Tài liệu Vượt qua những rào cản thường gặp trong giao tiếp pdf

Vượt qua những rào cản thường gặp trong
giao tiếp

1. Nghe
Do con người có hai tai nhưng chỉ có một miệng, nghe trở thành kỹ năng
quan trọng nhất trong giao tiếp. Tiếc là có ít người có khả năng nghe tốt.
Nghe không chỉ đơn giản là để âm thanh lọt vào tai mà là sự kết hợp của
những gì người khác nói và sự tham gia với người khác - những người đang
nói. Tích cực lắng nghe là một cách để lắng nghe và phản hồi lại cho người
nói để hai bên hiểu nhau hơn, vượt qua các rào cản giao tiếp. Có năm cấp độ
nghe tích cực:
Tiếp thu cơ bản
Tiếp thu cơ bản bao gồm những tín hiệu bằng lời, bằng trực quan – hoặc
không trực quan, bắng giọng nói và âm thanh để người nói biết rằng đối
tượng đang lắng nghe với sự quan tâm và tôn trọng, như: gật đầu, người về
trước hoặc sau, giao tiếp bằng mắt, "à há", "vậy à", "thật chứ", “nói thêm cho
tôi rõ chỗ này","Tôi đang nghe đây","vậy là ... ","Hiểu rồi","Vâng".
Đặt câu hỏi:
Việc đặt câu hỏi thoạt tiên có vẻ ngược lại với việc nghe. Nhưng một
hoạt động của nghe chính là đặt câu hỏi để để người nói thấy rằng họ
đang được lắng nghe và quan tâm về : (a) Những gì đang được nói (b)
quan điểm của người nói để người nghe hiểu rõ hơn.
Câu hỏi mở là dạng câu hỏi thích hợp hơn là những câu hỏi đóng, vì
sẽ cho phép người nói mở ra cơ hội khám phá suy nghĩ và cảm xúc
của mình. Hỏi đúng thời điểm cũng là điều rất quan trọng.
Song hành:
Nghe song hành tập trung vào nội dung của người nói, và tổng kết
những gì đã nói để làm rõ và xác nhận sự hiểu biết chính xác. Các
bước của quá trình là:
(a) Hãy để người nói hoàn tất.
(b) Lặp lại bằng ngôn từ của bạn về những điều bạn đã tiếp thu được

từ người nói
(c) Nếu người nói khẳng định bạn đã nắm rõ, cuộc hội thoại tiếp tục
(d) Nếu người nói cho biết bạn đã hiểu sai ý, hãy đề nghị họ lặp lại :
“À, vậy tôi chưa hiểu rõ, bạn có thể lặp lại được không?”
Phản ảnh cảm xúc
Phản ánh lại cho người nói cảm nhận của người nghe. Đừng đánh giá
thấp cảm xúc trong cuộc hội thoại và tập trung quá mức vào nội dung.
Khuyến khích người nói bộc lộ cảm xúc - có thể là niềm vui, nỗi buồn,
sự thất vọng, tức giận hay buồn bã. Những phản ảnh cảm xúc này sẽ
giúp chính người nói hiểu được bản thân và hướng về cách tìm kiếm
giải pháp cho vấn đề. Để hiểu và phản ảnh cảm xúc, ta cần:
(a) Chú ý các thán từ mà người nói sử dụng.
(b) Có thể người nói hoàn toàn không dùng thán từ, vì trong nền văn hoá của
chúng ta, việc đè nén cảm xúc là khá phổ biến. Sau đó tập trung vào nội dung
và tự hỏi : Nếu tôi gặp phải hoàn cảnh này, nếu tôi nói và làm như vậy thì tôi
đang cảm thấy thế nào?
(c) Quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khuôn mặt, giai điệu của giọng
nói, cử chỉ và tư thế.
Phản ánh ý nghĩa
Khi người ta đã biết cách phản ánh tách biệt tình cảm và nội dung, thì họ sẽ
dễ dàng gộp chung cả hai lại thành một sự phản ánh ý nghĩa. Có thể dùng
cấu trúc : “Bạn cảm thấy “Chèn từ biểu cảm” vì “Chèn các sự kiện hoặc nội
dung liên quan đến cảm giác đó”.
Phản ảnh tổng kết
Sự phản ánh tổng kết là một phát biểu ngắn gọn về những chủ đề chính và
cảm xúc của người nói thể hiện qua một khoảng thời gian dài thảo luận. Một
tổng kết tốt sẽ giúp người nói hiểu biết tình hình chặt chẽ hơn và rút ra kết
luận tốt hơn.
Nghe hiệu quả
Những hành động hỗ trợ nghe hiệu quả

Giữ tư thế thoải mái
Hơi ngả về trước nếu đang ngồi
Đối mặt ở ngang tầm mắt
Giữ tư thế mở
Giữ khoảng cách thích hợp
Thể hiện những dấu hiệu tiếp nhận đơn giản
Phản ánh ý nghĩa (diễn giải)
Phản ánh cảm xúc
Nhìn thẳng vào mắt nhau
Tạo một môi trường giao tiếp không bị phân tâm
Những hành động cản trở nghe hiệu quả
Sự phân tâm
Kể lể chuyện của mình mà không quan tâm chuyện người khác
Không có phản ứng
Không phản hồi phù hợp
Ngắt lời
Chỉ trích
Đánh giá
Đoán mò
Đưa ra lời khuyên / giải pháp
Thay đổi chủ đề
Nhấn mạnh mà không chịu thừa nhận
2. Đọc ngôn ngữ cơ thể
Ngay từ buổi bình minh của loài người, những cách giao tiếp phi ngôn ngữ, ví
dụ như bằng ngôn ngữ cơ thể, đã được dùng một phương tiện giao tiếp và
được sử dụng từ rất lâu trước khi ngôn ngữ xuất hiện. Thế nhưng chỉ mới
gần đây các nhà khoa học hành vi mới bắt đầu quan sát một cách có hệ
thống ý nghĩa của các dấu hiệu.
Trong một thông điệp, ngôn ngữ là một cách hiệu quả để mang đến các thông
tin thực tế. Nội dung của cuộc hội thoại có thể là quan trọng. Nhưng khi cảm

xúc được kết hợp thì sẽ nhận được sự quan tâm chủ yếu, thường thì chúng
sẽ được thể hiện thông qua các yếu tố phi ngôn ngữ. Việc hiểu biết ngôn ngữ
cơ thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để đạt hiệu quả giao tiếp.
Để làm được điều này, ta cần:
Tập trung chú ý các đầu mối quan trọng:
Biểu hiện của khuôn mặt - đặc biệt là đôi mắt và ngữ điệu là những biểu hiện
rõ rệt nhất.
Ngữ điệu cung cấp thông tin về cảm xúc của người nói, giận dữ, chán nản,
trầm cảm, nhiệt tình hay hoài nghi.
Các tư thế và cử chỉ - chuyển động của đầu, chân, bàn tay tiết lộ mức độ tự
trọng và năng lượng nội tâm.
Cách ăn mặc và môi trường xung quanh cho biết đặc điểm cá nhân.
Lưu ý sự khác biệt
Khi có sự khác nhau giữa từ ngữ và ngôn ngữ cơ thể, cả hai thông điệp đều
rất quan trọng. Hãy tìm kiếm ý nghĩa.
Phải nhận thức được cảm xúc của riêng mình và phản ứng của cơ thể
Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể bỏ qua tâm thức tỉnh táo và các phản ứng.
Bằng cách nhận thức rõ những trải nghiệm của cơ thế, người ta sẽ trở nên
nhạy cảm hơn với tình cảm của người khác.
Phản hồi tình cảm lại cho người gởi
Hãy đọc kỹ những dấu hiệu phi ngôn ngữ trong ngữ cảnh cụ thể. Đôi khi,
ngôn ngữ cơ thể là rất rõ ràng và minh bạch, nhưng tại một thời điểm khác lại
khó có thể giải mã. Nhưng nếu bạn làm chủ được nghệ thuật và khoa học
của việc giải mã các dấu hiệu phi ngôn ngữ, bạn có thể cải thiện giao tiếp
đáng kể và vượt qua các trở ngại.

