THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
THC TRNG V CễNG TC VN PHềNG TI CễNG TY TNHH MTV
TNG CễNG TY CNTT NAM TRIU
2.1. Tng quan v Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.1.1. Gii thiu chung
Tng cụng ty CNTT Nam Triu (Tng cụng ty VINASHIN Nam Triu) l
doanh nghip Nh nc do Tp on CNTT Vit Nam (Tp on kinh t
VINASHIN) u t 100% vn iu l. Tng cụng ty c thnh lp theo Quyt
nh s 1061/Q-CT ngy 18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on
CNTT Vit Nam trờn c s t chc li, chuyn i t Cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn ting Vit: Tng cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn giao dch quc t: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation.
- Tờn vit tt: Nasico.
- Tr s chớnh: thụn Nghi, xó Tam Hng, huyn Thu Nguyờn, TP Hi Phũng.
- S in thoi: 031.3775533.
- Fax: 031.3875135.
- Email:
- Website: http:// www.nasico.com.vn
2.1.2. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin
Ngy 01/01/1966 Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty
CNTT Nam Triu ra i. Qua nhiu ln i tờn; b sung thờm nhiu chc nng,
nhim v mi, n nay Cụng ty CNTT Nam Triu ó tr thnh mt trong nhng
n v hng u ca ngnh Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Lch s 43 nm phỏt trin ca Cụng ty c chia lm 3 giai on:
Thi k 1: 1966-1975
Trong bi cnh cuc chin tranh phỏ hoi ca M ngy cng m rng v ỏc
lit Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty CNTT Nam Triu ngy
nay - ra i vi nhim v tip nhn tu ỏnh cỏ ca B Thu sn sa cha v
hoỏn ci thnh tu vn ti, lp mỏy v sa cha cỏc loi tu núi trờn.
n thỏng 11/1966 Cụng trng úng thuyn bin c i tờn thnh Xng

Z21. Xng ó cho ra i nhng sn phm thuyn bum lp mỏy t 10T n 40T;
sa cha cỏc phng tin cho ngnh ng bin; úng mi thnh cụng Ponton ni
P9 40T, giỳp cng Hi Phũng tip nhn nhng lụ hng siờu trng, siờu trng do
Liờn Xụ vin tr; tham gia ch to thit b phỏ thu lụi u tiờn ca Vit Nam.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
11
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Nm 1972 lun chng kinh t k thut v vic xõy dng nh mỏy ti xó Tam
Hng, huyn Thu Nguyờn ó c trin khai. Trong nhng nm thỏng khú khn
cỏc phong tro thi ua lao ng sn xut luụn c khi dy rng khp. ng thi
n v luụn hon thnh k hoch Nh nc giao.
Vi nhng úng gúp vo cụng cuc xõy dng min Bc v gii phúng min
Nam n v ó c Chớnh ph v B GTVT trao tng nhiu bng khen.
Thi k 2: 1976-1995
Thỏng 06/1977 Xng Z21 c B GTVT quyt nh nõng cp thnh Nh
mỏy Lờ Chõn vi nhim v sa cha cỏc phng tin thu loi nh ti mt bng
nh mỏy v sa cha ngoi lung i vi nhng tu cú trng ti ln hn. Thỏng
4/1983 Nh mỏy tip nhn ton b c s sa cha tu bin do Phn Lan vin tr v
B GTVT quyt nh thnh lp Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng ti th trn
Minh c. Lỳc ny hu ht CBCNV u tp trung cho Nh mỏy sa cha tu bin
Ph Rng. Mt b phn nh cũn li qun lý c s ca Nh mỏy Lờ Chõn v c
i tờn thnh Xớ nghip Lờ Chõn trc thuc Nh mỏy sa cha tu bin Ph Rng.
Hn nm nm hot ng theo mụ hỡnh xớ nghip, thỏng 11/1988 n v c
B GTVT quyt nh tr li tờn Nh mỏy Sa cha tu bin Lờ Chõn c lp vi
Nh mỏy Sa cha tu bin Ph Rng.
Ngy 23/11/1989 nh mỏy c i tờn thnh Nh mỏy Sa cha tu bin
Nam Triu, hch toỏn c lp.
T nm 1991 nh mỏy ó tng bc nõng cao nng lc sn xut v sc cnh

tranh trờn th trng sa cha tu bin. Cng vo thi gian ny nh mỏy ó thnh
lp vn phũng i din ti nh s 7B Hong Vn Th, Hi Phũng; sa sang h
thng giao thụng trong mt bng nh mỏy. n v ó tip nhn thờm Xớ nghip sa
cha tu bin trc thuc Cụng ty Cung ng v Dch v hng hi I - tin thõn ca
Cụng ty Sa cha tu bin Nam Triu.V cng t ú nh mỏy c b sung mt
s cỏn b ch cht cú nhiu kinh nghim v nng lc iu hnh.
Thi k 3: t 1996 n nay
Ngy 01/10/1996 Cụng ty CNTT Nam Triu chớnh thc tr thnh thnh viờn
ca Tng cụng ty Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Cụng ty CNTT Nam Triu ó u t ỳng hng cho c s h tng, trang
thit b mỏy múc mi, ng b phc v tt cho vic thi cụng úng mi cỏc tu
cú trng ti ln. i ng cỏn b k thut v cụng nhõn cụng ty ó tng bc
trng thnh vt bc. V th v uy tớn ca Cụng ty ngy cng c khng nh
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
trờn trng quc t. Cụng ty tip tc ký thờm nhiu hp ng úng tu mi cho
Cng ho liờn bang c, H Lan v thc hin cỏc d ỏn úng tu xut khu.
Vi hng i chin lc bn vng t u t chiu sõu i mi thit b, cụng
ngh n phỏt trin ngun nhõn lc, trỡnh sn xut ca Cụng ty CNTT Nam
Triu ó thay i v cht, to ra nhiu dũng sn phm cht lng cao. Khụng ch
dng li ú Cụng ty CNTT Nam Triu ó khụng ngng i lờn trong vic tỡm
kim bn hng, xng ỏng l mt trong nhng con chim u n ca Vinashin. ú
l vic ký c hp ng úng mi seri tu 700 TEU cho Cng ho Liờn bang
c v seri tu 56200 DWT cho Nht.
Trong nhng nm gn õy, phc v cho vic m rng v phỏt trin sn
xut Cụng ty ó tuyn dng mi hng nghỡn cụng nhõn vo lm vic. Ngun lc
con ngi thng xuyờn c bi dng v nõng cao ó giỳp cho Cụng ty trong

mt thi gian ngn thu hp khong cỏch tt hu v sn sng cho nhng bc bt
phỏ mi trong hi nhp kinh t khu vc v th gii.
2.1.3. Ngnh ngh, lnh vc kinh doanh
Tng cụng ty cú nhng chc nng chớnh sau:

úng mi v sa cha phng tin vn ti thu cú trng ti n 100.000 DWT.
Sn xut gia cụng cỏc sn phm c khớ cụng nghip.

Sn xut que hn, dõy hn cht lng cao cho mỏy hn t ng v bỏn t ng.
Vn ti sụng, vn ti bin trờn cỏc tuyn trong nc v quc t.
No vột lung lch sụng bin v san lp mt bng.
Kinh doanh vt t, thit b, ph tựng phc v ngnh CNTT v dõn dng.
Cung ng v dch v hng hi.
i lý vn ti.
Phỏ d tu c.
Cỏc ngnh ngh khỏc theo quy nh ca phỏp lut.
2.1.4. Hỡnh thc hot ng qun lý
Tng cụng ty CNTT Nam Triu hot ng theo mụ hỡnh cụng ty m - cụng ty
con. Tng cụng ty trc tip iu hnh, qun lý, gi quyn chi phi cỏc cụng ty con
qua vn, cụng ngh, thng hiu v th trng (Theo Quyt nh s 1062Q-CT
ngy18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on CNTT Vit Nam).
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
33
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
2.1.5. Cỏc sn phm chớnh
Sn phm úng mi
Tu hng 53.000T, tu hng n 4.000 DWT.

Tu ch s lan Lash.
Tu ch container n 3.000 TEU.
Tu ch ụ tụ cú sc cha n 6.900 chic.
Kho ni cha xut du 150.000 tn.
Cỏc loi v tu phi kim loi.
Cỏc sn phm c khớ khỏc v vt liu úng tu
Sn xut que hn, vt liu hn, thộp tm úng tu thụng dng, lp rỏp v sn
xut ng c diesel, ch to thit b nõng, mỏy cụng c phc v cho ngnh cụng
nghip tu thu.
o to v xut khu lao ng
Sn phm sa cha
Sa cha, hoỏn ci cỏc loi tu cú trng ti n 150.000 tn.
Cỏc loi tu hng n 5.000 DWT.
Cỏc loi tu kộo y ven bin.
Tu khỏch chy sụng, ven bin.
T vn cỏc cụng trỡnh xõy dng
tu, trin tu v tu n 50.000 tn.
Cu tu, cng sụng v cng bin.
Nh xng v cỏc nh mỏy úng tu v cỏc ngnh cụng nghip khỏc.
Nh cao tng, khỏch sn.
Sn phm vn ti sụng v bin
Hng ri, hng bỏch húa, container.
Cỏc dch v vn ti a phng thc, dch v hng hi, dch v thuyn bin.
2.2. C cu t chc ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.2.1. S c cu t chc
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
4
4
Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám Đốckinh doanh Phó Tổng Giám đốcnội chínhPhó Tổng Giám đốckỹ thuậtPhó Tổng Giám đốcsản xuất
Phòng Điều Độ SảnXuất Phòng bảovệquânsự
PXVỏIVỏIIVỏ III
PhòngKế hoạchThị trường
Phòng Vật TưPhòng An Toàn LaoĐộngPhòng Thi ĐuaVăn ThểPhòng Tổ ChứcTiền LươngPhòng Tài Chính Kế ToánBan Quản Lý Dự ánPhòng KCSPhòng Thiết Kế Công NghệPhòngQuảnLýThiếtBịPhòng dịchvụđờisốngVăn phòng giám đốc
PXống Iống IIPXĐiện IĐiện II PXụĐàPXNguộiGia công cơKhíCtyVTBNamTriệuCtySCTBNamTriệuCtySXVLHNam TriệuCtyCổPhầnViệtHoàngCtyĐầuTưvàXDPXVỏ IVVỏ VVỏ VI PXCơKhíPXMáy IMáy II PXLàmSạchTôn I , II
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
5

5
* Ghi chỳ: Quan h ch c n ng: Quan h ngang: Quan h tr c tuy n:
S 1.1. C c u t ch c T ng Cụng ty CNTT Nam Tri u
(Ngu n: H s h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001: 2000)
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
2.2.2. Chc nmg, nhim v ca cỏc phũng ban
2.2.2.1. Tng giỏm c
- Chu trỏch nhim trc phỏp lut, trc Tp on, cỏc c quan chc nng v
khỏch hng v mi mt ca Tng cụng ty.
- Ch o, iu hnh cụng tỏc sn xut kinh doanh v u t phỏt trin ca
Tng cụng ty.
- Xõy dng chớnh sỏch cht lng, ch nh i din lónh o v cht lng
v thc hin cỏc cụng vic cn thit H thng qun lý cht lng c thi hnh
cú hiu lc ti Tng cụng ty.
2.2.2.2. Cỏc phú tng giỏm c
* Phú Tng giỏm c sn xut
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o iu hnh cụng tỏc sn
xut, an ton lao ng, phũng chng bóo lt v cung ng vt t phc v sn xut

ca Tng cụng ty, m bo thi cụng ỳng tin , cht lng v t hiu qu cao nht.
- Kim soỏt hot ng ỏnh giỏ ni b.
- Theo dừi vic thc hin cỏc hot ng khc phc phũng nga ci tin cho
Tng cụng ty.
- Phờ duyt cỏc bin phỏp t chc thi cụng, bin phỏp an ton thuc lnh vc
c phõn cụng.
* Phú Tng giỏm c kinh doanh
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o, iu hnh cụng tỏc k
hoch v th trng; ch o iu hnh lnh vc xut nhp khu vt t, thit b phc
v sn xut.
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c trong vic tỡm i tỏc liờn doanh liờn
kt, theo dừi, ch o, kim tra hot ng ca liờn doanh, liờn kt ny.
* Phú Tng giỏm c k thut
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o iu hnh cụng tỏc qun
lý k thut, qun lý cht lng sn phm ca cụng ty.
- Phờ duyt cỏc quy trỡnh thit k cụng ngh, thit k hon cụng v cỏc bin
phỏp t chc thi cụng thuc lnh vc c phõn cụng.
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v cụng tỏc qun lý v u t mi
trang thit b mỏy múc ni b, cụng tỏc nghiờn cu khoa hc k thut, ng dng
thit b, cụng ngh hin i tiờn tin vo sn xut.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
6
6
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chu trỏch nhim v vic giỏm sỏt cụng tỏc xõy dng c bn, cụng tỏc o
to, bi dng nõng cao trỡnh cho i ng cụng nhõn k thut.
* Phú Tng giỏm c ni chớnh

- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o, iu hnh cụng tỏc vn
phũng, bo v quõn s, phũng chng chỏy n.
- Chu trỏch nhim v ch o cụng tỏc tuyn dng cỏn b, cụng nhõn cho
Tng cụng ty.
* Phú Tng giỏm c ti chớnh
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o, iu hnh cụng tỏc ti
chớnh ca Tng cụng ty.
- Ký cỏc phiu thu, phiu chi v cỏc chng t ngõn hng trờn c s k hoch
thu chi c Tng giỏm c phờ duyt.
-
Thay mt Tng giỏm c giao dch vi cỏc ngõn hng, t chc ti chớnh, tớn dng.
- Ph trỏch cụng tỏc kim kờ ti sn.
2.2.2.3. Cỏc phũng ban
* Phũng K hoch th trng
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c v cụng tỏc th trng, cụng tỏc
u t, xõy dng v thc hin k hoch hng nm, trung hn v di hn.
- Nhim v
+ Xõy dng chin lc phỏt trin sn xut kinh doanh, sỏch lc v t chc
tip th, qung bỏ sn phm.
+ Theo dừi, kim tra vic thc hin k hoch hng thỏng ca Tng cụng ty v
cỏc n v thnh viờn.
+ T chc trin khai, thit lp h s tham gia u thu cỏc cụng trỡnh.
* Phũng Ti chớnh k toỏn
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc ti
chớnh k toỏn.
- Nhim v
+ Tham mu chin lc huy ng vn, c cu ngun vn, bin phỏp phỏt huy
hiu qu vn; qun lý ti sn ca Tng cụng ty.
+ Hch toỏn giỏ thnh, thu chi, bỏo cỏo ti chớnh.
+ Qun lý chng t gc trong hot ng sn xut kinh doanh, thu hi v chi

tr cụng n theo ỳng quy nh.
* Phũng T chc - Tin lng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
7
7
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty trong lnh vc: t
chc, tin lng, nhõn s, o to, bi dng v thc hin chớnh sỏch i vi
CBCNV.
- Nhim v: Phũng T chc - Tin lng cú cỏc nhim v sau:
V cụng tỏc t chc:
+ Tham mu cho lónh o Tng cụng ty xõy dng c cu t chc b mỏy sn
xut kinh doanh, chc nng, nhim v, mi quan h lm vic ca cỏc n v trong
Tng cụng ty v cỏc n v thnh viờn.
+ Tham mu cho lónh o Tng cụng ty tin hnh phõn cp, phõn cụng qun
lý t chc, lao ng v o to CBCNV.
+ Xõy dng iu l, quy ch t chc hot ng ca Tng cụng ty.
V cụng tỏc tin lng:
+ Xõy dng k hoch lao ng tin lng hng nm trỡnh Tng giỏm c
Cụng ty phờ duyt v t chc thc hin.
+ T chc xõy dng nh mc lao ng tng hp trỡnh Tng cụng ty duyt v
cụng b nh mc lao ng chi tit.
+
Tham mu v quy ch phõn phi thu nhp, m bo ỳng chớnh sỏch tin lng.
V cụng tỏc qun lý nhõn s v o to:
+ Xõy dng, quy hoch k hoch tip nhn, o to, bi dng cỏn b, cụng
nhõn trong ton Tng cụng ty.

+ Qun lý cht ch v s lng, cht lng v c cu i ng cỏn b, cụng
nhõn trong ton Tng cụng ty. Xõy dng quy trỡnh b nhim, nõng bc, nõng
lng, khen thng, k lut, qun lý h s cỏn b.
+ Thc hin thu np bo him xó hi, bo him tai nn; xut gii quyt ch
chớnh sỏch vi CBCNV tiờu chun v hu, chuyn cụng tỏc.
* Phũng Thit k cụng ngh
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c v qun lý k thut cỏc sn phm
ca Tng cụng ty.
- Nhim v
+ Lp cỏc quy trỡnh cụng ngh phc v cho quỏ trỡnh thi cụng, th cỏc tớnh
nng k thut v cỏc quy trỡnh cụng ngh cho vic x lý cỏc li sai k thut.
+ Xõy dng cỏc nh mc kinh t k thut.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
8
8
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Nghiờn cu, xut v ph bin tin b khoa hc k thut cụng ngh, cụng
ngh thi cụng tiờn tin, cỏc sỏng kin ci tin k thut nhm nõng cao nng sut lao
ng, cht lng sn phm.
+ Nghiờn cu, xut ni dung giỏo trỡnh o to mi, o to li, b tỳc
nõng cao trỡnh tay ngh v thi nõng bc cho cụng nhõn.
* Phũng KCS (Kim tra cht lng sn phm)
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc qun lý
cht lng sn phm.
- Nhim v
+ Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v chin lc cht lng sn
phm, bin phỏp ch o nõng cao cht lng sn phm.

+ Kim tra, giỏm sỏt tt c cỏc khõu ca quỏ trỡnh sn xut, th nghim.
Nghim thu cht lng sn phm v hon thnh cỏc h s k thut bn giao sn phm.
+ Thc hin vic kim tra quỏ trỡnh hot ng ca sn phm trong thi gian
bo hnh, ra cỏc bin phỏp khc phc s c.
* Phũng iu sn xut
- Chc nng
Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc t chc sn xut.
- Nhim v:
+ Lp k hoch, phng ỏn thi cụng v tin thi cụng cho tng sn phm
trờn c s hp ng kinh t, hng mc ban u v cỏc quy trỡnh cụng ngh do
Phũng Thit k cụng ngh lp.
+ Trc tip t chc, iu hnh hot ng ca tt c cỏc b phn trong quỏ
trỡnh thi cụng. Hng dn v kim soỏt cỏc quy trỡnh k thut, quy trỡnh cụng
ngh; xut kp thi cỏc vng mc phỏt sinh Tng giỏm c gii quyt.
+ Trc tip iu ng cỏc phng tin, mỏy múc, thit b phc v cho thi
cụng sn phm.
* Phũng Vt t
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc qun
lý, mua v bỏn vt t, thit b mỏy múc.
- Nhim v
+ Xõy dng, trỡnh Tng giỏm c duyt k hoch cung ng vt t, chng loi
vt t, ngun cung cp v giỏ mua.
+ T chc nhp kho, bo qun v cp phỏt cho cỏc n v s dng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
9
9
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

+ Hng dn, kim tra cỏc n v trong cụng tỏc qun lý, s dng, bo qun
vt t, m bo vic s dng vt t ỳng mc ớch, t cht lng v hiu qu cao.
* Cỏc Ban qun lý d ỏn
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c v k hoch u t, xõy dng c
bn nhm nõng cao c s h tng hin cú ca Tng cụng ty.
- Nhim v
+ Thc hin cỏc cụng tỏc chun b u t v trỡnh duyt cỏc th tc theo quy
nh; ban hnh cỏc quy ch qun lý u t xõy dng.
+ Trin khai giỏm sỏt k thut thi cụng cỏc d ỏn u t, cỏc hng mc sa
cha, nõng cp ca Tng cụng ty.
+ Quan h vi cỏc c quan chc nng Nh nc, cỏc i tỏc v cỏc c quan
chc nng a phng gii quyt th tc h s cng nh cỏc vn vng mc
trong quỏ trỡnh u t.
+ Nghim thu thanh quyt toỏn cỏc cụng trỡnh hon thnh.
* Vn phũng Tng cụng ty
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty trong cụng tỏc vn
th - lu tr, cụng tỏc hnh chớnh qun tr, qun lý thit b vn phũng.
- Nhim v
+ T chc qun lý, lu tr cụng vn, giy t (cụng vn n v i) phc v cho
cụng tỏc i ni v i ngoi.
+ T chc thc hin qun lý v s dng con du ca Tng cụng ty theo ỳng
quy nh ca Chớnh ph v hng dn ca B Cụng an.
+ Hng dn cỏc phũng ban v vic lp h s, thu nhn h s, ti liu lu tr.
+ Qun lý cht ch h thng thụng tin liờn lc v trang thit b vn phũng.
+ T chc v chun b c s vt cht cho cỏc cuc hp, hi ngh ca Tng
cụng ty; b trớ ni v lm vic cho CBCNV v khỏch n Tng cụng ty giao dch
cụng tỏc; qun lý khu tr s lm vic ca Tng cụng ty.
+ Qun lý, trang b, cp phỏt cỏc thit b, dựng vn phũng cho cỏc phũng
ban, phõn xng.
* Phũng Bo v quõn s

- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c trong lnh vc bo v quõn s v
phũng chng chỏy n.
- Nhim v
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
10
10
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ m bo an ninh trt t 24/24 h trờn a bn Tng cụng ty.
+ m bo an ton phũng chng chỏy n trờn a bn Tng cụng ty.
+ Tham gia hun luyn quõn d b a phng v thc hin s iu ng khi
cú yờu cu ca c quan quõn s Huyn.
* Phũng Thi ua - Vn th
- Chc nng: l n v chuyờn mụn thuc Tng cụng ty cú chc nng tham
mu giỳp Tng giỏm c t chc thc hin cụng tỏc thi ua, khen thng, phong
tro vn ngh, th dc th thao trong ton Tng cụng ty, khai thỏc, duy trỡ, nõng
cao i sng vn hoỏ tinh thn cho CB-CNV.
- Nhim v:
+ Tham mu giỳp Tng giỏm c c th hoỏ cỏc ch trng, chớnh sỏch ca
ng, phỏp lut ca nh nc v cụng tỏc thi ua khen thng trong ton Tng
cụng ty.
+ Thc hin nhim v thng trc Hi ng thi ua - Khen thng ca Tng
cụng ty.
+ Xõy dng chng trỡnh, k hoch, ni dung thi ua khen thng cho tng
thi k v tng lnh vc.
* Ban thi cụng d ỏn
- Chc nng
+ L c quan u mi ch huy - quan h - trao i thụng tin v bỏo cỏo ton b

cỏc cụng vic thi cụng sn phm.
+ Lp k hoch trỡnh Tng giỏm c cỏc phng ỏn, tin thi cụng trờn c
s cỏc iu khon ca hp ng kinh t.
+ Tham mu cho Tng giỏm c v qun lý k thut, cht lng, vt t v
trang thit b trong quỏ trỡnh thi cụng sn phm.
- Nhim v
T chc trin khai thi cụng cỏc sn phm c giao m bo ỳng thit k,
cht lng, tin , an ton lao ng, phũng chng chỏy n v v sinh mụi trng.
* Ban d ỏn
- Chc nng
+ L c quan u mi chu trỏch nhim kim soỏt v t hng cho phũng Xut
nhp khu, phũng Vt t mua sm vt t thuc d ỏn.
+ L c quan u mi liờn h vi khỏch hng v cỏc n v liờn quan v cỏc
lnh vc thuc d ỏn mỡnh ph trỏch.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
11
11
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Phi hp vi ban thi cụng m bo thc hin tt vic úng mi sn phm
thuc phm vi mỡnh ph trỏch.
- Nhim v
+ Qun lý h s, ti liu liờn quan n d ỏn phc v vic gii ngõn v bn
giao sn phm.
+ Tip nhn bn v, h s thit k v phi hp vi phũng thit k cụng ngh
cung cp ti liu cho bờn thi cụng; lp danh mc v yờu cu k thut vt t, thit b
mua sm khi c phờ duyt.
+ Trc tip thuờ cỏc nh thu ph cho d ỏn c phõn cụng theo dừi.

* Phũng Thớ nghim
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c v cụng tỏc thớ nghim, kim
nh vt liu.
- Nhim v
+ Qun lý v s dng cú hiu qu cỏc mỏy múc, thit b phc v cho cụng tỏc
th nghim.
+ Qun lý cỏc h s, ti liu cú liờn quan, gi bớ mt v cụng ngh sn xut.
+ Phõn tớch, xỏc nh cỏc ch tiờu c lý, thnh phn hoỏ hc nguyờn vt liu
trong v ngoi Tng cụng ty.
+ Nghiờn cu, ng dng cỏc tin b khoa hc k thut phc v cho cụng tỏc
thớ nghim.
* Phũng khỏm a khoa
- Tip nhn cỏc bnh nhõn l CBCNV thuc Tng cụng ty chuyn n cp
cu, khỏm cha bnh ni, ngoi trỳ; phi hp vi cỏc n v khỏc trong Tng cụng
ty khi cú yờu cu tr giỳp v y t v cỏc cụng vic khỏc thuc nhim v ca mỡnh.
- T chc khỏm cha bnh theo th y t.
- Thc hin cụng tỏc dõn s, k hoch hoỏ gia ỡnh, phũng chng dch bnh,
v sinh lao ng trong Tng cụng ty.
- T chc khỏm sc kho tuyn dng, nh k v chng nhn m au theo quy
nh ca Phỏp lut.
- Phi hp vi t chc giỏm nh y khoa xỏc nh mc thng tt, suy
gim sc kho ca ngi lao ng ca Tng cụng ty khi b tai nn lao ng hay
bnh ngh nghip
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
12
12
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Lp k hoch ch o y t tuyn di thuc cỏc n v thnh viờn ca Tng
cụng ty; thc hin cụng tỏc chm súc sc kho ban u, cỏc chng trỡnh y t
ngnh v a phng.
- m bo cỏc tiờu chun v chuyờn mụn k thut, trang thit b y t theo quy
nh ca B trng B y t.
* Cỏc Phõn xng
+ Thc hin nhim v sn xut ca Tng cụng ty thụng qua cỏc phũng ban
chc nng.
+ T chc sn xut trong phm vi phõn xng;
+ B trớ lc lng lao ng v thit b hp lý m bo hon thnh nhim
v sn xut theo ỳng yờu cu v cht lng v tin .
+ iu hnh, kim tra, ụn c mi hot ng ca phõn xng.
+ Thc hin ỳng quy nh v an ton lao ng, phũng chng chỏy n trong
quỏ trỡnh sn xut.
2.3. Nhng thun li v khú khn ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu
Nn kinh t th trng vi hai mt i lp ó to ra nhiu thun li nhng
cng gõy ra khụng ớt thỏch thc i vi cỏc doanh nghip Vit Nam trờn con
ng phỏt trin. Mt khỏc, xu th hi nhp nn kinh t ton cu trong nhng nm
gn õy l mt nhõn t tỏc ng trc tip ti cỏc doanh nghip nc ta m Tng
cụng ty CNTT Nam Triu l mt trong nhng s ú.
2.3.1. Thun li
- Tng cụng ty CNTT Nam Triu l mt thnh viờn ca Tng cụng ty CNTT
Vit Nam. Trong quỏ trỡnh hot ng v phỏt trin Tng cụng ty luụn nhn c
s quan tõm giỳp , ch o ca cỏc cp lónh o Tp on. õy l iu kin
thun li Tng cụng ty cú nhng bc i v nh hng ỳng n trong quỏ
trỡnh xõy dng v phỏt trin.
- Th k 21 c xỏc nh l th k ca i dng nn kinh t bin núi chung
v ngnh Cụng nghip tu thu núi riờng c ỏnh giỏ l mt trong nhng ngnh
kinh t mi nhn ca t nc, do ú Chớnh ph ó cú nhng chớnh sỏch u tiờn,
khuyn khớch, to iu kin cho ngnh Cụng nghip tu thu phỏt trin.

