
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng
tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn
hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá
trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức
bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng
cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều
thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to”
là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi
khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được
giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data |
Trang 25
List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ
sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng
nhằm đạt được kết quả tính toán đúng nhưmong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại
công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo.
Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quảlà 22 thay vì 36. Để nhận được
kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô
chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không
cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn
đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã
bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính,
bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng
mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options | Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường
“Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng
tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của
bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau
nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật
khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo
vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa
chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ.
Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có
mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.

Trang 26
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất
định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên
vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành
Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được
phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn,
từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong
bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track
Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.
Bảo vệ các tài liệu dùng chung - 17/11/2005 11h:23
Bạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bị thay đổi khi bạn gửi chúng tới những
người khác. Các tập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉnh sửa lại. Vậy có cách nào để giữ
nguyên định dạng và nội dung các tập tin bạn gửi?
Bảo vệ tài liệu Word
Bạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảo vệ này không phải là hoàn hảo. Trong
Word 2003, bạn chọn menu Tools -> Protect Document. Bạn đánh dấu chọn vào mục Allow only
this type of editing in the document. Bạn hãy để nguyên giá trị No changes (Read only), hoặc chọn
Comments- lựa chọn này cho phép người nhận có thể thêm các chú thích vào tài liệu. Bạn có thể
thêm tài liệu bằng cách Insert -> Comment mà không làm thay đổi nội dung tài liệu. Sau đó, bạn
nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, nhập mật khẩu 2 lần, nhấn OK.
Trong Excel 2003, bạn chọn Tools -> Protection -> Protect Sheet. Trong danh sách các hoạt động
được phép, bạn hãy bỏ chọn tất cả đánh dấu ngoại trừ 2 lựa chọn đầu tiên (Select locked cells và
Select unlocked cells). Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu, nhấn OK, và lặp lại bước này một lần nữa.
Bởi vì tất cả các ô đều bị khóa nên người sử dụng không có mật khẩu sẽ không thể thay đổi được.
Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không cho phép người sử dụng khác có thể thay đổi các tập tin của
bạn, nhưng với những người sử dụng máy tính có kinh nghiệm thì sự bảo vệ này quá đơn giản với
họ. Chẳng hạn, họ có thể sao chép (copy) và dán (paste) các đoạn văn bản từ tài liệu của bạn sang
một tài liệu mới, xóa tài liệu gốc đi, thay đổi tên tài liệu mới thành tên tài liệu của bạn.

Bảo vệ tài liệu Excel
Không những thế, trên Internet còn có vô số các tiện ích cho phép bẻ khóa mật khẩu các tài liệu
của Office.
Trang 27
Còn một cách nữa, bạn chuyển các tài liệu của mình sang định dạng PDF hoặc lưu lại thành dạng
ảnh, cách này sẽ gây khó khăn hơn khi người nhận định thay đổi tài liệu của bạn. Tuy nhiên, bạn
dù cách nào đi nữa thì người nhận cũng có thể tìm ra cách để phá vỡ. Vì vậy, điều đó còn tùy thuộc
vào sự tin tưởng của bạn nơi người nhận.
Dùng VBA trong Excel để tạo và sửa chữa PivotTable - 1/9/2006 10h:19
Chức năng PivotTable là chức năng mạnh của Excel, nó giúp bạn tổng kết số liệu nhanh một
cách kinh ngạc. Chức năng này đầu tiên xuất hiện trong Excel 5.
Tôi cho rằng các bạn đã làm quen với việc tạo và sửa chữa PivotTable bằng cách thủ công và bài
viết này sẽ hướng dẫn dùng VBA để tạo và sửa chữa PivotTable một cách linh động. Bài viết sử
dụng cho Excel 2000.
Giả sử ở sheet1, tôi có khối dữ liệu cần phân tích nhưHình1. Khối dữ liệu này gồm các trường:
SalesRep (đại diện bán hàng), Region (Vùng), Month (Tháng), Sales (doanh số bán).
Trước khi tạo bảng PivotTable nhưHình 2, tôi đã chọn Record New Macro... nhưHình 3, để xem
đoạn mã được ghi lại nhưthế nào.
Trang 28
Sau đó tôi vào màn hình VBE bằng cách nhấn
tổ hợp phím Alt + F11. Tôi vào Module1, thấy
được đoạn mã nhưsau:
Sub Macro1()
Macro1 Macro
Macro recorded 17/03/2003 by Duyet
Range("A1:D13").Select
ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceT
ype:=xlDatabase, SourceData:= _
"Sheet1!R1C1:R13C4").CreatePivotTable
TableDestination:=Range("A1"), _

TableName:="PivotTable1"
ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").Small
Grid = False
ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").AddFi
elds RowFields:="SalesRep", _
ColumnFields:="Month", PageFields:="Region"
ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").Pivot
Hình 3
Ghi chú:
Region
Là trường page trong
PivotTable.
SalesRep
Là trường row trong
PivotTable.
Month
Là trường column trong
PivotTable.
Sales
Là trường data trong
PivotTable sử dụng hàm
Sum
Trang 29
Fields("Sales").Orientation = _
xlDataField
End Sub
Khảo sát đoạn mã đã được ghi:
Để khảo sát đoạn mã trên bạn cần phải biết một số đối tượng liên quan. Tất cả các đối tượng này
đều được giải thích trên online help.
PivotCaches

là tập hợp các đối tượng PivotCache trong
đối tượng Workbook
PivotTables
là tập hợp các đối tượng PivotTable trong
đối tượng Workbook
PivotTableFields
là tập hợp các trường trong đối tượng
PivotTable
Create
PivotTable
một phương thức của đối tượng PivotCache
để tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu trong
một PivotCache
Ta có thể viết lại thủ tục trên bằng thủ tục CreatePivotTable (chú ý bạn nhập thủ tục này vào
module1) sau đây, có thể nó hơi dài nhưng sẽ dễ hiểu hơn, và bạn có thể chạy chương trình bất cứ
đâu bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F8, sau đó chọn thủ tục CreatePivotTable và chọn Run như
Hình 4.
Sub CreatePivotTable()
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable