Tiểu luận Thiết kế hệ thống thông tin "Cửa hàng bán hoa"

Mục Lục
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................................................................4
Chương I : Khảo sát hệ thống.......................................................................................................................6
1.1.Phát biểu bài toán.................................................................................................................................6
1.2. Khảo sát quản lý hiện tại :.................................................................................................................7
1.3. Sơ đồ tổ chức cửa hàng hoa Phan Anh :...........................................................................................8
1.4. Mục tiêu – Yêu cầu xây dựng hệ thống mới :................................................................................11

1.4.1. Đánh giá về hệ thống hiện hành................................................................11
1.4.2. Mục tiêu của hệ thống mới :......................................................................12
1.4.3. Yêu cầu của hệ thống :..............................................................................12
1.4.4. Giải pháp xây dựng hệ thống mới :...........................................................13
1.4.5. Yêu cầu hệ thống mới :..............................................................................14
Chương II : Phân tích hệ thống..................................................................................................................15
2.1. Biểu đồ nghiệp vụ :............................................................................................................................15

2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh :.....................................................................................15
2.1.2. Biểu đồ phân rã chức năng :......................................................................15
2.1.3. Mô tả chi tiết chức năng lá :......................................................................17
2.1.4. Liệt kê danh mục các hồ sơ dữ liệu sử dụng :...........................................20
2.1.5. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ :...........................21
2.1.6. Ma trận phân tích thực thể chức năng :.....................................................22
2.1.7. Biểu đồ hoạt động :...................................................................................23
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu :......................................................................................................................25

2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 :...................................................................25
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 :...................................................................26
2.2.3. Biểu đồ của tiến trình “2.0.Xuất hàng”.....................................................27
2.2.4. Biểu đồ của tiến trình “3.0.Giải quyết sự cố”............................................28
2.2.5. Biểu đồ của tiến trình “4.0. Báo cáo”........................................................29
Chương III : Thiết kế hệ thống...................................................................................................................30

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu :...............................................................................30
3.1.1. Mô hình thực thể liên kết E-R :.................................................................30
3.1.2.Mô hình quan hệ :.......................................................................................32
1


3.1.3. Chuyển mô hình E-R sang mô hình dữ liệu quan hệ :...............................33
3.1.4. Biểu diễn các mối quan hệ :......................................................................34
3.1.5. Chuẩn hóa :................................................................................................34
3.1.6.Mô hình Logic :..........................................................................................35
3.1.7. Thiết kế hệ thống dữ liệu mức vật lý :.......................................................36
Công cụ :...........................................................................................................36
Bảng Cơ cở dữ liệu :.........................................................................................36
3.2. Thiết kế giao diện :............................................................................................................................41
KẾT LUẬN...................................................................................................................................................45

2


LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy, người đã trực tiếp hướng
dẫn và tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài tiểu luận này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy đã dìu dắt, dạy dỗ em cả về
kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập , sáng tạo để em có thể làm tốt đề tài
tiểu luận của mình.
Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu đậm của mình đến thầy đã nhiệt tình
, tận tâm và tạo mọi điều kiện tốt nhất để em có thể làm tốt đề tài tiểu luận của
mình. Trong quá trình học tập , mặc dù em đã cố gắng hết sức song do thời gian và
khả năng có hạn nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong

nhận được sự đóng góp ý, chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy giáo.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !

3


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay , với sự phát triển của Công nghệ thông tin, tin học hóa đang từng
bước được tiến hành một cách toàn diện trên diện rộng. Máy tính đã, đang và sẽ là
công cụ đắc lực cùng trí tuệ con người thực hiện rất nhiều công việc trong mọi lĩnh
vực để thay đổi cuộc sống. Công nghệ thông tin tạo ra môi trường làm việc, trợ
giúp công việc kinh doanh trong các doanh nghiệp, các ngành khoa học kỹ thuật
khác để những ngành này có những bước phát triển nhảy vọt. Thế mạnh được phát
huy sớm và có ứng dụng lớn đến nền kinh tế của Công nghệ thông tin là các phần
mềm ứng dụng, đặc biệt là các phần mềm tự động hóa các khâu như quản lý, lưu
trữ và xử lý dữ liệu trong kinh doanh của các doanh nghiệp.
Sự bùng nổ Công nghệ thông tin (CNTT), trong những năm gần đây đã tác
động đến mọi mặt của đời sống xã hội từ khoa học kỹ thuật đến kinh tế xã hội. Nhờ
có tin học các hoạt động sản xuất, quản lý trở nên phong phú, thuận tiện hơn và
mang lại nhiều lợi ích hơn.
CNTT đã xâm nhập vào các hoạt động của con người và ngày càng khẳng
định vai trò của nó. Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin ở nước ta đã có
những tiến bộ vượt bậc. Nó không còn xa lạ với mọi người và ngày càng được ứng
dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như trong công tác
quản lý. Quản lý một hoạt động vô cùng rộng lớn cho dù ở bất kì cấp quản lý nào,
nó không đơn giản chỉ ở cấp độ quản lý con người mà còn quản lý nhiều đối tượng
khác nhau như: quản lý sản xuất, quản lý kinh tế, quản lý xã hội,....
Trong bất cứ lĩnh vực nào, áp dụng hệ thống thông tin trong bán hàng cũng có
lợi thế. Nó không những làm giảm thời gian mà còn làm giảm chi phí cho mọi vấn
đề giao dịch của con người. Việc kinh doanh quản lý trở nên dễ dàng , tiện lợi và

nhanh chóng hơn . Với những kiến thức đã học và thời gian thực tế, em đã lựa chọn
đề tài “ Thiết kế hệ thống thông tin cửa hàng bán hoa ”
Xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu chất lượng cuộc sống ngày càng cao.
Cửa hàng bán hoa Phan Anh đã và đang từng bước đưa ứng dụng Công nghệ thông
tin vào doanh nghiệp tin học hóa công việc quản lý giao nhận.
Xây dựng chương trình quản lý việc nhập xuất hàng hóa Được triển khai nhằm
mục đích giúp cho Chủ Cửa Hàng , Phòng Kế hoạch tổng hợp và nhất là nhân viên
giao nhận chính xác và đạt hiệu quả cao nhất đặc biệt trên quản lý nhập xuất. Dưới
sự hướng dẫn của thầy giáo Vũ Chí Quang em đã học tập và tiếp thu được rất nhiều
kiến thức và nội dung bài Tiểu luận của em bao gồm những phần chính sau:
4


Chương I : Khảo sát hệ thống thông tin cửa hàng bán hoa Phan Anh .
Chương II : Phân tích hệ thống thông tin .
Chương III : Thiết kế hệ thống thông tin .

Đề Tài : Phân tích thiết kế thông tin cửa hàng bán hoa Phan Anh.

5


Chương I : Khảo sát hệ thống
1.1.Phát biểu bài toán
Cửa hàng bán hoa Phan Anh là nhà phân phối các loại hoa . Cửa chuyên cung
cấp những mặt hàng hoa trang trí như hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ
trang trí nội thất và nhu cầu giải trí như : nhà ở , cửa hàng , đám cưới , quà tặng ,
hoa ngày lễ tết ...phục vụ tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
Hàng ngày, cửa hàng bán hoa Phan Anh sẽ tiếp nhận tất cả các đơn mua hàng
của khách hàng và sau đó kế toán sẽ tập hợp lại thành một đơn mua hàng tổng

chuyển xuống cho thủ kho. Khi nhận được đơn hàng tổng kèm theo lệnh xuất kho
thì nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng trong kho xem loại hàng đó có còn không, có
đúng số lượng là loại hoa mà khách hàng yêu cầu hay không.
Nếu trong kho còn hàng đúng với số lượng và chủng loại trên đơn hàng tổng
thì thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho và vận chuyển hàng hóa lên xe, đồng thời ghi vào
sổ xuất kho. Nhân viên bán hàng phải theo dõi quá trình vận chuyển hàng, nếu có
sự cố về hàng hóa do lỗi của công ty thì nhân viên bán hàng phải báo ngay cho
phòng kế hoạch để lập biên bản xử lý.
Sau đó kế toán sẽ viết phiếu thu cho khách hàng và thu tiền. Nếu trong kho
không còn hàng như yêu cầu thì thủ kho phải báo ngay lên phòng kinh doanh để có
hướng giải quyết và lập kế hoạch nhập hàng về. Sau đó thủ kho sẽ chuyển các
chứng từ liên quan đến lô hàng vừa xuất lên phòng kế hoạch tổng hợp. Phòng kinh
doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp để nhập những mặt hàng đã hết
về kho.
Khi hàng được vận chuyển về đến kho của doanh nghiệp, nhân viên kho sẽ
kiểm tra đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của công ty.
Nếu không có sự cố nào xảy ra thì nhân viên kiểm tra sẽ chuyển toàn bộ giấy
tờ liên quan đến lô hàng mới về cho thủ kho và thủ kho sẽ viết phiếu nhập kho và
cho vận chuyển hàng vào trong kho, đồng thời ghi vào sổ nhập kho.
Sau đó thủ kho sẽ chuyển toàn bộ giấy tờ lên phòng kế hoạch, kế toán sẽ viết
phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp đúng như số lượng trên phiếu nhập kho.
Nếu có sự cố về lô hàng mới nhập thì nhân viên kiểm tra phải thông báo ngay
cho phòng kinh doanh để kịp thời xử lý.
Cuối một kỳ kinh doanh, nhân viên phòng kinh doanh phải lập báo cáo về tình
hình hàng nhập về và xuất đi của công ty cho ban lãnh đạo công ty.
6


1.2. Khảo sát quản lý hiện tại :
Do cửa hàng hoa Phan Anh là một cửa hàng hoa mới thành lập .

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh
và các vật dụng phục vụ trang trí nội thất và nhu cầu giải trí . Là một cửa hàng mới
thành lập nên hoạt động chủ yếu vẫn mang tính thủ công, dựa vào kinh nghiệm của
hệ thống nhân viên .
Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí ,
mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này
nhiều khi gây thiệt hại cho cửa hàng .
Ngày nay cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa
hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong
cửa hàng .
Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công
nên bộc lộ những hạn chế sau :
- Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn ... nhiều khi rất
mất nhiều thời gian , thiếu chính xác .
- Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính
… phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ .
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê.
- Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa
hàng trong tương lai.

7


1.3. Sơ đồ tổ chức cửa hàng hoa Phan Anh :

Hình 1. Sơ đồ tổ chức của cửa hàng .

Một cửa hàng ngày càng phát triển, ngày càng có chỗ đứng vững chắc trên
thương trường trước tiên phải kể đến một ban lãnh đạo nhiệt tình, tâm huyết, sáng
tạo nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng tất cả các vấn đề liên quan đến các

mối hàng. Sau đó phải kể đến sự hăng say nhiệt tình trong công việc từ các phòng
ban đến từng nhân viên làm cho công việc đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng
và chính xác tạo độ tin cậy cho các bạn hàng.
 Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Lãnh Đạo và các phòng ban của cửa hàng.

a) Hội đồng quản trị :
8


Gồm một chủ cửa hàng phụ trách và điều hành toàn bộ cửa hàng kết hợp với
hai quản lý .
Chủ cửa hàng kiêm quản trị :
- Chức năng : Nhận tất cả các thủ tục liên quan đến những lô hàng cần nhập và
xuất. Có toàn quyền nhân danh cửa hàng quyết định đến các vấn đề liên quan đến
quyền lợi và mục đích của cửa hàng phù hợp với pháp luật.
- Nhiệm vụ: Quản trị công ty theo điều lệ, tuân thủ theo đúng pháp luật. Thông
qua cuộc họp , chiến lược kế hoạch phát triển của cửa hàng, tăng giảm vốn điều lệ,
thành lập các chi nhánh cửa hàng nhỏ lẻ ở các nơi cần thiết. Bổ nhiệm miễn nhiệm
quản lý, kế toán trưởng, phê duyệt phương án bộ máy tổ chức nhân sự của cửa hàng
.
Quản lý giúp việc cho chủ cửa hàng và thay mặt chủ cửa hàng điều hành các
công việc từ phòng ban liên quan đến giấy tờ chứng từ sổ sách đến bến bãi giao
nhận, vận chuyển, kỹ thuật và hoàn toàn chịu trách nhiệm những công việc được
giao.

b) Phòng kế hoạch tổng hợp :
Phòng này đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình phát triển của
cửa hàng , nó bao gồm các mảng như : thống kê, kinh doanh, kế hoạch...
- Chức năng: Tổ chức thực hiện và tham mưu cho chủ cửa hàng các chiến lược
nhân sự và quản lý hành chính. Kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ

sách kế toán, tài sản, thẩm định báo cáo quyết toán cuối năm, kiến nghị khắc phục
những sai phạm. Đảm bảo đủ phương tiện cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
vận tải của cửa hàng .
- Nhiệm vụ: Quản lý và lưu trữ hồ sơ dữ liệu của nhân viên, lập kế hoạch và tổ
chức đào tạo nhân lực cho phù hợp với từng thời kỳ. Quản lý mặt bằng trụ sở làm
việc, các trang thiết bị văn phòng trong toàn cửa hàng. Cải tiến khắc phục các hoạt
động chưa đáp ứng được nhu cầu. Lập kế hoạch nhập xuất hàng tháng, hàng quý để
đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của người tiêu dùng. Thường trực hội đồng bảo hộ
lao động và an toàn lao động. Quản lý tài sản, vốn, thu hồi vốn, bảo toàn và phát
triển lập báo cáo tài chính định kỳ, quý, năm và quản lý kho của cửa hàng .

9


c) Đội giao nhận Đội làm ngoài bãi:
- Chức năng: Làm nhiệm vụ giao nhận hàng hóa ngoài bãi và xuất nhập hàng
về kho một cách hợp lý.
- Nhiệm vụ: Nhận lệnh , chứng từ, thủ tục của phòng kế hoạch tổng hợp và
làm thủ tục cần thiết liên quan đến một lô hàng, sau khi đã giao nhận một lô hàng
thì phải báo về phòng kế hoạch tổng hợp để phòng kế hoạch tổng hợp có biện pháp
xử lý.
Đội làm trong kho:
- Chức năng: Quản lý và bảo quản kho, thống kê những lượng hàng cần xuất
nhập và tồn đọng.
- Nhiệm vụ: Kiểm tra và ghi lại từng chi tiết cụ thể một cách chính xác như
chất lượng hàng, tình trạng hàng hóa , lượng hàng cần nhập vào kho. Và khi xuất
hàng cũng phải kiểm tra cẩn thận lượng hàng xuất và giao đi còn lại lượng hàng
tồn. Tất cả các phiếu tờ liên quan đến việc xuất nhập hàng hóa phải bàn giao lại cho
phòng kế hoạch tổng hợp.
d) Đội cơ giới Đội vận tải:

- Chức năng: Vận tải hàng và bảo quản hàng trong quá trình vận chuyển.
- Nhiệm vụ: Sau khi có lệnh từ phòng kế hoạch tổng hợp. Đội cơ giới cầm
phiếu giao hàng xác định vị trí và cân đối giao đến tận nơi cần hàng đúng thời hạn.
Sau đó cầm phiếu chứng nhận đã giao hàng và đưa về phòng kế hoạch tổng hợp.
Đội kỹ thuật:
Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ độ an toàn của phương tiện. Khi có sự cố bật
ngờ liên quan đến phương tiện vận tải nhẹ thì tự khắc phục nặng thì báo có ban
lãnh đạo để cùng tìm hướng giải quyết hợp lý đưa phương tiện vào sủa chữa một
cách nhanh chóng .

10


e) Đội bảo vệ :
Làm theo ca , công tác kiểm tra từng khu vực trong cửa hàng. Bảo vệ sự an
toàn kho bãi và luợng hàng qua cổng. Báo cáo lãnh đạo những điều bất cập có liên
quan đến tài sản của cửa hàng . Và phải có trách nhiệm khi sảy ra sự cố thuộc công
việc của mình quản lý .
1.4. Mục tiêu – Yêu cầu xây dựng hệ thống mới :
1.4.1. Đánh giá về hệ thống hiện hành
Nói chung , hệ thống hiện hành tại của cửa hàng bán hoa Phan Anh còn có
nhiều điểm bất hợp lý trong công tác tổ chức bộ máy tổ chức của cửa hàng . Với
một cửa hàng nhỏ như vậy , việc tổ chức 1 bộ máy cồng kềnh là điều không cần
thiết , cửa hàng đã làm được điều này . Cửa hàng đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn ,
vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh nghiệp nhỏ :
+ Chủ cửa hàng .
+ Quản lý .
+ Phòng bán hàng .
+ Kho hàng .
+ Bộ phận giao hàng .

Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ , các phòng ban này hoạt động và làm việc
không thật sự hợp lý . Các công đoạn trong khâu bán hàng , nhận hàng còn trồng
chéo lên nhau . Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết , cơ cấu của
một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp .
Vi dụ về cải bất hợp lý trong hoạt động :
+ Kho hàng ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp , lập đơn đặt hàng
rồi nhập hàng . Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng , gây
ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bản ra cho
khách.
+ Phòng bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng , giao dịch , tự vấn
cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có . Phòng bản hàng không
thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty . Việc này cần
11


phải có một bộ phận khác , thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính
xác nhất .
+ Quản lý còn làm việc thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh
tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác
Có thể nói , với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của Cửa hàng
bán hoa Phan Anh còn nhiều điều bất hợp lý và có thể còn không đem lại hiệu quả
công việc , doanh thu tối đa cho cửa hàng .
Trong đó ta còn thấy , việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để giải
quyết khâu quản lý bán hàng của Cửa hàng bán hoa Phan Anh là điều hoàn toàn cần
thiết . Bởi khi đưa kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động ,
giảm sổ sách loằng ngoằng , tránh được những sai sót không đáng có .
1.4.2. Mục tiêu của hệ thống mới :
Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ , chức năng nghiệp về bản hàng . Nó
hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng , hóa đơn bán hàng , lượng
hàng nhập , lượng hàng xuất , quản lý công nợ đối với khách hàng . Nó góp phần

làm nâng cao khả năng hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy quá trình buồn bản một
cách chính xác và hiệu quả , tạo dựng uy tín . Từ đó thu hút khách hàng , để đạt
được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng.
1.4.3. Yêu cầu của hệ thống :
- Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành .
- Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên
nghiệp.
- Tốc độ xử lý thông tin nhanh dâm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp
thời hỗ trợ cho nhà quản lý .
- Theo dõi chi tiết hàng nhập , hàng xuất , hàng tồn một cách chính xác nhất ,
- Quản lý công nợ của khách hàng , quản lý thu chi của công ty một cách
nhanh chóng và chính xác .

12


- Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi
nhuận tối đa cho toàn cửa hàng.
- Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là :
 Hệ thống phải có giao diện thân thiện , quen thuộc , dễ dàng cho người sử
dụng .
 Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt
dữ liệu cho toàn công ty .
 Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt , chỉ làm việc đối với người có quyền sử
dụng hệ thống .
 Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty .
1.4.4. Giải pháp xây dựng hệ thống mới :
- Cơ cấu tổ chức của công ty nên chia ra thành các phòng ban như sau để các
hoạt động không bị trồng chéo lên nhau gây ra tổn thất về tài chính và uy tin cho
công ty.

 Chủ cửa hàng .
 Bộ phận bán hàng .
 Bộ phận tài chính .
 Bộ phận nhập hàng .
 Bộ phận kho hàng ,
 Bộ phận giao hàng .
Chúng ta có thêm bộ phận nhập hàng , chức năng của bộ phận này đó là : chịu
trách nhiệm cung cấp hàng , không để tình trạng hàng trong kho bị “ khan hiểm ”.
Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch với nhà cung cấp khi có yêu cầu mua hàng .
Khi chọn được nhà cung cấp , bộ phận này sẽ trao đổi thông tin với nhà cung cấp
và lập đơn đặt hàng của cửa hàng tới nhà cung cấp . Đồng thời theo dõi quá trình
13


giao hàng cũng như nhận hàng về kho của cửa hàng mình . Khi bất cử hàng mới ,
bộ phận này làm nhiệm vụ khảo sát thị trường rồi báo cáo lại với ban lãnh đạo để
đưa ra quyết định cuối cùng có hay không nhận sản phẩm đó vào cửa hàng .
Việc đưa ra bộ phận nhập hàng đã làm chuyên môn hóa khâu nhập hàng , từ
đó bộ phận quản lý kho hàng không tham gia trực tiếp vào giai đoạn giao dịch với
khách hoặc nhà cung cấp mà là cầu nối quan trọng nhất trong khâu nhập và bán
hàng .
1.4.5. Yêu cầu hệ thống mới :
Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được
các yêu cầu cơ bản sau :
- Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp
thời , thuận tiên.
- Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác .
- Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ
trong kho một cách nhanh chóng và chính xác .
- Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng.

- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài .

14


Chương II : Phân tích hệ thống
2.1. Biểu đồ nghiệp vụ :
2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh :
LÃNH ĐẠO

Hình 2 : Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

2.1.2. Biểu đồ phân rã chức năng :

15


Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Bán Hoa

3.Giải quyết sự cố

4.Báo cáo

1.Nhập hàng

2.Bán hàng

1.1. Lập đơn
đặt hàng

2.1. Nhận đơn
mua hàng

3.1. Tiếp nhận
thông tin sự
cố

4.1. Lập báo
cáo hàng nhập

1.2. Theo dõi
đơn hàng

2.2. Kiểm tra
hàng trong
kho

3.2. Kiểm tra
sự cố

4.2. Lập báo
cáo hàng xuất

2.3. Viết hóa
đơn

3.3. Lập biên
bản sự cố

4.3. Lập báo

cáo hàng tồn

2.4. Theo dõi
hàng xuất

3.4. Giải
quyết sự cố

1.3. Ghi sổ
nhập kho

1.4. Lập hóa
đơn mua hàng

1.5. Cập nhật
yêu cầu hàng
hóa

2.5. Ghi sổ
xuất kho

1.6. Cập nhật
kết quả hóa
đơn

2.6. Tìm kiếm
sản phẩm

2.7. Cập nhật
thông tin

khách hàng
2.8. Giao
hàng

16


2.1.3. Mô tả chi tiết chức năng lá :
 Mô hình chức năng tổng thể :
1.Nhập hàng : do bộ phận nhập hàng đảm nhiệm với công việc là gửi đơn đặt
hàng đến nhà sản xuất , trực tiếp theo dõi việc chuyển và nhận hàng từ nhà cung
cấp đến kho hàng của công ty .
2.Bán hàng : do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng đảm nhiệm . Quản lý
tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng , đồng thời đảm nhiệm
việc vận chuyển và bàn giao sản phẩm đến tận tay khách hàng .
3.Giải quyết sự cố : Do bộ phận nhân viên giải quyết sự cố , có thể lập biên
bản để giải quyết sự cố bằng cách thay thế hoặc bồi thường .
4.Báo cáo : Báp cáo thống kê thông tin nhập – bán – tồn , toàn bộ thông tin về
mua bán cho lãnh đạo .
 Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng
Quản lý nhập hàng do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhiệm và giao dịch
với nhà cung cấp sản phẩm nhằm mục đích có đủ số lượng hàng phục vụ cho quá
trình buôn bán của công ty .
1.1.Lập đơn đặt hàng : Sau khi có các thông tin đầy đủ tử nhà cung cấp sản
phẩm . Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm .
1.2.Theo dõi đơn hàng : Theo dõi quá trình nhập hàng chi tiết để nhập kho
đúng dự định .
1.3.Ghi sổ nhập kho ; khi có hàng mới về , bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng
đến kho hàng của cửa hàng . Sau khi tiếp nhận dụ về số lượng hàng , chúng loại
hàng , bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ

lượng hắtig vào kho của cửa hàng .
1.4.Lập hóa đơn mua hàng : Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng , so
sánh với hợp đồng mua hàng , nếu khớp thì xác nhận và lập hoá đơn mua hàng và
chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp
1.5.Cập nhật yêu cầu hàng hóa : là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ
phận kho hàng và của ban giám đốc.Từ đó kiểm tra yêu cầu , liên hệ với nhà cung
cấp để có được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập . Sau đó mới lập đơn đặt
hàng gửi đến cho nhà cung cấp .
1.6. Cập nhật kết quả hóa đơn : là khâu cuối cùng trong quản lý nhập hàng .
Sản phẩm , thông tin , phiếu giao hàng từ nhà cung cấp sẽ được tiếp nhận . Đồng
thời có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung cấp . Sau khi có các thông tin đầy đủ tử
17


