Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 1 - TS. Vũ Trọng Phong

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN
Giảng viên:

TS. VŨ TRỌNG PHONG

Điện thoại/E-mail: 0912099811/
Bộ môn:
12/12/2010

Kinh tế - Khoa QTKD1
Giảng viên Vũ Trọng Phong

1


Nội dung chính
 Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
 Chương 2: Cơ sở dữ liệu
 Chương 3: Các chu trình kế toán
 Chương 4: Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán
 Chương 5: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán

 Chương 6: Thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán


CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN


CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN
 1. CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có
liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung
theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra
trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)


CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

 Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống

nhưng là một thành phần của hệ thống khác.
 Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều
là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác
đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực
hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc.

CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin:

Đầu vào

Xử lý

Nhập
NhËpdữ liệu
d÷ liÖu

Đầu Ra

Thông
Th«ngtin
tin ra
ra

Xử
Xölýlýdữ liệu
d÷ liÖu

6


CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi
trường bên ngoài và bên trong)
- Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường


Các yếu tố của một hệ thống
 Những yếu tố của một hệ thống bao gồm
 Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí





được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ
thống?
Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì
nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.
Môi trƣờng: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ
thống
Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường
bên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống.
Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được
đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.


2. HỆ THỐNG THÔNG TIN
 Khái niệm
 Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử

lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết

định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến
trình trong tổ chức.


Hệ thống thông tin
 Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiều

thành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau, và
cố gắng để đạt được một hay một số mục tiêu nào đó.
 Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ

thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các
công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và
phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết
định, và kiểm soát thông tin.
 Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh

tranh cho chính đơn vị mình.


Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan
hệ với kế toán và hệ thống thông tin

Kế toán

HTTTKT

Hệ thống thông
tin

Hệ thống thông tin
 Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình








xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm
thành những nhóm chính như sau:
Nhập dữ liệu
Xử lý thông tin
Xuất dữ liệu
Lưu trữ thông tin
Thông tin phản hồi


Hệ thống thông tin
 Máy tính và các chương trình là những yếu tố không

thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản
thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà
doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin,
ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy
trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra
giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp
những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống

thông tin.


Phân loại hệ thống thông tin
Phân loại HTTT
- Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ Hệ thống xử lý giao dịch
+ Hệ thống thông tin quản lý
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định
+ Hệ thống chuyên gia
+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính,
nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng…


Phân loại hệ thống thông tin
a/ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)
- Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách
hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên của nó.
- Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương,
lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…
- Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu
vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các
báo cáo thống kê.
- Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy
trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì
đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản.


Phân loại hệ thống thông tin

b/ HTTT quản lý (Management Information Systems, MIS)
- Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược.
- Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định
kỳ hoặc theo yêu cầu
- Nguồn thông tin: các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử
lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả
những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức.


Phân loại hệ thống thông tin
Mô hình cấu trúc HTTT quản lý

Hệ thống MIS

Các hệ thống TPS

Hồ sơ
yêu cầu

Hệ TPS
bán hàng

Dữ liệu
bán hàng
Phân

Báo cáo

tích,

Hồ sơ
sản phẩm

Hệ TPS
kho vật tƣ

Dữ liệu
sản phẩm

tổng

Truy vấn
hợp

Hồ sơ
chứng từ

Hệ TPS
thu chi

Dữ liệu
thu chi

th.ti
n

Phân loại hệ thống thông tin
c/ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision
Support Systems, DSS)
- trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy
trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề,
xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa
chọn một phương án.
- là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một
hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình
để biểu diễn và đánh giá tình hình.


Phân loại hệ thống thông tin
d/ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)
- Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức
của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
- Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng
quát :
+ hiệu quả và năng lực của tổ chức
+ thị hiếu của khách hàng
+ các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh
+ năng lực của các nhà cung cấp…
- Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược
cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)


Phân loại hệ thống thông tin
d/ HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh
(Information System for Competitive Advantage, ISCA)
- Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép

tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng
cạnh tranh
- Được thiết kế cho những người sử dụng là những
người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ
chức khác của cùng ngành...


Phân loại hệ thống thông tin


Phân loại hệ thống thông tin
Phân loại HTTTQL theo bộ phận nghiệp vụ

 Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin

sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ
trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp
chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thông tin dạng
này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và
marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ
thống thông tin kế toán tài chính,…


Các loại thông tin trong doanh nghiệp
 Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
 - Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát
được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa
chữa cho bất kỳ mục đích nào khác.
 - Thông tin cần phải được phân biệt như một sản
phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ

liệu


Các đặc tính của thông tin
 Độ tin cậy
 Tính đầy đủ

 Tính thích hợp và tính dễ hiểu
 Tính an toàn
 Tính kịp thời


Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
 Thông tin chiến lƣợc: Thông tin chiến lược có liên

quan tới những chính sách lâu dài của một doanh
nghiệp.
 Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng
cho những mục tiêu ngắn hạn (một tháng hoặc một
năm) và thường là mối quan tâm của các phòng
ban.
 Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin
thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra
trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó.