Tổng quan về quản lý đào tạo

1.
Tổng quan về quản lý đào tạo


Phần này sẽ đề cập đến một số phơng pháp chung trong quản lý và các
phơng pháp này phù hợp với rất nhiều lĩnh vực của công tác quản lý trong các
trờng Y -Dợc. Đầu tiên là phạm vi của quản lý đào tạo, đó là tất cả các hoạt
động cần đợc quản lý. Tiếp theo, sự khác biệt giữa việc thi hành (tức là tuân thủ
đúng các quy trình đợc đề ra trong những tình huống thông thờng) và các loại
hình quản lý không có các quy trình cố định. Cuối cùng và cũng là phần quan trọng
nhất của phần một là mô tả các nguyên tắc cần tuân thủ khi sử dụng bốn kỹ năng
quản lý chung.

1. Phạm vi của quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo có thể đợc định nghĩa nh là bất kỳ công việc quản lý
nào phục vụ cho quá trình đào tạo. Đây là một định nghĩa rộng và rõ ràng là vợt ra
ngoài công tác quản lý giảng dạy rất nhiều. Ví dụ, công tác tuyển sinh là một phần
của quá trình đào tạo và cần phải đợc quản lý, nhng lại không liên quan gì đến
giảng dạy. Hớng dẫn công tác quản lý trong các trờng Đại học và Cao đẳng Y tế
là lĩnh vực rộng lớn và rất khó khăn, tuy nhiên nhu cầu về quản lý thống nhất trong
các trờng công lập là nhu cầu cấp bách. Bộ Y tế mong muốn có một cuốn tài liệu
hoàn chỉnh để phục vụ cho công tác quản lý đào tạo của các trờng Đại học và
Cao đẳng Y Dợc, Nhng vì do nhiều lý do, nên trong cuốn sách này chỉ mới đề
cập đợc một số hoạt động trong việc quản lý các trờng Y tế, đó là:
1. Tổng quan về quản lý đào tạo.
2. Quản lý công tác đào tạo chuyên khoa sau đại học trong lĩnh vực y tế
gồm đào tạo chuyên khoa I, chuyên khoa II và Bác sĩ Nội trú Bệnh viện
3. Quản lý cấp bằng chuyên khoa sau đại học trong lĩnh vực y tế
4. Quản lý chơng trình đào tạo Đại học và Sau đại học y tế
5. Xây dựng chơng trình Giáo dục (còn gọi là chơng trình chi tiết) và

chơng trình của phần mềm do các trờng đề xuất
6. Quản lý chất lợng đào tạo Đại học
7. Quản lý lợng giá sinh viên đại học
8. Công tác quản lý sinh viên
9. Quản lý công tác giảng viên

1

10. Chuyển đổi văn bằng và trình độ đào tạo sau đại học trong lĩnh vực y tế
11. Danh mục và mã số đào tạo nhóm ngành sức khoẻ
12. Quản lý kế hoạch đào tạo và đào tạo liên tục cán bộy tế
13. Quản lý tài chính trong các cơ sở đào tạo Đại học và Cao đẳng
14. Quản lý Trang thiết bị tại các trờng Đại học, Cao đẳng Y tế
Trong chơng 1 này của cuốn sách chúng tôi chỉ trình bày những vấn đề
chung nhất của công tác quản lý. Các nội dung cụ thể về quản lý trờng Đại học,
Cao đẳng Y tế sẽ đợc trình bày ở các Chơng tiếp sau.

2. Các mục tiêu của quản lý đào tạo
Điều hiển nhiên là một trờng Đại học, Cao đẳng Y tế cần đợc quản lý tốt.
Nhng, quản lý tốt không phải chỉ dừng ở đó: nó phải trở thành phơng tiện để có
thể đạt đợc các mục tiêu quan trọng hơn. Đối với một trờng Đại học, Cao đẳng,
mục tiêu này là đào tạo ra các sinh viên có thái độ đúng đắn và các kỹ năng tốt
nhất, để từ đó họ có thể cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ có chất lợng
cao tại cộng đồng mà họ làm việc.

Cán bộ quản lý của trờng Đại học, Cao đẳng phải luôn luôn nhớ mục tiêu
này. Nên coi đó là một yếu tố cơ bản cần quan tâm khi đa ra các quyết định quản
lý.

Chẳng hạn, một trờng Đại học y tế quyết định xây dựng một khu nhà mới.

Có thể, trờng Đại học đó còn có nhiều nhu cầu khác. Ví dụ, một phòng họp lớn để
sinh viên toàn trờng có thể tập trung ở đó; cần nâng cấp trang thiết bị của th
viện; cần có những nơi để học sinh tự học; sửa sang ký túc xá sinh viên. Việc cải
tạo bất kỳ hoặc tất cả các khu nhà này đều góp phần cải thiện cơ sở vật chất của
nhà trờng. Tuy nhiên, nếu chỉ có đủ tiền để xây dựng hoặc cải tạo một trong số ba
khu nhà này thì quyết định đợc lựa chọn phải dựa trên đánh giá xem khu nhà nào
sẽ có tác động lớn nhất đến kỹ năng và thái độ của sinh viên.

