THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN MINH CHÂU

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN MINH CHÂU

I. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ.
1. Tổ chức quản trị nhân sự hiện tại ở DNTN Minh Châu.
1.1. Cơ cấu tổ chức.
DNTN Minh Châu là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên việc tổ chức nhân sự
trong doanh nghiệp được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng như sau:
Bộ phận Kinh doanh
Chủ Doanh nghiệp
Xưởng Sản xuất
Bán hàng
Giao hàng
Bộ phận Kế toán
Sơ đồ 9. Tổ chức nhân sự tại DNTN Minh Châu.
Trong đó: các đường:
Thông tin trực tiếp từ chủ doanh nghiệp đến đối tượng quản trị.
Thông tin phản hồi của nhân viên đến chủ doanh nghiệp.
Theo cách bố trí tổ chức như trên sẽ có những ưu điểm và nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt được mệnh lệnh nhanh, chính xác.
- Nhược điểm: Dễ xảy ra nhiều thiếu sót trong chuyên môn và quản lý. Do
đó đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có nhiều năng lực để quản lý toàn diện.
 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
- Chủ doanh nghiệp là người phụ trách điều hành chung toàn doanh nghiệp. Do
đó, kết quả kinh doanh sẽ phụ thuộc vào trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp.
- Bộ phận kinh doanh có chức năng bán hàng và giao hàng. Công việc bán hàng
bao gồm việc tư vấn bán hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng và giao hàng cho khách.
- Bộ phận kế toán sẽ làm công tác báo cáo thuế, theo dõi công nợ và theo dõi việc
nhập kho hàng hóa.
Để công tác quản trị có hiệu quả, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán sẽ hỗ
trợ ra quyết định cho người chủ doanh nghiệp theo chức năng của mỗi bộ phận. Bộ
phận bán hàng và bộ phận kế toán cũng hỗ trợ nhau làm việc, các khâu bán hàng, giao

hàng và ở xưởng sản xuất cũng được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau.
Dưới đây là bảng thống kê chi tiết về tình hình nhân sự ở DNTN Minh Châu.
BẢNG 3. TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA
CỬA HÀNG VLXD MINH CHÂU
Chức vụ
Số
người
Giới
tính
Trình độ
Mức lương
TB/tháng (triệu
đồng)
Thâm niên
(Năm)
1. Kỹ thuật 3 Nam Phổ thông 1.500.000 3
2. Thủ kho 1 Nam Phổ thông 1.400.000 3
3. Kế toán
1 Nam Đại học 2.000.000 5
1 Nữ Trung cấp 1.100.000 5
4. Giao hàng 1 Nam Phổ thông 1.100.000 3
5. Bán hàng 1 Nữ Trung cấp 1.000.000 3

Mức lương trên sẽ được chủ doanh nghiệp trả theo từng tuần cho nhân viên.
Những nhân viên này phụ trách các phần việc như sau:
1.2. Quyền hạn - nhiệm vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
 Chủ doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp là người thành lập doanh nghiệp, đã có kinh nghiệm lâu
năm (trên 10 năm) trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và có trách nhiệm chung
về mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp. Để quản trị tốt chủ doanh nghiệp cần có:

- Khả năng quản lý.
- Tính nhạy bén trong kinh doanh.
- Tinh thần phục vụ khách hàng.
- Có uy tín với các nhà cung cấp, với khách hàng và nhân viên.
- Có khả năng xử lý tốt mọi tình huống.
Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:
- Là người đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách
hàng lớn, các nhà cung ứng và ủy quyền cho người khác làm việc đó.
- Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh
thần đoàn kết làm việc ở cửa hàng.
- Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để quyết định giá bán ra cho nhân viên
bán hàng và quyết định việc bán nợ cho khách hàng.
- Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản lý
nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan.
- Chịu trách nhiệm và có quyền phân công sắp xếp về thời gian, ngân quỹ,
nhân sự trong cửa hàng.
- Quản lý tiền bạc, tài sản của doanh nghiệp.
 Kế toán:
Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ doanh nghiệp. Hiện tại doanh nghiệp có 2
nhân viên kế toán với nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
 1 người sẽ phụ trách về tình hình công nợ tại cửa hàng. Cụ thể công việc
như sau:
-Theo dõi và ghi lại những khách hàng còn nợ theo sự cho phép của chủ
doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách hàng để khách hàng
thanh toán, đi thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng.
- Tiếp thị, báo giá cho các khách hàng mua sỉ khi bảng giá sỉ có sự điều
chỉnh.
- Khi cửa hàng đông khách thì người này sẽ cùng bán hàng với nhân viên bán
hàng.
- Kế toán kiêm nhiệm vụ thủ quỹ quản lý tiền hàng khi chủ doanh nghiệp đi

vắng.
 1 người phụ trách về việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng các khoản chi phí phát
sinh và doanh thu trong từng ngày theo hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.
- Lập và lưu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh
của cửa hàng.
- Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo
quy định của doanh nghiệp đối với kế toán viên.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho nhà nước.
 Thủ kho : là người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang. Có trách nhiệm:
- Kiểm kê xuất, nhập hàng.
- Kiểm kê kho hàng mỗi ngày và báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập
nhật và theo dõi sổ sách và đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng.
- Hướng dẫn khách xem hàng trong kho.
 Nhân viên kỹ thuật : gồm có 3 nhân viên làm việc tại xưởng sản xuất. Trong đó:
- 1 người có khả năng sử dụng cả 2 máy cắt tole và xà gồ.
- 1 người có khả năng sử dụng máy cắt tole.
- 1 người làm nhiệm vụ xả cuộn khi máy chạy.
Quyền hạn và trách nhiệm của họ như sau:
 Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp về những
khó khăn khi thực hiện công việc không kịp lúc.
 Trách nhiệm:
- Sắp xếp các cuộn phôi khi nhập vào xưởng sản xuất.
- Thường xuyên kiểm tra máy cán tole và máy cán xà gồ. Cụ thể là kiểm tra dầu
cho máy chạy êm và hệ thống thuỷ lực làm nguội máy.
- Kiểm tra hệ thống điện trong xưởng sản xuất và các máy móc có liên quan,
các công cụ dụng cụ dùng trong xưởng.
- Nhận đơn đặt hàng và tiến hành cắt tole hoặc xà gồ, đo đạc độ dày và kiểm tra
lại độ chính xác của tole hoặc xà gồ sau khi cắt.
- Sau khi cắt xong giao hàng cho xe nhận.
- Thường xuyên vệ sinh xưởng sản xuất.

- Chấp hành tốt nội quy an toàn trong lao động.
 Nhân viên giao hàng:
 Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến và thắc mắc với chủ doanh
nghiệp
về công tác giao hàng.
 Nhiệm vụ:
- Giao các mặt hàng như thép hình, tấm kẽm, tấm đen, hoặc cắt thép hình theo
yêu cầu của khách hàng.
- Giúp quản lý kho như kiểm kê hàng hoá, báo cáo số lượng cho chủ doanh
nghiệp và hướng dẫn cho khách xem hàng khi thủ kho đi vắng.
 Nhân viên bán hàng :
 Quyền hạn: có quyền quyết định giảm giá cho khách hàng trong phạm vi cho phép làm
hài lòng khách hàng.
 Nhiệm vụ:
- Thường xuyên làm vệ sinh nơi bán hàng, sắp xếp các đồ dùng, sổ sách.
- Tư vấn cho khách mua hàng.
- Ghi đơn đặt hàng của khách hàng và ghi phiếu cắt tole hoặc xà gồ đưa
vào xưởng cắt.
- Nhận điện thoại đặt hàng và ghi vào sổ bán hàng ngày.
- Thường xuyên nghiên cứu và học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ bán
hàng.
- Nghiên cứu tâm lý khách hàng, mềm dẻo, kiên quyết, khéo léo đối với
những khách hàng có thái độ thiếu lịch sự nhằm đảm bảo an toàn cho bản thân và tài
sản của cửa hàng.
- Quan hệ giao dịch tốt với khách hàng, vui vẻ sẵn sang đón khách. Trong
khi bán hàng phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng, nhã nhặn, linh hoạt giải quyết các
sự cố.
- Chấp hành tốt quy trình bán hàng. Trong giờ làm việc, không được làm
việc riêng.
- Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời.

1.3. Các chính sách đãi ngộ, động viên đối với người lao động tại doanh nghiệp.
Những chính sách đãi ngộ, động viên hay đánh giá nhân viên tại cửa hàng vật
liệu xây dựng Minh Châu đều được thực hiện thông qua chủ doanh nghiệp. Đánh giá
năng lực làm việc của nhân viên là bước quan trọng trong tiến trình quản trị, là một
phần trong quy trình kiểm tra kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm. Nếu
việc đánh giá sai sẽ dẫn đến việc đãi ngộ, động viên đối với người lao động không công
bằng thì có thể gây ra mất đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên bằng cách quan sát cách làm
việc của nhân viên theo các chỉ tiêu:
- Thái độ của nhân viên đối với khách hàng.
- Mức độ hoàn thành trách nhiệm và chất lượng công việc.
- Tinh thần đoàn kết và tham gia công tác tập thể.
Qua việc quan sát này chủ doanh nghiệp sẽ biết được cách làm việc của từng
người, nếu người nào chưa có thái độ làm việc tốt thì chủ doanh nghiệp sẽ nhắc nhở họ.
Khi khách hàng phàn nàn việc gì đó mà cửa hàng làm họ không hài lòng, chủ doanh
nghiệp sẽ tập trung nhân viên lại, nhân viên có quyền nêu ý kiến hoặc thắc mắc đến chủ
doanh nghiệp để có hướng hoạt động tốt hơn.
Lương của nhân viên sẽ tỷ lệ thuận với kết quả đánh giá của chủ doanh nghiệp
về năng lực làm việc của họ. Điều này có nghĩa là khi chủ doanh nghiệp hài lòng về thái
độ và tinh thần làm việc của nhân viên trong một thời gian thì sẽ có quyết định tăng
lương ở một mức độ nhất định vào cuối tháng hoặc cuối năm đó để khuyến khích nhân
viên. Việc trả lương cho nhân viên sẽ do chủ doanh nghiệp trực tiếp đảm nhận.
Hệ thống khen thưởng cho nhân viên dựa trên kết quả hoạt động của doanh
nghiệp. Cụ thể là:
- Nếu bán hết 1 cuộn tole thì nhân viên trong cửa hàng sẽ được thưởng
100.000 đồng. Đây là số tiền thưởng thêm nên nhân viên sẽ tự chia nhau số tiền trên.
(100.000 đồng cho 8 người). Do vậy, nhân viên có quyền quyết định thời gian nhận số
tiền trên để có thể thuận lợi cho việc phân chia của họ.
- Khi công nhân thực hiện công tác xuống hàng và xếp hàng hóa vào kho sẽ

được thưởng theo số lượng hàng hóa mà họ bốc xếp.
Giá bốc dở là 15.000 đồng/ tấn hàng.
- Khi doanh nghiệp cử nhân viên đi giao hàng trong giờ làm việc thì nhân
viên đó cũng sẽ được thưởng thêm.
- Vào dịp tết cuối năm nhân viên sẽ được tặng 1 tháng lương kèm theo quà
bánh để ăn tết.
Ngoài ra nhân viên của doanh nghiệp còn được hưởng các chế độ như:
- Bảo hiểm xã hội.
- Doanh nghiệp phát tiền ăn giữa ca cho nhân viên bán hàng, nhân viên
giao hàng và công nhân trong xưởng.
- Trang bị phương tiện bảo hộ lao động.
- Các chế độ ưu đãi khác (ví dụ: phát áo quần bảo hộ lao động cho công
nhân trong xưởng sản xuất...)
Ngoài những điều trên nhân viên được hưởng các chế độ được quy định trong bộ
luật lao động của nước Việt Nam.
 Như vậy quá trình quản trị công tác đánh giá kết quả công việc của từng người
lao động tại cửa hàng đã và đang thực hiện tương đối tốt.
2. Đánh giá tình hình quản trị nhân sự tại DNTN Minh Châu.
 Phân công lao động tại cửa hàng.
Phân công lao động tại cửa hàng đảm bảo mỗi nhân viên làm việc đủ 8 giờ mỗi
ngày, tức là làm việc 2 ca, mỗi ca 4 tiếng, ca 1 từ 7h – 11h và ca 2 từ 1h – 5h. Ngày chủ
nhật là ngày tương đối vắng khách so với những ngày khác trong tuần nên để tạo cho
nhân viên có được ngày nghỉ doanh nghiệp sẽ hạn chế hoạt động bằng cách phân công
nhân viên trực. Vào ngày này chủ doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm vai trò bán hàng.Việc
phân chia thời gian lao động đối với nhân viên tại cửa hàng vào ngày chủ nhật như sau:
- Nhân viên làm việc tại văn phòng bao gồm: kế toán và nhân viên bán
hàng sẽ được nghỉ cả ngày.
- 3 nhân viên trong xưởng sản xuất sẽ thay phiên nhau làm việc.
Ví dụ:
+ Chủ nhật ngày 2/4: A và B trực.

+ Chủ nhật ngày 9/4 : B và C trực.
+ Chủ nhật ngày 16/4 : A và C trực.
- Nhân viên giao hàng sẽ được nghỉ vào chiều chủ nhật, tức là khi kết thúc
ca sáng lúc 11 giờ.
- Thủ kho ở tại cửa hàng.
BẢNG 4. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD
VÀO NGÀY CHỦ NHẬT
Khoản mục Ca 1 Ca 2
Thời gian Từ 7h – 11h Từ 1h - 5h
Nhân viên trực
Giao hàng -
Thủ kho Thủ kho
2 công nhân trong xưởng 2 công nhân trong xưởng
(Nguồn: DNTN Minh Châu)
Cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng sẽ giao phiếu chi tiền vận chuyển bán hàng
trong ngày cho chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi này với sổ bán
hàng hàng ngày có khớp hay không, sau đó sẽ chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng.
Phần việc còn lại là chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu trong ngày.
Trong những năm qua, chủ doanh nghiệp vẫn phân công lao động theo tiến trình
như trên, chỉ trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý do chính
đáng thì thời khoá biểu phân công lao động tại cửa hàng có sự thay đổi.
Tuy nhiên do cách phân công như vậy thiếu sự công bằng giữa nhân viên trong
phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng và kế toán. Đồng thời nó
cũng ảng hưởng đến sức khỏe và thời gian của chủ doanh nghiệp. Chẳng hạn: chủ
doanh nghiệp không có thời gian nghỉ ngơi, và sẽ đối phó không kịp với việc có nhiều
khách hàng vào ngày chủ nhật.
BẢNG 5. KẾT QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ
HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Khoản mục ĐVT 2003 2004 2005
A. Số liệu

1. Doanh thu
Triệu đồng 10.403 15.030 14.842
2. Số lượng lao động
Người 8 8 8
3. Lợi nhuận sau thuế
Triệu đồng 72 97 47
4. Tổng quỹ lương và thưởng.
Triệu đồng 64 88 112
B. Kết quả

1. Năng suất lao động/người/năm
Triệu đồng 1.300 1.879 1.855
2. Chỉ tiêu mức sinh lời/người
Triệu đồng 9 12 6
3. Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương
1 1 0
4. Tốc độ tăng của NSLĐ (lần)
1,45 0,99
5. Tốc độ tăng của lương (lần)
1,36 1,28
6. So sánh NSLĐ và lương
NSLĐ>lươn
g NSLĐ<lương
(Nguồn: Tổng quỹ lương và thưởng lấy từ bộ phận kế toán,
doanh thu và lợi nhuận trích từ bảng 2)
Chú thích: xem công thức tính kết quả trên ở phần cơ sở lý luận trang 14.
Theo bảng trên ta có năng suất lao động năm của năm 2003 thấp nhất là
1.300.000.000 đồng, đến năm 2004 thì năng suất lao động là 1.879.000.000 đồng cao
hơn năm 2003 là 579.000.000 đồng, tuy nhiên đến năm 2005 năng suất lao động là

1.855.000.000 đồng, đã giảm so với năm 2004 là 24.000.000 đồng.
Năng suất lao động năm chỉ là thước đo chung về mức đóng góp của toàn bộ
nhân viên trong cửa hàng, nó chưa thể hiện được sự đóng góp của từng cá nhân. Do đó,
để biết được mức đóng góp của từng cá nhân ta phải tính được năng
suất lao động giờ. Tuy nhiên, cửa hàng không theo dõi số ngày làm việc của nhân viên
nên không thể tính được năng suất lao động giờ của từng nhân viên.
Chỉ tiêu mức sinh lời/người của các thành viên trong doanh nghiệp cũng có sự
biến thiên. Năm 2004 chỉ tiêu mức sinh lời/ người là cao nhất, mỗi lao động tạo ra được
giá trị lợi nhuận là 12.000.000 đồng, cao hơn năm 2003 là 3.000.000 đồng cho thấy
trong năm 2004 mỗi lao động của doanh nghiệp đều cố gắng tạo ra lợi nhuận cao hơn
năm trước. Tuy nhiên, đến năm 2005 chỉ tiêu này đã sụt giảm hẳn, mỗi người lao động
chỉ còn tạo được 6.000.000 đồng lợi nhuận.
Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương cho biết rằng:
- Năm 2003 và 2004, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 1 đồng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
- Năm 2005, với 1 đồng tiền lương đã không đem lại lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng đòn bẩy tiền lương của doanh nghiệp còn
hạn chế mặc dù doanh nghiệp đã cố gắng tăng quỹ lương của nhân viên vào mỗi năm.
Nguyên nhân của sự sụt giảm về chỉ tiêu mức sinh lời/người cũng như hiệu suất
tiền lương là do thu nhập của doanh nghiệp đã giảm hơn so với năm 2003 và năm 2004,
trong khi quỹ lương và thưởng của nhân viên vẫn tăng đều qua mỗi năm, cho thấy mặc
dù giảm về lợi nhuận nhưng doanh nghiệp vẫn chăm lo tốt đời sống của người lao động
tại doanh nghiệp. Như vậy, chỉ tiêu mức sinh lời/người và chỉ tiêu hiệu suất tiền lương
của năm 2005 giảm so với các năm trước là do điều kiện kinh doanh thay đổi đã làm
ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Theo bảng trên, năm 2004 là năm hiệu quả nhất về mặt sử dụng năng suất lao
động và lương của doanh nghiệp vì tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng
của lương. Tuy nhiên, năm 2005 tốc độ tăng năng suất lao động đã chậm lại và có phần
giảm so với năm 2004, lúc này tốc độ tăng của lương đã cao hơn tốc độ tăng của năng

suất lao động. Điều này cho thấy mặc dù điều kiện kinh doanh thay đổi nhưng doanh
nghiệp vẫn không ngừng tăng lương cho công nhân, do vậy doanh nghiệp không chỉ
kinh doanh vì lợi nhuận mà còn vì mục tiêu xã hội.
II PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA, NHẬP VÀ BÁN HÀNG TẠI
DOANH NGHIỆP.
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại- dịch vụ mua bán lẻ
vật liệu xây dựng, hoạt động mua là hoạt động quan trọng nhất vì để bán tốt cần phải
bắt đầu từ mua tốt. Do đó nó ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận cuối cùng của doanh
nghiệp. Khi đi vào kinh doanh ngoài giá vốn hàng bán, cửa hàng còn phải trả thêm cho
các chi phí mới phát sinh như: chi phí vận chuyển cho việc mua hàng, chi phí vận
chuyển cho việc bán hàng (chi phí bán hàng), chi phí quản lý. Trong các loại này có loại
thuộc chi phí bất biến, có loại thuộc chi phí khả biến nên cần phải quản trị các loại chi
phí này thật tốt. Muốn vậy việc tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kinh doanh phải tốt.
Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp là thương mại và dịch vụ mua bán lẻ
vật liệu xây dựng, do đó việc quản trị hoạt động mua hàng và bán hàng là quan trọng
nhất, là đầu ra đem lại thu nhập cho doanh nghiệp, khâu quyết định hiệu quả kinh doanh
thực tế. Việc mua hàng hoá đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp kiếm được lợi nhuận
nhiều hơn.
Theo những số liệu kết quả kinh doanh từ 2003 – 2005 đã được giới thiệu ở
phần khái quát, ta tiến hành đánh giá công tác quản trị mua, nhập và bán hàng như sau:
Quy trình vận động bán hàng tại cửa hàng gồm 3 khâu: khâu mua hàng, khâu
nhập hàng và khâu bán hàng
 Đánh giá khâu quản trị hoạt động mua hàng:
Mục tiêu của công tác quản trị này là tìm nguồn cung ứng bảo đảm hàng hoá về
mặt số lượng, chất lượng và giá cả. Công tác quản trị mua hàng có ảnh hưởng lớn đến
kết quả doanh thu của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mua với giá cao sẽ không bán
được hàng do phải cạnh tranh với các cửa hàng khác, doanh nghiệp đã mất đi cơ hội
tăng thêm doanh thu cũng như mất đi khách hàng thân thuộc trong tương lai. Do đó,
mua hàng là khâu quan trọng nhất cần phải quản trị tốt sao cho chi phí thấp nhất. Trong
khâu mua hàng, chủ doanh nghiệp là người toàn quyền quyết định. Quá trình mua hàng

hoá bao gồm nhiều công việc khác nhau có quan hệ chặt chẽ với nhau. Các công việc ấy
tạo thành một quy trình thể hiện như sau:
Thỏa mãn
Nhu cầu mua
Tìm và chọn người bán
Thương lượng và đặt hàng
Thực hiện đơn hàng
Đánh giá kết quả mua
Không thỏa mãn
Sơ đồ 10. Quy trình mua hàng hoá của doanh nghiệp.
Theo sơ đồ trên thì chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành:
 Hoạch định nhu cầu mua : bước hoạch định nhu cầu mua này chủ doanh
nghiệp sẽ dựa vào chủng loại hàng hoá còn lại trong kho, nhu cầu trên thị trường và căn
cứ vào đơn đặt hàng của khách để xác định số lượng cần mua của loại hàng hoá đó. Tuy
nhiên việc hoạch định nhu cầu mua chỉ dựa theo cảm tính và kinh nghiệm để dự đoán
số lượng mua chứ không có tính toán cụ thể nào.
 Tìm và chọn người bán : sau khi đã xác định lượng cần mua, chủ doanh
nghiệp sẽ giao dịch bằng điện thoại với nhà cung cấp về chủng loại, giá cả, thời gian
thanh toán tiền hàng, thời gian và địa điểm giao hàng. Nếu giao dịch được thoả mãn thì
tiến hành đặt hàng. Có thể trong quá trình tìm nhà cung cấp doanh nghiệp sẽ phải hỏi
nhiều người bán để tìm ra mức giá hợp lý nên việc phát sinh thêm chi phí quản lý (chi
phí giao dịch là không tránh khỏi).
 Thực hiện đơn hàng.
Sau khi hàng được chở về doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá kết quả mua
theo các chỉ tiêu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, đúng thời điểm, chi phí thấp
nhất.
Chi phí mua hàng của doanh nghiệp bao gồm 2 chi phí chính đó là chi phí
hàng hóa (giá trị của hàng hoá) và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp vận chuyển hàng
từ nhà cung cấp về đến cửa hàng bằng xe thuê ngoài và cước phí vận chuyển tỷ lệ thuận
với khối lượng của hàng hoá được chở về. Giá cước vận chuyển là 130.000 đồng/tấn kể

từ năm 2004. Những tính toán cụ thể về chi phí mua hàng dưới đây sẽ cho thấy rõ tầm
quan trọng của công tác quản trị mua hàng tại DNTN Minh Châu:

Từ bảng số liệu trên ta có chênh lệch về khối lượng và thành tiền như sau:
BẢNG 7. CHÊNH LỆCH CHI PHÍ CHO MUA HÀNG
ĐVT: Triệu đồng
Sản phẩm
2004/2003 2005/2004
Khối lượng
(tấn) Thành tiền
Khối lượng
(tấn) Thành tiền
Cuộn kim loại (28) 1.401 (116) 4
Tấm kẽm (7) (105) (2) 174
Tấm đen 3 209 (8) 98
Thép cuộn 45 796 (43) (285)
Thép hình 83 1.664 (53) (27)
Tổng cộng 96 3.964 (222) (37)
(Nguồn: Trích từ bảng6)
Nhận xét:
Theo tình hình của bảng trên qua 3 năm cho thấy nhu cầu mua cuộn kim loại
của cửa hàng cũng như nhu cầu sử dụng tole để lợp nhà là nhiều nhất, tuy năm 2005 có
giảm so với 2 năm 2003 và 2004 nhưng nó vẫn chiếm tỷ trọng cao trong nhu cầu mua
của doanh nghiệp. Trong năm 2005 doanh nghiệp mua thấp hơn là do người dân trong
thành phố Cần Thơ có thu nhập tăng nên họ sử dụng nhiều sản phẩm lợp khác để thay
thế tole như ngói hoặc nhà cao tầng có mái bằng. Do vậy doanh nghiệp đã mua phôi
cuộn ít hơn các năm trước.
Cùng với mua phôi tole thì việc mua phôi xà gồ cũng chiếm tỷ trọng mua hàng
cao của doanh nghiệp. Năm 2004 được doanh nghiệp dự đoán có nhu cầu sử dụng xà gồ
cao nhất do thành phố Cần Thơ trở thành thành phố trực thuộc trung ương nên việc xây

dựng các khu dân cư cũng là nguyên nhân giúp doanh nghiệp mua mặt hàng này nhiều
hơn.
Năm 2005 là năm có khối lượng hàng hóa mua vào thấp nhất, thấp hơn năm
2004 là 222 tấn, nhưng chi phí mua hàng của nó chỉ thấp hơn so với năm 2004 là
37.000.000 đồng. Trong khi đó, năm 2003 thấp hơn năm 2004 về số lượng là 96 tấn và
về số tiền là 3.964.000.000 đồng. Điều này cho thấy chênh lệch về giá mua vào giữa
năm 2005 và 2004 là không nhiều, nhưng giá mua vào giữa năm 2003 và năm 2004 là
khá chênh lệch nhau. Như vậy, những gì diễn ra đều phù hợp với thị trường, năm 2003
thị trường thép tương đối ổn định nhưng sau đó thì nó bắt đầu có sự biến động tăng
giảm liên tục từ đầu năm 2004 nguyên
nhân là do những biến động trên thị trường thép thế giới đã ảnh hưởng lớn tới thị
trường thép trong nước do ngành này phụ thuộc nhiều vào nhập khẩu.
Qua đây có thể thấy việc mua hàng đúng thời điểm là rất quan trọng, giúp
doanh nghiệp có được lợi nhuận cao, muốn vậy công tác quản trị mua hàng của doanh
nghiệp phải được chú trọng đúng mức nhất là công tác lập kế hoạch. Ta có thể đánh giá
công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp vào năm 2005 như sau:
BẢNG 8. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ CHO
MUA HÀNG NĂM 2005
ĐVT: Triệu đồng
Sản phẩm
Chi phí mua hàng Chênh lệch
Kế hoạch Thực hiện Tuyệt đối %
Cuộn kim loại 5.913 6.015 102 1,73
Tấm kẽm 1.057 884 (173) (16,36)
Tấm đen 814 873 59 7,25
Thép cuộn 1.668 1.589 (80) (4,78)
Thép hình 4.816 4.947 131 2,72
Tổng cộng 14.269 14.308
(Nguồn: số liệu kế hoạch từ bộ phận kế toán, số liệu thực tế trích từ bảng 7)
Nhận xét:

Theo kết quả tính toán thì có thể đánh giá việc lập kế hoạch của doanh nghiệp như
sau:
- Chênh lệch âm là các mặt hàng tấm kẽm, và thép cuộn. Nguyên nhân là do từ
năm 2004 ngành thép có nhiều biến động, giá liên tục tăng, bên cạnh đó bên ngoài thị
trường xây dựng đã có những dấu hiệu chững lại do mặt bằng giá khá cao. Điều này đã
làm cho doanh nghiệp đề phòng rủi ro bị thua lỗ nên chỉ mua vào ít hàng hoá.
- Chênh lệch dương là các mặt hàng cuộn kim loại, tấm đen và thép hình. Tình
hình thị trường biến động như trên, nhưng các mặt hàng này thuộc mặt hàng chủ yếu
nên doanh nghiệp vẫn phải mua hàng để bán nhưng với số lượng ít hơn nhưng chi phí
vẫn cao hơn so với kế hoạch.
Như vậy, công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp tuy có chênh lệch so với phần
thực hiện nhưng chênh lệch này là không nhiều, gần sát với số thực tế và cũng phù hợp
với tình hình của thị trường.
 Đánh giá khâu quản trị hoạt động nhập hàng.
Khi đã quyết định mua hàng, chủ doanh nghiệp sẽ đặt hàng bằng điện thoại nếu
mua với số lượng ít hoặc gửi bản fax nếu mua với số lượng nhiều cho nhà cung ứng. Sở
dĩ doanh nghiệp có thể mua hàng qua điện thoại vì chủ doanh nghiệp là người có uy tín
cao đối với các nhà cung ứng nên không cần phải có biên bản đặt hàng vẫn mua được
hàng.
Trong khâu nhập hàng này, có 2 loại bốc dở hàng tùy theo đặc điểm của hàng
hóa:
- Nếu là các mặt hàng tấm kẽm, tấm đen và thép hình sẽ được công nhân
xuống hàng và xếp hàng vào kho bằng tay.
- Nếu là các mặt hàng cuộn thì xuống hàng và sắp xếp vào kho bằng máy
móc
Trình tự diễn biến như sau:
 Bước 1: Khi xe hàng về đến nơi, chủ doanh nghiệp sẽ được nhận hoá
đơn giá trị gia tăng (nếu có) và hóa đơn giao hàng của nhà cung ứng từ chủ xe.
 Bước 2: Chủ doanh nghiệp sẽ cùng với nhân viên kiểm tra lại barem
hàng rồi bàn giao số lượng và chủng loại cho thủ kho, sau đó bàn giao hóa đơn giá trị

