Quy dinh ve hoi nhap moi truong lam viec

QUY ĐỊNH
HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
I.

MỤC ĐÍCH:

−Xác đònh rõ trách nhiệm, quyền hạn Phong Nhân Sự và
các Trưởng Đơn Vò đối với CBCNV mới.
−Giúp cho CBCNV tân tuyển hội nhập vào môi trường
làm việc của Công ty và nhanh chóng nắm bắt công
việc mới.
−Giúp cho các đơn vò có khả năng thiết kế một chương
trình hội nhập vào môi trường làm việc vừa hoàn
chỉnh về nội dung, vừa phù hợp với điều kiện SXKD
thực tế của Công ty/Đơn vò cũng như trình độ của
CBCNV mới.

II.

TIẾN TRÌNH HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC:

2.1 Đối tượng - Phạm vi áp dụng:
− Đối tượng: Tất cả CBCNV mới tuyển không phân biệt
dạng hợp đồng lao động, vò trí tuyển dụng, tuổi tác,
giới tính, nơi làm việc, đã từng làm việc tại Công ty
hay chưa đều thuộc đối tượng áp dụng của qui đònh
này.
− Phạm vi áp dụng: Qui đònh này có giá trò áp dụng trong
tất cả các đơn vò: trong Công ty bao gồm cả các chi
nhánh, đơn vò đóng tại các tỉnh, thành phố khác.
2.2 Trách nhiệm thực hiện:

− Phong NS: thực hiện đối với CBQL cấp Trưởng/Phó đơn
vò trực thuộc Công ty, Giám đốc và CBCNV khác trực
thuộc khối các Phòng Công ty.
− Các Ngành: PNS Ngành thực hiện đối với CBQL cấp
Phó Giám đốc XN, Phó Phòng trực thuộc Ngành, Quản
đốc Xưởng trực thuộc Ngành, Trưởng/Phó Phòng trực
thuộc Xí Nghiệp và CBCNV các Phòng trực thuộc
Ngành không thuộc đối tượng nêu trên.
− CBCNV khác tại từng Xí Nghiệp do PNV Xí Nghiệp thực
hiện.
2.3 Tiến trình hội nhập:
Tiến trình hội nhập được bắt đầu kể từ khi quyết
đònh tuyển dụng được phê duyệt và kéo dài từ 3-6


tháng, tùy theo đối tượng (CBQL, CBĐH: 6 tháng; CNV khác:
3 tháng)
Quá trình hội nhập gồm các giai đoạn sau:
2.3.1
Giai đoạn chuẩn bò trước khi CBCNV đến
nhận việc:
Trưởng đơn vò có trách nhiệm thông báo trong toàn
đơn vò về thời điểm CBCNV mới đến nhận việc và công
việc của CBCNV đó. Ngoài việc yêu cầu toàn thể CBCNV
trong đơn vò hoan nghênh và giúp đỡ CBCNV mới, Trưởng
Đơn vò còn có trách nhiệm chỉ đònh một người đồng
nghiệp với nhân viên mới làm nhiệm vụ hướng dẫn
trong suốt tuần lễ đầu tiên.
Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:
- Chuẩn bò Bảng Mô Tả Công Việc.

- Chuẩn bò Chương Trình Thử Việc.
- Chuẩn bò các phương tiện cho nhân viên mới.
- Thời gian biểu cho tuần lễ làm việc đầu tiên.
- Bảng giới thiệu tóm tắt về đơn vò.
- Các tài liệu về đơn vò cần thiết để CBCNV mới đọc
trong 2-3 ngày đầu tiên.
2.3.2 Giai đoạn huấn luyện:
a.) Trách nhiệm của bộ phận nhân sự:
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân viên mới (Biểu mẫu
Hướng dẫn hội nhập), nội dung hướng dẫn:
- Hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Quá trình hình thành và phát triển công ty.
- Sơ đồ tổ chức công ty/ đơn vò và giải thích các mối
quan hệ trong sơ đồ.
- Nội quy lao động Công ty và đơn vò.
- Chính sách và thủ tục công ty về HĐLĐ, HĐTV, thủ
tục thử việc và đánh giá thử việc.
- Các chính sách và thủ tục nhân sự.
- Chính sách/các qui đònh về khoán lương/phân phối
tiền lương của Công ty/đơn vò, chế độ lương bổng,
khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
- Qui đònh về đi công tác và thanh toán công tác phí.
- Qui đònh sử sụng văn phòng phẩm, máy fax.
- Qui đònh về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.
b) Trách nhiệm của Trưởng Đơn vò:
 Tuần lễ đầu tiên hội nhập:
Để giảm bớt lo âu của nhân viên mới trong ngày
làm việc đầu tiên, Trưởng Đơn vò có trách nhiệm tạo ra

môi trường làm việc thân thiện. Những việc Trưởng Đơn
vò có trách nhiệm thực hiện trong ngày làm việc đầu
tiên của nhân viên mới bao gồm:
- Nói lời chào mừng và thảo luận với họ về kế
hoạch ngày làm việc đầu tiên.
- Đưa nhân viên mới đến nơi làm việc của họ.
- Đưa nhân viên mới đi tham quan toàn đơn vò và các
nơi làm việc liên quan đồng thời giới thiệu họ với
các nhân viên khác.
- Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên mới và
giải thích cho họ các công việc được ghi trong bảng
mô tả công việc.
- Giới thiệu và hướng dẫn các chính sách, thủ tục
của các đơn vò bao gồm:
+ Qui đònh về hội họp.
+ Qui đònh về trách nhiệm CBCNV.
+ Triết lý phục vụ khách hàng của đơn vò.
+ Qui đònh về bảo mật thông tin.
+…
- Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết.
- Tạo mối quan hệ phối hợp giữa CBCNV cũ và CBCNV
mới.
- Giới thiệu nhân viên mới với người bạn đồng
nghiệp chòu trách nhiệm hướng dẫn trong tuần lễ
đầu tiên, bao gồm các công việc:
+ Hướng dẫn sử dụng các thiết bò máy tính phục
vụ cho công việc.
+ Hướng dẫn cách sử dụng điện thoại, email,
Internet, các phần mềm liên quan công việc (nếu
có).

+ Qui đònh về quản lý và sử dụng tài liệu, hồ sơ
đơn vò.
+ Qui đònh về thời gian làm việc.
+ Chỉ dẫn vò trí các nhà vệ sinh, nơi nghỉ giải
lao, nhà ăn giữa ca, nơi để xe.
+ Giao sổ tay nhân viên, chìa khoá, dụng cụ,
phương tiện làm việc cần thiết cho công việc của
họ.
+ Hướng dẫn nhân viên mới đi ăn trưa.


Giai đoạn huấn luyện chuyên môn:

Giai đoạn này bắt đầu từ tuần lễ thứ 2 cho đến khi kết
thúc tiến trình hội nhập môi trường làm việc. Các công
việc được tiến hành trong giai đoạn này bao gồm:


-

Trưởng đơn vò giao chương trình thử việc và hướng
dẫn phương pháp thực hiện các công việc trong
chương trình thử việc.

-

Trưởng đơn vò giải thích chi tiết về công việc dựa
vào bản MTCV, hướng dẫn cách thức thực hiện bao
gồm cả các mối quan hệ với công việc, đồng
nghiệp khác và chỉ rõ mục tiêu mà đơn vò kỳ

vọng ở nhân sự mới.

-

Trong thời gian thử việc, Trưởng đơn vò có trách
nhiệm gặp gỡ nhân viên mới ít nhất 2 giờ/tuần
để thảo luận về các vấn đề khó khăn thường lệ
của công việc và cách thức tránh hoặc vượt qua
các vấn đề đó.

-

Trưởng đơn vò có trách nhiệm cử CBCNV có kinh
nghiệm theo dõi và hướng dẫn nhân viên trong
suốt thời gian hội nhập:
+ Thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể.
+ Cách thức kiểm tra công cụ làm việc, nhận dụng
cụ, vật tư, hồ sơ, tài liệu.
+ Cách thức sử dụng các phương tiện BHLĐ, ATLĐ,
phòng ngừa cũng như tường trình các sự cố tai nạn
tại nơi làm việc.

III.

Bố trí sắp xếp các khóa đào tạo theo phương án
đào tạo đã xây dựng.

ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH HỘI NHẬP:

3.1 Đối tượng - Phạm vi áp dụng:

− Đối tượng: Tất cả CBCNV tân tuyển từ Trưởng/Phó
Phòng trực thuộc Xí Nghiệp trở lên và CBCNV trình độ
đại học.
− Phạm vi áp dụng: Qui đònh này có giá trò áp dụng trong
tất cả các đơn vò: Ngành, Phòng Phòng Công ty bao
gồm cả các chi nhánh, đơn vò đóng tại các tỉnh,
thành phố khác.
3.2 Trách nhiệm thực hiện:
− Phòng NS kết hợp với Trưởng Đơn vò: thực hiện đối với
CBQL cấp Trưởng/Phó đơn vò trực thuộc Công ty, Giám
đốc Xí Nghiệp, Trưởng Phòng trực thuộc Ngành và
CBCNV khác trực thuộc khối các Phòng, Phòng, chi
nhánh Công ty.


− Các Ngành: thực hiện đánh giá với đối tượng CBQL
cấp Phó Giám đốc XN, Phó Phòng trực thuộc Ngành,
Quản đốc Xưởng trực thuộc Ngành và CBCNV trình độ
đại học các Phòng trực thuộc Ngành.
− Các Xí Nghiệp: thực hiện đánh giá Trưởng/Phó Phòng
trực thuộc Xí Nghiệp và CBCNV trình độ đại học.

3.3 Đánh giá trong thời gian hội nhập:
Trong thời gian thử việc đònh kỳ 02 tuần/lần, Trưởng đơn
vò có trách nhiệm thực hiện đánh giá, nhận xét quá trình
làm việc, tác phong và đề ra kế hoạch làm việc của 02
tuần tiếp theo cho đến khi kết thúc thời gian thử việc (theo
biểu mẫu đánh giá hội nhập đính kèm)
- Cuối thời gian thử việc: Trưởng đơn vò có trách nhiệm
đánh giá kết quả thử việc với các nội dung sau:

+ Kết quả thực hiện chương trình thử việc.
+ Sự chấp hành nội qui, kỷ luật của công ty.
+ Trưởng đơn vò phải mạnh dạn đề xuất rút ngắn thời
gian thử việc với nhân viên có năng lực, nhiều triển
vọng và đề xuất chất dứt thời gian thử việc trước thời
hạn nếu kết quả công việc hoặc tính cách, tố chất
của nhân viên không phù hợp yêu cầu công việc.
- Trong thời gian hội nhập (kể từ khi kết thúc thử việc),
đònh kỳ hàng tháng Trưởng đơn vò tiếp tục thực hiện đánh
giá trong thời hạn: 06 tháng đối với CBQL, 03 tháng đối với
nhân viên trình độ CĐ trở lên; nội dung đánh giá:
+ Kết quả công việc đã thực hiện trong suốt thời gian
hội nhập.
+ Khả năng thực hiện các công việc trong bảng MTCV.
+ Mức độ am hiểu các quy đònh, nội quy công ty.
IV.
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN TRONG VIỆC CHUẨN BỊ
PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CHO CBCNV:

4.1
-

Trưởng Đơn vò:

Trước khi CBCNV mới đến nhận việc ít nhất 01 ngày,
Trưởng đơn vò có trách nhiệm lập bảng danh mục
các phương tiện làm việc cần thiết để CBCNV mới
có thể hoàn thành những nhiệm vụ được quy đònh
trong bảng MTCV, trường hợp đơn vò chưa có sẵn
phương tiện làm việc (như yêu cầu), Trưởng đơn vò

phải lập phiếu đề nghò cung cấp gửi đến các đơn
vò có trách nhiệm liên quan để thực hiện.
-

Tổ chức kiểm tra tình trạng của các phương tiện làm
việc nói trên và tập kết tại nơi làm việc trong
ngày làm việc đầu tiên của CBCNV mới. Trường
hợp có phương tiện dùng chung, Trưởng đơn vò phải
chỉ đònh rõ phương tiện dùng chung đó bao gồm cả
vò trí đặt, cất giữ chúng.

