CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG
I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TOÁN TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1. Khái niệm
Lao động là một trong các yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Lao động là hoạt động có ý thức của con người và luôn mang
tính sáng tạo, nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm thỏa mãn nhu
cầu sinh họat của con người, lao động quyết định đến số lượng, chất lượng sản phẩm,
dịch vụ cung cấp cho khách hàng và được xem là thế mạnh của doanh nghiệp trong nền
kinh tế cạnh tranh.
Tiền lương là khoản tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ
vào số lượng căn cứ vào số lượng, chất lượng lao động mà mỗi người đóng góp cho
doanh nghiệp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá
trình sản xuất kinh doanh và phù hợp với chế độ tiền lương của Nhà nước; gắn với quản
lý lao động của doanh nghiệp.
Ngoài tiền lương người lao động tại các doanh nghiệp còn được hưởng các khoản
trích theo lương như: BHXH, trợ cấp BHXH trả thay lương trong các trường hợp nghỉ
việc do đau ốm, thai sản…các khoản này góp phần trợ giúp cho người lao động và tăng
thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức
lao động.
2. Ý nghĩa
Lao động của con người cúng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp
thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố này thì lao động của con người là
yếu tố quan trọng nhất vì không thì đối tượng lao động và đối tượng lao động trở thành
những vật vô dụng. Chính vì vậy cần phải quản lý tốt lao động cả về mặt số lượng và
chất lượng trên cơ sở đóa doanh nghiệp tiến hành sắp xếp, bố trí lao động hợp lý, làm
cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả. Ngược lại
không quan tâm đúng mức việc quản lý lao động thì dẫn tới sức sản xuất của doanh
nghiệp bị trì trệ, kém hiệu quả.
Đồng thời việc quản lý tốt lao động là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho

từng lao động đúng, từ đó sẽ kính thích đượpc sức sáng tạo, nâng cao kỹ năng - kỹ sảo,
tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu, tăng năng xuất lao động góp phần tăng lợi nhuận.
Do tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động nên việc trả lưng hợp lý
chính là đòn bẩy kinh tế để kính thích người lao động làm việc tích cực vơí năng
suất,chất lượng cao.
Việc hạch toán tốt lao động, tiền lương coàn giúp cho việc quản lý quỹ lương
được chặt chẽ đảm bảo việc trả lương, thưởng đúng với chính sách của Nhà nước và của
doanh nghiệp, đồng thời làm căn cứ để tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí
kinh doanh được hợp lý góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh
trach cho doanh nghiệp.
3. Nhiệm vụ
Với ý nghĩa trên thì việc hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo
lương có các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số liệu về số lượng, chất lượng
và kết quả lao động. Hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp ghi chép và luân
chuyển các chứng từ ban đầu về lao động, tiền lương và BHXH.
+ Tính toán chính xác, kịp thời đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương,
thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động và thanh toán kịp thời các khoản
tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp BHXH.
+ Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp
hành các chính sách lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Tình hính sử dụng quỹ
tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
+ Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản
trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi
trách nhiệm của kế toán.
II. HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG
1.
Phân loại lao động trong doanh nghiệp
1.1 Phân loại theo tính chất hợp đồng lao động

Lao động biên chế: Là lao động được bổ nhiệm tại các doanh nghiệp Nhà nước.
Chuyển sang cơ chế kinh tế hiện nay, tất cả lao động ở doanh nghiệp Nhà nước đều làm
việc theo chế độ hợp đồng hay thỏa ước lao động tập thể, ngoại trừ Giám đốc, Phó giám
đốc, Kế toán trưởng.
Lao động hợp đồng dài hạn là những lao động làm việc theo chế độ hợp đồng dài
hạn từ một năm trở lên.
Lao động hợp đồng ngắn hạn là những lao động làm việc theo chế độ hợp đồng
thời vụ dưới một năm.
Với cách phân loại này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch
lao động từ tuyển dụng đến đào tạo định hướng nghề nghiệp ch đội ngũ lao động tại
doanh nghiệp.
1.2 Phân loại theo trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý và trả
lương
Lao động trong danh sách: Là toàn bộ số lượng do doanh nghiệp trực tiếp quản lý,
sử dụng và trả lương; không kể họ tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh nào của
doanh nghiệp.
Lao động ngoài danh sách: Lao động làm việc tai doanh nghiệp nhưng do tổ chức
khác quản lý và trả lương, như cán bộ chuyên trách cong tác Đảng, Đoàn, công đoàn,
sinh viên thực tập…
Với cách phân loại này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc quản lý chặt
chẽ đội ngũ lao động, quỹ tiền lương tại doanh nghiệp.
1.3
Phân loại theo lao động trực tiếp và gián tiếp
Lao động trực tiếp: Là lao động tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm, dịch
vụ.
Lao động gián tiếp: Là lao động phục vụ cho lao động trực tiếp trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
Với cách phân loại này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp áp dụng tính chất trả
lương hợp lý, phân bổ chi phí nhân công cho từng đối tượng chi phí thích hợp để tính giá
thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.

