Giải pháp ERP mã nguồn mở cho doanh nghiệp MES

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài:
GIẢI PHÁP ERP MÃ NGUỒN MỞ ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES

SINH VIÊN: Mai Quang Khôi
MSSV:

030229130173

LỚP:

DH29DN02

GVHD:

ThS. Nguyễn Hoàng Ân

TP Hồ Chí Minh Tháng 03 năm 2018


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI............................................................................1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài .........................................................................................1
1.2 Mục tiêu đề tài ........................................................................................................2

1.3 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................2
1.4 Đối tượng nghiên cứu.............................................................................................2
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP ...........................................................................3
2.1 Tổng quan về ERP .................................................................................................3
2.1.1 Khái niệm về ERP............................................................................................3
2.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp .............................................4
2.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp ........................5
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP .............................7
2.2 Tổng quan về Odoo ................................................................................................8
2.2.1 Giới thiệu về Odoo...........................................................................................8
2.2.2 Lịch sử phát triển .............................................................................................8
2.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo .....................................................................9
2.2.4 Mô hình hệ thống Odoo .................................................................................10
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
MES VÀ HỆ THỐNG ODOO ....................................................................................11
3.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MES....................................................11
3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp .......................12
3.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ...........................................................15
3.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp ...................................................16
3.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp ....................................................16
3.1.3.2 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp .....................................................18

I


3.2 Một số qui trình nghiệp vụ chuẩn trên hệ thống Odoo ........................................19
3.2.1 Quy trình mua sắm trên hệ thống Odoo.........................................................19
3.2.2 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo ......................................................23
3.2.3 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ................................................................26
3.3 Phân tích quy trình hoạt động của doanh nghiệp .................................................30

3.3.1 Nhu cầu quản lý thông tin sản phẩm .............................................................30
3.3.2 Phân tích quy trình mua sắm .........................................................................31
3.3.3 Phân tích quy trình thanh toán mua sắm........................................................33
3.3.4 Phân tích quy trình xuất/nhập kho .................................................................33
CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG MÃ NGUỒN MỞ ODOO ERP CHO
DOANH NGHIỆP MES ..............................................................................................36
4.1 Giải pháp đề nghị cho doanh nghiệp MES ..........................................................36
4.1.1 Cơ sở hạ tầng .................................................................................................36
4.1.2 Đào tạo người sử dụng ...................................................................................37
4.1.3 Quy trình hoạt động để áp dụng Odoo...........................................................37
4.1.3.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị ...........................................37
4.1.3.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa được đề nghị .........................38
4.1.3.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa được đề nghị ..........................................39
4.1.3.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa được đề nghị ...........................................41
4.1.4 Yêu cầu tùy chỉnh Odoo ................................................................................44
4.1.5 Vận hành ........................................................................................................45
4.1.6 Bảo mật ..........................................................................................................46
4.2 Đánh giá tính khả thi của giải pháp ......................................................................46
4.2.1 Về khía cạnh kinh tế ......................................................................................46
4.2.2 Về khía cạnh kỹ thuật ....................................................................................46

II


4.2.3 Về khía cạnh tổ chức .....................................................................................47
4.2.4 Về khía cạnh vận hành ...................................................................................47
CHƯƠNG 5 HIỆN THỰC HỆ THỐNG ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES .48
5.1 Hiện thực thông tin về thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử ...........................49
5.2 Hiện thực phân hệ Purchase Management ...........................................................52
5.2.1 Cấu hình Vendor Price...................................................................................52

5.2.2 Cấu hình tính năng phê duyệt đơn mua hàng ................................................53
5.2.3 Cấu hình phần hỗ trợ không cho phép chỉnh sửa đơn mua hàng đã được chấp
nhận .........................................................................................................................53
5.3 Hiện thực phân hệ Inventory Management ..........................................................54
5.3.1 Cấu hình định giá tồn kho theo giá trị thực và phương thức xuất kho FIFO 54
5.3.2 Cấu hình Lots and Serial Numbers ................................................................55
5.3.3 Cấu hình định mức tồn kho............................................................................57
5.3.4 Cấu hình các vị trí lưu trữ trong kho .............................................................58
5.3.5 Cấu hình thông tin vị trí của từng nhà cung cấp cụ thể có yêu cầu ...............58
5.3.6 Cấu hình số tham chiếu của phiếu nhập kho và xuất kho..............................60
5.4 Hiện thực tùy chỉnh quyền sử dụng các tính năng của người dùng hệ thống ......61
5.4.1 Purchase Management ...................................................................................61
5.4.2 Inventory Management ..................................................................................62
KẾT LUẬN ..................................................................................................................65
DEMO HỆ THỐNG ODOO .......................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................. i
PHỤ LỤC A ................................................................................................................ A-I

III


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
CSDL

Tiếng Anh

ERP

Enterprise Resource Planning

PO
RFQ
TNHH

Purchase Order
Request for Quotations

TNHH MTV
SaaS

Software-as-a-Service

IV

Tiếng việt
Cơ sở dữ liệu
Hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp
Đơn mua hàng
Yêu cầu báo giá
Trách nhiệm hữu hạn
Trách nhiệm hữu hạn một
thành viên
Phần mềm như dịch vụ


DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 Nhu cầu thông số kỹ thuật của linh kiện ........................................................30
Bảng 3.2 Nhận xét quy trình mua sắm ..........................................................................32

Bảng 3.3 Nhận xét hoạt động xuất/nhập kho ................................................................35
Bảng 4.1 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Purchase Management ....................44
Bảng 4.2 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Inventory Management ...................45
Bảng 5.1 Quyền sử dụng của Purchase/User cần thay đổi ............................................61
Bảng 5.2 Quyền sử dụng của Purchase/Manager cần thay đổi .....................................61
Bảng 5.3 Quyền sử dụng của Inventory/User cần thay đổi ...........................................62
Bảng 5.4 Quyền sử dụng của Inventory/Manager cần thay đổi ....................................63

V


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn: Odoo) ...........................................10
Hình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1) ...............................................................13
Hình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2) ...............................................................14
Hình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ............................................................15
Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp............................................................17
Hình 3.5 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp.............................................................18
Hình 3.6 Quy trình mua sắm của Odoo .........................................................................19
Hình 3.7 Product (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21
Hình 3.8 Vendor (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21
Hình 3.9 Yêu cầu báo giá (Nguồn từ Odoo) .................................................................22
Hình 3.10 Đơn mua hàng (Nguồn từ Odoo) ..................................................................22
Hình 3.11 Thông tin nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..........................................................23
Hình 3.12 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo .....................................................23
Hình 3.13 Vendor Bill trạng thái Draft (Nguồn: Odoo) ................................................24
Hình 3.14 Vendor Bill trạng thái Open (Nguồn: Odoo)................................................25
Hình 3.15 Xác nhận thanh toán (Nguồn: Odoo)............................................................25
Hình 3.16 Vendor Bill trạng thái Paid (Nguồn từ Odoo) ..............................................26
Hình 3.17 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ..............................................................26

Hình 3.18 Thông tin xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..................................................28
Hình 3.19 Trạng trái chờ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...................................................28
Hình 3.20 Trạng thái có đủ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...............................................29
Hình 3.21 Trạng thái hoàn thành xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..............................29
Hình 4.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa ........................................................................38
Hình 4.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa ......................................................39
Hình 4.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa........................................................................40
Hình 4.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa ........................................................................41
Hình 4.5 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (1) ...............................................43
Hình 4.6 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (2) ...............................................44

VI


Hình 5.1 Kích hoạt chế độ developer mode ..................................................................48
Hình 5.2 Product Category ............................................................................................49
Hình 5.3 Kích hoạt Product Variants ............................................................................50
Hình 5.4 Thông số kỹ thuật trong phần Attributes ........................................................50
Hình 5.5 Thiết lập thông số kỹ thuật cho linh kiện .......................................................51
Hình 5.6 Các giá trị thông số kỹ thuật được quản lý trong Attributes Values ..............51
Hình 5.7 Kích hoạt Vendor Price ..................................................................................52
Hình 5.8 Danh sách giá nhà cung cấp ...........................................................................52
Hình 5.9 Kích hoạt Levels of Approvals của phân hệ Purchase Management .............53
Hình 5.10 Kích hoạt Purchase Order Modification .......................................................53
Hình 5.11 Kích hoạt Costing Method Real Price ..........................................................54
Hình 5.12 Thiết lập Real Price và FIFO ........................................................................54
Hình 5.13 Kích hoạt Lots and Serial Numbers..............................................................55
Hình 5.14 Kích hoạt Warehouse and Location usage level ..........................................56
Hình 5.15 Thiết lập sử dụng Lots/Serial Numbers cho hoạt động kho .........................56
Hình 5.16 Thiết lập theo dõi lô hàng cho sản phẩm ......................................................57

Hình 5.17 Thiết lập Reordering Rule ............................................................................57
Hình 5.18 Tạo vị trí lưu trữ trong kho ...........................................................................58
Hình 5.19 Tạo vị trí lưu trữ nhà cung cấp .....................................................................59
Hình 5.20 Thiết lập vị trí nhà cung cấp vào thông tin nhà cung cấp .............................59
Hình 5.21 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu nhập kho................................................60
Hình 5.22 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu xuất kho ................................................60
Hình 5.23 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/User theo yêu cầu ..................................61
Hình 5.24 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/Manager theo yêu cầu ...........................62
Hình 5.25 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/User theo yêu cầu .................................63
Hình 5.26 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/Manager theo yêu cầu ..........................64

VII


CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Từ những năm 2000, thị trường ERP Việt Nam đã bắt đầu phát triển với sự có
mặt của những công ty lớn như SAP, Oracle, Microsoft. Cùng với đó, hàng loạt công ty
nội cũng xuất hiện như Tinh vân, Bravo, Lạc việt, Fast v.v…đã tạo nên một sự sôi động
trong việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thường được các doanh nghiệp quy mô lớn như các công ty đa
quốc gia, các tập đoàn lớn sử dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và có thể tăng
lợi thế cạnh so với đối thủ... Có hai loại hệ thống ERP là tính phí và mã nguồn mở. Các
hệ thống ERP trả phí bao gồm các nhà cung cấp ERP lớn như Oracle, SAP, Infor,
Microsoft, v.v thường cung cấp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Ngoài ra còn có những sản phẩm ERP mã nguồn mở như Odoo, Dolibarr, OpenBravo
ERP… được những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và nhỏ lựa chọn.
Tại Việt Nam một số tập đoàn, tổng công ty lớn thường áp dụng các giải pháp
ERP của Oracle và SAP. Chẳng hạn như giải pháp SAP ERP được triển khai tại Tập
đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) có trị giá lên tới hàng chục triệu đô la Mỹ;

Vietsovpetro nhắm đến giải pháp ERP của Oracle v.v…Ngoài ra, ERP còn được triển
khai tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics
Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài
Gòn – SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, v.v…
Trong giai đoạn 2014 – 2016, tại Việt Nam tình hình ứng dụng ERP vào trong
doanh nghiệp (Tập đoàn kinh tế – Tổng công ty) khoảng 26.1% (2014) – 38.5% (2015)
– 23.8% (2016)[1]
Doanh nghiệp MES – Mastering Elevator Services là một doanh nghiệp kinh
doanh dịch vụ trong lĩnh vực kỹ thuật thang máy và hoạt động với quy mô nhỏ. Hiện tại
doanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ tư vấn và sửa chữa thang máy (Tư vấn, sửa chữa
các loại bo/mạch/khối chức năng, biến tần điều khiển thang máy, thang cuốn dân dụng
và công nghiệp). Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp này đang gặp
khó khăn khi không theo dõi được hoạt động mua sắm, hoạt động xuất/nhập kho và quản
lý tồn kho. Khi doanh nghiệp mở rộng việc cung cấp dịch vụ sửa chữa thêm các thiết bị

1


mới cùng với định hướng mở rộng phát triển thêm lĩnh vực tự động hóa và công nghệ
thông tin – truyền thông thì những khó khăn trên ngày càng trầm trọng. Bởi vì vậy doanh
nghiệp hiện đang rất cần áp dụng giải pháp về hệ thống thông tin để quả lý các hoạt
động trong công ty mà ưu tiên trước nhất là quản lý tốt hơn các hoạt động mua sắm,
hoạt động xuất/nhập kho và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ, các thông tin của những
hoạt động này được gắn kết với nhau. Giải pháp hệ thống thông tin đồng thời còn phải
giúp doanh nghiệp đáp ứng được mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
1.2 Mục tiêu đề tài
Mục tiêu tổng quát là đánh giá được thực trạng trong hoạt động của doanh nghiệp
từ đó đưa ra giải pháp về việc ứng dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp.
Mục tiêu cụ thể là phân tích một số qui trình hoạt động và yêu cầu của doanh
nghiệp; phân tích qui trình nghiệp vụ chuẩn của hệ thống Odoo; đưa ra một số nhận xét

về sự khác biệt trong qui trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và hệ thống Odoo; đề ra giải
pháp để ứng dụng hệ thống Odoo vào doanh nghiệp.
1.3 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài phân tích các hoạt động của doanh nghiệp trong đó tập trung vào phân tích
hoạt động quản lý tồn kho và quản lý mua sắm của doanh nghiệp.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống Odoo

2


CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP
2.1 Tổng quan về ERP
2.1.1 Khái niệm về ERP
Hệ thống ERP là một phương thức hoạch định và kiểm soát hiệu quả tất cả các
nguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc lấy, làm, giao hàng và kế toán cho đơn hàng
bán trong một doanh nghiệp sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ.[2]
Theo SAP, ERP bao gồm tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công
ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác.
Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất. Tuy
nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển
thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công
nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực
qua các phòng ban, do đó các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ
liệu và quản lý hiệu suất – trực tiếp[3].
Theo Oracle, ERP đề cập đến các hệ thống và gói phần mềm được các tổ chức
sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý
dự án và sản xuất. Hệ thống ERP kết hợp và xác định các quy trình kinh doanh lại với
nhau và cho phép luồng dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch chia
sẻ của tổ chức từ nhiều nguồn, các hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu và cung

cấp tính toàn vẹn dữ liệu bằng “chỉ một nguồn duy nhất”[4].
ERP cung cấp một cái nhìn tổng hợp và liên tục cập nhật các quy trình kinh doanh
cốt lõi bằng cách sử dụng các cơ sở dữ liệu thông thường được duy trì bởi một hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh - tiền mặt,
nguyên vật liệu, năng lực sản xuất và tình trạng cam kết kinh doanh: đơn đặt hàng, đơn
mua hàng và biên chế. Các ứng dụng tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu qua các phòng ban
khác nhau (sản xuất, mua, bán, kế toán, vv) cung cấp dữ liệu. ERP tạo điều kiện cho
luồng thông tin giữa tất cả các chức năng kinh doanh và quản lý kết nối với các bên liên
quan bên ngoài.
Phần mềm hệ thống doanh nghiệp là một ngành công nghiệp hàng tỷ đô la tạo ra
các thành phần hỗ trợ một loạt các chức năng kinh doanh. Đầu tư công nghệ thông tin

3


đã trở thành loại chi tiêu vốn lớn nhất trong các doanh nghiệp trên thế giới trong suốt
thập kỷ qua. Mặc dù các hệ thống ERP đầu tiên tập trung vào các doanh nghiệp lớn, các
doanh nghiệp nhỏ ngày càng sử dụng hệ thống ERP.
Hệ thống ERP kết hợp các hệ thống tổ chức khác nhau và tạo điều kiện cho các
giao dịch và sản xuất không có lỗi, qua đó nâng cao hiệu quả của tổ chức. Tuy nhiên,
phát triển một hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống truyền thống. Các hệ thống
ERP chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và cấu hình mạng, thường sử dụng một
cơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin.
2.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp
Hiện nay có nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Nếu phân loại theo chi phí
có hai loại chính đó là có tính phí (Cloud ERP và On-premise ERP) hoặc miễn phí (Open
source).
Cloud ERP còn được gọi là Software-as-a-Service (SaaS), được cung cấp như là
một dịch vụ mà không cần phải được quản lý và vận hành bởi đội ngũ công nghệ thông
tin của doanh nghiệp. Với loại giải pháp này, phần mềm ERP của doanh nghiệp và dữ

liệu hoặc thông tin liên quan đến phần mềm được quản lý bởi nhà cung cấp phần mềm
ERP tập trung và được truy cập bởi các khách hàng sử dụng trình duyệt web. Nhà cung
cấp ERP đám mây lưu trữ và duy trì tất cả các cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho
doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động, dữ liệu liên quan được bảo mật và an
toàn, các cải tiến hoặc nâng cấp sản phẩm được triển khai sẵn sàng cho giải pháp của
doanh nghiệp.
On-premise ERP là giải pháp được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của
doanh nghiệp, được quản lý bởi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Giải
pháp này yêu cầu đầu tư liên tục khoản chi phí lớn để mua và quản lý phần mềm, phần
cứng liên quan và các thiết bị cần thiết để chạy hệ thống. Quan trọng hơn là giải pháp
này đòi hỏi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp phải dành một khoảng thời
gian và ngân sách đáng kể để đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp được dựng và hoạt
động khi doanh nghiệp cần, bao gồm bảo trì phần cứng, phòng máy chủ.
Giải pháp ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống với chi
phí thấp vì được miễn phí hoàn toàn chi phí về bản quyền phần mềm. Hệ thống cũng

4


đáp ứng hầu hết nhu cầu doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản lý kho, nhập
hàng, bán hàng… Trên thế giới hiện nay có nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở như
OpenERP (nay là Odoo), Openbravom, Apache OFBiz, Compiere, WebERP, ERP5,
Opentaps …
2.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp
Việc triển khai hệ thống thông tin nói chung và hệ thống ERP nói riêng đòi hỏi
phải có phương pháp phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp. Có ba phương pháp triển
khai hệ thống ERP thường được áp dụng: Phương pháp triển khai toàn bộ, phương pháp
triển khai theo mô đun và phương pháp triển khai theo quy trình kinh doanh.
Phương pháp đầu tiên là triển khai toàn bộ được triển khai cho các công ty lớn
có nguồn tài chính lớn để phân bổ nguồn nhân lực và dành thời gian nỗ lực cho quá trình

triển khai. Giải pháp ERP được đề xuất được cấu hình theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Các giai đoạn triển khai theo phương pháp triển khai toàn bộ:
 Phân tích kinh doanh: Giai đoạn này chiếm khoảng hai mươi phần trăm thời
gian triển khai và mặc dù nó có tầm quan trọng lớn nhưng thường bị bỏ qua.
Yêu cầu trước khi ký thỏa thuận mua bán, nó thiết lập phạm vi của dự án,
giúp xác định chi phí chính xác và để loại bỏ một số bất tiện có thể xảy ra
trong quá trình triển khai. Nhà cung cấp phân tích các quy trình kinh doanh
của khách hàng và định hướng cấu hình giải pháp theo phân tích. Khách hàng
có sự tham gia tối thiểu ở giai đoạn này.
 Lên kế hoạch: Nhà cung cấp thông qua người quản lý dự án cung cấp kế hoạch
của dự án. Nhà cung cấp có một vai trò và trách nhiệm lớn hơn. Người quản
lý dự án có vai trò theo dõi và điều tiết theo đúng kế hoạch.
 Thiết kế: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cấu hình, thiết lập các thông số
và phát triển hệ thống theo phân tích.
 Trình bày hệ thống: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cung cấp cho khách
hàng hệ thống được cấu hình theo quy trình kinh doanh của khách hàng từ tài
liệu phân tích. Trong giai đoạn này, người dùng chính và người dùng cuối
được đào tạo để sử dụng hệ thống.

5


 Dự án thí điểm: Hệ thống ERP được cấu hình được tiến hành kiểm tra để đảm
bảo phạm vi bao phủ của các luồng hoạt động kinh doanh được mô tả trong
tài liệu phân tích. Ở giai đoạn này, mức độ tham gia của khách hàng tăng lên,
hoạt động được tăng gấp đôi theo các nhiệm vụ hiện tại.
 Vận hành chính thức: Nhà cung cấp đảm bảo sự hiện diện tại chỗ để hỗ trợ
người sử dụng trong hoạt động của hệ thống ERP.
Phương pháp thứ hai là triển khai theo mô đun. Theo phương pháp triển khai này
thì nhà cung cấp hệ thống ERP đã cấu hình cho một số mô đun cơ bản như mua sắm,

kho hàng, bán hàng, tài chính, kế toán và nhân sự. Việc triển khai được thực hiện theo
hai bước lớn:
 Bước đầu tiên:
• Quy hoạch: Cả hai bên nhà cung cấp và khách hàng bổ nhiệm người quản
lý dự án của họ, xây dựng kế hoạch dự án, thành lập các nhóm, đánh giá
các nguồn lực và thống nhất các thủ tục.
• Cài đặt: Cài đặt hệ thống trên máy chủ của khách hàng.
• Nhập dữ liệu: Dữ liệu từ hệ thống cũ được nhập. Dữ liệu này phải được
xác định rõ các trường thông tin.
• Đào tạo: Nhà cung cấp đào tạo cho một nhóm người sử dụng chính từ
khách hàng. Họ được đào tạo về ý tưởng phát triển giải pháp kịp thời.
• Thử nghiệm: Nhóm triển khai được mô phỏng việc sử dụng hệ thống ERP.
Khi kết thúc giai đoạn này, nhóm triển khai hiểu và chấp nhận cài đặt cấu
hình hệ thống mới.
• Kế hoạch cắt: Nhóm triển khai thực hiện việc đào tạo cho người dùng
cuối, được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn.
• Vận hành chính thức: Hệ thống ERP chính thức vận hành. Nhóm triển
khai hỗ trợ trên thời gian thực cho bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá
trình vận hành. Các chuyên gia tư vấn triển khai cũng luôn có mặt để giúp
nhóm triển khai giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng của họ. Điều
này kết thúc bước đầu tiên của việc triển khai.

