Tài liệu Môi trường làm việc cho nhân viên - đôi điều cần nói! pdf

Môi trường làm việc cho nhân viên - đôi điều cần nói!









Các nhân viên thông minh đang ngày một nhận diện rõ ràng hơn tầm quan trọng
của sự cân bằng tại môi trường làm việc với yếu tố thư giãn và vui vẻ. Đối với họ,
chuyện lương bổng nhiều khi chưa hẳn là yếu tố quan trọng nhất để giữ chân và gắn
bó lâu dài với công ty.

Khi mà các nhân viên sử dụng email, tin nhắn, công cụ trò chuyện trực tuyến (chát) hay
các diễn đàn dành cho những cuộc giao tiếp không chính thức, các phòng nghỉ giải lao,
phòng ăn và nhà bếp trong thế giới kinh doanh bắt đầu trông như những di tích của một
thời đại analog.

Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tra trực tuyến và thấy rằng
có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹ tin rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được
tiếp xúc gần gũi với các đồng nghiệp mỗi ngày. Và có đến 30% số người được hỏi nói
rằng môi trường làm việc của họ hiện không khích lệ được các giao tiếp và cộng tác tự
nhiên - một yếu tố mà khiến nhiều công ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của
mình.

Trong một vài trường hợp, điều này liên quan tới việc bố trí sao cho hai nhân viên có thể
gặp gỡ nhau hoàn toàn riêng tư. Hay các trường hợp khác đó là một sân bóng rổ của công
ty cho các cuộc vui đùa.

Dù thế nào, mục tiêu luôn là duy nhất: để đẩy mạnh giao tiếp giữa các đồng nghiệp công
ty và nâng cao lợi nhuận kinh doanh từ những ý tưởng sáng tạo và tinh thần làm việc cao.

“Có rất nhiều lý do hợp lý để có những khu vực giao tiếp không chính thức”, Jay Brand,
nhà tâm lý học kinh doanh tại hãng sáng tạo Haworth, Mỹ, cho biết. Jay khuyên các công
ty nên thận trọng lên các kế hoạch cho những khu vực này và xác định những giá trị nào
được các nhân viên mong đợi để đem lại sự thoả mãn và hiệu suất công việc cao hơn.

Theo Jay, việc gia tăng các giao tiếp chính thức và ngẫu nhiên trong công ty về dài hạn sẽ
đem lại không ít lợi ích.

Giám sát công sở và Phản hồi của nhân viên

Một số công ty đã dành hàng tháng trời để thăm dò các nhân viên để biết được các cuộc
trao đổi, họp bàn diễn ra như thế nào và ở đâu là thích hợp nhất. Thách thức sau đó chính
là cân bằng được các phản hồi này với thực tế.

Gervais Tompkin, giám đốc hãng thiết kế Gensler, cho biết: “Khi mọi người nói với bạn
về những gì họ làm tại công sở, họ đang nói với bạn những gì họ tin tưởng hay mong
muốn được làm”. Gensler và nhiều công ty thiết kế khác thường tiến hành điều tra với sự
giám sát công sở, chẳng hạn như đi lại xung quanh văn phòng khoảng 1 hoặc 2 giờ một
lần để xem các nhân viên đang làm gì.

Đó cũng là cách thức được hãng thiết kế nội thất và kiến trúc VOA áp dụng khi phải tiến
hành cấu trúc, sắp xếp lại văn phòng làm việc vốn khá thảm hại và lộn xộn. Sau 16 năm
không có thay đổi gì trong văn phòng làm việc trong khi tiếp nhận hàng trăm nhân viên
mới, VOA nhận thấy đã đến lúc có chiếc áo mới.

Vì vậy, các nhà quản lý của VOA có các cuộc gặp riêng với hầu hết các nhân viên và
thường xuyên dạo quanh văn phòng làm việc của hãng. VOA cũng tổ chức các cuộc bàn

thảo quy mô lớn để có được sự đồng thuận đối với vài thiết kế quan trọng, chẳng hạn như
kiểu không gian cộng đồng nào sẽ thích hợp.

Những thay đổi không gian cho các tập thể


Một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất đó là cách bố trí sắp xếp hiện tại không tạo
điều kiện thuận lợi cho các giao tiếp xã hội trong công ty. Robert Skelton, giám đốc hành
chính của VOA: “Kể từ khi lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhiều nhân viên đã
lên tận sân thượng để hút thuốc và họ thích thú điều này. VOA đã lên kế hoạch thiết kế
các phòng nhỏ tại các góc của văn phòng làm việc – nơi mà các nhân viên có thể nhâm
nhi chén cà phê hay nấn ná lại trò chuyện với nhau”.

Một sự quan sát nữa mà VOA nhận ra đó là trong khi hầu hết các công việc tại hãng được
thực hiện qua các nhóm nhỏ tối đa 5 người, thì chỉ có duy nhất một nơi để mọi người họp
bàn: phòng hội thảo lớn và chính thức.

“Không có nơi nào cho 5 người gặp gỡ cả”, Robert Skelton nhận định. Do đó, VOA cũng
cho xây dựng nhiều phòng họp nhỏ hay các góc hóc mát – nơi hoàn hảo cho các cuộc
thảo luận không chính thức giữa các thành viên tập thể.

Giờ đây tại VOA các nhóm nhân viên 5 người thường xuyên gặp gỡ đến nỗi các phòng
nhỏ phải được đăng ký trước hàng tuần. Và Robert cho biết ông phải sử dụng các “chỗ
kín đáo” trong hành lang một cách thường xuyên do mọi nhân viên quá gần gũi với ông.
“Nếu ai đó muốn bàn bạc và không muốn ngắt quãng công việc của người khác, họ sẽ
đến những chỗ kín đáo riêng biệt sẵn có”, Robert cho biết.

Ngắt quãng cho giải trí và các trò chơi

Những không gian chung quy tụ mọi người gần gũi với nhau trong công việc có thể rất

thuận tiện, song đôi lúc việc tạo ra cảm giác của khoảng cách cũng không kém phần quan
trọng.

Đó là những gì các nhà quản lý tại hãng Principal Financial Group áp dụng sau khi nghe
thấy nhiều lời phàn nàn từ các nhân viên rằng văn phòng làm việc tại trụ sở chính quá
căng thẳng và sức ép. Từ đấy, “High Street Retreat” (Rút lui xa lộ) - một câu lạc bộ thể
thao nhân viên rất gần với văn phòng làm việc – đã ra đời. Nó được thiết kế cho rất nhiều
môn thể thao, trò chơi khác nhau, như pinball, bóng đá mini, hockey, sách vở, máy bán
đồ,....

Câu lạc bộ đem lại cho các nhân viên cơ hội để tạm dừng suy nghĩ về công việc trong khi
giải trí vui chơi - một điều mà theo CEO Rhonda Clark-Leyda là thực sự giá trị với họ và
với công ty.

“Các nhân viên cảm thấy thoả mãn và làm việc hiệu suất hơn, còn công ty được tận
hưởng doanh thu gia tăng, giảm các chi phí liên quan tới stress và nhân viên xin nghỉ
phép”, Rhonda cho biết.

Những trợ giúp nhãn hiệu và tuyển dụng

Những khu vực giải trí, thư giãn sáng tạo có thể đem lại cho các nhân viên cơ hội giao
tiếp với nhãn hiệu công ty. Một tập thể sáng tạo nội bộ đã thiết kế môi trường làm việc
mới tại Zune, một công ty âm nhạc di động trực thuộc Microsoft. Cảm hứng từ thẩm mỹ
và thiết kế của máy nghe nhạc Zune, các nhân viên đã xây dựng một không gian được
thiết kế nhằm hợp nhất các nhân viên với môi trường và trải nghiệm âm nhạc.

Có một khu DJ trong phòng cà phê - nơi mà các nhân viên có thể trình diễn năng khiếu
DJ âm nhạc của mình hàng tuần trong cuộc thi “Release Your Inner DJ”. Không chỉ vậy,
bất cứ nơi nào trong không gian làm việc cũng mang dấu ấn của âm nhạc, của máy nghe
nhạc June và của những âm thanh du dương. “Chúng tôi muốn mang nhãn hiệu tới cuộc

sống của từng nhân viên”, Jason Reindorp, giám đốc tiếp thị của Zune, cho biết.

Và những không gian làm việc, mang tính cộng tác còn thu hút nhiều nhân viên triển
vọng đến làm việc. Với suy nghĩ đó, hãng PopCap
GamesVà những không gian làm việc,
mang tính cộng tác còn thu hút nhiều nhân viên triển vọng đến làm việc. Với suy nghĩ đó,
hãng PopCap Games, Mỹ đã thiết kế các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hết sức đặc biệt,
theo đó các ứng viên thấy được căn phòng giải trí (rumpus
roomVà những không gian
làm việc, mang tính cộng tác còn thu hút nhiều nhân viên triển vọng đến làm việc. Với
suy nghĩ đó, hãng PopCap Games, Mỹ đã thiết kế các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hết sức
đặc biệt, theo đó các ứng viên thấy được căn phòng giải trí (rumpus room) được trang bị
đầy đủ các máy Xbox, máy chơi bóng đá, chơi pingpong, các trường kỷ thư giãn và
nguồn nước giải khát vô tận.