Lecture Principle of inventory and material management - Lecture 2: Introduction to Materials Management

Lecture 2
Introduction to Materials Management

Books
•
Introduction to Materials Management, Sixth Edition, J. R. Tony Arnold, P.E., CFPIM, CIRM, Fleming 
College, Emeritus, Stephen N. Chapman, Ph.D., CFPIM, North Carolina State University, Lloyd M. 
Clive, P.E., CFPIM, Fleming College
•
Operations Management for Competitive Advantage, 11th Edition, by Chase, Jacobs, and Aquilano, 2005, 
N.Y.: McGraw­Hill/Irwin.


Operating Environment

•
•
•
•

Government
Economy
Competition
Quality
– Order qualifiers
– Order winners


Delivery Lead Time

•

•
•
•

Engineer to order
Make to order
Assemble to order
Make to stock


Supply Chain Concepts

•
•
•

1970’s JIT (Toyota)
1980­90’s Enterprise Resource Planning (ERP)
Currently Supply Chain Management (SCM)
–

Flow of Materials, information, and $$$$$$

Suppliers’ 
Suppliers

Direct
Suppliers

Producer

Distributor

Final
Consumer


Conflicts in Traditional Systems
•

Four Main Objectives to get most Profit:
–

Provide best customer service

–

Provide lowest production                           costs

–

Provide lowest inventory                     investment

–

Provide lowest                                 distribution 
costs


Conflicts in Traditional Systems

•

•

Is there any conflict in the objectives of best 
customer service, lowest production costs, and 
lowest inventory investment? Why?

How can the conflicts be managed?


Conflicts in Traditional Systems
Marketing
w

w

w

Maintain high 
inventories

Finance
w
w

Interrupt 
production runs
Create extensive 
and costly 

distribution 
system

w

w

Reduce inventory
Decrease plants
and
warehouses
Use long
production
runs
Manufacture to
customer
order

Production
w

w

Make long
production
runs
Maintain high
inventories of
raw materials
and WIP

What is Materials Management?
The grouping of management functions 
supporting the complete cycle of material 
flow, from the purchase and internal 
control of production materials to the 
planning and control of work in process to 
the warehousing, shipping, and distribution 
of the finished product
APICS Dictionary, 8th Edition


Management Make/Buy Considerations
   Reasons for Making
•
•
•
•

•
•
•

          Reasons for Buying

lower production cost
unsuitable suppliers
assure adequate supply
utilize surplus labor and make a 

marginal contribution
obtain desired quantity
remove supplier collusion
obtain a unique item that would 
entail a prohibitive commitment 
from the supplier

•
•
•
•
•

•

lower acquisition cost
preserve supplier commitment
inadequate capacity
reduce inventory costs
ensure flexibility and alternate 
source of supply
product improvements may be 
difficulty because it is a sideline


Objectives of Materials Management
•

•

Maximize the use of the firm’s resources
•
Manufacturing Planning and Control
Provide the required level of customer service
•

Customer service means being able to provide the 
customer the right quality, quantity, time, place, 
price


Manufacturing Planning & Control
•

Production Planning
•
•
•
•

Forecasting
Master Planning
MRP      
Capacity Planning

–

 Implementation and 
 Control

–

 Inventory Management


Manufacturing and Control System
•

Inputs
➀

 Bill of Material
•

•

Describes the 
components used to 
make the product
Describes the 
subassemblies at 
various stages of 
manufacturer


 Inputs (continued)
➁

Process Specifications
•

•
•
•

➂
➃
➄

Operations required to make the product
Sequence of operations
Equipment and accessories required
Standard time required to perform each operation

Time needed to perform operations
Available facilities
Quantities required


Physical Supply/Distribution

•

Activities include
–
Transportation
–
Distribution Inventory
–
Warehousing 

Physical Supply/Distribution
3
3
3

Packaging
 Materials Handling
 Order Entry


What is Value Added?
The actual increase of utility from the viewpoint of 
the customer as a part is transformed from raw 
material to finished inventory. It is the 
contribution made by an operation or a plant to 
the final usefulness and value of a product, as 
seen by the customer. The objective is to 
eliminate all non­value­added activities in 
producing and providing a good or service.
APICS Dictionary, 8th Edition


Supply­Production­Distribution System
Raw Materials
S
U
P
P
L

I
E
R

Physical
Supply

Processing

Manufacturer

Manufacturing
Planning and
Control

Finished Goods

Distribution
System

Physical Distribution

C
U
S
T
O
M
E
R

Manufacturing Planning & Control
•

Production Planning
•
•
•
•

Forecasting
Master Planning
MRP      
Capacity Planning

–

 Implementation and 
 Control

–

 Inventory Management


Competitive Dimensions
1.

Cost

Make it cheap

2.

Quality (product & process)

Make it good

3.

Delivery Speed

Make it fast

4.

Delivery Reliability

Deliver as promised

5.

Demand Management

Handle Changes in Demand

6.

Variety 

Make more than one type

7.

Innovation

First mover advantage


Competitive Dimensions

All of the competitive dimensions are important…
why not try to excel along every one?


Competitive Dimensions and Trade­offs

Trade­offs

Trade­offs: Decisions that arise because of the 
inability of processes to excel simultaneously 
across all competitive dimensions.


Which Dimensions Should Be the Focus?
Order winners: Criterion that differentiates one firm 
from another.
Examples: Cost (Southwest Airlines), service quality 
(Ritz­Carlton Hotels), Flexibility (Dell)

Order qualifier: Criterion that permits the firm’s 
products to even be considered for purchase.
Example: basic quality necessary to be considered a 
good car (consumer reports).


Example

Southwest Airlines overall corporate strategy is to 
“serve price­ and convenience­sensitive customers.”
Corporate Strategy

Finance
Strategy

Marketing 
Strategy

Operations 
Strategy


Developing an Operations Strategy
1.

2.

3.

4.

Segment the market according to the product group.  
Example: High­end vs. low­end consumers
Identify (a) product requirements, (b) demand patterns, (c) 
profit margins.  Example: many components, seasonal, 
low demand, high profit margin.
Determine the order winners and order qualifiers.  Example: 
delivery speed (winner), cost (qualifier)  
Convert order winners into specific performance 
requirements.  Example:  Must sell at or below $600


Developing an Operations Strategy
The next step is to analyze the process level…
1.

2.

3.

Define the complexity and volume of your 
product/service.
Define whether you offer few specific products/services 
or highly customized products/services.
Determine product design, process design, supply chain 
design, supplier relations, capacity management plan 
& technology choice