LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm vật tư thiết bị
Khái niệm: Vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao
gồm: Nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, năng lượng máy móc thiết bị.
Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đặc điểm nổi
bật của nguyên vật liệu là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật
liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ vào trong
quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thác vật chất ban đầu, giá trị của chúng
được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Vị trí: Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất
thuộc tài sản lao động. Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới, là 1 trong 3
yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì vậy việc cung cấp
nguyên vật liệu có kịp thời hay không đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình thực
hiện kế hoạch sản xuất. Mặt khác chất lượng sản phẩm cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều
vào chất lượng nguyên vật liệu sử dụng. Qua đó, ta thấy nguyên vật liệu có vị trí quan
trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp chúng
là đối tượng lao động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Thiếu nguyên vật
liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của Doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào
tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm 60-80% giá thành
sản phẩm. Từ đó cho thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi
nhuận của Doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác
kế toán nguyên vật liệu, để sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất sao cho với
cùng một khối lượng vật liệu nhất định có thể làm ra được nhiều sản phẩm hơn, chất
lượng tốt hơn... Điều đó giúp Doanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh trong cơ
chế thị trường hiện nay. Muốn vậy Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả
các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạn thấp chi phí vật liệu,
giảm mức tiêu hao vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và

giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp.
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.
Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần phải thực
hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời
gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải
đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm
sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp
hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân
chuyển chứng từ tới mức thấpnhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên
tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế
toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được
xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế
toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc
thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban
hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán
ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý
nguyên vật liệu.
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý vật tư thiết bị.
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, diễn ra
một cách liên tục việc phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng,
chất lượng cũng như chủng loại vật liệu theo nhu cầu đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời và
kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy, yêu cầu công tác
quản lý vật tư thiết bị trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có những yêu cầu cơ bản cụ thể
sau:
 Ở khâu thu mua:

Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm về mặt số
lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phản ánh đầy đủ chính xác giá thực tế của
vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua). Về Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất
thường xuyên biến động. Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thu
mua, bảo quản và sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả.
 Khâu bảo quản:
Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý, đúng chế độ bảo quản với
từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt, mất phẩm chất ảnh hướng đấn
chất lượng sản phẩm.
 Khâu dự trữ:
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị ngừng trệ, gián đoạn. Doanh
nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa, tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên
tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn.
 Trong khâu sử dụng vật liệu:
Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát
huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá
thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình
xuất vật liệu. Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo
phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá thành
sản phẩm. Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo quản
dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc quản lý ở
từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng
thêm sản phẩm cho xã hội.
1.1.4. Tính khách quan của công tác quản lý vật tư thiết bị
Hệ thống tiêu chuẩn ngành là cơ sở pháp lý cho công tác quản lý chất lượng. Trong
lĩnh vực viễn thông, các cơ sở pháp lý (Pháp lệnh Bưu chính, Viễn thông và các Nghị
định của Chính phủ hướng dẫn Pháp lệnh này) đã rõ ràng, do đó Bộ BCVT cũng đã xác
định rõ các mục tiêu quản lý chất lượng, đã ban hành kịp thời các tiêu chuẩn ngành cho
các mục tiêu quản lý này. Đối với Lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử, đây là những
lĩnh vực mới của Bộ BCVT mà cơ sở pháp lý vừa hình thành nên Bộ BCVT sẽ tiếp tục

bổ sung, hoàn thiện về tiêu chuẩn, về chính sách quản lý chất lượng trong thời gian tới.
Các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng và tự nguyện áp dụng do Bộ ban hành đã đáp ứng
cơ bản nhu cầu quản lý nhà nước về chất lượng của Bộ Bưu chính, Viễn thông. Các tiêu
chuẩn này đã được các nhà sản xuất, các doanh nghiệp thiết lập mạng và cung cấp dịch
vụ viễn thông tuân thủ, áp dụng trong sản xuất, kinh doanh, góp phần đảm bảo và nâng
cao chất lượng thiết bị, công trình, dịch vụ.
Hoạt động chứng nhận hợp chuẩn đã góp phần ngăn chặn có hiệu quả việc đưa vào
thị trường trong nước và kết nối vào mạng viễn thông công cộng các vật tư, thiết bị có
công nghệ không phù hợp, kém chất lượng, góp phần đảm bảo chất lượng và an toàn
mạng viễn thông quốc gia; bảo đảm an toàn và quyền lợi người sử dụng dịch vụ.
Thông qua các hoạt động đăng ký chất lượng và kiểm tra chất lượng dịch vụ, doanh
nghiệp đã tăng cường ý thức về tầm quan trọng của quản lý chất lượng và chủ động tiến
hành các biện pháp giám sát, đảm bảo và nâng cao chất lượng mạng lưới, dịch vụ viễn
thông, Internet và coi đây là một trong những biện pháp cạnh tranh thu hút khách hàng.
Người sử dụng dịch vụ đã có cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt.
Một số lĩnh vực quản lý chất lượng khác đã được triển khai, như quản lý về truyền
dẫn phát sóng thông qua hình thức chứng nhận hợp chuẩn thiết bị thu phát sóng vô
tuyến quảng bá; quản lý chất lượng công trình viễn thông thông qua các tiêu chuẩn bắt
buộc áp dụng (về an toàn điện, an toàn bức xạ, tiếp đất, chống sét…) đối với công trình.
Hoàn thiện các quy định quản lý về chất lượng phù hợp với yêu cầu hội nhập, phù
hợp thông lệ quốc tế và đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên ngành: tuân thủ nguyên
tắc không phân biệt đối xử, minh bạch hóa, tạo thuận lợi tối đa cho thương mại.
Tiếp tục thúc đẩy hoạt động tiêu chuẩn hóa: Tiêu chuẩn hóa là hoạt động cơ bản
quan trọng nhất và tạo sở cứ về kỹ thuật cho công tác quản lý chất lượng. Các quy
chuẩn kỹ thuật cần phù hợp với định hướng quản lý với những tiêu chí chất lượng thiết
yếu, mức chỉ tiêu tối thiểu, độc lập với công nghệ.
Chú trọng gắn vai trò, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, đảm bảo và
nâng cao chất lượng chất lượng hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách hàng và thể
chế hoá vấn đề này trong các văn bản quản lý. Các chính sách như công bố chất lượng
hàng hóa, dịch vụ phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa,

