Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại lưu trữ lịch sử địa phương (qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.81 MB, 109 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
--------------***--------------
ĐẶNG VĂN PHONG
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN
TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ
LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
(Qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và
một số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC
HÀ NỘI - 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
--------------***--------------
ĐẶNG VĂN PHONG
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN
TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ
LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
(Qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và
một số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)
Chuyên ngành : Lưu trữ học
Mã số
: 60 32 03 01
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn
HÀ NỘI - 2016
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 3
1. Lý do chọn đề tài: ................................................................................................4
2. Mục tiêu nghiên cứu. ...........................................................................................5
3. Nhiệm vụ nghiên cứu: ..........................................................................................5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: .......................................................6
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................................6
6. Tài liệu tham khảo .............................................................................................10
7. Phương pháp nghiên cứu: ..................................................................................10
8. Bố cục đề tài: .....................................................................................................11
Phần Nội dung ............................................................................................................. 14
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI
LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM. ........................................................................ 14
1.1. Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm .................................14
1.1.1. Định nghĩa về bảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ ....................... 14
1.1.2. Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ .................................................. 17
1.1.3. Lịch sử của bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam ................................. 19
1.2. Các khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn và xây dựng tiêu chuẩn .........................20
1.2.1. Định nghĩa về tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. 20
1.2.2. Định nghĩa về xây dựng tiêu chuẩn. ........................................................ 22
1.3. Ý nghĩa của việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần
bảo hiểm đối với Lưu trữ lịch sử địa phương ........................................................23
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG ............................................................... 26
2.1. Khái quát tình hình tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương ......................26
2.1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Lưu trữ lịch sử địa
phương ..............................................................................................................26
2.1.2. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản tại các Lưu trữ
lịch sử địa phương .............................................................................................28
2.1.3. Tình hình tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử địa phương. ....................................................................34
2.2.Thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử địa phương .44
1
2.2.1. Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm ................................. 44
2.2.2. Khối lượng và thành phần tài liệu được lựa chọn để bảo hiểm ............... 46
2.2.3. Quy trình lựa chọn tài liệu để bảo hiểm .................................................. 47
2.2.4. Các phương pháp bảo hiểm được sử dụng .............................................. 47
2.3. Nhận xét ..........................................................................................................52
CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CẦN BẢO HIỂM ........................................................................................................ 57
3.1. Yêu cầu đối với tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với bảo hiểm ............................57
3.2. Dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm .............................58
3.2.1. Xác định các đặc tính của tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm .......................... 59
3.2.2. Xác định phương pháp bảo hiểm ............................................................. 67
3.2.3. Quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm ..................................... 68
3.3. Hoàn thiện dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào bảo hiểm .......................73
3.4. Một số đề xuất về việc ban hành và áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu cần bảo hiểm tại Lưu trữ lịch sử địa phương. .................................................81
3.4.1. Quy trình ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm ...81
3.4.2. Một số đề xuất áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần
bảo hiểm. ............................................................................................................82
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 89
PHỤ LỤC .................................................................................................................... 95
2
DANH MỤC HÌNH – BẢNG
Trang
HÌNH:
Hình 1: Hình ảnh giá và hộp đựng tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định ... 37
Hình 2: Tài liệu trong hồ sơ số 01 – hộp số 01 phông UBHC tỉnh Nam Định (1945 –
1965) có dấu hiệu rách và mờ chữ. ............................................................................... 38
Hình 3: Tài liệu trong hồ sơ số 260 – hộp số23 phông UBHC tỉnh Nam Định (1945 –
1965) có dấu hiệu mờ chữ. ............................................................................................ 39
Hình 4: Tài liệu trong hồ sơ số 08 – hộp số 01 phông Công ty cá biển Ninh Cơ có dấu
hiệu rách, mủn và mờ chữ. ............................................................................................ 40
BẢNG:
Bảng 1. Kết quả phân tích phiếu khảo sát về mức độ đánh giá đối với các đặc tính của
tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. ......................................................................................... 74
Bảng 2. Danh mục một số hồ sơ tiêu biểu được lựa chọn để bảo hiểm tại phông UBHC
thành phố Hà Nội năm 1972 .......................................................................................... 78
Bảng 3. Danh mục một số hồ sơ tiêu biểu được lựa chọn để bảo hiểm tại phông UBND
thành phố Hà Nội năm 2004 .......................................................................................... 80
3
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ đã và đang được Nhà nước cấp quan tâm, giá trị của tài liệu lưu
trữ được phát huy mạnh mẽ, các nhà khoa học cũng coi trọng việc khai thác tài liệu
lưu trữ như một nguồn sử liệu có độ chính xác, tin cậy cao. Tuy nhiên, để duy trì lâu
dài sự nguyên vẹn cả vật mang tin lẫn thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ là
công việc có nhiều khó khăn, thử thách. Tài liệu lưu trữ thường phải đối mặt với các
tác nhân gây hại khác nhau như: Tác nhân từ thiên tai (lũ lụt, hạn hán, giông bão); tác
nhân từ con người (chiến tranh; tần suất khai thác, sử dụng; cháy nổ); tác nhân từ các
vi sinh vật, sinh vật gây hại (bọ ba đuôi, nấm mốc...) thậm chí tác nhân gây hại đến từ
chính bản thân tài liệu (tài liệu lão hóa theo thời gian).
Đề bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa những tác nhân gây hại cũng như tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng, các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam đã và đang
áp dụng đồng bộ nhiều biện pháp như: Đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng,
hiện đại hóa các trang bị bảo quản tài liệu; đẩy mạnh khâu đào tạo, nâng cao trình
độ cán bộ lưu trữ...Trong số các biện pháp kể trên, bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã và
đang được các Lưu trữ lịch sử địa phương ở Việt Nam quan tâm, nghiên cứu áp
dụng rộng rãi.
Để bảo hiểm tài liệu, các lưu trữ lịch sử tỉnh có thể sử dụng hai công nghệ phổ
biến hiện nay đó là: Số hóa tài liệu và Chụp microfilm. Mỗi công nghệ đều có những
ưu điểm và hạn chế khác nhau. Nhưng điểm chung của cả hai công nghệ là cho phép
tạo ra bản sao bảo hiểm đề phòng rủi ro, bất chắc xảy ra đối với tài liệu bản gốc,
chính có giá trị quý, hiếm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, khi tiến hành công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ trong thực tế, các lưu
trữ lịch sử đã và đang gặp một số khó khăn, trở ngại trong đó có thể kể tới như:
Chưa xác định chính xác mục đích của bảo hiểm hiểm tài liệu;
Xác định chưa chính xác tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm;
Giá trị của tài liệu sau khi bảo hiểm không được gia tăng.
4
Bên cạnh thực tế đó, ngay từ đầu năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã có định
hướng xây dựng tiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ. Điều này được cụ thể bằng
những kế hoạch triển khai công tác tiêu chuẩn hóa. Những tiêu chuẩn được xây dựng
và ban hành đều nằm trong định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa. Chính vì vậy,
trong công tác bảo hiểm tài liệu cũng cần thiết phải xây dựng và ban hành những tiêu
chuẩn. Những tiêu chuẩn được ban hành khuyến khích các lưu trữ áp dụng trong công
tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, góp phần khắc phục được những khó khăn nêu trên đồng
thời nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác này.
Trước những yêu cầu của lý luận cũng như thực tiễn nêu trên, chúng tôi quyết
định thực hiện đề tài “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ
cần bảo hiểm tại Lưu trữ lịch sử địa phương (qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành
phố Hà Nội và một số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)" để làm luận văn thạc sỹ
của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn hướng tới một số mục tiêu cụ thể
như sau:
Khẳng định sự cần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ để
bảo hiểm đối với Lưu trữ lịch sử địa phương;
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ
lịch sử địa phương;
Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ vào bảo hiểm tại các Lưu trữ lịch
sử địa phương;
Đề xuất những biện pháp để các Lưu trữ lịch sử địa phương có thể áp dụng và
thực hiện tốt tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ vào bảo hiểm trong thực tiễn.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để hoàn thành tốt mục tiêu đặt ra của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ
nghiên cứu sau:
Khái quát lại lý luận cơ bản về bảo hiểm tài liệu, tiêu chuẩn, xây dựng tiêu
chuẩn;
5
Khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ
lịch sử địa phương;
Mô tả, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
địa phương;
Xây dựng tiêu chuẩn và quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm tại Lưu trữ
lịch sử địa phương;
Đề xuất những biện pháp khả thi giúp Lưu trữ lịch sử địa phương thực hiện tốt
công tác bảo hiểm tài liệu dựa trên việc áp dụng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần
bảo hiểm.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Đối tượng nghiên cứu trong luận văn của chúng tôi là tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu cần bảo hiểm đối với loại hình tài liệu giấy tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội
và lưu trữ lịch sử một số tỉnh lân cận.
Thời gian nghiên cứu: Về thời gian, đề tài khảo sát đánh giá công tác thống kê,
thu thập, bảo quản và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành
phố Hà Nội và lưu trữ lịch sử một số tỉnh lân cận trong thời điểm hiện tại (năm 2016).
Phạm vi nghiên cứu: Về mặt không gian của đề tài, do muốn làm rõ thực trạng
công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở một địa bàn khảo sát rộng và có sự
khác biệt về vị trí địa lý, địa kinh tế, chính trị, xã hội nên chúng tôi đã chọn lưu trữ
lịch sử các tỉnh, thành phố sau: Hà Nội, Hưng Yên, Nam Định (đây là các tỉnh lân cận
Hà Nội, đã và đang tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ). Sự đa dạng trong việc lựa
chọn địa bàn khảo sát sẽ giúp chúng tôi có được cái nhìn khái quát về việc thực hiện
công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Thuật ngữ “bảo hiểm” mang ý nghĩa là tổng hợp các phương pháp nhằm tạo lập
bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ được xác định có giá trị quý, hiếm, xuất hiện
tại Điều 5 – Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia năm 1982 và gần đây nhất
công tác này được quy định tại Khoản 3 Điều 26 Luật Lưu trữ Việt Nam. Những nội
dung công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được các học giả lưu trữ ở Việt Nam đề
cập, nghiên cứu (khoảng từ hơn 20 năm trở lại đây). Bên cạnh đó, công tác nghiên
cứu xây dựng tiêu chuẩn không còn quá xa lạ với các ngành, lĩnh vực ở nước ta, hơn
6
thế nữa chủ trương của Đảng và Nhà nước là tiêu chuẩn hóa trong mọi ngành và lĩnh
vực. Tuy nhiên, công tác xây dựng tiêu chuẩn trong lĩnh vực khoa học xã hội nói
chung, ngành Lưu trữ nói riêng còn nhiều hạn chế (trong ngành lưu trữ tới thời điểm
hiện tại có thể kể tới một số TCVN được ban hành như sau: TCVN 9251 : 2012 Bìa
hồ sơ lưu trữ; TCVN 9252 : 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253 : 2012 Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ). Chính vì thế, các nghiên cứu cụ thể về hai vấn đề là Bảo hiểm
và Tiêu chuẩn chưa có nhiều tài liệu đề cập. Dưới đây là một số đề tài, bài viết đề cập tới
hai nội dung kể trên, trước tiên là các đề tài về nội dung bảo hiểm tài liệu.
Đề tài khoa học cấp Bộ: "Nghiên cứu các giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ giấy
quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm" của ThS.Nguyễn Thị Hà.
Đề tài khoa học của nhóm nghiên cứu do ThS. Nguyễn Thị Hà làm chủ biên “
Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữ liệu số hóa trên các máy quét thông
dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak i9610”. Mã số: ĐT.02/10 năm 2011.
Một số bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành:
Bài viết “ Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc
gia” đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1988, TS. Dương Văn Khảm.
Bài viết “ Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu
bản” của Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam,
số 1 năm 1996.
Một số bài viết khác cũng được giới thiệu trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam là bài viết
của TS.Vũ Minh Hương giới thiệu về kho bảo hiểm của nước Cộng Hòa Pháp, Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2000.
Bài viết “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia – một số vấn đề cấp thiết đặt ra” của
TS. Nguyễn Cảnh Đương và Nguyễn Đăng Khải (Lưu trữ Việt Nam số 01/2002).
Bài viết “ Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ và lựa chọn vật mang tin tài liệu bảo
hiểm” của Dương Văn Khảm đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04/2004..
Đề tài luận văn khoa học và khóa luận tốt nghiệp
Một số Luận văn khoa học đề cập nghiên cứu vấn đề này có thể kể đến như Luận
văn Thạc sỹ khoa học của Nguyễn Thị Tâm với đề tài “ Các giải pháp bảo hiểm tài
liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia” năm 2003.
7
Luận văn Thạc sỹ khoa học của Phạm Thu Hương với đề tài “ Nghiên cứu giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” năm 2013.
Nhìn chung, các đề tài khẳng định vai trò của bảo hiểm tài liệu đối với công tác
lưu trữ hiện đại. Các nghiên cứu bước đầu xây dựng cơ sở lý luận về bảo hiểm tài
liệu, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở trung tâm Bảo hiểm tài
liệu cũng như các Trung tâm lưu trữ lịch sử Quốc gia. Sau khi đánh giá thực trạng,
một số nghiên cứu đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác bảo
hiểm tài liệu cũng như nghiên cứu phương pháp chuyển đổi các bản sao bảo hiểm từ
vật mang tin này sang vật mang tin khác, nhằm đem lại chất lượng bản sao bảo hiểm
và lợi ích kinh tế trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh những đề tài có nội dung bảo hiểm tài liệu, các bài viết về tiêu chuẩn
hóa trong công tác lưu trữ cũng chưa có nhiều, cụ thể như sau:
Đề tài khoa học các cấp
Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN.
Phạm Thị Thúy chủ trì (1987 – 1990);
Đề tài “ Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành
chính” do Mai Thị Loan chủ trì (1988 – 1992);
Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ” do Ths.
Nguyễn Thị Tâm chủ trì (1994 – 1997);
Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do Ths.Nguyễn
Nghĩa Văn chủ trì (1994 – 1998);
Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS.Hồ Văn Quýnh chủ
trì (1996 – 1998);
Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do Ths.
Nguyễn Trọng Biên chủ trì (1993 – 1997).
Một số bài viết đang trên các tạp chí chuyên ngành.
Bài viết “Mấy ý kiến về công tác tiêu chuẩn hóa trong Văn thư lưu trữ Việt Nam”
của TS. Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02 – 1995).
Bài viết “Vài suy nghĩ về mẫu bìa hồ sơ” của nhóm tác giả Bùi Quang Hưng,
Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 05 – 1999).
8
Bài viết “Mấy suy nghĩ về việc thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu
trữ” của TS.Hồ Văn Quýnh (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04 năm 2001).
Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” của TS.Nguyễn
Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02 năm 2002).
Đề tài luận văn khoa học và khóa luận tốt nghiệp
Bên cạnh những luận văn thạc sỹ khoa học về đề tài bảo hiểm tài liệu thì cũng có
số ít luận văn thạc sỹ đề cập tới vấn đề tiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ. Trong đó,
phải kể đến luận văn thạc sỹ khoa học của Đàm Diệu Linh “Nghiên cứu xây dựng các
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ Việt Nam: Thực trạng – Giải pháp”
năm 2014.
Một số khóa luận tốt nghiệp Đại học của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn những năm gần đây đề cập
công tác tiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ. Có thể kể tới đề tài Khóa luận “Nghiên
cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm ở các
Trung tâm lưu trữ quốc gia” năm 2004 của Nông Thị Ánh Phượng. Trong số các đề
tài khóa luận nêu trên, đề tài của tác giả Nông Thị Ánh Phượng có hướng đề tài
nghiên cứu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm. Tuy nhiên, đề tài của Ánh
Phượng hoàn thành trước khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 ban hành nên
cách hiểu về tiêu chuẩn trong khóa luận của tác giả có nhiều điểm khác so với Luật.
Hơn nữa, mục tiêu của tác giả Ánh phượng đưa ra là “nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu
chuẩn” khác hẳn với mục tiêu “nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn”, phạm vi các cơ
quan mà Ánh Phượng khảo sát, nghiên cứu là những trung tâm Lưu trữ Quốc gia,
Trung tâm Bảo hiểm tài liệu.
Các đề tài cứu khoa học, luận văn và khóa luận tốt nghiệp trên cũng đã đề cập khá
đầy đủ về lý luận công tác bảo hiểm tài liệu cũng như các bước quy trình tạo lập bản
sao bảo hiểm tài liệu. Bên cạnh những bài nghiên cứu về bảo hiểm tài liệu từ cách
đây nhiều năm, có một số nghiên cứu gần đây như luận văn Thạc sỹ của Phạm Thu
Hương, khóa luận của Bùi Thị Thảo, Đặng Văn Phong, chứa đựng những thông tin
đầy đủ, tổng kết lý luận cũng như thực tiễn về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại
những trung tâm lưu trữ lớn. Tuy nhiên, các nội dung cũng như địa bàn khảo sát của
những đề tài này diễn ra tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia hoặc Trung tâm bảo hiểm
9
tài liệu lưu trữ - những trung tâm lớn có sự đầu tư trọng điểm của Nhà nước. Qua khảo
sát, chúng tôi thấy, chưa có một báo cáo khoa học nào đề cập tới hai nội dung là công tác
bảo hiểm và công tác xây dựng tiêu chuẩn tại các Lưu trữ lịch sử địa phương mặc dù xét
cả về số lượng lẫn khối lượng tài liệu mà hệ thống Lưu trữ lịch sử địa phương đang
quản lý so với các trung tâm lưu trữ lịch sử ở trung ương là lớn hơn rất nhiều.
Có thể nói đề tài luận văn này không trùng lặp với bất kỳ đề tài nghiên cứu nào
khác. Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi mong muốn mang lại cho người đọc thấy sự
cấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu cũng như thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ
tại các Lưu trữ lịch sử địa phương. Từ thực trạng đó, chúng tôi nghiên cứu xây dựng
tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cho hệ thống Lưu trữ lịch sử địa phương
trên toàn quốc. Nó vừa góp phần củng cố, làm phong phú lý luận về bảo hiểm tài liệu,
vừa tổng kết kiến thức thực tế nhằm hoàn thiện lý luận đó. Ngoài ra, đề tài này còn là
giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác bảo hiểm tài liệu nói
chung tại các Lưu trữ lịch sử địa phương nói riêng.
5. Tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này chúng tôi tìm kiếm và sử dụng những nguồn tài liệu cụ thể
sau đây:
Các giáo trình, sách chuyên khảo, tạp chí khoa học, từ điển có nội dung liên
quan tới bảo hiểm tài liệu;
Các đề tài khoa học, luận văn, khóa luận đề cập tới một số khía cạnh của công
tác bảo hiểm tài liệu. Tuy nhiên, số lượng các tác phẩm chưa nhiều, một số khía cạnh
chưa được nghiên cứu sâu;
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như những văn bản chỉ đạo của cơ quan quản
lý công tác Lưu trữ lịch sử địa phương về công tác Tiêu chuẩn – Quy chuẩn, Bảo
hiểm tài liệu lưu trữ. Đó là những cơ sở pháp lý vững chắc, hưỡng dẫn chi tiết cho
việc tiến hành lập bản sao bảo hiểm.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã dựa trên những phương pháp nhận thức của
chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra, chúng tôi còn vận dụng các
lý thuyết về hành chính học, xã hội học, tâm lý học,…
10
Các phương pháp cụ thể mà chúng tôi sử dụng để nghiên cứu đề tài này là:
Phương pháp đọc và phân tích tài liệu; Phương pháp hệ thống; Phương pháp quan sát,
Phương pháp phỏng vấn và điều tra xã hội học; Phương pháp điều tra bảng hỏi;
Phương pháp thống kê.
Phương pháp Phân tích là phương pháp được chúng tôi sử dụng hầu hết trong
thời gian thực hiện đề tài. Để thực hiện phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành phân
tích các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam và các bài viết, đề tài khoa học
cũng như các luận văn về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, xây dựng tiêu chuẩn để
thu thập, lựa chọn các dữ liệu phục vụ cho đề tài.
Phương pháp hệ thống được chúng tôi sử dụng để liệt kê, hệ thống hóa, phân
nhóm những lý luận và thực tiễn về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ và xây dựng
tiêu chuẩn.
Phương pháp phỏng vấn được sử dụng với các lãnh đạo, chuyên viên lưu trữ tại
các Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử địa phương – địa bàn chúng tôi khảo
sát, nhằm thu thập được những thông tin, quan điểm của đối tượng được điều tra về
tiêu chuẩn hóa trong công tác bảo hiểm tài liệu tại đơn vị họ đang công tác.
Phương pháp bảng hỏi giúp chúng tôi thu thập được thông tin đa dạng, khách
quan từ các đối tượng khác nhau tại địa bàn khảo sát;
Phương pháp thống kê được chúng tôi sử dụng để phân tích số liệu thu thập
được thông qua bảng hỏi.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng phương pháp quan sát để tiến hành quan sát
thực tế dây chuyền công nghệ lập bản sao bảo hiểm, thái độ và nghiệp vụ của cán bộ
chuyên môn tại các Lưu trữ lịch sử địa phương nhằm thu thập thêm những thông tin
từ nhiều đối tượng với các vị trí công việc khác nhau. Từ đó, đánh giá chính xác hơn
được thực tế việc xây dựng tiêu chuẩn trong công tác bảo hiểm tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử địa phương.
7. Bố cục đề tài:
Với đề tài luận văn:
“Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại
Lưu trữ lịch sử địa phương (qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và
một số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)"
Ngoài Lời mở đầu, Phần nội dung chính được kết cấu thành 3 chương như sau:
11
CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN
TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀO BẢO HIỂM.
Trong chương này, chúng tôi trình bày quan điểm của mình về bảo hiểm tài liệu
lưu trữ, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ. Ngoài ra,
chúng tôi xác định đối tượng của bảo hiểm tài liệu, phân tích ý nghĩa của bộ tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu với các Lưu trữ lịch sử địa phương cũng như đối với Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước trong việc thực hiện công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU
TRỮ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
Trong chương hai, chúng tôi chủ yếu trình bày hai nội dung chính. Thứ nhất,
chúng tôi trình bày thực trạng tài liệu đang được bảo quản tài các Lưu trữ lịch sử địa
phương cũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại đây thông qua các tiêu chí,
quy trình, phương pháp bảo hiểm tại liệu. Thứ hai, dựa vào thực trạng công tác bảo
hiểm tài liệu, chúng tôi phân tích những điều đã làm được cũng như những hạn chế
trong công tác bảo hiểm tài liệu đang diễn ra tại các Lưu trữ lịch sử địa phương. Qua
đó, thấy được ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn trong việc khắc phục những hạn chế mà các
Lưu trữ lịch sử địa phương đang gặp phải khi tiến hành bảo hiểm tài liệu.
CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU
TRỮ CẦN BẢO HIỂM
Nội dung trọng tâm trong chương 3, nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn
tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. Để xây dựng được bộ tiêu chuẩn, chúng tôi xác định,
phân tích mục đích và đối tượng của bảo hiểm tài liệu. Sau đó, bám sát vào mục đích
và đối tượng của bảo hiểm tài liệu để đưa ra các đặc tính của tài liệu lưu trữ cần bảo
hiểm, quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, phương pháp bảo hiểm phù hợp. Để
bộ tiêu chuẩn được áp dụng vào thực tế một các thuận lợi và đạt hiệu quả cao, chúng
tôi nghiên cứu các giải pháp đối với các cấp, đơn vị quản lý ngành lưu trữ cũng như
đối với các cơ quan trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn. Với các biện pháp mang tính đồng
bộ, chúng tôi tin tưởng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm sẽ có tính
khả thi cao trong thực tiễn áp dụng.
Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu Phụ lục và phần Danh mục tài liệu tham khảo.
12
Để hoàn thành luận văn khoa học này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình
của cán bộ, nhân viên tại các Lưu trữ lịch sử địa phương, các giảng viên và các
anh/chị học viên khóa K14 - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Qua đây,
chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thư viện Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư, Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu
trữ lịch sử địa phương, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam cùng
các thầy, cô và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi rất nhiều về vật chất và tinh thần
để hoàn thành luận văn khoa học này. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành
và sâu sắc tới TS. Cam Anh Tuấn – người đã hướng dẫn, giúp đỡ rất nhiều về kiến
thức và động viên để chúng tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này.
