QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HP
ĐỒNG GIA CÔNG
3.1. Giao dòch, nghiên cứu thò trường và tiếp xúc với khách hàng
Thò trường là nơi trao đổi giữa người mua và người bán, giữa bên đặt gia công
và bên nhận gia công. Ý nghóa của việc nghiên cứu thò trường là giúp cho công ty
có thể hiểu biết thêm về thò trường, đảm bảo cho sự phát triển theo đònh hướng đã
đề ra. Với những thông tin chính xác, đầy đủ, kòp thời có thể điều tiết được khả
năng hoạt động của công ty.
Như đã phân tích, đối với công ty may Việt Tiến thò trường xuất khẩu được
chia hai loại là : thò trường hạn ngạch và thò trường phi hạn ngạch. Thò trường hạn
ngạch gồm các nước như Mỹ ,EU, Đức, Canada, Nauy, Thổ Nhó Kỳ,… Phần còn lại
là thò trường phi hạn ngạch, chủ yếu là Nhật Bản và các nước Châu Á.Về hợp
đồng xuất khẩu của công ty thuj75c hiện theo 2 hình thức gia công thuần tuý và
hợp đồng mua nguyên phụ liệu vầ sản xuất theo mẫu của khách hàng sau đó bán
sản phẩm cho khách hàng theo điều kiện FOB (còn gọi là hàng kinh doanh FOB)
Là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, Công ty May Việt Tiến
thường xuyên nhận được sự hỗ trợ về thông tin về thò trường Dệt May . Tuy nhiên
công ty may Việt Tiến chủ yếu tự khai thác hợp đồng trực tiếp với các đối tác
nước ngoài.
Khách hàng của Công ty hiện tại bao gồm các khách hàng truyền thống và
khách hàng mới. Với những khách hàng truyền thống, quá trình tiếp xúc đơn giản
và nhanh chóng hơn là đối với khách hàng mới, vì đã quen với yêu cầu của họ nên
việc tìm hiểu về thò trường dễ dàng hơn. Khách hàng có nguồn gốc xuất xứ khác
nhau thường có những hành vi tiếp xúc, tìm hiểu khác nhau. Ví dụ khách hàng
Nhật luôn xem xét cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty một cách cẩn thận trước khi
đưa ra những thư hỏi giá. Khách hàng Châu Âu thường đề cập vào trung tâm của
quá trình tiếp xúc: điều kiện, giá cả giao hàng, kiểm tra chất lượng,…,Đối với
khách hàng Mỹ trước khi đặt đơn hàng tại công ty phải đánh giá công ty có hội đủ
tiêu chuan về cơ sở vất chất,tài chính ,máy móc thiết bò ,môi trường và điều kiện
làm có thực hiện theo luật hay không .Công việc đánh gía này thông qua một
công ty tư vấn nước ngoài có uy tín .nếu hội đủ tiêu chuan thì khách hàng mới tiến

hành các bước đàm phán, ký kết hợp đồng . Thông thường các đối tác nước ngoài
trực tiếp gặp gỡ và đàm phán với Việt Tiến tại trụ sở Công ty hoặc tại các đòa
điểm khác trong nước. Như vậy, Công ty có lợi thế nhất đònh trong việc giảm chi
phí ký kết hợp đồng và lợi thế đàm phán. Đối với khách hàng lâu năm, quá trình
trên chỉ còn giao dòch qua đường bưu điện (gửi hàng mẫu) và đặt hàng qua fax.
Sau khi khách hàng đưa ra những yêu cầu cụ thể về các thông số kỹ thuật,
mức độ cung cấp nguyên vật liệu và các điều kiện thanh toán, giao hàng, thì
nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch là xem xét khả năng của công ty có đủ năng lực
thực hiện đơn hàng hay không, và nếu được thì tính toán chi phí thực hiện hợp
đồng để làm cơ sở cho việc đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng. Yêu cầu đối với
việc đònh giá này là tính chính xác của thông tin, các chi phí cần được phản ảnh
đầy đủ trong bản ước tính. Công việc này do Phòng Kế hoạch, Phòng tài chính Kế
toán và Kỹ thuật Công nghệ phối hợp thực hiện.
Cách thức triển khai theo sơ đồ :
Phòng kinh doanh

Phòng Kế hoạch Điều Độ
Phòng kế hoạch
Lập kế hoạch kinh doanh
Lập kế hoạch sản xuất
Lập điều sản xuất chính
Điều Độ
Phòng kế hoạch điều độ
(hàng gia công )
Phòng Kinh doanh
( Hàng tự doanh FOB)
Phòng Kế hoạch Điều Độ
không
có
Phòng Kế hoạch Điều Độ

Phòng cung tiêu
Xí nghiệp sản xuất
Lập kế hoạch nhu cầu
vật tư
Lập kế hoạch nhu cầu công
xuất
Kế hoạch có thực tế không
Thực hiện kế hoạch công
xuất
Thực hiện kế hoạch vật tư
Thực hiện kế hoạch sản
xuất
3.2. Đàm phán, ký kết hợp
đồng
3.2.1. Hình thức đàm phán tại công ty.
Thường thì Công ty sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp vì ngành dệt may là
ngành đặc trưng, hợp đồng liên quan đến nhiều mặt hàng, nguyên vật liệu,kỹ thuật
,mẫu mã . Do đó, các bên cần phải gặp nhau để thống nhất và tìm hiểu thật kỹ
những vấn đề có liên quan. Công ty và khách hàng thường gặp gỡ trực tiếp tổ chức
giới thiệu về Công ty, cơ sở vật chất, khả năng thực hiện để khách hàng đánh giá.
Việc đàm phán giữa hai bên nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên. Vì vậy, trước khi
ký kết một hợp đồng gia công thì phải đàm phán cho rõ ràng. Trong trường hợp
may gia công xuất khẩu, giá cả của dòch vụ gia công luôn phụ thuộc vào nhiều yếu
tố: Chất lượng hàng gia công, uy tín của công ty, điều khoản về nguyên phụ liệu
cũng như điều khoản giao hàng, mối quan hệ giữa Công ty và đối tác, mức giá của
đối thủ cạnh tranh là những yếu tố quyết đònh đi đến giá cả gia công.
Sau khi kiểm tra tất cả những thông tin về đơn giá và các điều khoản của hợp
đồng, Công ty tiến hành tổng hợp để quyết đònh xem có nên ký kết hợp đồng hay
không. Nếu nhận thấy có thể đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng mà Công ty

vẫn có lời thì trình cho Tổng giám đốc duyệt chấp thuận cho ký hợp đồng. Ngược
lại, nếu Công ty cảm thấy hợp đồng này vẫn đáp ứng nhu cầu khách hàng nhưng
không đảm bảo lợi ích cho công nhân và Công ty thì việc đàm phán sẽ thực hiện
lại. Trong một số trường hợp, khách hàng cũng yêu cầu Công ty đàm phán lại nếu
họ chưa hài lòng với kết quả đàm phán trước đó. Với khách hàng là người Châu Á
như Nhật Bản thì Công ty thường cử người khác qua đàm phán lại, với khách hàng
Châu u thường cử người đã đàm phán trước đó qua thực hiện lại quá trình đàm
phán.
Khi hợp đồng gia công được ký thì phải có quá trình chuyển giao nguyên phụ
liệu cho Công ty, Công ty phải đưa ra đònh mức sử dụng nguyên phụ liệu trong sản
xuất để bên đối tác cung cấp nguyên phụ liệu và để Hải quan quản lý việc nhập
nguyên phụ liệu và xuất thành phẩm. Sau khi gia công thì Công ty phải tiến hành
thanh lý nguyên phụ liệu thừa, có thể tái xuất hoặc mua lại, nếu mua lại thì phải
nộp thuế theo đúng quy đònh của Hải quan.
Đối với hợp đồng này thì phải chú ý đến điều kiện giao hàng, phương thức
thanh toán. Đặc biệt trong hợp đồng gia công phải có điều khoản về ngày giao
nguyên phụ liệu, ngày đó phải trước ngày giao hàng tối thiểu là 45 ngày. Đối với
hợp đồng xuất khẩu thì công ty phải làm thủ tục xuất khẩu cho lô hàng luôn cả
chứng từ thanh toán.
Đây là hợp đồng mang tính chất văn bản cụ thể hóa hợp đồng chính về số
lượng, đơn giá của hàng hóa. Hợp đồng gia công thường kèm theo bản phụ kiện
hợp đồng và có tỷ giá ngoại tệ, đồng tiền thanh toán, và thanh toán với nhiều hình
thức.
Sau khi đã thống nhất về các điều khoản, xem như hợp đồng đã ký và hai bên
cùng tham khảo ký kết một hợp đồng chính thức.
3.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả và nội dung đàm phán:
- Pháp luật: Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công
của đàm phán. Đó là cơ sở để điều chỉnh các chủ thể và nội dung của các
điều khoản. Phải nắm rõ hệ thống pháp luật, các quy đònh về xuất nhập
khẩu, luật Hải quan, các quy đònh tài chính của đối tác để khi thực hiện

