Chương 1 những vấn đề chung của quản trị

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ

Mục đích và yêu cầu của chương
Mục đích của chương này là làm rõ vai trò của quản trị trong các tổ
chức và khẳng định quản trị là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và
phát triển của mọi tổ chức. Thông qua chương này người đọc sẽ hiểu
rõ một số nội dung cơ bản sau:
• Tổ chức và hoạt động quản trị trong một tổ chức,
• Phân biệt các thành viên trong tổ chức: nhà quản trị và người
thừa hành,
• Hiểu được quá trình quản trị thông qua các chức năng quản trị,
• Các kỹ năng mà nhà quản trị cần có và những vai trò cơ bản
của nhà quản trị,
• Khoa học và nghệ thuật quản trị,
1.1.
QUÁN TRỊ
1.1.1
KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ
Thuật ngữ quản trị dùng ở đây có nghĩa là một phương thức hoat
động hướng tới mục tiêu được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và
thông qua những người khác. Phương thức này bao gồm những chức
năng hay hoạt động cơ bản mà nhà quản trị sử dụng, đó là hoạch
định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con
người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu. Nếu mỗi cá
nhân tự mình hoạt động và sống một mình như Rô-bin-, sơn trên
hoang đảo thì không có hoạt động quản trị. Chỉ cần có hai người
quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung
thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một
mình, chưa ai có kinh nghiệm. Các hoạt động quản trị phát sinh khi

con người kết hợp thành tập thể như là sự cần thiết khách quan. Bởi
vì, nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ
không biết làm gì, làm lúc nào, làm như thế nào. Giống như hai
người cùng khiêng một khúc gỗ, nếu không có sự thông nhất, thay vì
cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác
nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về
một hướng là hoạt động quản trị. Trong bộ Tư bản, Mác có đưa một
hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của người chỉ huy
dàn nhạc, người này không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng
chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng.
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị.


Theo Mary Parke Eollett: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích
thông qua người khác”. Định nghĩa này cho rằng nhà quản trị đạt
được mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những
người khác thực hiện chứ không chỉ tự mình hoàn thành công việc.
Koontz và O’Donnell viết: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào
của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà
quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có nhiệm vụ cơ bản là
thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc
với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục
tiêu đã định”. Phát biểu này nhấn mạnh đến sự cần thiết phải thiết
kế một bộ máy quản lý hữu hiệu để có thể điều hành, phôi hợp hoạt
động của toàn bộ tổ chức hướng tới mục tiêu đã đề ra.
Một định nghĩa khác của James Stoner và Stephen Robbins: “Quản
trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những
hoạt động của các thành viên trồng tổ chức vàsử dụng tất cả các
nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Robert Kreitner đã đưa ra định nghĩa về quản trị khá rõ ràng “Quản

trị là tiến trĩnh làm việc với con người và thông qua con người nhằm
đạt được mục tiêu của tổ chức trong môt môi trường luôn thay đổi.
Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu 'quả nguồn lực có giới
hạn”.'
Trong các cách định nghĩa trên, có thể nhận thấy;
• Quản trị là hoạt động cần thiết khách quan khi con người
cùng làm việc với nhau.
:
.
• Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu.
• Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục
tiêu.
• Con người đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị
• Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường biến động
không ngừng.
1.2.
HIỆU QUẢ VÀ HIỆU SUẤT TRONG QUẢN TRỊ
Có hai khái niệm cần được hiếu đúng khi nghiên cứu về quản trị, đó
là khái niệm hiệu quả và hiệu suất. Một hoạt động quản trị được coi
là thành công khi đạt được cả hiệu quả và hiệu suất. Trong quản trị
vấn đề rất quan trọng là đạt hiệu quả.
Hiệu quả: đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được chọn (đó
có phải là những mục tiêu đúng không?) và mức độ chúng được thực
hiện. Như vậy, hiệu quả quản trị trước hết cần hiểu chính là làm
đúng việc (do right things). Làm đúng việc rất quan trọng bởi nó sẽ
đưa tổ chức đi đúng hướng. Làm đúng việc cho dù chưa phải với
cách tốt nhất vẫn tốt hơn là làm không đúng việc cho dù nó được
tiến hành với cách tốt nhất.
Các tổ chức sẽ đạt được hiệu quả hơn khi các nhà quản trị chọn
được mục tiêu đúng và hoàn thành chúng. Từ đây ta có khái niệm

hiệu quả. Hiệu quả (effectiveness) chính là phép so sánh giữa kết
quả đạt được với mục tiêu đúng đắn đã đặt ra.
Kết quả đạt được
Hiệu quả =
Mục tiêu
Tuy nhiên, như trên đã đề cập, một hoạt động quản trị được coi là
thành công khi đạt được cả hiệu quả (đạt mục tiêu) và hiệu suất (phí
tổn thấp). Nếu xác định được mục tiêu đúng và đạt được mục tiêu
nhưng với chí phí quá cao, không chấp nhận được, thì thực sự hiệu
quả quản trị chưa có, điều này thường xảy ra khi ta làm việc chưa
đúng cách hay hiệu suất chưa cao.
Hiệu suất (efficiency): Đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt
như thế naò để đạt đến một mục tiêu Có thể hiểu đó chính là sự so
sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực
hiện một mục tiêu nào đó. Hiệu suất càng cao khi tỉ lệ giữa kết quả
đạt được trên chi phí bỏ ra càng lớn.
Kết quả đạt được
1.1
Hiệu quả =
Chi phí
Hiệu suất chỉ có được khi ta làm việc đúng cách, đúng phương
pháp (do things right). Vì vậy cần chọn đúng cách thức tien hãnh
công việc.,Khi đứng trước nhiều phương án, nhà quản trị phải so
sánh lợi ích và chi phí của từng phương án, cân nhắc kỹ để chọn
được cách giải quyết đạt được kết quả cao mà phí tổn là thấp nhất.
Trong thực tế hoạt động quản trị có hiệu quả thực sự khi tổng quát
đã chọn đúng việc .để làm và chọn đúng cách làm để tăng hiệu
suất. Có thể áp dụng các cách sau đây để gia tăng hiệu suất:

• Giảm thiểu chi phí các nguồn lực ở đầu vào mà vẫn giữ
nguyên sản lượng ở đầu ra. Hoặc
• Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra
Hoặc.
• Vừa giảm được các chi phí ở đầu vào, vừa tăng sản lượng
đầu ra.
Từ những phân tích trên, có thể so sánh giữa hiệu quả và hiệu suất:
• Hiệu suất gắn liền với phương tiện và cách thức thực hiện,
trong khỉ hiệu quả gắn' liền với mục tiêu (đúng) và mức độ
thực hiện.
• Hiệu suất là làm việc đúng cách (do things right) tròng khi hiệu
quả là làm đúng việc (do right things).
1.1.3 - CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ


Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản trị:
Vào thập niên 30 Gulick,và Urwick nêu ra bảy chức năng quản trị:
Hoạch định (Planning), tổ chức Organizing), Nhân (Staffing), Chỉ huy
(Directing), Phối hợp (Coordinating), Kiểm tra (Reviewing) và Tài
chính (Budgeting); viết tắt Các chức năng này thành công thức nổi
tiếng -POSDCORB. Henri Fayol thì đưa ra năm chức năng là hoạch
định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Những năm cuối thập
niên 80 trở lại đây, giữa các nhà khoa học và quản trị của Mỹ có sự
bàn luận về số các chức năng quản trị là bốn hay năm . chức năng;
Gần đây những tác phẩm về quản trị của các tác giả James Stone
r,và Stephen Robbins chĩa các chức năng quản trị thành bổn chức
năng là hoạch định, tổ chức, điều khiển, và kiểm soát. Nhìn chung sự
phân biệt bốn hay năm chức năng là do các ý kiến khác biệt về quản
trị nhân sự. Trong giáo trình này
chúng tôi đề nghị chia thành bốn chức năng cơ bản.

Hoạch định là chức năng quản trị có mục đích xác lập một mô hình
(tham chiếu) cho tương lai nhờ đó mà ta nhận ra những cơ hội và rủi
ro, căn cứ vào đó phải làm những việc ngay bây giờ để khai thác cơ
hội và né tránh rủi ro. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu
tương lai, đến những mục tiêu cần đạt được và những phương thức
đạt những mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng
đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có rất nhiều công ty
không hoạt động được y chỉ huy động được một phần công suất chỉ
vì không hoạch định hay hoạch định tồi. Hoạch định cũng có nghĩa là
nghĩ cách sử dụng nhân tài, vật lực để khai thác cơ hội, thời cơ và
ngăn chặn hữu hiệu những rủi ro, bất trắc của mỗi trường
1.1.3.2 Tổ chức: Là chức năng quản trị có mực đích phân công
nhiệm vụ, tạo dựng một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối
ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. Nó sẽ xác định xem ai sẽ
hoàn thành nhiệm vụ nào, ở đâu và khi nào thì xong. Công việc tổ
chức thực hiện đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc
đẩy hoạt động đạt mục tiêu, to chức kém thì công ty sẽ thất bại cho
dù hoạch định tốt.
'ì
Ị.
7
1.1.3.3 Điều khiển: Là chức năng quản trị nhằm gây ảnh hưởng,
thúc đẩy, hướng dẫn nguồn phần lực thực hiện mục tiêu