6


 Bước thứ hai:
• Thiết kế: Việc triển khai tiếp tục với các mô-đun không được cung cấp
trong giai đoạn đầu tiên. Những người sử dụng nhìn thấy tiềm năng và các
yêu cầu rõ ràng hơn khi dùng hệ thống. Phân tích các tính năng từ các lĩnh
vực chưa được khai thác như hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, trung

tâm chi phí, sản xuất, chi phí sản xuất, tích hợp với các hệ thống khác. Các
nhà tư vấn của nhà cung cấp chuẩn bị các tài liệu cung cấp phân tích để
thúc đẩy ước tính và sau khi được phê duyệt, họ có thể tiến hành phát triển.
Người dùng chính hỗ trợ và tham gia vào việc cấu hình các quy trình kinh
doanh trong hệ thống ERP. Nếu hệ thống cho phép các công cụ phát triển
được cung cấp cho khách hàng khác với mã nguồn. Quá trình này tiếp tục
cho đến khi đã phát triển hệ thống ERP cho tất cả các quy trình kinh doanh
trong doanh nghiệp.
Phương pháp thứ ba là triển khai theo hướng quy trình kinh doanh. Về cơ bản,
phương pháp này gần giống như phương pháp triển khai theo mô đun, nhưng chỉ bắt đầu
với “điểm nóng” trong doanh nghiệp. Ví dụ, hậu cần cho các công ty vận tải, các dự án
cho các công ty xây dựng, quản lý quan hệ khách hàng cho các công ty dịch vụ, v.v…
Phương pháp này chủ yếu là các chương trình với dòng chảy của riêng mình, cũng là
một phần của giải pháp ERP và bao gồm một khu vực quan trọng trong hoạt động kinh
doanh. Theo thời gian, các tính năng này được thực hiện và được lắp đặt, các mô-đun
cổ điển được thêm vào để có một giải pháp tích hợp.
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP
Việc triển khai thành công một giải pháp ERP vào doanh nghiệp thường phụ
thuộc vào rất nhiều nhân tố như trong nghiên cứu của Ganesh và cộng sự đề cập đến
một số nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của giải pháp ERP cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ[5]. Trong nghiên cứu của Zhang và cộng sự[6] có đưa ra 4 nhóm nhân tố
chính:
 Nhóm các yếu tố liên quan đến môi trường doanh nghiệp gồm: cam kết của
nhân viên, hỗ trợ từ lãnh đạo, cấu trúc doanh nghiệp, đặc điểm của doanh
nghiệp, quản trị dự án.

7


 Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm người dùng gồm: đào tạo và huấn

luyện, sự tham gia của người dùng, năng lực và sự hiểu biết của người dùng
về ERP.
 Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm của hệ thống gồm: Sự phù hợp của
phần mềm với đặc điểm doanh nghiệp, cơ sở hệ thống thông tin của doanh
nghiệp, thông tin tích hợp vào hệ thống.
 Nhóm yếu tố về đặc điểm nhà cung cấp gồm: chất lượng nhà cung cấp
2.2 Tổng quan về Odoo
2.2.1 Giới thiệu về Odoo
Odoo là một bộ ứng dụng kinh doanh toàn diện bao gồm: Bán hàng, Quản lý
quan hệ khách hàng, Quản lý dự án, Quản lý Kho hàng, Sản xuất, Quản lý Tài chính,
Quản lý Nhân sự, v.v…[7]
Odoo cung cấp một sự lựa chọn hơn một nghìn mô-đun. Odoo sẵn sàng hỗ trợ sử
dụng trên điện toán đám mây hoặc trên trang web và phù hợp nhất cho các công ty nhỏ
và vừa. Với hơn một nghìn lần tải và cài đặt mỗi ngày, Odoo là một trong những giải
pháp mã nguồn mở được sử dụng nhiều nhất trên thế giới[8]. Nó có một cộng đồng năng
động, linh hoạt, và có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Nó có thể được đưa vào hoạt động nhanh chóng nhờ tính mô đun của nó và dễ sử dụng.
2.2.2 Lịch sử phát triển
Năm 2005, Fabien Pinckaers, người sáng lập và cũng là giám đốc điều hành của
Odoo, bắt đầu phát triển sản phẩm phần mềm đầu tiên của mình đó là TinyERP với
mong muốn thay đổi thế giới doanh nghiệp bằng một sản phẩm mã nguồn mở hết sức
sáng tạo. Tuy nhiên sau ba năm, anh ta nhận ra rằng trong tên sản phẩm mà có từ “Tiny”
thì không phải là cách tiếp cận đúng đắn nếu muốn “thay đổi thế giới doanh nghiệp”.
Nên anh đã quyết định đổi tên TinyERP thành OpenERP. Sau khi đổi tên, công ty bắt
đầu phát triển nhanh chóng. Và trong năm 2010, OpenERP đã trở thành một công ty với
một trăm nhân viên. Sản phẩm OpenERP rất mạnh, nhưng Fabien Pinckaers cảm thấy
rằng anh và nhân viên của anh đã trở nên quá phân tâm vào việc cung cấp dịch vụ cho
khách hàng bởi sản phẩm đã bị ảnh hưởng và trở nên không còn hấp dẫn. Anh ta muốn
đảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp trước tiên để rồi sau đó có thể đưa ra một sản

8


phẩm đặc biệt. Do đó, quyết định này được thực hiện nhằm chuyển hướng trọng tâm
chính của công ty sang xuất bản phần mềm hơn là dịch vụ, và mô hình kinh doanh đã
thay đổi theo sự chuyển hướng trọng tâm, với sự tăng cường tập trung vào việc xây dựng
một mạng lưới đối tác mạnh mẽ và cung cấp bảo trì.
Chiến lược mới của công ty đã nhận được sự đón nhận nhiệt tình từ sự tăng trưởng
nhanh chóng. Vào năm 2013 với chiến lược này công ty đã giành được giải thưởng
Deloitte cho việc trở thành công ty phát triển nhanh nhất tại Bỉ, với tốc độ tăng trưởng
1549% trong giai đoạn 2008-2012. Vào năm 2014, mọi thứ đã có một bước ngoặt khi
công ty phát triển công nghệ mới cho phép họ tiếp cận thị trường mới và vượt qua ranh
giới của các nhà cung cấp ERP truyền thống. Khi OpenERP không còn là một ERP nữa,
đã đến lúc phải tiến lên phía trước và thay đổi tên thành một cái gì đó không chỉ là một
phần mềm ERP mà còn có những sự mở rộng khác. Vào tháng 5 năm 2014, công ty
được đổi tên thành Odoo, một tên không có sự hạn chế và có thể cho phép công ty phát
triển theo bất kỳ hướng nào mà không chỉ gói gọn trong ERP. Công ty đã tiếp tục tăng
trưởng và vào năm 2015, Odoo được tạp chí “Inc. 500” của Mỹ đánh giá là một trong
những công ty phát triển nhanh nhất ở châu Âu[9].
2.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo
•