- Tng cụng ty cú v trớ a lý thun li c v ng st, ng b v ng
thu. Hi Phũng cũn l trung tõm cụng nghip v úng tu, ch to mỏy, gia cụng
c khớ ca Quc gia v ang trờn phỏt trin mnh m. õy l mụi trng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
13
13
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
thun li cho Tng cụng ty CNTT Nam Triu sn xut v phỏt trin theo ỳng
chc nng kinh doanh c B quy nh.
- Cựng vi s trng thnh v ln mnh ca ngnh Cụng nghip tu thu Vit
Nam, sn phm v uy tớn ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu ngy cng c
khng nh trờn trng quc t.
- Tng cụng ty cú lc lng lao ng tr, nng ng, nhit huyt, luụn tin
tng, ng h chin lc xõy dng v phỏt trin Tng cụng ty tr thnh mt trong
nhng n v ch lc ca Tp on CNTT Vit Nam.
- K t khi c thnh lp, Tng cụng ty khụng ngng ci tin nõng cao nng
lc sn xut. Mt bng nh xng c xõy dng ngy cng khang trang, h thng
thit b cụng ngh c u t mua sm hin i, i ng k s, cụng nhõn liờn tc
c o to trong v ngoi nc tip thu khoa hc cụng ngh tiờn tin. c
bit ỏp ng nhu cu ngy cng cao ca khỏch hng, t nm 2003 Tng cụng ty
ó cho trin khai h thng Qun lý cht lng theo tiờu chun ISO 9001:2000.
2.3.2. Khú khn
- Vit Nam ó chớnh thc tr thnh thnh viờn th 150 ca T chc Thng
mi th gii WTO v l thnh viờn khụng thng trc ca Hi ng bo an Liờn
hp quc. Vic gia nhp cỏc t chc, hi nhp vo nn kinh t th gii bờn cnh
vic em li nhiu c hi mi thỡ iu ú cng gõy khụng ớt khú khn, thỏch thc
cho Tng cụng ty trong iu kin kinh doanh hin nay. Bi vỡ trc bi cnh ú

cụng ty phi i mt vi vn t chc v qun lý hot ng sn xut kinh doanh
nh th no cho phự hp vi xu hng mi v thc s em li hiu qu.
- i ng cụng nhõn k thut, th cú tay ngh cao cũn thiu. a s th tuyn
vo mi ra trng do vy k nng ngh nghip cha ỏp ng c yờu cu sn
xut trong giai on mi.
- Cuc khỳng hong kinh t ton cu kộo theo hng lot nhng nh hng
nghiờm trng v mi mt ca i sng kinh t xó hi c bit gõy nờn nhng khú
khn cho cụng tỏc u t xõy dng, tỏi sn xut, u t m rng sn xut kinh doanh.
2.4.
Hot ng sn xut kinh doanh ca Tng cụng ty trong nhng nm gn õy
2.4.1. Cụng tỏc u t xõy dng
Cụng tỏc u t xõy dng l d ỏn cú quy mụ ln thuc nhúm A, mc u t
lờn ti 2000 t ng. Thc hin ch th ca Th tng Chớnh ph v ch trng
ca Tp on CNTT Vit Nam, Tng cụng ty CNTT Nam Triu ó tin hnh r
soỏt cỏc d ỏn u t trờn c s tp trung u tiờn cho cỏc d ỏn c bit quan trng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
14
14
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
nhm phc v úng tu xut khu v phc v sn xut kinh doanh trng im
trong nc. Hin nay Tng cụng ty ang khn trng xõy dng tu 70.000T s
2, khu vc sn xut phc v cho vic thi cụng cỏc sn phm trng im. Khu sn
xut phc v thi cụng tu ch 6.900 ụ tụ, tu hng 56.200T.
Hon thnh v a vo khai thỏc, s dng d ỏn xõy dng nh cho CBCNV,
khu chung c 5 tng, khu nh tỏi nh c v trng Mm non dõn lp Nam Triu 2
tng vi cỏc trang thit b hin i.
a vo khai thỏc 3 d ỏn khu du lch t tiờu chun quc t: Tam o

Resort, khỏch sn San Hụ bói bin Xuõn Thnh - H Tnh, khỏch sn ba sao
Qung Bỡnh.
Bờn cnh ú cụng ty cũn thc hin cỏc d ỏn thuc chng trỡnh khoa hc
cụng ngh cp nh nc nhm nõng cao t l ni a hoỏ ca ngnh, ng thi gión
tin cỏc d ỏn cũn li trờn c s m bo vic u t xõy dng hiu qu v phự
hp vi tỡnh hỡnh sn xut chung ca c nc.
2.4.2. Chin lc phỏt trin
Tng cụng ty CNTT Nam Triu s hon thnh u t v a vo hot ng tt
c cỏc d ỏn trong giai on trc; nghiờn cu kh nng u t nõng cp cho mt
s cụng ty cú tim nng nh: úng mi, sa cha tu bin ti Hi Phũng, Qung
Ninh, Nghi Sn, Vn ti bin, Cụng nghip ph tr, Cụng nghip ỳc, ch to thit
b tu thu.
Tng cụng ty CNTT Nam Triu s tin hnh nghiờn cu kh nng u t, liờn
kt sang cỏc lnh vc sn xut, kinh doanh dch v khỏc: ti chớnh, Thng mi-
Du lch - Dch v, giỏo dc o to, nuụi trng v ch bin thc phm sch.Thc
hin k hoch u t phỏt trin, m rng quy mụ, nõng cao nng lc sn xut kinh doanh.
Phn u thc hin cỏc ch tiờu k hoch sn xut kinh doanh do Tp on
giao n 2010 v 2015. Thu nhp bỡnh quõn t t 6-8 triu ng/ ngi/ thỏng.
Giỏ tr tng sn lng thc hin hng nm t 9000 t ng. S lao ng t
20.000 ngi.
2.4.3. Tỡnh hỡnh thc hin cỏc ch tiờu kinh t
Bng 2.1: Cỏc ch tiờu kinh t c bn
(Ngun: Bỏo cỏo thnh tớch nm 2008)
STT Cỏc ch tiờu VT Nm 2006 Nm 2007 Nm 2008
1 Tng giỏ tr sn lng Tr. 1.170.389 2.068.815 3.888.890
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
15
15
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
2 Doanh thu Tr.đ 1.000.580 1.987.000 2.751.899
3 Lợi nhuận Tr.đ 10.450 19.154 48.810
4 Tổng số lao động Người 5.000 10.000 13.414
5
Thu nhập bình quân
đ/ng/th 2.050.000 2.450.000 2.766.024
6 Nộp ngân sách Tr.đ 8.270 19.775 63.204
Hiện nay, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đang đóng mới các sản phẩm có
trọng tải tới 150.000 tấn trong đó các sản phẩm trọng điểm là: tàu hàng 6.800T,
tàu chở sà lan Lash trọng tải 10.900T, tàu dầu 13.500T, ụ nổi 8.000T, ụ nổi
14.000T, seri tàu hàng 53.000T cho Anh, tàu chở 6.900 ôtô cho Na Uy, tàu
hàng 56.200 DWT cho Nhật, tàu chở container 700 TEU cho Đức, đặt biệt là
kho nổi
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
16
16
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
cha xut du trng ti 150.000T cho Tp on Du khớ quc gia Vit Nam. Tt c
u c cỏc t chc ng kim uy tớn trong nc v quc t chng nhn: VR
(Vit Nam), DNV (Na Uy), ABS (M), GL (c), NK (Nht Bn)Vi chớnh
sỏch cht lng v giỏ c cnh tranh, uy tớn ca Tng cụng ty ó chinh phc c
nhiu khỏch hng khú tớnh trờn th trng quc t.
Nm 2008 Tng cụng ty CNTT Nam Triu ó bn giao thnh cụng tu Lash
s 01 trng ti 10.900T cho cụng ty TNHH MTV Vn ti Vin Dng Nam Triu;
tu 53.000T s 02 cho ch tu Graig - Vng quc Anh; bn giao tu 53.000T s

