LÍ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Lí luận chung về văn phòng và hoạt động
văn Phòng
1.1 Lí luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn cơ hội để hội
nhập phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể
tồn tại, phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá,
hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một
lợi thế vững vàng trên thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát
triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng
động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của
mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo
Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP).
* Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ
chức.
* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các
hoạt động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc
quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
* Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
Trong thực tế văn phòng còn đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh một cánh
tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị
thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính.
Trong một số trờng hợp khác, văn phòng gần nh là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng
thu nhỏ của cơ quan chính nh các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại
các vùng, khu vực hay ở nớc ngoài .
Văn phòng cũng đợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với

tên gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s...
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính,
văn phòng còn đợc hiểu nh một thủ kho về tài chính, tài sản.
Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng
đợc hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là
nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá,
làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ
thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý,
chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều
hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Nh vậy, văn phòng có thể đợc xem xét nh một hệ thống bao gồm các tác
nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là
các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn
thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi tr-
ờng...theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải,
thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ
chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ
giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai
thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan
trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và
xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi
chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải
quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo,
cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức
nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là

nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành,
quản lý. Để thể hiện rõ đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức
năng chính:
1.1.2.1. Chức năng tham mu, tổng hợp.
Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà
quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực.
Đồng thời phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để
giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vợt qua khả năng của
các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó
là công tác tham mu, tổng hợp.
Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt
động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành
của lãnh đạo. Cụ thể là tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp
liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau
có tính chủ quan hoặc khách quan nh : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con
ngời, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trởng...
Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý
chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan nh ý kiến tham
gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng
hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn
phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh
đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý
khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông
tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và
tổng hợp là để tham mu. Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ
quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc.
1.1.2.2. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình
thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao

hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ
nh tạo ra cơ sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để
nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc.
Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các
khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu
cần cũng đợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế
hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc
tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng
quan trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác
của cơ quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng,
quý, 6 tháng, năm của cơ quan.
Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời
tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan.
Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều
hành của thủ trởng.
Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn
bản đó.
Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp
khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công
tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối

cơ quan, mình với các cơ quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung.
Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả
tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định
của thủ trởng.
Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho
hoạt động và công tác của cơ quan.
Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an
toàn cơ quan.
Mời là, thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lợng đội ngũ
nhân viên văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ
đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng
Vai trò của công tác văn phòng đợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trớc hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền
của cả hệ thống các cơ quan nhà nớc nhằm thực hiện hoá các chủ trơng, chính
sách của Đảng và nhà nớc trong cuộc sống.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn
phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý