Báo cáo thực tập giữa khoá : Tìm hiểu về quá trình đấu thầu của công ty CPDT và kinh doanh thiết bị công nghiệp Phương Dũng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ
--------***--------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ
CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG
Họ và tên sinh viên
Mã sinh viên
Lớp
Khóa
Giảng viên hướng dẫn

:
:
:
:
:

NGUYỄN THỊ HIỀN
1710519017
Anh 10
56
TS. VŨ THỊ BÍCH HẢI

Quảng Ninh, tháng 8 năm 2020

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Ý nghĩa

HSDT

Hồ sơ dự thầu


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ


LỜI MỞ ĐẦU
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị tại Công ty Cổ
phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng đã cho em cơ hội trải
nghiệm công việc một cách nghiêm túc, thực tế và chuyên nghiệp. Khoảng thời gian
thực tập tại Công ty chưa lâu, song đã giúp em học được thêm rất nhiều những kiến
thức hữu ích.. Sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị trong Công ty đã giúp em rất
nhiều trong việc hoàn thành kỳ thực tập của mình.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế
Trường Đại học Ngoại thương đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập, được
trải nghiệm thực tế môi trường làm việc trong doanh nghiệp dù vẫn đang trong quá
trình học tập tại trường. Em xin đặc biệt cảm ơn TS. Vũ Thị Bích Hải – giảng viên của
Viện đã luôn nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình thực hiện bài báo cáo
thực tập này. Sau đây là bài báo cáo của em về quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần
Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng. Bài báo cáo thực tập của
em được trình bày theo bố cục sau:
Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập.

Chương 2: Tìm hiểu quy trình đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh
doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty Cổ
phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.
Do thời gian thực tập chưa nhiều, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân chưa
thực sự chuyên sâu nên bài báo cáo không tránh khỏi những hạn chế về nội dung và
trình bày. Em rất mong nhận được sự đánh giá và ý kiến phản hồi của cô để bài báo cáo
của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
4


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh
Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.
1.1.1.

Thông tin cơ bản

Tên Công ty :

Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công
nghiệp Phương Dũng

Tên tiếng Anh:

PhuongDung

Investment

and

Industrial

Equipment

Trading Joint Stock Company
Tên viết tắt

:

PhuongDung., JSC

Mã số thuế

:

0104761111

Địa chỉ

:

Số 20, ngõ 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân
Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại

:

(84 24) 6277 0441

1.1.2. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Ngày 21/06/2010: Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp
Phương Dũng được thành lập, ban đầu Công ty chủ yếu kinh doanh thiết bị, linh kiện
điện tử, viễn thông và lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp.
Từ năm 2012-2016: Công ty mở rộng quy mô, phát triển sang một số lĩnh vực
mới, nổi trội là hỗ trợ doanh nghiệp lớn xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp
theo yêu cầu; Tư vấn đầu tư, môi giới, đấu giá.

5


Từ năm 2017 – nay: Công ty tiếp tục phát triển mạnh mẽ và trở thành đơn vị uy
tín về phân phối máy xây dựng, đã hợp tác được với nhiều đối tác lớn, cung cấp các
máy móc cho nhiều công trình tiêu biểu.
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, trong thời gian tới, định hướng
chiến lược phát triển của PhuongDung., JSC là trở thành tập đoàn uy tín số một Việt
Nam về lĩnh vực cung ứng thiết bị công nghiệp và hướng tới một tập đoàn đa ngành:
máy móc, thương mại điện tử… nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.
1.2. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty
Theo đăng kí kinh doanh số 0104761111, đăng kí lần đầu ngày 21/06/2010, đăng
kí thay đổi lần 5 ngày 25/01/2016, Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị
Công nghiệp Phương Dũng hoạt động trên các lĩnh vực kinh doanh sau đây:
1.2.1. Buôn bán, lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp
−
−
−
−
−
−

−
−
−
−
−
−

Bán buôn thiết bị, linh kiện điện tử, viễn thông
Bán buôn máy móc, thiết bị phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện
Khai thác và thu gom than cứng, than non, than bùn
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai thác mỏ và quặng
Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
Xử lý rác thải, nước thải
Xây dựng công trình đường sắt, đường bộ, kỹ thuật dân dụng
Đại lí vòng bi TIMKEN
Xây dựng công trình công ích, công trình đường sắt và đường bộ, công trình kỹ

−
−
−
−
−
−

thuật dân dụng
Hoàn thiện công trình xây dựng
Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện

Xử lý và tiêu hủy rác thải không độc hại
Xử lý và tiêu hủy rác thải độc hại (trừ loại Nhà nước cấm)
Tái chế phế liệu
Mua bán, lắp đặt máy móc thiết bị y tế
6


Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Công ty chỉ thực hiện kinh
doanh khi có đủ điều kiện theo các quy định của pháp luật.
1.2.2. Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh
−
−
−

Nhập khẩu máy móc thiết bị theo yêu cầu
Nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Dịch vụ ký gửi xe, vận tải quốc tế và vận chuyển thiết bị nội địa

1.2.3. Đại lí môi giới, đấu giá, tư vấn đầu tư
−

Hoạt động tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán,

−

kiểm toán, thuế và chứng khoán)
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan (trừ loại Nhà nước cấm)

1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty
1.3.1. Sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự

Bộ máy quản trị của PhuongDung., JSC là mô hình tổ chức theo chức năng. Điều
này tạo nên sự chuyên môn hóa giữa các phòng, ban, giúp cho việc quản trị và phân
công công việc rõ ràng. Sự liên kết và hỗ trợ giữa các phòng, ban cũng trở nên thuận
tiện, tạo nên sự nhịp nhàng, ăn khớp trong hoạt động giữa các bộ phận trong Công ty.

7


Sơ đồ 1.1. Cơ cấu các bộ phận chức năng Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh
Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng

Chủ tịch Hội đồng quản trị
Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kế
toán

Phòng hành
chính nhân sự

Phòng kỹ
thuật

Phòng Kinh
doanh Xuất
nhập khẩu

Phòng Kinh

doanh Dự án

Quản lý công trường

Giám sát thi
công hệ thống
điện

Giám sát thi
công hệ thống
xử lí nước thải

Giám sát thi
công hệ thống
cơ khí

Tổ vật tư tại
công trường

(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)

8


1.3.2. Chức năng của từng bộ phận
1.3.2.1. Chủ tịch Hội đồng quản trị
− Chủ tịch Hội đồng quản trị: Ông Lê Tiến Dũng
− Chuyên ngành: Thạc sỹ kinh tế - ĐH Kinh tế Quốc Dân
− Kinh nghiệm: 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh các thiết bị, máy móc,
vật tư dùng cho ngành mỏ, ngành công nghiệp nặng…

Đây là bộ phận đứng đầu và có vai trò quan trọng nhất, có chức năng định hướng
hoạt động của cả Công ty trong dài hạn thông qua chiến lược kinh doanh, chiến lược tài
chính, nhân sự, marketing của Công ty, quyết định các nhân sự chủ chốt, kiểm tra và
đánh giá hoạt động của Ban Giám đốc.
1.3.2.2. Ban Giám đốc
− Giám đốc: Bà Bùi Kim Thư
− Chuyên ngành: Cử nhân kinh tế - ĐH Kinh tế Quốc Dân; Cử nhân ngoại ngữ - ĐH
Phương Đông
− Phó Giám đốc: Ông Vũ Công Hào
− Chuyên ngành: Cử nhân kinh tế - ĐH Ngoại Thương Hà Nội
Giám đốc của PhuongDung., JSC có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động
kinh doanh của Công ty, thực hiện các Quyết định, Nghị quyết của Hội đồng quản trị,
lập kế hoạch chiến lược và các kế hoạch nhằm phát triển Công ty, theo dõi tình hình
kinh doanh, tổ chức bộ máy Công ty. Phó Giám đốc có nhiệm vụ thay mặt Công ty ký
kết các hợp đồng kinh tế, đại diện để giao dịch với các bên thứ ba về mọi vấn đề có
liên quan đến hoạt động của Công ty.
1.3.2.3. Phòng kế toán tài chính
Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý dòng tiền vào – ra từ các hoạt động kinh
doanh của Công ty, quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty, trích lập các quỹ của Công
9


ty, tính toán các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo Luật định. Bên cạnh đó, một chức
năng rất quan trọng đối với bộ phận kế toán của PhuongDung., JSC là lên kế hoạch về
tài chính, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về tài chính nhằm tối ưu hóa lợi nhuận
cho Công ty.
1.3.2.4. Phòng hành chính nhân sự
Phòng Hành chính Nhân sự của PhuongDung., JSC có các chức năng chính sau:
− Quản lý nguồn nhân lực của Công ty thông qua các hoạt động tuyển dụng, đào tạo,
phát triển nhân viên, bố trí nhân sự và thực hiện các chế độ lương thưởng cho các

nhân viên trong Công ty.
− Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của
Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các
công văn, chỉ thị, quyết định từ Ban lãnh đạo.
− Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao
động, đề xuất khen thưởng.
− Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng
và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội thành phố
theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
1.3.2.5. Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật có chức năng chủ chốt là giám sát và quản lí công trường. Cụ thể:
−
−
−
−

Giám sát thi công, lắp đặt hệ thống điện.
Giám sát thi công hệ thống cơ khí.
Giám sát thi công hệ thống xử lý nước thải, chất thải.
Giám sát vật tư tại công trường.
Bên cạnh đó, phòng kỹ thuật phối hợp cùng với bộ phận dự án thực hiện tư vấn,

thiết kế và cung cấp dự án nhằm nâng cấp phát triển trong tương lai; chịu trách nhiệm
bảo hành các trang thiết bị và triển khai thi công.
10


1.3.2.6. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu
Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm trong việc:
− Quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài, lập hồ sơ và làm thủ tục xuất nhập

khẩu, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về xuất nhập khẩu thiết bị, hàng hóa,
vật tư phục vụ cho kế hoạch sản xuất và kinh doanh của Công ty.
− Chào bán các mặt hàng trong kho của Công ty và các mặt hàng Công ty có khả năng
nhập về để thực hiện nghiệp vụ tạm nhập tái xuất cho các đối tác nước ngoài có nhu
cầu.
− Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá; Phân tích báo giá nhận được, dự toán
các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…)
− Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng; Chuẩn
bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền…)
1.3.2.7. Phòng Kinh doanh Dự án
Phòng Kinh doanh Dự án có nhiệm vụ chính như sau:
− Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống khách hàng, thực hiện nghiên cứu, tư vấn, triển
khai các dự án.
− Lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, điều chỉnh Kế hoạch
đấu thầu các gói thầu phải thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của Dự án.
− Trực tiếp giám sát, nghiệm thu công tác khảo sát lập dự án đầu tư và các báo cáo
chuyên ngành.
− Phối hợp với các phòng, ban chức năng trong Công ty thương thảo, đàm phán và tổ
chức ký kết các Hợp đồng phát triển dự án, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nhượng
quyền.
1.4. Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017 – 2019
Bảng 1.2. Tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh
Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng giai đoạn 2017 - 2019
11


(Đơn vị tính: VNĐ)
Năm 1: 2017

Năm 2: 2018

Năm 3: 2019

Thông tin từ Bảng cân đối kế toán
Tổng tài sản

39.710.309.778

32.691.118.828

42.749.646.754

Tổng nợ

15.178.139.377

17.859.942.189

26.337.422.279

Giá trị tài sản ròng

24.532.170.401

14.831.176.639

16.412.224.475

Tài sản ngắn hạn

38.094.813.836

31.416.379.907

40.811.689.538

Nợ ngắn hạn

14.443.139.377

17.439.942.189

26.232.422.279

Vốn lưu động

23.651.674.459

13.976.437.718

14.579.267.259

130.307.150.485

100.515.614.500

Thông tin từ Báo cáo kết quả kinh doanh
Tổng doanh thu

120.976.273.636

Doanh thu bình
quân hàng năm từ

117.266.346.207

hoạt động sản xuất
kinh doanh
Lợi nhuận trước thuế

4.652.933.601

4.171.934.466

1.976.309.793

Lợi nhuận sau thuế
3.629.288.209
3.337.547.573
1.581.047.834
(Nguồn: Báo cáo tình hình tài chính đã được kiểm toán năm 2017, 2018, 2019)

12


CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG
NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG
2.2. Quy trình tham gia dự thầu
Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công

ty. Nó bao gồm những công việc liên quan đến quá trình tìm kiếm thông tin và cuối
cùng là tham gia vào đấu thầu để ký kết các hợp đồng lắp đặt.
Ta có thể nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinh
doanh tiếp theo, có liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Theo
quy định tại khoản 2 điều 9 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số
88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ thì nhà thầu tham gia dự thầu phải
đảm bảo các điều kiện sau:
- Có giấy đăng ký kinh doanh. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp được
quy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải có giấy phép bán
hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất.
- Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu
- Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay
liên doanh dự thầu. Trường hợp tổng Công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực
thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói
thầu, song song với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu (các đơn
vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Mặc dù
việc đấu thầu trong nước và đấu thầu nước ngoài là có khác nhau, nhưng không nhiều,
nên có thể khái quát trình tự tham gia đấu thầu gồm tám bước như sơ đồ sau:

13


Sơ đồ 2.1. Quy trình tham gia đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh
Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng
Tìm kiếm thông tin

Tiếp nhận xử lí sơ bộ

Lập báo cáo đánh giá

Chuẩn bị và lập HSDT

Đóng gói và nộp HSDT

Tham dự mở thầu

Tiếp nhận kết quả đấu thầu

Kí kết hợp đồng

Bước 1: Tìm kiếm thông tin
Các nhà thầu có thể tìm kiếm thông tin gói thầu qua các hình thức: truy cứu tại
trang web đấu thầu điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: muasamcong.mpi.gov.vn ; mua
bộ hồ sơ mời thầu; thông tin Internet, báo đài, tạp chí, ... Nguồn thông tin cũng có thể
xuất phát từ mối quan hệ của Công ty với bạn hàng và chủ đầu tư hoặc thông tin từ nội
bộ: tổng Công ty, các Công ty trong tổng Công ty, cán bộ công nhân viên trong Công
14


ty. Thông thường, tại PhuongDung., JSC, Công ty đã có mối quan hệ từ trước với các
bên đối tác chuyên chỉ định thầu, tư vấn lựa chọn gói thầu, khi có thông tin về một gói
thầu tiềm năng, hai bên liên hệ và trao đổi thông tin với nhau. Việc tìm kiếm thông tin
gói thầu là nhiệm vụ cơ bản của Phòng Kinh doanh Dự án.
Bước 2: Tiếp nhận xử lí sơ bộ
Sau khi tìm kiếm thông tin bao quát về gói thầu, trưởng Phòng Kinh doanh Dự án
phân công người, hoặc yêu cầu đơn vị có liên quan liên hệ với đơn vị mời thầu và tiếp
nhận xử lí thông tin liên quan đến hồ sơ mời thầu. Việc tìm kiếm và xử lí thông tin sơ
bộ nhằm mục đích đánh giá mức độ phù hợp của gói thầu với khả năng đáp ứng của
Công ty.
Trong giai đoạn tiếp nhận hồ sơ mời thầu, bên phía nhà thẩu (Công ty) cần lập kế

hoạch nghiên cứu cụ thể các thông tin sau:
− Nghiên cứu hồ sơ mời thầu:
+ Điều kiện năng lực về kinh tế - tài chính
+ Điều kiện năng lực về kỹ thuật – công nghệ
+ Điều kiện thực hiện các hợp đồng có liên quan trong quá khứ
− Khảo sát, điều tra hiện trường:
+ Khảo sát nguồn cung cấp vật tư
+ Khảo giá trên thị trường
− Nghiên cứu chế độ - chính sách của Nhà nước
+ Các chính sách khuyến mại
+ Các chính sách về thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT,…
Các cá nhân, đơn vị được phân công phải tìm hiểu kĩ lưỡng về các mặt liên quan
đến thông báo mời thầu, báo cáo phụ trách Phòng Kinh doanh Dự án. Phụ trách đơn vị
tiếp nhận thông tin, ghi vào phiếu thông tin mời thầu BM.01B.01 và báo cáo Phòng
Kinh doanh Xuất nhập khẩu.
Bước 3: Lập báo cáo đánh giá
15


Sau khi khảo sát, tìm hiểu các thông tin liên quan, Phụ trách Phòng Kinh doanh
Xuất nhập khẩu phối hợp với các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ tổng hợp thông
tin, đối chiếu với năng lực của mình để xem xét năng lực đáp ứng, đồng thời hạch toán
hiệu quả kinh tế. Khi các điều kiện về kỹ thuật, kinh tế đều khả thi và đảm bảo hiệu
quả thì Công ty quyết định tham gia dự thầu, nếu không hiệu quả (độ phức tạp quá lớn,
nguồn vốn không rõ ràng, …) có thể không tham gia dự thầu.
Trưởng Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu lập báo cáo đánh giá khả năng tham
dự thầu của Công ty theo Báo cáo đánh giá khả năng tham gia dự thầu BM.01B.02.
Trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt báo cáo đánh giá khả năng tham dự thầu và
cho ý kiến chỉ đạo.
Bước 4: Chuẩn bị và lập HSDT

Sau khi quyết định tham gia dự thầu, Công ty tổ chức lập HSDT theo các điều
kiện yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư. Phòng đấu thầu cử cán bộ có năng
lực phù hợp gói thầu tổ chức lập HSDT. Thông thường, tại PhuongDung., JSC Phòng
Kinh doanh Xuất nhập khẩu sẽ đảm nhiệm hoàn toàn công việc lập hồ sơ, nhưng có sự
giúp đỡ của các phòng ban khác. Ví dụ, phòng Kế toán chịu trách nhiệm cung cấp hồ
sơ chứng minh năng lực tài chính, phòng Kỹ thuật cung cấp Catalog tiêu chuẩn kỹ
thuật cần đáp ứng.
HSDT thường chia làm ba phần: Hồ sơ năng lực của nhà thầu; Các biểu dự thầu;
Tài liệu kỹ thuật. Sau khi đáp ứng được tất cả các yêu cầu về kỹ thuật mới xét đến giá
cả, vì vậy năng lực về kỹ thuật để tham gia gói thầu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Cần
chuẩn bị tốt và kĩ lưỡng các tài liệu kỹ thuật. Tuy nhiên việc tính toán giá cả tham gia
vào gói thầu cũng cần hợp lí, vừa đảm bảo khả năng trúng cầu cao vừa phải có lãi.
Bước 5: Đóng gói và nộp HSDT