2011 Giải thưởng INSEAD Innovator

•

2012 Công ty Bỉ được xếp hạng cao nhất theo Deloitte Technology Fast50
Benelux (Tăng trưởng 1,549% trong 5 năm trước)

•

2012 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất

•

2013 Giải thưởng Trends Gazelles

•

2013 Giải thưởng Linux New Media về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất tương
thích với hệ thống kế toán Châu Âu

•

2013 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất

•

2013 Được đánh giá là công ty triển vọng bởi Ernst & Young

•

2015 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất

•

2015 Fabien Pinckaers được chọn là nhà quản lý hàng đầu của năm bởi Le
Soir[10]

9

2.2.4 Mô hình hệ thống Odoo
Hệ thống Odoo ERP được viết theo từng module độc lập, cho phép doanh nghiệp
có thể sử dụng ngay khi hệ thống đang triển khai mà không phải chờ đợi đến khi giải
pháp được xây dựng hoàn thiện mới được sử dụng.
Mô hình hệ thống Odoo ERP cho phép thực hiện một cách tốt nhất các nghiệp vụ
về Quản lý mua bán hàng (Sales - Purchase), quản lý kho (Inventory), sản xuất
(Manufacturing), Kế toán (Accounting)…của phần mềm ERP truyền thống. Bên cạnh
đó còn hỗ trợ linh hoạt các thao tác nghiệp vụ front end của các giải pháp phần mềm
chuyên dụng CRM (quản lý khách hàng), eCommerce (thương mại điện tử), POS (điểm
bán hàng), Mobile, HRM (quản lý nhân sự),...và một số công cụ phân tích hoạt động
kinh doanh như Analytics reports, BI Dashboard,…nhờ đó mà người lãnh đạo, người
quản lý doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp
mình.

Hình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn từ Odoo)

10


CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
MES VÀ HỆ THỐNG ODOO
Phần này đề tài sẽ phân tích một số qui trình kinh doanh của doanh nghiệp trong đó tập
trung nhiều vào các qui trình về mua sắm và tồn kho. Bên cạnh đó nội dung của chương
này cũng giới thiệu một số qui trình chuẩn của hệ thống Odoo để từ đó đưa ra một số
đánh giá về qui trình và yêu cầu của doanh nghiệp so với qui trình chuẩn của hệ thống
Odoo.
3.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MES
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp MES gồm có Giám đốc là lãnh đạo cấp cao

nhất của doanh nghiệp. Dưới Giám đốc là các phòng ban hoạt động gồm phòng nghiên
cứu và phát triển, phòng hành chính, phòng bán hàng, phòng kỹ thuật, phòng kế toán,
phòng kế hoạch vật tư, phòng mua sắm. Trong đó bộ phận công nghệ thông tin thuộc
phòng nghiên cứu và phát triển, bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch vật tư. Giám đốc có
chức năng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Phòng
nghiên cứu và phát triển có chức năng nghiên cứu các giải pháp kỹ thuật và phát triển
các công cụ mới để phục vụ cho hoạt động sửa chữa. Phòng hành chính có chức năng
theo dõi các vấn đề về nhân sự và các quy chế nội bộ trong doanh nghiệp. Phòng bán
hàng có chức năng thực hiện tìm kiếm khách hàng và thực hiện dịch vụ hậu mãi. Phòng
kỹ thuật có chức năng thực hiện công việc sửa chữa các đơn hàng của khách hàng trong
doanh nghiệp. Phòng kế toán có chức năng thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh
nghiệp. Phòng kế hoạch vật tư có chức năng lập kế hoạch vật tư, quản lý hàng tồn kho
và các hoạt động trong kho. Phòng mua sắm có chức năng thực hiện mua sắm theo yêu
cầu kế hoạch vật tư.
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa thiết bị công nghệ cao và tập
trung vào thiết bị thang máy. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa bo mạch điều
khiển thang máy, sửa chữa các khối nguồn, sửa chữa các biến tần công nghiệp, và cũng
cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật thang máy.
Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp gồm các công ty dịch vụ bảo trì - bảo
dưỡng thang máy, công ty trực tiếp sử dụng thang máy và cá nhân hoặc công ty có nhu
cầu tư vấn kỹ thuật thang máy.

11


Doanh nghiệp định hướng phát triển cung cấp dịch vụ sửa chữa thiết bị y tế, sửa
chữa các thiết bị điều khiển trong lĩnh vực tự động hóa như hệ thống cấp nguồn tự động,
bộ điều khiển lô-gic khả trình, biến tần, hệ thống an toàn tự động và các thiết bị trong
lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông như hệ thống cấp nguồn tự động, thiết bị
chuyển mạch, thiết bị định tuyến, máy chủ và bộ thu phát trong thông tin di động.

