quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.doc

Báo cáo thực tập

LỜI NÓI ĐẦU

Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn với đối tác bên ngồi
cũng đều được thể hiện thơng qua hợp đồng. Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa
vụ của các bên trong kinh doanh.Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay đều
xuất phát từ những bất cập của hợp đồng.Nhiều cơng ty, tập đồn lớn trên tồn thế giới
đã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký
kết các hợp đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan trọng
nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời nhận được là: tính chặt chẽ và
hình thức của hợp đồng. Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng ln được
thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo
hợp đồng”. Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các
quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí,
quyền lợi và trách nhiệm… Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập
trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên, các công ty phải xác định
rõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định những điều khoản và nội dung thiết yếu của
mối quan hệ kinh doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi
thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra…Những bản dự thảo hợp đồng tạm trong
quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp
thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua. Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai chủ
thể có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau được coi là hợp đồng mua bán
hàng hóa quốc tế. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có rủi ro rất lớn. Để ngăn ngừa
hạn chế rủi ro. Doanh nghiệp cần xây dựng một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
hợp pháp, đầy đủ và chi tiết.
Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương
mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.
Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần chính:
Phần I: Khái qt về cơng ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.
Phần II: Ký kết và thực hiện hợp đồng trong quy trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị

của công ty.
Phần III: Kết luận.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Duy Quang cùng
các anh chị trong Công ty TNHH 1 thành viên dầu khí biển đã giúp em hoàn thành bài
báo cáo này. Do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế chưa nhiều
nên chuyên đề của em khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng
góp của các thầy cô giáo, của các anh chị trong công ty cùng các bạn để bài báo cáo
của em được hoàn thiện.

1


Báo cáo thực tập

MỤC LỤC

Lời mở đầu---------------------------------------------------------------------------------1
Mục lục-------------------------------------------------------------------------------------2
Phần I: Khái quát về công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Dầu khí biển-------------3
A.Giới thiệu chung về cơng ty------------------------------------------------------------------3
B.Tổ chức phịng thương mại của công ty----------------------------------------------------9
Phần II: ký kết và thực hiện hợp đồng trong quy trình ký kết và thực hiện hợp
đồng của công ty---------------------------------------------------------------------------------11
A.Khái quát về soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế--------------------------------11
B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị
của công ty-----------------------------------------------------------------------------------------16
Ký kết và thực hiện hợp đồng-----------------------------------------------------------------20
Các mẫu biểu sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng--------------------------------24
Một số hợp đồng công ty đã thực hiện ------------------------------------------------------31
Kết luận--------------------------------------------------------------------------------------------43

Tài liệu tham khảo-------------------------------------------------------------------------------46
Nhật ký thực tập---------------------------------------------------------------------------------47
Nhận xét cua đơn vị thực tập------------------------------------------------------------------51
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn-----------------------------------------------------------52

2


Báo cáo thực tập

PHẦN 1:
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN TM-DV
DẦU KHÍ BIỂN
A.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY
Tên Cơng ty viết bằng tiếng Việt : CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DẦU KHÍ BIỂN
Tên Cơng ty viết bằng tiếng nước ngồi : PETROLEUM OFFSHORE
TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED
Tên Công ty viết tắt: POTS Co., Ltd.
Địa điểm trụ sở chính: Tịa nhà PetroVietnam Tower, Số 1-5 Lê Duẩn, Phường
Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM
Điện thoại: 84.8.3910 6666
Fax: 84.8.3910 6868
Email:
1.Quá trình thành lập:
- Ngày 21 tháng 07 năm 1997, Chi nhánh Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí
tại Tp. HCM được thành lập với chức năng chủ yếu: cung cấp các loại hình
dịch vụ chuyên ngành Dầu khí (cung cấp vật tư thiết bị, dịch vụ hậu cần, giao
nhận hàng hóa, xuất nhập cảnh, dịch vụ văn phịng…); thay mặt Cơng ty tại địa
bàn TP.HCM.

