MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU

MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT
NAM TRIỆU
3.1.Giải pháp về công tác tham mưu
Công tác tham mưu ra đời là một tất yếu khách quan xuất phát từ nhu cầu của
các nhà quản lý. Hoạt động tham mưu cung cấp cho lãnh đạo Tổng công ty những
thông tin hữu ích làm căn cứ cho việc ra những quyết định quản lý.
Như phần thực trạng chương 2 đã phân tích thì hiện nay văn phòng Tổng công
ty chỉ làm công tác tham mưu trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng. Các
mặt hoạt động khác của Tổng công ty là do các phòng ban chuyên môn thực hiện
việc tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tham mưu này đã
tiết kiệm được thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin được chuyển thẳng từ các
phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo Tổng công ty mà không cần phải thông qua bộ
phận văn phòng. Mặt khác, nội dung thông tin tham mưu cho từng lĩnh vực hoạt
động của Tổng công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên
cách thức tham mưu này có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây
khó khăn trong việc hình thành các phương án điều hành tổng hợp của lãnh đạo
Tổng công ty.
Để khắc phục được vấn đề trên Tổng công ty cần tổ chức lại hoạt động tham
mưu tại văn phòng theo hai hướng:
Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mưu để trợ giúp lãnh
đạo Tổng công ty trong công tác quản lý, điều hành.
Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ
phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo Tổng công
ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn.
Như vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mưu vừa là
nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu
cho lãnh đạo Tổng công ty.
Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng trên sẽ
giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi hơn đồng thời tăng cường

được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một
hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo Tổng công ty.
3.2. Giải pháp về công tác thông tin
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
11
Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con
người thừa nhận. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống
xã hội. Thông tin là một trong những nguồn lực quý báu của tổ chức, là yếu tố
quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số người nhìn nhận
thông tin liên lạc như là những phương tiện để họ liên lạc với nhau trong một tổ
chức nhằm đạt được mục đích chung. Đó là chức năng cơ bản của thông tin liên
lạc. Thực vậy, không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc vì sẽ
không thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do vậy, việc tổ chức, nắm bắt thông
tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Để
thực hiện tốt công tác thông tin Tổng công ty cần:
- Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch của Tổng công ty. Nếu thông tin
không được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo Tổng công ty không thể có cơ
sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, có tính hiệu lực và hiệu quả. Bởi
vậy Tổng công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng, chuẩn mực về chế độ
thông tin. Trong văn bản này cần yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải cung cấp
thông tin kịp thời hoặc phải nộp những văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm
bảo về thời hạn. Nếu vẫn còn hiện tượng chậm trễ trong việc cung cấp và báo cáo
thông tin thì cần phải có các biện pháp xử lý kịp thời.
- Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty không thể tách rời hoạt
động của các phòng ban bộ phận. Sự phối hợp của các đơn vị, phòng ban có tốt thì
mới đảm bảo cho mọi hoạt động của Tổng công ty được thực hiện một cách liên
hoàn và có hiệu quả. Vì vậy Tổng công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ
trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Tổng công ty nên
ban hành văn bản quy định rõ ràng về thời gian giải quyết công việc của các phòng

ban, đơn vị. Ví dụ: quy định về thời gian giải quyết yêu cầu cung cấp trang thiết bị
văn phòng, làm thủ tục cho nhân viên đi công tác…
- Lãnh đạo Tổng công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ
thông tin của các phòng ban, bộ phận, do đó trưởng các bộ phận phải thường
xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin.
- Văn phòng Tổng công ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc,
trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho công tác thông tin được thông suốt và
hiệu quả.
- Các phòng ban, bộ phận cần tăng cường nghiên cứu Hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách.
3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
22
 Công tác văn thư
Nhân viên văn thư phải không ngừng nâng cao kiến thức về trình độ chuyên
môn nghiệp vụ bằng cách tham gia các khoá bồi dưỡng về nghiệp vụ văn phòng.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ văn phòng sẽ giúp nhân viên văn thư rút ngắn được
thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, cán bộ
văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng
được mối quan hệ tốt, tìm được tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Chánh
văn phòng. Có như vậy mới đạt được hiệu quả công việc ở mức cao nhất.
Tổng công ty đã ban hành thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ. Để giải quyết vấn đề này,
trưởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký cần phải xem xét kỹ lưỡng không chỉ
về nội dung mà còn về thể thức văn bản để hạn chế việc xảy ra sai sót.
Trong công tác quản lý văn bản Tổng công ty cần bổ sung một số mẫu cụ thể
như sau:
Mẫu 3.3: Sổ chuyển giao văn bản
1 2 3 4 5 6

Ngày chuyển
Số và ký hiệu văn
bản
Số lượng văn
bản
Người, đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú
…
Mẫu 4.1: Sổ đăng ký văn bản đến
1. 2 3 4 5 6 7 8 9
Ngày đến Số đến
Tên cơ
quan
Số và ký
hiệu
Ngày
tháng của
văn bản
Tên loại
và trích
yếu
Cá nhân
hoặc đơn
vị nhận
Ký nhận Ghi chú
…
Mẫu 4.2: Sổ đăng ký văn bản đến mật
1. 2 3 4
5
6 7 8 9
5 5+1

Ngày
đến
Số đến
Tên cơ
quan
Số và
ký hiệu
Ngày
tháng
của văn
bản
Mức độ
mật
Tên loại
và trích
yếu
Cá nhân
hoặc đơn
vị nhận
Ký nhận Ghi chú
…
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
33
 Công tác lưu trữ
Hiện nay công tác lưu trữ tại Tổng công ty thực hiện theo mô hình phân tán,
không tập trung tức là các phòng ban, đơn vị, bộ phận tự lưu các hồ sơ, tài liệu liên
quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn
cho nhân viên văn thư cũng như các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ
cho công việc. Thêm vào đó, do không được lưu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài

liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát, mối mọt, hư
hỏng. Như vậy, hiệu quả công việc của CBNV sẽ không cao, công tác lưư trữ
không đảm bảo được yêu cầu về tính chính xác, kịp thời. Để giải quyết khó khăn
đó Tổng công ty cần có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản
cũng như sử dụng tài liệu.
Lãnh đạo các phòng ban cũng như bộ phận văn thư cần thực hiện nghiêm túc
việc quản lý và bảo quản tài liệu. Trước hết là việc ban hành quy định mang tính
chất bắt buộc đối với các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu
trữ chung theo quy định của Tổng công ty. Bên cạnh đó nhân viên làm công tác lưu
trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và bảo quản văn bản đồng thời tăng
cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tại phòng lưu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại
như: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán tài chính, các văn bản thuộc
phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật và tương đương…Mỗi
loại phải có tủ riêng để lưu trữ. Với mỗi loại lại được chia ra thành các đơn vị nhỏ
hơn và được đánh số, ký hiệu cụ thể để làm danh mục hồ sơ và thuận tiện cho việc
tra cứu.
Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cần duy trì
nhiệt độ phòng tử 18-20, phòng được phun thuốc chống mối mọt và thường xuyên
được vệ sinh sạch sẽ.
3.4. Giải pháp về công tác hậu cần
Để làm tốt công tác hậu cần văn phòng Tổng công ty cần:
- Có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối
đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đên tiến độ thực hiện công việc của CBNV.
- Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm kịp thời, nhanh chóng.
-
Rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu lắp đặt, sửa chữa trang thiết bị văn phòng.
3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân
viên văn phòng
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P
44
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động
và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Không có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ nhân viên văn phòng sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình và
hỗ trợ các đồng nghiệp khi cần thiết.
Để nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên văn phòng
Tổng công ty nên thực hiện những biện pháp sau:
Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng đầu vào cần được thực hiện nghiêm túc. Hiện
nay không chỉ riêng tại bộ phận văn phòng mà tại các phòng ban khác của Tổng
công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên được tuyển dụng không đáp ứng được yêu
cầu của vị trí cần tuyển. Điều này gây khó khăn cho Tổng công ty vì phải bỏ ra
một khoản chi phí để đào tạo lại, nhân viên phải mất thời gian để làm quen với
công việc. Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty chỉ nên tuyển những người
được đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp
ứng yêu cầu của công việc. Bởi lẽ muốn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt
người cán bộ văn phòng phải được đào tạo một cách bài bản và hệ thống. Đào tạo
là con đường ngắn nhất đề họ có được nghiệp vụ chuyên môn và ít bị thất bại nhất.
Nhờ có đào tạo, rèn luyện mà họ có được kỹ năng tốt, những phẩm chất, tư chất
cần có. Ngoài việc tham mưu về công tác nhân sự của văn phòng Chánh văn phòng
cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty về nhân sự của Tổng công ty nói chung.
Thứ hai, Tổng công ty cần cử CBCNV tham gia các lớp tập huấn nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận khi có các lớp học tương ứng
nhằm nâng cao khả năng thích ứng của mọi CBCNV đối với công việc do mình
phụ trách. Tổng công ty cũng có thể mời cán bộ giảng viên của những trường đại
học uy tín về giảng dạy để bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho CBNV
như nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị; lập
chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo…; bổ sung, cập nhật những văn bản
mới nhất của Nhà nước trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Sau mỗi khoá đào tạo văn phòng Tổng công ty cần có kế hoạch kiểm tra, đánh

giá hiệu quả làm việc của CBCNV trước và sau khi đào tạo để từ đó có căn cứ bố
trí lại từng vị trí công tác cho phù hợp.
Thứ ba, Tổng công ty cần nâng cao ý thức của CBCNV trong việc tự học tập,
tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, thông qua sách
báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành. Có thường xuyên cập nhật
những kiến thức mới ngày càng sâu rộng thì người cán bộ văn phòng mới có thể
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
55
đáp ứng được những nhiệm vụ trước mắt và đáp ứng được những công việc trong
tương lai.
Văn phòng là bộ mặt của Tổng công ty, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối
nội, đối ngoại của Tổng công ty vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là
rất quan trọng. Thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng có nhiệt tình, ân cần, chu
đáo mới khiến cho khách đến liên hệ, giao dịch công tác có ấn tượng ban đầu tốt
đẹp không chỉ về Tổng công ty mà còn về đội ngũ CBNV làm việc tại đây.
Để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng Tổng công ty cần
thường xuyên cử CBNV tham gia các khoá học về kỹ năng giao tiếp. Đây là một
việc làm cần thiết bởi văn phòng là một xã hội được thu nhỏ nên nó cũng phải
được ứng xử theo các quy tắc của xã hội như hiệu ứng trước giao tiếp, các giá trị
truyền thống…Có kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được các quy luật tâm lý người cán
bộ văn phòng mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những
mặt tiêu cực để từ đó làm giảm bớt những mâu thuẫn vốn có trong văn phòng và
loại trừ được những trở ngại có ảnh hưởng xấu đến công việc. Đồng thời kỹ năng
giao tiếp cũng giúp người cán bộ văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh
đạo, đồng nghiệp và đối tác của Tổng công ty.
Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt
là các phương tiện tin học. Hiện nay Tổng công ty đã trang bị cho các phòng ban,
bộ phận một số máy móc, thiết bị phục vụ công việc như máy phô tô, máy in, máy
tính, máy fax…nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông

thường họ chỉ được hướng dẫn một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho
chuyên môn của mình mà chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố
kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc.
Do vậy CBCNV phải tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến
bộ của công nghệ, cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc dùng
trong văn phòng thông qua các loại sách báo và các hình thức khác; tránh trường
hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Văn phòng Tổng công
ty cũng có thể cử chuyên viên của tổ tin học đến hướng dẫn cách sử dụng, bảo
quản và xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường cho nhân viên ở các phòng ban.
Thứ năm, nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Tổng
công ty có lịch sử 43 năm xây dựng và trưởng thành. Trong quá trình phát triển
Tổng công ty đã không ngừng nâng cao vị thế và uy tín của mình với thị trường
trong nước và quốc tế. Tổng công ty nhận được ngày càng nhiều hợp đồng của các
doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
66