Công tác phát triển vốn tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội thực trạng và giải pháp

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN
******* --- *******

BÙI THỊ THANH

CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU
TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC: QH – 2005 – X

HÀ NỘI, 2009

1

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện Khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự
giúp đỡ tận tình và quý báu của các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư
viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các cán bộ Thư viện
đang công tác tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội.
Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy cô
giáo trong suốt bốn năm học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn và sự giúp đỡ nhiệt tình cuả các cán bộ công tác tại Viện Thông tin Khoa
học Xã hội thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đã giúp em trong suốt quá
trình thực hiện đề tài.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lời biết ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc
tới thấy giáo, thạc sĩ Đồng Đức Hùng người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo
em hoàn thành Khóa luận này.
Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn thành
đề tài nghiên cứu của Khoá luận. Tuy nhiên, do trình độ và kinh nghiệm thực
tế còn nhiều hạn chế nên Khóa luận này không tránh khỏi những khiếm
khuyết. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô
và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2009
Sinh viên
Bùi Thị Thanh

2

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT

TỪ ĐƢỢC VIẾT TĂT

KHXH

Khoa học Xã hội

TT KHXH

Thông tin Khoa học Xã hội

VTL

Vốn tài liệu

TT – TV

Thông tin – Thƣ viện

KHXH & NV
CSDL

3

Khoa học Xã hội và Nhân
văn

Cơ sở dữ liệu

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ BẢNG SỐ LIỆU
THỨ TỰ BẢNG/HÌNH
Hình 1
Bảng thống kê 1
Bảng thống kê 2
Bảng Thống kê 3
Bảng thống kê 4
Bảng thống kê 5

Bảng thống kê 6

Bảng thống kê 7

Bảng thống kê 8
Bảng thống kê 9

TÊN

TRANG

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

14

của Viện TT KHXH
Số lƣợng các CSDL thƣ mục

35

của Viện đã đƣợc hoàn
Thành phần sách theo môn loại

37

có trong CSDL SACH
Số lƣợng ngƣời sử dụng các tài liệu

39

theo ngôn ngữ xuất bản
Thành phần ngôn ngữ của sách

40

Thành phần ngôn ngữ

41

báo – tạp chí đang nhập về Viện
Số lƣợng sách Việt mua

48

từ năm 2004 – 2008
50

Sách ngoại văn mua
từ năm 2003 - 2008
Báo – tạp chí ngoại văn mua

51

từ năm 2004 – 2008
Lƣợng sách, tạp chí bổ sung qua

54

trao đổi quốc tế từ 2004 - 2008

MỤC LỤC
4

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài . .......................................................................................... 1

2. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài ....................................................................... 3
3. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 3
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

............................................................ 4

6. Đóng góp của đề tài ................................................................................................ 4
7. Cấu trúc của Khóa luận .......................................................................................... 5
NỘI DUNG .................................................................................................................. 6
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HÔI VÀ
CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU ........................................................... 6
1.1. Khái quát về Viện Thông tin Khoa học Xã hội ................................................. 6
1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thư viện KHXH .......................................... 6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thư viện KHXH ............................... 7

1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH ................................................ 7
1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thư viện KHXH ......................... 9
1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH ........................................................... 12
1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của Vốn tài liệu ..................................................................... 16
1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thông tin KHXH ............ 17
1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH .................................................................... 17
1.2.5.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin .................................................... 17
1.2. Công tác phát triển vốn tài liệu........................................................................... 19
1.2.1. Vốn tài liệu ...................................................................................................... 19
1.2.2. Vai trò của vốn tài liệu .................................................................................... 20
1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu ............................................................... 21
1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu ................................................................... 23
1.2.5. Các nguồn bổ sung .......................................................................................... 24

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU
5

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI .................................................... 26
2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chính sách bổ sung vốn tài liệu ............. 26
2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu ...................................................................... 26
2.1.2. Chính sách bổ sung ......................................................................................... 28
2.2. Hiện trạng vốn tài liệu ......................................................................................... 32
2.2.1. Loại hình tài liệu ............................................................................................. 32
2.2.2. Môn loại tài liệu .............................................................................................. 36
2.2.3. Ngôn ngữ tài liệu ............................................................................................. 38
2.3 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu ...................................................... 42
2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nước ............................................................................... 42
2.3.2. Nguồn kinh phí khác ....................................................................................... 43
2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu ........................................................... 44
2.5. Các nguồn bổ sung ............................................................................................... 45
2.5.1. Nguồn mua ..................................................................................................... 46
2.5.2. Nguồn biếu tặng .............................................................................................. 52
2.5.3. Nguồn bổ sung trao đổi ................................................................................... 53
2.6. Phối hợp trong công tác bổ sung......................................................................... 55
2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung .................................... 56
2.8. Nhận xét và đánh giá về nguồn lực thông tin của Viện .................................... 57
2.8.1. Những mặt đã đạt được ................................................................................... 57