của công ty. Chức năng điều khiển liên quan đến hoạt động thúc
đẩy quan hệ cá nhân vằ nhóm trong mối quan hệ quản trị nhằm xây
dựng một bản sắc văn hóa cho tổ chức. Cuối cùng là quá trình
thông tin và truyền thông trong tổ chức. Lãnh đạo xuất sắc có khả

năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật
tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
1.1.3.4 Kiểm soát: Là chức năng quản trị thúc đẩy thành tích của
doanh nghiệp hướng về hoàn thành mục tiêu. Kiểm soát là_để lường
trước các rủi ro, đánh giá hoạt động và đo lường kết quả hoạt
động... tìm ra các nguyên nhẩn gây ra sai lệch và tìm các giải pháp
điều chỉnh thích hợp. Chính kiểm soát là_chức năng khép kín một
chu kỳ quản trị, mở ra một chu kỳ quản trị mới tạo ra sự liên tục cho
quá trình quản trị và nó là chức năng giúp nhà quản trị biết khi
nặo phải điều chỉnh hoạt động, khi nào cần ph^i hoạch định mới...
1.1.4. TÍNH PHỔ BIẾN CỦA QUẢN TRỊ
Một số tác giả dùng từ “Nhà quản trị” hay Nhà quản lý” chỉ những
nhà quản trị trong khu vực công cộng, hay để mô tả những người ở
cấp cao nhất trong một tổ chức, có nhiệm vụ xác định những mục
tiêu chiến lược và những chính sách,. Tuy nhiên, theo chúng tôi giữa
hai từ quản trị và quản lý không có sự khác biệt nào đáng kể. Lĩnh
vực quản lý bao gồm cả kinh doanh, nhà nước và các tổ chức phi lợi
nhuận. Những tổ chức khác nhau đó đều phải đối phó với những vấn
đề quản tri như nhau. Việc những nhà quản trị thường xuyên chuyển
giữa hai khu vực quản lý nhà nước và quản trị sản xuất kinh doanh,
là một bằng chứng nữa cho thấy những khái niệm quản trị có tính
phổ biến cho tất cả các thể loại tổ chức.
Khi những quyết định trong kỉnh doanh càng có tính qui tắc hơn và
nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng
quan tâm tới hiệu quả hơn thì công việc quản trị càng được chuyên
môn hóa hơn. Tất nhiên nội dung chuyên môn hóa không có nghĩa là
những công việc quản trị hoàn toàn có thể lập trình được. Càng lên
cấp cao thì nội dung chuyên môn hóa càng có tính phổ cập. Vì càng
ở cấp cao thì các nhà quản trị càng phải làm những công việc mang
tính đặc trưng hơn của quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề

chuyên môn kỹ thuật hàng ngày, và ngược lại.
Hình 1.1 cho thấy khả năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên
môn ở người quản trị ít khi tiến lên những cấp bậc cao hơn trong tổ
chức. Những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các
tổ chức khác nhau, vì tính chất công việc quản trị của họ gần giông
nhau mặc dù mục tiêu hoạt động.của_các tổ chức này hoàn toàn
khác nhau. Trái lại những nhà quản trị cấp thấp gắn liền với những
chuyên môn nghiệp vụ của mình vì thế khả năng thuyên chuyển là
thấp.
Hình 1.1: Quan hệ giữa quản trị và khả năng chuyên môn


QUẢN TRỊ CẤP CAO

KHẢ NĂNG

QUẢN TRỊ CẤP GIỮA CHUYÊN
QUẢN TRỊ CẤP THẤP MÔN

KHẢ NĂNG
QUẢN
TRỊ

Như vậy, có thể khẳng định, khi con người cùng làm việc để đạt
những mục tiêu chung thì cần thiết phải quản trị để đạt được hiệu
quả.
• NHÀ QUẢN TRỊ
• CÁC KHÁI NIỆM
1.3.
1.1, Khái niệm tổ chức

