MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG

Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
MT S GII PHP GểP PHN NNG CAO HIU QU CễNG
TC VN PHềNG TI VINACONTROL HI PHềNG
3.1. nh hng chung
Vi tỡnh hỡnh phỏt trin kinh t nh hin nay thỡ vn phũng l b phn khụng
th thiu trong mi c quan, doanh nghip. Vic hin i hoỏ cụng tỏc vn phũng
mi c quan, doanh nghip s va gúp phn nõng cao hiu qu ca cụng tỏc vn
phũng va gúp phn nõng cao v trớ ca vn phũng trong cỏc hot ng ca c
quan, doanh nghip. Dõy cng l mc tiờu m cỏc doanh nghip hin nay luụn t
ra theo kp xu th phỏt trin chung ca thi i ngy nay.
Hin nay Nh nc ang khuyn khớch c phn hoỏ doanh nghip cỏc doanh
nghip t xỏc nh ng i phỏt trin cng nh phng thc qun lý t hiu qu
m tit kim v cỏc doanh nghip cú th i mi, hon thin cụng tỏc vn phũng
trong doanh nghip mỡnh.
Vi xu hng chung ny, nh hng chung a ra gii phỏp cho phũng
HC-KT Vinacontrol Hi Phũng nh sau :
+ Tng cng u t vo con ngi
u t vo con ngi l vic u tiờn m phũng HC-KT Vinacontrol Hi
Phũng cn lm vỡ con ngi l yu t quan trng hng u ca doanh nghip. Do
ú khụng ch hon thin ngi qun lý, lónh o (chớnh l Trng, Phú phũng) m
phi hon thin c cỏc nhõn viờn ca phũng.
Vai trũ ca Trng phũng HC-KT rt quan trng, bi vỡ Vinacontrol Hi
Phũng Trng phũng HC-KT cũn kiờm c K toỏn trng Chi nhỏnh v mi hot
ng ca phũng phi c qun lý, theo dừi cht ch. Nu khụng thỡ s khụng phỏt
huy ht nng lc ca nhõn viờn v cỏc trang thit b phc v.
c bit cn phi o to nõng cao chuyờn mụn v nghip v vn phũng cho
nhõn viờn ca phũng.
+ Hon thin mụ hỡnh t chc phũng HC-KT
- Mc dự mụ hỡnh ca phũng HC-KT c trỡnh by trờn ó gi l n
gin, gn nh song chc nng, nhim v cn phi c phõn cụng mt cỏch rừ

rng, c th hn to tớnh chuyờn nghip trong qun lý ca Trng phũng v
chuyờn mụn sõu cỏc nghip v m nhõn viờn ca phũng thc hin.
1
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 1
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
- Chi nhỏnh cn sp xp ngun nhõn s cho phũng HC-KT hp lý hn, la
chn ngi cú nng lc, phm cht vo tng v trớ cụng vic ca phũng sao cho
phự hp v t hiu qu nht
+ i mi, hon thin cụng tỏc qun lý, iu hnh trong Chi nhỏnh
- nh hng ny nhm gii quyt nhanh chúng, chớnh xỏc, hiu qu cỏc
cụng vic ca Chi nhỏnh
- Vic xõy dng chng trỡnh, k hoch lm vic c th giỳp cho cụng vic
thc hin mt cỏch khoa hc, chớnh xỏc, kp thi
- Hot ng ca phũng HC-KT phi da vo quy ch hot ng chung ca
Chi nhỏnh
+ Ci tin th tc lm vic
Hin nay Nh nc ta ó v ang khụng ngng ci tin i mi cỏc th tc
hnh chớnh trờn tt c cỏc lnh vc sao cho m bo li ớch ca ngi dõn, trỏnh
bnh quan liờu, ca quyn v th tc. Vỡ vy mi c quan, doanh nghip khụng ch
riờng Vinacontrol Hi Phũng cng ó v ang ci cỏch, i mi, n gin cỏc th
tc hnh chớnh nhng vn phi m bo phỏp lut chung ca Nh nc, ni quy,
quy ch hot ng ca Cụng ty, Chi nhỏnh.
+ Tng cng ng dng cụng ngh thụng tin trong qun lý
Trang thit b ca Chi nhỏnh núi chung v phũng HC-kT núi riờng tng i
y , hin i, song cn phi xõy dng phn mm tin hc qun lý, lu tr vn
bn, h s. iu ny va gúp phn nõng cao hiu qu nghip v lu tr, tit kim
din tớch mt bng phũng va m bo tớnh khoa hc trong qun lý h s, cụng vn.
3.2. Gii phỏp c th
3.2.1. Gii phỏp u t con ngi cho phũng HC-KT

- Qua thi gian thc tp ti phũng HC-KT ca Vinacontrol Hi Phũng, em
c bit v nhn thy Trng phũng v Phú phũng HC-KT luụn gng mu trong
mi cụng vic, h l nhng ngi cú nng lc qun lý, iu hnh nờn luụn c
Ban Giỏm c v cỏc phũng ban khỏc tin tng. Vy nhng ỏp dng nhng tin
b v qun lý iu hnh hot ng ca phũng HC-KT thỡ c cỏn b, nhõn viờn ca
phũng cn phi c cung cp, b sung nhng kin thc chuyờn mụn cao hn
cú th giỳp Giỏm c nhng vn thuc chuyờn mụn hnh chớnh, k toỏn v theo
dừi vic thc hin ca ton Chi nhỏnh.
2
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 2
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
- i vi nhõn viờn thuc b phn hnh chớnh nờn cú k hoch t chc cỏc
khoỏ hc bi dng v nghip v chuyờn mụn cụng tỏc vn phũng nhm nõng cao
k nng. Thc t c cỏn b v nhõn viờn ca ton Chi nhỏnh núi chung, phũng HC-
KT núi riờng u cú th son tho vn bn nhng m bo vic son tho ỳng
quy nh, p c ni dung v hỡnh thc thỡ khụng phi ai cng bit thc hin
cho ỳng. Vic ny ũi hi cỏn b, nhõn viờn cn phi nm c yờu cu, nguyờn
tc, quy trỡnh son tho vn bn mt cỏch y , chớnh xỏc. Do ú Chi nhỏnh v
c phũng HC-KT cn to iu kin v vt cht v thi gian nõng cao kin thc,
trỡnh chuyờn mụn son tho vn bn cho cỏn b, nhõn viờn ca phũng. Phũng
HC-KT nờn lp k hoch t chc m lp o to ngn hn 3 thỏng hoc 6 thỏng v
nghip v vn phũng cú th ti Chi nhỏnh hoc c ngi i hc v chuyờn mụn
nghip v vn phũng cỏc trng cú o to nghip v vn phũng.
- Vỡ mc tiờu ca Chi nhỏnh l m rng quan h hp tỏc v phỏt trin dch
v giỏm nh nờn s cú nhng mi quan h hp tỏc vi khỏch hng nc ngoi cho
nờn hóy khuyn khớch nhõn viờn nõng cao kh nng ngoi ng, c bit l ngoi
ng chuyờn nghnh kinh doanh dch v giỏm nh.
Do ú, khi tuyn dng nhõn s cho phũng HC-KT nờn la chn ngi cú
nng lc chuyờn mụn v kh nng giao tip ngoi ng tt nht l ngoi ng v

thng mi, ngoi ng chuyờn nghnh v dch v giỏm nh.
Ngoi ra, nhim v ca Trng phũng va phi theo dừi bao quỏt chung mi
hot ng ca phũng cũn kiờm luụn vai trũ K toỏn trng, song li theo dừi v
chu trỏch nhim mang k toỏn ngõn hng nờn trỏch nhim ca Trng phũng rỏt
nng n. Vỡ vy. Chi nhỏnh nờn tuyn thờm 1 mt nhõn viờn k toỏn thc hin
mng k toỏn ngõn hng gim bt cụng vic cho Trng phũng v hot ng
ca phũng s hiu qu hn.
3.2.2. Gii phỏp k thut i vi mt s nghip v vn phũng c bn
3.2.2.1. Nghip v thụng tin
H thng thụng tin trong ni b Vinacontrol Hi Phũng l tp hp cỏc k nng
v phng phỏp c quy nh rừ rng, m nh ú to ra cỏc thụng tin cn thit cho
lónh o. nõng cao cht lng nghip v thụng tin, phũng HC-KT nờn :
- Thit lp kờnh thụng tin rừ rng : chớnh l trỏnh s quỏ ti thụng tin cho
phũng cng nh cho c Chi nhỏnh.
- S dng nhiu kờnh thụng tin bng vic giao nhim v cho cỏc cỏ nhõn
3
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 3
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
hoc b phn hnh chớnh ca phũng cú trỏch nhim thu thp, phõn tớch cỏc khớa
cnh ca thụng tin.
- Tng cng thụng tin phn hi lónh o bit c nhng thụng ip ca h
cú c cỏc nhõn viờn trong Chi nhỏnh hiu, chp nhn v thi hnh ỳng hay khụng.
- Bo m thụng tin phi ỳng lỳc khc phc vic kộm hiu qu khi
ngi núi bt u núi, khi ngi nghe sn sng nghe. Cỏch n gin khc
phc thc t ny l phi sp xp thi gian biu trong cỏc cuc hp, sp xp cụng
vn, giy t mt cỏch khoa hc, hp lý.
- o to, bi dng cỏn b, nhõn viờn h cú kh nng qun lý, vn hnh
cỏc phng tin k thut.
3.2.2.2. Nghip v vn th, lu tr

Trong thi gian thc tp ti õy em nhn thy nhõn viờn vn th ca
Vinacontrol Hi Phũng kiờm rt nhiu vic nh : qun lý vn bn n, i, son
tho vn bn, vit giy i ng, vit phiu nhp, xut, qun lý con du n tip
khỏch, thm chớ nhiu khi phi xung tn hin trng truyn t thụng tin ch
o ca lónh o Chi nhỏnh, ly bỏo cỏo nghim thu giỏm nh... Nu nhỡn bờn
ngoi thỡ nhõn viờn vn th õy rt a nng nhng thc t v nghip v vn th,
lu tr thỡ h lm vic theo thúi quen, kinh nghim. c bit quỏ trỡnh ghi chộp lp
danh mc h s lu tr cha m bo ỳng quy trỡnh, nhiu khi dn s lng
vn bn li sau ú mi sp xp lp danh mc. Vic lm ny s lm cho vic tỡm
kim khi cn gp khú khn. Do ú, Chi nhỏnh nờn to iu kin cho nhõn viờn vn
th hc thờm nõng cao chuyờn mụn nghip v vn th, lu tr, cú th ỏp dng cỏch
sau :
- Hc cỏc lp bi dng ngn hn v nghip v vn th, lu tr cỏc
trng, cỏc trung tõm cú o to nghip v vn phũng, thi gian hc vo th 7, ch
nht hoc vo cỏc bui ti ;
- Hoc xut lờn Cụng ty c cỏn b vn phũng Cụng ty xung tp hun
nõng cao nghip v vn th, lu tr cho nhõn viờn vn th ca Chi nhỏnh.
Bờn cnh ú, nhõn viờn vn th cng nờn thng xuyờn cp nht nhng
thụng tin mi, kinh nghim hot ng nghip v vn th, lu tr cỏc c quan,
doanh nghip bn cú th trau di thờm kin thc mi v nghip v vn th, lu
tr sao cho ng dng vo Chi nhỏnh cú hiu qu nht.
4
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 4
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Ngoi ra, khi thc hin nghip v vn th cn b sung thờm s chuyn giao
vn bn vic qun lý vn bn cht ch hn, thc hin khoa hc hn v cn phi
lm s ng ký vn bn mt riờng theo mu sau :
Hỡnh 14 : Mu s chuyn giao vn bn n
STT

Ngy thỏng
chuyn vn bn
S, ký hiu
vn bn(hoc
s phiu gi)
S lng vn bn
hoc s lng bỡ
vn bn
n v hoc
ngi nhn vn
bn
Ký nhn Ghi chỳ
1 2 3 4 5 6 7
Hỡnh 15 : Mu s ng ký vn bn mt
STT Ngy n
Ni gi
cụng vn
Ngy
thỏng cụng
vn
Trớch yu
ni dung
Mc
mt
Ngi
nhn
Ký
nhn
Ghi chỳ
1 2 3 4 5 6 7 8 9

i vi nghip v lu tr, m bo gi gỡn, bo qun ti liu c nguyờn
vn, lõu bn, an ton thỡ Chi nhỏnh nờn b trớ mt phũng lu tr riờng vi cỏc trang
thit b bo qun tt. Vic lm ny l trỏnh vic lu tr ri rỏc cỏc phũng khỏc
nhau, mi phũng mt ớt s gõy khú khn trong tỡm kim khi cú vic cn.
3.2.3. Ci thin hiu qu b trớ, sp xp ni lm vic
- Vic bn tip khỏch cựng phũng lm vic vi nhõn viờn thuc b phn
hnh chớnh lm nh hng ti cụng vic ca nhõn viờn hoc giỏn on cuc tip
xỳc vi khỏch. Vỡ vy nờn b trớ phũng tip khỏch riờng hoc lm vỏch ngn ngn
ụi phũng, iu ny s khụng lm nh hng ti cụng vic ca nhõn viờn cng nh
vic tip khỏch ca Chi nhỏnh.
- Nờn b trớ 3, 4 cỏi gh dnh cho khỏch ch ngoi ca phũng lm vic ca
phũng HC-KT tr s 56 - Phm Minh c lm khụng mt thin cm ca
khỏch khi n lm vic ti õy m phi ng ch.
- Mc tiờu hot ng ca phũng khụng ch m bo hiu qu m cũn m
5
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 5