Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi: Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 603203

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VÕ THỊ THANH CHÂU

XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP
LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
PGS. TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
Trang

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

3

PHẦN MỞ ĐẦU

5

1. Lý do chọn đề tài

5

2. Mục tiêu của đề tài

7

3. Phương pháp nghiên cứu

7

4. Đối tượng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài

8

5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

9

6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

10

7. Nguồn tài liệu tham khảo

13

8. Đóng góp của đề tài

15

9. Bố cục của đề tài

16

PHẦN NỘI DUNG

17

CHƢƠNG 1. HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP,

17

NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử

17

1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử

25

1.3. Đặc điểm của hồ sơ điện tử

26

1.4. Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

26

1.5. Ý nghĩa của lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

27

1.6. Trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

28

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

29

CHƢƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG LẬP, NỘP LƢU

30

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI
2.1. Khảo sát các quy định, hướng dẫn hiện hành liên quan đến lập,

30

nộp lưu hồ sơ điện tử
2.1.1. Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

30

2.1.2. Nhận xét, đánh giá

37

1


2.2. Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

39

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi
2.2.1. Kết quả khảo sát

39

2.2.2. Nhận xét, đánh giá

45

2.3. Khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

48

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi
2.3.1. Kết quả khảo sát

48

2.3.2. Nhận xét, đánh giá

62

TIỂU KẾT CHƢƠNG 2

66

CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY

67

TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA
CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI
3.1. Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

67

3.1.1. Xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

67

3.1.2. Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình được

71

xây dựng
3.2. Các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp

81

lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
3.2.1. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ

81

điện tử
3.2.2. Hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần

88

mềm eOffice
3.2.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

92

3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ

93

sơ điện tử
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3

93

PHẦN KẾT LUẬN

96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC

2

97

104/01


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Các từ, cụm từ, văn bản

A. Chữ viết tắt

Các từ, cụm từ

Ban, phòng

Cơ quan, đơn vị chuyên môn của cơ quan
Chuyên viên, các chức danh chuyên môn,

Cá nhân

chức danh nghề nghiệp

CCVC

Công chức, viên chức

ĐHQGHN

Đại học Quốc gia Hà Nội
Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế

ISO

International Standards Organization

LTCQ

Lưu trữ cơ quan

PMQLVB-ĐH

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

PMQLTLLT

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

Trường ĐHKHXH&NV Hà Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
Nội

văn Hà Nội

UBND

Ủy ban nhân dân

VTCQ

Văn thư cơ quan
B. Chữ viết tắt

Luật Lưu trữ năm 2011
Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013

BNV ngày 22/11/2012 của

Hướng

dẫn

Luật Lưu trữ năm 2011
Nghị

định

số

01/2013/NĐ-CP

ngày

03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Thông tư số 07/2012/TTBộ Nội vụ

Các văn bản

Thông

tư

số

07/2012/TT-BNV

ngày

22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

số

822/HD- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày

VTLTNN ngày 26/8/2015 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
3


của Cục Văn thư và Lưu trữ nước về quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ
nhà nước

trong môi trường mạng
Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày

Công văn số 1036/BTTTT- 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền

THH ngày 10/4/2015 của Bộ thông về hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức
Thông tin và Truyền thông

năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản
lý văn bản và điều hành

4


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại ngày nay, chúng ta không thể phủ nhận mức độ phổ biến
ngày càng tăng của việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Sự phổ
biến ấy không phải là ngẫu nhiên hay chỉ đơn giản là sự kéo theo không mục
đích của thành tựu phát triển khoa học công nghệ. Trên thực tế, tài liệu điện
tử với những ưu điểm phục vụ hoạt động quản lý rất hiệu quả, chính là lý do
loại tài liệu này được sản sinh và sử dụng ngày càng nhiều.
Ở Việt Nam, những vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu được
đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu từ những năm 90 của thế kỷ 20. Năm 1997,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề
“Lưu trữ tài liệu điện tử”. Hội nghị này là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam
về việc thừa nhận và khẳng định sự hình thành một loại hình tài liệu mới,
khởi đầu cho các vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu
điện tử ở tất cả các cấp, các ngành. Ngày nay, có thể nói, tại Việt Nam tài
liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn. Chính vì vậy, các
vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
đang là thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải
được đầu tư nghiên cứu sâu rộng.
Nếu như tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người

có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì tài liệu điện tử thông tin lại được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các
thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính
có chứa phần mềm tương thích.
Đối với tỉnh Quảng Ngãi, cùng với quá trình ứng dụng công nghệ thông
tin, tài liệu điện tử phát sinh trong quá trình hoạt động của các cấp, các ngành,
các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi hiện có số lượng rất lớn. Tuy nhiên, việc
quản lý tài liệu điện tử và việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ của các
5


cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp
ứng yêu cầu; do đó việc nộp lưu hồ sơ điện tử của các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực hiện được.
Vì vậy tỉnh Quảng Ngãi cần phải đẩy nhanh, đẩy mạnh việc tổ chức lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu quản lý loại hình tài liệu mới nhất hiện
nay.
Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu
trữ đã ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Điều 13 Luật
Lưu trữ năm 2011, Chương 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013,
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước. Tuy nhiên, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng
tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở tỉnh
Quảng Ngãi chưa xây dựng được quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử để tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực hiện vấn đề này trên địa bàn
tỉnh. Đây đang là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi.
Cho đến nay, hệ thống các văn bản của tỉnh Quảng Ngãi quy định,
hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất ít và chưa đáp ứng yêu cầu. Bên
cạnh đó, trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các
cấp, các ngành, các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi còn hạn chế nên
không thể tham mưu để tổ chức thực hiện tại cơ quan mình. Vì vậy, Sở Nội

vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần sớm phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp
UBND tỉnh quản lý nhà nước về công nghệ thông tin; để tham mưu UBND
tỉnh Quảng Ngãi ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng
thời ban hành văn bản hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cụ thể, chi tiết để
việc thực hiện trên địa bàn tỉnh thuận lợi, thống nhất, đúng quy định. Vậy Sở
Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi sẽ thực hiện nhiệm vụ này như thế nào ? Đây là câu
hỏi mà chúng tôi rất quan tâm, trăn trở trong thời điểm này. Chính vì những lý
do này nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Xây dựng quy trình và phương
6


pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” làm
đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học.
2. Mục tiêu của đề tài
Với lý do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu:
Thứ nhất, khảo sát, đánh giá chính xác thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; từ đó chỉ những hạn chế và đưa ra
các yêu cầu, giải pháp khắc phục đối với việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Thứ hai, xây dựng quy trình và phương pháp để làm cơ sở hướng dẫn
các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ,
đồng thời tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi chỉ đạo, ban hành các quy định
về việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Thứ ba, đề xuất các biện pháp để tổ chức thực hiện quy trình và phương
pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Những phương pháp mà chúng tôi sử dụng trong đề tài này dựa trên cơ
sở phương pháp luận của lưu trữ học thể hiện ở ba nguyên tắc: nguyên tắc
tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Đồng thời

trong quá trình nghiên cứu chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu
khác: phương pháp hệ thống và phân tích, phương pháp khảo sát gián tiếp và
trực tiếp; phương pháp so sánh.
- Phương pháp hệ thống và phân tích: Phương pháp hệ thống và phân
tích được chúng tôi sử dụng để tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề
nghiên cứu thông qua các văn bản, sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu
khoa học, các bài viết tham luận tại các hội nghị khoa học; tìm hiểu một cách
khái quát về mức độ hoàn chỉnh của vấn đề được đưa ra giải quyết; phân loại
tài liệu đã thu thập thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội
dung của đề tài. Sau đó, chúng tôi nghiên cứu, phân tích và đưa ra những
quan điểm, lập luận về những khía cạnh mà đề tài hướng tới.
- Phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp: Phương pháp khảo sát
gián tiếp và trực tiếp được chúng tôi sử dụng để thu thập thông tin về thực
7


trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, nhằm làm cơ sở phục vụ trực tiếp
cho nội dung của đề tài. Sử dụng phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành
khảo sát thông qua các biểu mẫu phiếu khảo sát; nghiên cứu quy định hiện
hành; khảo sát trực tiếp thực tế về lập, nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ tại của
một số sở, ngành và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi; trao đổi trực
tiếp với các đối tượng là công chức, viên chức làm công việc liên quan tới tài
liệu điện tử và hồ sơ điện tử. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng
tôi phân tích, đánh giá để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên
cứu.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng để
tìm ra những điểm khác biệt giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu
trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong việc lập, nộp lưu hai loại hình tài
liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về vấn
đề này, chúng tôi đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn.

4. Đối tƣợng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu quy trình và phương pháp lập,
nộp lưu hồ sơ điện tử để áp dụng cho các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.
4.2. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu vấn
đề chung nhất về quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử từ năm
2005 đến năm 2016 của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi (kể từ khi Luật Giao
dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Luật Công nghệ thông tin
số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 được ban hành).
Bên cạnh đó, chúng tôi nghiên cứu mở rộng vấn đề này tại một số cơ
quan Trung ương như là Văn phòng Chính phủ, Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng, Ngân hàng Techcombank và Chi cục Văn thư - Lưu trữ
thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, là
những cơ quan, địa phương tiên phong đi đầu trong việc ứng dụng thông tin
8


vào quản lý tài liệu điện tử nhằm giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan
nhất về thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ hiện nay.
Phải khẳng định rằng các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử rất rộng cả
về quy mô và vĩ mô; rất nhiều vấn đề về công nghệ, kỹ thuật, ứng dụng,
nghiệp vụ, bảo mật… đan xen lẫn nhau vẫn còn đang trong quá trình nghiên
cứu. Đặc biệt, vấn đề về công nghệ luôn luôn thay đổi với tốc độ “vũ bão”
theo hướng phát triển vừa mang lại những thành quả to lớn nhưng cũng đòi
hỏi sự thay đổi kịp thời của các đối tượng liên quan. Tuy nhiên, là người làm
công tác quản lý về lưu trữ, nên lượng kiến thức, kinh nghiệm, thời gian
nghiên cứu về tài liệu điện tử phục vụ cho đề tài này có hạn; vì vậy để nghiên
cứu tất cả các vấn đề liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là không thể. Vì
vậy trong đề tài này, từ góc độ quản lý về lưu trữ, chúng tôi tập trung nghiên

cứu những vấn đề liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử vào LTCQ theo nguyên tắc: tuân thủ các quy định, hướng dẫn của cơ
quan có thẩm quyền; các yêu cầu thực hiện phải phù hợp với điều kiện thực tế
của tỉnh Quảng Ngãi; có tính đến yếu tố công nghệ thay đổi thì vẫn đảm bảo
tính kế thừa và mở rộng khi xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” nhằm góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ
điện tử trong các LTCQ.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực
hiện một số nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu, đánh giá các quy định của nhà nước về lập, nộp lưu hồ sơ
điện tử.
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp
lưu hồ sơ điện tử của một số cơ quan Trung ương; một số tỉnh, thành phố.

9


Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, đánh giá trên; chúng tôi xây dựng quy
trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh
Quảng Ngãi.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để có thể tiếp cận, kế thừa những kết quả nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ
sơ điện tử của các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp trước đây, chúng tôi đã tiến
hành nghiên cứu: các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
đang áp dụng tại một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố (qua các
kỷ yếu hội thảo về tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ

chức từ năm 2005 đến nay); các đề tài khoa học cấp bộ, ngành; các luận văn
thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng (đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội); các bài
viết đăng trên tạp chí ngành; các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm
quyền liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Có thể nói, nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đã và đang được
tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Đây là vấn đề mới nên
cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn
rất hạn chế so với số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về các nội
dung khác của tài liệu điện tử.
Thứ nhất, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội
nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước tổ chức. Cụ thể:
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước tại Hà Nội, ngày 9-10/11 năm 2005; ví dụ:
+ “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài
liệu điện tử” của KS. Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo
công nghệ thông tin của cơ quan Đảng. Nội dung bài viết đề cập đến khái
niệm tài liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử.
10


+ “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi. Nội dung báo cáo trình
bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức ở
Việt Nam; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ, mô hình triển
khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam.

- Các báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập
hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam” tháng 9/2016. Nội dung
của các báo cáo tập trung trao đổi, phân tích cụ thể về thực trạng, giải pháp về
lập hồ sơ điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây. Ví dụ:
+ “Tổ chức lập - quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề về lý thuyết và
thực tế cần giải quyết”của Nhà báo Nguyễn Văn Kết. Nội dung báo cáo trình
bày khái quát thực trạng về quy định và thực tế lập hồ sơ điện tử của một số
cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp nâng cao chất lượng
lập hồ sơ điện tử như: tận dụng nội dung đăng ký quản lý văn bản để xác lập
Mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã số, mã vạch cho lập và khai
thác yếu tố Mã hồ sơ.
+ “Quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử - cơ sở của việc lập hồ
sơ điện tử trong các cơ quan, tổ chức”của TS. Chu Thị Hậu và Ths. Nguyễn
Ngọc Linh Trường Đại học Nội vụ, Hà Nội. Nội dung báo cáo trình bày khái
quát thực trạng quy định hiện hành về quản lý tài liệu điện tử và những vấn đề
còn tồn tại trong các văn bản pháp luật về quản lý tài liệu điện tử; đồng thời
trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung các quy định về quản lý
tài liệu điện tử tại Việt Nam.
- Các đề tài khoa học của các nhà quản lý cấp bộ, ngành; ví dụ:
+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nước hiện nay” của Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ
Chí Minh, năm 2008 do TS. Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Đây là một đề
tài nghiên cứu có phạm vi đề cập tương đối nhiều khía cạnh của vấn đề quản
lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước.
11


+ Đề tài khoa học cấp bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ
sơ, tài liệu điện tử” do ThS. Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm, năm 2009.
Nội dung của đề đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành và quản

lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, qua đó xây dựng cơ sở khoa học, yêu cầu và
các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam.
+ Đề tài khoa học cấp ban đảng “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản
lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc
cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” của Vũ Hồng Mây, năm 2010. Nội dung
đề tài là nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu
điện tử và đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử.
Thứ hai, các đề tài luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng1; ví dụ: đề tài luận văn thạc sĩ khoa
học “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để
hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của
tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2014; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Nghiên
cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các
lưu trữ lịch sử hiện nay” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh, năm 2012. Nội
dung các luận văn này nghiên cứu về quản lý văn bản điện tử và áp dụng các
tiêu chuẩn ISO vào quản lý tài liệu điện tử.
Thứ ba, việc nghiên cứu về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử cũng đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên
tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ: bài viết: “Bàn về khái niệm tài liệu
điện tử” của Cảnh Đương - Đức Mạnh, số 8/2008; “Văn bản điện tử hay số
hóa với hồ sơ công việc trên mạng diện rộng” của Nguyễn Phương Nam, số
6/2011; “Eofiice và một số ứng dụng trong công tác văn thư” của Nguyễn
Thị Kim Bình - Lê Thị Thuận, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Hà Nội, số 6/2011; “Lập hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu trong công
tác văn thư” của Đỗ Văn Học, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
1

Đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn Hà Nội

12


Hà Nội, số 12/2013; “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên
cứu” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn Hà Nội, số 01/2017. Nội dung các bài viết này phân tích, trao đổi dưới
góc độ lý luận và thực tiễn các vấn đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu
điện tử.
Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy các đề tài khoa học, các báo cáo
khoa học, các bài viết chuyên đề đã tiếp cập tới rất nhiều khía cạnh của vấn đề
lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong vài năm gần đây. Nhưng cán bộ văn thư, lưu
trữ các cơ quan sẽ bắt đầu làm gì, thực hiện như thế nào, tham mưu cho Lãnh
đạo cơ quan những vấn đề gì để thực hiện việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vừa
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; vừa đảm bảo tính xác thực, tính
toàn vẹn và có khả năng truy cập thì chưa có đề tài, bài viết nào tập hợp/hệ
thống những tiêu chuẩn, phương pháp cụ thể. Đây là vấn đề được đặt ra và
giải quyết một phần trong luận văn của chúng tôi.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các
nguồn tư liệu và tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại. Cụ
thể:
- Để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã
tìm đọc các sách, giáo trình liên quan về văn thư, lưu trữ, tài liệu điện tử chính
thống của Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường đại học khác có đào tạo
Ngành Lưu trữ học.
- Để tiếp cận nguồn tư liệu về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước và các quy định của quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ; chúng tôi đã
nghiên cứu: các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay; các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm

quyền quy định, hướng dẫn về tài liệu điện tử từ năm 2005 đến nay; các bộ
tiêu chuẩn Việt Nam liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu
13


trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đối tượng được chọn để khảo sát trong quá
trình làm luận văn… đây là những căn cứ để chúng tôi xây dựng “Quy trình
và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cho các sở, ngành của tỉnh Quảng
Ngãi”.
- Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin như:
các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sỹ về các vấn đề có liên
quan được chúng tôi tham khảo từ Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà
Nội; các báo cáo tham luận, các bài viết liên quan đến tài liệu điện tử, quy
trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử được chúng tôi tham khảo từ
các Kỷ yếu hội nghị chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức
và Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam. Đây chính là các kết quả nghiên cứu, các
quan điểm hoặc ý kiến trao đổi của các chuyên gia, các nhà chuyên môn về tài liệu
điện tử, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Những nguồn tư liệu này đã cung cấp cho
chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi
hoàn thiện được luận văn này.
- Để có cơ sở thực tế, chúng tôi đã khảo sát theo phương pháp trực tiếp
và gián tiếp tại các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời trao đổi trực
tiếp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài tốt sẽ là cơ sở để giúp UBND tỉnh
Quảng Ngãi, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi và Sở Thông tin - Truyền thông,
nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của tỉnh
trong thời gian qua; đồng thời có cơ sở giúp UBND tỉnh ban hành văn bản

quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thông qua các đề xuất, quy
trình, phương pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài.
Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra “Quy trình và
phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”; giúp Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Quảng Ngãi phối hợp với Công ty An ninh mạng Bkav điều chỉnh, nâng
14


cấp Phần mềm eOffice hợp lý; qua đó sẽ định hướng để các sở, ngành tỉnh
Quảng Ngãi tổ chức thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ thống
nhất, đúng quy định; giúp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi định
hướng các nguồn, thành phần hồ sơ điện tử sẽ thu thập.
Đặc biệt, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ các tỉnh,
thành phố) tham khảo và vận dụng.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần nói đầu, phần kết luận và phần phụ lục, phần nội dung luận
văn được chia làm các phần chính như sau:
Chƣơng 1. Hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử
Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý luận liên quan
đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như: khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu
cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; trách
nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ.
Chƣơng 2. Khảo sát thực trạng lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở,
ngành tỉnh Quảng Ngãi
Trên cơ sở lý thuyết ở Chương 1, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế
thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Bên
cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay
của một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công
nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận

xét, đánh giá về hiệu quả và hạn chế trong việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
hiện nay; nêu ra các nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế,
trong đó có việc xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện
tử”.
Chƣơng 3. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình, phƣơng pháp
lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi
Từ kết quả khảo sát ở Chương 2, chúng tôi tiến hành xây dựng quy
trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế
15


của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời chúng tôi cũng tiến hành xây
dựng các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp này cho các
sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi.
Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự
góp ý chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn để hoàn thiện hơn “Quy trình
và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”.
Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn.
Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán bộ, công chức, viên
chức của một số sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Quảng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư
- Lưu trữ thành phố Đà nẵng; quý thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà
Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng,
chúng tôi đã hoàn thành được đề tài luận văn này. Nhân đây, chúng tôi xin
bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó./.
Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2017
Học viên

Võ Thị Thanh Châu

16


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ
TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử
Vấn đề khái niệm là một trong những vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt
lý lý luận cần được nghiên cứu và giải quyết. Theo khảo sát của chúng tôi,
hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều
khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích
chưa thống nhất. Do vậy, để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài,
đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, chúng tôi sử dụng
các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong văn bản luật, nghị định,
thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu. Đối với các khái
niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định,
thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ
vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế
thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn liên quan để xác
định.
1.1.1. Tài liệu
Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn
thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật
liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa
hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác.
Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản,
dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;
âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu
17


điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký,
bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin
khác”. Trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng giải thích này của Luật
Lưu trữ.
1.1.2. Tài liệu điện tử
Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ nên khái niệm về
tài liệu điện tử hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên
cứu trong nước . Bên cạnh đó, trong các văn bản pháp lý hiện hành chưa giải
nghĩa thuật ngữ này nên rất nhiều cơ quan, nhiều cán bộ chuyên môn bị lúng
túng, vướng mắc khi thực hiện.
Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều
quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể. Song, có thể
tổng hợp thành hai cách hiểu sau đây:
1) “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital
document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số
(born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)”.2
2) “Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc
được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện
được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó
phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi
soạn thảo cho đến khi tiêu hủy”.3
Riêng trong đề tài này, chúng tôi sử dụng cách hiểu thứ nhất là: “Tài liệu
điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm

cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài
liệu số hoá (digitalised)”.