3. Nói
Khi gửi một thông điệp, mọi người nên:
Nắm chắc ý nghĩa thông điệp và gởi đi một cách rõ ràng với sự tôn trọng và
nhạy cảm.

Kiểm tra và hình thành ý nghĩa chung cho những từ ngữ dự định sẽ sử dụng,
vì mỗi từ có thể có ý nghĩa khác nhau đối với người nghe khác nhau, đặc biệt
là khi họ đến từ nền văn hóa, giáo dục, hay nguồn gốc khác nhau.
Sử dụng ngôn từ phù hợp, chống lại sự cám dỗ thực hiện các cuộc tấn công
và khiêu khích cá nhân, bằng cách thay thế các đại từ “các anh” bằng một đại
từ “tôi”.
4. Rèn luyện kỹ năng
Những lớp rèn luyện kỹ năng có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp. Đọc
tài liệu này có thể nâng cao hiểu biết của bạn và kiến thức về những khái
niệm chính. Nhưng chỉ đọc sẽ không cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Để
đạt được hiệu quả giao hơn bạn cần phải thông qua một chương trình đào
tạo được thiết kế chuyên sâu.
Những thành ngữ đệm
Nhiều từ ngữ bạn dùng có thể nhấn mạnh hoặc gây bối rối
Đây là danh sách những thành ngữ đệm mà bạn nên tránh tối đa :
1. "Tôi xin nói thật"
(Còn có các câu tương tự như "Tôi xin nói thẳng" hoặc "Tôi nói thật là")
Diễn dịch: Thông tin không chân thật. Cụm từ này ngụ ý rằng, cho đến lúc đó,
bạn đã chỉ nói dối hoặc chưa trung thực, một cách nào đó, bạn đã thất bại.
2. "Kinda", "sorta," "Wanta" (Ví dụ, " It’s kinda hard to share my feelings with her ")
Diễn dịch: không chắc chắn. Các từ này thể hiện sự không chắc chắn của bạn
và không có khả năng truyền đạt những suy nghĩ của bạn. ("Tôi biết những gì
tôi muốn nói, tôi chỉ không biết làm thế nào để bày tỏ nó "). Khi chúng tôi
giao tiếp, chúng ta cần phải luôn luôn đảm bảo rằng chúng tôi truyền tải một
thông điệp rõ ràng.
Cách lựa chọn tốt nhất: Truyền đạt rõ ràng bằng cách không sử dụng những từ
này. Bạn có thể nói một cách mạnh mẽ hơn là : "Rất khó cho tôi để thể hiện
tình cảm của mình đối với cô ta vì cô ta thường xuyên ngắt lời tôi", thông điệp
này truyền đạt rõ ràng và chính xác suy nghĩ của bạn.
3. "Tôi sẽ cố gắng."

Diễn dịch: không cam kết. Bạn vẫn thường nghe "Tuần sau tôi sẽ cố gắng gọi
điện thoại cho anh " Chín trong số mười lần điều này sẽ không bao giờ xảy ra.
Tại sao? Bởi vì từ “cố gắng” mang ý là bạn không bị bắt buộc hoặc cam kết
điều này. Do vậy, khi bạn nói “cố gắng”, có nghĩa là “Có thể tôi sẽ hoặc sẽ
không. Có thể tôi sẽ thực hiện, nhưng nếu tôi không thực hiện thì không ai
ràng buộc tôi gì cả”. Trong cuộc sống, đừng nói là “cố gắng”, mà hãy nói là có
hoặc không.
4. "Tôi phải ..."
Diễn dịch: Không mạnh mẽ. Người ta nói vui rằng chỉ có hai điều trong cuộc
sống mà ai cũng phải làm, đó là chết và đóng thuế. Cũng tương đối thôi, vì có
nhiều người quyết định không làm điều thứ hai. Trong cuộc sống, chúng ta
luôn có quyền lựa chọn, không có gì là phải làm. Chúng tôi có thể cảm thấy
bắt buộc phải làm điều gì đó vì giá trị của chúng tôi, ý thức về nghĩa vụ hay