MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn
phòng công ty cpctgt hải phòng
3.1 Định hớng chung
Hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng
cao hiệu quả quản lý trong văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất
trong hoạt động của văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và
ngoài nớc luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển.
Điểm yếu nhất của văn phòng nớc ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính
thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn
át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy, yêu cầu xây dựng để đổi mới văn
phòng theo hớng hiện đại là rất cấp bách.
Việc tổ chức hoạt động bộ máy quản lý ở văn phòng của Công ty CPCTGT Hải
Phòng hiện nay, bên cạnh các mặt mạnh còn tồn tại không ít những hạn chế. Qua
tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng tại Công ty.
Trớc hết, định hớng chung để đa ra giải pháp cho phòng Tổ chức - Hành chính
của Công ty nh sau:
3.1.1 Đầu t vào nâng cao chất lợng nhân sự
Lao động là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao
động trong sản xuất là sẽ đi đến thành công. Muốn vậy, chúng ta phải đầu t nâng
cao chất lợng nhân sự hiệu quả trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn
phòng phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện các tiêu chí sau:
+ Nhiệt tình, tâm huyết với nghề nghiệp.Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thông tin.
+ Sáng tạo, năng động trong cơ chế mới.Luôn phát huy đợc nếp sống văn hoá
trong giao tiếp cộng đồng, có lối sống lành mạnh, tôn trọng quy chế cộng đồng.
+ Làm việc có khoa học.Tiết kiệm thời gian.
1
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

1
1
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
+ Muốn đổi mới, phát triển nghề nghiệp cần mở rộng, nâng cao kiến thức.
Luôn đợc Công ty tạo điều kiện thuận lợi để mỗi nhân viên phát huy hết đợc năng lực
của mình.
3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, là khâu then chốt tạo ra sự năng động
của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải đợc đổi
mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong
Văn phòng.
Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc.
+Tính tối u: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên hệ hợp
lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt
động công tác.
+Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với
mọi tình huống trong và ngoài hệ thống.
+Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao
nhất.
3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty
- Để công việc trong công ty đợc giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì
các công việc đợc chuyên môn hoá trong nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Xây dựng các chơng trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới có thể đợc diễn ra
một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng Tổ
chức-Hành chính phải nắm vững và bám sát trọng tâm, trọng điểm.
- Để tránh Văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp
cùng nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình

thực tế, có quyết định kịp thời nhất.
- Việc thực hiện các công việc trong văn phòng phải dựa trên qui chế hoạt động
chung, qui trình tiêu chuẩn cho việc quản lý của các công ty.
2
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
2
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc
Hiện nay Nhà nớc đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác thủ tục hành chính
trên mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo lợi ích cho ngời dân, tránh bao liêu, cửa quyền.
Chính vì thế mọi doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá các thủ
tục hành chính nhng vẫn đảm bảo pháp luật chung của Nhà nớc và nội quy, qui chế
của công ty.
3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong
quản lý.
Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp
muốn đứng vững trên thị trờng thì việc đầu t mua sắm trang thiết bị là cần thiết.
Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu t đúng đắn về trang thiết
bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu
đề ra.
Nói chung, trang thiết bị tơng đối hiện đại sẽ tạo ra môi trờng làm việc khoa học,
văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn
nâng cao đợc sức khoẻ của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, lâu dài, yêu
nghề, sáng tạo.
- Việc đa CNTT vào trong lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung và các
phần mềm quản lý đang đợc ứng dụng triệt để nhằm khai thác những lợi ích mà
CNTT mang lại.

- Căn cứ vào những lý luận cơ bản về văn phòng.
- Căn cứ vào đờng lối, chính sách, chủ trơng của Đảng và Nhà nớc trong công
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
- Căn cứ vào mục tiêu, thực tiễn hoạt động của văn phòng .
- Căn cứ vào giới hạn đề tài mà luận văn xin đa ra một vài giải pháp nhằm nâng
cao hoạt động Văn phòng.
3.2 Giải pháp cụ thể
3.2.1 Đầu t vào nhân sự
(*) Đổi mới tổ chức nhân sự.
3
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
3
3
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Một số CBCNV của văn phòng vẫn còn bị ảnh hởng của lề lối làm việc cũ. Họ
thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang
cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối l-
ợng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy, cần sắp
xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngời. Thờng xuyên tạo điều
kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng
thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách
nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngời không đủ trình độ, năng lực để đảm
nhận công việc đợc giao.
Tạo môi trờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thờng
xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ.
+Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý:
Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:
- Đánh giá lại lao động về các mặt lao động nh :trình độ chuyên môn, năng lực,

tuổi đời...
- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lợng.
- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay cha,
nếu cha phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu
cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn.
Cần biết chính xác về năng lực làm việc của từng ngời và giao công việc cho
đúng ngời đúng việc phù hợp với năng lực của họ. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ
nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc.
Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao về mặt chuyên môn, khoa học kỹ thuật trong
quá trình làm việc.Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện
đại.Việc bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá
trình làm việc, đảm bảo phát triển về quy mô cũng nh trong điều kiện cần thiết bố trí
quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí ngời. Giao
việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Bố trí nhân sự phải
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp.
4
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
4
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
+ Quản lý nhân sự trong văn phòng:
Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên
chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp
dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng khi họ hoàn thành nhiệm
vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của
đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy,
quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng.
Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ

đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ.
+ Công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự trong văn phòng:
Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao
động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời
gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán
bộ cho phù hợp. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều đợc trang bị
máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và
kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng
cao trình độ tin học văn phòng.
Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hởng lớn đến chất lợng lao động; để
có đợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển
dụng lao động ở văn phòng cần đợc quan tâm đúng mức. Cụ thể:
- Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nớc về công tác tổ
chức thi tuyển, hợp đồng thử việc... đối với lao động đợc tuyển dụng.
- Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn
vị.
- Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm
chất đạo đức tốt cũng nh phẩm chất chính trị.
3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý
5
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
5
5