Do kiến thức còn hạn chế, đặc biệt do hướng đề tài nghiên cứu còn mới mẻ, thời
gian nghiên cứu có hạn nên luận văn thạc sỹ của chúng tôi không tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, góp ý của
thầy cô và các bạn để luận văn của chúng tôi được hoàn thiện hơn ./.
Hà Nội, tháng 9 năm 2015.
Tác giả
Đặng Văn Phong
13
Phần Nội dung
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI
LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM.
Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm
Định nghĩa về bảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Định nghĩa về bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Ở Việt Nam, khái niệm “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” lần đầu tiên được trình bày
trong một văn bản pháp quy - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Ủy ban Thường vụ Quốc
hội thông qua ngày 04/04/ 20011. Tại Khoản 7 Điều 2 của Pháp lệnh, khái niệm “Bảo
hiểm tài liệu lưu trữ” được giải thích “ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo
quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản
gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó”. Trong cuốn
sách “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam” có
cách định nghĩa khác, đó là “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Security preservation of
archival documents) là tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ để
phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ từ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai
thác tài liệu được thuận tiện”2. Ngoài những cách hiểu trên, trên thế giới tồn tại một
số cách hiểu khác về “bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đó là : Hiệp hội các nhà Lưu trữ Mỹ
(thành lập năm 1939) hiểu bảo hiểm tài liệu (security) như sau:“Measures taken to
protect materials from unauthorized access, change, destruction, or other
threats”3(tạm dịch: Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là tổng hợp các biện pháp để bảo vệ tài
liệu khỏi sự tiếp cận trái phép, thay đổi nội dung, sự phá hủy hoặc các rủi ro khác).
Ngoài những cách hiểu trên, còn một cách hiểu theo nghĩa đen của từ bảo hiểm là
việc cơ quan lưu trữ lịch sử mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ, khi có bất cứ rủi ro
khách quan nào xảy ra với tài liệu được mua bảo hiểm đó, cơ quan bảo hiểm sẽ phải
chi trả tiền bảo hiểm cho cơ quan lưu trữ theo hợp đồng bảo hiểm.
1
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 là văn bản QPPL đầu tiên giải thích khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu
trữ” (văn bản đã hết hiệu lực pháp lý).
2
Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ văn phòng - văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóaThông tin, Hà Nội, trang số 50.
3 Richard Pearce – Moses (2005) A glossary of archival and records terminology, by The Society Of American
Achivists, Chicago, (page 355).
14
Trong bài viết này, chúng tôi không hoàn toàn đồng thuận với một quan điểm cụ
thể nào về bảo hiểm tài liệu nêu trên, từ những quan điểm khác nhau chúng tôi đưa ra
cách hiểu về bảo hiểm của mình như sau: Bảo hiểm tài liệu là việc sử dụng tổng hợp
các biện pháp để thực hiện tạo lập bản sao đối với tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm
nhằm mục đích lưu giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, thảm hỏa hủy
hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài liệu bản gốc, chính. Từ định nghĩa đã
đưa ra, chúng tôi quan niệm bảo hiểm tài liệu không phải chỉ áp dụng một biện pháp
cụ thể, các biện pháp sẽ thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ, khoa học
lưu trữ. Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm có thể kết hợp với nhau nhằm mục đích
nâng cao hiểu quả, hiệu suất của công tác này. Các biện pháp bảo hiểm khi thực hiện
phải thỏa mãn mục đích của bảo hiểm tài liệu, đó là: Tạo lập bản sao của tài liệu với
mục đích gìn giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, rủi ro xảy ra với tài liệu
bản gốc, bản chính làm mất vĩnh viễn nguồn thông tin quý giá trong tài liệu. Sau khi
tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ, bản sao bảo hiểm và tài liệu bản gốc, bản chính tài
liệu lưu trữ được bảo hiểm không được bảo quản trong cùng một vị trí kho, khoảng
cách đảm bảo cho hai bản này không bị mất trong cùng một thảm họa (thiên tai,
khủng bố,...).
Sản phẩm cuối cùng của công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ được gọi là Bản sao
bảo hiểm. Có nhiều quan điểm khác nhau về bản sao bảo hiểm. Tại Việt Nam, trong
cuốn từ điển Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam, tác
giả định nghĩa bản sao bảo như sau: Bản sao bảo hiểm “ (Security copy of archival
ducuments) là bản sao dự phòng từ bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt
quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ”(4). Trong cuốn từ điền Thuật ngữ lưu
trữ của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, định nghĩa về bản sao bảo hiểm như sau: “A copy
of document made in order to preserve the information it contains in case the original
is lost or damaged”5 (tạm dịch: Bản sao bảo hiểm là bản sao của một tài liệu được
tạo lập để lưu giữ thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc phòng khi tài liệu này bị mất
hoặc bị hư hại) .Tuy nhiên, trong luận văn này, chúng tôi đồng quan điểm và sử dụng
cách hiểu về bản sao bảo hiểm theo quan điểm được định nghĩa trong từ điển Thuật
4
Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn
hóa-Thông tin, Hà Nội, trang số 36.
5 Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in
Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, page 144.
15
ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN, định nghĩa như sau: Bản sao bảo hiểm là:
“Bản sao của một tài liệu đặc biệt quý, giá trị được tạo lập nhằm mục đích giữ lại
thông tin chứa đựng trong tài liệu đó, phòng trường hợp bị mất bản gốc, chính”6.
Quan điểm về bản sao tài liệu lưu trữ giữa ba cuốn từ điển nêu trên có nhiều điểm
tương đồng (đều chỉ ra ý nghĩa của bản sao bảo hiểm, đối tượng lập bản sao bảo
hiểm). Tuy nhiên, ở định nghĩa về bản sao bảo hiểm trong từ điển Tra cứu nghiệp vụ
quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam không xác định rõ sao cái gì từ bản
gốc bản chính (ở đây theo chúng tôi là thông tin), ý nghĩa của bản sao trong định
nghĩa này chung chung (để bảo hiểm tài liệu). Định nghĩa bản sao bảo hiểm trong
cuốn từ điền Thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế chưa chỉ rõ đối tượng
để lập bản sao bảo hiểm (A copy of document). Chính vì vây, trong ba quan điểm về
bản sao bảo hiểm, chúng tôi đồng ý và sử dụng quan điểm về bản sao bảo hiểm trong
từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN trong luận văn của mình.