03 vo cui thỏng 01/2009; bn giao tu 53.000T s 04 vo cui thỏng 03/2009; d
kin hon thnh a vo khai thỏc 8.000T trong quý I/2009 v trin khai úng
ni 14.000T; hon thin 2 tu ch container 700TEU s 01, 02, hn thu thnh
cụng tu 700TEU s 03; h thu kho ni cha xut du FSO5 cho Tp don Du
khớ quc gia Vit Nam vo ngy 14/01/2009 v t ky tu ch 6900 ụ tụ cho ch
tu Na Uy.
c s quan tõm, ch o ca cỏc cp lónh o, s n lc ca tp th lónh
o v ngi lao ng, Tng Cụng ty CNTT Nam Triu ó vt qua mi khú
khn, hon thnh xut sc nhim v c giao. Tng giỏ tr sn lng nm 2008
ca Tng cụng ty l 3.888.890 triu ng, t 109,8% k hoch nm do Tp on
CNTT Vit Nam giao.
Trong hai thỏng u nm 2009, Tng cụng ty t 800 t ng giỏ tr sn
lng, hng ti mc tiờu hon thnh 5.600 t ng giỏ tr sn xut trong nm
2009. Tng cụng ty tp trung vo cỏc sn phm trng im nh: kho cha xut du
trờn bin FSO5 trng ti 150.000T, cỏc tu hng 53.000T, tu ch 6.900 ụ tụ, tu
ch container, tu hng 56.000T phc v ni a v xut khu.
Cỏc n v thuc Tng cụng ty hng ng t phỏt ng phong tro sn xut,
hon thin v bn giao kho ni cha xut du trờn bin cho ch tu vo thỏng 5;
bn giao tu ch du 13.500T, tu container 700 TEU, tu ch s lan Lash vo quý
2, quý 3 nm nay. ng thi hon thin, a vo khai thỏc ni 8.000T, xung
nc tu ch ụ tụ, tu hng 53.000T s 6, tu ch container 700 TEU s 4 v tu
hng 56.000T s 1; ct tụn úng mi tu ch ụ tụ s 3, kho ni FSO6, ni
14.000T, sa cha 100 tu trong v ngoi lung.
2.5. Thc trng cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.5.1. C cu t chc b mỏy vn phũng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
17
17
CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH 1 PHÓ CHÁNH 3PHÓ CHÁNH 2
Tổ tin học
Chuyên viên tin học
Tổ xe con
Nhân viên lái xeNhân viên văn thưChuyên viên văn phòngTổ phục vụ khu 4 tầngTổ phục vụ khu 2 tầngTổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 1Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 2
Tổ văn thư hành chính Tổ tạp vụ Chuyên viên kỹ thuậtNhân viên phục vụ Tổ nước lọc
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
18
18
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Phõn cụng nhim v ca tng v trớ vn phũng
* Chỏnh vn phũng
Chỏnh vn phũng l ngi chu trỏch nhim:
- Ph trỏch chung cụng tỏc ca vn phũng.
- Chu trỏch nhim trc Ban lónh o Tng cụng ty v cỏc hot ng ca vn phũng.
- Kim soỏt vic s dng con du ca Tng cụng ty.
- Ph trỏch khõu trang trớ khỏnh tit ngy l, hi ngh
- Ph trỏch mt s phn vic ca vn phũng: qun lý trt t ni v vn phũng;
cụng tỏc ún tip khỏch; cụng tỏc qun lý ti sn vn phũng; kim tra nhõn viờn
thc hin cỏc nhim v v cụng tỏc vn th - lu tr.
- Gii quyt cỏc th tc v cụng tỏc h tch h khu tp th cho CBCNV.
- Ký duyt cp phỏt mỏy múc thit b, vn phũng phm cho cỏc n v, ký
duyt cỏc chng t thanh toỏn v cỏc phiu nhp - xut kho.
- Gii quyt ngh phộp, ngh vic riờng v lm thờm gi cho CBNV.
- Ph trỏch cụng tỏc qun lý v iu ng xe con.

- Gii quyt ton b cụng vic c Tng giỏm c u quyn.
* Phú chỏnh 1: Phú chỏnh vn phũng 1chu trỏch nhim qun lý:
- H thng tin hc bao gm mỏy vi tớnh v cỏc thit b liờn quan.
- H thng tng i ni b, xut cỏc bin phỏp x lý.
- H thng mỏy chiu ti cỏc phũng hp.
- H thng camera giỏm sỏt.
- Lp h s cho cỏc thit b tin hc vin thụng trong Tng cụng ty.
- Kim tra, ký cỏc biờn bn nghim thu, ký nhỏy cỏc chng t thanh quyt
toỏn liờn quan n cung cp, sa cha, lp t h thng tin hc v vin thụng.
- Chu trỏch nhim trc Ban lónh o Tng cụng ty v Chỏnh vn phũng v
cỏc cụng vic c phõn cụng.
* Phú chỏnh 2: Phú chỏnh vn phũng 2 chu trỏch nhim:
- Ký biu bỏo cỏo lao ng hng ngy.
- Ph trỏch cụng tỏc trang trớ phc v cỏc cuc hp, hi ngh
- Qun lý cỏc phũng lm vic, phũng hp, hi trng do vn phũng qun lý
(gm c ti sn).
- Ph trỏch qun lý quỏn bar, cng tin.
-
Ký nhỏy nhng chng t phc v cho phũng hp, hi trng, quỏn bar, cng tin.
- Giỳp Chỏnh vn phũng qun lý t tp v.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
19
19
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chu trỏch nhim trc Ban lónh o Tng cụng ty v Chỏnh vn phũng v
cỏc cụng vic c phõn cụng.
* Phú chỏnh 3: Phú chỏnh vn phũng 3 chu trỏch nhim:

- Lp s sỏch v theo dừi cp phỏt ti sn vn phũng.
- Qun lý xe p, xe mỏy ca Tng cụng ty giao cho vn phũng s dng.
- Chu trỏch nhim qun lý ti sn ó trang b cho cỏc n v (tr h thng
cụng ngh thụng tin, vin thụng).
- Ký, sao y cỏc ti liu v hp ng.
- Qun lý tt h thng cp nc ung tinh khit.
- Ph trỏch cụng tỏc sa cha mỏy múc thit b ni b ca vn phũng v ca
cỏc n v.
- Kim tra, ký cỏc biờn bn nghim thu, ký nhỏy cỏc chng t thanh quyt
toỏn liờn quan n sa cha, lp t thit b vn phũng.
* Chuyờn viờn tin hc
- Sa cha, lp mi, khc phc cỏc s c mng, mỏy tớnh.
- Lp t cỏc phn mm phc v cho nhu cu cụng vic theo yờu cu ca cỏc
phũng ban.
- Thng xuyờn cp nht nhng thnh tu mi nht trong lnh vc cụng ngh
thụng tin nhm nõng cao nng sut lao ng v hiu qu lm vic.
- xut vi Chỏnh vn phũng gii quyt cỏc vn cú liờn quan n cụng
vic c phõn cụng.
* Nhõn viờn lỏi xe
- Trc tip qun lý v s dng xe c giao, hng ngy phi v sinh sch s.
- Lm thờm mt s vic ca vn phũng khi cn.
* Nhõn viờn vn th
- a khỏch lờn cỏc phũng hp, a khỏch i gp lónh o Tng cụng ty.
- Ph trỏch cụng tỏc vn th - lu tr.
- Ch bn vi tớnh, phụ tụ v phỏt hnh ti liu.
* Chuyờn viờn vn phũng
- Ph trỏch qun lý bn bói gi xe nh: hp ng, thanh quyt toỏn, cp phỏt
tem xe
- Lm th kho, chm cụng cho CBNV.
- Qun lý v cp phỏt trang thit b cho T xe con.

- Lm th tc tm ng, thanh toỏn lng cho vn phũng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
20
20
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Son tho hp ng kinh t v mt s vn bn c phõn cụng.
- Trc tng i in thoi.
* T tp v
- Lm cụng tỏc v sinh phũng lm vic, phũng hp, khu v sinh, cụng tỏc
tp v ti snh, ti cõy cnh.
- Lm th tc thanh toỏn cho cỏc phũng hp; th tc ng v chi tip khỏch ca
Tng cụng ty.
* Chuyờn viờn k thut
- Sa cha, lp mi, khc phc s c cỏc thit b ni b.
- m bo cung ng y , kp thi h thng trang thit b, mỏy múc theo
yờu cu cụng vic ca cỏc b phn v cỏc phũng ban.
- xut vi Chỏnh vn phũng gii quyt cỏc vn cú liờn quan n cụng
vic c phõn cụng.
* Nhõn viờn phc v
- Ph trỏch õm thanh hi trng, phũng hp, quỏn bar; quay phim, chp nh.
- Phõn phỏt bỏo cho cỏc n v.
- Lm cụng tỏc khỏnh tit.
- Qun lý, lu tr phim nh ca Tng cụng ty.
- Lm thờm mt s cụng vic khỏc ca vn phũng khi cn.
* T nc lc
- Lm cụng tỏc sn xut nc ung tinh khit, cung cp nc ung cho cỏc
n v.

- Lm cụng tỏc v sinh ti ni lm vic.
- Lm thờm mt s cụng vic khỏc ca vn phũng khi cn.
2.5.2. iu kin lm vic ca vn phũng
2.5.2.1. Cụng tỏc sp xp, b trớ vn phũng
B trớ, sp xp phũng lm vic ca cỏc b phn trong c quan, t chc l mt
vn ht sc phc tp. ú l s kt hp ca nhiu yu t liờn quan n nhiu
nghip v chuyờn mụn, tớnh cht cụng vic ca cỏc phũng ban. Vn phũng c
coi l ca ngừ, l b mt ca c quan, t chc. Hn na vn phũng li luụn cú cỏc
mi quan h i ni, i ngoi vỡ vy phũng lm vic ca b phn vn phũng phi
c b trớ ni thun tin cho vic giao lu cỏc mi quan h ú. Mt khỏc, trong
mt c quan, t chc m cỏc phũng ban chc nng uc b trớ, sp xp ni lm
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
21
21
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
vic mt cỏch khoa hc v hp lý s l tin cho s phi hp n ý trong thc thi
cụng vic gia cỏc nhõn viờn cng nh gia cỏc phũng ban, b phn vi nhau.
Vn phũng Tng cụng ty CNTT Nam Triu c b trớ ti to nh mt tng
ngay gn cng chớnh Tng cụng ty. iu ny to iu kin thun li cho cỏc phũng
ban, n v trong Tng cụng ty v khỏch n liờn h cụng tỏc. Vi v trớ ca ngừ
ca mỡnh vn phũng l b phn chu trỏch nhim ún tip khi cú i tỏc n giao
dch vi Tng cụng ty. Mt khỏc, b phn vn phũng cũn phi thng xuyờn tin
hnh cỏc hot ng nhn vn bn n v chuyn vn bn i. Chớnh vỡ c thự cụng
vic nh vy nờn cỏch b trớ vn phũng ca Tng cụng ty l hon ton hp lý v
khoa hc.
Cỏc phũng lm vic c b trớ nh sau:
- Chỏnh vn phũng, phú chỏnh vn phũng 2 v 3 c b trớ phũng lm vic