2.8.2. Những mặt còn hạn chế................................................................................... 58
CHƢƠNG 3: MỘT VÀI KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN
VỐN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ......................... 60
3.1. Các giải pháp đối với công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện Thông tin
Khoa học Xã hội ......................................................................................................... 60
3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin ................................................... 60
3.1.2. Tăng cường kinh phí phát triển nguồn tin ...................................................... 60
3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ......................................... 61
3.1.4. Xây dựng hệ thống bổ sung .......................................................................... 62
3.1.5. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo người dùng tin ..................................... 63
6

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và hiện đại .................................................. 64
3.1.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng, tổ chức,
quản lý và khai thác nguồn tin ................................................................................. 66
3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................... 68
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 70
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU
7

K50. Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngay từ xa xưa, con người đã sớm nhận thức vai trò và tầm quan trọng
của thông tin: Một khi đã nắm được thông tin thì nắm được sức mạnh. Thông
tin cùng với vật chất và năng lượng là ba yếu tố đầu tiên quyết định đến sự
tồn tại và phát triển kinh tế - xã hội của toàn cầu nói chung và của từng quốc
gia, dân tộc nói riêng. Cách đây hơn nửa thế kỷ V.I. LêNin đã khẳng định
rằng: Không có thông tin thì không thể có tiến bộ trong bất kỳ lĩnh vực nào
của khoa học kỹ thuật và sản xuất vật chất. Bộ Chính trị Việt Nam cũng đã
khẳng định: “Thông tin là một yếu tố cực kỳ quan trọng tiềm lực khoa học và
công nghệ. Thông tin góp phần tích cực trong việc rút ngắn quá trình từ
nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng lao động” (Nghị quyết 37 của
Bộ Chính trị). Việc có được thông tin là cách duy nhất giúp đất nước ta sớm
rút ngắn khoảng cách với các nước phát triển trên thế giới.
Thông tin Khoa học Xã hội (TT KHXH) xem như tài nguyên đặc biệt
của mỗi quốc gia với ưu thế nổi trội là có thể sử dụng được nhiều lần, sử dụng
đúng lúc, đúng chỗ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Là thành tố quan trọng
trong hệ thống thông tin quốc gia, thông tin KHXH được nhìn nhận là có vị
trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Ý nghĩa của thông
tin KHXH thể hiện ở chỗ nó đặt cơ sở lý luận để ra quyết định đối với các quá
trình phát triển kinh tế - xã hội. Việc thức đẩy quá trình thông tin hóa xã hội
gắn liền với cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đã đặt ra sự cần thiết của
những nguồn tin KHXH có giá trị, đầy đủ và kịp thời.
Viện Thông tin Khoa học (Viện TT KHXH) được xếp vào 6 “Thư viện
có vị trí đặc biệt quan trọng” được Nhà nước “đầu tư tập trung” (Pháp Lệnh

Thư viện). Trong quá trình phát triển của đất nước, Viện luôn nhận thức rõ
vai trò, trách nhiệm của mình. Trong suốt một chặng đường khá dài từ khi xây
dựng và phát triển đến nay để luôn thực hiện được chức năng “nghiên cứu,
thông báo, cung cấp tin tức và tư liệu khoa học xã hội cho các cơ quan của
8

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng có trách nhiệm đối với công tác
khoa học xã hội”, Viện hết sức chú trọng đến công tác phát triển vốn tài liệu
(VTL) với mục tiêu phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin KHXH cho Đất nước
trong thời hiện đại.
Hiện nay, Viện TT KHXH không những bảo quản tốt VTL KHXH đã
được xây dựng từ những năm đầu thành lập, mà còn bổ sung thêm số lượng
không nhỏ những tài liệu mới rất có giá trị, phản ánh xu hướng phát triển của
thế giới, khu vực và Việt Nam.
Ngày nay, sức mạnh của một cơ quan Thông tin – Thư viện (TT – TV)
không chỉ chủ yếu được đo bằng khối lượng nguồn tài liệu hiện có mà phải
bằng năng lực đáp ứng nhu cầu tin trên cơ sở huy động kịp thời các nguồn lực
thông tin của mình. Để thực hiện những điều nêu trên mỗi cơ quan TT - TV
phải xây dựng cho mình một chính sách bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông
tin, đồng thời áp dụng rộng rải công nghệ thông tin mới một cách thích hợp
trong việc thu thập, xử lý, cung cấp nguồn tin đến người dùng trong một thời
gian nhanh nhất với chất lượng tốt nhất.
Là Trung tâm Thông tin Khoa học Xã hội và Nhân văn (KHXH & NV)

đứng đầu cả nước, việc nghiên cứu thực trạng để từ đó đưa ra giải pháp thích
hợp nhằm tăng cường và đổi mới công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT
KHXH một cách toàn diện, đáp ứng đòi hỏi thực tiễn, phục vụ đắc lực cho
công tác quản lý, lãnh đạo của các cán bộ Đảng và Nhà nước, cũng như nhu
cầu nghiên cứu của các nhà nghiên cứu, sinh viên là một yêu cầu cấp bách
hiện nay. Chính vì lý do trên, em đã chọn đề tài: “Công tác phát triển vốn tài
liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội - Thực trạng và giải pháp” làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp, với mong muốn vận dụng những kiến thức tiếp thu
được trên giảng đường trong suốt bốn năm cùng với kiến thức thực tế qua quá
trình thực tập từ đó nghiên cứu và đề xuất nhúng giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác phát triển VTL tại Viện TT KHXH.
2. Mục đích nghiên cứu
9

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Trên cơ sở nghiên cứu công tác phát triển vốn tài liệu của Viện TT
KHXH nhằm nắm bắt được thực trạng của công tác bổ sung, từ đó xác định
phương hướng và đề xuất các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin cũng
như nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác phát triển VTL của Viện.
3. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Hiện tại, nghiên cứu về công tác phát triển VTL cũng như nguồn lực
thông tin tại Viện TT KHXH đã có một số các công trình nghiên cứu, các bài
viết đề cập và nghiên cứu:
- Đề tài: “Tìm hiểu vốn thư tịch cổ tại Viện Thông tin Khoa học Xã

hội” của tác giả Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Đại học KHXH & NV. Đề tài của
khóa luận này đã đề cập giới thiệu về vốn tài liệu cổ tại Viện.
- Đề tài: “ Sơ bộ khảo sát nguồn tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã
hội”, khóa luận tốt nghiệp của tác giả Chu Hải Yến, Đại học Đông Đô. Đề tài
đề đã giới thiệu về các nguồn tin hiện có ở Viện TT KHXH.
Tuy nhiên, cho đến nay chưa có đề tài nghiên cứu, bài viết nào đề cập
đến công tác bổ sung VTL tại Viện TT KHXH.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tƣợng
Đề tài tập trung đi sâu vào nghiên cứu những nội dung liên quan đến
công tác phát triển VTL của Viện TT KHXH: Chính sách bổ sung; hình thức
và nguyên tắc bổ sung; các nguồn bổ sung…
4.2. Phạm vi nghiên cứu
 Không gian: Viện TT KHXH
 Thời gian: Công tác phát triển VTL của Viện trong giai đoạn hiện nay

5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu

10

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

5.1. Cơ sở lý luận
Khóa luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm duy vật biện chứng của
Chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của

Đảng và Nhà nước ta về công tác sách, báo và thư viện.
5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể
Đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học sau:
- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phỏng vấn …
6. Đóng góp của đề tài
Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng có thể, đề tài “Công tác
phát triển vốn tài liệu của Viện Thông tin Khoa học Xã hội” của tác giả có
những đóng góp sau:
6.1. Về lý luận
Đề tài củng cố và làm sáng tỏ thêm lý thuyết về vốn tài liệu trong thư
viện, khẳng định được tầm quan trọng và giá trị thiết thực cuả công tác phát
triển VTL của thư viện nói chung và của Viện TT KHXH nói riêng.
6.2. Về thực tiễn
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác phát triển VTL tại Viện TT
KHXH, đưa ra những phương hướng và đề xuất giải pháp nhằm khắc phục
những mặt còn hạn chế của công tác phát triển VTL, xây dựng nguồn lực
thông tin ngày càng phong phú và đa dạng, để đưa Viện ngày càng phát triển
hơn, góp phần đắc lực trong công tác phát triển của Đất nước.
7. Cấu trúc của Khóa luận
Cấu trúc của Khóa luận ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu
tham khảo, phần nội dung của Khóa luận được coi là trọng tâm gồm 3
chương:
Chương 1: Khái quát về Viện TT KHXH và công tác phát triển Vốn tài liệu
11

K50. Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Chương 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT KHXH
Chương 3: Một số kiến nghị về giải pháp phát triển vốn tài liệu tại Viện TT
KHXH

NỘI DUNG
12

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI
VÀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU

1.1. Khái quát về Viện Thông tin Khoa học Xã hội
1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thƣ viện KHXH
Ngày 6/2/1960 Thủ tướng Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã
ký quyết định thành lập Thư viện Khoa học Trung ương, đánh dấu sự ra đời
của thư viện khoa học đầu tiên ở nước ta.
Ngày 11/10/1965 Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 165NQ/TVQH về việc chia Ủy ban Khoa học Nhà nước thành hai cơ quan: Ủy
ban Kỹ thuật Nhà nước và Viện KHXH, sau đổi tên thành Ủy ban KHXH Việt
Nam.

Tới năm 1968, Thư viện Khoa học Trung ương được tách thành hai thư
viện khoa học: Thư viện Khoa học và kỹ thuật Trung ương (thuộc Ủy ban
Khoa học Kỹ thuật Nhà nước), Thư viện Khoa học Xã hội (thuộc Ủy ban
Khoa học Xã hội Việt Nam).
Tháng 4/1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước đã bàn giao
toàn bộ VTL của Thư viện Học Viện Viễn Đông Bác cổ của Pháp tại Hà Nội
(Thư viện EFEO) và vốn sách KHXH đa ngữ được bổ sung từ những ngày
thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện
KHXH.
Ngày 8/5/1975, thay mặt Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Phạm Văn
Đồng đã ký quyết định số 93/CP ghi rõ: “Nay thành lập Viện TT KHXH trực
thuộc Ủy ban KHXH Việt Nam trên cở sở thống nhất Thư viện KHXH với
Ban TT KHXH Việt Nam của Ủy ban”.
Viện TT KHXH sau khi thành lập đã được tiếp thu vốn sách báo, tư liệu
khoa học về phương Đông mà Thư viện EFEO chuyển giao lại cho Việt Nam
13

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

năm 1957. VTL này lại được tăng cường hàng năm qua các nguồn mua, trao
đổi và nhận tặng với các cơ quan tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Từ năm 1992 đến nay, Viện là một trong 4 trung tâm TT - TV trong
nước được Nhà nước đầu tư ngoại tệ lớn nhất để mua sách, báo tư liệu KHXH
nước ngoài.
Viện được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhất năm 1995

Năm 2002 Viện là thành viên của Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA
Trong Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/01/2004 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện KHXH Việt
Nam, Viện TT KHXH được xác định là 1/27 Viện nghiên cứu chuyên ngành.
Viện TT KHXH trực thuộc Ủy ban KHXH & NV Quốc gia (Đổi tên
thành Viện KHXH Việt Nam năm 2005). Viện KHXH Việt Nam gồm 27
Viện nghiên cứu chuyên ngành như: Viện Nghiên cứu con người, Viện Triết
học, Viện Lịch sử,… Các viện chuyên ngành hoạt động trong phạm vi Viện
KHXH Việt Nam tồn tại độc lập, phân tán, mỗi viện có phòng thông tin – tư
liệu – thư viện riêng.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thƣ viện KHXH
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH
* Chức năng
Ngay từ ngày đầu thành lập, Viện TT KHXH đã được Đảng và Nhà
nước giao cho chức năng “nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức và tư
liệu về khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức
quần chúng có trách nhiệm đối với công tác khoa học xã hội” (QĐ số
93/CP ngày 08/5/1975).
Tháng 4 năm 2005, theo Quyết định số 352/2005/QĐ-KHXH ngày 25
tháng 4 năm 2005 của Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam, chức năng của Viện
một lần nữa được khẳng định là:

