MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM VCB

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN
XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM VCB
I . MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH
TOÁN XUẤT KHẨU
Nhìn nhận lại con đường đã đi qua trong các năm trước , Ngân hàng ngoại
thương đã có được những bài học kinh nghiệm quý báu trong các hoạt động nói
chung cũng như hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu nói riêng . Là một ngân
hàng đầu nghành trong hệ thống các ngân hàng tham gia hoạt động đối ngoại-
VCB đã tạo dựng được cho mình một vị thế trên thị trường trong nước cũng như
quốc tế, uy tín, kinh nghiệm trong các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế đã đưa
VCB trở thành ngân hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cả nước về thị phần
thanh toán quốc tế. Trong điều kiện cạnh tranh với các ngân hàng thương mại
trong nước mà VCB chiếm và vẫn giữ được thị phần về hoạt động thanh toán
quốc tế điều đó thể hiện thế mạnh và kinh nghiệm truyền thống của mình trong
lĩnh vự nghiệp vụ này, Với những thành quả mà VCB đã đạt được trong những
năm qua , nhiệm vụ và phương hướng trong hoạt động thanh toán xuất nhập
khẩu trong những năm tới đã được VCB hoạch định và đã có những phương
hướng và mục tiêu cụ thể như :
- Tiếp tục thực hiện định hướng phá triển theo phương châm “ An toàn - hiệu quả
và phát triển “, căn cứ vào mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội của nhà nước trong
những năm tới và nhiệm vụ chung của ngành ngân hàng . Đặc biệt trong những
năm tới khi đất nước ta tham gia và hội nhập vào các tổ chức thương mại trong khu
vực và trên thế giới , nước ta đang tiến dần tới sự tự do cạnh tranh trên thị trường
quốc tế , hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu luôn là mục tiêu chiến lược phát
triển kinh tế của đảng và nhà nước. Ngân hàng ngoại thương lại luôn phải thể hiện
tốt được vai trò của mình trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội nói chung cũng
như trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.
- Duy trì thế mạnh trong thanh toán Xuất nhập khẩu, phấn đấu giữ vững thị phần
thanh toán xuất nhập khẩu, VCB đề ra mục tiêu cho năm 2002 đối với thị phần
thanh toán xuất nhập khẩu là giữ mức thị phần 28% và có thể nâng lên cao hơn.

Đối với thị phần thanh toán Xuất khẩu thì phải duy trì ở mức 29% và cố gắng
nâng lên.
- Ngân hàng ngoại thương Việt Nam vẫn luôn được coi là Ngân hàng năng động
và mạnh mẽ trong việc hiện đại háo công nghệ ngân hàng, VCB đã xây dựng và
hoàn thịên một số phần mềm chương trình để trên cơ sở đó cung cấp các dịch vụ
ngân hàng cho khách hàng lớn như nối mạng thanh toán với các ngân hàng khác,tại
Việt nam cũng như Ngân hàng nước ngoài. VCB đã và đang xúc tiến vệc hực hiện
đề án hiện đại hoá hệ thống thanh toán của Việt Nam của VCB trogn đề án tổng thể
hiện đại hoá hệ thống ngân hàng Việ Nam do Ngân hàng thế giới tài trợ .
- Đưa ra kiến nghị với Ngân hàng nhà nước về việc ban hành các quy định cụ thể
về thanh toán xuất nhập khẩu , bổ xung và điều chỉnh phí dịch vụ thanh toán qua
ngân hàng sao cho phù hợp với mức độ phát triển và tăng trưởng của hoạt động
kinh doanh Xuất nhập khẩu, cũng như phù hợp với tình hình phát triển kinh tế của
nước ta trong những năm tới.
- Bên cạnh việc hợp tác với một số ngân hàng nước ngoài để đầu tư vốn dưới
dạng liên doanh liên kết VCB cũng có chiến lược mở rộng mạng lưới của mình ở
nước ngoài, dưới hình thức văn phòng đại diện. Các văn phòng này sẽ là những
chiếc cầu nối thúc đẩy và mở rộng mối quan hệ hợp tác vớicác ngân hàng nước
ngoài cũng như các tổ chức thương mại quốc tế. Trong tương lai mạng lưới các văn
phòng đại diện sẽ được tiếp tục mở rộng hơn nữa tới các khu vực khác của thế giới
phục vụ đắc lực cho hoạt động đối ngoại nói chung của Ngân hàng cũng như hoạt
động thanh toán quốc tế nói riêng.
- Để phục vụ tốt hơn nữa cho hoạt động thanh toán Xuất nhập khẩu VCB đã và sẽ
tăng cường nguồn vốn trong thanh toán , để với tiềm lực về vốn có thể làm tăng
thêm uy tín của mình trên thị trường, cũng như có khả năng đáp ứng được những
khoản thanh toán có giá trị lớn. Ngoài ra VCB sẽ trở thành trung tâm thanh toán
quốc tế , sử dụng vốn trong thanh toán một cách linh hoạt hơn nhằm phát huy được
hiệu quả, hỗ trợ về vốn, tín dụng cho các chi nhánh của ngân hàng cũng như các
ngân hàng thương mại khác.
- Để hoàn thiện hơn nữa về nghiệp vụ thanh toán quốc tế , VCB luôn đưa ra