- Tháng 04 năm 2007, sau khi Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí chuyển đổi
sang mơ hình Tổng Cơng ty cổ phần, Chi nhánh tại Tp. HCM được thành lập
mới trở thành Công ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ Dầu khí
Biển và tiếp tục thực hiện chức năng kinh doanh, đồng thời phát triển thêm loại
hình dịch vụ mới – Quản lý và cho thuê cao ốc văn phịng.
- Tháng 09/2009, Cơng ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ
Dầu khí Biển được chuyển nhượng từ Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ Kỹ thuật
Dầu khí (PTSC) sang Tổng Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Tổng hợp Dầu khí
(PETROSETCO) – tiếp tục duy trì và phát triển tồn bộ các nhiệm vụ kinh
doanh sẵn có.
2.Mục tiêu của Cơng ty: giữ vững vị trí là một trong những đơn vị đứng đầu
trong lĩnh vực cung ứng các dịch vụ chuyên ngành Dầu khí tại Việt Nam.
3.Chức năng – Nhiệm vụ:
Công ty TNHH một thành viên thương mại và Dịch vụ Dầu khí Biển có chức
năng kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Dịch vụ cung ứng vật tư, thiết bị dầu khí: cung cấp và làm dịch vụ Đại lý
cho các Nhà sản xuất trên thế giới về vật tư, thiết bị chun ngành Dầu khí; lắp
đặt và bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị cho các Công ty Dầu, các Nhà thầu
Dầu khí và các Cơng ty liên quan tới hoạt động thăm dò, khai thác và chế biến
Dầu khí đang hoạt động tại Việt Nam.
- Cung cấp dịch vụ hậu cần (khai thuê hải quan, giao nhận, vận tải hàng hóa,

3


Báo cáo thực tập

giấy tờ xuất nhập cảnh, đổi ca) cho các Cơng ty nước ngồi hoạt động tại Việt
nam; cung cấp lao động chuyên ngành Dầu khí.
- Dịch vụ quản lý và cho thuê cao ốc văn phòng.

Sơ đồ tổ chức Công ty

4.Đội ngũ Lãnh đạo/nhân sự: tổng số 121 CB CNV.
Lãnh đạo Cơng ty:
- Ơng Lê Thuận Khương – Ủy viên HĐQT Tổng công ty kiêm Chủ tịch
Công ty
- Ơng Vũ Tiến Dương – Phó Tổng Giám Đốc Tổng Cơng ty Petrosetco kiêm
Giám Đốc Cơng
- Ơng Huỳnh Quang Tân – Phó Giám Đốc Cơng ty
-Ơng Nguyễn Quang Trung– Phó Giám Đốc Cơng ty
- Bà Đào Thúy Vinh– Phó Giám Đốc Cơng ty
Cơ sở vật chất:
-Trụ sở chính của Cơng ty đặt tại Tịa nhà PetroVietnam Tower, số 1-5 Lê

4


Báo cáo thực tập

Duẩn, Quận 1, Tp. HCM.
-Văn phòng Đại diện Cơng ty đặt tại Tầng 9, Tịa nhà Petro Tower, số 8
Hoàng Diệu, Phường 1, Tp. Vũng Tàu.
5.Các sản phẩm – Dịch vụ/Các hoạt động kinh doanh/Các dự án:
Dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị:
+ Ống chống, cần khoan, đường ống dẫn dầu và khí, thiết bị đầu giếng, dụng
cụ kiểm tra ống, Sắt thép các loại phục vụ cơng tác xây dựng các cơng trình
Dầu khí ngồi khơi. + Bơm, van các loại, chi tiết nối các loại, cáp các loại;
dụng cụ, thiết bị cho hệ thống thủy lực, dụng cụ gia cơng cơ khí và đo kiểm,
…
+ Máy phát điện, vật tư, thiết bị điện và tự động hóa, thiết bị PCCC, …