“Tổ chức là tập hợp người được sắp đặt có hệ thống nhằm thực hiện
mục tiêu nhất định”. Trường đại học là tổ chức,những doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh, cơ quan nhà nước, một bệnh
viện... là những tổ chức. Có thể phân thành hai loại tổ chức: tổ chức
họạt động vì mục tiêu lợi nhuận và tổ chức hoat đông phi lợi nhuận.
Tất cả chúng có ba đặc trưng cơ bản:
1.1.2
Thứ nhất, chúng đều hướng đến mục đích riêng biệt thể
hiện thống qua các mục tiêu cụ thể.
2.
Thứ hai, mỗi tổ chức bao gồm nhiều người.
3.
Và thứ ba, các tổ chức đều phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất
định. Kiểu sắp đặt đó định rõ và giới hạn hành vi của các thành viên,
chẳng hạn nó bao gồm việc đặt ra những luật lệ, chỉ định một số
người giữ chức vụ thủ
trưởng có một số quyền hành nhất định với một số người khác
Như vậy, một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có
những thành viên và có một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống.
1.2.1.2
Khái niệm nhà quản trị
Nói chung trong tổ chức có hai loại người: những nhà quản trị và
những người thừa hành. Người thừa hành là những người trực tiếp
làm một công việc hay một nhiệm vụ và không có trách nhiệm trông
coi công việc của người khác. Ví dụ như một nhân viên bán hàng,
một công nhân đứng máy tiện. “Nhà quản trị là người nắm giữ vị trí
đặc biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm
điều khiển và giám sát công việc của người khác, nhằm hoàn thành
mục tiêu chung của tổ chức đó”
Các nhà quản trị được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng,

khác nhau trong tổ chức. Ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân
xưởng hay vị tổng giám đốc.


• CẤP BẬC QUẢN TRỊ
Trong một tổ chức thường phân thành 3 cấp bậc qụận trị; cấp cao,
cấp giữa và cấp thấp. Tương ứng sẽ có: nhà quản trị cấp cao, nhà
quản trị cấp giữa (cấp trung), nhà quản trị cấp thấp (cấp cơ sở).
1.2.2.1 Nhà quấn trị cấp cao: Là những nhà quản trị ở bậc quản
trị cao nhất trong một tổ chức, họ chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động, sự tồn tại và sự phát triển của tổ chức. Họ có thể là tổng giám
đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc... Nhiệm vụ của nhà quản
trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược. Họ nghiên cứu môi
trường, xây dựng mục tiêu và lên kế hoạch
để thực hiện được mục tiêu đó. Họ chịu trách nhiệm về các hoạt
động của các tổ chức và các hậu quả mà nó gây ra cho xã hội. Công
việc của họ rất phức tạp và căng thẳng, đòi hỏi thời gian,
1.2.2.2
Nhà quản trị cấp giữa (cấp trung): Họ ở giữa hệ
thông, dưới các nhà quản trị cấp cao và chịu trách nhiệm về các
nhân viên cấp dưới. Họ có thể là trưởng phông, trưởng bộ phận,
quản đốc ... Họ có nhiệm vụ triển khai các mục tiêu chiến lược do
cấp cao đề ra và điều khiển hoạt động trong bộ phận mà mình lãnh
đạo.
1.2.213 Quản trị viên cấp thấp (cấp cơ sở): Là những nhà quản
trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thông cấp bậc quản trị, họ chiếm
một số rửợng lớn trong số các nhà quản trị. Thông thường họ là
những tổ trưởng, trưởng nhóm... chịu trách nhiệm thi hành những kế
hoạch hành động do quản trị viên cấp giữa soạn thảo, họ kiểm tra
đôn đốc, chịu trách nhiệm trước kết quả hàng ngày của các nhân

viên. Tuy nhiên do vị trí của mình nhà quản trị cấp cơ sở cũng
thường trực tiếp tham gia vào những hoạt động sản xuất kinh doanh
cụ thể như các nhân viên dưới quyền của họ.
Tuy nhiên cần chú ý rằng các tổ chức trong xã hội đều không
nhất thiết có hệ thống các nhà quản trị trong tổ chức của họ
được sắp xếp thèo hình kim tự tháp. Tùy theo đặc điểm của
từng tổ chức, có trường hợp có số lượng các quản trị viên cấp
cao nhiềụ hơn quản trị viên cấp thấp và trung, ví dụ trong
những tổ chức đoàn thể, chính trị...
Hình 1-2: Các cấp bậc quản trị
Cấp quản trị
Quản trị cấp
giữa
Quản trị cấp
thấp
Người thừa
hành


Tiếp thị Tài chính Sản xuất Nhân sự Hànhchánh

Nhà quản trị dù ở vị trí cấp bậc nào cũng đều phải tiến hành các
công việc liên quan đến các chức năng của quản trị gồm hoạch định,
tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Tuy nhiên ở mỗi vị trí quản trị cụ
thể tầm quan trọng của việc thực thi mỗi chức năng này sẽ không
hoàn toàn giống nhau cũng như tỷ lệ thời gian dành cho việc thực
hiện chúng là khác nhau, cấp quản trị càng lên cao thì nhà quản trị
càng cần qụan tâm hơn đến việc hoạch định và giảm dần việc hướng
dẫn hoặc điều khiển trực tiếp. Ngược lại, càng đi xuống cấp thấp thì
chức năng điều khiển càng quan trọng đối với nhà quản trị.

Hình 1-3: Phân bổ thời gian cho mỗi chức năng quản trị theo cấp
bậc quản trị
Hoạch
Điều
Tổ chức
định
khiển

Kiểm
soát

CẤP CAO

28%

36%

22%

14%

CẤP GIỮA

18%

33%

36%

13%

15%

24%

51%

10%

CẤP THẤP

đó là kỹ năng kỹ
• CẤC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn của mình nhà quản trị
cần phải có một số kỹ năng cần thiết. Robert Katz đã trình bày 3 loại
kỹ năng mà mỗi nhà quản trị phải có, và những kỹ năng đó ảnh
hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà nhà quản trị phụ trách,
đồng thời cũng ảnh hưởng đến sự phát triển nghề nghiệp của nhà
quản trị, ba kỹ năng thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy. ’
1.4.
Kỹ năng kỹ thuật, (technical skills) hay kỹ năng
chuyên môn nghiệp vụ: Là những khả năng cần thiết để
thực hiện một công việc chuyên môn cụ thể. Kỹ năng này đòi


hỏi nhà quản trị có sự am hiểu về lĩnh vực chuyên môn mà họ
phụ trách. (Ví dụ viết chương trình điện toán, soạn thảo hợp
đồng, phân tích được các báo cáo tài chính, lập kế hoạch kinh
doanh .Nhà quản trị có được những chuyên môn đó qua đào

tạo ở các trường hay qua bồi dưỡng ở đơn vị. Kỹ năng này đặc
biệt quan trọng
đối với nhà quản trị cấp thấp.
Kỹ năng nhân sự (human skills): Là những khả năng cần thiết để
biết cách làm việc với con người, biết động viên họ nỗ lực làm việc.
Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong quan hệ
với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn
thành công việc chung. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản
trị thể hiện qua: thông tin hiệu quả, có thái độ quan tâm tích cực
đến mọi người và xây dựng không khí làm việc hợp tác thân ái, biết
cách động viên những nhân viên dưới quyền... Có thể nói bất cứ nhà
quản trị nào, dù cấp cao hay cấp thấp cũng đều phải tiếp xúc và làm
việc với con người, vì vậy kỹ năng nhân sự rất cần thiết đốì với mọi
nhà quản trị.
1.2.3.3 Kỹ năng tư duy (conceptual skills): Là kỹ năng đặc biệt
quan trọng đối với các nhà quản trị, đặc biệt là quản trị cấp cao. Kỹ
năng này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm nhìn chiến lược, hiểu rõ
mức độ phức tạp của môi trường tác động đến doanh nghiệp, biết
phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống để giảm thiểu
mức độ phức tạp, rửi ro đó xuống một mức độ có thể đối phó được.
Có kỹ năng tư duy tốt sẽ giúp nhà quản trị nhìn thấy trước vấn đề và
định hướng đúng con đường phát triển. tổ chức, đưa tổ chức đến
thành công ngay cả trong hoàn cảnh khó khăn nhất. Kỹ năng tư duy
của mỗi nhà quản trị hình thành một phần từ tố chất bẩm sinh, qua
đào tạo và rèn luyện bản thân kỹ năng này của nhà quản trị sẽ được
gia tăng trong quá trình làm việc và tiếp xúc với thực tế công việc.
Thực tiễn cho thấy không phải nhà quản trị nào cũng đạt được mức
độ tư duy cần thiết trong công việc.
Các nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, nhưng tầm quan
trọng của mỗi kỹ năng tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị trong

tổ chức. Nói chung, mức độ đòi hỏi về kỹ năng kỹ thuật giảm dần khi
lên cấp bậc quản trị cao hơn và ngược lại khi đi từ cấp bậc quản trị
thấp lên cao đòi hỏi kỹ năng tư duy chiến lược sẽ tăng lên. ở cấp
thấp kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì tính trực tiếp trong công việc
trong khi ở cấp cao rất cần đến kỹ năng tư duy để giải quyết các vấn
đề phức tạp mang tính chiến lược. Kỹ năng nhân sự cần thiết cho
mọi nhà quản trị tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải
làm việc với
con người. Tầm quan trọng của các kỹ năng đối với các cấp quản
trị được thể hiện qua sơ đồ sau:


Hình 1-4:Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các kỹ năng
của nhà quản trị

QTV Cấp
Cao
QTV Cấp
Giữa

Kỹ
Năn
g Tư
duy

Kỹ
năng
nhân
sự

Kỹ
năng
kỹ
thuật

1.2.4. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Trong thực tế nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau, có
liên quan đến cấp trên, cấp dưới, khách hàng, xã hội... Vào thập niên
1960 Henry Minzberg đã nghiên cứu những hành động thường nhật
của nhà quản trị và nhận thấy rằng, trong quá trình điều hành công
việc, họ đã phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Chúng được thể hiện
trong 3 nhóm vai trò lớn là:
• Vai trò: quan hệ với con người
Vai trò người đại diện: là người đại diện, là biểu tượng cho tập
thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức.
Vai trò người lãnh đạo, chỉ huy, hướng dẫn, động viên và kiểm
tra công việc của nhân viên dưới quyền.
Vai trò liên lạc: quan hệ kết nối giữa các mối quan hệ bên trong và
bên ngoài của tổ chức.
• Vai trò thông tin
Vai trò thu thập và xử lý thông tin: là người thu thập và xử lý
các thông tin để ra các quyết địnhVai trò phổ biến thông tin: là người
phổ biến thông tin trong nội bộ tổ chức cho mọi người, mọi bộ phận
liên quan để tác động đến nhận thức, thái độ và hành vi của họ.
Vai trò cung cấp thông tin: là người có trách nhiệm và quyền
lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra.
Tuy nhiên, nhà quản trị cũng là con người, không thể điều gì cũng
biết, cái gì cũng thấy. Hơn nữa, môi trường hoạt động của các tổ
chức ngày càng phức tạp và đầy biến động. Do vậy kết quả cửa tổ
chức mặc dù chịu ảnh hưởng rất lớn bởi sự điều hành của nhà quản

trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng từ những yếu tố ngoài tầm
kiểm soát của họ.
• KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ
• QUẢN TRỊ LÀ KHOA HỌC


Khoa học là một lãnh vực tri thức gồm những kinh nghiệm đã được
tổng kết và khái quát hóa, nó có thể áp dụng tổng quát trong mọi
trường hợp. Khoa học quản trị hình thành nên cơ sở lý thuyết về
quản trị tổ chức, những kiến thức này người ta có thể học và áp
dụng trong thực hành quản trị. Khoa học quản trị là một bộ phận tri
thức đã được tích luỹ qua nhiều năm, bản - thân nó là một khoa học
tổng hợp thừa hưởng kết quả từ các . ngành khoa học khác như toán
học, kinh tế học, điều khiển học...
Khoa học quản trị ra đời đã đóng góp rất lớn cho nhân loại, cụ thể là:
- Cung cấp cho nhà quản trị một cách suy nghĩ có hệ thông trước các
vấn đề phát sinh, cung cấp những phượng pháp khoa học để giải
quyết các vấn đề của thực tiễn. Thực tế đã chứng minh các phương
pháp giải quyết khoa học đã là kiến thức không thể thiếu của các
nhà quản trị.
- Cung cấp cho nhà quản trị các quan niệm và ý niệm nhằm phân
tích, đánh giá và nhận diện bản chất các vấn đề. Từ đó hiểu biết và
vận dụng chính xác các quyết định để giải quyết các vấn đề nảy sinh
trong thực tế.
- Cung cấp cho các nhà quản trị những “kỹ thuật” đối phó với các
vấn đề trong công việc, hình thành các lý thuyết, các kinh nghiệm
lưu truyền và giảng dạy cho các thế hệ sau. Đồng thời cũng hình
thành các phương pháp khoa học tạo nền tảng cho việc ứng dụng và
cải tiến khoa học quản trị.
Công việc quản trị mang tính khoa học, nó đòi hỏi nhà quản trị phải

suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ
chủ quan cá nhân.
• QUẢN TRỊ LÀ MỘT NGHỆ THUẬT
Quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức. Nó
là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo. Nghệ thuật quản
trị chính là khả năng nhà quản trị biết phải làm thế nào trong từng
hoàn cảnh cụ thể, nó có được qua sự trải nghiệm, nghiên cứu và
quan sát... của nhà quản trị và thể hiện nó trong các công việc hàng
ngày. Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi được
ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ thuật quản trị của
chính họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản trị trong những tình
huống cụ thể. Nhà quản trị giỏi tham gia tích cực,vào hoạt động của
tổ chức, nghiên cứu những hoàn cảnh đặc thù, xây dựng cách tiếp
cận riêng để giải thích những biến cố và áp dụng chúng vào quá
trình giải quyết vấn đề. Thông qua kinh nghiệm, thực hành, suy luận
và trực giác nhà quản trị sẽ trở nên nhạy cảm và thích nghi nhanh
chóng với mọi hoàn cảnh, đó là nghệ thuật quản trị.
TÓM TẮT
1. Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con
người kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm thực hiện những mục
tiêu chung.


2.Có nhiều cách định nghĩa về quản trị, nhưng đều có những điểm
chung là
• Quản trị là hoạt động hướng tới mục tiêu trên cơ sở sử dụng hợp
lý các nguồn lực
• Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị
• Hoạt động quản trị bị ảnh hưởng bởi tác động của môi trường.
3.

Quá trình quản trị liên quan đến việc thực thi 4 chức năng
cơ bản là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
4.
Nhà quản trị là người nắm giữ vị trí đặc biệt, được giao
quýền điều khiển con người và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động của họ trong tổ chức. Trong một tể chức có thể có rất nhiều các
nhà quản trị, họ hoạt động trong các bộ phận khác nhau, đó có thể
là nhà quản trị tổng quát hay những nhà quản trị theo tuyến hoặc là
các nhà quản trị chức năng. Ngày nay quản trị đã dần trở nên
chuyên nghiệp và là một nghề.
5. Trong một tổ chức thường phân chia thành 3 cấp bậc quản
trị: cấp cao, cấp giữa, cấp thấp. Nhà quản trị dù ở cấp bậc quản trị
nào cũng phải thực thi các chức năng cơ bản của quản trị, tuy nhiên
ở mỗi vị trí quản trị cụ thể tầm quan trọng của việc thực thi mỗi chức
năng này sẽ không hoàn toàn giống nhau cũng như tỷ lệ thời gian
dành cho việc thực hiện chúng là khác nhau
6. Trong hoạt động nhà quản trị đảm nhận nhiều vai trò khác
nhau. 10 vai trò của nhà quản trị được tập hợp trong 3 nhóm chính:
vai trò quan hệ với con người, vai trò thông tin, vai trò quyết định.
7. Để đảm nhận được vai trò của mình các nhà quản trị phải
có những kỹ năng cần thiết: kỹ năng tư duy, kỹ năng nhân sự, kỹ
năng kỹ thuật. Mức độ đòi hỏi về từng loại kỹ năng này thay đổi theo
cấp bậc của nhà quản trị.
8. Để thành công những nhà quản trị phải nắm vững lý thuyết
về quản trị và biết vận dụng sáng tạo vào tình huống cụ thể.
CÂU HỎI ÔN TẬP
• 1.Tại sao công việc quản trị lại cần thiết cho các tổ chức?
• 2.Công việc quản trị ở các tổ chức hoạt động có lợi nhuận và
phi lợi nhuận có giống nhau không? Tại sao?
• 3.Các chức năng cơ bản của quản trị? Sự khác biệt trong thực

thỉ các chức năng này đối các nhà quản trị cấp cao, cấp giữa
và cấp thấp ?
• 4.Các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị? Tại sao kỹ năng ,
nhân sự lại quan trọng cho tất cả các nhà quản tri?
• 5.Hãy bình luận câu “Nơi đây an nghỉ một người biết sử dụng
những người giỏi hơn mình”.
• 6.Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật quản trị.
TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ


Với sự giúp đỡ của một tổ chức nhân đạo quốc tế, một trung tâm y
tế đã được xây dựng ở Vỉệt nam. Đây là trung tâm được trang bị các
thiết bị y tế hiện đại, trong quá trình chuẩn bị hoạt động, một số cán
bộ y tế đã được đi tu nghiệp ở nước ngoài về chuyên môn. Nhưng
theo yêu cầu của tổ chức nhân đạo, cần phải có một đợt tập huấn
ngắn cho toàn bộ các nhà lãnh đạo và nhân viên của trung tâm y tế
về vấn đề quản trị.
Một giáo sư nổi tiếng của trường Đại học Kinh tế được mời tới hướng
dẫn cho đợt tập huấn này. Ông đã giảng về lý thuyết quản trị, nhấn
mạnh tầm quan trọng của quản trị trong các tổ chức, giới thiệu các
công cụ và kỹ thuật quản trị, hướng dẫn các biện pháp nhằm nâng
cao hiệu quả quản trị. Cuối đợt tập huấn, trong buổi trao đổi ý kiến,
một người đã đứng dậy phát biểu chính kiến của mình, ông nói:
“Thưa giáo sư, những điều giáo sư nói rất thú vị, chứa đựng những
kiến thức rộng lớn, có thể rất bổ ích, nhưng nó chỉ áp dụng cho
những công ty kinh doanh, những xí nghiệp sản xuất quốc doanh và
tư nhân mà không thể áp dụng ở đây. Chúng tôi là bác sĩ, chúng tôi
cứu những con người, cho nền chúng tôi cần những bác sĩ giỏi và
thiết bị hiện đại chứ không cần đến lý thuyết quản trị !”.
Lúc này vị giáo sư kính tế mới biết người phát biểu vừa rồi lằ một

giáo sư bác sĩ đáng kính, là thầy của hầu hết các bác sĩ trẻ ở trung
tâm. Đồng thời vị bác sĩ đó vừa mới đảm nhận nhiệm vụ trưởng một
khoa trong trung tâm y tế. Khi vị giáo sư bác sĩ phát biểu xong, hầu
hết các bác sĩ và y tá của trung tâm đều im lặng và không có ý kiến
gì thêm.
• Nếu bạn là ông giáo sư kỉnh tế, bạn sẽ giải thích như thế nào
để vị bác sĩ kia đồng ý với ý kiến của bạn?
• Hãy giải thích lý do vì sao vị giáo sư bác sĩ đó lại phát biểu như
vậy?
• Nếu quản trị thực sự cần thiết cho các tổ chức, thì lý do gì nó
thường hay bị phủ nhận ở những tổ chức phi lợi nhuận?
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1.Quản trị được thực hiện trong một tổ chức .nhằm
a)tối đa hóa lợi nhuận
b)đạt mục tiêu của tổ chức
c)sử dụng hợp lý các nguồn lực hiện có
d)đạt được mục tiêu với hiệu suất cao
2.Điền vào chỗ trông " Hoạt động quản trị chịu sự tác động
của……..đang biến động không ngừng"
a)kỹ thuật
b)công nghệ
c)kinh tế
d)môi trường
3.Quản trị cần thiết cho


a) các tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận
b) các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh
c) các đơn vị hành chính sự nghiệp
d) các công ty lớn

4.Quản trị viên cấp trung thường tập trung vào việc đề ra quyết định
a)chiến lược
b)tác nghiệp
c)chiến thuật
d)tất cả các loại quyết định trên
5.Mối quan hệ giữa các cấp bậc và các kỹ năng của nhà quản trị là
a)ở bậc quản trị càng cao kỹ năng kỹ thuật càng quan trọng
b)ở bậc quản trị càng cao kỹ năng nhân sự càng quan trọng
c)ở bậc quản trị càng cao kỹ năng tư duy càng quan trọng
d) tất cả các phương án trên đều sai
6.Hoạt động quản trị thường được thực hiện thông qua 4 chức năng
cơ bản
a) Hoạch định; Tổ chức; Điều khiển; Kiểm tra
b)Hoạch định; Nhân sự; Chỉ huy; Phối hợp
c)Hoạch định; Tổ chức; Phối hợp; Kiểm tra
d) Kế hoạch; Chỉ đạo; Tổ chức; Kiểm tra
7.Trong một tổ chức, các cấp bậc quản trị thường được chia thành
a) 2 cấp quản trị
b) 3 cấp quản trị
c) 4 cấp quản trị
d) 5 cấp quản trị
8.Nghiên cứu của Henry Minzberg đã nhận dạng 10 vai trò của nhà
quản trị và phân loại thành 3 nhóm vai trò, đó là
a) nhóm vai trò lãnh đạo, vai trò thông tin, vai trò ra quyết định
b) nhóm vai trò tương quan nhân sự, vai trò xử lý các xung đột,
vai trò ra quyết định
c) nhóm vai trò tương quan nhân sự, vai trò thông tin, vai trò ra
quyết định
d) nhóm vai trò liên lạc, vai trò phân bổ tài nguyên, vai trò thương
thuyết

9.Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật quản trị được diễn đạt rõ
nhất trong câu
a) khoa học là nền tảng để hình thành nghệ thuật
b) trực giác là quan trọng để thành công trong quản trị
c) cần vận dụng đúng các nguyên tắc khoa học vào quản trị
d) có mối quan hệ biện chứng giữa khoa học và nghệ thuật quản
trị
10.Nghệ thuật quản trị có được từ
a) cha truyền con nối
b) khả năng bẩm sinh


c) trải nghiệm qua thực hành quản trị
d) các chương trình đào tạo