Workflow và ứng dụng của nó trong việc quản lý tiến trình

Lĩnh vực Công nghệ thông tin
WORKFLOW và ứng dụng của nó trong việc quản lý tiến trình
ThS. Tân Hạnh
Khoa Công nghệ thông tin 2
Tóm tắt
Hiện nay chính phủ nớc ta đang quyết tâm xây dựng một chính phủ điện tử. Đây là
một chủ trơng lớn góp phần rất quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chánh. Việc xây
dựng một chính phủ điện tử đòi hỏi gắn liền với các kỹ thuât, công nghệ trong lãnh vực công
nghệ thông tin trong đó có công nghệ Workflow mà bài báo này đề cập đến. Workflow là một
công nghệ tự động hoá các tiến trình thực thi toàn bộ hay từng phần nghiệp vụ bao gồm việc
truyền các tài liệu, thông tin hoặc tác vụ từ thành viên này đến các thành viên khác theo các
quy tắc xác định.
Bài báo này bao gồm ba phần, phần thứ nhất giới thiệu tổng quan về Workflow: Định
nghĩa Workflow, hệ quản trị Workflow và việc triển khai nó. Phần thứ hai trình bày nền tảng
công nghệ máy tính cho Workflow: các công nghệ thành phần phân tán. Phần thứ ba giói
thiệu về một ứng dụng của Workflow.
1. Giới thiệu
Các hệ thống quản trị workflow ngày càng trở nên một công nghệ cơ bản cho các tổ chức để
thực hiện các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hằng ngày một cách tự động. Một sự thực thi
nhất quán và đáng tin cậy cho các quy trình trên có một ý nghĩa quyết định cho tất cả các tổ
chức. Độ khả tín của hệ thống quản lý workflow chỉ có đợc khi có đợc một mô hình đảm bảo
an toàn tự động và thông minh cho sự phục hồi lỗi trong hệ thống workflow.
Workflow có tính thực tiễn do đáp ứng yêu cầu xây dựng một chính phủ điện tử ở nớc ta.
Một chính phủ điện tử đòi hỏi có quy trình giao dịch nghiệp vụ không chỉ đúng luật mà
cần tự động hoá nhằm tăng tốc độ xử lý hành chánh và hơn nữa có thể giám sát quá trình
hoạt động của giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ vô ích. Ngoài ra một hệ thống
workflow còn đợc áp dụng trong các quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân
hàng, hệ thống viễn thông mà đòi hỏi độ khả tính cao.
2. Mô hình tham khảo Workflow
Năm 1996, Liên hiệp Quản trị Workflow (Workflow Management Coalition WfMC) đã định
nghĩa workflow nh sau [1]:

Workflow là sự tự động hoá một tiến trình kinh doanh - nghiệp vụ qua đó các tài liệu, thông
tin hoặc các tác vụ đợc chuyển từ một thành viên này đến thành viên khác gắn liên với một
tập các luật.
Nó bao gồm một số các bớc logic đợc xem nh các tác vụ hay các hoạt động, những phụ thuộc
giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên tham gia. Trong Workflow, một tác vụ
có thể thể hiện một hoạt động của con ngời hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật
của Workflow đối với một số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ
web.
Một hệ thống quản trị workflow sẽ định nghĩa, tạo và quản lý sự thực thi của workflow chạy
trên một hoặc nhiều workflow engine mà có khả năng thông dịch các định nghĩa tiến trình, t-
ơng tác với các thành viên tham dự.
Trớc đây không có một chuẩn trong lãnh vực Workflow - đây là một trở ngại to lớn. Từ năm
1995, một mô hình tham khảo Workflow đợc giới thiệu bởi Liên hiệp Quản trị Workflow
(WfMC) đã tạo ra một tiến bộ có ý nghĩa trong việc thiết lập tiêu chuẩn Workflow. Hơn nữa
các công nghệ ứng dụng phân tán nh CORBA (Common Object Request Broker
Architecture), DCOM (Distributed Component Object Model), EJB (Enterprise Java Bean)
đã tạo ra cơ sở cho việc phát triển Workflow. Ngày nay với sự phát triển của XML, công
nghệ SOAP (Simple Object Access Protocol) cũng đợc ứng dụng vào Workflow.
Học viện Công nghệ BCVT
Hội nghị Khoa học lần thứ 5
Mô hình tham khảo Workflow của WfMC [2] đợc minh họa qua hình 1.
Mô hình này đa ra một mô hình cơ bản cho một hệ thống Workflow.
Mô hình này bao gồm các giao tiếp:
Hình 1 Mô hình tham khảo workflow của WfMC
Process Definitions (Interface 1) [3] Định nghĩa tiến trình kinh doanh - nghiệp vụ. Sự thể
hiện của một tiến trình kinh doanh dới dạng hỗ trợ thao tác tự động. Định nghĩa tiến trình
bao gồm các hoạt động mạng và các mối quan hệ của chúng, tiêu chuẩn để xác định sự
khởi đầu và kết thúc của một tiến trình, và thông tin về các hoạt động cụ thể, dữ liệu
Workflow API s (Interface 2 & 3) [4],[5]
Các giao tiếp này đã đợc tổ hợp với WAPIs (Workflow APIs). Giao tiếp này cho phép

cài đặt các ứng dụng front-end cần truy xuất đến các chức năng trong hệ quản trị
workflow.
Inter Inter-Engine Workflow (Interface 4)[6]
Giao tiếp 4 định nghĩa các cơ chế để có thể giao tiếp với các hệ thống workflow khác.
Các công nghệ đợc sử dụng để thể hiên tính liên tác là Công nghệ DCOM, CORBA, và
mới nhất SOAP - XML.
Audit and Monitoring (Interface 5) [7]
Giao tiếp 5 cho phép phân tích, giám sát các dữ liệu nhất quán thông qua các sản phẩm
workflow không đồng nhất.
Liên hiệp Quản trị Workflow cũng đã đa ra tiêu chuẩn cho sự an toàn trong workflow
thông qua cơ chế điều khiển truy xuất và xác thực ngời dùng trong các ứng dụng
Workflow.
Dựa theo mô hình tham khảo workflow của Liên hiệp Quản trị Workflow, dữ liệu đợc
chia thành ba loại : dữ liệu điều khiển, dữ liệu theo workflow và dữ liệu của ứng dụng.
Hai loại dữ liệu đầu phục vụ cho hệ thống workflow nên ít đợc truy xuất trực tiếp, riêng
dữ liệu của ứng dụng phải đáp ứng cho nhiều ngời sử dụng nên các yêu cầu điều khiển
truy xuất trở nên vô cùng phức tạp.
Cho đến nay các hệ thống quản trị Workflow không quản lý trực tiếp dữ liệu của ứng
dụng mà để cho các hệ thống ứng dụng tự quản lý nên sự an toàn của dữ liệu ứng dụng
vẫn còn để ngỏ. Các tác giả Shengli Wu, Amit Sheth, John Miller đề nghị một hình điều
Học viện Công nghệ BCVT
Lĩnh vực Công nghệ thông tin
khiển truy xuất dựa theo phơng thức điều khiển truy xuất dựa trên sự tiên đoán và một
kho quản lý các siêu dữ liệu cho các tiến trình workflow[8]. Một số khía cạnh quan trọng
nh nhiệm vụ, vai trò, xử lý nhóm ngời sử dụng và nội dung dữ liệu đợc quản lý bởi một
mô hình dựa trên phơng thức điều khiển truy xuất dựa trên sự tiên đoán. Mô hình đợc sử
dụng với các tiếp cận theo ba loại dữ liệu : dữ liệu hiện hành, đã qua (lịch sử) và ngoại
sinh (exogenous). [8]
3. Giới thiệu một ứng dụng của Workflow
Phần này giới thiệu dự án METEO (Managing End-To-End Application) bắt đầu tại

công ty Bellcore năm 1995 và từ năm 1996 trở đi đợc phát triển tại Đại học Georgia. Mục
tiêu của METEO là tạo tiện ích và hỗ trợ sự tự động hoá cho các Workflow ở cấp độ xí
nghiệp đợc thực thi trong môi trờng phân tán, tự quản.
3.1 Mô hình hệ thồng quản trị workflow của METEO
Một workflow trong METEO đợc mô hình nh một tập các tác vụ, tập các phụ thuộc liên tác
vụ, tập dữ liệu và các thông báo ngoại lệ.
Mô hình tác vụ của METEO
Một tác vụ là một thao tác hay một dãy thao tác thực thi trong ngữ cảnh của một Workflow.
Một tác vụ có thể đợc thực hiện một chơng trình máy tính, một giao tác cơ sở dữ liệu hoặc
bởi các tác vụ khác kết nối trên mạng.
Hình 2 thể hiện mô hình tác vụ tổng quát. Các nút trong đồ thị thể hiện trạng thái bên ngoài
của tác vụ trong khi các cung tơng ứng với sự chuyển dịch trạng thái nội tại và hợp lệ của tác
vụ.
Hình 2 Mô hình tác vụ tổng quát trong METEO
3.2 Kiến trúc hệ thống quản trị Workflow của METEO
Kiến trúc hệ thống quản trị Workflow của METEO bao gồm một tập bốn thành phần dịch vụ
và công cụ, đợc cài đặt riêng biệt nhau (hình 3):
Học viện Công nghệ BCVT
Hội nghị Khoa học lần thứ 5
Hình 3 Kiến trúc METEO
- Thành phần thứ nhất là bộ xây dựng workflow: dùng để thiết kế workflow, phát triển
các ứng dụng workflow
- Thành phần thứ hai là bộ lu trữ : là một cơ sở dữ liệu thông tin về các tiến trình
workflow, dữ liệu, các tổ chức thành viên tham gia workflow, các giao thức truyền
thông
- Thành phần thứ ba là bộ tạo qui luật, qui trình: cung cấp môi trờng thực thi cho việc xử
lý và giám sát các thể hiện workflow.
- Thành phần thứ t là bộ quản trị workflow
4. Kết luận
Bài báo này giới thiệu tổng quát về workflow: tính thực tiễn, mô hình tham khảo cùng

các công nghệ ứng dụng phân tán hiện nay dùng để triển khai ứng dụng Workflow, cuối cùng
là giới thiệu một dự án phát triển workflow mẫu có thể đợc dùng để áp dụng vào các ứng
dụng cụ thể nh quản lý các tiên trình hành chánh sự nghiệp, tiến trình sản xuất, tiến trình đào
tạo, v.v
Tài liệu tham khảo
- Workflow: An Introduction Rob Allen, Open Image Systems Inc., United Kingdom
Chair, WfMC External Relations Committee
- Workflow Management Coalition:The Workflow Reference Model David Hollingsworth
1995
- Workflow Management Coalition: interface 1: Process Definition Interchange Q&A and
Examples.
- Workflow Management Application Programming Interface (Interface 2&3)
Specification Document Number WFMC-TC-1009 July-98 Version 2.0
- Workflow Management Coalition Workflow Client Application (Interface 2) Application
Programming Interface (WAPI) Naming Conventions Document Number WFMC-TC-
1013 01-November-97 Version 1.4
- Workflow Management Coalition Workflow Standard Interoperability Abstract
Specification 30 November 1999 Version 2.0b (Draft)
- Workflow Management Coalition Audit Data Specification Document Number WFMC-
TC-1015
- Workflow Management Coalition: Workflow Security Considerations - White Paper
Document Number WFMC-TC-1019 Document Status - Issue 1.0 Feb 98.
- K. Kochut. METEOR Model version 3, draft LSDIS Lab, the University of Georgia, 1999
Học viện Công nghệ BCVT