+ Vật tư thiết bị hàng hải, thiết bị cứu sinh, máy và phụ tùng tàu các loại, …
+ Hóa phẩm khoan , khai thác và phục vụ chế biến sản phẩm Dầu khí .
 Dịch vụ hậu cần: khai thuê hải quan, giao nhận, vận chuyển hàng hóa,
giấy tờ xuất nhập cảnh, đổi ca …
 Dịch vụ quản lý, kinh doanh cao ốc văn phòng: Tòa nhà PetroVietnam
Tower và các cao ốc văn phịng thuộc các đơn vị trong và ngồi ngành
Dầu khí.
 Những thành tích đã đạt được trong các năm vừa qua, thành tích trong
năm 2009
6.Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận:
- Huân chương lao động hạng III năm 2005.
- Bằng khen của Thủ Tướng Chính phủ năm 2000, 2008.
- Bằng khen của Tổng Cơng ty Dầu khí Việt Nam và Tập đồn Dầu khí
Việt Nam cácnăm 1998, 1999,2001 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007,
2009.
- Bằng khen của Công đồn ngành Dầu khí năm 1997, 1998, 1999, 2000,
2004, 2006, 2008, 2009.
- Bằng khen của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2001, 2002,
2003, 2005.
7.Định hướng/Mục tiêu phát triển trong năm 2010:
- Đa dạng hóa các loạihình dịch vụ với hướng tăng tỷ trọng dịch vụ để
mang lại tỷ suất lợi nhuận cao; phát triển theo hướng tăng hàm lượng dịch vụ
và kỹ thuật trong việc cung cấp vật tư thiết bị cho các Công ty Dầu và các
nhà thầuDầu khí.
- Giữ vững và mở rộng thị phần các mặt hàng truyền thống như sắt thép,
cần khoan, ống chống, vật tư thiết bị tự động hóa, vật tư thiết bị hàng hải,…;
đồng thời phát triển các mặt hàng mớibên cạnh các mặt hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường tới các khách hàng trong và ngồi ngành Dầu khí.
- Đảm bảo vị trí hàng đầu của cơng ty trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ
chuyên ngành bằng khả năng cung cấp các sản phẩm chất lượngcao, đa dạng,

toàn diện, đáp ứng các yêu cầu ngày càng mở rộng của khách hàng.
- Duy trì 100% cơng suất cho th của Tòa nhà PetroVietnam, nâng cao
chất lượng dịch vụ và thực hiện tốt cơng tác chăm sóc khách hàng. Tham gia

5


Báo cáo thực tập

các dự án cao ốc khác thuộc trong ngành hiện đang triển khai: Dự án Tổ hợp
căn hộ - trung tâm thương mại - văn phòng tại Thanh đa; dự án cao ốc
Thương mại Dragon Tower tại Nhà Bè, …
- Chuẩn hóa các quy trình dịch vụ logistics, không ngừng nâng cao chất
lượng dịch vụ, đa dạng hóa dịch vụ tới khách hàng, nhất là dịch vụ trọn gói
“door to door”.

Số liệu các chỉ tiêu chính từ năm 2005 đến năm 2009
Đơn vị tính: triệu
đồng
Stt Các chỉ tiêu chính

421.
557

Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

Doanh thu 213.362

0

618.740
20.639

2
104
%

3

Tỷ lệ so 107%
với kế
hoạch
4.177

41.2
37 4

69

122%
71

4.343

25.122
6.784

Lợi nhuận
trước thuế
1.7

25.7 5
05

Nộp Ngân
sách nhà
nước

116

15,9
62
1

Số lao
động
(người)
Thu nhập
bình quân

6


Báo cáo thực tập

lao động
(người/thá
ng)
30

11

12,1
99

535.381

105%

15.211

17.919

109

8,100
537.579

103%

7


Báo cáo thực tập

42.843

23

Một số hình ảnh hoạt động của Công ty :

8


Báo cáo thực tập

9


Báo cáo thực tập

10


Báo cáo thực tập

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TY TNHH MỘT
THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DẦU KHÍ BIỂN

GIÁM ĐỐC

PHĨ GIÁM ĐỐC

PHỊNG
DỊCH VỤ

PHỊNG
THƯƠNG
MẠI

BAN QUẢN
LÝ DỰ ÁN
PetroVietnam
Tower

PHỊNG
HÀNH
CHÍNH
NHÂN SỰ

B. TỔ CHỨC PHỊNG THƯƠNG MẠI CỦA CƠNG TY:
Chức năng Phòng thương mại:
 Thực hiện các hoạt động marketing, thương mại và dịch vụ liên quan tới nhiệm vụ
cung ứng vật tư thiết bị chuyên ngành;
 Thực hiện các hoạt động marketing thương mại và dịch vụ liên quan tới nhiệm vụ
đại lý cho các nhà cung cấp và sản xuất trang thiết bị chuyên ngảnh;
 Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng liên quan tới các dịch vụ kể trên trong
phạm vi qui định.

11


Báo cáo thực tập

SƠ ĐỐ TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG THƯƠNG MẠI
TRƯỞNG PHỊNG

PHĨ PHỊNG

TỔ VTTB

KHOAN VÀ

TỔ VTTB
HÀNG HẢI

TỔ
HỢP ĐỒNG

TỔ VTTB
ĐIỆN VÀ TỰ
ĐỘNG HÓA

TỔ VTTB
TỔNG HỢP

TỔ
TRƯỞNG

TỔ
TRƯỞNG

TỔ
TRƯỞNG

TỔ
TRƯỞNG

NHÂNVIÊN
THƯƠNG
MẠI

NHÂN VIÊN
THƯƠNG
MẠI

NHÂN VIÊN
THƯƠNG
MẠI

NHÂN VIÊN
THƯƠNG
MẠI

KHAI THÁC
TỔ
TRƯỞNG
NHÂN VIÊN
THƯƠNG
MẠI

12


Báo cáo thực tập

PHẦN II:
KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TRONG QUY TRÌNH DỊCH VỤ
CUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY
A.Khái quát về soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế :
Xác định chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

1. Khi giao kết, tham gia bất kỳ một hợp đồng nào, điều đầu tiên mà các bên phải kiểm
tra đó chính là đối tác giao kết, tham gia và thực hiện hợp đồng.
1.1. Bên bán và bên mua
Trong thực tế giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, nhiều khi xảy ra hiện
tượng:
a) Cơng ty mẹ là bên bán/mua đích thực (bên có và thực hiện quyền và nghĩa vụ trong
hợp đồng với tư cách là bên bán/bên mua) nhưng bên ký hợp đồng lại là công ty con.
b) Bên bán/bên mua là pháp nhân nhưng bên đứng ra ký kết hợp đồng chỉ là đơn vị
trực thuộc của pháp nhân như chi nhánh, văn phòng đại diện, phòng kinh doanh,...
c) Bên ký kết hợp đồng là một công ty nhưng bên thực hiện một phần hoặc toàn bộ
hợp đồng lại là một công ty liên kết của công ty ký kết hợp đồng
Hiện tượng này thường gây ra hậu quả:
a) Các bên khơng thiện chí có thể rũ bỏ, đùn đẩy trách nhiệm;
b) Hợp đồng rất có thể bị tuyên bố vô hiệu;
c) Việc xác định tư cách đương sự khi có tranh chấp xảy ra là rất khó khăn
Vi phạm về thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng là một hiện tượng rất phổ biến. Pháp
luật các nước đều đưa ra nguyên tắc chung rằng người đại diện theo pháp luật của pháp
nhân có thầm quyền ký kết hợp đồng. Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng giám đốc là
người đại diện theo pháp luật. Cách hiểu này không đúng cho mọi trường hợp. Ví dụ
các cơng ty Singapore thường có một ban giám đốc gồm rất nhiều giám đốc. Vậy ai có
quyền ký hợp đồng?Một hiện tượng khác, mặc dù rất dễ phát hiện nhưng nhiều doanh
nghiệp vẫn chủ quan bỏ qua. Đó là trường hợp phó giám đốc, trưởng phịng, giám đốc
kinh doanh, thậm chí nhân viên kinh doanh ký hợp đồng...nhưng khơng có văn bản ủy
quyền hợp lệ.
"Đối tác ma"cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp mắc phải, ký kết hợp đồng xong xuôi,
chuyển hàng/chuyển tiền rồi thì mới ngã ngửa ra là đối tác khơng có thật.
Vì vậy, để tránh những rủi ro đáng tiếc về tư cách chủ thể, các doanh nghiệp nên:
 Kiểm tra kỹ tư cách chủ thể của đối tác giao kết hợp đồng. Trong nhiều trường hợp
cần yêu cầu đối tác chuyển bộ hồ sơ pháp lý của đối tác để thẩm tra. Cẩn trọng hơn
có thể đề nghị bên thứ ba tham gia thẩm tra.

13


Báo cáo thực tập

 Trong trường hợp bên bán/bên mua đích thực khơng trực tiếp ký hợp đồng thì cần
phải làm rõ lý do họ không trực tiếp ký, việc khơng ký trực tiếp có phù hợp với luật
áp dụng không, nếu chấp nhận việc ký kết qua ủy quyền thì cần yêu cầu văn bản ủy
quyền hợp lệ, đồng thời làm rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của bên ủy quyền và
bên nhận ủy quyền.
 Về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng: Cần kiểm tra xem ai có quyền ký kết
hợp đồng.
Trong nhiều trường hợp , hợp đồng đang được thực hiện thì một phần hoặc tồn bộ
quyền và nghĩa vụ của một bên trong hợp đồng được chuyển cho bên thứ ba. Ví dụ:
Cơng ty A (Singapore) ký hợp đồng mua 100 tấn cá basa của công ty B (Việt Nam),
điều kiện CIF – cảng Singapore, A là bên trực tiếp nhận hàng, hàng đang trên đường
vận chuyển đến Singapore thì A chuyển thư lệnh đến B yêu cầu giao hàng cho Công ty
C, điều kiện CIF – cảng Singapore.
Việc chuyển nhượng/chuyển giao này nhiều khi gây khó khăn và thiệt hại cho bên cịn
lại. Để ngăn ngừa các tình huống này các bên nên có những qui định về hạn chế
chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc xây dựng điều kiện, qui trình
chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng chặt chẽ.
Mẫu qui định dưới đây là một gợi ý:
"Khơng bên nào có quyền chuyển nhượng/chuyển giao bất kỳ quyền và/hoặc nghĩa vụ
nào có trong và/hoặc liên quan đến hợp đồng này nếu khơng có được sự đồng ý trước
bằng văn bản của bên còn lại."
1.2. Đại lý/đại diện thương mại/bên nhận ủy thác:
Thực tế thương mại quốc tế mn hình mn vẻ, khơng phải lúc nào bên bán/bên mua
đích thực trực tiếp ký và/hoặc thực hiện hợp đồng mà họ ủy nhiệm, ủy quyền hoặc ủy

thác cho bên thứ ba thường là đại lý, đại diện thương mại hoặc bên nhận ủy thác ký kết
hợp đồng và/hoặc thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải
kiểm tra các vấn đề sau:
1) Xác định rõ quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác, cơ sở pháp lý, tính hợp pháp của quan
hệ này? Văn bản xác lập quan hệ này có hợp lệ không? Quyền và nghĩa vụ của các bên
trong quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác…
2) Tư cách pháp lý và tình trạng tài chính của các bên như thế nào? Trách nhiệm của
các bên này đối với hợp đồng mua bán hàng quốc tế ra sao…
Nếu khơng thẩm định tồn diện các vấn đề trên, rất có thể doanh nghiệp sẽ không biết
kiện ai khi tranh chấp xẩy ra hoặc nếu có kiện thành cơng thì quyết định, bản án của cơ
quan tài phán chưa chăc đã thi hành được.
2. Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
2.1. Hình thức tối ưu của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
Thực tế hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể tồn tại dưới dạng văn bản, lời nói
hoặc hành động cụ thể. Nhưng, để bảo đảm an tồn, hình thức tối ưu của hợp đồng

14


Báo cáo thực tập

mua bán hàng hóa quốc tế vẫn là hình thức văn bản. Ngồi văn bản viết, thực tiễn
thương mại quốc tế thừa nhận các dạng tồn tại sau đây của dữ liệu như là văn bản:
1) Bản fax;
2) Điện tín, điện tốn;
3) Tài liệu mềm (tồn tại ở dạng file điện tử như email,...)
2.2. Các phương thức giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
1) Giao kết trực tiếp: Theo phương thức này hai bên sẽ chuẩn bị một bản hợp đồng có
đầy đủ nội dung và hai bên cùng ký trực tiếp vào hợp đồng. Phương thức này có tính
an tồn cao nhất nhưng lại khơng tiện dụng vì hai đối tác ở hai quốc gia khác nhau