dịch vụ vẫn phù hợp với thực tiễn quản lý và thông lệ quốc tế và cần được tiếp tục thúc
đẩy.
Công tác đo kiểm đánh giá phù hợp, đo kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ cần
được đẩy mạnh. Tăng cường thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau về kết quả đo kiểm đánh
giá phù hợp để giải quyết những hạn chế về năng lực đo kiểm trong nước. Công tác đo
kiểm cần được xã hội hóa mạnh. Các phòng thử nghiệm đáp ứng các chuẩn quốc tế
được khuyến khích chỉ định phục vụ đo kiểm đánh giá phù hợp trong nước và quốc tế.
Tích cực công tác thông tin, tuyên truyền để các doanh nghiệp ý thức được chất
lượng sản phẩm, hàng hóa là yếu tố quan trọng tạo nên thành công trong bối cảnh hội
nhập. Tăng cường thông tin, phổ biến về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của các nước
khu vực và thế giới để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng và
thâm nhập thị trường quốc tế.
Tăng cường hợp tác quốc tế thông qua việc chủ động, tích cực tham gia công tác
tiêu chuẩn hóa, tham gia các diễn đàn về quản lý tiêu chuẩn, chất lượng khu vực và
quốc tế. Xem xét và tham gia các hiệp định về quy chế quản lý chất lượng hài hoà trong
khuôn khổ các tổ chức kinh tế khu vực, quốc tế để học tập kinh nghiệm quản lý và có
các định hướng quản lý phù hợp với thông lệ quốc tế, giảm thiểu các rào cản thương
mại.
1.1.5. Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật tư nguyên liệu.
 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối
tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có
ích của con người tác động vào. Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần
vào chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm là vấn đề quan
tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trường chỉ cho phép các doanh
nghiệp thực sự làm ăn có lãi được tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì nhất
thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá
thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các doanh
nghiệp có được chấp nhận trên thị trường hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn

nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lượng. Nguyên vật liệu đóng vai
trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng sản phẩm.
Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố không
thể thiếu được của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật nó là
một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động định mức, còn dưới hình thái giá trị nó
biểu hiện bằng vốn lưu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng
vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lưu động và việc đó không tách rời việc
dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý. Từ những phân tích trên cho
thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố
chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lưu động. Chính vì vậy
các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trường đã tạo nên sự chủ động thực sự của các
doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phương án tiêu thụ sản
phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm về kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúp lãnh
đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu
có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắm
chính xác được tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế
hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp.
Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thành
nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học
hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất
cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
Từ đó công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường
quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp
với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề
nếp khoa học.
1.1.6. Phân loại vật tư thiết bị.

Trong các Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ
với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý
nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên
vật liệu.
Mỗi Doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng
những loại vật liệu khác nhau phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các
loại vật tư theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục vụ
cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và
yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng Doanh nghiệp
mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia hành từng nhóm, từng quy cách khác
nhau và có thể được ký hiệu riêng. Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân chia theo
các cách sau đây:
Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh vật
liệu được phân thành những loại sau đây.
• Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của
sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) như tôn, sillic, sắt...trong chế tạo
động cơ.
• Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo
sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất
lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng...
• Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho
các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay
thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
• Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp,
vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản.
• Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản

phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định
Việc phân chia vật liệu một cách tỷ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất được
thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó, vật liệu được chia
thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn
hiệu, quy cách vật liệu. Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được áp
dụng thống nhất trong phạm vi toàn Doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong Doanh
nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.
Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật
liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng.
Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1,2, hoặc 3 chữ số.