14

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Thông tin khoa học cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan
hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đào tạo, các doanh nghiệp...
về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt
Nam, về khoa học xã hội thế giới và Việt Nam.
- Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện KHXH. Xây
dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia về KHXH.
- Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực TT TV trong toàn Viện Khoa KHXH Việt Nam.
- Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực TT – TV KHXH.
* Nhiệm vụ
Chủ nhiệm Uỷ ban KHXH Việt Nam tại Quyết định số 54/KHXH-QĐ
ngày 24/3/1976 về tổ chức hệ thống thông tin tại Uỷ ban, quy định: “Viện TT
KHXH laì cơ quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu và thông
tin của Ủy ban KHXH”, có nhiệm vụ:
- Bổ sung và thống nhất quản lý vốn sách báo tư liệu trong phạm vi Uỷ
ban.
- Bổ sung và hoàn thiện hệ thống phiếu tra cứu sách báo tư liệu trong
thư viện của Uỷ ban.
- Dịch và quản lý việc dịch tài liệu khoa học từ tiếng nước ngoài ra
tiếng Việt trong phạm vi Uỷ ban, phối hợp với các cơ quan khác trong việc tổ
chức dịch và sử dụng tài liệu dịch.
- Tổ chức việc cho mượn sách báo tư liệu.
- Thông báo kịp thời và chính xác những thành tựu mới, những vấn đề
mới của các ngành KHXH trong và ngoài nước cho cán bộ và cơ quan có
trách nhiệm về KHXH, trước mắt nhằm vào những vấn đề có liên quan trực
tiếp đến cách mạng xã hội chủ nghĩa và xây dựng xã hội xã hội chủ nghĩa ở
nước ta.

15

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Cùng với thủ trưởng các Viện và Ban nghiên cứu khoa học xây dựng
hệ thống thư viện, tư liệu và TT KHXH trong toàn Uỷ ban, chỉ đạo về nghiệp
vụ đối với hệ thống đó.
Nghiên cứu thông tin học, thư viện học và thư mục học nhằm cải tiến
và hoàn thiện không ngừng các công tác đó.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thông tin tư liệu, thư viện trong toàn Uỷ
ban.
- Xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật cho công tác thông tin tư liệu, thư
viện trong toàn Uỷ ban.
- Thực hiện việc hợp tác quốc tế về thông tin và thư viện khoa học xã
hội trong phạm vi những hiệp định mà Uỷ ban Khoa học xã hội đã ký kết.
(Điều 1, Quyết định số 54/KHXH - QĐ). [15,40]
1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thƣ viện KHXH
* Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện KHXH hoạt động trong khuôn khổ Viện TT KHXH. Tại
Quyết định số 1889/KHXH-TC ngày 24/12/1994 xác định Thư viện KHXH
gồm các phòng:
- Phòng bổ sung - Trao đổi
- Phòng phân loại - Biên mục
- Phòng Bảo quản
- Phòng Công tác bạn đọc
- Phòng Báo - Tạp chí
- Phòng Nghiệp vụ Thư viện

- Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu (CSDL) - Thư mục.
Quyết định cũng khẳng định rõ hoạt động của Thư viện được gắn bởi
hoạt động thông tin khoa học, trong khuôn khổ Viện TT KHXH, “có chức
năng nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp tin, tư liệu KHXH
& NV trong và ngoài nước cho các cơ quan nghiên cứu khoa học, các cơ sở
16

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

và cá nhân có nhu cầu”. Vì vậy Thư viện KHXH có nhiệm vụ nằm trong
nhiệm vụ chung của Viện TT KHXH.
* Hoạt động
Thư viện KHXH có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động thường xuyên
sau:
- Tiếp tục nhận TT KHXH, kể cả các dạng điện tử và khai thác trực
tuyến (online). Ngoài việc đặt mua và trao đổi (cần chi phí mua và gửi/nhận)
thì nhận biếu, tặng cũng cần có chi phí (Dự kiến 3.000 tên sách/năm, 20.000
đơn vị báo – tạp chí/năm).
- Tổ chức và xử lý sơ bộ:
+ Phân loại và biên mục sách và nhập vào CSDL, kể cả việc cập
nhật CSDL để người dùng tin có thể tiếp cận thông tin nhanh
nhất.
+ Tích hợp với CSDL sách nhập về Viện KHXH.
+ Cập nhật CSDL báo – tạp chí.
+ Xây dựng CSDL chuyên đề.

