CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CUNG ỨNG DỰ TRỮ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ
Để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được
dều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu,
năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian đúng quy cách phẩm chất. Đây là một
vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được, là
một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội.
I.Khái niệm vật tư
1.Khái niệm vật tư
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao
động và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản
phẩm hữu ích cho xã hội.
2. Phân loại
Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế công cụ và tính
năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta phân
loại vật tư ra thành 3 loại:
- Nguyên vật liệu
- Công cụ, dụng cụ
- Hàng hoá
*Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản
xuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sản
phẩm. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất và
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể vật chất của sản phẩm
+Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác
quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầu
mỡ bôi trơn máy móc, giẻ lau…
+Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng,
khí, rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị và vật liệu XDCB: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt
vào các công trình XDCB của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp.
+ Phế liệu : Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm
như: Phế liệu thu hồi khi thanh lý TSCĐ.
+Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản
phẩm ngoài các loại kể trên.
*Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời
gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh :
dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động...
Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành:
+Công cụ, dụng cụ
+ Bao bì vận chuyển
+Công cụ, dụng cụ cho thuê
Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên
xếp vào TSLĐ của doanh nghiệp.
*Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào
với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm có
nhiều loại và được phân loại theo:
+ Giá trị của hàng hoá
+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêu
thức khác nhau như: hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không... Để phân chúng
thành các nhóm loại khác nhau.
3. Quản lý vật tư
Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng
quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đã đsản xuất ra của tổ
chức.
Quản lý vật tư là quá trình theo dõi hưỡng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cung
ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản lý vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hoá tổ chức
thực hiện. Hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp
Nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo
viẹc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật
tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư triệt để thực hành tiết kiệm vật tư.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh
nghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
-Trước hết phải phục vụ đắc lực cho sản xuất việc tổ chức cung ứng vật tư
kỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách
phẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanh
nghiệp
-Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật
tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụng
vật tư thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu
-Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh
tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế.
II. Định mức tiêu hao vật tư
1.Định mức tiêu hao vật tư là gì
Định mức tiêu hao vật tư là sự quy định mức hao phí vật liệu cần thiết cho
việc tạo ra sản phẩm nhất định.
2.Các phương pháp xây dung định mức tiêu hao vật tư
*Phương pháp thống kê: là phương pháp xây dựng định mức từ những số
liệu thống kê và mức tiêu hao vật liệu của kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm
là đơn giản, dễ hiểu, dễ vận dụmg, đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất. Song nhược
điểm của nó là chưa thực sự khoa học chính xác, đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc
hậu của kỳ trước.
*Phương pháp thực nghiệm: theo phương pháp này định mức được xây dựng
dựa vào kết quả trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường sau đó tiến hành
nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính
toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này áp dụng
cho nhiều xí nghiệp hoá chất, luyện kim, thực phẩm dệt.
*Phương pháp phân tích: là phương pháp có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó
được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu hao vật liệu. Phương
pháp này là sự kết hợp bởi hai phương pháp tính toán về kinh tế và kỹ thuật với
việc phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao vật tư trong quá
trình sản xuất sản phẩm để xác định mức tiêu hao vật tư cho kỳ kế hoạch.
Mức tiêu hao được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu
phụ, động lực trong đó quan trọng và phức tạp hơn tất cả là xây dựng mức tiêu hao
Trọng lượng ròng của 1 sản phẩm
=
Mức tiêu hao nguyên liệu cho 1 sản phẩm
-
Mức phế liệu
nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
chính cần phải nghiên cớu cơ cấu của mức. Cơ cấu đó bao gồm:
-Mức tiêu hao thuần tuý được biểu hiện ở trọng lượng của sản phẩm sau khi
đã chế tạo song, là phần nguyên liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm.
- Mức phế liệu là phần tổn thất có tính công nghệ sau khi chế tạo sản phẩm.
Mức phế liệu gồm có: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi.
+Phế liệu còn sử dụng được chia làm hai loại: loại được dùng để sản xuất ra
sản phẩm đó(phế liệu dùng lại) và loại được dùng để sản xuất ra sản phẩm khác.
+Phế liệu bỏ đi là phế liệu không dùng đượcvào việc sản xuất sản phẩm nữa
Nghiên cứu cơ cấu mức tiêu hao nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức
tổn thất của nguyên vật liệu chính trong quá trình sản xuất sản phẩm.
III.Lập kế hoạch cung ứng vật tư
Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoach sản xuất
và tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất
lượng sẽ đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả. Bản thân chất lượng của
kế hoạch và sự phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng
phụ thuộc vào một phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch là do phòng vật tư thực hiện. Đặc điểm của công việc lập
kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này
đòi hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp
vụ kỹ thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chính
cần được xác định dể làm căn cứ lập kế hoạch như sau:
-Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để thâm nhập thị trường, xác
định thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chất
lượng và giá cả.
-Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch và khả năng tiêu thụ sản
phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo.
-Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch
-Xác định thống kê bảng vật tư sử dụng trong năm kế hoạch. Xây dựng và
điều chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư : định mức tiêu hao nguyên vật liệu,
định mức sử dụng công xuất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư.
-Xác định nhu cầu vật tư cho toàn doanh nghiệp, tính toán về nguồn vật tư
lên bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệp
có ý nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũng
như trong công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Vì dựa trên cơ sở đó
doanh nghiệp sẽ đặt mua được hoặc ký hợp đồng mua được những loại vật tư phù
hợp với mục đích sử dụng, tránh được tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trình
sản xuất.
Kế hoạch cung ứng vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những
tài liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ
yếu là đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất. Vì vậy kế hoạch cung ứng vật tư phải
xác định được lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất
lượng và thời gian. Ngoài ra còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn nhu
cầu về vật tư của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm...Trong quá trình lập kế
hoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất
trong doanh nghiệp cụ thể là:
-Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
-Kế hoạch sửa chữa lứn thiết bị máy móc
-Kế hoạch phát triển và đổi mới công nghệ sản xuất
-Định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm
-Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
-Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư
Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhu
cầu vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập.
Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và
quản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúp
doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quá
trình sản xuất.
IV.Xác định nhu cầu vật tư.
Các bộ phận sản xuất nói chung phải chủ động tham gia và tính toán nhu cầu
vật tư cụ thể của bộ phận mình. Việc xác định nhu cầu vật tư vừa giúp cho các bộ
phận cung ứng vật tư cho doanh nghiệp có căn cứ thực tế tổ chức phục vụ các yêu
cầu tiêu dùng vật tư của từng bộ phận theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Trong quá trình sản xuất nhu cầu vật tư của các bộ phận sản xuất có rất
nhiều loại:
-Nhu cầu về vật tư cho sản xuất theo nhiệm vụ của doanh nghiệp giao cho
-Nhu cầu về vật tư dự kiến tăng lên
-Nhu cầu vật tư cho việc chế biến thử sản phẩm mới, áp dụng những cải tiến
kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất
-Nhu cầu vật tư cho việc sửa chữa, bảo quản máy móc, thiết bị hoặc nhà
xưởng.
Mỗi nhu cầu trên phải xác định cụ thể về khối lượng, quy cách, chất lượng
theo đúng chủng loại vật tư, thời gian cần dùng và các yêu cầu cung ứng.
*Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư
-Phương pháp tính theo mức sản phẩm
N
sx
= ∑Q
i
* m
i
Trong đó: N
sx
: nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm i
Khối lượng vật tư dự kiến cuối kỳ+Khối lượng vật tư dự kiến sử dụng trong kỳ-Khối lượng vật tư thực tế dự trữ đầu kỳ
=
Khối lượng vật tư cần mua trong kỳ
Q
i
: số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch
m
i
: mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm
-Phương pháp xác định theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm
N
sx
= ∑Q
i
* m
Trong đó: N
sx
:Lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm i
Q
i
:Mức sử dụng vật tư bình quân của 1 sản phẩm
m :Số lượng sản phẩm i sản xuất trong kỳ kế hoạch
*Phương pháp tính theo hệ số biến động
N
sx
= N
bc
*T
sx
* H
sd
Trong đó: N
bc
:Số vật tư đã sử dụng năm trước
T
sx
: Nhịp độ sản xuất kỳ kế hoạch
H
sd
: Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm trước
- trên cơ sở xác định được khối lượng vật tư cần dùng trong kỳ ta tiến hành
xác định khối lượng vật tư
Hay theo mô hình Wilson ta có khối lượng vật tư cần đặt hàng trong
năm (Q) được tính theo công thức:
Q =
H
DS2
Trong đó:
D: Nhu cầu vật tư sử dụng trong năm
S : Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
H: Chi phí cho 1 đơn vị hàng dự trữ trong năm
Số lượng vật tư cần mua mỗi lần được xác định bằng công thức
=
Số lượng vật tư cần mua trong kỳ
Số lượng vật tư cần mua mỗi lần
Số lần mua vật tư trong kỳ
2S
D *H
=
n
Tcc
=
n
Tlv
- Xác định số lần đặt hàng trong năm
Trong đó :
n: Số lần đặt hàng trong năm
D: Nhu cầu tiêu dùng vật tư trong năm
H: Chi phí cho một đơn vị hàng dự trữ trong năm
S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
- Khoảng cách giữa 2 lần cung cấp
Trong đó :
T
cc
:thời gian giữa hai lần cung cấp trong năm
T
lv
:số ngày làm việc trong năm
n :số lần cung cấp trong năm
V. Dự trữ vật tư
1.khái niệm và vai trò của dự trữ
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh
tế cao, đòi hỏi phải có 1 số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ
Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ nguyên vật liệu là
lương nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trình
Sơ chế
Kho thành phẩm đóng gói
Kho NVL sơ chế Kho BTPTinh chếKhoNVLNguyên vật liệu
sản xuất tiến hành được bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa vì sẽ tốn
kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất gián đoạn.
Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn... Bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất
kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng
không vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại
nếu dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ,làm giảm hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
Người quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải
-Chú ý xem xét và quyết định thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua hàng
-Chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ
Quản lý dự trữ có một vai trò quan trọng vì các lý do sau:
-Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng số lượng, chủng loại chất lượng
vật tư hàng hoá đúng thời điểm mà khách hàng cần.
-Một số trường hợp do dự trữ vật tư hàng hoá mà người ta thu được lợi nhuận cao.
-Cần có kho vật tư hàng hoá dự trữ để duy trì hoạt động bình thường giảm sự bất
thường
-Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng.
-Quản lý tốt dự trữ vật tư hàng hoá góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp
• Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn và hệ thống dự trữ nhiều cấp
+Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn
Công ty sản xuất
Khách hàng
Người bán lẻ
Khách hàng
Người bán lẻ
Đại lý bán buônĐại lý bán
Quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ khác
biệt hoặc tách nhau, thì giữa các giai đoạn đó cần có dự trữ. Do vậy, chúng ta cần
quan tâm tới quản lý dự trữ theo nhiều giai đoạn đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật
tư hàng hoá bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đoạn
+Hệ thống dự trữ nhiều cấp
Trong hệ thống này, vật tư hàng hoá về cơ bản không thay đổi về hình thái vật
chất qua các cấp, từ doanh nghiệp sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán
buôn, người bán lẻ.
2.Hệ thống quản lý dự trữ
Có 2 câu hỏi chính mà nhà quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng và
đặt bao nhiêu?
*Khi nào đặt hàng?
Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu đặt hàng. Có 2 hệ thống
chính thức được sử dụng
-Người ta đặt hàng cung ứng vật tư( hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu
vào của quá trình sản xuất) theo chu kỳ cố định. Mỗi tuần một lần, mỗi tháng một
lần.
-Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống dưới một mức tối thiểu gọi là
dự trữ báo động đặt hàng hoặc đặt hàng khi hết hoàn toàn.
*Đặt bao nhiêu?
Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
-Lượng hàng tuỳ theo khả năng kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng kho
chứa có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc dự trữ không đủ.
-Tuỳ theo khả năng về vốn, tình trạng cũng có thể xẩy ra như trên tức là quá
nhiều hoặc quá ít hoặc quá nhiều không đủ kho chứa hàng.
-Tuỳ theo mức tiêu dùng vật tư( theo dự báo) từ lần đặt hàng này đến lần đặt
hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng.
-Tuỳ theo mức độ khó khăn của mặt hàng, mức chi phí đặt hàng, chi phí bảo
quản và giá trị của vật tư hàng hoá. Tuỳ theo trọng tải của phương tiện vận tải và
chi phí vận chuyển.
Tóm lại: ta có thể lựa chọn giữa 2 hệ thống quản lý dự trữ sau:
+Hệ thống có số lượng vật tư cố định và chu kỳ thay đổi( hệ thống điểm đặt
hàng)
+Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng đặt hàng thay đổi( hệ thống tái tạo
dự trữ định kỳ)
Hệ thống thứ nhất nhằm đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác
định gọi là điểm đặt hàng, có ngày đặt hàng thay đổi.
Nguyên tắc của hệ thống thứ 2 là ở một thời điểm cố định hàng tháng hoặc
hàng quý, chắng hạn người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số
lượng xác định sao cho đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ
a. Hệ thống điểm đặt hàng
Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm
xuống một mức lý thuyết( điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động( điểm báo động).
Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ người
cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng nhu cầu sử dụng vật tư
trong thời kỳ thu nhận( từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng về kho) nếu không sẽ
thiếu vật tư để cung cấp cho quá trình sản xuất
Hệ thống đặt hàng có: t
1
≠ t
2
≠ t
3
Q
1
= Q
2
= Q
3
Q
0
= Q
1
+ Q
t1
= Q
2
+ Q
t2
= Q
3
+ Q
t3
R= Q
đ
+ Q
nđ
* t
2