Theo quan điểm này, các bản sao bảo hiểm này được tạo ra nhờ sự tiến bộ của khoa
học công nghệ, có nhiều công nghệ lập bản sao bảo hiểm có thể kể như: công nghệ
Microfim, công nghệ số hóa, công nghệ Số hóa - Microfilm….Sau khi tài liệu được
lập bản sao bảo hiểm thì những tài liệu bản gốc, chính sẽ được đưa vào bảo quản tại
kho lưu trữ chuyên dụng và rất hạn chế đem ra phục vụ khai thác sử dụng. Bản sao
bảo hiểm sẽ được chia ra làm 3 loại: Bản gốc âm bản (đây là bản sao để lưu trữ và
được dùng để tạo ra một bản sao âm bản); Bản sao âm bản (đóng vai trò như bản gốc
đang dùng - Bản sao âm bản được sử dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng); Bản sao
sử dụng (đưa ra khai thác sử dụng thay thế bản gốc, bản chính). Hiện nay, việc đưa
bản sao bảo hiểm tài liệu lên môi trường điện tử để mở rộng phạm vi phục vụ, đa
dạng hình thức khai thác và tạo điều kiện cho độc giả khắp mọi nơi tiếp cận tài liệu
nhanh chóng, dễ dàng đang là thách thức đối với các lưu trữ lịch sử sau khi tiến hành
bảo hiểm tài liệu.
Định nghĩa về Phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng lưu trữ quốc tế “Phông bảo hiểm
(Security Fonds) được hiểu là sưu tập các bản sao bảo hiểm”7. Bên cạnh định nghĩa
6
Từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN. Xuất bản lần 1 tại Maxcova, năm
1988, trang 218.
7
Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in
Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, thuật ngữ 414, page 144.
16
trên, theo từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xã hội chủ nghĩa, “Phông
bảo hiểm (Security Fonds) là tập hợp các bản sao bảo hiểm của những tài liệu đặc
biệt giá trị được lập lên nhằm mục đích giữ lại thông tin tài liệu trong trường hợp tại
liệu đó bị mất hoặc bị hư hại” 8. Cả hai định nghĩa trên đều có cùng một quan điểm
về phông bảo hiểm, tuy nhiên định nghĩa đầu tiên về phông bảo hiềm có phần ngăn gọn,
súc tích hơn. Vậy, sau khi tiến hành lập bản sao bảo hiểm, toàn bộ bản sao bảo hiểm của
cùng một phông được bảo quản tập trung thành phông bảo hiểm. Có thể lập bản sao bảo
hiểm với toàn bộ tài liệu lưu trữ trong cùng một phông hoặc một phần tài liệu trong
phông, điều này phụ thuộc vào số lượng tài liệu có giá trị quý, hiếm trong phông.
Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Cho tới nay, có nhiều quan điểm khác nhau về đối tượng của bảo hiểm tài liệu.
Tại Khoản 3 Điều 26 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải
được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt” 9,
theo đó, đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ không phải là toàn bộ tài liệu lưu trữ
có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mà là tài liệu có giá trị quý, hiếm.
“Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong
các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và
có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa
điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”10.
Định nghĩa “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” theo quan điểm của chúng tôi trình bày tại
phần 1.1.1., có thể hiểu đối tượng của bảo hiểm tài liệu là những tài liệu lưu trữ quý,
hiếm (Especially vital records)11, là tài liệu có giá trị cao và số lượng tài liệu còn rất
ít.
8
Từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN. Xuất bản lần 1 tại Maxcova, năm 1988, thuật ngữ số
342, trang 218.
9
Khoản 3 Điều 26 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011
10
Khoản 1 Điều 26 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011
11
Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in
Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, page 144.
17
Từ hai quan điểm kể trên, ta có thể hiểu tài liệu lưu trữ quý, hiếm có mối quan hệ
biện chứng nhưng không đồng nhất với nhau, tài liệu quý không có nghĩa là hiếm và
ngược lại.
Khi đánh giá một tài lưu trữ liệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta đang đánh giá về cả
giá trị nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu:
- Quý về giá trị nội dung của tài liệu
Tài liệu lưu trữ được đánh giá là quý về mặt nội dung khi nội dung của nó chứa
đựng các thông tin có giá trị đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hay đối với một ngành,
một lĩnh hoặc một địa phương cụ thể. Ví dụ: Tài liệu Châu bản triều Nguyễn rất quý
trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc Việt Nam thời phong kiến (cụ thể là nhà
Nguyễn) hoặc tài liệu lưu trữ phông UBND hành chính Hà Nội năm 1972 có giá trị
lịch sử - chính trị rất lớn không chỉ với riêng Hà Nội mà đối với cả cuộc kháng chiến
chống Mỹ cứu nước của dân tộc Việt Nam. Chính vì vậy, khi xem xét một tài liệu
chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá tài liệu dười nhiều góc độ khác nhau để thấy được
hết giá trị của tài liệu.
- Quý về giá trị hình thức, vật mang tin
Đối với các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử, đối tượng nghiên cứu
không chỉ là những thông tin được trình bày trong nội dung tài liệu mà đối tượng
nghiên cứu nhiều khi nằm ở chính vật mang tin tài liệu. Vật mang tin tài liệu được coi
là quý trong nhiều trường hợp, cụ thể: vật mang tin được làm từ các vật liệu giá trị
(vàng, bạc, gỗ, đá quý...).
Khi một vật, một sự việc được đánh giá là hiếm là khi người ta đang nhìn nhận tần
suất, số lượng xuất hiện ít ỏi, hãn hữu của sự vật, sự việc đó. Tuy nhiên, một tài liệu
lưu trữ được đánh giá là hiếm khi cả nội dung lẫn hình thức, vật mang tin tài liệu có
số lượng ít thậm chí là độc bản.