không gặp phải những khó khăn và những rào cản về pháp luật.
- Quyền lực thò trường: Nhìn chung, quyền lực thò trường là khả năng của
người cung cấp hoặc người mua trong việc tham gia đến quan hệ cung – cầu
trên thò trường là nhân tố quyết đònh. Quyền lực thò trường phụ thuộc vào
nhiều yếu tố. Đối với người cung cấp đó là lợi thế về chi phí, quy mô của
doanh nghiệp, sự khác biệt về sản phẩm (chất lượng, mẫu mã,…) Yếu tố này
ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của hàng hóa, do đó cần nắm chắc nhu
cầu của thò trường để quyết đònh sản xuất và phát triển sản phẩm.
- Ngôn ngữ: Trong giao dòch với các đối tác nước ngoài, sự bất đồng ngôn
ngữ là một trở ngại lớn nhất cho các bên tham gia đàm phán. Do đó, nắm
vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ là rất cần thiết đối với người đàm
phán.
- Thông tin: Trong một thế giới thông tin không hoàn hảo, người mua luôn cố
gắng tìm thông tin về các nhà cung cấp có tiềm năng và người bán luôn cố
gắng tăng cường uy tín, hình ảnh của công ty mình để có được vò trí đàm
phán có lợi. Muốn thành công trong quá trình đàm phán, người đàm phán
phải biết nắm bắt thông tin một cách kòp thời để có thể tận dụng được thời
cơ một cách tốt nhất. Những thông tin này bao gồm:
• Thông tin về hàng hóa
• Thông tin về thò trường
• Thông tin về đối tác
• Thông tin về chính công ty mình
• Thông tin về đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước
• Thông tin về hạn ngạch và thuế
3.2.3. Năng lực của đoàn đàm phán
♦ Chuyên gia đàm phán: Cần có kiến thức chuyên môn và khả năng toàn diện
về giao tiếp. Người đàm phán cần có kiến thức trên ba lãnh vực: kinh tế, pháp
luật và kỹ thuật. Ngoài ra, các hiểu biết về chính trò, văn hóa, xã hội luôn quan
trọng trong quá trình đàm phán.
♦ Tổ chức đoàn đàm phán: Để không bò sức ép về tâm lý, các bên cần cử một số

người tương đương khi tiến hành đàm phán.
- Đòa điểm đàm phán: Yếu tố rất quan trọng trong quá trình đàm phán, người
đàm phán thường không muốn đến trụ sở của đối tác để tiến hành đàm phán
vì người đàm phán thường bò sức ép tâm lý nhiều hơn, đo đó thường phải
nhượng bộ khi thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng.
- Quan hệ với đối tác: Tuy các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu lợi
nhuận là chủ yếu, nhưng trong một chừng mực nào đó, mối quan hệ tin cậy
lẫn nhau giữa các đối tác kinh doanh luôn là tiền đề thuận lợi cho quá trình
đàm phán, lý do là các đối tác đàm phán có quá trình hiểu biết nhau lâu dài
thường không phải thực hiện công việc tìm hiểu đối tác, do đó tiết kiệm thời
gian và chi phí tìm hiểu. Khi phải cân nhắc, chọn lựa các đối tác ký hợp
đồng với các điều khoản tương đối giống nhau, người đàm phán thường
chọn đối tác có quan hệ kinh doanh trước đó diễn ra tốt đẹp.
- Đặc điểm của hàng hóa: Những ưu điểm của hàng hóa sẽ tạo ưu thế trong
đàm phán nên phải hiểu rõ về đặc tính của sản phẩm đưa ra.
- Nguồn nguyên liệu
- Hiệu quả kinh tế
Phải thể hiện năng lực của mình, khả năng tiếp nhận xuất lô hàng. Đặc biệt
đối với khách hàng ở thò trường có hạn ngạch thì phải nắm được Công ty còn bao
nhiêu hạn ngạch cho sản phẩm mà khách hàng đặt hàng , có như vậy thì mới
không gặp phải khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3.2.4. Một số ý kiến về vấn đề soạn thảo, ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu:
Căn cứ theo hợp đồng gia công số 65/2004/SIG ngày 04-7-2003.
Hợp đồng gia công là sự thỏa thuận giữa bên đặt gia công và bên nhận gia
công ở nước khác. Trong đó quy đònh rõ về quyền và nghóa vụ của hai bên: bên
nhận gia công thực hiện việc gia công và giao hàng; bên đặt gia công giao nguyên
phụ liệu, mẫu đối và thanh toán cho bên nhận gia công sau khi hoàn tất việc giao
hàng. Vì đặc tính đó nên trong hợp đồng gia công có những điểm rất khác so với
hợp đồng mua bán ngoại thương và phải được nêu rõ trên hợp đồng trước khi quyết
đònh đi đến ký kết.