3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Hình 3.1 và Hình 3.2) đầu tiên là bước
tiếp nhận bo mạch khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa và đem bo mạch tới doanh
nghiệp. Khi đó sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ bo mạch rồi ghi nhận lại thông tin về khách
hàng và bo mạch lên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị (Hình A-I phụ lục A).
Sau khi thông tin trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị đã được ghi đầy đủ thì
tiếp đến là bước Kiểm tra bo mạch. Tại bước này sẽ sử dụng các thiết bị để thực hiện
việc đo lường và kiểm tra các thông số chức năng thực tế của bo mạch khi nó đang hoạt
động trên môi trường mô phỏng. Sau đó sẽ ghi nhận những thông số chức năng đã kiểm
tra lên phiếu Báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị (Hình A-II phụ lục A).
Tiếp đến sẽ tiến hành bước Chẩn đoán bo mạch khi bước kiểm tra đã hoàn thành.
Tại bước này sẽ dựa trên kết quả kiểm tra và sơ đồ mạch của bo mạch để xác định hướng
chẩn đoán chuyên sâu kết hợp với những công cụ hỗ trợ chuyên dụng tiến hành việc đo
đạc thông số kỹ thuật của các linh kiện trên bo mạch để có thể xác định chính xác lỗi
của bo mạch. Sau đó ghi nhận lại các thông tin đã đo thử được lên Báo cáo kết quả đo
thử, chẩn đoán thiết bị (Hình A-III phụ lục A). Nếu qua nhiều lần đo thử và chẩn đoán
mà kết quả chẩn đoán là không tìm ra lỗi hoặc tìm ra lỗi nhưng không thể xử lý thì
chuyển đến bước Trả lại bo mạch. Tại bước Trả lại bo mạch sẽ thông báo với khách
hàng và trả lại đúng bo mạch dựa trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị. Khi đã trả lại
bo mạch cho khách hàng thì kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Còn nếu như tìm ra và xử lý được lỗi thì bước Chuẩn bị linh kiện và Báo giá sửa chữa
được thực hiện cùng lúc với nhau.

12


BẮT ĐẦU

Sơ đồ mạch

1. Tiếp
nhận
bo
mạch

2.
Kiểm
tra bo
mạch

3.
Chuẩn
đoán
bo
mạch

Kết quả kiểm
tra thiết bị

Kết quả chuẩn
đoán thiết bị

Tiếp nhận sửa
chữa thiết bị

Tiếp nhận sửa
chữa thiết bị

4. Trả
lại bo

mạch

Không

Tìm ra lỗi
Có

Phiếu Yêu cầu
linh kiện

KẾT THÚC
5. Chuẩn bị
linh kiện

Báo giá sửa
chữa

7. Báo giá

Kết quả chuẩn
đoán
Đủ

6. Kiểm tra
số lượng linh
kiện tồn kho

Thiếu
Đồng ý sửa Không đồng ý
chữa

Phiếu yêu cầu
mua linh kiện

Đồng ý

Phiếu yêu cầu
xuất kho

8. Mua
sắm

9.
Xuất
kho

Yêu cầu mua
linh kiện đã
duyệt

Phiếu xuất linh
kiện cho sửa
chữa

Phiếu yêu cầu
xuất kho

A

Hình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1)

13


A

Phiếu xuất linh
kiện cho sửa
chữa

Hóa đơn sửa
chữa

10.
Sửa
chữa
bo
mạch

11.
Thanh
toán tiền
sửa chữa

12.
Bàn
giao
bo
mạch
đã sửa

KẾT THÚC

Hình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2)
Trong bước Chuẩn bị linh kiện thì dựa vào Báo cáo kết quả đo lường, chẩn đoán
thiết bị để quyết định linh kiện cần sử dụng để sửa chữa trong Phiếu yêu cầu linh kiện
(Hình A-IV phụ lục A) nhằm phục vụ cho bước Sửa chữa bo mạch sau này. Sau khi đã
có phiếu Yêu cầu linh kiện thì kiểm tra số lượng linh kiện tồn kho có đủ để đáp ứng yêu
cầu hay không. Nếu số lượng linh kiện tồn kho đáp ứng yêu cầu thì lập Phiếu yêu cầu
xuất kho linh kiện (Hình A-IX phụ lục A). Còn nếu số lượng linh kiện tồn kho không
đủ thì lập Phiếu yêu cầu mua linh kiện (Hình A-V phụ lục A). Để có thể tiến hành các
bước tiếp theo thì phải chờ khách hàng có đồng ý báo giá sửa chữa đã được tạo ra trong
bước Báo giá hay không.
Trong lúc bước Chuẩn bị linh kiện đang thực hiện thì bước Báo giá cũng được
thực hiện cùng lúc. Tại bước Báo giá sửa chữa thì dựa vào Báo cáo kết quả đo thử, chẩn
đoán thiết bị để lập phiếu Báo giá sửa chữa (Hình A-VI phụ lục A) để gửi cho khách
hàng. Khách hàng sau khi nhận được báo giá thì sẽ đồng ý sửa chữa hay không đồng ý.
Nếu khách hàng không đồng ý sửa chữa thì chuyển đến bước Trả lại bo mạch. Và sau
đó kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Còn nếu khách hàng đồng
ý sửa chữa thì chuyển đến bước tiếp theo.
Sau khi khách hàng đồng ý báo giá sửa chữa, còn tùy thuộc vào kết quả của bước
Chuẩn bị linh kiện nếu chỉ có Phiếu yêu cầu xuất kho thì bước tiếp theo là Xuất kho. Tại
trong bước xuất kho, dựa vào Phiếu yêu cầu xuất kho mà cho xuất linh kiện đúng chính
xác linh kiện và số lượng linh kiện theo đúng yêu cầu. Khi xuất kho cũng phải lập phiếu
xuất kho (Hình A-VIII phụ lục A) để phục cho việc quản lý tồn kho cũng như làm chứng
từ cho công việc kết toán sổ sách của bộ phận kế toán.

14


Còn nếu có Phiếu yêu cầu mua linh kiện thì trước hết là thực hiện bước Mua sắm.

Các linh kiện được mua sẽ phải dựa trên danh sách linh kiện trên Phiếu yêu cầu mua
linh kiện. Trong bước mua sắm bao gồm quy trình mua hàng, thanh toán, và nhập kho.
Sau khi bước Mua sắm đã kết thúc thì thực hiện bước xuất kho. Cả hai bước Mua sắm
và xuất kho sẽ được trình bày chi tiết ở mục sau.
Sau khi những linh kiện được yêu cầu đã chuyển đến bộ phận sửa chữa thì bước
sửa chữa bo mạch được thực hiện. Dựa vào kết quả chuẩn đoán và những linh kiện đã
được đưa đến từ bộ phận kế hoạch vật tư thì nhân viên sẽ tiến hành sửa chữa trong
khoảng thời gian đã cam kết với khách hàng.
Khi bước Sửa chữa bo mạch đã hoàn thành thì tiếp tục bước Thanh toán tiền sửa
chữa. Khách hàng sẽ thanh toán đúng với số tiền đã được đề cập trên báo giá sửa chữa.
Và bước cuối cùng là Bàn giao bo mạch đã sửa cho khách hàng sau khi khách hàng đã
thanh toán tiền sửa chữa. Đến đây là kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
3.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp

Hình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp
15


Quy trình mua sắm (Hình 3.3) bắt đầu khi nhận được Yêu cầu mua linh kiện. Đầu
tiên bộ phận mua sắm sẽ liên hệ với nhà cung cấp linh kiện để hỏi giá, thông tin về nhà
cung cấp được lấy từ các đơn mua linh kiện trong quá khứ còn nếu có linh kiện hoàn
toàn mới chưa có thông tin về nhà cung cấp linh kiện đó thì phải thông qua các đối tác
của doanh nghiệp hoặc các kênh tìm kiếm công khai trên Internet. Khi liên hệ với nhà
cung cấp thông tin đầu tiên cần phải phải quan tâm đó là thông số chi tiết của linh kiện
phải thật chính xác như: Loại linh kiện, chức năng/công dụng, số chân, dạng chân, điện
áp làm việc, dòng điện làm việc, công suất tiêu thụ. Tiếp đến là thông tin về giá cả, chính
sách chiết khấu và cuối cùng là thời gian giao hàng.
Sau khi đã liên hệ với các nhà cung cấp để lấy các thông tin cần thiết thì tiếp đến
là lựa chọn nhà cung cấp nào để thực hiện mua sắm. Các yếu tố để lựa chọn nhà cung

cấp đầu tiên đó là chất lượng linh kiện, yếu tố thứ hai là thời gian giao hàng và cuối
cùng là giá mua (Đây là ba yếu tố chỉ dùng để lựa chọn nhà cung cấp khi mua linh kiện,
còn mua những vật tư khác thì có nhiều yếu tố khác để lựa chọn nhà cung cấp).
Khi đã lựa chọn xong nhà cung cấp thì tiến hành liên hệ lại với nhà cung cấp đó
để tiến hành xác nhận mua sắm và gửi cho họ thông tin chính thức về linh kiện mà doanh
nghiệp có nhu cầu mua từ nhà cung cấp.
Sau khi xác nhận mua hàng với nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán đơn mua
hàng đã xác nhận mua. Hóa đơn mua hàng sẽ được nhận khi nhà cung cấp giao hàng tới.
Hóa đơn mua hàng được lưu trữ để làm chứng từ kế toán và đối chiếu sổ sách.
Cuối cùng là tiến hành nhập linh kiện vào kho của doanh nghiệp khi nhà cung
cấp giao hàng tới. Dựa vào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để nhập hàng vào kho và
lập Phiếu nhập kho (Hình A-VII phụ lục A). Đối chiếu với số lượng đã thanh toán trên
hóa đơn mua hàng để theo dõi chính xác số lượng mà nhà cung cấp giao tới có đủ hay
không. Khi linh kiện đã được nhập vào kho thì sẽ chuyển đến bước xuất kho linh kiện
để phục vụ cho việc sửa chữa.
3.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp
3.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp
Quy trình nhập kho (Hình 3.4) bắt đầu khi có nhà cung cấp giao hàng tới. Dựa
vào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để biết được hàng hóa nào được giao tới nhận vào

16


khu vực chờ kiểm ra rồi tiến hành kiểm tra hàng hóa được giao tới có đúng chính xác là
hàng được đặt mua hay không. Nếu hàng hóa được kiểm tra mà không đúng với hàng
hóa được đặt mua thì thông báo với bộ phận mua sắm để họ liên hệ với nhà cung cấp để
giải quyết trường hợp giao không đúng hàng hóa. Còn nếu hàng hóa được kiểm tra mà
đúng với hàng hóa được đặt mua thì tiến hành bước nhập kho.
Tại bước nhập kho này, thì nhân viên kho chuyển hàng hóa từ khu vực chờ kiểm
tra nhập vào kho của doanh nghiệp. Khi đã nhập hàng hóa vào kho thì lập một Phiếu

nhập kho để lưu trữ nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán của bộ phận kế toán. Hàng
hóa được nhập vào kho sẽ được cất vào các vị trí khác nhau trong kho đã được thiết kế
từ trước theo các nguyên tắc cất giữ hàng hóa của doanh nghiệp.

Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp
Sau khi đã có Phiếu nhập kho thì tiến hành bước cập nhật dữ liệu về số lượng
hàng hóa đã nhập vào tập tin. Cũng tiến hành đối chiếu số lượng đã nhập vào kho với
số lượng trên hóa đơn để theo dõi xem liệu rằng nhà cung cấp đã giao đủ số lượng mà
bộ phận mua sắm đặt mua và đã thanh toán hóa đơn. Nếu số lượng mà nhà cung cấp
17