- Hiếm về nội dung tài liệu
Xét dưới khía cạnh nội dung của tài liệu, có rất ít tài liệu đề cập, phản ánh vấn đề,
nội dung giống, tương tự nội dung mà tài liệu được xét phản ánh. Thậm chí có duy
nhất tài liệu được xét phản ánh nội dung trong tài liệu.Ví dụ, Châu bản đề cập tới việc
vua Triều Nguyễn cử quân lính ra đảo Trường Sa khai thác sản vật và cắm mốc chủ
18
quyền. Tài liệu này được xét là quý bởi vì ngoài Châu bản kể trên rất ít hoặc không
có tài liệu thứ hai đề cập tới nội dung tương tự.
- Hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu
Một tài liệu được xác định là hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu khi vật mang
tin nội dung tài liệu đó có số lượng hạn chế, mang nét đặc trưng của thời kỳ lịch sử
sản sinh ra tài liệu đó. Ví dụ, vật mang tin được làm từ các vật liệu đặc trưng của từng
thời kỳ lịch sử (giấy gió, đồng, gỗ...) bản khắc gỗ Chiếu dời đô của Lý Công Uẩn là
bản khắc gỗ duy nhất tại Việt Nam.
Tài liệu quý, hiếm là tài liệu có thể hội tụ đủ cả bốn yếu tố trên. Tuy nhiên, theo
quan điểm của chúng tôi trình bày trong đề tài, tài liệu lưu trữ được coi là quý, hiếm
là tài liệu có giá trị cao về nội dung và số lượng rất ít ỏi thậm trí là độc bản. Nếu chỉ
có một trong hai yếu tố như: tài liệu có giá trị cao nhưng được xuất bản nhiều hoặc số
lượng tài liệu ít ỏi nhưng nội dung không hàm chứa giá trị to lớn thì đều không được
coi là tài liệu có giá trị quý, hiếm.
Lịch sử của bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu thực tiễn của ngành lưu trữ, không chỉ đặt
ra cho lưu trữ Việt Nam mà cho cả ngành lưu trữ trên thế giới. Hiện nay, có rất nhiều
quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ và không ít
các quốc gia đã thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc bảo hiểm tài liệu
lưu trữ đã được nêu ra cách đây hơn 30 năm trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 31/11/1982 và một lần nữa được
khẳng định trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 04/04/2001 và sau này được đề cập trong Điều 26 luật Lưu trữ năm 2011.
Sau khi ban hành Pháp lệnh lưu trữ, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ra Quyết định số
52/2001/QĐ – BTCCBCP ngày 06/9/2001 về thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia. Ngoài ra, ngày 21 tháng 07 năm 2005 theo Quyết định số
184/2005/QĐ-TTg Thủ tướng Chính Phủ đã phê duyệt Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Quốc gia với mục đích xác định nhiệm vụ và hối thúc triển khai công tác bảo hiểm tài
liệu lưu trữ. Trong khi Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đang được xây
dựng cả về cơ sở vật chất lẫn tổ chức bộ máy chưa đi vào hoạt động, lúc này, việc bảo
hiểm tài liệu vẫn được diễn ra tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia (Trung tâm lưu trữ
quốc gia I, II, III). Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã triển khai ứng dụng thành tựu
19
khoa học – kỹ thuật vào việc quản lý và bảo hiểm một số khối tài liệu quý, hiếm do
chính các lưu trữ trực tiếp quản lý như tài liệu Châu bản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I; Tài liệu Mộc bản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và tài liệu ghi âm ở Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm lưu trữ Quốc gia III. Sản phẩm của việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu là các cơ sở dữ liệu và các CD
– ROM, thông tin tài liệu được lưu trữ ở hai mức độ đó là toàn văn và tóm tắt.
Sau khi Trung tâm Bảo hiểm tài liệu Lưu trữ quốc gia đi vào hoạt động, việc bảo
hiểm tài liệu ở nước ta được thực hiện tại đây. Các trung tâm lưu trữ sẽ thống kê tài
liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm và sau đó các tài liệu này được số hóa hoặc chuyển
trực tiếp tới Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để tiến hành sao chụp và
bảo quản. Cho tới nay, công tác bảo hiểm tài liệu đang được vận hành một cách ổn
định và hợp lý hơn. Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ chỉ đạo về công tác này cũng được ban hành đầy đủ và rõ ràng hơn, các
công nghệ lập bản sao bảo hiểm cũng ngày càng được hiện đại hơn (công nghệ
Microfilm, công nghệ số hóa, công nghệ Số hóa -Microfilm…). Bảo hiểm tài liệu lưu
trữ đã xuất hiện ở Việt Nam hơn 30 năm, bước đầu đã có những kết quả nhất định.
Trong tương lai không xa bảo hiểm tài liệu sẽ tiếp tục thể hiện được vị trí đặc biệt của
mình trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Các khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn và xây dựng tiêu chuẩn
Định nghĩa về tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiêu chuẩn, những định nghĩa này thay đổi theo
thời gian và phản ánh các quan điểm khác nhau. Trên thực tế, tổ chức Tiêu chuẩn hoá
quốc tế (ISO) đã đưa ra định nghĩa tiêu chuẩn, được nhiều quốc gia, tổ chức công
nhận rộng rãi, định nghĩa này như sau “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng
cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những
quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử
dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung
cảnh nhất định”12.
12
Các vấn đề chung về tiêu chuẩn hóa – Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bắc Ninh – Chi cục Tiêu chuẩn Đo
lường Chất lượng;
20
Ở Việt Nam, lần đầu tiên tiêu chuẩn được định nghĩa trong Nghị định số
141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về
Tiêu chuẩn hóa có giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý
được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức
nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích
áp dụng cho các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn13”.
Ngoài hai định nghĩa trên, tại Khoản 1 Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29
tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật như sau: “Tiêu chuẩn là quy
định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá
sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt
động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng”.14
Trong ba cách định nghĩa trên, tiêu chuẩn được định nghĩa trong Luật Tiêu chuẩn
và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 của Việt Nam cho thấy sự súc tích, dễ hiểu và dễ áp
dụng.