không phải lúc nào cũng gặp được nhau để ký kết.
2) Chào hàng và chấp nhận chào hàng: Đây là phương thức phổ biến nhất trong thương
mại quốc tế. Bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer), bên mua có
thể gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order). Trong một thời hạn hợp lý, bên nhận
chào hàng sẽ gửi thư xác nhận về việc chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng hoặc không.
Khi bên chào hàng/đặt hàng nhận được chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng thì coi như
hợp đồng được giao kết. Các thư giao dịch này có thể được gửi qua fax, email hoặc
phương tiện liên lạc khác. Các doanh nghiệp cần lưu ý, dù giao kết theo hình thức chào
hàng và chấp nhận chào hàng, các nội dung tối thiểu của một hợp đồng mua bán hàng
hóa phải đầy đủ: Tên, địa chỉ của các bên; hàng hóa, số lượng, chất lượng, qui cách,
giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao giao hàng. Trong thư chào hàng/lệnh đặt
hàng nên ghi thời hạn trả lời chào hàng/lệnh đặt hàng.
Các đối tác làm ăn lâu dài nên sử dụng phương thức giao kết trực tiếp để ký một hợp
đồng mua bán hàng hóa chung qui định đầy đủ các vấn đề để áp dụng chung cho tất cả
các giao dịch. Mỗi giao dịch đơn lẻ sẽ áp dụng phương thức chào hàng – chấp nhận
chào hàng.
3. Chọn luật trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
Trong quan hệ mua bán hàng hóa quốc tế, luật pháp và thực tiễn đều ghi nhận các bên
có quyền lựa chọn luật áp dụng. Luật áp dụng mà các bên lựa chọn có thể là luật quốc
gia, điều ước quốc tế và tập quán thương mại quốc tế. Luật áp dụng bổ khuyết những
vấn đề mà các bên chưa thỏa thuận hoặc thỏa thuận không rõ ràng trong hợp đồng.
Hơn nữa, luật áp dụng là chuẩn mực để xác định hiệu lực và tính hợp pháp của quan
hệ.
3.1. Lựa chọn luật quốc gia điều chỉnh hợp đồng:
Luật pháp quốc gia sẽ được áp dụng trong trường hợp được các bên lựa chọn. Tuy
nhiên, các bên nên chủ động lựa chọn luật quốc gia mà mình quen thuộc. Việc chọn
luật phải được ghi nhận cụ thể trong một điều khoản hợp đồng, gọi là “Điều khoản
chọn luật” hoặc “Luật điều chỉnh”.
3.2. Áp dụng điều ước quốc tế:

15


Báo cáo thực tập

Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước
Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, được ký kết tại Viên năm
1980 (Sau đây gọi tắt là "Công ước Viên 1980").
Pháp luật của Việt Nam cũng cho phép các bên được sử dụng Công ước Viên 1980 để
điều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Tuy nhiên, Cơng ước Viên 1980
sẽ khơng đương nhiên có hiệu lực nếu các bên không lựa chọn và ghi rõ trong hợp
đồng.
Khi các bên đã dẫn chiếu đến Cơng ước Viên 1980 thì tồn bộ các điều khoản và nội
dung của Công ước Viên 1980 sẽ được áp dụng để điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của
các bên trong hợp đồng.
Trong Công ước Viên năm 1980, có qui phạm bắt buộc, qui phạm tùy nghi, qui phạm
hướng dẫn v.v... Đối với qui phạm bắt buộc, các bên phải tuân thủ mà không được làm
trái.
Điều 66 của Công ước Viên 1980: "Việc mất mát hàng hóa sau khi rủi ro đã được
chuyển cho bên mua không loại trừ cho bên mua khỏi nghĩa vụ phải thanh toán tiền
mua hàng..." là một qui phạm bắt buộc. Các bên có thể thỏa thuận khác với qui phạm
tùy nghi.
Điều 9.2 của Công ước Viên 1980 là một qui phạm tùy nghi với nội dung: "Các bên
được coi là, trừ khi có thỏa thuận khác, đã thiết lập một tập quán áp dụng cho hợp
đồng của mình hay chấp nhận một tập quán mà các bên đã biết hoặc phải biết và tập
quán đó đã được áp dụng rộng rãi đối với các bên trong thương mại quốc tế và thường
được các bên tham gia các hợp đồng cùng loại trong lĩnh vực thương mại cụ thể có liên
quan". Nếu các bên khơng có thỏa thuận khác trong hợp đồng thì qui phạm tùy nghi sẽ
được áp dụng. Cịn đối với qui phạm hướng dẫn, các bên có quyền làm theo hoặc
không làm theo.