- Trong điều khoản về số lượng phải nêu đơn giá thực hiện gia công trên một sản
phẩm là bao nhiêu (như trên hợp đồng là 1USD/ĐVT). Từ đó quy ra tổng giá trò
đơn hàng (1,000,000 USD)
Phải có điều kiện giao hàng (FCA HO CHI MINH CITY, INCOTERMS 2000).
Vải, phụ liệu, mẫu đối, tài liệu kỹ thuật do bên đặt gia công cung cấp đồng bộ
trước ngày quy đònh (45 ngày) trước ngày giao hàng.
- Ngày giao hàng thành phẩm (04-7-2004) tùy thuộc vào vấn đề đến đồng bộ số
nguyên phụ liệu.
- Trong một số trường hợp có thể thêm điều khoản về thuê, mượn, hoặc tặng
máy móc, thiết bò để thực hiện hợp đồng gia công. Việc nhập khẩu máy móc,
thiết bò phải tuân theo các quy đònh của Pháp luật Việt Nam.
- Về điều kiện kỹ thuật trong hợp đồng này quy đònh bên đối tác đặt hàng phải
cung cấp mẫu rập, sơ đồ, phương thức đóng gói, ký hiệu giao hàng và đònh mức
sử dụng nguyên vật liệu để thực hiện đơn hàng. Sản phẩm hoàn chỉnh phải
giống với mẫu đối. Trái với hợp đồng ngoại thương thì điều kiện kỹ thuật
không nêu mà chỉ thỏa thuận là hàng được giao phải đạt chất lượng loại “A”.
- Khi giao hàng phải kèm theo bộ chứng từ: (Vận đơn hoàn hảo, hóa đơn thương
mại, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa).
- Khi nhận số nguyên phụ liệu, trên hợp đồng phải có tiêu chuẩn chất lượng bảo
đảm tránh đình trệ việc sản xuất. Quy đònh về bộ chứng từ gửi hàng do bên
Công ty gửi kèm. Số lượng và hàng hóa được mô tả kỹ trong vận đơn.
- Giải quyết số nguyên liệu thừa.
- Thương lượng trả phí và chi phí: (Đối với hàng áp dụng phương thức giao hàng
lẻ, chỉ được phép tối đa hai lần, nếu số lần giao CFS nhiều hơn thì phí sẽ do
bên đối tác chòu. Trường hợp nguyên phụ liệu được gởi bằng đường hàng không
theo yêu cầu của khách hàng thì bên khách hàng phải chòu phí. Đối với việc
giao hàng CFS trách nhiệm chi phí lưu kho sẽ do khách hàng chòu.
- Quy đònh về nghóa vụ của hai bên tham gia hợp đồng:
• Đối với bên đặt gia công :
Giao toàn bộ hoặc một phần nguyên phụ liệu vật tư gia công theo thỏa

thuận trong hợp đồng gia công.
Nhận và đưa ra khỏi Việt Nam toàn bộ sản phẩm gia công, máy móc, thiết
bò cho hoặc mượn. Được quyền cử chuyên gia đến Việt Nam để hướng dẫn kỹ
thuật sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm theo thỏa thuận trong hợp đồng
gia công.
Chòu trách nhiệm về quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa, tên gọi xuất xứ
hàng hóa (Bên đặt gia công phái chuyên viên kỹ thuật đế giải quyết vấn đề về
kỹ thuật xảy ra trong suốt quá trình sản xuất, chòu trách nhiệm về tên nhãn hiệu
gắn trên hàng may mặc được gia công và ủy quyền cho công ty sử dụng nhãn
hiệu để gia công hàng may mặc tại Việt Nam). Trường hợp nhãn hiệu hàng hóa
và tên gọi xuất xứ hàng hóa đã được đăng ký tại Việt Nam thì phải có giấy
chứng nhận của Cục sở hữu công nghiệp Việt Nam.
Tuân thủ các quy đònh của Pháp luật Việt Nam có liên quan đến hợp đồng
gia công và các điều khoản của hợp đồng gia công đã được ký kết.
• Đối với bên nhận gia công :
Được miễn thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bò, nguyên phụ liệu, vật
tư nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công.