Định nghĩa về tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật có nội
dung, ý nghĩa, cách hiểu có phần giống định nghĩa tiêu chuẩn của ISO. Tuy nhiên,
định nghĩa tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật chi tiết và cụ thể
hơn định nghĩa tiêu chuẩn của ISO. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn, tiêu chuẩn
là việc xây dựng, đưa ra các đặc tính của đối tượng và các yêu cầu đối với việc quản
lý đối tượng trong hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn đó. Các đặc tính được xây dựng
càng chi tiết thì việc thực hiện, áp dụng tiêu chuẩn càng thuận lợi. Cũng theo định
nghĩa này, đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn là rất đa dạng, có thể
nói là mọi sự vật, vấn đề trong đời sống kinh tế - xã hội. Mục đích lớn nhất của tiêu
chuẩn là giúp các đơn vị áp dụng nâng cao chất lượng, hiệu quả các đối tượng của
hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn để tự nguyện áp dụng, không mang
tính bắt buộc như định nghĩa tiêu chuẩn theo Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng
8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng. Các đơn vị, doanh nghiệp…áp dụng tiêu chuẩn
là vì các lợi ích của tiêu chuẩn mang lại trong hoạt động quản lý cũng như sản phẩm
của các hoạt động kinh doanh, sản xuất. Trong thực tế của hoạt động sản xuất, kinh
13
Xem thêm : Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về
Tiêu chuẩn hóa.
14
Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2008/QH11, ban hành ngày 29 tháng 6 năm
2006.
21
doanh hay quản lý ngành, các đơn vị luôn cố gắng thực hiện, đáp ứng các tiêu chuẩn
được ban hành bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hiện nay, tiêu chuẩn đã và
đang được nghiên cứu áp dụng vào mọi ngành, nghề, lĩnh vực của đời sống xã hội,
trong đó lưu trữ không ngoại lệ. Để thực hiện các hoạt động quản lý, bảo quản và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cũng cần xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn để đạt
được những hiệu quả tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm.
Tiêu chuẩn là cần thiết đối với hoạt động của mọi ngành, lĩnh vực. Việc áp dụng
tiêu chuẩn nhằm mục tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, dịch vụ, nâng cao năng xuất,
chất lượng sản phẩm của các cơ quan, đơn vị. Trong hoạt động lưu trữ có rất nhiều
đối tượng cần xây dựng tiêu chuẩn. Cụ thể trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ,
việc xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cũng rất có ý nghĩa.
Dựa trên khái niệm Tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006
cũng như đối tượng và mục đích của bảo hiểm, chúng tôi đưa ra định nghĩa về tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm như sau: “Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu
lưu trữ cần bảo hiểm là một văn bản trong đó quy định các đặc tính của tài liệu lưu
trữ dùng làm chuẩn để xác định tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và yêu cầu quản lý
nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác bảo hiểm tài liệu”. Thực tế, tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm là việc xác định giá trị của tài liệu lưu trữ, dựa
vào đặc tính để xác định các tài liệu lưu trữ cần tiến hành bảo hiểm. Như vậy, tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu được xây dựng nhằm mục đích lựa chọn, sàng lọc những tài
liệu lưu trữ đủ tiêu chuẩn (tài liệu lưu trữ có giá trị cao) để tiến hành bảo hiểm và cao
hơn nữa là đưa các yêu cầu quản lý. Yêu cầu quản lý trong tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu lưu trữ cần bảo hiểm là việc lựa chọn phương pháp bảo hiểm phù hợp (với giá trị
của tài liệu lưu trữ, điều kiện thực tế của các lưu trữ lịch sử địa phương và mục đích
chính của bảo hiểm tài liệu) và quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. Ngoài
ra, việc lựa chọn đúng tài liệu cần bảo hiểm còn góp phần tiết kiệm, nâng cao hiệu
quả và tính ổn định cho công tác này tại các lưu trữ lịch sử địa phương.
1.1.1. Định nghĩa về xây dựng tiêu chuẩn.
Hiện nay, định nghĩa về xây dựng tiêu chuẩn ít được đề cập tới một cách đầy đủ
và rõ ràng, ngay cả trong Thông tư 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007
của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc Hướng dẫn xây dựng và áp dụng
22
tiêu chuẩn cũng không giải thích thuật ngữ “ Xây dựng tiêu chuẩn” là gì. Căn cứ định
nghĩa Tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật chúng tôi đưa ra quan
điểm của mình về xây dựng tiêu chuẩn như sau: Xây dựng tiêu chuẩn là việc căn cứ
vào các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu sâu, căn cứ vào luật pháp, tình hình thực tiễn
hoạt động, sản xuất và công nghệ thuộc các lĩnh vực, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ để
đưa ra các quy định về đặc tính và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả của các đối tượng này.
Việc xây dựng các tiêu chuẩn cho mỗi ngành, lĩnh vực, sản phẩm đều dựa trên
những cơ sở vững chắc là kết quả của các nghiên cứu pháp luật, lý luận, thực tiễn tình
hình hoạt động, sản xuất cũng như công nghệ tại thời điểm đó. Phương pháp được sử
dụng bao gồm cả định tính và định lượng, hai phương pháp này bổ trợ cho nhau góp
phần đưa ra các kết quả nghiên cứu chính xác phục vụ cho việc đưa ra những đặc tính
của đối tượng tiêu chuẩn.
1.2. Ý nghĩa của việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu
trữ cần bảo hiểm đối với Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng
Việc xây dựng các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm có một ý
nghĩa quan trọng đặc biệt đối với các Lưu trữ lịch sử cũng như đối với cơ quan quản
lý ngành lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Đối với các Lưu trữ lịch sử địa phương
Công cụ hướng dẫn lựa chọn chính xác tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm
Mặc dù các Lưu trữ lịch sử địa phương đã đưa ra được một số tiêu chí làm căn cứ
lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm tuy nhiên do các tiêu chí đưa ra không khái quát được
hết các đặc tính của tài liệu lưu trữ cũng như không phù hợp với đối tượng của bảo
hiểm. Điều này dẫn đến có quá nhiều tài liệu thỏa mãn các tiêu chí đã đưa ra, khiến
các lưu trữ lịch sử vẫn khó khăn trong việc lựa chọn chính xác tài liệu lưu trữ vào bảo
hiểm.
Chính vì vậy, việc xây dựng và ban hành một tiêu chuẩn có nội dung đưa ra đầy
đủ các đặc tính kỹ thuật của tài liệu, xuất phát từ mục đích của bảo hiểm, sẽ giúp các
Lưu trữ lịch sử địa phương dễ dàng xác định chính xác tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm
mà không tốn nhiều thời gian và công sức.
23