Điều 49 của Công ước Viên 1980 là một ví dụ điển hình của qui phạm hướng dẫn:
"Bên mua có thể tuyên bố hợp đồng bị hủy bỏ:
(a). Nếu việc bên bán không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo hợp đồng
hoặc theo Công ước này tạo ra một vi phạm nghiêm trọng trong hợp đồng; hoặc (b).
Trong trường hợp nếu bên bán không giao hàng trong thời hạn bổ sung do bên mua ấn
định theo khoản 1 Điều 47 hoặc tuyên bố rằng bên bán sẽ không giao hàng trong thời
hạn ấn định đó".
Do đó, các bên cần nghiên cứu kỹ Cơng ước Viên 1980 trước khi thống nhất lựa chọn
Công ước này làm luật điều chỉnh, để bảo đảm các thỏa thuận trong hợp đồng của các
bên không trái với luật áp dụng, nếu không sẽ bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ.
3.3. Giá trị hiệu lực của tập quán thương mại quốc tế và một số sai lầm cần tránh
Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ
yếu là:
1) Incoterms 2000.
2) Tập quán khu vực như: Điều kiện thương mại theo UCC (áp dụng đối với khu vực

16


Báo cáo thực tập

Bắc Mỹ).
3) UCP 600.
4) Một số tập quán Thương mại Quốc tế khác.
Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà một bên là doanh nghiệp Việt
Nam thì tập quán quốc tế sẽ chỉ có hiệu lực áp dụng nếu được các bên lựa chọn và ghi
nhận rõ ràng trong hợp đồng.
Trong thực tiễn áp dụng tập quán thương mại quốc tế, các bên thường mắc những sai
sót sau:
1) Khơng ghi rõ tập qn áp dụng.

Ví dụ: "Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng
này". Hoặc "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều
kiện FOB San Francisco".
Như vậy, nếu vận dụng điều khoản này sẽ không biết tập quán nào được áp dụng. Do
vậy cần ghi rõ "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm ure theo
điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000".
2) Sử dụng sai nội dung của điều kiện thương mại.
Ví dụ: bên bán (Cơng ty của Việt Nam), bên mua (Công ty của Hoa Kỳ) thỏa thuận:
"Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đông lạnh theo điều
kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000". Thực ra San Francisco là cảng đến, nhưng
theo Incoterms 2000 thì FOB là điều kiện thương mại giao hàng dọc mạn tàu (tại cảng
bốc hàng quy định).
Như vậy việc các bên quy định như trên sẽ gây khó khăn trong thực hiện hợp đồng
hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, các bên nên sử dụng đúng điều kiện thương mại và
nội dung của nó. Cũng ví dụ trên, nếu cảng bốc xếp là cảng Hải Phịng thì nên ghi
"Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đơng lạnh theo điều
kiện FOB Hải Phịng – Incoterms 2000".
3) Cho rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh tồn bộ hợp đồng:
Thực ra khơng phải vậy, mỗi tập quán chỉ điều chỉnh một phần, một vấn đề của hợp
đồng. Do vậy cần tránh kiểu chọn luật như sau: "Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi
Incoterms 2000".
4) Sử dụng điều kiện thương mại không đúng theo phương thức chuyên chở:
Các bên cần nghiên cứu kỹ các điều kiện thương mại để áp dụng cho đúng theo
phương thức chuyên chở hàng hóa mà các bên áp dụng.
Trong trường hợp các bên khơng lựa chọn luật thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan tài
phán sẽ quyết định chọn luật. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của mình, các bên cần
thiết phải chọn luật áp dụng. Khi lựa chọn luật điều chỉnh, cần phải bảo đảm nguyên
tắc sau:

17

Báo cáo thực tập

- Nên lựa chọn nguồn luật áp dụng sao cho thuận tiện nhất cho việc thiết lập, thực hiện
hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh.
- Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất.
- Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt được
những mục đích có lợi cho mình hoặc ít nhất khơng làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hại
cho mình.
B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị
của công ty:
Một số định nghĩa:
-

Nhà cung ứng: là nhà sản xuất và/hoặc Hãng cung cấp và/hoặc Đại lý chỉ định của
nhà sản xuất chuyên cung cấp vật tư, thiết bị.

-

Đơn hàng: là toàn bộ các hồ sơ gọi chào hàng được nhận từ khách hàng theo đường
cơng văn chính thức hoặc do văn phịng Vũng Tàu chuyển tới hoặc do các nhân
viên phòng thương mại trực tiếp thu thập từ khách hàng.

-

Thư gọi chào hàng: là tồn bộ các cơng va3wn và hồ sơ được gửi tới các nhà sản
xuất và cung cấp để yêu cầu chào hàng.

-

Chào hàng: là tồn bộ các cơng vănvà hồ sơ kỹ thuật/ thương mại gửi từ các nhà
sản xuất và cung cấp để chào hàng.

-

Hồ sơ đấu thầu; là tồn bộ các cơng văn, hồ sơ kỹ thuật và thương mại được gửi đi
từ phòng thương mại tới khách hàng để tham gia đấu thầu.

-

Hợp đồng đầu ra:là toàn bộ các hợp đồng mua bán giữa Công ty và khách hàng dựa
trên cơ sở các hồ sơ đấu thầu.

-

Hợp đồng đầu vào: là toàn bộ các hợp đồng kinh tế giữa Công ty và bên cung cấp
dựa trên cơ sở các chào hàng.

Từ viết tắt:
-

Công ty
BGĐ
P.TM
HĐ
NCC
P.DV
P.KT
VPĐD

: công ty TNHH một thành viên TM-DV dầu khí biển
: Ban giám đốc cơng ty
: Phịng thương mại
: hợp đồng
: nhà cung cấp
: phịng dịch vụ
: phịng kế tốn
: Văn phịng đại diện tại Vũng Tàu.

18


Báo cáo thực tập

Nội dung trình tự thực hiện
Trách nhiệm
Lãnh đạo Cơng ty,
Lãnh đạo phịng TM,
Tổ chun trách
Lãnh đạo phịng TM

Tiến trình
Đánh giá nhà cung ứng
Khơng
Tiếp nhận đơn hàng

Tổ chun trách
thuộc phịng TM

Có
Gọi chào hàng

Tổ chun trách
thuộc phịng TM

có

Tổ hợp đồng thuộc
phịng TM
P.DV,tổ hợp
đồng,VPĐD

khơng

Từ
chối

khơ ng

Chuẩn bị hồ sơ,nộp thầu

Kết quả đấu thầu.
Ký HĐ/Trình BGĐ ký HĐ
Nhập khẩu, giao nhận VTTB

P.KT, P.TM, VPĐD
Phát hành hóa đơn,theo dõi
thanh tốn
Nhân viên thương

mại liên quan

Lưu hồ sơ

1.ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG:
-

Định kì mỗi năm/lần phòng TM lập “danh sách nhà cung ứng” gửi lên ban giám
đốc công ty phê duyệt theo Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01

-

Việc chọn nhà cung ứng để tiến hành gọi chào hàng căn cứ vào danh sách nhà cung
ứng đã được BGĐ công ty phê duyệt.

-

Trong trường hợp nhà cung ứng mới chưa có trong danh sách thì phải được các
tổ/cá nhân trong phòng thương mại bổ sung cập nhật vào danh sách.

-

Danh sách nhà cung ứng đã được phê duyệt kỳ trước và các nhà cung ứng mới
được cập nhật phải được định kỳ mỗi năm/lần đánh giá lại. Việc đánh giá lại dựa
theo các số liệu liên quan đến nhà cung ứng Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01.

19


Báo cáo thực tập

DANH MỤC CÁC KHÁCH HÀNG CÔNG TY TNHH TM&DV DẦU KHÍ
BIỂN ĐÃ VÀ ĐANG CUNG CẤP DỊCH VỤ MUA SẮM
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

27

TÊN KHÁCH HÀNG
VIETSOPETRO
FINA
OMV VIETNAM
JVPC (Japan Vietnam Gas Co)
PVGC (Petro Vietnam Gas Co)
PETRONAS CARIGALI VIETNAM
BP STATOIL
HOANG LONG J.O.C
HOAN VU J.O.C
CUU LONG J.O.C
CONOCO (UK) VIETNAM LTD
UNOCAL VIETNAM
CONSON J.O.C
TRUONG SON J.O.C
LAMSON J.O.C
KNOC
HUYNDAI - VINASIN SHIPYARD
KHÍ ĐIỆN ĐẠM CÀ MAU
PVEP
PTSC MC
PTSC MARINE
PVEP ĐẠI HÙNG
PVCONS
BP STATOIL
PV DRILLING
NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
TRÍ VIỆT

2.NHẬN ĐƠN HÀNG:
-

Tất cả đơn hàng nhận được sẽ tập trung tại điểm khởi đầu là lãnh đạo Phịng.

-

Sau khi phân tích đơn hàng, lãnh đạo Phòng giao cho các tổ chức năng, cụ thể là
các tổ trưởng để thực hiện.Đồng thời, lãnh đạo Phòng hoặc nhân viên được ủy
quyền sẽ ghi nhận lại vào phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 các dữ
liệu sau:

 Nhập số đơn hàng của khách hàng
 Nội dung đơn hàng (mơ tả)
 Nhóm/người thực hiện

20