16


Đơn vị chịu trách nhiệm lập HSDT phải sắp xếp hồ sơ, đóng dấu, đóng gói, niêm
phong tài liệu theo đúng các quy định, sau đó gửi HSDT cho đơn vị tổ chức đấu thầu
kèm theo một khoản tiền bảo lãnh dự thầu (nếu có yêu cầu) trước thời gian đóng thầu
theo quy định. Kết quả việc nộp hồ sơ được xác nhận biên bản nhận của chủ đầu tư.
Giai đoạn nộp HSDT được tính là khoảng thời gian từ khi nộp HSDT đến khi mở thầu.
Công ty phải nộp HSDT theo đúng ngày giờ quy định trong hồ sơ mời thầu.
Bước 6: Tham dự mở thầu
Đại diện lãnh đạo Công ty, Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh
doanh Dự án và các đơn vị được giao trách nhiệm chính tham dự hội nghị mở thầu. Để
việc tham gia đấu thầu có kết quả tốt, cá nhân đơn vị được cử tham gia phải chuẩn bị
đầy đủ các tài liệu, dữ liệu liên quan đến gói thầu; thực hiện đầy đủ các thủ tục do chủ
đầu tư đề ra. Trong giai đoạn này, vai trò của tất cả các phòng ban trong Công ty là
tham gia vào công tác tư vấn, giải đáp những thắc mắc của bên mời thầu, đôi khi

HSDT còn có những sai sót cần phải kịp thời sửa chữa và giải thích.
Bước 7: Tiếp nhận kết quả đấu thầu
Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu và các đơn vị được giao trách nhiệm chính
theo dõi quá trình xét thầu, khi có kết quả chấm thầu:
+ Nếu chủ đầu tư thông báo trượt thầu: Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu có
trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và lưu lại trong HSDT.
+ Nếu chủ đầu tư thông báo trúng thầu: Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu có
trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định, sau đó thay mặt Công ty đi
thương thảo và kí hợp đồng với chủ đầu tư.
Bước 8: Kí kết hợp đồng

17


Khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, đơn vị được giao phối hợp
với Phòng Kinh doanh Dự án tiến hành thẩm tra kết quả đấu thầu, xem xét các văn bản
liên quan đến việc triển khai gói thầu, chuẩn bị các tài liệu hồ sơ để cùng chủ đầu tư
thương thảo ký kết hợp đồng kinh tế, triển khai thực hiện dự án theo thời hạn nhất
định.
Sau mỗi lần tham dự một gói thầu, Công ty đều tổ chức những cuộc họp nhằm
tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau.
2.2. Nội dung trong HSDT
Mỗi gói thầu và bên mời thầu khác nhau sẽ có những yêu cầu về hồ sơ cụ thể
riêng, song nhìn chung, HSDT của Công ty thường bao gồm các nội dung sau:
2.2.1. Phần 1: Các biểu dự thầu
− Đơn dự thầu: Làm theo mẫu có sẵn, khai thông tin và trình Ban Giám đốc ký. Cần
chuẩn bị văn bản chứng thực vai trò của người ký. Các thông tin về tên bên mời thầu,
tên dự án, thời gian thực hiện gói thầu được cung cấp trong bảng dữ liệu đấu thầu. Chú
ý thời gian hiệu lực của HSDT giá dự thầu.
− Bảo lãnh dự thầu do ngân hàng cấp: Bao gồm các thông tin cần thiết như mức tiền bảo

lãnh, thời gian hạn của giấy bảo lãnh (thường ghi cụ thể trong bảng dữ liệu hoặc bằng
thời hạn hiệu lực của HSDT cộng với 30 ngày).
− Bảng tổng hợp giá dự thầu và bảng giá dự thầu của hàng hóa: Trong phần này, Phòng
Kinh doanh Xuất nhập khẩu lập giá dự thầu theo đơn giá tổng hợp và đơn giá chi tiết.
Giá dự thầu phải hợp lý, có tính cạnh tranh so với các nhà thầu khác, song vẫn phải
đảm bảo để Công ty có lãi. Vì thế, lập giá dự toán dự thầu là một khâu hết sức quan
trọng.
− Phạm vi và tiến độ cung cấp hàng hóa: Xác định thời gian, địa điểm cụ thể cung cấp
hàng hóa, lên lịch trình nghiệm thu, bàn giao.
− Điều kiện thương mại: Bên phía Công ty xác nhận những cam kết, điều kiện về điều
khoản thương mại từ phía đơn vị mời thầu đưa ra. Nội dung bao gồm: Các quy định về
18


