cong tac van thu

CÔNG TÁC
VĂN THƯ

NỘI DUNG BÀI HỌC
I. Tổng quan về công tác văn thư
II. Một số khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư

Văn bản pháp luật
•
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
•
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về Sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư

•
Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
•
Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

I/ Tổng quan về công tác văn thư
1) Khái niệm
2) Nội dung
3) Yêu cầu
4) Ý nghĩa

1) Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý,
điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn
vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ
quan).

2) Nội dung
Soạn thảo và ban hành văn bản.
Quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
Quản lý và sử dụng con dấu.

3) Yêu cầu
•
Nhanh chóng
•
Chính xác
•

Bí mật
•
Hiện đại

4) Ý nghĩa
•
Đảm bảo cung cấp thông tin một cách
kịp thời, đầy đủ, chính xác.
•
Góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác,
năng suất, chất lượng…

4) Ý nghĩa (tiếp)
•
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về
mọi hoạt động của cơ quan cũng như
hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm
khác nhau trong cơ quan.
•
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu,
tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

quan hÖ gi÷a
v¨n th­ vµ l­u tr÷
Giai ®o¹n v¨n th­
l­u tr÷ hiÖn hµnh
( L­u tr÷ c¬ quan )
L­u tr÷ lÞch sö

1) Quản lý văn bản đến
2) Quản lý văn bản đi
3) Quản lý và sử dụng con dấu
4) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ hiện hành
II/ Một số khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư

1) Quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Bước 3: Trình xin ý kiến phân phối VB đến
Bước 4: Chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
•
Kiểm tra
•
Phân loại sơ bộ văn bản đến
•
Bóc bì
•
Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến

5cm
tên cơ quan nhận văn bản
Số đến ..........................

đến Ngày đến .................... 3cm
Chuyển .........................
Lưu hồ sơ số ....................

mẫu trình bày dấu đến


Đăng ký văn bản đến
Đăng ký
văn bản
bằng sổ
Đăng ký
VB trên
máy vi tính
Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến bằng sổ
•
Lập sổ
•
Đăng ký

.… (1) …
... (2) …
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ... đến ngày ....(4).…...
Từ số ..... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..
(1): Tên CQ chủ quản cấp
trên trực tiếp (nếu có)
(2): Tên cơ quan hoặc
đơn vị
(3): Năm mở sổ đăng ký
văn bản đi;
(4): Ngày, tháng bắt đầu
và kết thúc đăng ký văn
bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn
bản đi đầu tiên và cuối
cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển
sổ.

Phần đăng ký bên trong
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số,
ký
hiệu
Ngày

tháng
Tên
loại
và
trích
yếu
nội
dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)


Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số,
ký
hiệu
Ngày
tháng

Tên
loại
và
trích
yếu
nội
dung
Mức
độ
mật
Đơn
vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Phần đăng ký bên trong VB mật đến

Đăng ký VB đến bằng máy vi tính
Thực hiện theo hướng dẫn sử
dụng chương trình phần mềm
quản lý văn bản của cơ quan, tổ
chức cung cấp chương trình phần
mềm đó.

Bước 3: Trình xin ý kiến phân phối
văn bản đến
•
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được
kịp thời trình cho người có thẩm quyền
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết.

Bước 4: Chuyển giao văn bản đến
Yêu cầu:
•
Nhanh chóng
•
Đúng đối tượng
•
Chặt chẽ