Rào cản thường gặp trong giao tiếp

Rào cản thường gặp trong giao tiếp

Rào cản giao tiếp là điều không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Những rào cản
này làm thay đổi luồng thông tin bình thường. Những yếu tố làm méo mó quá
trình giao tiếp rõ ràng được gọi là “Nhiễu”. Nhiễu có thể xảy ra bất cứ lúc nào,
bất cứ giai đoạn nào trong quá trình giao tiếp. Người quản lý nên nhận thức
được tầm quan trọng của việc hiểu rõ quá trình giao tiếp tại nơi làm việc, tập
trung vào :
Rào cản giao tiếp
Cách bộ não làm việc
Hành vi của người gởi thông điệp
Hành vi của người nhận thông điệp
Làm thế nào để vượt qua rào chắn của giao tiếp
Nghe
Đọc ngôn ngữ cơ thể
Nói

Đào tạo kỹ năng



1. Cách bộ não làm việc
Nhận thức về thực tế
Nhận thức là cách chúng ta giải thích và hiểu thực tế. Nhận thức hình thành
thực tế của con người qua các bước sau:
Con người thu thập thông tin, Nhưng:
Chỉ thu thập một số lượng nhỏ - họ không thể ghi nhận tất cả các dữ
liệu giác quan có thể mang lại cho họ.
Thu thập có chọn lọc - họ thấy những gì họ muốn thấy, họ tìm dữ liệu
hỗ trợ các giả định ban đầu của họ và bỏ qua những thông báo hay

bằng chứng phản biện.
Thu thập theo một thứ tự nhất định
Con người sắp xếp các thông tin vào các mục, nhưng:
Phân loại là nguy hiểm, vì sẽ dẫn đến những giả định hay dự đoán nhất
định, ví dụ như: "người da màu là người bạo lực", hay "Người già
không muốn thay đổi".
Người ta hình thành thực tế, nhưng:
Mỗi người trong số họ có thể có thực tế rất khác nhau của riêng mình,
nhận thức rất khác nhau. Các khác biệt này thường gây hiểu lầm và
xung đột.
Rập khuôn và định kiến
Rập khuôn là một chức năng tự nhiên của tâm con người, nhằm đơn giản hóa
các phức tạp thực tế và làm cho cơ thể và tâm trí của chúng tôi phát triển các
phản ứng tự động để kích thích tương tự.
Stereo có nghĩa là "thiết đặt hình ảnh". Khi áp dụng cho con người, rập khuôn
dùng để chỉ tạo thành ngay lập tức hoặc cố định hình ảnh của một nhóm
người, thường là dựa trên các giới hạn hoặc không đầy đủ thông tin. Rập
khuôn thường xuyên thường sẽ dẫn đến kết quả là hình thành định kiến, ý kiến
tiêu cực về người khác. Rập khuôn và định kiến là nguyên nhân gây thất bại
trong giao tiếp, và hơn thế nữa, dấn đến hành động hay tình cảm không tốt.
Định kiến dựa trên những hình ảnh hạn hẹp, quá mức của con người, những
khuôn mẫu tiêu cực có khả năng dẫn những hậu quả tệ hại như phân biệt đối
xử hay bạo lực.
Thông thường, người ta có thói quen rập khuôn các đặc điểm về:
Tuổi: tất cả các thanh thiếu niên yêu rock and roll và không tôn trọng
người lớn tuổi
Giới tính: đàn ông muốn chỉ có một điều từ một người phụ nữ
Chủng tộc: mọi người Hoa đều giống nhau
Tôn giáo: tất cả những người thuộc Hồi giáo đều là khủng bố
Nghề nghiệp: tất cả các luật sư tham lam

Quốc gia: Mọi người Somali đều nghèo đói
Địa danh: mọi người sống ở một thành phố nào đó đều lười biếng
Đồ vật: Đồng hồ Thụy Sĩ là hoàn hảo
Rập khuôn có bốn đặc điểm chính:
Đều đơn giản hơn so với thực tế
Chúng được hình thành từ "trung gian văn hóa" hơn là kinh nghiệm cá
nhân
Thường là sai do bản chất của nó
Thường sẽ rất khó thay đổi nếu đã được hình thành từ thơ ấu, bám chặt
vào nhận thức và hành vi của con người.
Nhận thức về mối quan hệ
Mọi người có thể nhận thấy mối quan hệ với những người khác dựa trên ba vai
trò: cha mẹ, người lớn và trẻ em.



Nếu một cá nhân dự định xây dựng quan hệ giữa người lớn với người lớn,
nhưng cách trao đổi giống như giữa người lớn với trẻ em, quá trình tương tác
sẽ dẫn đến sự hiểu lầm và giận dữ.
Phối cảnh và siêu phối cảnh
Có ba cấp độ tư duy làm phức tạp mối quan hệ giao tiếp:
Không ai muốn làm tổn thương người kia; thay vì giao tiếp công khai và giải
quyết mọi hiểu lầm.



Giới tính khác biệt
Allan và Barbara Pease mô tả, trong cuốn sách của họ "Tại sao nam giới không
lắng nghe và nữ giới không thể đọc được bản đồ", theo một cách rất hài hước một
thực tế rất quan trọng: sự khác biệt giữa nam giới và nữ giới theo cách giao tiếp.

Họ chứng minh rằng sự khác biệt được hình thành giữa nam giới và nữ giới từ rất
lâu vì lý do sinh tồn: nam giới giữ vai trò thợ săn, tập trung vào công việc của
mình; nữ giới nuôi dạy con cái, tập trung vào việc xây dựng và giữ mối quan hệ.
Từ việc giữ các chức năng khác nhau, tâm trí của họ cũng hình thành và phát triển
dọc theo sự chuyên trách của mình.
Bộ não của nam giới có ít trung tâm phát ngôn hơn so với phụ nữ
Bà mẹ, con gái và em gái thường sẽ nói thay mặt cho những người đàn ông từ
gia đình của họ: Hãy thử hỏi một cậu bé năm tuổi "Cháu khoẻ không?" và mẹ
anh hoặc chị sẽ ngay lập tức trả lời thay "Rất tốt, cảm ơn bạn!"
Cũng vì vậy mà nữ nói nhiều hơn nam
Một người đàn ông nói: " tôi đã không nói chuyện với vợ tôi trong sáu tháng
vì không muốn làm ngắt lời cô ta”. Một người đàn ông nói trung bình khoảng
2.000-4.000 từ/ ngày, bằng một phần ba số lượng một người phụ nữ. Điều này
rõ ràng hơn vào cuối ngày, khi người đàn ông và người phụ nữ ăn cùng nhau ở
nhà. Ông đã hoàn thành lượng từ ngữ dự trữ của mình, còn cô vẫn còn rất
nhiều. Hãy thử lắng nghe họ xem có quen thuộc không?
Đàn ông chỉ ngắt lời khi có dấu hiệu của xâm phạm hoặc gây hấn.
Đàn ông thường gào lên: "Đừng có ngắt lời tôi", câu này có thể nghe thấy trên
khắp thế giới, bằng tất cả mọi ngôn ngữ.
Phát biểu của nam giới luôn luôn bao gồm các giải pháp cho các vấn đề họ đang
nói, để họ cảm thấy câu chuyện không bị gián đoạn. Đối với một người phụ nữ,
điều này khá lạ, vì mục tiêu của họ khi nói chuyện chủ yếu là xây dựng mối quan
hệ và ít nhắm đến việc giải quyết vấn đề.
2. Hành vi của người gửi
Từ đa nghĩa
Thường thì mọi người không thể chọn một từ phù hợp nhất để nói
chính xác những gì họ muốn diễn tả. Từ đó có thể có ý nghĩa khác
nhau đối với những người khác nhau.
Những suy nghĩ và cảm giác ẩn
Cũng như mật mã quân sự phục vụ mục đích an ninh quốc gia, người

dân có thể chọn mã thông điệp của mình cho các mục đích an ninh cá
nhân; Hoặc vì họ đã được đào tạo từ thời thơ ấu cách thể hiện gián tiếp
về nhiều đề tài và cảm xúc.
Một trong những lý do cơ bản gây hiểu lầm chính là việc giải mã hoàn
toàn chỉ dựa trên cơ sở phỏng đoán.
Có thể quan sát hành vi của một người dễ dàng, nghe họ nói và nhìn
thấy hành động của họ, nhưng:

Người ta chỉ có thể hình dung những ý nghĩa của từ ngữ và hành động.



Suy nghĩ hay cảm xúc của một người thường được che dấu rất cẩn thận
và không thể nào quan sát trực tiếp được.

Người gởi không thể nào thấy cảm xúc của người khác, hoặc họ bị che giấu
Cảm xúc giúp định hình giá trị. Đó là một phần cơ bản của động lực và
sự hỗ trợ để xác định phương hướng và mục đích trong cuộc sống.
Cảm xúc cung cấp cho con người những đầu mối để giải quyết vấn đề.
Điều quan trọng là không được mù loà để có thể nhận ra cảm xúc của
người khác, để nhận thức được nội tâm đa dạng của thế giới cảm xúc.
Kỹ năng này có thể giúp khắc phục sự thất bại trong giao tiếp.
3. Hành vi của người nhận
Nghe có chọn lọc