giá thương mại; cam kết về xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa, nội dung về đóng gói, vận
chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng.
− Cam kết về tín dụng, thời gian thanh toán, bảo hành của nhà thầu
2.2.2. Phần 2: Hồ sơ năng lực
− Bảng kê khai thông tin về nhà thầu: Bao gồm giấy đăng ký kinh doanh của Công ty;
thống kê nguồn nhân lực, trình độ nguồn nhân lực; sơ đồ tổ chức và mô tả chức danh.
− Giới thiệu năng lực và kinh nghiệm nhà thầu: Công ty trình bày kinh nghiệm của mình
trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, đặc biệt trong lĩnh vực mà gói
thầu yêu cầu, thể hiện bằng việc liệt kê danh mục các công trình đã tham gia có tính
chất tương tự như gói thầu đang dự thầu.
− Bảng kê khai tình hình tài chính: Phòng Kế toán cung cấp bảng biểu, số liệu tài chính
nhằm chứng minh năng lực tài chính hiện thời của Công ty có khả năng thực hiện được
gói thầu thông qua bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty
(trong ba năm gần nhất).
2.2.3. Phần 3: Tài liệu kỹ thuật
Đây được coi là một trong những tài liệu quan trọng nhất của HSDT, là điều kiện

đầu tiên bên mời thầu xem xét và xếp hạng trong quy trình đánh giá HSDT của các nhà
thầu tham gia. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật nếu đáp ứng tất cả các điều kiện về mặt kỹ thuật
bên mời thầu đưa ra mới được thông qua và xét đến các tiêu chí tiếp theo trong bộ bộ
hồ sơ để lựa chọn ra nhà thầu trúng thầu. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật của Công ty bao gồm:
− Bản giới thiệu nhà máy cung cấp: Bao gồm các thông tin cơ bản về đơn vị sản xuất,
cung cấp mặt hàng; giấy phép kinh doanh của đơn vị đó; các chứng chỉ liên quan.
Trường hợp là nhà cung cấp nước ngoài, Công ty phải chuẩn bị tất cả các tài liệu kỹ
thuật bằng cả Tiếng Việt và ngôn ngữ của phía đơn vị cung cấp.
− Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký
tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; trong đơn dự thầu, nhà thầu
phải nêu rõ tiến độ thực hiện gói thầu phù hợp với đề xuất về kỹ thuật.
19


− Thỏa thuận liên danh ( nếu có) : Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại
diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên
đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm
trong văn bản thỏa thuận liên danh.
− Catalogue: Mô tả sản phẩm bằng hình ảnh hoặc sơ đồ kèm theo chú thích về thông số
kỹ thuật.
− Các chứng chỉ: Các chứng chỉ đã đạt được của bên nhà máy cung cấp (chứng chỉ về an
toàn chất lượng, vệ sinh môi trường,…).
2.3. Thực trạng công tác dự thầu của Công ty thời gian qua
Trong các năm qua, Công ty đã tham gia nhiều gói thầu lớn nhỏ về lĩnh vực cung
cấp thiết bị công nghiệp nặng. Kết quả công tác dự thầu của Công ty được thống kê
như bảng sau:
Bảng 2.2. Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019
ĐV
GÓI
GÓI

Tỉ đồng
Tỉ đồng
%
(Nguồn: Báo cáo công tác dự thầu thường niên năm 2019 - Phòng Kinh doanh Dự án)

Để thấy rõ hơn sự biến động về số lượng các công trình trúng thầu qua các năm
chúng ta quan sát biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019
Từ bảng phân tích và nhìn vào biểu đồ trên ta thấy số lượng các gói thắng thầu
20


của Công ty là khá cao và có sự tăng giảm qua các năm. Cụ thể: Năm 2017 Công ty
tham gia 21 gói thầu và trúng 16 gói, tỉ lệ số công trình trúng thầu là 76%. Tỉ lệ trúng
thầu năm 2018 giảm xuống còn 67%; đến 2019 tỉ lệ trúng thầu tăng lên 76%. Như vậy
số gói trúng thầu của Công ty biến đổi không đồng đều. Từ năm 2017 đến 2018 có sự
giảm rõ rệt trong tỷ lệ gói trúng thầu, điều này là do có sự xuất hiện của nhiều đối thủ
cạnh tranh trên thị trường, nhưng đến năm 2019 tình hình đã bắt đầu được cải thiện,
cho thấy sự tăng lên rõ rệt trong tỷ lệ này. Điều này chứng tỏ công tác dự thầu tại Công
ty đã có năm chưa được quan tâm chú ý nhiều. Công ty chưa đầu tư đúng mức cho
công tác dự thầu để thắng các đối thủ cạnh tranh ngày càng mạnh trên thị truờng.
Tuy số lượng các gói trúng thầu biến động không đều qua các năm nhưng giá trị
thắng thầu ngày càng tăng cao, giá trị của các gói thầu ngày càng lớn chứng tỏ uy tín
và khả năng của Công ty ngày càng được nâng cao.
Sau đây là một số công trình tiêu biểu mà Công ty đã thắng thầu trong các năm
vừa qua:
Bảng 2.4. Danh mục các gói thầu tiêu biểu của công ty
ST