nhà cung cấp sản phẩm . Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua
sản phẩm
 Mô hình chức năng Quản lý Bán hàng :
Quản lý bán hàng do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng đảm nhiệm
2.1. Nhận đơn mua hàng : Nhân viên sẽ tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng .
2.2. Kiểm tra hàng trong kho : Thông qua sổ khách hàng , bộ phận quản lí kho
phải thường xuyên kiểm tra , theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong
kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh
đạo để nhập hàng về .
2.3. Viết hóa đơn thanh toán : Bộ phận phận bán hàng , khi nhân được hàng từ
kho sẽ đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hoá
đơn bán hàng và giao hàng cho khách hàng và thanh toán tiền .
2.4. Theo dõi hàng xuất : Theo dõi đơn hàng xuất ra để lập hóa đơn xuất hàng
chi tiết kiểm soát kho .
2.5. Ghi sổ xuất kho : Sau khi xuất hàng , bộ phận quản lí kho phải cập nhật
danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho .

2.6. Tìm kiếm sản phẩm : Khách hàng yêu cầu tìm kiếm thông tin sản phẩm
cần thiết và ghi vào máy để tìm kiếm loại hoa cần tìm nhanh chóng .
2.7. Cập nhật thông tin khách hàng : lấy thông tin khách hàng , lưu vào kho dữ
liệu , chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính .
2.8. Giao hàng : có nhiệm vụ bàn giao sản phẩm đã được yêu cầu đến tay
khách hàng , trực tiếp thực hiện việc thanh toán đối với khách hàng sau đó chuyển
đến cho phòng tài chính .
 Mô hình chức năng Giải quyết sự cố :
3.1. Tiếp nhận thông tin sự cố : Nhân viên sẽ tiếp nhận sự cố từ khách hàng để
tìm cách giải quyết .
3.2. Kiểm tra sự cố : Quá trình mua bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc ,
các sự cố xảy ra là điều không thể tránh khỏi .Khi xảy ra sự cố , nhân viên cửa hàng
sẽ kiểm tra sự cố , xem xét mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp.
3.3. Lập biên bản sự cố : Sau khi kiểm sự cố , nhân viên cửa sẽ lập biên bản sự
cố . Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có các mức độ bồi thường hoặc bắt bồi
thường cụ thể .
3.4. Giải quyết sự cố : Nhân viên sẽ khắc phục sự cố trước khi giao hàng lúc
chuẩn bị đưa tới khách hàng và sau khi giao hàng bị lỗi để khắc phục . Nhân viên
18


sẽ giải quyết sự cố bằng cách bồi thường hoặc đền bù theo mức độ sự cố của khách
hàng theo thỏa thuận .
 Mô tả Chức năng báo cáo :
4. Lập báo cáo : Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc theo
thàng , khi có nhu cầu của lãnh đạo công ty , nhân viên cửa hàng phải đưa ra được
các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất , đảm bảo chính xác .
2.1.4. Liệt kê danh mục các hồ sơ dữ liệu sử dụng :

D1. Báo giá

D2. Đơn đặt hàng
D3. Biên bản bàn giao hàng hoá
D4. Phiếu nhập kho
D5. Sổ nhập kho
D6. Phiếu chi
D7. Đơn mua hàng
D8. Hoá đơn bán hàng
D9. Phiếu xuất kho
D10. Sổ xuất kho
D11. Phiếu thu
D12. Biên bản sự cố
D13. Báo cáo

19


2.1.5. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ :

20


2.1.6. Ma trận phân tích thực thể chức năng :

21


2.1.7. Biểu đồ hồ sơ hoạt động :

22

Công việc

Khi
Nhập
Đơn
Hàng

Quá trình
Nhập
hàng, Bán
hàng

Quá
trình
bán
hàng và
thanh
toán hóa
đơn

Nhận

Yêu cầu

Yêu cầu

Báo cáo
và kết
thúc

23


2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu :
2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 :

Hình 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.

2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 :
Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0. Nhập hàng"
24


Hình 6. Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0. Nhập hàng"

2.2.3. Biểu đồ của tiến trình “2.0.Xuất hàng”

25