- Phục vụ bạn đọc:
+ Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phòng đọc chung).
+ Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phòng đọc riêng cho chuyên
gia, lãnh đạo cấp cao).
+ Tổ chức phục vụ các đối tượng chuyên biệt (lãnh đạo Đảng và
Nhà nước theo yêu cầu).
+ Tổ chức thư viện mở (cho các chuyên đề đang thu hút giới
nghiên cứu KHXH & NV)
- Giới thiệu sản phẩm của Viện:
+ Tổ chức giới thiệu sách mới.
+ Giới thiệu các sản phẩm trên trang web của Viện.
17

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Tìm hiểu nhu cầu tin để đánh giá hoạt động, thông qua:
+ Hội nghị bạn đọc hàng năm.
+ Tìm hiểu trên trang web của Viện.
- Bảo quản vốn tài liệu:
+ Vệ sinh kho thường xuyên.
+ Đóng sách, báo thường xuyên.
+ Bồi vá các tài liệu quý hiếm.
+ Sắp xếp, dồn kho (khi chưa có trụ sở mới).
+ Số hóa tài liệu (kể cả hồi cố)
- Các hoạt động nghiệp vụ:

+ Tập huấn chuẩn để có thể chia sẻ nguồn lực trong Viện KHXH
Việt Nam
+ Hội thảo đổi mới và thống nhất hoạt động nghiệp vụ để hội
nhập với các thư viện trong nước và thế giới.
+ Bảo trì các hoạt động tin học hóa: cập nhật, tích hợp để vốn tài
liệu của Thư viện đến với người dùng tin thông qua các sản phẩm
khai thác tại chỗ hoặc qua trang web của Viện.
+ Tham dự hội nghị, hội thảo chuyên ngành trong nước.
- Hoạt động quốc tế:
+ Tổ chức đoàn để: trình bày báo cáo khoa học tại hội nghị, hội
thảo chuyên ngành quốc tế, Hội nghị IFLA, CONSAL, tham
quan thư viện nước ngoài.
+ Tổ chức các đoàn đón các chuyên gia thư viện nước ngoài đến
trình bày, trao đổi nghiệp vụ.[16, 50-51]

1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH
18

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Quyết định Số 352/2005/QĐ-KHXH ban hành ngày 25/4/2005 của Chủ
tịch Viện KHXH Việt Nam đã nêu:
Viện TTn KHXH là cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng, Viện
trưởng là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động

của Viện trước Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam.
Hiện nay, Viện có 98 cán bộ viên chức lao động hợp đồng và chính
thức. Trong đó, số biên chế chính thức là 87 người, hợp đồng lao động là 11
người, làm việc tại 20 phòng công tác của Viện. Đội ngũ cán bộ hiện tại là cán
bộ trẻ, đuổi đời dưới 55 là 91 người, trên 55 là 7 người. Trong đó, có 3 phó
giáo sư, 7 tiến sĩ, 11 thạc sĩ và 61 cử nhân.
Cơ cấu của Viện gồm 20 phòng ban chia hoạt động thành thành 2 khối
phòng chính: Khối Thông tin và khối Thư viện. Cụ thể như sau:
* Các phòng Thông tin khoa học
1. Phòng Thông tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển
2. Phòng Thông tin Triết học – Xã hội học
3. Phòng Thông tin các KHoa học ngữ văn
4. Phòng Thông tin các Khoa học lịch sử
5. Phòng Thông tin Xã hôi và con người
6. Phòng Thông tin Kinh tế - Luật
7. Phòng Thông tin các Khoa học chiến lược
* Thư viện Khoa học xã hội
1. Phòng Nghiệp vụ thư viện
2. Phòng Bổ sung - Trao đổi
3. Phòng Phân loại - Biên mục
4. Phòng Bảo quản
5. Phòng Công tác bạn đọc
19

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

6. Phòng Báo - Tạp chí
7. Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu - Thư mục
* Các phòng nghiệp vụ Thông tin - Thư viện
1. Phòng Tin học hoá
2. Phòng Phổ biến tin
3. Phòng In
* Tòa soạn Tạp chí “Thông tin Khoa học xã hội”
1. Phòng Biên tập - Trị sự
* Các phòng sự nghiệp
1. Phòng Quản lý hoạt động Thông tin và Thư viện (QL HĐ TT-TV)
2. Phòng Hành chính
( Chú thích từ viết tắt xuất hiện trong sơ đồ: TT: Thông tin, KH: Khoa
học)