2 Vũ Hồng Mây (năm 2010): Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các

ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng [29, tr.26].
3

Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008): Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8 [10,

tr.9].

18


1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được
lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác.” (Khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13).
“Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả
năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn,
nghiệp vụ riêng biệt.” (Khoản 2, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13).
Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử, cần chú ý thêm các
thuật ngữ liên quan như:
- Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được
gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” (Khoản 12,
Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).
- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động

dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây,
quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.” (Khoản 10, Điều 1 Luật Giao
dịch điện tử số 51/2005/QH11).
- Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình
ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự.” (Khoản 5, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử
số 51/2005/QH11).
- Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông
tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng,
chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình
thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3,
Điều 2 Nghị định số 01/2013/CP-NĐ).
- Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông
tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều
kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy
nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 3 Nghị định số
19


64/2007/CP-NĐ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước).
“Dữ liệu đặc tả (Metadata) hay còn gọi là siêu dữ liệu mô tả ngữ cảnh,
nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian.” (Mục 3.12 - Tiêu chuẩn
quốc tế ISO 15489). Hiểu một cách đơn giản thì siêu dữ liệu là dữ liệu để mô
tả dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người sử dụng, thông tin metadata
sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà
họ đang có. Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những
quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có. Tuỳ thuộc vào
từng mục đích sử dụng khác nhau, từng loại dữ liệu khác nhau mà cấu trúc và
nội dung dữ liệu metadata có thể có những sự khác biệt.
Thực ra trong hoạt động tài liệu lưu trữ truyền thống, từ lâu đã có những

khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu. Các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, mục
lục hồ sơ, thẻ tra cứu, ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ… là một
dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ. Đối với các hồ sơ trên vật mang tin là
giấy, siêu dữ liệu chính là các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ (tiêu đề hồ sơ,
tên phông, số lưu trữ, thời gian, ký hiệu hồ sơ…). Đối với các hồ sơ điện tử,
siêu dữ liệu là tiêu đề hồ sơ, đường dẫn đầy đủ của hồ sơ (tương đương với số
lưu trữ hồ sơ), thời gian, tên thư mục, phần mềm/chương trình quản lý hồ
sơ… Các yếu tố của siêu dữ liệu không chỉ mô tả bản thân tài liệu mà cả con
người,quá trình và hệ thống đang quản lý, tạo lập, lưu giữ và sử dụng chúng,
cũng như cả nguyên tắc mà tài liệu tuân theo.
- Cơ sở dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ
chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện
tử.” (Khoản 4, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).
- Số hóa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin
số - mà thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín
hiệu số.” (Khoản 2, 18, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11).
- Số hóa tài liệu lưu trữ: “Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các
dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và
20


được các phương tiện đó nhận biết.” [PGS. TS. Dương Văn Khảm (2015), Từ
điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà
xuất bản Thông tin và Truyền thông, 22, tr 481].
Như vậy, theo chúng tôi để hiểu được thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử
thì phải nghiên cứu các thuật ngữ liên quan nêu trên. Qua nghiên cứu, chúng
tôi tóm lược các vấn đề liên quan đến thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử thành
04 nhóm sau:
- Về nguồn gốc của tài liệu lưu trữ điện tử: Tài liệu lưu trữ điện tử là các
tài liệu lưu trữ được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số được gọi là dạng thông

điệp dữ liệu và các tài liệu lưu trữ được tạo lập bằng phương pháp dùng tín
hiệu số được gọi là số hóa.
- Về phương tiện để tạo ra và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: đó là tài
liệu lưu trữ được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương
tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền
dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Về các loại dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu là thông tin dưới
dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự; được
tập hợp, sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý; trong đó bao gồm:
dữ liệu thông tin đầu vào và dữ liệu đặc tả. Dữ liệu thông tin đầu vào là những
thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định
dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá
trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu; hiểu
một cách đơn giản đó là các thông tin của tài liệu lưu trữ điện tử. Dữ liệu đặc
tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung,
định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho
quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu; hiểu một cách đơn
giản đó là các thông tin của cả tài liệu lưu trữ điện tử và hồ sơ điện tử.
- Về tiêu chuẩn dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu của tài liệu
lưu trữ điện tử phải đảm bảo tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an
toàn và khả năng truy cập.
21


Và cũng theo chúng tôi, nếu tài liệu lưu trữ đáp ứng đủ 04 vấn đề nêu
trên thì đó là tài liệu lưu trữ điện tử.
1.1.4. Văn bản điện tử
“Văn bản điện tử là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
(Khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính
phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước).