4.2

Trưởng Phòng Nhân Sự:

Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng Phòng NS trong
việc chuẩn bò phương tiện làm việc đối với đối tượng
là CBQL trực thuộc Công ty được quy đònh như sau:
-

Trưởng Phòng NS có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc
các đơn vò liên quan trong việc chuẩn bò/cung ứng
các phương tiện làm việc và kiểm tra lần cuối
trước khi nhân sự mới đến nhận việc.

-

Nếu nhận thấy việc chuẩn bò chưa tốt có thể ảnh

hưởng đến khả năng hội nhập của nhân sự mới,
Trưởng Phòng NS có quyền dời thời điểm mời nhận
việc đến 7 ngày và Trưởng đơn vò liên quan phải
hoàn toàn chòu trách nhiệm về hậu quả việc
chậm trể này (nếu có).

-

Để có thể giải quyết kòp thời việc chuẩn bò các
phương tiện làm việc cần thiết cho nhân sự mới,
Trưởng Phòng NS có quyền:
+ Huy động nhân sự các đơn vò (thông qua Trưởng
đơn vò) có chức năng về sửa chữa điện, vi tính,
mạng, máy văn phòng... để thực hiện các công
việc nhằm chuẩn bò phương tiện làm viêc cho
nhân viên mới.
+ TUN.TGĐ phê duyệt các phiếu đề xuất mua
sắm/sửa chữa phương tiện làm việc với mức
tương đương từ 1.000.000đồng/người trở xuống: áp
dụng trong trường hợp chuẩn bò phương tiện làm
việc cho CBQL.
+ Trưởng Phòng NS chòu trách nhiệm trước TGĐ nếu
nhân sự mới vào làm việc mà thiếu các phương
tiện làm việc cần thiết theo yêu cầu công việc.

4.3
-

Trách nhiệm kiểm tra:

Phòng NS có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc
thực hiện qui đònh này.


-

Căn cứ vào trách nhiệm thực hiện được quy đònh tại
mục 3.3 của quy đònh này, các đơn vò có trách
nhiệm theo dõi quá trình hội nhập của CBCNV tân
tuyển:

+ Gặp gỡ trao đổi với CBNV mới và Trưởng đơn vò
của họ ít nhất 1 tháng/ lần để nắm bắt tình hình hội
nhập; các khó khăn vướng mắc, tâm tư nguyện vọng
của CBNV tân tuyển.
+ Hỗ trợ họ giải quyết các khó khăn. Nếu vượt
quá thẩm quyền báo cáo cấp trên xem xét giải quyết.
+ Tìm hiểu, động viên và có biện pháp phù hợp
đối với các trường hợp khó hội nhập, dao động tư
tưởng.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

-

Qui đònh này có giá trò áp dụng kể từ ngày Phòng hành
có hiệu lực. Mọi qui đònh trước đây trái với qui đònh này
sẽ không có giá trò thực hiện.

-

Trưởng Phòng Nhân sự và các Trưởng đơn vò trực thuộc
Công ty có trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn cho
toàn thể CBCNV biết và thực hiện đúng qui đònh này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc
các Trưởng đơn vò có trách nhiệm báo cáo cho Phòng NS
hướng dẫn giải quyết hoặc nghiên cứu đề xuất TGĐ bổ
sung, hiệu chỉnh quy đònh cho phù hợp.

-

Biểu mẫu đính kèm:
Form 01 Chuong trinh thu viec
Form 02 Huong dan nhan viec
Form 03 Danh gia hoi nhap