những quy định , hướng dẫn cụ thể về quy trình ,kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán .
Định hướng cho hoạt động thanh toán trong những năm tới VCB đã ban hành các
quy định về kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán. ( Quy đinh số 67/NHNT-QĐ ban hành
ngày 28/03/1998 sẽ được thay thế bằng QĐ số 29/2002/QĐ-NHNT ban hành ngày
16/04/2002) . Quy định về ban hành về “Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán
Thư tín dụng chứng từ, nhờ thu kèm chứng từ với nước ngoài trong hệ thống
VCB” Quy định này sẽ có hiệu lực kể từ ngày 02/05/2002.
I I . MỘT SỐ GI ẢI PHÁP
2.1 Hoàn thiện quy trình thanh toán tín dụng chứng từ hàng xuất
khẩu
Để ngày càng hoàn thiện hơn về hoạt động thanh toán quốc tế . Ngân hàng ngoại
thương đã liên tục sửa đổi và bổ sung và ban hành các văn bản quy định, hướng
dẫn về các quy trình nghiệp vụ. Đối với hoạt động thanh toán quốc tế bằng phương
thức tín dụng chứng từ VCB cũng đã có những quy định ban hành thành văn bản.
Cụ thể Quy định số 29/2002/QĐ-NHNT ban hành ngày 16/04/2002 QĐ về việc
ban hành “ Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán thư tín dụng chứng từ và nhờ
thu kèm chứng từ với nước ngoài trong hệ thống VCB” . Quy định này sẽ thay thế
quy định số 67(ban hành 03/1998) những quy định chung như:
Tuân thủ :
- các quy tắc do phòng thương mại quốc tế ban hành UCP-DC500
- Các điều ước quốc tế liên quan đến thanh toán
- Phù hợp các quy định của Chính phủ, Ngân hàng nhà nước, về quản lý ngoại
hối, các văn bản liên quan đến thanh toán quốc tế không trái với luật pháp Việt
Nam
Việc Thanh toán bằng thư tín dụng phải :
- Hạch toán thanh toán (nội, ngoại bảng) phải tuân theo chế độ kế toán hiện hành
của VCB
- Hồ sơ phải được lưu trữ theo chế độ hiện hành
- Việc nhận điện, chuyển điện, kiểm tra khoá-mã, phải được thực hiện theo quy
định 342/QĐ/NHNN/QHQT ngày 03/09/99..và quy định bổ sung ngày 25/10/99

