Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông

Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng công
ty xây dựng công trình giao thông 8
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt
động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ
quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực
của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện
các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8
Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ
Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch
viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu
chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức
danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996
của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9
tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức
năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị
và Tổng giám đốc duyệt nh sau:
1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham
mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành
công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo
Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công
ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi công,

động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và ngoài nớc
dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải quyết công việc đối nội và
đối ngoại của Tổng công ty.
- Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực
thuộc.
- Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành
dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc gia.
- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có
liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ
nối trên.
- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.
- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức
khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
- Tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công
tác trong cơ quan nh sau:
- Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh
trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và
các phòng đi công tác.
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:
- Theo dõi Tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công
ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết
Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc
giải quyết.

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất
của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban
của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của
HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải
đợc lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành
phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mớn hội trờng,địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị,
các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ
và lễ khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại
công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết
của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời,
nhanh chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh
đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo
tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có
biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót. Tất cả công văn đi do thủ tr-
ởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem xét về các
mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy
tờ, công tác lu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy
và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký
mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê
chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty. H-
ớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu
trữ.
- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc

phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.
- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều
lệ của văn th lu trữ và nghị định 62 của chính phủ.
- Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty
để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.
- Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ
làm việc sinh hoạt trong cơ quan.
- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô
tô, nớc trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng.
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong
các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn
cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.
- Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội
trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn.
- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với
các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều
hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị
trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện.
-Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty.
-Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bu điện, Bộ Nội vụ(A22)
để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến các
công ty đơn vi trực thuộc.
- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theo dõi và thông báo
kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và
chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
- Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân loại
khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ
quan đoàn thể của Tổng công ty
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống

hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phơng
tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng
nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong
ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ
quan.
Ii. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8
1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công
trình giao thông 8.
Với chức năng là bộ phận tham mu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng
đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó,
truyền đạt những chủ trơng chính xác của Đảng và Nhà nớc theo đúng chính sách
nhiệm vụ đợc giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lợng và độ
phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng đợc định biên
là 22 ngời với 9 bộ phận.
*Chánh văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ sau :
- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dới, tham
gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế
hoạch sản xuất, kế hoạch đầu t chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hớng phát
triển của TC.TY theo từng thời kỳ.
- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị,
tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ
chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các
đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây
dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt.
*Phó văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ :

- Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay
mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi
chánh văn phòng đi vắng.
-Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc đợc phân công.
-Tổ chức thực hiện, hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những
biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao.
- Trực tiếp phụ trách mạng lới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY
tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế.
-Hợp đồng thuê mớn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của
cơ quan; thuê hội trờng phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY,
cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự
án của TC.TY.
-Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn
phòng.
*Công tác quản trị (một ngời) có nhiệm vụ :
- Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phơng tiện làm việc,hợp đồng
thuê mớn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nớc, điện thoại, và theo
dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.
- Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng nh tài sản trang
bị cho cơ quan làm việc.
-Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ nh: y tế, thống kê số
liệu, chế độ báo cáo...
-Đề xuất các phơng án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vợc chuyên môn
nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY.
-Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động
thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty.
-Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm.
*Cán sự văn th lu trữ (một ngời)
- Hàng ngày,cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan
hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;

- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp
thời, đúng nguyên tắc;
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty ;
- Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công
văn giấy tờ;
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ,
giấy giới thiệu, giấy đi đờng.;
- Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng
phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.
Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với
sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng.
Năm Văn bản đến Văn bản đi
1998 900 510
1999 1015 600
2000 1075 700
Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Tổng công ty đã có những
quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo
nghiệp vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị
trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều
lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một ngời )
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi
tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính
năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc đợc giao;
- Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để
đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời;
- Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của
tổng công ty;

- Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải đợc ghi chép số lợng để thanh
quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Ghi sổ theo
dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lợng bản thảo đợc duyệt;
- Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy
photocopy đợc trang bị cho cơ quan.
*Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nớc, quay camera (1 ngời)
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nớc thờng xuyên, sử
dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc đợc giao;
- Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn đợc giao nh: hớng dẫn theo dõi,
kiểm tra xe ô tô con của văn phòng thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt động đợc
thờng xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm,
tiêu chuẩn, định mức;
- Hớng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những h hỏng thờng
xảy ra trên đờng và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải;
-Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nớc cho cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp
đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan;
- Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách;
- Phát hiện những bất hợp lý trong thực hiện bảo dỡng sửa chữa ô tô và đề xuất
biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao.
*Nhân viên bảo vệ, thờng trực cơ quan (4 ngời):
- Xây dựng đợc kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo vệ,
thờng trực cơ quan;
- Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự an
toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày;
- Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thờng trực cơ quan
đợc chính phủ qui định;
- Thực hiện tốt công tác quản lý ngời c trú lại trong cơ quan làm việc; Theo dõi
khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phờng nơi đặt trụ sở của cơ quan;
- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợu

chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan;
- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn
phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
*Nhân viên tạp công (1 ngời):
- Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn
vệ sinh trong cơ quan tổng công ty.
- Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc
của cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy bơm và bơm nớc lên tầng để có nớc sử dụng cho khu vệ sinh.
- Lau chùi các gơng ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở
các phòng làm việc của cơ quan.
- Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác nh: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,...
*Công tác thông tin của văn phòng(1 ngời)
- Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thờng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số
liệu );
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng
báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông
tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông
suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh :xin phép mở mạng
thông tin liên lạc mới;
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan, Phát hiện những bất hợp lý trong công tác
thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật
theo trách nhiệm đợc giao;
- Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của Tổng công ty.
* Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo (1 ngời)
- Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ
trơng của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch,
truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực

hiện các chủ trơng của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng giúp lãnh đạo
Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp các
phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng,
nhiệm vụ, chơng trình công tác của Tổng công ty. Cụ thể:
+Thờng xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ đạo,
thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của các
đơn vị trớc khi trình ký,tổng hợp các tình hình chung của Tổng công ty để báo cáo
cho lãnh đạo;
+Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công
ty, lập các chơng trình làm việc của khách với lãnh đạo;
+Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt đợc
hiệu quả cao;