CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM VTQT KVI

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở
TRUNG TÂM VTQT KVI
I. PHƯƠNGHƯỚNGHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM
1. Chiến lược đổi mới và mục tiêu phát triển của trung tâm trong giai
đoạn 2006-2010
Trong năm 2005 vừa qua trung tâm đã thực hiện được một số chỉ tiêu do sự
phân cấp của công ty đem lại lợi nhuận cho trung tâm góp phần vào việc phát
triển ngành bưu điện nói chung và ngành kinh tế nói riêng. Tuy nhiên trung tâm
cũng gặp một số khó khăn do sự cạnh tranh của các đối thủ khác như viettel,
sfone…làm cho hoạt động của trung tâm gặp phải một số khó khăn.Nhưng
không vì thế mà trung tâm chịu lùi bước theo báo cáo của ban giám đốc trung
tâm trình lên công ty thì trong thời gian sắp tới trung tâm sẽ từng bước hoàn
thiện lại bộ máy quản lý, tinh giảm nhân lực cho gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu
công việc.
Song song với việc chỉn đốn nội bộ thì trung tâm cũng đưa ra mục tiêu trong
thời gian sắp tới sẽ ngày một cho ra nhiều loại dịch vụ viễn thông hiện đại phục
vụ khách hàng một cách tối ưu, không ngừng mở rộng thị trường đưa mạng
lưới viễn thông việt nam có mặt trên toàn thế giới góp phần vào việc phát triển
nền kinh tế cho đất nước.
2. Phương hướng và phương thức hoàn thiện
* Phương hướng
Trung tâm mới thành lập chưa lâu cho nên phân cấp quản lý và chức năng
nhiệm cần phải được tăng cường. Vì vậy yêu cầu phải có bộ máy quản lý phù
hợp với yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt các chức năng tham mưu,
quản lý và phục vụ.
Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, đảm bảo thực
hiện chức năng, nhiệm vụ tốt.
Cơ cấu bộ máy quản lý phải phù hợp, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể
tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót nhiệm vụ của trung tâm giao cho.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Phương thức tiến hành
Kế thừa một cách có chọn lọc bộ máy cũ, phát huy được sức mạnh bên
trong về nguồn nhân lực, mạnh dạn đào tạo bồi dưỡng cán bộ, bổ sung cán bộ
trẻ có năng lực chuẩn bị kế tiếp sự phát triển.
Rà soát phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận đểđi đến hoàn thiện bộ
máy quản lý. Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn
thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộđúng chuyên môn, sở
trường từđây sẽ phát huy được tính sáng tạo trong công việc vàđộng lực làm
viêc.
Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài công ty
Hoàn thiện thêm và xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên
đểđảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao.
Việc sắp xếp bố trí lại cần phải có căn cứ khoa học và dựa vào thực tiễn,
thận trọng không ồạt, nhưng phải đồng bộ và thống nhất một cách dứt khoát.
II. HOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM
1. Mục tiêu, chiến lược hoàn thiện bộ máy quản lýở trung tâm
Qua việc phân tích thực trạng bộ máy quản lý của trung tâm ta thấy có rất
nhiều ưu điểm, nhiều lĩnh vực hoạt động rất tốt .Song nó vẫn còn tồn tại một số
hạn chế cần được khắc phục để cho bộ máy quản lý của trung tâm được hoàn
thiện hơn nữa góp phần vào việc quản lýđiều hành được tốt hơn tạo điều kiện
cho sự phát triển xa hơn nữa trong tương lai.
Bộ máy quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại trong
hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy được xây dựng lên để thực hiện các
chức năng quản lýđối với các doanh nghiệp. Mục tiêu của việc quản lý là làm
sao cho hoạt động kinh doanh luôn luôn hoạt động tốt và tạo ra ngày một nhiều
lợi nhuận. Có nghĩa là tạo ra một môi trường bên trong màởđó mọi thành viên
có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc nhất.
2
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sắp xếp lại các đơn vị sản xuất kinh doanh cho phù hợp với các cơ chế mới,
đảm bảo tính chủđộng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo
ra hiệu quả cao. Điều này đòi hỏi mức độ hợp lý của việc tổ chức phân quyền
và tập quyền của trung tâm.
2. Hoàn thiện bộ máy quản lý của trung tâm
Hoàn thiện bộ máy quản lý phải đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt, kinh tế.Với
quy mô lao động ngày càng lớn của trung tâm việc sắp xếp tổ chức bộ máy
quản lý phải đảm bảo yêu cầu đặt ra. Tổ chức các phòng ban chức năng theo
hướng chuyên tinh, gọn nhẹ nhưng phải phát huy tối đa hiệu quả hoạt động.
Đồng thời phải hết sức coi trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt
động sản xuất kinh doanh, đến công tác nghiên cứu, đổi mới sản phẩm, nghiên
cứu thị trường và giá cả sản phẩm. Đảm bảo tính tin cậy khi ra quyết định quản
lý, sự lớn mạnh của trung tâm phụ thuộc phần lớn vào bộ máy quản lý, đó
làđiều đãđựơc khẳng định trong thực tế của doanh nghiệp. Đểđạt được điều này
trung tâm phải đảm bảo:
+Giữa các khâu và các cấp quản lý phải đảm bảo được sự liên kết hợp lý
thiết lập mối quan hệ hợp lý với các cấp quản lýít nhất của trung tâm.
+Phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin, đảm bảo sự phối hợp
tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong trung tâm.
+Phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra
trong trung tâm cũng như bên ngoài môi trường.
Dù bộ máy quản lý của trung tâm có hoàn thiện thế nào đi nữa thì vẫn phải
đảm bảo tính hiệu quả quản lý. Đánh giá hiệu quả của bộ máy quản lý theo một
số tiêu thức sau:
+Các quyết định quản lý luôn đưa ra kịp thời vàđược thực hiện triệt để.
+Thông tin trong hệ thống quản lý luôn đảm bảo tính thông suốt và linh
hoạt.
3
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+Hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm liên tục vàđược phối hợp
đồng bộ, hiệu quả.
+Cơ cấu quản lý tập trung và phi tập trung được kết hợp và bổ sung cho
nhau một cách linh hoạt trong hệ thống quản lý của trung tâm.
* Hoàn thiện bộ máy quản lý cần phải được gắn kết với việc phân cấp và
phân quyền đồng thời phải chỉ huy thống nhất.
Xu hướng phân cấp quản lýđối với xu hướng tập trung hoá và thích hợp với
điều kiện thị trường luôn có những biến động. Việc phân cấp quản lý trong
trung tâm nhằm đạt được kết quả sau:
- Tránh được sự quan liêu thường nảy sinh trong điều hành của bộ máy quản
lý.
-Tổ chức thông tin kịp thời , thông suốt, phát huy sức mạnh tổng hợp của
các hệ thống quản lý.
-Chuyển quá trình điều hành tác nghiệp sản xuất kinh doanh xuống các cấp
cơ sởđể thích ứng với sự biến động của thị trường.
-Xác định đúng nhiệm vụưu tiên và vai trò chiến lược của bộ phận quản lý
cấp cao đảm bảo tăng hiệu quả của bộ phận này.
* Đối với cán bộ công nhân viên trong trung tâm
Khuyến khích sự chủđộng của các nhân viên tron công việc, từđó nâng cao
vai trò của các bộ phận quản lý, đặc biệt là vai trò của ban giám đốc trung tâm.
Đểđạt được điều này việc tổ chức các phòng ban phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
-Đảm bảo nghiêm ngặt chếđộ một thủ trưởng và chếđộ trách nhiệm cá nhân.
-Đảm bảo sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cán
bộ quản lý, phải phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng.
-Không bỏ sót hay trùng lặp một nhiệm vụ co nhiều bộ phận đảm nhận.
-Xác định mối quan hệ mật thiết giưa các phòng ban với nhau để thực hiện
công việc được dễ dàng.
4

SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Thu hút được sự tham gia vào bộ máy quản lý của cán bộ công nhân viên
trong toàn trung tâm.
-Tiêu chuẩn hoáđội ngũ cán bộ quản lý, thực hiện những biện pháp kiên
quyết nhằm đưa vào bộ máy quản lý những cán bộ quản lý có năng lực, trên cơ
sở công việc để tìm người thừa hành phù hợp đảm bảo tính kế thừa và phát huy
những điểm mạnh của các lớp quản lý cũ.
III.
MỘTSỐGIẢIPHÁPNHẰMHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM
VIỄNTHÔNGQUỐCTẾKHUVỰC I
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lýở trung tâm
Ta biết rằng thị trường ngày một biến động đặc biệt sắp tới đây với việc gia
nhập wto thì sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Khó khăn này đối với tất
cả các ngành kinh tế trong đó có ngành viễn thông. Đểđứng vứng trong thị
trường này một yêu cầu cấp thiết cho trung tâm là phải hoàn thiện bộ máy quản
lý theo hướng gọn nhẹ, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýđảm bảo số lượng người
và số cấp quản lýít nhất trên cơ sởđảm bảo hiệu quả công việc. Để cho bộ máy
quản lý hoạt động có hiệu quả, gọn nhẹ thì trung tâm phải bố trí sắp xếp lại
những vị trí không cần thiết hoặc có thể cắt giảm nếu có.
Để nâng cao hiệu quả chất lượng công tác quản lý của các bộ phận chức
năng, quan hệ giữa các phòng ban chức năng phải luôn được hoàn thiện, luôn
có sự bố trí người lao động ở các phòng ban đúng vị trí công tác, chuyên môn
lành nghềđể từđó tạo điệu kiện cho sự thực hiện công việc. Trên cơ sở mô hình
bộ máy quản lý của trung tâm, qua phân tích vàđánh giá nhưở trên tôi xin đề
xuất một vài ý kiến về sự thay đổi cơ cấu tổ chức của trung tâm. Tôi mong rằng
với việc thay đổi này sẽ ngày một phát huy hơn nữa công tác điều hành quản
lýở trung tâm, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Sơđồ tổ chức của trung tâm trước và sau khi hoàn thiện:
(trang sau)

5
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Giám đốc
PGĐ nội chính PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh
Phòng TC-HC
Phòng KT-TKTC
Phòng KT-NV
Phòng KH-VT
Đài khai thác
Đài GSM
Xưởng SCTBHT
Phòng KD-TT
Chi nhánh d.vụ k.hàng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
(Sơđồ tổ chức trước khi hoàn thiện)
Như vậy theo sựđề xuất của tôi cơ cấu tổ chức của trung tâm có sự thay đổi
như sau:Để tránh sự cồng kềnh sẽ không có phó giám đốc nội chính thay vào
đó là giám đốc trung tâm sẽ quản lý trực tiếp về vấn đề tổ chức hành chính
vàkế toán tài chính ở trung tâm. Không những thế khi chưa đề xuất ta thấy rằng
mình giám đốc kỹ thuật phụ trách nhiều mảng trong khi đó phó giám đốc kinh
doanh lại quản lý cóít. Như vậy để hoạt động quản lý có hiệu quả hơn tôi chuyể
phòng kế hoạch vật tư sang cho phó giám đốc kinh doanh phụ trách. Bởi lẽ
chức năng này cũng nằm trong chuyên môn mà phó giám đốc kinh doanh đảm
nhận.Sơđồ tổ chức sau khi hoàn thiện như sau:
6
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Giám đốc
PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh
Phòng KT-NV
Xưởng SCTBHT

Đài khai thác
Đài GSM
Phòng KH-VT
Phòng KD-TT
Chi nhánh d. vụ k. hàng
Phòng TC-HC
Phòng TC-TKKT
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Sắp xếp, bố trí lao động trong các bộ phận của trung tâm
2.1 Phòng tổ chức- cán bộ
Hiện nay phòng này có 4 chuyên viên làm công tác tổ chức cán bộ bao gộm
một trưởng phòng và 3 chuyên viên phụ trách về các mảng tiền lương vàđịnh
mức lao động, bảo hộ lao động, và bảo hiểm xã hội. Với khối lượng công việc
ngày một nhiều và sự phát triển của trung tâm ngày một mở rộng thì phòng này
7
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
theo tôi nên thêm một số nhân viên đúng chuyên ngành để có sự bố trí hợp lý,
tạo điều kiện chuyên môn hoá công việc . Một phòng tổ chức cán bộ hoạt động
hiệu quả khi thực hiện đúng các chức năng của phòng, nó bao gồm các mảng
sau:
* Tổ chức bộ máy
-Xây dựng và hưỡng dẫn các đơn vị thực hiện việc kiện toàn tổ chức bộ máy
của trung tâm trong từng thời kỳ theo chủ trương, phương hướng chung của
ngành và theo định hướng của công ty.
-Tham mưu cho giám đốc xây dựng nội dung và mức độ phân cấp cho trung
tâm, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện sự phân cấp đó.
- Tham mưu cho việc xây dựng nội quy công tác, nhiệm vụ và mối quan hệ
công tác cho các phòng ban chức năng .
-Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý với việc thực hiện