1.4 Phân loại lao động theo lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp kết hợp với
tính chất lao động
Xét theo lĩnh vực kinh doanh, lao động được chia thành:
Lao động thuộc lĩnh vực sản xuất
Lao động thuộc lĩnh vực thương mại
Lao động thuộc lĩnh vực dịch vụ
Lao động thuộc lĩnh vực khác
Với cách phân loại này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc tổ chức lao
động hợp lý theo đúng ngành, nghề của lao động tại doanh nghiệp; có kế hoạch tuyển
dụng và đào tạo kịp thời khi doanh nghiệp định hướng lĩnh vực trong hoạt động kinh
doanh của mình.
Xét thao tính chất lao động, lao động trong lĩnh vực trên được chia thành:
Công nhân
Nhân viên kỹ thuật
Nhân viên quản lý kinh tế
Nhân viên quản lý hành chính
Với cách phân loại này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc xây dựng cơ
cấu lao động hợp lý, qua đó có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phù hợp với tình hình của
doanh nghiệp.
2. Hạch toán chi tiết lao động
2.1 Hạch toán số lượng lao động
Mục đích của việc hạch toán chi tiết lao động là để theo dõi số lượng lao động
hiện có trong doanh nghiệp.
Chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên “Sổ sanh sách
lao động” do phòng lao động tiền lương hoặc phòng tổ chức hành chính lập. Danh sách
này thể hiện tất cả số lao động hiện có bao gồm số lao động dài hạn, ngắn hạn, lao động
trực tiếp, gián tiếp của doanh nghiệp. “Sổ danh sách lao động” không chỉ tập trung cho
toàn doanh nghiệp mà còn được lập cho từng bộ phận sản xuất nhằm thường xuyên nắm
chắc tình hình biến động lao động của toàn doanh nghiệp và của từng bộ phận.
Chứng từ để lên “Sổ sanh sách lao động” là các quyết định về tuyển dụng, thuyên

chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc. mọi sự biến động về số lao động đều phải được
phản ánh một cách kịp thời, chính xác vào “Sổ danh sách lao động” để làm căn cứ cho
việc tính lương và phụ cấp của người lao động.
2.2 Hạch toán sử dụng thời gian lao động
Mục đích của việc hạch toán sử dụng thời gian lao động là để theo dõi kịp thời,
chính xác số ngày công, giờ công thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao
động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Để hạch toán sử dụng thời gian lao động, kế toán dựa vào chứng từ là “Bảng
chấm công”. Bảng này dùng để theo dõi số ngày công, giờ công thực tế làm việc, nghỉ
việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì
“Bảng chấm công” phải được Tổ trưởng sản xuất theo dõi và cuối tháng chuyển “Bảng
chấm công” về bộ phận tiền lương để kiểm tra, đối chiếu tính lương (sau khi có đầy đủ
chữ ký của người lao động, Tổ trưởng sản xuất, Thủ trưởng đơn vị). Đối với bộ phận
gián tiếp sản xuất như các phòng ban “Bảng chấm công” do các trưởng phòng ban là
người trực tiếp theo dõi và ghi căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt vào đầu ngày
lam việc. “Bảng chấm công” phải được để ở vị trí công khai để người lao động có thể
giám sát thời gian lao động của mình. “Bảng chấm công là căn cứ để tính lương, tính
thưởng cho người lao động.
Đối với trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất kỳ nguyên nhân nào
cũng đều phải lập “Biên bản ngừng việc”. Trong đó phải phản ánh thời gian ngừng việc
thực tế của từng người có mặt, nguyên nhân ngừng việc và từng người chịu trách nhiệm.
“Biên bản ngừng việc” là cơ sở để tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra.
Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc do ốm đau, thai sản thì sẽ
đượchưởng trợ cấp BHXH với điều kiện người đó phải tham gia đóng BHXH Và khi
nghỉ việc phải có “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” do các cơ quan có thẩm quyền cấp. Người
chấm công sẽ ghi vào “Bảng chấm công” bằng những ký hiệu quy định.
Tất cả những chứng từ trên, cuối tháng sẽ được chuyển về bộ phạn tiền lương để
làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu tính lương cho từng người.
2.3 Hạch toán kết quả lao động
Mục đích của việc hạch toán kết quả lao động là để xác định chính xác số sản

phẩm và chất lượng sản phẩm của người lao động làm ra để làm căn cứ tính lương,
thưởng. Từ đó giúp xác định năng suất lao động cúng nhơ tình hình thực hiện định mức
lao động của từng người, từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử
dụng dụng các chứng từ để hạch toán kết quả lao động khác nhau như sau:
Đối với những doanh nghiệp sản xuất thì thường sử dụng chứng từ “Phiếu xác
nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành” để hạch toán.
Đối với những doanh nghiệp sản xuất mà sản phẩm có nhiều công đoạn thì việc
tính lương phải theo đơn giá lương từng công đoạn thì có thể sử dụng chứng từ “Phiếu
thống kê sản lượng công đoạn”.
Đối với những doanh nghiệp xây lắp, kế toán có thể sử dụng chứng từ “Hợp đồng
giao khoán” Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về
khối lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi
bên khi thực hiện công việc đó.
Trong trường hợp người kiểm tra chất lượng sản phẩm phát hiện sản phẩm bị hư
hỏng thì phải cùng với người phụ trách bộ phận đó lập “Phiếu báo hỏng” để làm căn cứ
lập “Biên bản xử lý”.
Tất cả các chứng từ trên, cuối tháng phải được chuyển về bộ phận tiền lương để
tính lương và thưởng (sau khi có đấy đủ chữ ký của người liên qua).