riờng. Vic b trớ ny s to iu kin thun li khi Chỏnh vn phũng, phú chỏnh
vn phũng phi tip nhng v khỏch quan trng.
- Phú chỏnh vn phũng 1 c b trớ lm vic chung vi cỏc nhõn viờn ti dóy
nh 2 tng. Mụ hỡnh phũng lm vic chung s giỳp Phú chỏnh vn phũng kim tra,
ụn c nhõn viờn ca mỡnh, hn ch c tỡnh trng mt tp trung trong khi lm
vic ca nhõn viờn.
- Quy vn th c b trớ ngay ti ca ra vo.
- Phũng lm vic ca nhõn viờn c thit k theo mụ hỡnh phũng lm vic
chung. Cỏch b trớ ny to hiu qu lm vic theo nhúm ca nhõn viờn, c bit khi
khi lng cụng vic quỏ nhiu, cn cú s giỳp gii quyt nhanh chúng hn.
ng thi vn phũng Tng cụng ty s m bo tớnh cht liờn hon hn, lm vic s
hiu qu v khoa hc hn. Nhng cỏch b trớ vn phũng ny cng lm nhõn viờn b
phõn tỏn khi cú khỏch n phũng, nhõn viờn cú th núi chuyn riờng trong khi lm vic.
- Ni lu tr ti liu v ni lm vic ca nhõn viờn trc tng i cht hp,
thiu ỏnh sỏng. Vi c thự cụng vic l m bo h thng thụng tin liờn lc c
thụng sut trong Tng cụng ty nờn cỏch b trớ ny ó cú nh hng khụng nh ti
hiu qu lm vic ca nhõn viờn.
2.5.2.2. Trang thit b ca vn phũng
Vn phũng l mt b phn ca h thng qun lý ú cú cỏc CBNV c o
to v cỏc nghip v vn phũng; thc hin nhim v thu thp, x lý, lu tr v
truyn t thụng tin phc v cho cụng tỏc qun lý, iu hnh t chc. Chớnh vỡ vy
vic trang b thit b vn phũng l mt trong nhng yu t h tr cho vic gii
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
22
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n
phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
quyết công việc được thuận lợi hơn. Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năng

suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Các trang thiết bị của văn
phòng Tổng công ty gồm ba loại sau:
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
23
23
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Cỏc trang thit b phc v cụng tỏc thu thp, x lý, lu tr v truyn t cỏc
thụng tin qun lý nh: mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy foto, mỏy fax, in thoi
- Cỏc phng tin lm vic nh: bn gh lm vic, giỏ ng ti liu, cỏc loi
file ng h s.
- Cỏc trang thit b phự hp, m bo cho vn phũng hot ng bỡnh thng,
an ton: thit b chng núng, chng n, thụng giú, thit b chiu sỏng
S lng cỏc trang thit b ca vn phũng Tng cụng ty c trang b y ,
m bo cht lng, phc v tt cho nhu cu lm vic ca CBNV
Bng 2.2: Thng kờ cỏc thit b vn phũng chớnh
(Ngun: Vn phũng Tng cụng ty)
STT Tờn thit b S lng VT
1 Mỏy tớnh 20 b
2 Mỏy foto 4 cỏi
3 Mỏy fax 1 cỏi
4 T h s 20 cỏi
5 Mỏy in 7 cỏi
6 Bn 30 cỏi
7 Gh 45 cỏi
8 Mỏy iu ho 10 cỏi
9 Mỏy in thoi 8 cỏi
10 Mỏy tng i 2 cỏi

2.5.2.3. Mụi trng lm vic
Ban lónh o Tng cụng ty nhn thc c sc mnh tp th v con ngi l
yu t thỳc y s phỏt trin ca Tng cụng ty nờn ó to mi iu kin tt nht
CBCNV cú th lm vic t hiu qu tt cao, phỏt huy c nng lc ca mi cỏ
nhõn: trang b cỏc phn mm tiờn tin phc v cho cụng vic (phn mm Napa cho
vic thit k chnh trn tuyn hỡnh, phn mm Cadmatic phc v cho vic thit k
b trớ trang thit b tu thu); thng xuyờn c CBNV i hc tp v chuyn giao
cụng ngh cỏc nc phỏt trin; to iu kin cho cỏc k s, c nhõn kinh t tham
gia cỏc khoỏ o to vn bng 2 chuyờn ngnh k thut v qun lý
Bờn cnh ú Tng cụng ty cng khụng ngng chm lo i sng cho ngi lao
ng. Tng cụng ty cú h thng nh n c trang b sch p, i th tin n v
b trớ xe ca a ún CBCNV, cú ch u tiờn vi lao ng n
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
24
24
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Hng nm, Tng cụng ty t chc cho tt c CBCNV i du lch vi tng chi
phớ t 1.2 n 2.2 t/ nm; t chc tng qu cho hc sinh nghốo vt khú l con
em CBNV trong Tng cụng ty
2.5.3. Thc trng v cụng tỏc vn phũng ca Tng cụng ty
2.5.3.1. Cụng tỏc tham mu
Tham mu l mt hot ng xut hin t rt sm trong i sng xó hi. Cụng
tỏc tham mu cú mt tt c cỏc lnh vc v nú cú ý ngha c bit quan trng
trong hot ng qun lý iu hnh ca cỏc cp qun tr.
Cụng tỏc tham mu ra i mang tớnh tt yu khỏch quan. Bi l t c
hiu qu cao trong lónh o, qun lý, iu hnh ũi hi cỏc nh qun lý phi cú
mt mi lỳc, mi ni v phi tinh thụng trờn nhiu lnh vc. ng thi nh qun

lý cng phi nhanh chúng a ra c nhng quyt nh qun lý, iu hnh chớnh
xỏc, kp thi gii quyt mi vn phỏt sinh trong thc t. iu ú ó vt quỏ
kh nng ca cỏc nh qun lý, ũi hi phi cú mt lc lng tr giỳp cỏc nh qun
lý trờn mi phng din, ú l cụng tỏc tham mu.
Cụng tỏc tham mu l hot ng tr giỳp cỏc nh lónh o, cỏc nh qun lý
h a ra c nhng quyt nh ti u, mang tớnh khỏch quan, kp thi, mang
tớnh hiu lc v hiu qu.
Trong thc t cỏc c quan, t chc thng t b phn tham mu ti vn
phũng giỳp cho hot ng ca cụng tỏc ny c thun li. ng thi vic lm
ny cng tng cng c hiu qu ca cụng tỏc thụng tin v cựng vi cụng tỏc
hu cn to thnh mt h thng tr giỳp c lc cho cỏc nh qun lý.
Ngoi b phn tham mu ti vn phũng cũn cú cỏc b phn chuyờn mụn,
nghip v cng lm cụng tỏc tham mu cho lónh o trờn tng lnh vc, tng vn
cú tớnh chuyờn sõu.
Cụng tỏc tham mu l mt ni dung quan trng trong hot ng ca vn
phũng Tng cụng ty. Trong quỏ trỡnh hot ng ca mỡnh vn phũng Tng cụng ty
ó lm tt chc nng tham mu trờn cỏc mt sau:
Th nht l cụng tỏc hnh chớnh. Vn phũng ó tham mu cho Tng giỏm
c trong vic t chc qun lý, lu tr cụng vn, giy t (cụng vn n v i) phc
v cho cụng tỏc i ni v i ngoi; t chc qun lý v s dng con du ca Tng
cụng ty theo ỳng quy nh ca Chớnh ph v B Cụng an; tham mu cho Tng
giỏm c trong vic ra thụng bỏo hng dn v th thc v k thut trỡnh by vn
bn thng nht trong ton Tng cụng ty.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
25
25