Quản lý Ký Túc Xá đại học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
--------------------------------

Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên
Lớp môn học: AAS7182020.001
BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

Hà Nội – 08, 2020


TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
--------------------------------

Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên
Lớp môn học: AAS7182020.001
BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

Hà Nội – 08, 2020

2


Lời nói đầu

Thời đại ngày nay con người rất chú trọng đến việc học tập và bồi bổ kiến thức , vì
vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều . Đa phần là sinh viên
từ các tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết .Sinh viên tỉnh ở các trường
thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phòng không quá
đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt. Nhưng đa phần hiện nay , các ký túc xá của
các trường đại học đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý ký túc
xá của mình . Việc lượng sinh viên đăng ký vào quá nhiều dẫn đến việc quản lý gặp
khó khăn .Nhân viên phải ghi chép rất nhiều và đôi khi còn nhầm lẫn.Việc này dẫn
đến việc thông tin sinh viên bị sai sót hoặc có thể dẫn đến việc thất thoát tiền của.
Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý ký túc
xá cần thiết và phù hợp với nhà trường.

3


Mụ c lụ c
Lời nói đầu…………………………………………………………………………….3

4


Chương 1: Khảo sát hệ thống

1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản

• Đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ thuê phòng của sinh viên
• Kiểm soát việc sinh viên nhận ,trả phòng
• Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót
1.1.2. Cơ cấu tổ chức

• Bộ phận lễ tân:
o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên
o Nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin của sinh viên
o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
o Thu tiền điện-nước hàng tháng
• Bộ phận quản lý sinh viên
o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX của sinh viên
o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
o Kiểm tra phòng và tài sản
o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã
nhập

• Bộ phận quản lý điện nước
o Kiểm tra đồng hồ điện nước
o Ghi lại chỉ số điện nước và tính toán tiền điện nước hàng tháng
o Cập nhật và kiểm tra hệ thống quản lý điện nước
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

1.1.3.1

. Các quy trình nghiệp vụ

o Quản lý sinh viên vào KTX
5


o Xử lý sinh viên ra khỏi KTX
o Kiểm tra đối chiếu lại
o Quản lý điện,nước

1.1.3.2. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
• Quản lý sinh viên vào KTX
o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận lễ tân tiếp
đón và tiếp nhận yêu cầu thông qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá (MB1)
(1).Sau đó bộ phận lễ tân sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh viên xét duyệt
hồ sơ của sinh viên(2).

o Sau khi xét duyệt bộ phận quản lý sinh viên sắp xếp phòng cho sinh
viên(3) và thông báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý bộ
phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng thuê phòng (MB5) với
sinh viên(4).Sau khi hoàn tất thủ tục bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn
sinh viên lên nhận phòng (5).

o Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên thẻ
lưu trú (MB2)(6). Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của
sinh viên vào hệ thống quản lý (7)

• Xử lý sinh viên ra khỏi KTX
o Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu
cầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)(8) và gửi lên bộ
phận quản lý xét duyệt(9)

o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại
o Sau khi sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ
thống quản lý sinh viên(10)

• Kiểm tra đối chiếu lại
o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận lễ tân đã
nhập(11)

o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất trước khi
đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX(12)

6


o Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì
sinh viên phải bồi thường theo quy định của KTX

o Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý SV sẽ thông báo với bộ phận lễ tân để
hoàn tất việc trả phòng(13)

• Quản lý điện,nước
o Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của
từng phòng(14)

o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính toán chi
phí(15).Sau đó lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau cùng là gửi đến
bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân thu tiền điện nước của sinh viên(17)
1.1.4. Mẫu biểu

• Đơn đăng kí vào ở ký túc xá (MB1)
BAN QUẢN LÝ KTX
TRƯỜNG ĐẠI HỌC………
PHIẾU ĐĂNG KÝ Ở KÝ TÚC XÁ
Họ tên :………………………… .Mã SV:……………………..
Ngày sinh:……………………… Giới tính: …………………
Nơi sinh: …………………………………………..
Mã lớp:………….Email:………………………………………..
Địa chỉ thường trú,điện thoại liên hệ với gia đình:…….............

………………………………………………………………....
Đăng ký loại phòng:………………………..
Điện thoại di động:……………………………………….
Tôi cam kết chấp hành nội quy ký túc xá.
………….,ngày…..tháng…...năm……
Người đăng ký
(ký và ghi rõ họ tên)

7


• Thẻ lưu trú(MB2)

BAN QUẢN LÝ KTX
Số:……..
THẺ LƯU TRÚ
Họ tên sinh viên:
Ngày sinh:

Lớp:

Khoa:

Nội trú phòng:
Ngày……..Tháng……….Năm……….

