Lãnh đạo và truyền thông: Khuyến khích phản hồi

Lãnh đạo và truyền thông: Khuyến khích phản hồi
Ngoài việc thiết lập nên môi trường làm việc thích hợp sẽ thúc đẩy hiệu quả trong truyền
thông, có một số biện pháp mà các lãnh đạo có thể sử dụng để cải thiện quá trình đó trong
tổ chức. Bằng cách đi theo các chỉ dẫn này, chúng ta có thể sẽ trở thành các lãnh đạo giỏi
hơn và thúc đẩy quá trình truyền thông.
Dưới đây là các gợi ý đơn giản cho việc truyền thông
hiệu quả trong tổ chức.
Khuyến khích các phản hồi
Các cấp dưới nhanh chóng nhận ra rằng cái mà các lãnh đạo muốn và cung cấp các thông tin cho
họ. Nhưng các cấp dưới dường như không thích đưa ra phản hồi có tính chất tiêu cực hoặc thông
tin xấu. Bởi vì họ lo sợ rằng: khi đưa ra các tin đó, họ sẽ bị cấp trên trừng phạt.
Câu chuyện ngụ ngôn quen thuộc "Bộ quần áo mới của Hoàng đế" - mà hẳn ai cũng biết tới - đã
cho thấy: cấp dưới không sẵn sàng đưa ra phản hồi một cách trung thực cho cấp trên.
Khi nào thì bạn có thể đạt được các phản hồi chính xác?
1. Nói với các nhân viên dưới quyền là bạn cần các phản hồi của họ. Khuyến khích, động viên
họ cung cấp cho bạn cả tin tốt lẫn tin xấu. Hoan nghênh các ý kiến trái chiều về các vấn đề. Sau
đó, đảm bảo rằng bạn ủng hộ thêm nữa việc làm đó, hơn là trừng phạt họ vì các thông tin mà bạn
nhận được.
2. Chỉ ra các khu vực mà ở đó, bạn cần các phản hồi. Đừng khuyến khích các phản hồi bừa bãi
bao gồm cả lời nói củ những kẻ nhàn rỗi (thừa thời gian buôn chuyện về người khác trong tổ
chức). Hãy truyền đạt về mong muốn của bạn đối với các phản hồi về các vấn đề và khu vực mà
nhờ chúng, tổ chức có thể phát triển hơn.
3. Sử dụng sự im lặng để thúc đẩy sự phản hồi. Lắng nghe, và khuyến khích phản hồi.
4. Quan sát các cử chỉ. Nhiều người không thể điều khiển được các ngôn ngữ cử chỉ cũng như
lời nói. Một người khi nói rằng: "Tôi rất vui khi gặp anh" và có cử chỉ kéo người mà mình vừa chào,
cử chỉ kéo đó gần như nói bằng hành động nhiều hơn là bằng lời.
5. Quan tâm tới các buổi phản hồi theo kế hoạch. "Phòng bệnh hơn chữa bệnh", tốt hơn là lãnh
đạo nên đặt ra một thời hạn cho việc phản hồi. Một buổi phản hồi theo kế hoạch sẽ có được nhiều
câu trả lời hơn là việc phản hồi một cách bốc đồng. Hãy trả lời cho câu hỏi: "Mọi việc đang tiến
triển thế nào?"
6. Sử dụng các tuyên bố để khuyến khích việc phản hồi. Tuyên bố rằng: "Hãy nói với tôi nhiều

hơn về vấn đề đó", hoặc là: "Thật thú vị", hoặc đưa ra các câu hỏi mở để giúp bạn tìm ra có những
chuyện gì đang xảy ra trong tổ chức. Hãy bắt đầu bằng các câu hỏi: cái gì, tại sao, khi nào, nơi
nào, lúc nào và như thế nào để khuyến khích các phản hồi.
(Còn nữa)
K. Minh
Theo Au. Af. Mill