3. Hai loại hình quản lý

Ngời ta có thể chia quản lý ra làm hai loại:
Loại thứ nhất thờng đợc gọi là thi hành. Trong loại hình quản lý này,
ngời quản lý thờng thực hiện đúng các quy trình đã đợc xác định rõ. Ví dụ, có
nhiều quy định trong quy chế về việc tuyển sinh. Công việc của ngời quản lý là
thực hiện đúng và kịp thời các quy trình này. Nhìn chung, việc thi hành không yêu
cầu ngời quản lý phải sáng tạo hoặc cần có những đánh giá cá nhân. Vì vậy,
trong công tác tuyển sinh, bất cứ ngời quản lý nào thực hiện đúng các quy trình thì
đều tuyển đợc các sinh viên nh nhau.

2

Loại hình quản lý thứ hai không có tên gọi thống nhất chung. Một số gọi đó
là giải quyết vấn đề, hay đôi khi gọi là quản lý sáng tạo, hoặc quản lý ở trình độ
cao hơn. Đối với loại hình quản lý này, không có các quy trình chính xác cần tuân
thủ, nhng có các nguyên tắc chung có thể đợc áp dụng trong các trờng hợp.
Thay vì phải theo đúng các quy trình, ngời quản lý phải dựa vào kinh nghiệm, các
kỹ năng quản lý chung và sự hiểu biết của bản thân.

Một ví dụ về loại hình quản lý này là khi lãnh đạo của một trờng Đại học Y
quyết định cần phải dạy nội dung gì trong phần mềm của chơng trình đào tạo cử

nhân điều dỡng. Có một số nguyên tắc có thể đợc áp dụng. Ví dụ, các môn học
đợc lựa chọn phải phù hợp với các vấn đề sức khoẻ đợc xem là quan trọng nhất
đối với cộng đồng xung quanh trờng Đại học Y đó. Tuy nhiên, không có một quy
trình cố định nào mà ngời quản lý có thể sử dụng để đa ra quyết định.

Một ví dụ khác là việc khuyến khích, động viên giảng viên. Hiển nhiên là
ngời quản lý nên khuyến khích giảng viên làm việc nhiệt tình và say sa hơn. Tuy
nhiên, không có một quy trình cố định nào để khuyến khích, động viên giảng viên:
các giảng viên khác nhau sẽ đợc khuyến khích, động viên bởi các yếu tố khác
nhau. Vì vậy, ngời quản lý phải sử dụng hiểu biết của mình về mỗi cá nhân giảng
viên và tìm cách phù hợp nhất để khuyến khích, động viên cá nhân đó.

Nhìn chung, quản lý theo kiểu thi hành chủ yếu liên quan đến việc duy trì
hoạt động của trờng Đại học, Cao đẳng Y tế ở mức nh hiện nay. Quản lý ở trình
độ cao hơn liên quan đến việc nâng cao/cải thiện hoạt động của nhà trờng.

Hai loại hình quản lý này không phải là hoàn toàn riêng biệt và tách rời
nhau. Hơn thế, chúng là các cực của sự tiếp nối các loại hình quản lý. Trong thực
tế, phần lớn các nhiệm vụ quản lý cần sự kết hợp của các loại hình này. Chẳng
hạn, khi quản lý chất lợng giảng dạy, khía cạnh thi hành liên quan đến việc phải
đảm bảo rằng tất cả giảng viên phải đợc dự giờ ít nhất là một lần trong mỗi học
kỳ. Trong khi khía cạnh quản lý ở trình độ cao hơn lại ở chỗ ngời quản lý phải
chắc chắn rằng việc dự giờ phải đợc thực hiện tốt
và những thông tin phản hồi lại
cho ngời giảng viên phải giúp họ dạy tốt hơn trong tơng lai.

Tất nhiên, ngời quản lý cần phải thực hiện đúng và kịp thời các quy định,
quy chế. Nếu họ làm đợc điều này, nó sẽ giúp nhà trờng đạt đợc các mục tiêu
đào tạo với chất lợng tơng đối. Tuy nhiên, để đạt đợc chất lợng cao hơn, ngời
quản lý cần đi xa hơn các quy trình cố định đợc đề ra và cần sử dụng loại quản lý

ở trình độ cao hơn.

Tóm lại, thi hành là cần thiết và phải đợc thực hiện có hiệu quả. Tuy nhiên,
điều này cha đủ để đạt đợc chất lợng ở mức cao nhất có thể.
Trong phần hai, mỗi chơng sẽ mô tả các quy trình cần đợc thực hiện. Sau
đó sẽ đa ra các khuyến nghị để các hoạt động quản lý có thể đợc thực hiện ở
mức độ cao hơn.

3


4. Các kỹ năng quản lý chung

Có rất nhiều kỹ năng quản lý chung có ích đối với trờng Đại học, Cao đẳng Y
tế. Cũng đã có rất nhiều sách viết về chủ đề này. Cuốn sách này chỉ đề cập đến 4
kỹ năng quản lý mà thôi. Đó là:
Lập kế hoạch
Trao đổi thông tin
Giám sát
Đánh giá

4.1. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch bao gồm rất nhiều kỹ thuật và tất cả chúng có một điểm
chung. Đó là, khi một ngời quản lý lập kế hoạch, ngời đó đa ra quyết định mình
muốn điều gì sẽ xảy ra trong tơng lai. Công tác lập kế hoạch có thể đơn giản
hay phức tạp. Thí dụ một kế hoạch đơn giản là quyết định thời gian và địa điểm
cuộc họp. Ví dụ một kế hoạch phức tạp hơn là quyết định thời gian biểu cho bài
giảng, làm việc nhóm nhỏ và thực hành trong một năm của chơng trình đào tạo
Bác sỹ đa khoa.

Thông thớng, quá trình lập kế hoạch liên quan đến ba bớc:
- Phân tích thực trạng, tức là mô tả thực trạng của công việc và để xem có
vấn đề gì hay không. Nếu có vấn đề, thì trong phân tích thực trạng phải phân tích
các nguyên nhân gây ra vấn đề đó;
- Xác định mục tiêu, tức là mô tả điều mà ta mong muốn đạt đợc trong
tơng lai;
- Quyết định các hoạt động cần tiến hành để đạt đợc mục tiêu, phải suy
nghĩ xem cần thực hiện những hoạt động nào để thay đổi tình trạng hiện nay để
đạt tới mức độ mà mình mong muốn trong tơng lai.

Các bớc này đợc minh hoạ bằng các ví dụ sau đây.

Ví dụ 1: Lập kế hoạch một cuộc họp

Tình hình có thể là:
Tất cả những ngời cần tham dự cuộc họp đều có nhiều công việc khác nữa,
vì vậy họ có rất ít thời gian sắp xếp để tham dự cuộc họp này.
Mục tiêu đặt ra là làm sao để tất cả những ngời này gặp nhau trong một
hoặc hai giờ.
Hoạt động cần thực hiện là tìm khoảng thời gian mà tất cả mọi ngời đều rỗi,
sau đó thông báo thời gian và địa điểm cho cuộc họp, và tất cả mọi ngời đồng ý
tham dự.


4

Ví dụ về lập kế hoạch này có vẻ quá đơn giản mà nhiều ngời quản lý có lẽ
nghĩ rằng nó không đáng đợc gọi là một kế hoạch hoặc dùng các cụm từ nh
phân tích tình huống. Điều này có thể đúng. Tuy nhiên, ví dụ rất đơn giản này cũng
thờng đợc làm không tốt, có thể vì một số cán bộ quản lý không nghĩ về nó nh

là một kế hoạch, và kết quả là không phải tất cả mọi ngời cần tham dự cuộc họp
nhất trí về thời gian họp.
Ví dụ 2:Lập kế hoạch thời gian biểu
Thực trạng có thể là:
- Chơng trình đào tạo đã nêu rõ các môn cần đợc dạy;
- Có các quy đinh, quy chế về tiêu chuẩn giờ giảng đối với mỗi giảng viên;
- Mỗi giảng viên chỉ có chuyên môn để dạy một số môn học mà thôi;
- Có khó khăn trong việc tìm các giảng viên kiêm nhiệm cho một số môn học;
...
Mục tiêu là phải có đợc một thời gian biểu đủ số lợng tiết giảng dạy cho
mỗi môn học trong chơng trình và bố trí đợc giảng viên cho các buổi giảng.
Các hoạt động cần thực hiện là suy nghĩ và thảo luận để xây dựng thời gian
biểu. (Quy trình này đợc đề cập kỹ hơn trong chơng 3).
Bất cứ khi nào các cán bộ quản lý phải lập kế hoạch về một vấn đề gì, họ
cần nhớ đến quy trình lập kế hoạch chung này. Tuy nhiên, quy trình này rất linh
hoạt và phải đợc áp dụng một cách phù hợp với từng tình huống lập kế hoạch
không phải là một quy trình cố định cứng nhắc.
4.2. Chu trình quản lý










5

Xác định vấn đề
Lập kế hoạch về
giải pháp
Trao đổi thông tin về
kế hoạch đó
Thực hiện kế
hoạch
Giám sát các
hoạt

động
Đánh giá kết quả - vấn
đề đã đợc giải quyết
cha?
Kết thúc giải
quyết vấn đề
Phân tích tình

huống

Xác định mục tiêu

Quyết định hoạt
động
Cha
xong

Khởi đầu