Tên hợp đồng và

T

thời gian thực hiện

Tên chủ dự

Giá trị hợp

án

đồng (VNĐ)

thang máy, máy

Tổng Công

55.586.908.00

phát điện

ty Đông Bắc

0

Tên hàng hóa
Hệ thống điều hòa,

Số 99/2016/HĐKT1

QLDA ký ngày
10/03/2016

thông gió, BMS,

1000kVA, trạm xử
lý nước

2

Số 001-2016/HĐ/PDCLM ký ngày

Tủ phân phối, trạm

Chi nhánh

17.723.860.00

biến áp, cáp điện

Công ty cổ

0

29/01/2016

phần xuất
nhập khẩu
than –
21

Vinacomin
tại Hà Nội
Công ty cổ
Số 01/CLMNK33

PD/2017 ngày
02/08/2017

phần xuất

Cáp điện và phụ

nhập khẩu

kiện

24.095.588.00
0

than –
Vinacomin

4

Số 929/HĐ-VKCC
ngày 12/07/2018

Công ty

Cung cấp vật tư,

than Khe

phụ tùng khoan

Chàm –

neo

TKV
Công ty Cổ

Số 001-2015/HĐ/PD5

VCMNB ký ngày

1.596.452.000

Cáp điện phòng nổ

30/06/2019

phần than
Núi Béo -

6.146.800.000

Vinacomin

( Nguồn: Phòng Kinh doanh Dự án)

Trong những năm vừa qua Công ty đã thực hiện rất nhiều hợp đồng chủ yếu cung
cấp các loại máy móc, thiết bị hầm lò – phục vụ cho các đơn vị trong ngành than, khai
thác mỏ. Qua đó, Công ty đã tạo được mối quan hệ khách hàng thân thiết với các đơn
vị lớn thuộc tập đoàn Than như: Công ty than Khe Chàm – TKV, Công ty Cổ phần xuất
nhập khẩu than – Vinacomin, Công ty xây dựng mỏ hầm lò I – Vinacomin,…
2.4. Đánh giá quy trình đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh
Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.
2.4.1. Những thành tựu đạt được
2.4.1.1. Số lượng các gói trúng thầu tăng
Tính từ năm 2017 đến nay, cùng với nhu cầu xây lắp, sử dụng thiết bị công
nghiệp đang ngày một tăng cao, số gói thầu mà công ty tham dự thầu tăng lên đáng kể,
trong đó, số gói thầu công ty trúng thầu cũng tăng lên tạo công ăn việc làm cho nhiều
22


lao động, duy trì hoạt động của Công ty và doanh thu nhờ đó cũng không ngừng tăng
lên.
2.4.1.2. Năng lực về máy móc thiết bị, nhân lực ngày càng được nâng cao
Sau nhiều năm kinh nghiệm làm công tác đấu thầu, Công ty đã thiết lập được mối
quan hệ bạn hàng với các nhà máy uy tín, từ đó chất lượng máy móc thiết bị cung cấp
ngày càng được nâng cao. Bên cạnh sự nâng cao về năng lực máy móc thiết bị, hoạt
động đấu thầu cũng phần nào thức đẩy nhờ sự đầu tư của Công ty vào đội ngũ cán bộ
công nhân viên. Với yêu cầu ngày càng khắt khe của Chủ đầu tư, để giành phần thắng
khi tham gia đấu thầu, hàng năm Công ty luôn có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, nâng
cao chất lượng nguồn nhân lực. Đặc biệt, cán bộ làm thầu có kinh nghiệm, năng lực
khiến trình độ tổ chức, chất lượng lập HSDT tại Công ty dần chuyên nghiệp hơn.
2.4.1.3. Thị trường mở rộng, uy tín Công ty ngày càng nâng cao
Từ ngày mới thành lập, công ty mới chỉ thực hiện các gói thầu với giá vốn nhỏ,

chủ yếu trong địa bàn thành phố, nhưng đến nay địa bàn hoạt động của công ty đã mở
rộng tới các thành phố lớn như Hải Phòng, Quảng Ninh,… với giá trị gói thầu ngày
được nâng cao. Công ty đang cố gắng nỗ lực để khẳng định vị thế lớn mạnh ở thị
trường trong nước và vươn xa ra thị trường ngoài nước.
Thông qua hoạt động đấu thầu, bằng việc thực hiện các hợp đồng trúng thầu một
cách nghiêm túc, đảm bảo chất lượng và tiến độ nên uy tín Công ty ngày càng tăng lên
trong lòng các chủ đầu tư. Và qua đó mà thương hiệu của Công ty được quảng bá rộng
khắp hơn. Công ty trở thành một đối thủ cạnh tranh mạnh của các Công ty, doanh
nghiệp khác trong ngành.
2.4.2. Một số tồn tại cần khắc phục
2.4.2.1. Hạn chế về đội ngũ cán bộ làm thầu
Nhìn chung đội ngũ cán bộ tham gia công tác dự thầu của Công ty có kinh
nghiệm và trình độ chuyên môn, nhưng lại thiếu những cán bộ chuyên nghiên cứu và
tìm hiểu thị trường. Có thời điểm Công ty tham gia dự thầu nhiều gói thầu một lúc,
khối lượng công việc là rất lớn, đội ngũ cán bộ còn thiếu nên dù rất cố gắng cũng
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Hơn nữa, mỗi cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều việc
23


nên dễ bị phân tán khi làm việc, ảnh hưởng đến chất lượng HSDT.
2.4.2.2. Hạn chế về công tác marketing
Kinh tế thị trường đòi hỏi người làm công tác tiếp thị kinh doanh phải nhạy bén
với các tín hiệu thị trường, biết khai thác các lợi thế của thị trường, song do công tác
Marketing, tìm kiếm dự án, gói thầu còn yếu kém, nhiều cơ hội đã bị bỏ lỡ khá đáng
tiếc. Thông tin nhận được chưa thực sự hiệu quả, chưa nắm bắt được yêu cầu của chủ
đầu tư, việc đánh giá, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực chưa được quan
tâm đúng mức.
2.4.2.3. Công tác lập HSDT vẫn còn nhiều thiếu sót
Chất lượng lập HSDT không ổn định, đồng đều. Việc lập giá thầu, làm biện pháp
thi công, cập nhật, lưu trữ thông tin về giá cả vật tư, vật liệu đưa vào tham gia đấu thầu

đôi khi cao hơn giá trên thị trường, chi phí chung còn cao. Điều đó dẫn tới giá bỏ thầu
cao, tỉ lệ trúng thầu chưa được như mong muốn.
Máy móc thiết bị phục vụ cho công tác chuẩn bị HSDT cũng còn nhiều hạn chế.
Khi công ty tham dự nhiều gói thầu cùng lúc thì việc hoàn tất toàn bộ HSDT là rất khó
khăn, có lúc phải thuê ngoài, gây lãng phí thời gian và tiền bạc.

24


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ
NĂNG THẮNG THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG
3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty Cổ phần
Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đấu thầu là một hình thức “ mua bán” phổ
biến, nó góp phần tạo lập một môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng. Tuy
nhiên, kinh tế càng phát triển thì sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, để là người
thắng cuộc khi tham gia dự thầu càng là một vấn đề khó khăn. Do đó, các nhà thầu phải
luôn tìm hướng khắc phục những mặt hạn chế, phát huy những mặt mạnh để khẳng
định năng lực của mình. Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng
thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.
3.1.1. Nâng cao năng lực tài chính
3.1.1.1. Nâng cao chất lượng công tác đánh giá, lựa chọn dự án đầu tư
Tiết kiệm là nguyên tắc luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty cần xem xét hiệu
quả tài chính của dự án kĩ lưỡng trước khi quyết định đầu tư, tức là xem xét giữa chi
phí bỏ ra với khả năng thu hồi vốn cũng như lợi nhuận thu được từ dự án. Đồng thời,
trên cơ sở đánh giá lựa chọn dự án đầu tư, cần lên kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả, tìm
ra định hướng phát triển cho Công ty.
3.1.1.2. Xác định nhu cầu vốn và tăng cường huy động các nguồn vốn để đáp ứng các
hoạt động của Công ty

Trong nền kinh tế thị trường đồng vốn luôn được sử dụng dưới mọi hình thức để
mang lại lợi ích cho người sở hữu nó, ngược lại bất kì một hoạt động kinh doanh nào
cũng cần phải có sự tham gia của đồng vốn. Do đó, Công ty cần phải thường xuyên xác
định các nhu cầu vốn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của Công ty trong kì,
đồng thời phải tổ chức, huy động nguòn vốn đảm bảo kịp thời, đầy đủ cho các hoạt
25