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện TT KHXH
20

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

VIỆN TRƯỞNG

Hồ Sỹ Quý

VIỆN PHÓ

Nguyễn Văn Dân

PHÕNG
TT Chính trị

VIỆN PHÓ
Đặng Thị Thanh Hà
Hà

PHÕNG
Nghiệp vụ thƣ viện

PHÕNG
TT Kinh tế

PHÕNG
Tin học hoá

PHÕNG
Bổ sung - Trao đổi

PHÕNG
TT các KH Ngữ văn

PHÕNG
TT các KH lịch sử

PHÕNG
TT Xã hội và Con ngƣời

PHÕNG

Phân loại - Biên mục

PHÕNG
Biên tập-Trị sự

PHÕNG
QL HĐ TT-TV

PHÕNG
Hành chính

PHÕNG
Phổ biến tin

PHÕNG
In

PHÕNG
CSDL - Thƣ mục
mục

PHÕNG
Bảo quản

PHÕNG
TT Kinh tế - Luật

PHÕNG

Báo - Tạp chí
mục

PHÕNG
TT các KH chiến lƣợc

PHÕNG
Công tác bạn đọc

1.1.3.2. Hoạt động Viện Thông tin Khoa học Xã hội
21

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Viện TT KHXH là cơ quan tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách
báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà thư viện Viễn Đông Bác Cổ của
Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957
Năm 1978 ra Tập san Thông tin KHXH, chuyển thành Tạp chí TT
KHXH từ năm 1979
Tập san chuyên ngành được xuất bản từ 1977 đến cuối năm 1988 mang
tên gọi chung là “Cái mới trong KHXH”
Tin nhanh (Tài liệu phục vụ nghiên cứu-Viết tắt là TN): xuất bản từ
giữa năm 1990
Tin tham khảo đặc biệt (Viết tắt là TĐB): được phát hành từ 6/1993
Năm 1979 là cơ quan đại diện quốc gia - thành viên của Hệ Thống TTn

KHXH Quốc tế (MISON) và Mạng TT KHXH Hòa bình Châu Á (APINESS:
Asia-Pacific Information Network in Social Science)
Viện có quan hệ chính thức với hơn 80 trung tâm thông tin và thư viện
lớn của trên 30 nước trên thế giới
Năm 1992 Viện bắt đầu tiến hành công tác tin học hóa các hoạt động
thông tin – thư viện.
* Bộ máy tra cứu
Trước đây, Việc tiếp cận các sản phẩm của Thư viện phải khai thác tại
chỗ và thông qua các tủ mục lục truyền thống. Nhưng hiện nay, với sự thay
đổi phương tiện tra cứu thông tin việc tra cứu ngoài các tủ phiếu mục lục còn
qua các CSDL trên phần mềm CDS/ISIS (version 1.4) vận hành trên mạng
LAN của Viện.
* Hệ thống các ấn phẩm TT KHXH
- Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội (ra 12 số/năm)
- Thông tin chuyên đề KHXH (ra hàng năm)
22

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Tài liệu phục vụ nghiên cứu (ra 100-120 số/năm)
- Thư mục thông báo sách mới nhập (xuất bản 12 số/năm)
* Dịch vụ thông tin
- Cung cấp các ấn phẩm thông tin
- Cung cấp bản sao tài liệu gốc từ kho thư viện
- Tra cứu và tìm kiếm thông tin trong các cơ sở dữ liệu

- Phục vụ thông tin theo yêu cầu: Cung cấp các bản thông tin thư mục
có tóm tắt nội dung tài liệu theo các chủ đề độc giả yêu cầu; thực hiện các yêu
cầu về tổng thuật, lược thuật và dịch thuật
- Cung cấp và bao gói các CSDL thư mục theo chuyên đề
- Tư vấn, chuyển giao, đào tạo sử dụng phần mềm CDS/ISIS cho công
tác TT – TV.
1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của Vốn tài liệu
“Viện TT KHXH thực sự là một địa chỉ văn hóa – lịch sử đáng tin cậy
của giới nghiên cứu. Tài nguyên thông tin được lưu giữ ở Viện đã giúp ích
cho nhiều đọc giả trong và nước ngoài” (Như ý kiến đánh giá một số học giả:
GS. Phan Huy Lê, GS. Phan Đăng Nhật…).
Trong suốt gần 35 năm hình thành và phát triển, trên cơ sở VTL nhận
từ Thư viện EFEO cho đến nay Viện TT KHXH luôn không ngừng phát huy
danh hiệu là Thư viện đứng đầu cả nước về lĩnh vực KHXH & NV. Bên cạnh
việc bảo tồn, duy trì vốn tài liệu cổ Viện còn không ngừng xây dựng và phát
triển VTL của mình để có thể ngày càng đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của
người dùng tin. Đến với Viện người dùng tin không chỉ tìm thấy những tài
liệu cổ, giá trị cao, có những tài liệu đã xuất bản lần đầu tiên hàng trăm năm,
mà còn tìm thấy những tài liệu mới nhất phản ánh các thành tựu KHXH & NV
trong nước và thế giới với nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Với VTL phong phú và đa dạng của mình, Viện TT KHXH đã đóng
góp một phần rất quan trọng vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu,
23

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

giảng dạy, học tập của các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các nhà nghiên
cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên, học viên, góp phần gián tiếp
tạo ra các tăng trưởng kinh tế - xã hội của đất nước trong quá trình công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay
1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thông tin KHXH
1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH
Nhu cầu tin là nhu cầu về thông tin và tài liệu của người dùng tin. Dựa
trên nhu cầu tin cơ quan thông tin tìm ra những biện pháp cụ thể phù hợp để
cung cấp thông tin thích hợp cho họ. TT KHXH làm cơ sở lý luận cho đường
lối và chiến lược phát triển của mỗi quốc gia. Do đó, nhu cầu thông tin về
KHXH hiện đại càng trở nên cấp bách và có những đặc điểm sau:
- Tính định hướng vĩ mô xác định rõ nét trên cơ sở các chủ trương của
Đảng và Nhà nước ta trong kế hoạch xây dựng và phát triển kinh tế xã hội nói
chung và phát triển KHXH & NV nói riêng.
- Tính tổng hợp, đa dạng và liên ngành được hối thúc và quy định do
nhu cầu gắn kết ngày một tăng giữa các ngành khoa học và xu thế xuất hiện
vầ phát triển các ngành KHXH tại phần giao nhau giữa các ngành khoa học,
ngoài nhu cầu nắm bắt thông tin chuyên ngành của họ, còn cần phải nắm bắt
được thông tin mang tính chất tổng hợp và liên ngành hữu quan.
1.2.5.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Thư viện KHXH là cơ sở cung cấp tài liệu nghiên cứu khoa học về
KHXH & NV lớn nhất không chỉ cho các cơ quan của Viện KHXH Việt Nam
mà còn phục vụ nhu cầu về tài liệu khoa học cho các nhà quản lý, nhà nghiên
cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên các trường đại học
(trong và ngoài nước). Hiện nay người dùng tin của Viện được chia làm 3
nhóm chính:
a) Cán bộ cấp cao thuộc các cơ quan lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc, cán
bộ quản lý cấp ngành
24

K50. Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Là cán bộ lãnh đạo từ Trung ương đến các tỉnh thành trong cả nước, vì
vậy họ phải chịu trách nhiệm về hoạt động của cơ quan mà họ quản lý. Họ là
người quyết định hoặc chuẩn bị ra quyết định ở các cấp khác nhau. Nhóm
người dùng tin này chiếm tỷ lệ không lớn nhưng đặc biệt quan trọng vì họ là
những người có nhiệm vụ xây dựng đường lối, chính sách, chủ trương của
Đảng và Nhà nước, của các Bộ, các ngành để có thể đưa ra được những quyết
đúng đắn. Bên cạnh công tác quản lý, có thể người dùng tin nhóm này làm
công tác nghiên cứu khoa học, phụ trách các đề tài khoa học từ cấp Viện đến
cấp Nhà nước.
Nhu cầu tin của nhóm có đặc điểm như sau:
 Thông tin phải mang tính định hướng chính trị cao rõ ràng
 Đảm bảo tính kịp thời khách quan
 Chiều thời gian của thông tin phải có chiều quá khứ, hiện tại và tương
lai.
 Họ ít thời gian để đọc tài liệu gốc tại Viện
 Thông tin được cung cấp thông qua đơn đặt hàng với Viện
b) Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, nhà văn, nhà báo
Đây là nhóm người dùng tin đa dạng nhất, năng động nhất, hầu hết đều
có trình độ đại học trở lên. Do công việc, người dùng tin tự chủ động nghiên
cứu tìm tòi trong khối lượng thông tin đồ sộ của Viện TT KHXH để rút ra
những thông tin cần thiết cho mình. Ở nhóm người này có người dùng tin là
người nước ngoài, đa phần họ là những nghiên cứu sinh hoặc các nhà nghiên

cứu KHXH&NV. Chủ đề thường xuyên được quan tâm, nghiên cứu là về lịch
sử, kinh tế.
Nhu cầu tin của họ có những đặc điểm sau:
 Thông tin chuyên ngành sâu và mang tính mới trong khoa học.
 Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vực
chuyên môn hẹp.
25

K50. Thông tin – Thư viện