và hướng dẫn số 4752/QHQT ngày 28/10/99 của phòng QHQT -VCB
Quy trình thanh toán là nhân tố trực tiếp tác động đến thanh toán tín dụng
chứng từ . Bất kỳ một sai sót nào dù nhỏ trong quá trình thực hiện quy trình cũng
đều có khả năng dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán . Đối với Ngân hàng Ngoại
thương , trong hoạt động thanh toán toán xuất khẩu ,với vai trò là ngân hàng của
người xuất khẩu, ngân hàng thông báo L/C , ngân hàng thu hộ tiền cho người xuất
khẩu .. ngân hàng ngoại thương cần phải nghiên cứu, phân tích và tìm ra các biện
pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình thanh toán để từ đó hạn chế tới mức thấp nhất
các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thanh toán . Và quy trình nghiệp vụ trong
thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ được ngân hàng
ngoại thương áp dụng gồm các bước sau :
1
1- Thông báo thư tín dụng , thông báo sửa đổi thư tín dụng
- Khi nhận L/C hoặc sửa đổi L/C từ Ngân hàng đại lý : Phải kiểm tra xác
nhận mã đúng , xem xét các mẫu điện MT 700 ,707 (Telex hoặc SWIFT) mẫu
chữ ký của Ngân hàng đại lý , nếu đúng thì lập thông báo theo mẫu gởi cho khác
hàng , nếu không đúng hoặc chưa xác định được mẫu chữ ký thì phaỉ thông báo
ngay cho Ngân hàng mở L/C mà không thông báo cho khách hàng ,nêúa có thì
Ngân hàng không chiụ trách nhiệm gì về việc thông báo đó. Trường hợp từ chối
thông báo thì phải báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết
- Trường hợp Ngân hàng mở L/C yêu cầu Ngân hàng ngoại thương xác
nhận L/C thì tuỳ trường hợp cụ thể giám đốc xem xét vcà quyết định xác nhận
hay không ,yêu cầu Ngân hàng mở L/C ký quỹ hoặc không ký quĩ
- Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C thanh toán viên phải lập văn bản
thông báo cho khách hàng đồng thời lập phiếu thu phí thông báo phí sửa đổi ,
phí xác nhận .. theo biểu phí dịch vụ của Ngân hàng
2- Tiếp nhận , kiểm tra , gởi chứng từ và đòi tiền
- Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán , thanh toán viên phải kiểm tra số
lượng chứng từ loaị chứng từ ,ngày giờ xuất trình và ký nhận – lập hồ sơ L/C
(việc kiểm tra dựa theo những quy định và dẫn chiếu của UCP DC 500)

- Sau khi kiểm tra chứng từ : + Nếu chứng từ phù hợp với L/C thì chứng từ
được gửi đi đòi tiền theo quy định của L/C ( có thể đòi tiền bằng thư hoặc đòi
tiền bằng điện – sử dụng các mẫu điện SWIFT hoặc Telex)
+ Nếu chứng từ không phù hợp với các điều khoản quy định trong L/C
thì Ngân hàng ngoại thương thông báo cho Ngân hàng mở L/C và thông báo cho
khách hàng kị thời sửa đổi , bổ xung bộ L/C và chứng từ .
- Trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán ngay bộ chứng từ thì Ngân
hàng ngoại thương áp dụng hai hình thức sau : 1/ Chiết khấu miễn truy đòi :
(Ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu mọi rủi ro trong việc đòi tiền nước
ngoài) . 2/ Chiết khấu truy đòi : ( Ngân hàng thực hiện chiết khấu chứng từ , nếu
nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì Ngân hàng truy đòi khách hàng) ;
(Trên thực tế Ngân hàng ngoại thương Việt nam chủ yếu thực hiện hình thức
chiết khấu truy đòi vì theo hình thức chiết khấu miễn truy đòi mang tính tính
chất thị trường và rất dễ chịu nhiều rủi ro )
- Trường hợp Ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ thì Ngân hàng
phải xác minh lại lý do đồng thời thông báo ngay cho khách hàng . phản đối lại
những lý do nếu như không xác đáng của Ngân hàng nước ngoài
- Nếu chứng từ được chấp nhận thanh toán : Ngân hàng nhận được thông
báo Có của Ngân hàng nước ngoài , thanh toán viên hạch toán tiền hàng và thu
phí theo biểu phí hiện hành của Ngân hàng ngoaị thương Việt Nam
Để hoàn thiện hơn về quy trình các nghiệp vụ trên , Ngân hàng Ngoại thương
cần phải có một cơ cấu tổ chức nhằm chuyên môn hoá hơn về các công việc cụ
thể như: Tại phòng thanh toán Xuất khẩu cần phân chia các công việc theo năng
lực và chuyên môn của từng thanh toán viên để từ đó phát huy được tính năng
động của từng cá nhân. Ví dụ như mỗi một thanh toán viên phụ trách về một
mảng công việc nhất định , người phụ trách về công việc nhận điện tín từ trên
mạng , người phụ trách về xem xét đối chiếu L/C và bộ chứng từ , mỗi một
thanh toán viên phụ trách về một mảng thị trường , một mảng nhóm các khách
hàng trong nước để từ đó tăng được mối quan hệ cũng như tăng hiệu quả công
việc lên.