Giám đốc
(Ký và ghi rõ họ tên)

• Đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc
ĐƠN XIN CHUYỂN RA KHỎI KÝ TÚC XÁ
Kính gửi: Ban quản lý KTX
Em tên là:………………………………..
Ngày sinh:………………… Mã SV:……………………………
Hiện em đang ở phòng:………..Nhà:……………….
Em

viết

đơn

này

để

xin

chuyển

ra

khỏi

KTX

với

lý

do :

……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..
Kính mong ban quản lý ký túc xá giải quyết cho em được ra khỏi ký túc xá.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội,ngày

tháng

Người viết đơn

8

năm


• Hóa đơn điện-nước(MB4)

BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ
Phiếu số:
HÓA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC
Ngày…….Tháng……….Năm…….
Phòng:…
Tên SP

Định

Chỉ

số Chỉ

mức

đầu

cuối

số Tiêu thụ

Vượt

Đơn giá

mức

Thành
tiền

Nước
Điện
Tổng số sản phẩm:2

Tổng số tiền:

Ngày

tháng

Người thu tiền

• Hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú(MB5)

9

năm


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ CHỖ Ở NỘI TRÚ
Hôm nay,ngày…….tháng……năm………..;Tại trường…………………
Hai bên gồm:
BÊN CHO THUÊ (Bên A): TRƯỜNG………………………………….
Đại diện:……………………….. Đơn vị công tác:……………………..
Chức vụ:………………………..Số điện thoại:…………………………
BÊN THUÊ CHỖ Ở (Bên B):
Họ tên sinh viên:……………………………….. Nam (Nữ)…………….
Năm sinh:……………………………………….. Mã SV:………………
Lớp:………………….. Khoa:…………………… Khóa:……………….
Số điện thoại:………………………….. Email:………………………….
Hộ khẩu thường trú:………………………………………………………...
………………………………………………………………………………
Bên A được ủy quyền bởi hiệu trưởng Trường……………………………..
Cùng bên B,thống nhất ký hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú tại Ký túc xá
Trường……………………………….Với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên A đồng ý cho bên B thuê 01 chỗ ở tại phòng số: ……tầng….. nhà……Ký
túc xá Trường………………………….
Điều 2: Giá cả thời gian và phương thức thanh toán:

2.1. Đơn giá cho thuê…………………….đồng/tháng
2.2.Thời gian cho thuê 01 học kì 05 tháng từ ngày ………………………đến
ngày……………
Chấm dứt hợp đồng khi hết hạn hiệu lực của hợp đồng
Hà Nội,Ngày…….Tháng…….Năm
Kí tên

Kí tên

Bên A

Bên B

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)

10


1.2. Mô hình hóa hệ thống
1.2.1. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
•

Các ký hiệu sử dụng:

-

Bộ phận trong hệ
thống

-

Tác nhân tác động
vào HT

-

Luồng thông tin

11


12


1.2.2. Biểu đồ hoạt động
•

Các ký hiệu sử dụng

 Bắt đầu / Kết thúc
 Công việc

 Điều kiện rẽ nhánh

 Giấy tờ giao dịch
 Luồng công việc/ Luồng dữ liệu

13

14


15


Chương 2:Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết

• Bước 1: Gạch chân trong quy trình xử lý
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin vào ở
KTX (MB1)

(2) Xét duyệt yêu cầu đăng kí của sinh viên
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên
16


(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên
(9) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên
(10)

Cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên

(11)

Kiểm tra thông tin trên hệ thống

(12)

Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng

(13)

Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng

(14)

Kiểm tra đồng hồ và chốt số điện nước

(15)

Tính toán chi phí

(16)

Lập hóa đơn thu tiền điện-nước

(17)

Thu tiền điện nước của sinh viên

• Bước 2: Loại bỏ trùng lặp
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin
vào ở KTX (MB1)

(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên
(9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống
(10)

Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả

phòng

(11)

Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng

(12)

Kiểm tra đồng hồ điện nước

(13)

Ghi lại chỉ số và tính toán chi phí

17


(14)

Lập hóa đơn thu tiền điện-nước

(15)

Thu tiền điện nước của sinh viên

• Bước 3: Gom nhóm đơn giản
• Bước 4: Loại bỏ các chức năng không ý nghĩa
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên
(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên
(9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống
(10)

Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả

phòng

(11)

Kiểm tra đồng hồ điện nước

(12)

Tính tiền điện-nước

(13)

Lập hóa đơn thu tiền điện-nước

(14)

Thu tiền điện nước của sinh viên

• Bước 5: Đặt lại tên
(1) Đăng kí phòng
(2) Xét duyệt
(3) Sắp xếp phòng
(4) Kí hợp đồng
(5) Nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý
18


(8) Trả phòng
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên
(10)

Kiểm tra phòng và tài sản

(11)

Kiểm tra đồng hồ điện nước

(12)

Tính tiền điện

(13)

Lập hóa đơn tiền điện-nước

(14)

Thu tiền điện nước

2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh
viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản lý giao
dịch,Quản lý sinh viên,Quản lý điện-nước

(1) Đăng kí phòng
(5) Nhận phòng
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống
(8) Trả phòng

Quản lý giao
dịch

(14) Thu tiền điện – nước
(2) Xét duyệt

(3) Sắp xếp phòng
(4) Kí hợp đồng
(6) Cấp thẻ lưu trú
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên

Quản lý sinh
viên

(10) Kiểm tra phòng và tài sản
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước
(12) Tính tiền điện nước
(13) Lập hóa đơn điện nước

19

Quản lý điện

Quản lý

nước

Ký túc xá


2.1.1.3. Vẽ mô hình phân rã chức năng
-Giải thích kí hiệu sử dụng

: Chức năng

: Quan hệ phân cấp

Quản lý Ký túc xá

Quản lý giao dịch

Đăng kí phòng

Quản lý sinh viên
Xét duyệt

Quản lý điện nước
Kiểm tra đồng hồ
điện nước

Nhận phòng

Sắp xếp phòng

Tính

tiền

điện

nước
Cập nhật thông tin

Kí hợp đồng

lên hệ thống

Lập hóa đơn điện
nước

Trả phòng

Cấp thẻ lưu trú

Thu tiền điện nước

Kiểm tra thông tin
sinh viên
Kiểm tra phòng và
tàu sản
20


2.1.2. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
2.1.2.1. Ký hiệu sử dụng
-

Tiến trình

-

Luồng dữ liệu

-

Kho dữ liệu

-

Tác nhân ngoài

-

Tác nhân trong

2.1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh (Mức 0)

2.1.2.3. DFD mức đỉnh (mức 1)

21


2.1.2.4. DFD mức dưới đỉnh (mức 2)

• DFD mức 2 tiến trình quản lý giao dịch

22


• DFD mức 2 tiến trình quản lý sinh viên

23

• DFD mức 2 tiến trình quản lý điện nước

2.1.3.Đặc tả tiến trình nghiệp vụ

1. Đặc tả tiến trình đăng kí phòng
• Đầu vào: Yêu cầu đăng kí vào ở KTX của sinh viên
• Đầu ra: Xử lý yêu cầu của sinh viên theo trình tự
• Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh viên
Xét duyệt đăng kí
Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viên
Nếu không: Thông báo với sinh viên
Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí

2. Đặc tả tiến trình trả phòng
• Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên
• Đầu ra : Trả phòng
24


• Nội dung xử lý:
Lặp: Nhận yêu cầu và tiến hành làm thủ tục trả phòng cho sinh viên
Nếu: Sinh viên đồng ý thì hoàn tất thủ tục trả phòng
Nếu không: tiếp tục thương lượng với sinh viên
Đến khi : Trả phòng thành công

3. Đặc tả tiến trình nhận phòng
• Đầu vào: Phòng
• Đầu ra: Sinh viên nhận phòng

• Nội dung xử lý:
Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
Nếu: Phòng đã được sắp xếp đúng với yêu cầu của sinh viên thì giao chìa khóa
cho sinh viên,nếu không thì tiến hành đổi phòng cho sinh viên
Đến khi: Sinh viên nhận phòng

4. Đặc tả tiến trình cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống
• Đầu vào: Thông tin sinh viên
• Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống
• Nội dung xử lý:
Lặp: Lấy thông tin của sinh viên
Nếu : thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống.Nếu không thì
kiểm tra lại thông tin sinh viên
Đến khi: Cập nhật thành công

5. Đặc tả tiến trình xét duyệt
• Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên
• Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên
• Nội dung xử lý:
Lặp: Xem xét phiếu đăng kí của sinh viên
Nếu: sinh viên đủ điều kiện thì sắp xếp phòng cho sinh viên rồi gửi thông tin
đến bộ phận lễ tân .Còn nếu không thì trao đổi lại với sinh viên
Đến khi: Yêu cầu được xử lý xong

25