gia tăng cho kế toán để thực hiện nhiệm vụ báo cáo thuế.
 Bước 3: Thủ kho tiến hành kiểm hàng trên xe và kiểm tra quá trình
xuống hàng của công nhân.
 Bước 4: Là quá trình nhập hàng vào kho, các loại hàng hoá khi được
nhập vào kho sẽ được xếp vào các ngăn, kệ để hàng theo quy định.
- Riêng mặt hàng phôi cuộn sau khi được bốc dở xuống phương tiện giao
hàng bằng hệ thống palang cáp điện sẽ được đưa vào kho xưởng bằng hệ thống xe chạy
trên đường ray. Kế tiếp công nhân sẽ sắp xếp các cuộn phôi này vào chỗ của nó trong
kho xưởng sao cho thuận tiện trong việc bán hàng.
- Thủ kho là người theo dõi toàn bộ quá trình xuống hàng và nhập hàng
vào kho, nên trong quá trình đó, nếu phát hiện sự cố có lẫn loại hàng hoá khác hoặc
hàng kém chất lượng thì sẽ báo lại với chủ doanh nghiệp để chủ doanh nghiệp báo cho
nhà cung cấp và xử lý.
 Bước 5: Chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại số lượng vào sổ giao hàng để thanh
toán tiền vận chuyển cho chủ phương tiện.
Nhận xét khâu quản trị nhập hàng:
Việc nhập hàng hóa vào kho được thực hiện dễ dàng, thuận tiện vì tất cả các
loại hàng hóa đều được định sẵn chỗ để, chỉ cần xếp hàng hóa vào đúng chỗ của nó là
xong.
Tuy nhiên cũng có một số bất lợi như sau:
- Khâu nhập hàng hóa ở bước 3 phải trải qua 2 giai đoạn xuống hàng rồi mới
nhập hàng vào kho, hơn nữa phải nhập bằng tay đối với mặt hàng thép hình, tấm kẽm
và tấm đen làm mất nhiều thời gian của công nhân. Khi xe giao hàng về đến là phải tiến
hành nhập hàng ngay, không chủ động được thời điểm xuống hàng, thời gian xuống
hàng lại vào ban ngày nên càng gây ảnh hưởng đến việc bán hàng của cửa hàng trong
khi đó vẫn có những lúc cửa hàng vắng khách, công nhân chỉ ngồi chờ việc.
- Các bước thực hiện nhập hàng khá đơn giản, ít phải trải qua các thủ tục
rườm rà, chỉ cần kiểm tra thử 1 hoặc vài mẫu lúc giao hàng là được nên khi có sự cố về
hàng hoá như có loại hàng khác bị lẫn vào hoặc hàng kém phẩm chất nhưng không phát
hiện ra kịp thời, lúc đó không ai chịu trách nhiệm dẫn đến hậu quả cuối cùng là doanh

nghiệp phải chịu thất thoát chỗ đó.
- Trong khi chờ nhập hàng hóa, doanh nghiệp đã không tính toán đến việc nhà
cung ứng giao trễ hàng mặc dù đã hẹn ngày giao hàng, không lập tiến độ theo dõi thời
hạn nhận nguyên vật liệu từ những người cung ứng khác nhau nên không tạo được sự
chủ động trên mọi phương diện trong việc tiếp nhận hàng hóa,
có lúc nhập quá nhiều mặt hàng này gây thiếu hụt vốn cho mặt hàng khác.
 Đánh giá khâu quản trị bán hàng.
Cùng với tầm quan trọng của khâu quản trị mua hàng là khâu quản trị bán hàng,
vì đây là khâu quyết định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp nên nó đòi
hỏi doanh nghiệp không chỉ phục vụ tốt cho khách hàng về mặt chất lượng và giá cả,
mà còn đòi hỏi thái độ phục vụ và trình độ hiểu biết về mặt hàng của nhân viên bán
hàng.