Tuy nhiên để quy trình thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng
chứng từ được ngày một hoàn thiện hơn Ngân hàng ngoại thương Việt Nam
(VCB) cần phải có một hệ thống các thiết bị công nghệ hiện đại ,một đội ngũ
thanh toán viên nhanh nhẹn , tinh thông và có trình độ nghiệp vụ chuyên môn
cao, luôn có khả năng xử lý mọi tình huống phức tạp và hạn chế được tới mức
tối đa các rủi ro có thể xảy ra
1. Đổi mới và hoàn thiện chính sách khách hàng phù hợp với điều kiện
nền kinh tế nước ta hiện nay
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển trong môi trường có
cạnh tranh đề phải xây dựng cho mình một chính sách khách hàng phù hợp, mà
trong đóchủ động tìm đến khách hàng và gây được lòng tin đối với khách hàng là
hoạt động không thể thiếu được đặc biệt là hoạt động mở rộng , nâng cao cố lượng
khách hàng đến với mình .
Vấn đề được các nhà quản lý Ngân hàng quan tâm nhiều là làm thế nào để tạo ra
được sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng, lôi kéo được họ đến giao dịch với
Ngân hàng dồng thời xây dựng và thiết lập được mối quan hệ lâu dài đối với khách
hàng của của mình. Đặc biệt trong hoạt động thanh toán quốc tế (một thế mạnh của
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.). Để đảm bảo được chắc chắn về khả năng
thanh toán các khách hànglà những người kinh doanh XNK thường chọn cho mình
những Ngân hàng có uy tín, có nghiệp vụ thanh toán hoàn hảo, chính xác và xử lý
các sai sót trong quá quá trình thanh toán nhằm đảm bảo được lợi ích của mình .
Trong môi trường phát triển kinh tế của nước ta hiện nay: Đảng và nhà nước đề cao
vai trò, chiến lược của hoạt động xuất khẩu hàng hoá - dịch vụ (Trong định hướng
kinh tế “Công nghiệp hoá -hiện đại hoá hướng tới xuất khẩu ‘’). Nhà nước đã có
những chính sách ưu đãi , khuyến khích các hoạt động xuất kinh doanh hàng hoá -
dịch vụ xuất khẩu như: cấp vốn, cấp tín dụng , giảm thuế , tăng kim ngạch .... và
đồng thời điều kiện cho mọi thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động xuất khẩu.
Trước tình hình kinh tế đất nước như vậy . Với vai trò là người trung gian trong
trong hoạt động kinh doanh XNK, Ngân hàng Ngoại thương đóng vai trò quan
trọng trong hoạt động thanh toán, tong hoạt động thanh toán xuất khẩu Ngân hàng

với tư cách là Ngân hàng của người xuất khẩu (Ngân hàng của người hưởng lợi
trong nước) dùng uy tín và nghiệp vụ chuyên môn cuả mình đứng ra đảm bảo chắc
chắn khả năng thanh toán (thu hộ tiền) cho người xuất khẩu trong nước bằng các
phương thức thanh toán thông dụng như : phương thức nhờ thu; phương thức
chuyển tiền và đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ . Tuy nhiên trong sự lựa
chọn Ngân hàng đứng ra bảo lãnh thanh toán cho mình Ngân hàng Ngoại thương
đứng trước sự cạnh tranh của các Ngân hàng khác . Chính vì vậy , Ngân hàng
Ngoại thương cần phải xây dựng và hoàn thiện các chính sách đối với khách hàng
và một trong những chính sách đó gồm :