Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Chương 5 - TS. Vũ Trọng Phong

CHƢƠNG 5
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán
Mục đích
 Xác định bản chất thực sự của vấn đề đang biểu hiện nhờ đó nhà
lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề
thay vì xử lý các hiện tượng.
 Phân tích hệ thống thông tin kế toán nhằm xác định mục tiêu của hệ
thống xử lý cần đạt được là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu
cầu nào. Mục tiêu của hệ thống con có thoả mãn mục tiêu chung của
hệ thống thông tin kế toán hay không.
 Xác định các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán
cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tích hệ thống
ở các doanh nghiệp.


Sự cần thiết của phân tích hệ thống
thông tin kế toán
 Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống

thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không
đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi
thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác,
không kịp thời và không đáng tin cậy.
 Các yêu cầu mới từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp
đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ
biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh

doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng.


Nhiệm vụ
 Thu nhập đầy đủ các yêu cầu của thông tin đầu ra

mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các
yêu cầu từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý bên
dưới. Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống. Yêu
cầu của thông tin đầu ra cần thu nhập bao gồm nội
dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình
bày và công bố thông tin, đối tượng nhận thông tin,
yêu cầu về kiểm soát thông tin…


Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống
thông tin
 Phương pháp tiếp cận hệ thống
 Đi từ phân tích chức năng đến mô hình hoá

 Phân tích hệ thống có cấu trúc


1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ
của môi trường vi mô
Mô hình tổ chức

Cơ chế hoạt động

Môi trường vi mô
Các nguồn lực

12/6/2010

Sản phẩm/dịch vụ

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

140


1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…
Ban Giám đốc

Văn phòng
Các Phòng
chức năng

Các trường
Đại học

Trung tâm
Thông tin

Các Viện
tại Hà Nội

VP đại diện

Các Viện tại
t.p HCM
12/6/2010

Các đơn vị
ĐTTX
Giảng viên: Vũ Trọng Phong

Các
Công ty
141


2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự:
phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin

→ mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình
thông tin ma trận.
Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa,
liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan
trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan
điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng.

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

142


2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ
chức”
Quản lý
tài chính

Quản lý
vốn đầu tƣ

Lập
kế hoạch

Quản lý
ngân sách

Phân bổ
vốn đầu tƣ

Kế hoạch
dài hạn

Phân bổ
ngân sách

Quản lý

các dự án

Kế hoạch
ngắn hạn

Sử dụng
ngân sách

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

143


2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:
- Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho
người đọc
- Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc
- Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc
và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được
trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình.

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

144

2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chức
năng Z
Nguồn A

Nguồn B
Dòng 2
Dòng 4

Dòng 1
Phòng X

Dòng 3

Chức năng
Z

Chuyên
viên Y

Dòng 5

Đích N

Đích M

Nguồn C

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

145


2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:
- tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng
(thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy
đủ.
- tính nhất quán (consistency): không có sự không
phù hợp nào còn hiện diện trong mô hình.

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

146


3. Phương pháp phân tích hệ thống
có cấu trúc
Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và
kỹ thuật để mô tả hệ thống.
Một số các mô hình được sử dụng:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion
Diagrams – BFD)

- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

147


III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công
đoạn sau đây:
1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và
HTTT
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
4. Lập báo cáo phân tích HTTT

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

148


1. Thu thập thông tin cho quá
trình phân tích
Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ

thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục
tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất.
Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:
- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt
động
- Các thông tin về bản thân tổ chức đó
- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới
vấn đề
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

149


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin:
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Quan sát hệ thống (Observational research)
- Phỏng vấn (Interview)
- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design)
- Làm mẫu (Prototyping)

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

150

1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Thường được áp dụng đầu tiên
- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ
chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin
trong hệ thống.
- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối
tượng nghiên cứu.

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

151


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Các thông tin cần nghiên cứu:
♦ Môi trường của HTTT hiện tại:
- Môi trường bên ngoài
- Môi trường tổ chức
- Môi trường vật lý
- Môi trường kỹ thuật
♦ Các thành phần của hệ thống:
- Hoạt động của hệ thống
- Thông tin vào, thông tin ra
- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin
- Quan hệ giữa các phòng ban
- Khối lượng công việc của từng phòng ban

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

152


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đề án: ………………………………………………………………………….
BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG
Người thực hiện: ………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………
Thời gian: ……………………… Địa điểm: …………………………………
Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….

Nội dung nghiên cứu:
- Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………….
-Thông tin vào của hệ thống: ……………………………………………
-Thông tin ra của hệ thống: ………………………………………………
-Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………….
-Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……………………………………………..
-…
Tóm tắt chung: …………………………………………………………………
Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….
Ngày … tháng … năm …

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

153


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống
muốn biết những thông tin không thể thu thập được
trong các phương pháp khác.
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết:
+ nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công
việc
+ mức độ hiệu quả của các chuẩn
+ các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người
nhân viên thường dùng.
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

154


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Ưu điểm:
- Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết
nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu
nhiên
- Đánh giá được cường độ làm việc thực tế.
Nhược điểm:
- Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách

làm việc…
- Tốn thời gian ngồi quan sát.
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

155


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
c/ Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất
hiệu quả và thông dụng.
Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa
người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn
(Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào
đó.

12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

156


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ,
dáng điệu của người được phỏng vấn
- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng

vấn.
- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần
phỏng vấn.
- Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi
trong phạm vi công việc của họ.
- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời
mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở,
dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh
phỏng vấn.
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

157


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt
câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời.
Ưu điểm:
- Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm
- Biết được thái độ và trách nhiệm của người được
phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.
Nhược điểm:
- Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người
được phỏng vấn
- Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

158


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng
một lúc qua cuộc họp, hội thảo.
Ưu điểm:
- Gia tăng sự trao đổi thảo luận
- Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các
câu trả lời
- Ít tốn thời gian
Nhược điểm:
- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn
- Có hạn chế chung của các cuộc họp
12/6/2010

Giảng viên: Vũ Trọng Phong

159