Tài liệu công tác văn thư

TÀI LIỆU
TẬP HUẤN CÔNG TÁC VĂN THƯ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Công tác văn phòng
- Công tác văn phòng: làm công việc hành chính; giải quyết công văn giấy
tờ, văn thư, lưu trữ, tổng hợp; công tác hậu cần cho hoạt động của cơ quan.
- Chức năng của văn phòng: tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo; phục vụ
và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan;.
- Nhiệm vụ của văn phòng: xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch
hoạt động của cơ quan; thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin; biên tập
văn bản và quản lý văn bản; tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và duy trì hoạt
động hàng ngày của cơ quan; đảm bảo phục vụ hoạt động của cơ quan về cơ sở
vật chất, kinh phí, vật tư, tài sản.
2. Công tác văn thư
a) Nhiệm vụ công tác văn thư đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế
và đơn vị vũ trang nhân dân (Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chớnh phủ về công tác văn thư).
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quỏ trình hoạt động của các cơ
quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong
quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; “Bản gốc văn bản” là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. "Bản chính văn bản" là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản
chính có thể được làm thành nhiều bản và có giá trị như nhau.
- “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản
và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực
hiện từ bản chính; “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và
được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản

chính; “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được
thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ
đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Các hình thức văn bản: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính
(nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo,
2
biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công);
văn bản chuyên ngành; văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm
các thành phần sau: quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký
hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn,
mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Việc soạn thảo văn bản
khác được quy định như sau: người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau: xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn
bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; tổ
chức tham khảo ý kiến; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; trinh
duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
- Thể thức bản sao được quy định như sau: sao y bản chính hoặc trích sao,
hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày,
thỏng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ
quan sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính.
- Quản lý và sử dụng con dấu: con dấu của cơ quan phải được giao cho
nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan; nhân viên văn thư có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau: không giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các
văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; chỉ được đóng dấu vào những văn bản,
giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu
khống chỉ.
- Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan, những
văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải
đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ
lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng
dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo
quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: xây dựng, ban
hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công
3
tác văn thư; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; quản lý
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác văn thư; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng
kết công tác văn thư; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
- Căn cứ khối lượng công việc, cơ quan bố trí người làm văn thư. Người
được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư theo quy định của pháp luật.Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tham mưu
giúp lãnh đạo đơn vị thực hiện việc quản lý văn bản đến, đi; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử

dụng con dấu của cơ quan; tham gia quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu
trữ theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia. Cụ thể là:
+ Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến
để lãnh đạo đơn vị phân công và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải
quyết trong thời gian ngắn nhất.
+ Gửi công văn, tài liệu của đơn vị cho nơi nhận. Công văn trước khi gửi
đi, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại thể thức văn bản, nếu không đúng, nhân
viên văn thư yêu cầu cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản phải làm lại. Mỗi công
văn gửi đi, nhân viên văn thư phải lưu giữ 01 bản ("bản gốc văn bản")..
+ Tiếp nhận công văn, tài liệu chuyển qua mạng đến đơn vị và chuyển
công văn, tài liệu của đơn vị qua mạng đến nơi nhận theo đúng quy định hiện
hành của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo.
+ Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự
thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
+ Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ công văn đi, đến (bản lưu) của đơn vị một
cách khoa học, vào sổ, lập danh mục, ghi số thứ tự... đúng quy định.
+ Quản lý con dấu, sử dụng con dấu, bảo quản con dấu tại cơ quan đơn vị;
chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và pháp luật về việc quản lý, sử dụng
con dấu. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống và mang con dấu ra ngoài cơ quan.
b) Quản lý văn bản đi và đến tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân
4
dân (Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến)
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay.
- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành.. Văn bản đến là
tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng) và đơn, thư
gửi đến cơ quan.
- Đăng ký văn bản là việc ghi chép những thông tin cần thiết về văn bản như
số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận
v.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Tiếp nhận văn bản đến: cán bộ văn thư tiếp nhận; phân loại (loại không bóc
bi, loại do cán bộ văn thư bóc bì); bóc bì; đóng dấu và ghi số và ngày đến. (đối với
bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được
chuyển phát qua mạng, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”; dấu “Đến”
được đóng vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu hoặc vào
khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản); đăng ký văn bản
đến vào sổ hoặc trên máy vi tính; trình văn bản đến: kịp thời trình cho người đứng
đầu cơ quan xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết; văn thư đăng ký
bổ sung; chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
- Giải quyết văn bản đến: các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời; người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đó được quy định;
- Theo dõi văn bản đến: căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, cán bộ văn thư
có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết; văn
bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết ... để báo cáo cho người được giao
trách nhiệm.
- Xử lý văn bản đi: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
đi; ghi số và ngày, tháng văn bản đi; nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy

định; đóng dấu cơ quan; trình bày bì và viết bì; vào bì và dán bì; chuyển phát văn
bản đi; lưu văn bản đi.
5
TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân
(Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày)
1. Ghi ký hiệu các loại văn bản
a) Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số: /Năm ban hành văn bản/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ
quan ban hành văn bản.
- Ví dụ: chỉ thị của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An
Số: 15/2005/CT-UBND
b) Ký hiệu của văn bản hành chính có tên (quyết định (cá biệt), thông báo, báo
cáo, tờ trình, giấy mời, giấy chứng nhận, chương trình, kế hoạch, ...)
Số: /Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản.
- Ví dụ 1: quyết định (bổ nhiệm, khen thưởng, thành lập ban chỉ đạo, ...) của
Hiệu trưởng Trường THPT Huỳnh Thúc Kháng
Số: 17/QĐ-THPTHKK
- Ví dụ 2: tờ trình của Trường THCS Quang Trung
Số: 19/TTr-THCSQT
- Ví dụ 3: giấy mời của Trường Tiểu học Hưng Bình
Số: 21/GM-THHB
c) Ký hiệu của văn bản hành chính không có tên (công văn)
Số: /Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản-Tên viết tắt đơn vị soạn
thảo.
- Ví dụ 1: công văn của Trường Mầm non Hoa Sen do Tổ Hành chính soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo

Số: 23/MNHS-HC
- Ví dụ 2: công văn của Phòng Giáo dục và Đào tạo Đô Lương do bộ phận tiểu
học soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
Số: 25/PGD&ĐT-TH
2. Trình bày các loại văn bản
(Có các biểu mẫu kèm theo)
6
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Những dòng chưa có quy định viết tắt là mới bổ sung theo NĐ09)
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
Văn bản quy phạm pháp luật
1. Luật Lt
2. Pháp lệnh PL
3. Lệnh L
4. Nghị quyết NQ
5. Nghị quyết liên tịch NQLT
6. Nghị định NĐ
7. Quyết định QĐ
8. Chỉ thị CT
9. Thông tư TT
10. Thông tư liên tịch TTLT
Văn bản hành chính
1. Nghi định (cá biệt)
2. Quyết định (cá biệt) QĐ
3. Chỉ thị CT
4. Quy chế
5. Quy định
6. Thông cáo TC
7. Thông báo TB
8. Hướng dẫn

9. Chương trình CTr
10. Kế hoạch KH
11. Phương án PA
12. Đề án ĐA
13. Dự án
14. Báo cáo BC
15. Biên bản BB
16. Tờ trình TTr
17. Hợp đồng HĐ
18. Công văn Coi là loại không tên
19. Công điện CĐ
20. Bản ghi nhớ
21. Bản cam kết
22. Bản thoả thuận
23. Giấy chứng nhận CN
24. Giấy uỷ quyền (trước là giấy uỷ nhiệm)
7
25. Giấy mời GM
26. Giấy giới thiệu GT
27. Giấy nghỉ phộp NP
28. Giấy đi đường ĐĐ
29. Giấy biên nhận hồ sơ BN
30. Phiếu gửi PG
31. Phiếu chuyển PC
32. Thư công
Bản sao văn bản
1. Bản sao y bản chính SY
2. Bản trích sao TS
3. Bản sao lục SL
8

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
9
20-25 mm
30-35 mm

15-20 mm

2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
12
11



6
14
7a
7b
7c
8
8

9b
13
20-25 mm
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
10