nhiệm vụđược giao.
* Công tác quản lý cán bộ nhân sự
-Xây dựng quy hoạch cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của công ty.
-Xây dựng các phương án trình giám đốc : Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp
nhận, điều động cán bộ công nhân viên chức theo đúng quy định và phân cấp
quản lý của công ty và tổ chức triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt.
-Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc công ty quản lý theo đúng quy chế quản lý hồ
sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sựđịnh kỳ vàđột xuất theo quy
định.
-Đề xuất việc điều động bố trí sử dụng cán bộ phù hợp khả năng, trình độ và
yêu cầu công tác.
-Thực hiện công tác khen thưởng và kỷ luật theo sự phân cắp.
-Hưỡng dẫn và kiểm tra cơ sở trong công tác quản lý cán bộ, công tác báo
cáo thống kê nhân sự.
* Công tác tiền lương
8
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Lập kế hoạch quỹ lương (tháng, quý, năm) của công ty, theo dõi kiểm tra
việc thực hiện lương khoán( nếu công ty có chếđộ lương khoán)
-Quản lý và quyết toán quỹ thu nhập của công ty.
-Tính tiền lương khoán cho công nhân viên khối văn phòng công ty.
-Nghiên cứu vận dụng các chếđộ phụ cấp bổ trợ lương hiện hành và hướng
dẫn các cơ sở thực hiện .
-Xây dựng nội quy và các hình thức trả lương áp dụng cho công ty, xây
dựng nội quy và phân cấp tiền thưởng lợi nhuận hàng năm, đồng thời theo dõi,
kiểm tra việc trả lương cho cán bộ công nhân viên.
* Công tác đào tạo
-Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ kinh tế,
chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty.

- Đề xuất chọn cử cán bộđi đào tạo, bổ túc nghiệp vụở trong nước và ngoài
nước.
-Tổ chức bổ túc nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản
xuất kinh doanh. Hướng dẫn và theo dõi kiểm tra việc thi nâng bậc cho công
nhân sản xuất đơn vị trực thuộc. Giải quyết vấn đề thủ tục xuất, nhập cảnh cho
cán bộ công nhân viên chức được cửđi học ở nước ngoài.
- Theo dõi và kiểm tra đánh giá kết quả của nhân viên trong thời gian tập
sựở công ty và trung tâm khu vực
* Công tác bảo hiểm xã hội
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội theo chếđộ
chính sách hiện hành của nhà nước và sự phân cấp quản lý của công ty.
- Giải quyết thủ tục hưu trí, thôi việc, thai sản , ốm đau, tiền tuất theo chếđộ
chính sách hiện hành của nhà nước và phân cấp quản lý của công ty.
- Hưỡng dẫn, kiểm tra việc thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội tại các
đơn vị cơ sở trực thuộc công ty.
9
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Quản lý danh sách cán bộ hưu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của các ban
hưu trí toàn công ty.
-Tổ chức thực hiện lao động công ích của khối văn phòng công ty theo
chếđộ chính sách của nhà nước vàđịa phương.
- Quản lý danh sách các gia đình liệt sĩ, thương binh và danh sách cựu chiến
binh trong khối văn phòng công ty cũng như toàn công ty.
* Công tác tổ chức vàđịnh mức lao động
-Xây dựng nội dụng, nhiệm vụ công tác lao động từng thời kỳ.
- Tổ chức chấm công lao động, phân tích hiệu quả ngày giờ công trong sản
xuất và quản lý.
-Tính yêu cầu lao động hàng năm theo định mức biên chế cho các đơn vị
trực thuộc.

- Nghiên cứu tổ chức lao động khoa học: Địa điểm làm việc và hình thức
phân công lao động, cơ cấu đội ngũ lao động, chếđộ ca kíp
* Công tác bảo hộ lao động
- Hàng năm lập kế hoạch bảo hộ lao động đểđăng ký và xin trình duyệt của
tổng công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện đăng ký dự trù mua sắm trang thiết
bị bảo hộ lao động cho toàn công ty.
- Xây dựng kế hoạch huấn luyện an toàn vệ sinh lao động và vệ sinh công
nghiệp hàng năm cho các trung tâm khu vực theo dõi, kiểm tra thực hiện và
tổng hợp báo cáo định kỳ.
- Đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an toàn vệ sinh công nghiệp. Hướng dẫn
các đơn vị xây dựng mạng lưới an toàn viên, kiểm tra các đơn vị về thực hiện
an toàn vệ sinh lao động. Quản lý việc cấp phát trang bị bảo hộ lao động cho
cán bộ công nhân viên trên cơ sởđãđược giám đốc công ty duyệt .
- Phân loại hoạt động, hướng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩn cua
rngành quy định đối với cán bộ công nhân viên làm việc trong khu vực cóđộc
hại, ca ba.
10
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B