Trong khi đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi,
được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. (Khoản 12, Điều 4 Luật
Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11). Như vậy, theo giải thích về văn bản
điện tử này, trong đề tài này chúng tôi thống nhất “giới hạn thuật ngữ” văn
bản điện tử, gồm:4
- Thứ nhất, là file được hình thành từ lúc bắt đầu soạn thảo văn bản, sau
đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số con dấu
cơ quan lên file;
- Thứ hai, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy, sau đó
cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ ký số của cơ quan lên file;
- Thứ ba, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và
không được ký bằng chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản.
Như vậy, thuật ngữ “văn bản điện tử - tài liệu điện tử ” đã có sự giải
thích tương đối trùng nhau tại Mục này và Mục 1.1.2. Nhưng việc sử dụng
chính xác trong cho những trường hợp nào thì rất khó xác định, phân biệt. Do
vậy, trong đề tài này, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản điện
tử” khi đề cập đến văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước và phải đảm đảm về tính xác thực; “tài liệu điện tử” khi bao
gồm tài liệu, văn bản điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói chung.
1.1.5. Hồ sơ điện tử

4

Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố

Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
thành phố Đà Nẵng.

22

“Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” (Khoản 1, Điều 2 Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013).
Qua thuật ngữ này, chúng tôi có nhận xét như sau:
- Về cơ bản thuật ngữ này không khác so với thuật ngữ hồ sơ được quy
định tại Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; trong đó cụm từ
“một tập tài liệu” được thay bằng cụm từ “tập hợp các tài liệu điện tử”. Như
vậy, trước tiên phải khẳng định rằng hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ.
- Trong hồ sơ điện tử là “một tài liệu điện tử” hoặc “một tập tài liệu điện
tử”, được “tập hợp” lại với nhau nhờ các phương tiện điện tử. Vì vậy, hồ sơ
điện tử chỉ tồn tại, sử dụng được thông qua các phương tiện điện tử; nếu
không có phương tiện điện tử thì không có tài liệu điện tử, không có hồ sơ
điện tử.
- Để sử dụng, quản lý được hồ sơ điện tử thì phải có dữ liệu cho từng văn
bản điện tử; dữ liệu đặc tả cho từng hồ sơ điện tử, từng phông lưu trữ đang
quản lý hồ sơ đó.
1.1.6. Lập hồ sơ điện tử
“Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết
các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.” (Khoản 2, Điều 2 Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013).
1.1.7. Khung phân loại hồ sơ
“Khung phân loại hồ sơ là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo ngành, lĩnh vực.” (Điểm h,
Khoản 4, Phần 1 của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
1.7.8. Chức năng (trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin)

23


“Chức năng là một công việc hay tác vụ để máy tính thực hiện. Trong
lập trình, chức năng thường là một trình thủ tục hay một thủ tục con.” (Đỗ
Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ Thông tin, Nhà xuất
bản Thống kê, tr 115).
Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông
tin và Truyền thông đã hướng dẫn 09 chức năng tối thiểu cần có là: quản trị
danh mục, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý giao việc, quản lý
văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ công việc, báo cáo thống kê, quản trị người
dùng, quản trị hệ thống.
1.1.9. File - trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
“File là một đơn vị thông tin. Một file máy tính có thể chứa một tài liệu
như một văn bản, bức thư, một nhóm các bản ghi cơ sở dữ liệu hoặc một
chương trình. Các nội dung một file có thể được chứa trong nhiều cụm tin
(cluster) khác nhau trên một đĩa cứng hay đĩa mềm. Mỗi một file trên máy
tính có một tên.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ
Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 103).
1.1.10. Module trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
“Module là một phần của một chương trình. Một module thực hiện một
tác vụ nằm trong chương trình. Module thường được sử dụng khi viết các
chương trình rất dài.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công
nghệ Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 172).
Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông
tin và Truyền thông đã hướng dẫn 02 module tối thiểu cần có của chức năng
quản lý hồ sơ công việc là: quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc, quản lý
hồ sơ công việc.
1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử

Tại Khoản 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ đã quy định hồ sơ công việc phải đảm bảo các yêu
cầu: “a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công
việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải
24